STRAORDINARIO: IL SISTEMA DI ORDINI ON-LINE DI LOESCHER EDITORE Il servizio di ordini on-line di Loescher Editore è riservato alle librerie e agli Istituti di Lingue che sono già clienti della rete di distribuzione della Loescher. Per accedere al servizio è necessario registrarsi inserendo, oltre al proprio numero di Partita Iva, il codice assegnato dalla Loescher ai propri clienti, codice che è presente in tutte le fatture emesse dalla Loescher stessa (Vedi fig. 1 e fig. 2). Fig. 1 Fig. 2 Da un punto di vista strettamente funzionale, non c'è differenza tra una richiesta d'ordine inviata tramite fax e una richiesta fatta tramite Straordinario: il vantaggio nell'utilizzare quest' ultimo sta sia nel minor numero di passaggi (alcuni dei quali manuali) che l'ordine deve compiere prima della fatturazione, che nella velocità di trasferimento e di lavorazione dell'ordine stesso. 1
1. LOGIN a) Se sei un utente registrato, inserisci negli appositi campi nome utente e password e premi il pulsante "Login" per accedere alla tua area riservata. (Vedi fig.3) Fig. 3 b) Se hai dimenticato la password di accesso, accedi alla pagina che ti consente di richiederne copia, semplicemente cliccando sul link Dimenticata la password?. (Vedi fig.4) Dopo avere inviato lo username e l indirizzo e-mail inserito al momento della registrazione, potrai recuperare la tua password controllando la tua casella di posta. Fig. 4 c) Se non sei ancora registrato clicca il link iscriviti ora ed accedi alla seguente pagina all interno della quale dovrai inserire i dati richiesti. (Vedi fiig. 5) 2
Le bolle sono intese come file di testo contenente il dettaglio fatture che potrà essere eventualmente importato nel tuo sistema gestionale, così da automatizzare il carico di magazzino. Straordinario accetta ordini di tutti i testi movimentabili a prescindere dalla loro effettiva disponibilità nell agenzia di zona. Selezionando questa opzione potrai fare in modo che i titoli non disponibili ti vengano riproposti nell ordine successivo. Fig. 5 Se invece desideri solamente fare un ordine di prova, hai diverse possibilità per aggiungere articoli al carrello: (potrai eventualmente registrarti all atto della registrazione dell ordine). inserisci nel box di ricerca in alto a sinistra il nome dell'autore, il titolo, il codice (o parte di essi) dell'articolo cercato seleziona la materia cui appartiene l'articolo cercato nell'elenco presente sul lato sinistro scegli la voce di menù "Modalità Ordine" per conoscere altre modalità di inserimento MODALITA ORDINE (Vedi fig. 6) Fig. 6 3
a) DA ZERO: questa opzione permette di effettuare un ordine in pochi minuti, immettendo all interno della maschera Inserimento veloce il codice ISBN (o parte di esso ), oppure il codice interno del titolo desiderato e la quantità da acquistare. Dopodichè clicca sul pulsante Aggiungi per procedere con l ordine. (Vedi fig. 7) Fig. 7 Nella schermata successiva all inserimento veloce viene visualizzato un riepilogo dei titoli acquistati. (Vedi fig. 8) Clicca sulle frecce per ordinare in maniera crescente o decrescente i titoli. Clicca all interno delle caselline per eliminare un titolo dall ordine. Dopodichè clicca il pulsante Salva Modifiche in basso a sinistra. Attraverso questi pulsanti si può visualizzare la pagina successiva e precedente dell ordine. Clicca questo pulsante per confermare le modifiche effettuate es. eliminazione di un titolo. Clicca questo pulsante per cancellare tutti i titoli dall ordine. Clicca questo pulsante per chiudere l ordine effettuato. Fig. 8 4
Dopo aver cliccato sul pulsante Chiudi Ordine si dovranno seguire 4 passaggi prima dell effettiva spedizione. Nel primo viene presentato un riepilogo dei dati personali, riepilogo del numero titoli e del numero copie ordinate. Se, tra i titoli ordinati, alcuni fossero evadibili solo dal magazzino centrale, ne avresti qui il dettaglio. (Vedi fig. 9) Questa sezione riassume i contenuti dei passaggi da seguire prima della chiusura effettiva dell ordine. Fig. 9 Nel secondo passaggio viene presentato l indirizzo dell'agenzia Loescher presso la quale effettuare il ritiro dell'ordine inserito. Fig. 10 5
Il terzo passaggio è suddiviso in tre sezioni: Promemoria, Data Ritiro e Note. Nella sezione Promemoria si può scegliere di memorizzare per il collegamento successivo, l'elenco dei titoli ordinati ma non evadibili al momento della confezione dell'ordine. Quindi se alcuni dei titoli presenti nell'ordine non fossero disponibili presso l'agenzia di zona o presso il magazzino centrale al momento dell'evasione e se durante la fase di registrazione avete scelto l opzione NON desidero che Straordinario mantenga come promemoria i testi mancanti, basterà cliccare la casellina "Desidero che Straordinario mi riproponga i titoli mancanti al prossimo ordine" e questi verranno ripresentati. Se viceversa durante la registrazione avevi scelto l opzione Desidero che Straordinario mantenga come promemoria i testi mancanti in questa sede, attraverso l opzione Non desidero che Straordinario mi riproponga i titoli mancanti al prossimo ordine, puoi far sì che i testi dell ordine precedente inevasi non vengano più presentati. Insomma le impostazioni iniziali sulle presentazioni di titoli di ordini precedenti in fase di registrazione possono essere stravolte in questo passaggio in base alle necessità. La sezione data ritiro propone di default una data minima di ritiro dell'ordine. Potete scegliere di ritirare l'ordine in una data successiva a quella indicata semplicemente scegliendola nelle apposite caselline (gg/mm/aaaa). Questa verrà quindi comunicata all agenzia nell ordine stesso. Nella sezione note si possono inserire eventuali segnalazioni relative all ordine.(vedi fig. 11) Fig. 11 6
Il quarto ed ultimo passaggio presenta il riepilogo di ciò che abbiamo ordinato ed è quello che precede l invio effettivo dell ordine. Proprio per questo motivo si consiglia di stampare il riepilogo di questo prima dell'invio. I dati contenuti sono relativi alla data di fatturazione, dati dell agenzia che andrà ad evadere l ordine, il dettaglio di questo ovvero il numero dei titoli, il numero delle copie e l importo totale, la parte dedicata al Promemoria con la scelta effettuata precedentemente sulla comparsa o meno dei titoli non ancora evasi dall ordine precedente, la data di ritiro ed infine le eventuali note. Esiste la possibilità di tornare ai passaggi precedenti per aggiungere o modificare titoli o per modificare i dati dell'ordine che si sta per chiudere. ATTENZIONE: dopo avere cliccato su "Invia" non sarà più possibile annullare o modificare l'ordine. (Vedi fig. 12). Il riquadro qui a fianco tiene traccia del passaggio all interno del quale ci troviamo. Se le diciture Passaggio sono in azzurrino significa che abbiamo terminato quel passaggio, se sono più marcate vuol dire che ci troviamo all interno di quel passaggio. Fig. 12 Il pulsante indietro si utilizza per tornare ai passaggi precedenti. Questo pulsante permette la stampa del riepilogo dell ordine effettuato. Clicca questo pulsante e l ordine verrà definitivamente spedito. 7
A questo punto, se l ordine è stato effettuato regolarmente, verrà inviato a tutti gli effetti all agenzia di zona pronto per l evasione. Copia di questo verrà trasmesso nella casella di posta messa a disposizione dal portale Straordinario, alla quale potrai accedere con un click sul link Posta, situato nel menù in alto. (Vedi fig. 13). Puoi accedere alla tua casella di posta con un click su questo link. All interno della casella di posta troverai copia dell ordine inviato. Fig. 13 Il link Posta funziona come un vero e proprio gestore di e-mail tra le librerie ed il portale Straordinario, oltre a contenere la conferma di ricezione dell ordine da parte dell agenzia di zona. (Vedi fig. 14) Fig. 14 8
OPZIONI DI RICERCA Per trovare i titoli che intendi ordinare puoi utilizzare sia l'indice per materia che quello per tipo scuola situato nella sezione di sinistra oppure in alternativa la ricerca rapida e la ricerca avanzata situate sempre nello stesso pannello.(vedi fig. 15) Puoi usufruire di queste opzioni anche per effettuare un ordine di prova per il quale non vi è la necessità di accedere attraverso il login. RICERCA RAPIDA Inserire la parola da ricercare, per es Autore parte del titolo, codice ISBN e cliccare il pulsante Cerca. INDICI PER MATERIA E TIPO SCUOLA Cliccando questo bottone verranno elencati i titoli per Materia (italiano, latino, greco, ecc.) e per il tipo Scuola (Medie, Superiori) RICERCA AVANZATA Cliccando sul link ricerca avanzata appare la schermata di sotto riportata.(vedi fig. 15) Fig. 14 INDICI PER TIPO SCUOLA Cliccando questo bottone verranno elencati i titoli per tipo Scuola (Medie, Superiori). Fig. 15 All interno di questa schermata si possono inserire uno o più criteri di ricerca proposti per trovare gli articoli da ordinare. 9
b) SU ORDINE PRECEDENTE Ti sarà proposto l'elenco degli ordini effettuati su Straordinario nell'anno corrente: dopo avere scelto quello di tuo interesse, ti sarà presentato il dettaglio dell'ordine stesso; avrai la possibilità di modificare le quantità proposte, di aggiungere titoli non presenti nell'ordine precedente, di eliminare titoli in esso presenti che non intendi riordinare.(vedi fig. 16) Cliccando sul numero dell ordine che ti interessa, puoi visualizzarne i relativi dettagli. Fig. 16 Facendo click sull'immagine tuo carrello attuale. i titoli presenti nell'ordine relativo saranno automaticamente travasati nel 10
c) SU PILOTATO Attraverso questa modalità ti sarà proposto il riepilogo dei titoli, con relative quantità, da te ordinati nel corso dell'anno precedente; avrai la possibilità di inserire l'intero elenco nel carrello, abbattendo eventualmente le quantità di una percentuale da te indicata. Questa va riportata nella casella Percentuale di abbattimento. (Vedi fig. ) Digitare qui la percentuale di abbattimento delle quantità che verrà decurtata dalle quantità ordinate nell anno precedente. Fig. 17 Dopo l inserimento della percentuale di abbattimento (non è obbligatorio), clicca sul pulsante Aggiungi al Carrello, per proseguire. (Vedi fig. 18) Questo è il messaggio che compare dopo aver premuto il pulsante Aggiungi al Carrello, contiene l indicazione della percentuale di quantità effettivamente ordinata. Scegli OK per continuare. Fig. 18 11
Se all interno dell ordine dell anno precedente esistono testi che non sono più di tuo interesse, il portale straordinario offre la possibilità di eliminarli dal nostro ordine attuale, semplicemente mettendo una spunta con il tastro sinistro del mouse nelle caselline corrispondenti ai titoli da escludere (sezione Elimina) e cliccando sul pulsante salva modifiche. (Vedi fig. 19) Con un click del tasto destro apparirà in questa casellina un segno di spunta. I titoli verrano eliminati definitivamente cliccando sul pulsante Salva Modifiche. Puoi integrare il tuo ordine con ulteriori articoli mancanti, utilizzando le solite modalità di Inserimento veloce, Ricerca avanzata, Elenco per materia e per tipo scuola. Quando decidi che il tuo ordine è completo clicca come sempre il tasto Chiudi Ordine e ripercorri i quattro passaggi fondamentali prima dell invio definitivo. Fig. 19 12
d) SU ADOTTATO Per ottenere una proposta d'ordine basata sulle adozioni dei testi da noi distribuiti, hai a disposizione le seguenti due opzioni: 1) Per CAP Questa modalità ti consente di inserire un elenco dei CAP di appartenenza degli Istituti dei quali intendi visualizzare le adozioni. Puoi limitare i risultati specificando opzionalmente sia il grado degli Istituti (Elementari, Medie, Superiori) sia, per quanto concerne gli Istituti Superiori, il tipo di appartenenza (Classici, Scientifici, etc.). (Vedi fig. 20) Dopo avere indicato la quantità predefinita per tutti i titoli (quantità che potrai liberamente modificare in seguito), otterrai un carrello formato da tutti i testi da noi distribuiti adottati negli Istituti risultanti dai criteri inseriti. Scegli l'eventuale grado (Elementari, medie, Superiori o tutti) al quale appartengono gli istituti di tuo interesse e, se hai scelto "Superiori", scegline eventualmente il/i tipi di Istituto aggiungendoli alla lista "Selezionati" attraverso il pulsante indicato dalla freccia rossa. Indica nella casella di testo sottostante l'elenco dei Codici di Avviamento Postale, separati da virgole, ai quali appartengono le scuole di tuo interesse come nell esempio. Con questo pulsante potrai cancellare il contenuto della casella Selezionati inserisci le copie richieste per ogni sezione di adottato e premi il pulsante "Aggiungi al Carrello". Fig. 20 Se hai sbagliato qualche dato clicca sul pulsante Annulla per ripristinare la situazione. 13
2) Per Istituto Questa modalità ti consente di inserire un elenco di località e/o un elenco di CAP di appartenenza degli Istituti dei quali intendi visualizzare le adozioni. (Vedi fig. 21) Ti sarà così proposto l'elenco degli Istituti risultanti dai criteri di ricerca inseriti. Scegliendo gli Istituti di tuo interesse e indicando la quantità predefinita per tutti i titoli (quantità che potrai liberamente modificare in seguito), otterrai un carrello formato da tutti i testi da noi distribuiti adottati negli Istituti selezionati. Inserisci qui il nome dell istituto Inserisci qui la località dell istituto Inserisci qui il CAP dell istituto ricercato Clicca questo pulsante per ripristinate il tutto in caso di errori. Clicca su questo pulsante per procedere con l ordine Fig. 21 Dopo avere visualizzato l'elenco degli istituti risultanti, scegli quello o quelli di tuo interesse, inserisci le copie per sezione di adottato (la quantità risultante sarà eventualmente modificabile in seguito) e premi su "Aggiungi al Carrello".(Vedi fig. 22) Inserisci qui le copie desiderate per ogni sezione di adottato in questo istituto. Se avessi ottenuto come risultato della ricerca più istituti, questo pulsante avrebbe permesso di selezionarli tutti con un solo clic. Prosegui con l ordine attraverso questo pulsante. Fig. 22 14
Dopo il clic su aggiungi al Carrello potrai procedere con la chiusura dell ordine seguendo quattro passaggi spiegati nelle pagine precedenti. Avrete inoltre la possibilità di eliminare dal vostro ordine testi che non sono di vostro gradimento. e) Su storico Sarà aggiunta al carrello la media, calcolata sullo storico dei tuoi ordini su Straordinario nell'anno corrente, sia per quanto concerne i titoli che per le quantità.(vedi fig. 23) Anche qui hai la possibilità di modificare le quantità proposte, di aggiungere titoli non presenti nell'elenco, di eliminare titoli in esso presenti che non intendete riordinare. Clicca qui per usufruire della modalità ordine su storico. Questo il messaggio che si ottiene cliccando il link Su storico, il quale ricorda che se prima di utilizzare questa modalità hai inserito all interno dell ordine (o carrello) altri titoli che sono presenti anche nello storico le quantità di questi verranno incrementate. Fig. 23 15
f) Invio file Se sei in possesso di un programma gestionale che consente l'export degli ordini in un file in formato testo, puoi utilizzare questa modalità per caricare direttamente l'ordine sul nostro sistema. Le specifiche del formato dei file accettati dal nostro sistema sono disponibili digitando l url seguente: http://www.loescher.it/straordinario/ordine/flussoordine.pdf. A questa sezione puoi accedere solamente se sei registrato al portale. Per questo motivo ti verrà richiesto di inserire username e password cliccando sul link Invia (Vedi fig. 24). Cliccare qui per conoscere le specifiche del formato del file da inviare contenente il dettaglio dell ordine, accettate dal sistema. Cliccare il pulsante Invia per procedere con l ordine. Cercare il file da inviare contentente il dettaglio dell ordine. Controllate le caratteristiche che deve avere il file cliccando sul link.doc oppure.pdf. Comparirà successivamente all invio del file una tabella all interno della quale vengono elencati sia i titoli caricati nel carrello che eventuali avvisi (Vedi fig. 25). Facendo click su "Carrello" nella barra dei menù potrai accedere al carrello attuale sia per apportare le eventuali modifiche che per chiudere definitivamente l'ordine con la solita procedura. Fig. 24 Clic su questo link per procedere con l ordine. Da qui sempre la possibilità di aggiungere nuovi titoli o eliminare quelli che non sono di tuo interesse. Fig. 25 16
MENU DI STRAORDINARIO HOME PAGE Clicca su Home per accedere alla Home Page. Fig. 26 L home page viene così suddivisa : una sezione (centrale) dove viene riassunta la Mission di straordinario una sezione (in basso alla pagina) dedicata ai Best Seller, le Novità, la Narrativa ed infine i miei Best Seller ovvero i titoli più comunemente da voi ordinati una sezione (a destra) Utente Registrato, dove viene indicato l account dell utente che ha effettuato il login, il numero di collegamenti e quando è avvenuto l ultimo di questi collegamenti. Questa sezione ospita delle sottosezioni. La prima sottosezione, Ordini Sospesi, indica quanti ordini sono rimasti in sospeso e quindi non sono stati chiusi. Questo succede o perchè hai pensato di chiuderli in un secondo tempo, oppure perché non hai utilizzato per un po di tempo Straordinario e la sessione è scaduta mantenendo in sospeso l ordine. Quindi cliccando sul link 1 ordine in sospeso, puoi recuperare l ordine che stavi effettuando. La seconda sottosezione Ultime materie scelte, riporta l elenco delle materie alle quali appartengono gli ultimi titoli ordinati divise per tipo scuola. La terza sezione Assistenza informa che se ci fossero dei problemi nell utilizzo del portale straordinario, non si fornisce assistenza telefonica ma bisogna utilizzare il sistema di posta interna a Straordinario cliccando la voce Posta nel menu in alto ed andando su Scrivi.(Vedi figura 27). 17
Inserisci qui l oggetto della segnalazione Inserisci la segnalazione o suggerimenti vari Clicca questo pulsante per allegare file riguardanti la segnalazione o il suggerimento in atto Fig. 27 Clicca questo pulsante per inviare la segnalazione Clicca qui per annullare il messaggio e cancellarne il contento. La quarta ed ultima sottosezione, Editori Distribuiti, vi propone un elenco di Editori distribuiti da Loescher. 18
NOTA BENE: la sezione sulla destra prima di effettuare il login ha un aspetto diverso. Compare la sottosezione Come funziona al posto di Ordini Sospesi e la sottosezione Provalo al posto di Ultime Materie scelte. (Confronta fig. 28 e 29) Cliccando questo link otterrai informazioni aggiuntive su chi può accedere al portale straordinario e come funziona con relative schematiche per approfondire. Cliccando questo link, il portale straordinario ti mostrerà un elenco di titoli per i quali potrai effettuare direttamente l ordine cliccando semplicemente sul carrello situato sulla destra del testo da te scelto. Fig. 28 Fig. 29 19
Una volta scelti i testi da immettere nell ordine bisogna inserirne le quantità e cliccare sul pulsante Aggiungi al carrello. (Vedi fig. 30) Inserisci qui le quantità da ordinare Fig. 30 MODALITA ORDINE Clicca su aggiungi al carrello per procedere con l ordine. Seguire poi i 4 passaggi principali visti precedentemente. Cliccando sul link Modalità Ordine accedendo dal menu in alto, compare un elenco di opzioni delle quali abbiamo parlato in precedenza, che vi permetteranno di effettuare i vostri ordini.(vedi fig. 31) Fig. 31 20
CARRELLO Per aggiungere un titolo al carrello inserisci il codice (o parte di esso) nell'apposita casella di testo nella sezione "Inserimento Veloce", inserisci la quantità richiesta e infine premere il pulsante "Aggiungi". Se il valore inserito nel campo codice fosse comune a due o più titoli, una pagina intermedia permette di scegliere quello cercato. Nella parte inferiore della pagina sono elencati gli articoli presenti nel carrello in ordine decrescente di inserimento: il più recente si trova in alto (è possibile comunque modificare il criterio di ordinamento, crescente o decrescente, agendo sui piccoli triangolini blu situati nell'intestazione di alcune colonne); per modificare la quantità di un titolo, devi agire sull'apposita casella e premere il pulsante "Salva Modifiche". Per eliminare invece un articolo dal carrello ci sono due possibilità: immettere "0" come quantità, oppure spuntare la relativa casellina; in tutti e due i casi, premere il pulsante "Salva Modifiche" per rendere effettiva la cancellazione. Al termine della compilazione dell'ordine, premi il pulsante "Chiudi Ordine" per accedere alla procedura di formalizzazione dell'ordine stesso. Sarà comunque ancora possibile aggiungere, eliminare o modificare titoli dall'ordine in corso. Il pulsante "Svuota Carrello" elimina tutti i titoli inseriti nel proprio carrello attuale.(vedi fig. 32) Fig. 32 NOTA BENE: se precedentemente stavi creando un ordine ed hai deciso di non chiuderlo oppure hai avuto un crash del pc o è scaduta la sessione, puoi recuperarlo quindi accedendo direttamente alla voce di menù Carrello e cliccando sul link Recupera. (Vedi fig. 33). Clicca qui per recuperare il tuo ordine. Fig. 33 21
STORICO ORDINI Nella parte superiore della finestra è presente l'elenco degli ordini da te effettuati su Straordinario. Per visualizzare nella parte inferiore della finestra il dettaglio di ogni ordine, fai click sul numero corrispondente.(vedi fig. 34) Clicca qui per visualizzarne i dettagli nella finestra in basso. Fig. 34 PROMEMORIA Accedendo a questa voce di menù visualizzerai l elenco di quei titoli ordinati ma non evadibili al momento della confezione dell'ordine. Ricorda che preventivamente avresti dovuto cliccare nel terzo passaggio di chiusura dell ordine l opzione Desidero che straordinario mi riproponga i titoli mancanti al prossimo ordine, se così non fosse, cliccando su Promemoria visualizzerai la descrizione Non vi sono al momento promemoria attivi.(vedi fig. 35) Fig. 35 22
POSTA La voce di menù Posta, oltre a contenere la conferma dell avvenuta ricezione dell ordine permette le varie comunicazioni tra libreria e sistema straordinario con la possibilità da parte del libraio di inviare segnalazioni e suggerimenti. Funziona come un vero e proprio gestore di posta elettronica.(vedi fig. 36 e 37). Clicca su questo link per visualizzare l ordine inviato; per effettuare il download del pdf allegato... Fig. 36...clicca su questo link e Apri o Salva il documento scegliendo una delle due opzioni della finestra di dialogo che si presenta come da figura. Fig. 37 23
I TUOI DATI Cliccando il link I tuoi dati visualizzerai una pagina contenete una form all interno della quale potrai modificare la tua password ed il tuo indirizzo e-mail. Digitare la nuova password Riscrivere la nuova password Cliccare su questo pulsante per inviare la modifica dei dati. LISTINO La voce di menù Listino consente di accedere ad una pagina mediante la quale è possibile prelevare un file (nei tre formati.csv,.xml e Excel) contenente l elenco dei titoli distribuiti da Straordinario. 24
E possibile modificare la posizione dei sette campi disponibili all interno del file esportato, per adattarla alle proprie esigenze. AIUTO In questa voce di menù è previsto un piccolo help on-line che potrai consultare in qualunque pagina del portale straordinario. 25