J-Accise Alcodc Manuale operativo Indice degli argomenti 1. Premessa Pag. 2 2. Compilazione file mensile Pag. 2 8. Contrassegni Pag. 19 9. Ravvedimento Pag. 21 10. Invio del file Pag. 22 11. Metodo Firma Integrata con password Pag. 23 12. Metodo firma esterna Pag. 23 13. Utilità record C Movimentazioni Pag. 24
1. Premessa Per questa tipologia di utente devono essere comunicati tutti i movimenti di carico e scarico dei registri in uso e le movimentazioni dei contrassegni di stato. La scadenza per l invio mensile è il 10 giorno lavorativo del secondo mese successivo rispetto a quello movimentato, i depositi con capacità di stoccaggio annuale sotto i 100 ettolitri idrati sono soggetti ad invio annuale. Link normativa: Profilo Alcodc Le registrazioni riportate nel presente manuale sono solo degli esempi, i dati da comunicare (tipologia di registri, prodotti, causali) variano in base al tipo di attività svolta. 2. Compilazione file mensile Accedere alla funzione Menu/File Interchange Per creare un file ex-novo occorre posizionarsi sul record Movimentazioni (C), selezionare il periodo/giorno di riferimento e cliccare sul pulsante INS per inserire una registrazione Se la compilazione del file mensile è già stata avviata in precedenza, occorre cliccare sul pulsante Ricerca (1) e cliccare due volte sul file aperto del periodo (2); una volta richiamato il file, posizionarsi su Movimentazioni (C) e cliccare sul tasto INS per proseguire gli inserimenti. 2
Si apre la finestra delle movimentazioni prodotti alcolici. 3. Esempio registrazione di giacenza iniziale Il movimento di giacenza iniziale per ogni registro in uso deve essere inserito solo al rinnovo del numero di protocollo del registro di carico e scarico (solitamente ad inizio anno o in corso d esercizio se vengono terminate le pagine vidimate). La mancata registrazione di questo movimento comporta la restituzione dell errore sostanziale 73 su tutti i movimenti associati al registro. NB la giacenza iniziale deve essere comunicata anche se è a zero. Compilare i dati: 3
Campo 3 - Data movimentazione = data antecedente al primo movimento associato al registro. NB se il primo movimento dell anno è in data 1 gennaio, occorre indicare il 31 dicembre dell anno precedente e digitare la dicitura giacenza iniziale nel campo note. Campo 5 Tipo richiesta = I Inserimento. Campo 28 Tipo movimentazione = G giacenza contabile a fine giornata. Campi da 6 a 10 - devono essere riportati i dati inseriti nell archivio TI01 - identificativo registro: anno, numero, progressivo protocollo. Se in archivio esiste un unico registro, questo viene riportato in automatico; se esistono più registri, occorre richiamare quello relativo alla movimentazione tramite il pulsante identificativi registri. Utilizzando il pulsante vengono riportate le quantità di giacenza iniziale inserite nell archivio in fase di parametrizzazione. Campo 12 Quantità in kg = campo opzionale, da compilare solo se si vuole gestire questa unità di misura. Campi 13 e 14 = digitare i valori della giacenza del registro per prodotti alcolici. Campo 32 Note = compilare con la dicitura giacenza iniziale solo se la data della giacenza è al 31 dicembre dell anno precedente. Cliccare su Salva per confermare e tornare alla schermata File interchange/movimentazioni, oppure Salva e Nuovo per inserire di seguito un altra registrazione. Esempio registrazione giacenza 4
Esempio registrazione di carico o scarico Campo 3 - Data movimentazione = data dell effettiva movimentazione della merce. Cliccando sul pulsante "data di riferimento" si apre il calendario per selezionare il giorno della movimentazione. Campo 5 Tipo richiesta = I Inserimento. Campo 28 Tipo movimentazione = S Scarico o C - Carico. Campi da 6 a 10 - devono essere riportati i dati inseriti nell archivio TI01 - identificativo registro: anno, numero, progressivo protocollo. Se in archivio esiste un unico registro, questo viene riportato in automatico; se esistono più registri, occorre richiamare quello relativo alla movimentazione tramite il pulsante identificativi registri. Campo 11 Codice prodotto = selezionare il codice di nomenclatura combinata (NC). Se nella tabella TA20 prodotti alcolici è stata selezionata una sola NC, questa viene riportata in automatico, altrimenti occorre richiamare il codice relativo alla movimentazione dal menu a tendina. Campo 18 Grado plato / Grado alcolico = campo obbligatorio solo per il prodotto birra. Si consiglia comunque di indicare questo dato ai fini di un'utilità di calcolo all'interno del software. Campo 19 Tipo stoccaggio = indicare se il prodotto è Condizionato non contrassegnato (N) Condizionato contrassegnato (C) oppure Sfuso (S). Campo 20 Volume nominale delle confezioni = capacità della singola bottiglia/lattina/fusto ecc. Campo 21 Numero delle confezioni = numero delle bottiglie/lattine/fusti ecc. NB: per tipo stoccaggio N e C i campi 20 e 21 sono obbligatori per tipo stoccaggio S vengono invece disabilitati. Tasto Calcolo litri anidri e idrati - avendo compilato i campi 18 20 21 il sistema calcola automaticamente le quantità ai campi 13 e 14 o 14 e 17 in caso di prodotto birra. Campo 12 Quantità in kg = campo opzionale, da compilare solo se si vuole gestire questa unità di misura. Campi 13 e 14 = digitare la quantità di prodotto ricevuta. Se viene valorizzata una delle due unità di misura, la seconda può essere calcolata automaticamente tramite il tasto Calcolo litri anidri e idrati. In caso di prodotto birra il campo 13 non deve essere compilato. In caso di prodotto vino il campo 13 è facoltativo. Campo 17 Ettogradi = compilare solo in caso di prodotto birra. Digitando il grado plato e i litri idrati, gli ettogradi possono essere calcolati tramite il pulsante Calcolo litri anidri e idrati. Campo 22 Tipo documento / verbale = selezionare il documento da gestire. Campo 23 Numero documento / verbale = indicare il numero del carico/scarico interno o del documento emesso/ricevuto. Campo 24 Data emissione documento / verbale = selezionare la data del carico ricevuto tramite il tasto Calendario. Campo 25 - Numero DAA cumulativo, DAS collettivo, X-E deve essere compilato solo se il tipo documento al campo 22 è uguale a DAA cumulativo, DAS collettivo o X-E. Campo 26 Provenienza / Destinazione merce = indicare il paese di destinazione/provenienza, per i movimenti interni selezionare IT. Campo 27 Mittente / Destinatario del prodotto digitare il codice identificativo del destinatario/mittente o lasciare vuoto in caso di movimentazione interna. Campo 29 Causale della movimentazione = selezionare la causale adatta al tipo di operazione. Campo 30 Posizione fiscale = selezionare la posizione adatta al tipo di operazione. Campo 32 pulsante Note = da compilare solo in caso di rettifica. Cliccare su Salva per confermare e tornare alla schermata File interchange/movimentazioni, oppure Salva e Nuovo per inserire di seguito un altra registrazione. 5
Esempio carico alcool per acquisto Esempio scarico alcool per lavorazione 6
Esempio carico prodotto alcolico in lavorazione (nb per il prodotto birra deve essere compilato il campo 17 ma non il campo 13) Esempio scarico prodotto alcolico in lavorazione per condizionamento contrassegnato (nb. Per il condizionamento non contrassegnato modificare la causale ed il tipo di stoccaggio) 7
Esempio carico prodotto condizionato (nb. Per il condizionamento non contrassegnato modificare la causale ed il tipo di stoccaggio) Esempio scarico prodotto per estrazione dal deposito con documento diverso da scontrino fiscale 8
Esempio scarico prodotto per estrazione dal deposito con documento scontrino fiscale Si consiglia di verificare le giacenze prima dell invio del file. Cliccare sul pulsante Controllo Giacenze. NB il software fa visualizzare le giacenze all ultimo movimento inserito, è possibile eseguire un controllo ad una data specifica digitandola nell apposito campo. 9
8. Contrassegni Il record dei contrassegni deve essere compilato in caso di movimentazione dei contrassegni di stato. Posizionarsi su Contrassegni (G) e cliccare su INS Registrazione carico contrassegni Digitare la data di acquisto/giacenza iniziale dei contrassegni (tramite il pulsante data di riferimento si apre il calendario), selezionare il tipo richiesta inserimento, la causale di acquisto/giacenza e il codice ufficio. Digitare l anno e il numero di protocollo del registro dei contrassegni. Selezionare la tipologia di contrassegni e il taglio. Digitare la serie e i numeri dei contrassegni acquistati. Il software propone il numero di pezzi relativi alla registrazione. Cliccare su Salva oppure su Salva e nuovo per inserire altri dati. Al momento del salvataggio il software inserisce il registro sui parametri. Cliccare su OK. 10
Registrazione scarico contrassegni Digitare la data di scarico dei contrassegni (tramite il pulsante data di riferimento si apre il calendario), selezionare il tipo richiesta inserimento e la causale di applicazione. Tramite il pulsante Serie contrassegni richiamare la serie da gestire e cliccare due volte sulla riga. Il software propone il primo numero disponibile, digitare il numero dell ultimo contrassegno applicato e cliccare su Salva o su Salva e nuovo. 11
10. Invio del file Cliccare sul pulsante Genera e Firma (da qualsiasi record del flusso) e confermare il messaggio di salvataggio dei dati. Confermare la creazione del file con il nome proposto (cliccare su SI) oppure rinominando il file (cliccare su NO). Si consiglia di nominare il file con la data di invio dello stesso, in modo da essere agevolati per controlli futuri sui flussi inviati. NB. Il nome del file uguale alla data di invio non è vincolante, è necessario che non venga creato un file con lo stesso nome di uno già creato altrimenti l invio darebbe un errore formale. In caso di rinominazione flusso selezionare la data dal calendario o forzare il progressivo. Cliccare su OK e su SI per confermare. 11. Metodo Firma Integrata con password Confermare l invio automatico del file e cliccare sul pulsante Esegui Confermare il messaggio di avvenuto invio dove compare il numero assegnato al file dal sistema dell agenzia delle dogane. Cliccare su Visualizza esito flusso reale per verificare che l invio sia andato a buon fine e non ci siano errori (attenzione: l esito è positivo anche se il flusso contiene errori su alcune righe) e Leggi pdf esito per stampare la ricevuta dell invio. 12
12. Metodo firma esterna Confermare il messaggio per la firma del file per aprire il software di firma e verifica o altro software di firma. Una volta firmato il flusso, accedere alla funzione Firma / Invio automatico (gestione flussi) Selezionare il file da inviare e cliccare su Invio flusso ambiente reale Confermare il messaggio di avvenuto invio dove compare il numero assegnato al file dal sistema dell agenzia delle dogane. Cliccare su Visualizza esito flusso reale per verificare che l invio sia andato a buon fine e non ci siano errori (attenzione: l esito è positivo anche se il flusso contiene errori su alcune righe) e Leggi pdf esito per stampare la ricevuta dell invio. 13. Utilità record C Movimentazioni Prima dell invio del file in ambiente reale è possibile eliminare o variare le registrazioni. Richiamare il file dalla ricerca, selezionare la riga da variare/eliminare e utilizzare i tasti a sinistra VARIAZIONE o ELIMINA RECORD. INSERIRE IMMAGINE NUOVA ALCODC Cancellazione movimento telematizzato Se il file è stato inviato in ambiente reale e c è la necessità di eliminare/rettificare una registrazione accettata dal sistema occorre seguire il processo di rettifica. È assolutamente vietato sbloccare il flusso e variare o eliminare le registrazioni di un file inviato in ambiente reale! Posizionarsi sull inserimento di un nuovo file mensile e cliccare sul pulsante Canc. Giudata INSERIRE IMMAGINE NUOVA ALCODC 13
Digitare il filtro da data a data del/i movimento/i da cancellare, selezionare la/le riga/righe dalla lista, digitare la dicitura errore materiale sul campo note e cliccare su Conferma. Confermare il messaggio di esclusione dai calcoli del software del/i record. Confermare il messaggio di avvenuta cancellazione. INSERIRE IMMAGINE NUOVA ALCODC FILE CON RIGA DI CANCELLAZIONE Inserire il movimento di rettifica e eseguire l invio del file seguendo le istruzioni precedenti; oppure inviare il file contenente la sola richiesta di cancellazione. NB nella riga di correzione deve essere presente il campo note con la dicitura errore materiale. I movimenti cancellati risulteranno di colore grigio nel file originale. Movimentazioni / Opzioni C Dalla funzione Opzioni C è possibile copiare/spostare/eliminare/escludere dai calcoli e cancellare i movimenti inseriti nel file. Unione dei flussi operazione necessaria se per errore vengono creati più flussi mensili/giornalieri riferiti allo stesso periodo. NB E possibile eseguire questa operazione solo prima dell invio del file sul sistema dell agenzia delle dogane. Prendere nota del nome assegnato ai files creati per lo stesso periodo (menu/file interchange/apri flusso esistente). Accedere a uno dei files e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare tutte le righe e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) 14
Selezionare Trasferisci a flusso aperto / elimina record di origine (viene eseguito una sorta di taglia/incolla da un file all altro) selezionare il nome file su cui trasferire i movimenti e cliccare su Conferma. Divisione dei flussi operazione necessaria se per errore vengono inseriti movimenti di periodi diversi su un unico flusso mensile/giornaliero. NB E possibile eseguire questa operazione solo prima dell invio del file sul sistema dell agenzia delle dogane. Accedere al file aperto (menu/file interchange/apri flusso esistente) e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare le righe da trasferire e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare Trasferisci a nuovo flusso / elimina record di origine (viene eseguito una sorta di taglia/incolla da un file all altro) e cliccare su Conferma. 15
Confermare il messaggio Confermare la rinominazione del nuovo flusso (vedi istruzioni precedenti) Recupero movimenti per correzioni operazione necessaria se vengono riscontrati degli errori di tipo E in fase di invio sul sistema dell agenzia delle dogane. Per individuare il movimento scartato occorre sottrarre 1 dalla numero record segnalato dal sistema telematico, per individuare il tipo di errore occorre consultare la tabella degli errori dalla funzione parametri/tabelle accise/tabella errori. Si consiglia di contattare l assistenza software. Accedere al file chiuso (menu/file interchange/apri flusso esistente) e cliccare sul pulsante Opzioni C si apre la visualizzazione estesa dei movimenti. Selezionare le righe che sono state segnalate e cliccare sul tasto opzioni (il tasto opzioni si può trovare in alto o in basso alla maschera) Selezionare Trasferisci a nuovo flusso / disattiva record di origine (viene eseguito una sorta di copia/incolla da un file all altro escludendo dai calcoli del software i movimenti scartati dal sistema dell agenzia delle dogane) e cliccare su Conferma. 16
Confermare il messaggio Confermare la rinominazione del nuovo flusso (vedi istruzioni precedenti) Dopo questa operazione è necessario accedere al file appena creato e variare le registrazioni per correggere l errore in base alle segnalazioni ricevute e compilare il campo note con la dicitura errore materiale su tutte le righe. In caso di omissione di movimenti nel file del periodo, è possibile inviare un integrazione su un nuovo file in cui tutte le righe dovranno contenere la dicitura errore materiale sul campo note. 17