MANUALE PER LA GESTIONE DELLE ADOZIONI 2010/2011 Questo manuale ha lo scopo di spiegare in modo dettagliato tutte le operazioni da eseguire per la corretta gestione delle adozioni 2010/2011 con relativa generazione dei dati da inviare all AIE SI RACCOMANDA VIVAMENTE DI LEGGERE ATTENTAMENTE TUTTO IL MANUALE PRIMA DI EFFETTUARE QUALSIASI OPERAZIONE, AL FINE DI EVITARE ERRORI ED INCONGRUENZE. Area Alunni 1) Generazione Archivi A.S. 2010/2011 2) Inserimento di eventuali nuove classi 3) Cancellazione classi che non verranno gestite per A.S. 2010/2011 4) Inserimento del Corso Aie Area Libri di Testo 5) Importazione File Adozioni anno 2009/2010 6) Procedura Cambio Anno 7) Aggiornamento prezzi da catalogo libri 8) Aggiornamento Codici ISBN 9) Importazione da Catalogo Libri (per le nuove adozioni) 10) Associazione Libri alle Classi 11) Esportazione catalogo AIE Procedure Operative Area Alunni 1) Generazione Archivi A.S. 2010/2011 Aprire l area Alunni, posizionarsi su A.S. 2009/2010 e dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi verificare la correttezza e/o la presenza della Sez. AIE. La Sez. AIE deve essere espressa in lettere e deve essere uguale alla prima lettera contenuta nel campo Sezione, (es. Anno Corso 1, Sezione B, la Sez.Aie sarà B; Anno Corso 1, Sezione AS, la Sez.Aie sarà A); se ci sono più classi con la stessa Sezione inserire una lettera fittizia (es. Y, J, K..).
Dal menù Annuali->Passaggio Anno Successivo-> Generazione Archivi Alla voce Archivi da generare inserire flag su Classi e Ass. Prof/Materie, cliccare sul tasto Genera.
2) Inserimento eventuali nuove classi Posizionarsi su A.S. 2010/2011. Dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi cliccare sul pulsante nuovo record e inserire tutti i dati della nuova classe. 3) Cancellazione classi che non verranno gestite per A.S. 2010/2011 Posizionarsi su A.S. 2010/2011. Per eliminare una classe è necessario prima togliere l associazione Professori/Materie dal menù Periodiche->Assegnazione Professori/Materie. In questa finestra selezionare il docente, selezionare la classe associata da cancellare e cliccare sul tasto Elimina Record Eseguire la stessa procedura per tutti i docenti associati alla medesima classe. A questo punto è possibile eliminare la classe dal menù File->Tabelle->Didattica->Classi cliccando sul tasto elimina record 4) Inserimento Corso AIE Rimanendo nell anno scolastico 2009/2010, andare in File>Tabelle>Didattica>Corsi ed Indirizzi e abbinare, per tutti i corsi che si utilizzeranno nel 2009/2010, il relativo corso AIE
Area Libri di Testo 5) importazione file adozioni 2009/2010 Questa procedura consente di importare, dal file spedito all AIE, automaticamente le adozioni per l anno scolastico 2009/2010. Prima di effettuare questa importazione è necessario contattare il supporto tecnico Axiositalia, muniti del Codice Meccanografico e di un indirizzo e-mail. Axios provvederà ad inviare il file contenente le adozioni 2009/2010. Ricevuto il file da Axios, è necessario posizionarsi nell anno scolastico 2009/2010 e andare su Utilità>Importazione File AIE
Selezionare il file file815.dbf (ricevuto in allegato tramite e-mail e salvato su desktop) dal tasto e cliccare su Legge. N.B. Durante la procedura di importazione, il sistema potrebbe non associare automaticamente la materia al testo. In questo caso occorre associare al testo in questione la materia corretta come riportato in figura: 6) Procedura di Cambio Anno Aprire l Area Libri di Testo, posizionarsi su A.S. 09/10 ed entrare sul menù Annuali->Cambio Anno Lasciare la spunta su Libri di testo e cliccare su Genera.
Dopo la procedura di Cambio Anno posizionarsi su A.S. 2010/2011 ed entrare su File->Tabelle->Mappa Classi Verificare la presenza della Sez. AIE per tutte le classi ed inserire il numero presunto degli alunni per l anno scolastico 2010/2011 7) Aggiornamento prezzi da catalogo libri Dal menù Utilità->Allineamento prezzi da catalogo libri scolastici
Inserire le spunte su Forza aggiornamento prezzi adozioni anno corrente e Forza aggiornamento titolo libri da catalogo libri scolastici e cliccare sul tasto Allinea Questa procedura provvederà ad aggiornare i prezzi ed i titoli dei testi già in uso dall Istituto. 8) Allineamento Codici ISBN Posizionarsi su Utilità>Normalizza Codici ISBN 9) Importazione delle nuove adozioni I testi che vengono adottati per la prima volta (nuova adozione) devono essere importati in archivio andando su Utilità>Importazione da Catalogo Libri. In questa window è possibile cercare i testi per titolo e per codice ISBN. Una volta trovati i titoli desiderati, è sufficiente selezionarli e cliccare sul pulsante Importa
10) Associazione Libri alle Classi Dopo la procedura di aggiornamento dei prezzi e dei titoli come da catalogo Aie 2010/2011 si passa all associazione dei libri alle classi tramite il menù Periodiche->Gestioni Classi per Libro o da Periodiche-> Gestione Libri per Classi. Le scuole che nell anno 09/2010 hanno gestito le adozioni con i software Axios dovranno semplicemente aggiungere (qualora utilizzassero dei nuovi testi), rimuovere (nel caso in cui non siano più in uso) o modificare i libri associati alle classi per l A.S. 2010/2011
Per ogni titolo è possibile impostare se esso è opzionale, già in uso (cioè se è o meno una nuova adozione) e se è in possesso dell alunno (in caso di libri che utilizzati per piu anni di corso). Quest ultimo parametro è fondamentale per il calcolo della spesa media per anno di corso. Se l opzione possesso è vistata, il titolo non sarà conteggiato nella spesa totale, in quanto già acquistato dall alunno. E possibile, infine, specificare la materia relativa al testo. Alla fine dell associazione è possibile ottenere tutte le stampe riepilogative e le stampe di controllo al fine di controllare la corretta associazione e, soprattutto, se si sono rispettati i parametri per il tetto massimo di spesa. 11) Esportazione catalogo AIE Dopo aver associato i libri alle classi si passa all esportazione del file da inviare all AIE per le adozioni2010/2011 tramite il menù Utilità->Esportazione file AIE
Cliccare sul tasto Genera Se tutti i passi indicati in questa guida sono stati eseguiti in maniera corretta il programma genererà 4 file in formato txt da inviare all AIE che saranno contenuti nel percorso C:/AXIOS/APP/LTS/PRG/EXT/Aie/Out In caso contrario verranno segnalati degli errori (mancata adozione di libri, importo adozioni uguali a zero, mancanza del corso AIE etc) e il file non verrà generato. In tal caso controllare che tutte le operazioni siano state eseguite correttamente e/o consultare il supporto tecnico AXIOSITALIA