1. Introduzione 2. Login e Password 3. Anagrafica clienti 4. Gruppi 5. Prestazioni 6. Tipi Prestazioni 7. Invia Messaggi 8. Acquisto Pacchetti SMS 9. Calendario 10. Inserimento appunamento 11. Statistiche Prestazioni Manuale 1)Introduzione Questo manuale vuole essere una guida esaustiva per apprendere il funzionamento e le caratteristiche di questo programma. Gestione Clienti è pensato per tutte le piccole e medie aziende che hanno l'esigenza di contattare i propri clienti tramite SMS o E-MAIL per campagne pubblicitarie mirate, per promozioni mirate su prodotti o servizi, per inviare semplicemente gli auguri di compleanno o di Natale e per tutti i motivi che si ritengono validi per mantenere vivo il rapporto con la propria clientela. Inoltre, Gestione Clienti consente di gestire un'agenda elettronica di appuntamenti direttamente collegati con servizi e prestazioni offerti ai propri clienti conservando uno storico per valutare quali sono i clienti migliori o quali sono le prestazioni o servizi che sono più graditi ai vostri clienti.
2)Login e Password Ogni azienda che lo richiede, avrà la possibilità di accedere a Gestione Clienti accedendo alla pagina web http://minicrm.confartigianatofc.it/, inserendo User Name e Password comunicate al momento dell'iscrizione e cliccando sul pulsante Log In.
3) Anagrafica Clienti Nella parte centrale della maschera trovare l'elenco completo di tutti i vostri clienti. Se ancora non ne avete inserito uno, procedete all'inserimento cliccando sul pulsante N (Nuovo cliente) Nuovo Cliente A questo punto potrete inserire i dati anagrafici del vostro cliente, Nome, Cognome, Data di Nascita, Professione ecc.... I dati importanti che torneranno utili utilizzando il programma sono: Cognome Nome Numero di cellulare (utilizzato per inviare SMS); E-mail (utilizzato per inviare E-mail); Data di Nascita (utilizzato per mostrarvi nel calendario l'avviso del compleanno del cliente); Max Giorni Assenza (se diverso da 0, indica il numero di giorni dalla sua ultima visita il programma mi deve avvisare. In questo modo si ha la possibilità di monitorare i clienti abituali che per un qualche motivo non vengono più). Professione e Conoscenza a mezzo (Possono servire a fini statistici per sapere di cosa si occupano i vostri clienti e come vi hanno conosciuto.) Una volta riempiti i campi cliccando sul pulsante Salva, il vostro cliente comparirà nell'elenco clienti.
Nuovo Gruppo 4) Gruppi Il gruppo è un insieme di clienti. E' una possibilità offerta dal programma per raggruppare i clienti che hanno caratteristiche comuni e ai quali si pensa di poter inviare SMS o E-MAIL uguali. Vedremo più avanti che per inviare lo stesso SMS a più clienti, ci basterà selezionare un gruppo e scrivere una sola volta il testo dell'sms. Con un Click invieremo velocemente lo stesso SMS a tutti i clienti del gruppo selezionato. Per aggiungere un gruppo, clicchiamo sul pulsante N Nuovo Gruppo e nella casella di testo che compare ne scriviamo il nome e clicchiamo sul pulsante OK. Il gruppo appena creato comparirà nella lista dei gruppi(vedi immagine sotto). A questo punto non rimane che associare un cliente a uno o più gruppi in precedena creati. Per far questo, nell'elenco clienti si seleziona il cliente desiderato(il pallino a fianco del cognome diventerà verde) e si clicca sul + a fianco della scritta gruppi di appartenenza del cliente selezionato. Compariranno tutti i gruppi fino ad ora creati e per associare il cliente selezionato a uno di questi gruppi basterà spuntare il quadratino relativo.(vedi immagine sotto).
Seleziono il cliente 5) Invia messaggi
5) Prestazioni Una prestazione è un servizio reso a un cliente in un certo giorno. In questa finestra, potete trovare l'elenco delle prestazioni da confermare e l'elenco delle prestazioni effettuate. Nuova Prestazione L'elenco delle prestazioni da confermare, riguardano le prestazioni programmate, appuntate nel calendario, che vedremo più avanti. Per il momento bisogna sapere che passando sopra a una riga di questo elenco, ci saranno due possibilità: eliminare la prestazione programmata oppure confermarla. In quest'ultimo caso, la prestazione passerà nell'elenco delle prestazioni effettuate e rimarranno lì a fini statistici per sapere quali sono le prestazioni più apprezzate dai vostri clienti piuttosto che conoscere quali prestazioni esegue un vostro cliente piuttosto che conoscere il vostro miglior cliente nell'anno, ecc... Se vogliamo inserire una nuova prestazione effettuata, clicchiamo sul pulsante N nuova prestazione, e compiliamo i campi che compariranno. È necessario selezionare uno dei clienti della lista, una delle prestazioni della lista e indicare la data di effettiva realizzazione del servizio. Cliccando poi sul tasto OK, vedremo la nuova prestazione nell'elenco delle prestazioni effettuate. Nel caso in cui nella lista delle prestazioni non ci sia nessuna prestazione, dobbiamo procedere con il loro inserimento cliccando su PRESTAZIONI / TIPI PRESTAZIONI (Vedi immagine sotto)
6) Tipi Prestazioni In questa maschera, si possono inserire i tipi di prestazioni o di servizi più in generale che la vostra azienda offre ai propri clienti. Per inserirli cliccare sul pulsante N nuovo tipo prestazione e compilare il campo che compare. Nuovo Tipo Prestazione E' possibile in qualsiasi momento rinominare o eliminare il tipo di prestazione inserito cliccando sugli appositi pulsanti R rinomina e E elimina. ATTENZIONE! Se eliminate il tipo di prestazione, perderete la possibilità di continuare a fare statistiche su quel tipo di prestazione. Inseriti i tipi di prestazione, ve li ritroverete nell'elenco dei tipi di prestazioni nonché nelle altri parti del programma che fanno riferimento alla lista dei tipi di prestazioni. (Vedi sopra, la compilazione dei campi per la creazione di una prestazione effettuata.)
7) Invia Messaggi Il programma permette di inviare 2 diversi tipi di messaggi: E-mail e SMS. L'invio di Mail è gratuito e come un qualsiasi altro programma di posta elettronica consente di inviare a più persone la stessa comunicazione. L'invio di SMS è invece a pagamento e consente di inviare lo stesso SMS a tutti i numeri di tutte le persone selezionate. Per l'invio di un SMS procedere nel modo seguente: 1) Se volete inviare lo stesso SMS a tutte le persone appartenenti a un Gruppo, selezionare il gruppo; 2) cliccare sul tondino a fianco della scritta SMS in modo che risulti di colore verde; 3) Scrivere il testo dell'sms nell'apposito spazio; 4) Cliccare sul pulsante Invia. Gruppo Selezionato Pulsante di invio Acquisto Nuovi Pacchetti SMS Se invece volete selezionare una sola persona, inserire il nome nello spazio Cerca nei clienti e automaticamente sarà filtrata la lista di tutti i clienti. Selezionate il quadratino corrispondente alla persona desiderata, scrivere il messaggio e cliccate sul pulsante Invia. E' anche possibile inviare un SMS a un numero di cellulare non incluso nel vostro archivio: 1) Deselezionare tutti i clienti eventualmente selezionati; 2) Scrivere il numero di cellulare nello spazio con su scritto Numeri di Cellulare(Separati da..) 3) Scrivere il testo dell'sms 4) Cliccare sul pulsante Invia.
8) Acquisto pacchetti SMS Nel caso non abbiate abbastanza SMS Disponibili (cioè precedentemente acuistati) è necessario procedere all'acquisto cliccando sul pulsante N (Acquista nuovi pacchetti da 100 SMS). Come mostra l'immagine, cliccando sul pulsante N, comparirà una finestra nella quale potrete procedere all'acquisto di nuovi pacchetti SMS. Ogni pacchetto SMS corrisponde a 100 SMS e al momento della scrittura di questo manuale il prezzo è di 20 euro + iva a pacchetto. Questo strumento è riservato alle aziende confartigianato Forlì Cesena e quindi il costo dei pacchetti SMS sarà addebitato direttamente sul conto corrente della ditta fruitrice così come da accordi tra ditta e associazione. Quindi inserendo il numero 1 nell'apposita casella di testo e cliccando sul pulsante Acquista vi sarà addebitato l'importo di 1 x 20 euro (+ iva) = 20 euro (+ iva) e avrete 100 SMS disponibili da inviare a chi vorrete.
9) Calendario Il calendario è un'agenda elettronica che facilita l'organizzazione degli appuntamenti nonché il calcolo complessivo e statistico delle prestazione effettuate. Può essere usata semplicemente come un'agenda elettronica dove si possono inserire appuntamenti o eventi o compleanni che si vuole ricordare oppure può essere utilizzata come archiviazione di prestazioni effettuate a un certo cliente. Frecce di spostamento Mesi Appuntamento dalle 7.30 alle 8.30 di lunedì 28 gennaio 2010
10) Inserimento appuntamento in calendario Per inserire un appuntamento cliccare sul calendario in corrispondenza del giorno e ora di inzio appuntamento. Comparirà la finestra nell'immagine qui sotto: I campi sono tutti obbligatori: a) inserire una descrizione; b) inizio: corrisponde al giorno e ora di inizio appuntamento; c) fine: corrisponde al giorno e ora di fine appuntamento; d) Cliente: è possibile selezionare un cliente della lista; e) Prestazione: è possibile selezionare un tipo di prestazione che avete precedentemente inserito nel database. f) Cliccando sul link Insert, vedrete comparire l'appuntamento nel calendario. Come dicevamo sopra, per inserire un semplice appuntamento, basterà lasciare Cliente e Prestazioni al valore _Non Specificato. Al momento in cui Cliente e Prestazione saranno compilati, confermando l'appuntamento, ritroverete questa Prestazione da confermare nella finestra delle Prestazioni che abbiamo già spiegato sopra. In pratica, inserendo un appuntamento, inserisco anche automaticamente una prestazione che se confermata sarà inserita in database e contribuirà ai calcoli statistici.
11) Statistiche Prestazioni Ogni artigiano, a fine anno, vorrebbe avere in modo semplice e veloce un rendiconto di tutte le attività fatte, dei clienti avuti, delle prestazioni eseguite per meglio capire come sta andando la propria attività e quali sono i punti di forza e quelli da migliorare. Gestione clienti, offre una maschera che in modo semplice e immediato restituisce delle informazioni statistiche che possono tornare utili all'artigiano per verificare l'andamento della propria attività. Infatti, questa maschera risponde alle seguenti domande: 1) Quante prestazioni ho fatto nel mese? O nell'anno? 2) Quali sono i tipi di prestazioni maggiormente effettuate? 3) Quali e quante prestazioni ha effettuato un certo cliente? 4) Quali e quante prestazioni ha effettuato l'insieme dei clienti appartenenti a un certo gruppo? 5) Quali e quante prestazioni ho fatto in tutto? Tabella riassuntiva del totale delle prestazioni. I valori cambiano in base al gruppo selezionato, ai clienti selezionati e in base alla data. Nessunda data corrisponde a tutti i dati presenti in archivio.