ASL1 Avezzano-Sulmona-L Aquila Automatizzazione del processo di distribuzione dei farmaci ai reparti e di somministrazione delle terapie farmacologiche nei presidi ospedalieri della Asl
Il gruppo di lavoro La Asl 1 Abruzzo, al fine del contenimento dei costi e del miglioramento della qualità e dell organizzazione aziendale, ha tra l altro individuato quale azione strategica la necessità di automatizzare il processo di distribuzione dei farmaci. La Asl ha, pertanto, costituito specifico gruppo di lavoro interno composto dal personale di: Servizio Aziendale del Farmaco Ufficio Tecnico Ingegneria Clinica A tale gruppo di lavoro ha fornito la propria collaborazione il personale del Servizio Informatico Aziendale e del Servizio Prevenzione e Protezione. All Ingegneria Clinica è stata altresì attribuita la Responsabilità Unica del Procedimento, mentre la Direzione dell Esecuzione del Contratto è stata posta in capo al Servizio Aziendale del Farmaco.
Descrizione La Asl ha espletato gara per la fornitura in noleggio triennale, presso la Farmacia del Presidio Ospedaliero di L Aquila, di un sistema logistico di magazzino completamente automatizzato (che, alla fine del triennio, potrà essere riscattato nella parte delle tecnologie ancora utili oppure rinnovato attraverso nuova gara ad evidenza pubblica di più ampia portata in base alle esigenze aziendali che emergeranno) e integrato con un sistema di gestione informatizzata della somministrazione farmacologica di reparto da attivare in via sperimentale su quattro reparti del P.O. di L Aquila e con previsione di utilizzo ampliato ad altri reparti ed eventualmente esteso ad altri presidi ospedalieri della Asl. Nella fase di progettazione dell appalto è stata scelta la formula sperimentale con modalità di fornitura in noleggio al fine di affrontare e risolvere gradualmente e sistematicamente le criticità di «introduzione» dell innovazione tecnologica e organizzativa nella Farmacia e nei reparti, le criticità di «interfacciamento» del nuovo sistema con gli attuali software gestionali di magazzino/contabilità e di accettazione/ricovero nella Asl nonché le criticità della «copertura» del segnale wi-fi non ancora completa su tutti i reparti dei presidi ospedalieri aziendali.
Obiettivi e destinatari del lavoro La procedura di gara è stata progettata alla luce dei seguenti obiettivi: identificare e tracciare i farmaci al fine di annullare le perdite gestire i farmaci secondo la logica del flusso teso tra Farmacia e reparti al fine di ridurre le scorte conservate nell armadio di reparto ridurre l impiego di personale in operazioni manuali e routinarie annullare il rischio clinico nell erogazione delle terapie farmacologiche, dalla prescrizione alla somministrazione del farmaco, ai pazienti identificati attraverso apposito braccialetto Tali obiettivi hanno evidenziato la necessità per la Asl di: 1. centralizzare la logistica di stoccaggio e distribuzione del farmaco e utilizzare un magazzino centrale farmaci automatizzato che possa servire i 4 ospedali della Asl provinciale 2. informatizzare due importanti processi aziendali: la logistica di magazzino del farmaco e il ciclo di prescrizione/somministrazione in reparto del farmaco Nel capitolato di gara è stato pertanto definito il fabbisogno per la fornitura di un sistema integrato costituito da: un armadio di magazzino robotizzato e informatizzato con capienza e prestazioni adeguate per la Asl (20.000 confezioni/settimana su 100 reparti) un sistema hw/sw specifico per la gestione informatizzata della terapia farmacologica con apposito «carrello» dotato dispositivi mobili sul letto del paziente
Risultati La Asl ha aggiudicato la fornitura alla ditta Spid di Trento, su specifiche di gara redatte per le attuali necessità della Asl stessa, messa in esercizio in data 13/11/2017 con un contratto di noleggio triennale essendo la Asl stessa, al termine del periodo, a valutarne il mantenimento in uso. Per ora si evidenzia: che le criticità di «interfacciamento» hanno determinato una fase di start-up più lunga del previsto ma sono state risolte prima del collaudo; che le criticità di «introduzione» dell innovazione tecnologica e organizzativa sono emerse fin dai primi giorni di utilizzo e sono in via di superamento attraverso la formula di assistenza all uso prevista contrattualmente a carico del fornitore; che l assenza di «copertura» del segnale wi-fi su tutti i presidi ospedalieri aziendali permane come criticità da superare al fine di poter eventualmente coinvolgere altri reparti nella sperimentazione della prescrizione/somministrazione informatizzata dei farmaci. Ad oggi il sistema manifesta potenzialità per perseguire gli obiettivi prefissati di riduzione delle scorte e dei tempi di preparazione/allestimento delle ceste di farmaci da distribuire, oltre che di garantire maggiore efficienza e sicurezza principalmente con una selezione automatica dei farmaci in ingresso al magazzino, con un controllo automatico di tutti i farmaci distribuiti in tempo reale, con la gestione automatica dei quantitativi di riordino e, non meno importante, con il rispetto dei formalismi di prescrizione e somministrazione.
Autore principale Ing. Alessandro Tammaro atammaro@asl1abruzzo.it Ingegnere Clinico U.O.C. Ingegneria Clinica ASL 1 Abruzzo