Fogli di calcolo Stefano Brocchi stefano.brocchi@unifi.it Stefano Brocchi Fogli di calcolo 1 / 59
Fogli di calcolo Un foglio di calcolo è un applicazione per la memorizzazione e la gestione di calcoli su dati in forma tabellare Stefano Brocchi Fogli di calcolo 2 / 59
Fogli di calcolo Un foglio di calcolo appare come una tabella dove possono essere inseriti dati di diverso tipo Es. numeri, sequenze di caratteri, date, formule,... I contenuti di alcune celle possono essere definiti in funzione di altre Per questo, un foglio di calcolo può essere utilizzato per eseguire dei calcoli o analizzare dei dati Stefano Brocchi Fogli di calcolo 3 / 59
Programmi per fogli di calcolo Esistono diversi programmi per utilizzare fogli di calcolo, il più noto è probabilmente Excel Programma sviluppato da Microsoft, a pagamento Presenti molte funzionalità, spesso non necessarie per gli utilizzi più semplici Alcune versioni ridotte vengono distribuite gratuitamente, come Excel viewer (solo visualizzazione) ed Excel starter (una versione ridotta del programma, ottenibile solo se preinstallata su un computer nuovo) Stefano Brocchi Fogli di calcolo 4 / 59
Programmi per fogli di calcolo Un altra possibilità è il software Open Office, alternativa open source ai programmi in Office come Word o Excel Programma gratuito ma con meno funzionalità In queste slide, vedremo solo funzionalità di base comuni a tutti i programmi descritti Stefano Brocchi Fogli di calcolo 5 / 59
Programmi per fogli di calcolo Una terza possibilità è Google Docs (http://docs.google.com), un servizio Google che permette di lavorare su fogli excel direttamente all interno del browser senza installare alcun programma Vantaggi: Servizio gratuito, non richiede installazione File salvati online su più computer contemporaneamente: molto improbabile perderli a causa di un guasto Facile condivisione con altri e possibilità di lavorare in parallelo sullo stesso documento Svantaggi: Numero di funzionalità molto ridotto Chiunque ha accesso a nome utente e password può accedere: problemi di sicurezza se la password è compromessa Stefano Brocchi Fogli di calcolo 6 / 59
Formati file per fogli di calcolo I fogli di calcolo possono essere salvati in diversi tipi di formati di file I file.xls sono i file creati dalle versioni di Excel più vecchie, gli.xlsx da quelle più nuove OpenOffice usa solitamente il formato.ods Con molti programmi, si possono aprire molti tipi di file e convertire da un tipo all altro Stefano Brocchi Fogli di calcolo 7 / 59
Formati file per fogli di calcolo Un foglio di calcolo appare come una tabella con le righe etichettate con dei numeri e le colonne con delle lettere Stefano Brocchi Fogli di calcolo 8 / 59
Celle Cliccando su una cella, questa viene selezionata, ed è possibile modificarne il contenuto Tenendo premuto il tasto control, si possono selezionare più celle Con il tasto shift, cliccando su due celle si selezionano anche tutte le celle intermedie Una volta selezionate molte celle, si possono applicare varie operazioni a tutte contemporaneamente (cancellazione, copia, spostamento, modifica formattazione,...) Alcuni tasti di scelta rapida: Ctrl+C copia, Ctrl+X taglia, Ctrl+V incolla, Ctrl+Z annulla l ultima modifica Cliccando sul numero di una riga (o sulla lettera di una colonna), questa viene selezionata per intero Stefano Brocchi Fogli di calcolo 9 / 59
Celle e formattazione Per ogni cella, è possibile modificare aspetto e formattazione come in altri tipi di documenti Per esempio, si può modificare la dimensione del carattere, impostare neretto e corsivo, cambiare il colore del testo o dello sfondo Stefano Brocchi Fogli di calcolo 10 / 59
Formule Una delle funzionalità più utili in un foglio di calcolo è quello di definire delle formule Tramite una formula, si può impostare che il contenuto di una cella sia calcolato in base ad altre Quando i valori delle celle vengono cambiati, automaticamente vengono aggiornati i risultati delle formule Stefano Brocchi Fogli di calcolo 11 / 59
Formule Nella cella viene visualizzato il risultato del calcolo, e cliccandoci si può visualizzare la formula nell apposita barra Con un doppio click, la formula compare nella cella e può essere modificata Stefano Brocchi Fogli di calcolo 12 / 59
Formule Per specificare una formula, occorre scrivere nella cella iniziando con il carattere = Varie funzioni preimpostate permettono di effettuare calcoli Alcuni programmi (come Excel) cambiano i nomi delle funzioni a seconda della lingua impostata In queste slide vedremo i nomi inglesi supportati da tutti i programmi, nell appendice le traduzioni in italiano Esempio: se in una cella scriviamo = 5 + 3, nella cella viene visualizzato 8, se scriviamo solo 5 + 3 il calcolo non viene svolto Stefano Brocchi Fogli di calcolo 13 / 59
Funzioni Per specificare una funzione, la sintassi da usare è nome-funzione(argomento1; argomento2;...) Un esempio con la funzione SUM (SOMMA): = SUM(5; 6; 7) Si possono concatenare funzioni, numeri e testo mettendo il testo tra apici e concatenandolo con il carattere & Esempio: = "Media tra 10 e 18: " & (10 + 18) / 2 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 14 / 59
Funzioni e coordinate In una formula, si può fare riferimento ad un altra cella indicandone le coordinate Esempio: = SUM(A1; B2) somma i valori in A1 ed in B2 Nella cella viene visualizzato il totale, ma cliccandoci si può ancora vedere come il programma ricordi la formula specificata Se A1 o B2 vengono cambiati, la cella cambia di conseguenza Stefano Brocchi Fogli di calcolo 15 / 59
Coordinate: gruppi di celle Si possono specificare intervalli di celle specificando due celle separate da : (due punti) Tutte le celle comprese tra le due vengono considerate Es. scrivere = SUM(A1; A2; A3; A4) è uguale a SUM(A1:A4) Utilizzabile anche per zone rettangolari: A1:B3 selezionerà A1, A2, A3, B1, B2, B3 Per SUM come per altre funzioni, spesso dai menù si possono costruire formule senza scriverle esplicitamente La formula dell esempio viene creata automaticamente cliccando il tasto somma, poi cliccando sulla cella A1, poi cliccando con shift sulla cella B3 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 16 / 59
Coordinate: gruppi di celle Un esempio: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 17 / 59
Gruppi di celle infiniti E possibile specificare un numero di celle infinito mettendo come un estremo il nome della riga o colonna =SUM(A3:A) somma tutte le celle nella colonna A a partire dalla A3 Utile quando non si conosce a priori il numero di elementi da considerare nel calcolo, ma si vogliono aggiungere indefinitivamente Non sempre supportato da tutti i programmi; un alternativa è specificare nel secondo termine un numero molto grande (es. A3:A1000), le celle vuote verranno semplicemente ignorate Stefano Brocchi Fogli di calcolo 18 / 59
Riferimenti relativi Se non diversamente specificato, il riferimento ad una cella è relativo alla cella dove viene utilizzato Se la cella con il riferimento viene spostata o copiata in un altra posizione, il riferimento si sposterà in egual modo Anche se vengono aggiunte o rimosse righe o colonne, il riferimento scalerà in modo da riferirsi alle stesse celle Consideriamo la cella A8 = SUM(A1:A7); se copiamo il suo contenuto in B8, lì otterremo B8 = SUM(B1:B7). Copiando il suo contenuto in C9, lì otterremo C9 = SUM(C2:C8) Spesso, questo corrisponde al comportamento desiderato E cosa comune eseguire dei calcoli su un gruppo di celle e voler fare poi lo stesso su un altro gruppo diverso Stefano Brocchi Fogli di calcolo 19 / 59
Riferimenti relativi ed assoluti E possibile specificare che invece un riferimento sia assoluto, per quanto riguarda righe o colonne, tramite il simbolo $ Il dollaro va anteposto al nome della riga o colonna che non deve cambiare in caso di spostamento Esempio: $A$1 resterà sempre uguale in caso di spostamenti, $A1 cambierà la riga (1) ma non la colonna (A), ed A$1 cambierà la colonna ma non la riga Stefano Brocchi Fogli di calcolo 20 / 59
Operazioni aritmetiche A disposizione altre funzioni di calcolo aritmetiche come MINUS per la sottrazione DIVIDE per la divisione MULTIPLY per la moltiplicazione Per pochi argomenti, si possono usare anche i simboli + - * / nella notazione standard Stefano Brocchi Fogli di calcolo 21 / 59
Medie, conteggi ed arrotondamenti Altre funzioni predefinite: AVERAGE restituisce la media dei valori passati COUNT restituisce il numero di celle contenenti dei numeri MIN e MAX restituiscono il minimo o il massimo dei valori passati ROUND arrotonda un valore all intero più vicino Stefano Brocchi Fogli di calcolo 22 / 59
Condizioni tramite IF Tramite la funzione IF, si possono eseguire delle scelte condizionali A seconda di una determinata condizione, si richiede di scrivere nella cella un risultato piuttosto che un altro IF richiede tre argomenti, separati da un punto e virgola: Il primo contiene la condizione da verificare Il secondo è quello che compare nella cella se la condizione è vera Il terzo è quello che compare nella cella se la condizione è falsa Stefano Brocchi Fogli di calcolo 23 / 59
Condizioni tramite IF Per specificare del testo nelle condizioni, inserirlo tra apici Necessario per evitare ambiguità tra testo e formule o funzioni Un esempio: =IF(C8 > 50; "C8 è maggiore di 50"; "C8 è minore o uguale a 50") Stefano Brocchi Fogli di calcolo 24 / 59
IF con altre funzioni Le espressioni in un IF possono contenere a loro volta altre funzioni Il seguente esempio somma valori diversi a seconda del contenuto della cella in A1 IF(A1 = "B"; SUM(B1:B); SUM(C1:C)) Si possono annidare anche altre funzioni IF all interno di una condizione: IF(A1 = "B"; SUM(B1:B); IF(A1 = "C"; SUM(C1:C); SUM D1:D)) Stefano Brocchi Fogli di calcolo 25 / 59
Operatori booleani Si possono formare condizioni più complesse tramite le funzioni AND, OR e NOT La funzione AND restituisce True (Vero) se entrambi gli argomenti sono veri Es. =IF (AND(B1 > 15; B1 < 20); "B1 è compreso tra 15 e 20"; "B1 non è compreso tra 15 e 20") La funzione OR restituisce True (Vero) se almeno uno degli argomenti è vero Es. =IF (OR(B1 > 10; C1 > 10); "B1 e/o C1 sono maggiori di 10"; "Né B1 né C1 sono maggiori di 10") La funzione NOT restituisce True (Vero) se l argomento è falso Es. =IF (NOT(A1 = 10); "A1 è diverso da 10"; "A1 è uguale a 10") Stefano Brocchi Fogli di calcolo 26 / 59
Somme condizionali Esprimendo condizioni in modo simile ad IF, con la funzione SUMIF si possono fare delle somme condizionali Un esempio di utilizzo: in un bilancio di spese familiari, vogliamo sommare solo quelle relative alle bollette La funzione accetta tre argomenti: Il primo rappresenta le celle su cui applicare la condizione La seconda rappresenta la condizione da verificare, tra apici La terza rappresenta gli addendi da selezionare, se la condizione è verificata. Se omesso, gli addendi vengono presi dal primo argomento Stefano Brocchi Fogli di calcolo 27 / 59
Somme condizionali Un esempio, dove in colonna B dalla quinta riga abbiamo delle spese, ed in colonna C le corrispondenti causali (affitto, alimenti, bolletta...) Vogliamo sommare le celle in B solo se le corrispettive celle in C riportano la dicitura bolletta Una soluzione è: =SUMIF(C5:C; "bolletta"; B5:B) Stefano Brocchi Fogli di calcolo 28 / 59
Conteggi e medie condizionali Una funzione analoga è COUNTIF, che conta tutte le celle che soddisfano una determinata condizione (richiede solo due argomenti) Altre funzioni simili: AVERAGEIF per esempio calcola la media dei valori che soddisfano una condizione Esempi sempre relativi alla tabella spese: =COUNTIF(C5:C; "Bolletta") conta il numero di bollette =AVERAGEIF(C5:C; "Bolletta"; B5:B) calcola la spesa media per bolletta Stefano Brocchi Fogli di calcolo 29 / 59
Date Nelle celle di un foglio di calcolo, è possibile inserire delle date Inserendo teso nel formato gg/mm/aa il sistema riconosce automaticamente il contenuto come una data Possibile confrontare le date con gli operatori >, < e = Una data è maggiore di un altra quando è successiva nel tempo Controllare nelle impostazioni del foglio di calcolo che il formato delle date sia quello atteso (es. formato italiano o inglese) Es. =IF (D5 < 7/3/2104; "D5 è antecedente al 7 marzo 2014"; "D5 non è antecedente al 7 marzo 2014") Esempio che somma tutte le spese (colonna A) oltre il 30 giugno 2014 (date in colonna C): SUMIF(C1:C; ">30/06/2014"; A1:A) Stefano Brocchi Fogli di calcolo 30 / 59
Ordinamento Nei programmi per fogli di calcolo, esiste una funzione di ordinamento Si può ordinare un intero foglio di calcolo o una selezione ridotta a seconda del contenuto di alcune colonne Opzione individuabile nei vari menù (di solito sotto il menù Dati) Richieste una o più colonne per l ordinamento: in caso di valori uguali sulla prima, viene utilizzata la seconda, e così via Stefano Brocchi Fogli di calcolo 31 / 59
Ordinamento Un esempio di ordinamento in base a varie colonne Stefano Brocchi Fogli di calcolo 32 / 59
Ordinamento A seconda dei dati contenuti nelle colonne, l ordinamento ha significati diversi I numeri sono ordinati in senso crescente o descrescente, il testo in ordine alfabetico, le date per ordine temporale Sconsigliabile ordinare su colonne con dati di molti tipi diversi Fare attenzione quando si ordina solo una selezione, e non le righe a lei adiacenti: le corrispondenze fra righe non verranno mantenute Stefano Brocchi Fogli di calcolo 33 / 59
Ordinamento Un esempio, dove la mancata selezione delle colonne adiacenti nella tabella spese causa un ordinamento sbagliato La tabella è stata ordinata per spesa, ma i costi non corrispondono più alle causali corrette Stefano Brocchi Fogli di calcolo 34 / 59
Ordinamento Per il risultato corretto, ordinare in base alla colonna delle spese ma selezionando tutta la tabella: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 35 / 59
Formattazione condizionale I programmi per fogli di calcolo supportano un opzione detta formattazione condizionale E possibile cambiare la formattazione (colore del testo, dello sfondo, neretto,...) a seconda del contenuto della cella Come per le formule, la formattazione si aggiornerà automaticamente se cambia il contenuto Stefano Brocchi Fogli di calcolo 36 / 59
Formattazione condizionale Un esempio, dove il contenuto della cella D5 è colorato in verde se la cella ha volare minore di 50, giallo se è tra 50 e 100, e rosso se è maggiore di 100 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 37 / 59
Formattazione condizionale Per attivare la formattazione condizionale, selezionare le celle interessate, e cercare dai menù del programma l apposita opzione Solitamente, l opzione è sotto il menù formattazione Nella finestra ottenuta, tramite un menù a tendina si può scegliere la condizione da soddisfare In una seconda opzione, tramite menù grafici, si può selezionare la formattazione se la condizione è soddisfatta Stefano Brocchi Fogli di calcolo 38 / 59
Formattazione condizionale Per inserire formule complesse in dipendenza da altre celle, si può scegliere l opzione formula personalizzata La formattazione viene applicata se la formula è vera Se alla cella C4 applichiamo la regola = B4 < A4, la cella sarà formattata se B4 è minore di A4 Se viene selezionata un intera area di celle, la formula sarà relativa alla prima (quella più in alto a sinistra), per le altre si sposterà in modo relativo alla cella Se alle celle C1:C10 applichiamo la regola = C1 < B1, ogni cella sarà formattata se il suo valore è minore di quello della cella alla sua sinistra Se volessimo confrontare tutte le celle con B1, potremmo usare un riferimento assoluto: C1 < $B$1 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 39 / 59
Gestione errori Se in una casella del foglio di calcolo viene scritto qualcosa di errato, lì apparirà un messaggio di errore. Alcuni di questi sono: #NAME indica che è stata chiamata una formula inesistente. Può anche voler dire che del testo è stato inserito senza gli apici: in questo caso il programma lo interpreta come una formula #REF indica un errore nei riferimenti. Può essere che una cella usata per il calcolo sia stata cancellata, oppure è stato rilevato un riferimento circolare (es. A1 = B1 / 2 e B1 = A1 / 2) #DIV/0 indica che in un calcolo c è stata una divisione per 0 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 40 / 59
Grafici Per rappresentare i dati in modo grafico ed immediato, è possibile utilizzare grafici messi a disposizione dal programma Selezionare le celle i cui dati verranno utilizzati, e quindi scegliere dai menù la voce Inserisci grafico E possibile utilizzare una riga o colonna per le etichette sul grafico Molti grafici a disposizioni, per molti diversi utilizzi, personalizzabili in vari modi Stefano Brocchi Fogli di calcolo 41 / 59
Grafici Consideriamo la seguente tabella come base dati di esempio per i nostri grafici: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 42 / 59
Grafici Un esempio di grafico a barre, ottenuto selezionando le celle A3:D14 Grafico utile per confrontare i dati su più colonne Stefano Brocchi Fogli di calcolo 43 / 59
Grafici Del tutto simile lo scopo del grafico a linee Stefano Brocchi Fogli di calcolo 44 / 59
Grafici Il grafico a torta invece mostra graficamente la ripartizione dei dati Diversamente dai precedenti, richiede la selezione di una sola colonna di dati Stefano Brocchi Fogli di calcolo 45 / 59
Più fogli in un unico documento E possibile suddividere documenti con fogli di calcolo in più fogli Utile per spezzare grandi quantità di dati in più blocchi E possibile far rifermiento da un foglio di calcolo ad altri con la sintassi nomefoglio!cella Esempio: =sheet2!a1 fa riferimento alla cella A1 del foglio chiamato sheet2 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 46 / 59
Esempio: voti di esami universitari Vediamo un esempio riepilogativo, che riguarda una tabella con voti di esami: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 47 / 59
Esempio: voti di esami universitari Come prima cosa, vogliamo catalogare gli esami per anno accademico Presupponiamo che gli anni accademici cambino il primo ottobre, e che le opzioni possibili siano 2011/2012, 2012/2013 e 2013/2014 Iniziando dalla cella H5, possiamo scrivere la seguente formula: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 48 / 59
Esempio: voti di esami universitari Per le celle successive (da I6 in giù), possiamo copiare ed incollare I5, ed automaticamente faranno riferimento alla data di esame sulla stessa riga Stefano Brocchi Fogli di calcolo 49 / 59
Esempio: voti di esami universitari Per fare la media pesata degli esami, dobbiamo sommare ogni voto moltiplicato per i relativi crediti; per questo usiamo la colonna J Stefano Brocchi Fogli di calcolo 50 / 59
Esempio: voti di esami universitari Nella cella B3, calcoliamo il numero dei crediti totali Stefano Brocchi Fogli di calcolo 51 / 59
Esempio: voti di esami universitari Possiamo ora calcolare la media ottenuta Stefano Brocchi Fogli di calcolo 52 / 59
Esempio: voti di esami universitari Moltiplicando per 11/3 si ottiene la media per 110 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 53 / 59
Esempio: voti di esami universitari Alcuni corsi di laurea sommano dei bonus al voto finale per ogni lode: in figura la formula per calcolare il voto finale Stefano Brocchi Fogli di calcolo 54 / 59
Esempio: voti di esami universitari Inserendo il punteggio massimo per la tesi, ed arrotondando, si ottiene il voto massimo ottenibile con la media attuale Stefano Brocchi Fogli di calcolo 55 / 59
Esempio: voti di esami universitari Infine, evidenziamo di colori diversi i voti sopra e sotto la media (in B4) tramite formattazione condizionale La formula fa riferimento a E5, ma scalerà in modo relativo con le celle per tutto l intervallo E5:E21 Stefano Brocchi Fogli di calcolo 56 / 59
Esempio: voti di esami universitari Si ottiene il seguente risultato finale: Stefano Brocchi Fogli di calcolo 57 / 59
Domande da esame Come si specificano funzioni in excel? Come se ne può concatenare il risultato con del testo? Cosa succede quando copiamo il contenuto di una cella con dei riferimenti in un altra cella? Come si può procedere all ordinamento di una tabella in base ad uno specifica colonna? Come si possono evidenziare in modo automatico valori in una colonna che soddisfano determinati criteri? Stefano Brocchi Fogli di calcolo 58 / 59
Appendice Traduzione nomi delle funzioni excel inglese/italiano: SUM SOMMA SUMIF SOMMA.SE AVERAGE MEDIA AVERAGEIF MEDIA.SE COUNT CONTA.NUMERI COUNTIF CONTA.SE IF SE ROUND ARROTONDA AND E OR O NOT NON MIN,MAX invariate Stefano Brocchi Fogli di calcolo 59 / 59