SMART WORKING Leveraging the technology to change the mindset Giuseppe Cardinale Ciccotti Dir. Esercizio Infrastrutture DCOD INAIL
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Do more with less
Better work life balance
Have the superpowers
What superpowers? Utilizzo più device Email Internal apps Productivity/ collaboration Personal/social RT Communication Accedo a tutti i tipi di dato Dati strutturati Documenti Foto Mapper (geo-loc) Smart Work Applicazioni legacy e moderne Line of business Software as a service Personal vs. business App store Da qualsiasi sorgente dati Data warehouse SaaS Corp cloud Personal cloud RSS feeds
The Smart Work program pillars ESC Mobil e Cloud UC
Why Unified Communications? risparmi per dipendente pari a 1.381 Euro/anno per un valore assoluto a livello di sistema paese superiore ai 2,9 miliardi di Euro/anno. eliminare gli ostacoli alla comunicazione e alla collaborazione, velocizzando i processi e incrementando l'efficienza
The Unified Communications project
The plan Diffusione e integrazione degli strumenti di Unified Communications all interno dell Istituto con l utilizzo della piattaforma Microsoft Lync. Distribuzione massiva di smartphone e device mobili Integrazione con la VDC Progressiva dismissione delle piattaforme in sovrapposizione nell ottica della riduzione dei costi. UC come abilitatore nell adozione di nuovi modelli di lavoro («smartworking»)
UC leverage on the exsisting assets and de facto standards
Benefici The Business Case a. Diminuzione TCO per dismissione apparati/sistemi/prodotti duplicati b. Aumento produttività dei dipendenti (come da studio NETICS) c. Riduzione dei costi dei viaggi e conseguenze sull ambiente d. Miglioramento dei canali di accesso e delle relazioni col pubblico (interazioni via Skype) e. Più efficienti i processi interni 1. Helpdesk 2. Telelavoro 3. Formazione 4. Integrazione con applicazioni interne (es. INPS Informa, Ask the Expert, Contact Center) 5. Fruizione servizi in mobilità (ispettori, medici, )
Less spending exst.: 5.1M in 3 yrs. Item Anno 1 Anno 2 Anno 3 Dettaglio Costi Licenze Software Deployment servizi base di Lync per tutti e inzio programma di adozione (IM/Presence/AV P2P) Estensione servizi Audio/Video/Web Conference e VOIP Multipunto (per 5000 utenti) 500K 500K 500K Costi Servizi 330K 530 K 1130 K Estensione dei servizi Lync a tutti gli utenti e rimozione completa infrastruttura telefonica e VDC Risparmi quantificabili 120K costi SPC 600 K costi SPC 1400 k costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics) 1320 k costi SPC 3000 k costi telefonici e spese viaggio (20% studio Netics) 2500 k rimozione apparati VDC e VOIP ROI*** +760 K -920 k - 5140 k Risparmi stimati dallo studio Netics 690 K /anno (50% delle stime Netics sull aumento della produttività per 1.000 utenti) 3500 K /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per 5.000 utenti) 7600 K /anno (50% di risparmi ottenibili da studio Netics** per 11.000 utenti)
The 1 year project plan Lync + voice on pdl and mobile Blue print defined for UC Blue print partially implemented Budget definition Collaboration + UC available * Collaboration platform needs to be available
In search of the blueprints
The state of the art
Conservative set up
Contemporary set up
Towards more agile set up
Work in progress office
Esoteric devices testing
Discarding the past
Future steps big achievements
Redesign the spaces
Measuring the advance STATISTICHE LYNC (SYSTEM USAGE) QUANTITÀ RELATIVE AL VI BIMESTRE 2014 Registration Accesso utenti unici 23.064 Peer-to-peer Sessioni totali Peer-to-peer 356.947 Sessioni di audio-video conferenza 7.289 Totale minuti audio-video conferenza 8.828 Conference Totale conferenze 2.262 Totale conferenze audio/video 197 Totale minuti conferenze audio/video 9.564
Thank you Giuseppe Cardinale Ciccotti CTO INAIL DCOD Email g.cardinaleciccotti@inail.it Linkedin giuseppeciccotti