GIORNATE DIDATTICO-FORMATIVE PER RESPONSABILI DELLA GESTIONE DELLE STRUTTURE UNIVERSITARIE Lido di Venezia 19 21 settembre 2005 Dato contabile e vita dell'azienda università Giuseppe Catturi e Giuseppe Grossi Dipartimento di Studi Aziendali e Sociali Università degli Studi di Siena
Linee Guida (1 parte): L azienda università Il processo di creazione di nuovo valore Le relazioni interne ed esterne L aspetto economico e quello finanziario della gestione
Vorrei iniziare questo nostro intervento togliendoci di dosso una specie di cappa di piombo, un alone di negatività che è assurdo, ingiusto, assolutamente fuorviante. Parlare di università azienda è tema che molti vorrebbero porre all indice, come se una simile posizione dottrinale ed operativa fosse la causa di tutti i mali.
Mi domando, allora, noi che siamo i cultori dell azienda cosa rappresentiamo? Ricercatori che pescano nel torbido, fautori di basi teoriche e di linee operative che chiediamo di adottare contro l opinione ed i sentimenti comuni; siamo una specie di vestali della cultura dominante anche se non condivisa? Niente di tutto questo! siamo due ricercatori, fra i molti, che studiano l invenzione più straordinaria e più utile che l uomo abbia mai realizzato, appunto l azienda.
Essa è lo strumento che l uomo ha pensato e realizzato per creare valore. Essendo il valore l essenza, la sostanza necessaria per soddisfare i bisogni via via avvertiti.
In realtà, l azienda, vero e proprio organismo vivente, non crea valore, ma lo assembla, adottando un processo che presenta tre caratteristiche fasi: a) prelevamento di valori disponibili dall ambiente; b) compattazione di quei valori al proprio interno, aggiungendo, alla massa ancora anonima, del valore prelevato dai propri sistemi patrimoniali e c) immissione nell ambiente del mix di valore che è stato assemblato.
Processo di creazione di nuovo valore PATRIMONIO AMBIENTALE Valore prelevato dall ambiente o consumi intermedi PATRIMONIO DELLE CONOSCENZE PATRIMONIO FINANZIARIO PATRIMONIO STRUMENTALE Valore assemblato e riconosciuto dall ambiente AZIENDA PROCESSO DI CREAZIONE DI NUOVO VALORE
Come è possibile acquisire, trasferire e rendere disponibile il valore? Mediante degli oggetti che chiamiamo beni, siano essi materiali o immateriali (servizi).
A M B I E N T E Acquisizione di beni e servizi - contenitori di valori e sintesi di culture aziendali Processo di creazione del valore (assemblaggio di valori) A Z I E N D A Erogazione di beni e servizi - diffusori di valori e di cultura A M B I E N T E
Tutte le considerazioni che abbiamo effettuato si applicano perfettamente anche all ente università, attribuendo ad essa perfino un carattere di trascendenza, poiché mettiamo in gioco uomini e non cose.
Il valore creato dall azienda università è la conoscenza Gli studenti, valore prelevato dall ambiente, arrivano all università incarnando un determinato zainetto di conoscenze All interno dell ambiente università si aggiungono nuove conoscenze al monte originario, conseguenti allo studio ed alla ricerca che si effettuano nell ambito del proprio perimetro
Per giungere, al termine del processo di creazione del valore, al prodotto consumabile, cioè al giovane che, raggiunto uno qualunque dei vari livelli di formazione universitaria, è pronto a diffondere nell ambiente il monte delle conoscenze accumulate: è il valore diffuso nell ambiente
In questa complessa attività l azienda - università tesse un insieme di relazioni, compie degli atti, realizza delle operazioni il cui insieme è tradizionalmente definito gestione.
Quelle relazioni generano movimenti di oggetti cioè dei flussi. Tali flussi hanno natura economica o reale se l oggetto del trasferimento sono beni o servizi e finanziaria o monetaria quando è la moneta che si trasferisce da o verso l azienda/università, secondo il seguente schema:
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Per anni ci siamo interessati di seguire, con un apposito sistema di conti, solo le vicende di natura finanziaria, adottando pertanto una contabilità detta, appunto, a base finanziaria, la quale memorizza e rende conto esclusivamente delle operazioni che generano entrate ed uscite (spese); Oggi, invece, reputiamo necessario ed opportuno seguire anche l aspetto economico della gestione per dominare le dinamiche dei costi sostenuti e dei ricavi conseguiti nella complessa attività universitaria e, pertanto, abbiamo iniziato ad adottare una contabilità a base economica.
Linee Guida (2 parte): Contabilità finanziaria e contabilità generale: un sintetico confronto I limiti della tradizionale contabilità a base finanziaria Il cambiamento di scenario ed i nuovi fabbisogni informativi La progettazione del sistema contabile I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione nelle aziende università
Contabilità finanziaria e Contabilità generale: un sintetico confronto Finalità Oggetto Metodo Principio di competenza Contabilità finanziaria Finalità autorizzatoria Entrate e spese (uscite), registrate nelle fasi giuridicamente rilevanti È normalmente tenuta con il metodo della partita semplice Competenza finanziaria giuridico Contabilità generale (o economicopatrimoniale) Conoscenza del risultato economico d esercizio e del patrimonio di funzionamento Considera i valori finanziari ed economici generati dai fatti di gestione esterna Metodo della partita doppia Competenza economica
I limiti della tradizionale contabilità a base finanziaria Le carenze della contabilità finanziaria: non è idonea a confrontare con efficacia i risultati ottenuti agli obiettivi previsti; la stratificazione di norme che ha caratterizzato lo sviluppo della contabilità pubblica ha reso spesso incomparabili documenti previsionali e consuntivi, per diversità di oggetto di analisi e per differente considerazione degli aspetti gestionali considerati; infine, la considerazione dell aspetto finanziario è risultata storicamente quasi esclusiva rispetto ad altri aspetti gestionali (economico e patrimoniale).
Il cambiamento di scenario Le ragioni che giustificano l ampliamento dell oggetto di rilevazione contabile sono le seguenti: l esigenza di dover agire secondo principi di efficienza ed economicità, data la scarsità delle risorse disponibili; la crescente effettiva autonomia dell ente; l esigenza di considerare anche un orizzonte temporale di lungo periodo; l insorgere di un sistema di relazioni ambientali che possono rivestire carattere competitivo e collaborativo.
I nuovi fabbisogni informativi Nel quadro dei diversi fabbisogni informativi, interessa particolarmente soffermarci su: la direzione di ateneo per esigenze di controllo e valutazione ; il nucleo di valutazione per finalità di valutazione interna; gli altri stakeholders dell università in relazione ai loro differenziati obiettivi conoscitivi e di controllo (MIUR, Ministero dell Economia e delle Finanze, ISTAT, CRUI, Regione e altre PA, studenti e famiglie, mercato del lavoro).
La progettazione del sistema contabile La progettazione e l implementazione del sistema contabile dell università prendono avvio da una preliminare riflessione in merito alle proprie: strategie comunicative, in relazione a chi siano i destinatari dell informativa contabile e quale sia il loro fabbisogno conoscitivo; caratteristiche distintive (dimensione, struttura organizzativa, etc.) e, in particolare, alle risorse finanziarie, informatiche, di competenza e conoscenza, presenti e potenziali, destinabili all introduzione ed al perfezionamento della contabilità economico-patrimoniale.
Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione A Configurazione Minimale / Contabilità finanziaria estesa Rilevazioni d esercizio Contabilità finanziaria (partita semplice). Rilevazione extra-contabile di informazioni alla fine del periodo amministrativo. Rilevazioni di fine periodo Due tipologie di rettifiche e integrazioni: quelle finalizzate a ricondurre i valori rilevati secondo competenza finanziaria a quelli rilevati per competenza contabile ; quelle finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica.
Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione B Configurazione Contabilità parallele Rilevazioni d esercizio I due sistemi sono indipendenti. Rilevazioni di fine periodo Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica.
Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione C Configurazione Sistema integrato Rilevazioni d esercizio Rilevazioni di contabilità finanziaria (partita semplice) che alimentano anche i conti della contabilità generale (partita doppia). Rilevazioni di fine periodo Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica.
Le possibili implementazioni del sistema contabile Configurazione Minimale / Contabilità finanziaria estesa Contabilità Parallele Sistema integrato Rilevazioni d esercizio Contabilità finanziaria (partita semplice). Rilevazione extracontabile di informazioni alla fine del periodo amministrativo. I due sistemi sono indipendenti. Rilevazioni di contabilità finanziaria (partita semplice) che alimentano anche i conti della contabilità generale (partita doppia). Rilevazioni di fine periodo Due tipologie di rettifiche e integrazioni: quelle finalizzate a ricondurre i valori rilevati secondo competenza finanziaria a quelli rilevati per competenza contabile ; quelle finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica.
I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione I problemi che emergono nel corso della sperimentazione sono i seguenti: le modalità di raccordo fra la contabilità finanziaria e quella generale; le modalità di raccolta delle informazioni e la scelta del grado di accentramento/decentramento delle rilevazioni di automatismo di collegamento con la contabilità finanziaria e quella analitica (e collegamento con gli altri sub-sistemi contabili quali: mutui, inventario, magazzino, ordini e personale);
I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione la stesura del piano dei conti iniziale e del successivo aggiornamento; l inventario iniziale e il suo successivo aggiornamento; la formazione continua del personale; potenzialità operative e limiti del software esistente o l acquisizione di un software ad hoc.
Considerazioni conclusive Nell ambito di tale rendicontazione, che deve essere oggetto di un adeguata politica di comunicazione, la contabilità generale ha inevitabilmente un ruolo centrale, ma non esclusivo. Se si vorranno redigere documenti previsionali e consuntivi, coerenti con i nuovi fabbisogni emergenti degli stakeholders, occorre, oltre la disponibilità di informazioni economicopatrimoniali, anche l esplicito riferimento e collegamento dei dati di conto ai dati che si rilevano con metodi non partiduplistici.