Portali Intranet per la Pubblica Amministrazione

www.microsoft.com/italy/pa/ Portali Intranet per la Pubblica Amministrazione Gennaio 2005 White Paper

INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE... 4 IL PUNTO DI VISTA DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 4 Una possibile definizione di intranet... 5 Macro funzioni... 5 COMPONENTI DI UNA INTRANET... 6 L AMBIENTE SERVER... 6 Autenticazione degli utenti... 7 Personalizzazione... 7 Integrazione delle applicazioni... 7 Flusso di lavoro... 8 Aggregazione dei contenuti... 8 Ricerca... 8 Collaborazione... 10 Gestione dei contenuti Web... 11 Gestione dei documenti... 12 Flusso di pubblicazione... 13 Strumenti di analisi e generazione di rapporti... 14 Architettura... 14 Infrastruttura di rendering... 14 Ambiente di sviluppo comune... 14 L AMBIENTE CLIENT... 15 Client leggeri... 15 Rich client... 15 Gli utenti mobili... 15 POSSIBILI SCENARI... 17 Intranet collaborative pensate per team/progetti... 17 Intranet istituzionali... 17 Intranet operative... 18 VANTAGGI DI UNA INTRANET... 19 ESEMPI APPLICATIVI... 21 PROVINCIA DI RAVENNA... 22 LA NUOVA SOLUZIONE... 22 L organizzazione delle informazioni e documenti... 24 I siti dipartimentali... 24 I siti personali... 25 I client... 25 La creazione di applicazioni... 26 Conclusioni... 27 SMART CLIENT CON OFFICE SYSTEM PER GLI INFORMATION WORKER DELL EDILIZIA... 28 Infrastruttura tecnologica... 28 Servizi remoti fruibili tramite i Web Services STR... 30 Gestione dell offerta... 31 Brogliaccio delle misure... 31 Scenari di integrazione orizzontale: collaborazione sulla stesura di un preventivo da postazioni remote... 33 Scenari di integrazione verticale: da un preventivo tecnico a un preventivo integrato... 34 ESEMPIO DI APPLICAZIONI... 35 Camere di commercio... 35 Pubbliche amministrazioni... 35 Caratteristiche del modello... 35 Gestione della progettazione di opere pubbliche... 35 APPLICAZIONI IN AMBITO SANITARIO... 36 2

Nuovi strumenti per la sanità: i Tablet PC... 36 Microsoft InfoPath e lo standard XML per la Sanità... 36 LA GESTIONE DEI PROGETTI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 38 INTRODUZIONE... 38 Un Caso tipo... 38 I PROBLEMI... 39 LA SOLUZIONE MICROSOFT OFFICE SYSTEM PER LA GESTIONE INTEGRATA DEI PROGETTI... 40 Il modello operativo... 42 La soluzione al lavoro... 44 CONCLUSIONI... 51 L ARCHITETTURA MICROSOFT... 53 ARCHITETTURA FUNZIONALE... 53 La gestione documentale... 53 Il portale... 53 Il content management... 54 La messaggistica... 54 L ambiente collaborativo... 54 La gestione del Workflow... 54 Indicizzazione... 56 Web server... 56 Firma digitale... 56 I PRINCIPALI PRODOTTI SERVER... 57 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003... 57 Microsoft Content Management Server 2002... 57 Microsoft BizTalk Server... 57 Microsoft SQL Server 2000... 57 Microsoft Office Project Server 2003... 58 Microsoft Office Live Communications Server 2003... 58 Microsoft Windows Server 2003... 58 Windows SharePoint Services... 58 I PRINCIPALI PRODOTTI CLIENT... 59 Microsoft Office 2003... 59 Word 2003... 60 Excel 2003... 60 Outlook 2003... 60 PowerPoint 2003... 60 Access 2003... 60 FrontPage 2003... 60 OneNote 2003... 61 Publisher 2003... 61 Project 2003... 61 Visio 2003... 61 InfoPath 2003... 61 APPROFONDIMENTI... 62 SMART CLIENT... 62 Smart client: accesso ovunque e in qualsiasi momento... 62 Servizi Web XML... 62 Office 2003 e tecnologie Smart client... 62 Smart document... 63 Sviluppo e distribuzione di soluzioni smart client... 63 Conclusione... 63 INFORMAZIONI SUGLI SMART DOCUMENT... 64 OFFICE 2003 E MOBILE DEVICE... 64 3

INTRANET PER LA PUBBICA AMMINISTRAZIONE di Giancarlo Butti L'obiettivo di questa pubblicazione è di descrivere alcuni esempi applicativi delle intranet nella Pubblica Amministrazione. Questa pubblicazione è strettamente collegata a PORTALI PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, della quale riprende in parte i contenuti. La definizione di intranet o di portale interno alla Pubblica Amministrazione possono di fatto coincidere. Medesimi sono quindi gli strumenti che concorrono alla realizzazione di una intranet o di un portale interno. Maggiore enfasi in questa pubblicazione verrà dedicata alle postazioni client in quanto la intranet non viene vista unicamente come portale al quale accedere per recuperare informazioni, ma come ambiente unificato di lavoro per i knowledge worker della Pubblica Amministrazione. Il punto di vista della Pubblica Amministrazione Con il processo di modernizzazione in atto, la Pubblica Amministrazione ha la grande opportunità di migliorare la qualità del servizio pubblico e aumentare la fiducia dei cittadini nelle istituzioni. Le organizzazioni che pongono l utente al centro dei loro interessi sono quelle che ottengono i migliori successi, sia nel settore privato sia in quello pubblico. Si tratta di istituzioni in grado di fornire un migliore accesso ai servizi, aumentare il volume dei servizi offerti e ridurre il tempo dedicato dai dipendenti ad attività non focalizzate sugli utenti. Riconoscendo l oggettiva difficoltà per una stessa persona di seguire tutto l'iter di una pratica o di un servizio pubblico, le amministrazioni focalizzate sul cittadino combinano tecnologie di CRM (Citizen Relationship Management, gestione delle relazioni con i cittadini), Workflow e tecnologie Internet per trasformare i dipendenti pubblici in veri e propri "knowledge worker", cioè operatori in grado di padroneggiare e gestire con efficienza l'intero patrimonio di informazioni e conoscenze dell'amministrazione pubblica. I dipendenti devono essere in grado di utilizzare strumenti di gestione delle informazioni, comprendere le situazioni contingenti di un caso specifico, conoscere le leggi e i regolamenti pertinenti ed essere in grado di affrontare ogni caso con competenza per prendere le decisioni più giuste. Ciò implica che devono avere accesso simultaneo alle informazioni dalle proprie scrivanie elettroniche, in modo da garantire un approccio uniforme alle pratiche, tempi di risposta brevi e alleggerimento degli aspetti burocratici. I knowledge worker devono poter lavorare in team e muoversi con la massima agilità fra molteplici documenti e database in una grande varietà di sistemi back-end. La varietà delle reti è una caratteristica del tradizionale approccio verticale degli enti pubblici che ha dato vita a singoli servizi e sistemi non integrati. Le soluzioni intranet rientrano tipicamente nella categoria degli Enterprise Information Portal (EIP) e spesso incorporano strumenti di Knowledge Management, di collaborazione tra i dipendenti e gestione documentale. Per assicurare gli standard di efficienza, economicità di gestione e potenziamento dell infrastruttura, realizzando un contesto orientato alla condivisione delle informazioni e dei servizi, gli Enti devono dotarsi di una rete intranet evoluta, per favorire il lavoro 4

cooperativo tra i dipendenti in modo integrato con le logiche di portale e trasparente rispetto ai processi amministrativi. Il personale, identificato tramite carta elettronica, deve disporre di una piattaforma evoluta per accedere alle applicazioni del dominio come il protocollo informatico, condividere le informazioni, apporre ai documenti la firma digitale, ottimizzare la gestione degli iter procedurali con metodologie di workflow e di project management e fruire di formazione personalizzata online (e-learning). Una possibile definizione di intranet La definizione di intranet non è univoca, ma può essere agevolmente interpretata come un insieme di : Informazioni; Applicazioni; Servizi; Documenti; Collegamento con applicativi mediante: Link; Incapsulamento; Integrazione. Ogni elemento delle intranet deve essere accessibile in modalità Web all'interno di una organizzazione. L ingresso nella intranet avviene normalmente dalla rete locale, o comunque su una rete privata e protetta, anche di tipo geografico o mediante VPN. L accesso può avvenire da postazioni fisse o mobili, in modalità sincrona o asincrona. Macro funzioni Una possibile classificazione delle macrofunzioni di una intranet è quella individuata dall Osservatorio permanente sulle Intranet in Italia. L Osservatorio individua le seguenti aree funzionali: publishing: funzionalità per la pubblicazione di contenuti; comunicazione monodirezionale di contenuti verso gli utenti della intranet; document management; gestione dei documenti (conoscenza esplicita) con funzionalità di archiviazione, indicizzazione, versioning, history, ricerca; community; strumenti per l interazione fra gli utenti sia di tipo sincrono (chat, istant messaging) sia asincrono (forum, mailing list ecc.); collaborative work; strumenti per la collaborazione (groupware, e-rooms, videoconferenze ecc.); legacy integration; strumenti per l integrazione con le applicazioni dell ente pubblico indipendentemente dalla loro architettura; self service; funzioni per erogare servizi interattivi agli utenti della intranet in genere attraverso Web form. 5

COMPONENTI DI UNA INTRANET Come riporta la definizione riportata al paragrafo precedente una intranet è rivolta al personale interno dell organizzazione dove l intranet è implementata. Si tratta quindi di una tipologia di utenti ben definita e anche ben nota. Sono conosciute le utenze, ma anche gli strumenti che gli utenti hanno a disposizione. E anzi possibile stabilire quali strumenti questi utenti debbano utilizzare dalla propria postazione per lo svolgimento del lavoro e per l accesso alla intranet. L ambiente intranet è quindi caratterizzato da una serie di componenti server, ma anche da altrettanti componenti client. La ripartizione fra le componenti elaborative lato server e lato client ha subito nel tempo diverse evoluzioni e alterne fortune. Dall ambiente basato su host centrale e terminale stupidi si è successivamente passati all informatica distribuita, con potenza di calcolo sempre più decentrata sui client. Si è tornati successivamente a proporre l ambiente con un elaboratore che centralizzasse le attività e client più o meno leggeri, il cui compito era solo quello di fungere da interfaccia verso le applicazioni centralizzate. L elaborazione centralizzata offre numerosi vantaggi, quali per esempio un maggior controllo sull accesso alle informazioni, maggior sicurezza nelle attività di backup e ripristino dei dati, interventi limitati dal punto di vista sia degli amministratori del sistema sia dell assistenza tecnica. Una intranet accessibile mediante un semplice browser è quanto di meglio esemplifica questo concetto. Nonostante questi innegabili vantaggi l esigenza di elaborazione individuale, autonoma, non formalizzata, tipica degli information worker ripropone la necessità di una capacità di elaborazione decentrata. La intranet ideale si pone quindi come un insieme di componenti server, dove viene concentrata la capacità elaborativa e le informazioni condivise, e un insieme di componenti client con capacità elaborativa autonoma e dotati di strumenti applicativi che permettano all utente di svolgere il proprio lavoro anche sconessi dalla intranet (e quindi anche in situazioni che richiedono la mobilità). L ambiente server Nell'esaminare la struttura di una intranet, è fondamentale comprendere la gamma delle caratteristiche operative necessarie per soddisfare tutti i potenziali requisiti della intranet stessa. Questo consente di definire le esigenze tecniche attuali e quelle che potranno presentarsi in futuro, evidenziando dove risiedano le maggiori sfide. Un esame dei principali scenari di implementazione delle intranet mostra che le funzionalità più comunemente richieste possono essere suddivise nelle seguenti categorie: Autenticazione degli utenti; Personalizzazione; Integrazione e aggregazione delle applicazioni; Flusso di lavoro; Ricerca; Collaborazione; Gestione dei contenuti Web; Gestione dei documenti; Flusso di pubblicazione; Strumenti di analisi; 6

Queste funzionalità e le loro implicazioni tecniche sono illustrate di seguito. Sebbene non tutte le intranet richiedano la totalità delle funzionalità sopra indicate, è possibile che, in una intranet, siano tutte necessarie, in varie combinazioni e in momenti diversi, per rispondere alle esigenze dell'amministrazione. Autenticazione degli utenti Per definizione, le intranet propongono contenuti e funzionalità adattati a misura dei singoli utenti. Il primo passo consiste nell'identificare gli utenti che accedono alla intranet. L'autenticazione degli utenti può avvenire tramite ID utente e password protetti. Per i servizi di tipo dispositivo o per l accesso a particolari categorie di dati è utile ricorrere a sistemi di autenticazione forte, basati per esempio sull utilizzo di smart card. Se i diversi sistemi combinati nell'ambito della intranet richiedono ciascuno una autenticazione autonoma, può risultare compromessa l effettiva fruibilità. L'elemento chiave per mantenere l'utilizzabilità di una intranet consiste nel richiedere agli utenti di autenticarsi una volta sola, ovvero al momento dell'accesso alla intranet o al sistema, per poi accedere a tutti i contenuti e a tutte le funzionalità offerte dalla intranet senza ulteriori autenticazioni. Questa procedura, nota come Single Sign-On (SSO), richiede l'utilizzo o l'integrazione, da parte dei diversi componenti aggregati sulla intranet, dello stesso schema di autenticazione di rete. Personalizzazione Personalizzazione è un termine generico, utilizzato per descrivere il processo tramite il quale contenuti diversi possono essere presentati agli utenti in base alla loro identità, al ruolo organizzativo svolto e persino secondo la modalità di interazione con la intranet scelta. La personalizzazione di una intranet può avvenire tramite due modalità essenziali: Presentazione delle informazioni. Gli utenti possono personalizzare parti specifiche dell'interfaccia utente, per esempio quali informazioni visualizzare e dove, scegliendo layout diversi, selezionando i servizi e i sistemi back-end da visualizzare e così via. Contenuti e funzionalità. I contenuti visualizzati da un utente sono spesso il risultato della combinazione tra le sue preferenze e le scelte effettuate automaticamente dall'applicazione sottostante. Queste scelte di sistema si basano su regole determinate per esempio in base al profilo utente (ruolo nell amministrazione), ai servizi richiesti in passato o al comportamento di navigazione. Integrazione delle applicazioni L'integrazione delle applicazioni è la connessione di sistemi distinti tramite condivisione dei dati e transazioni automatizzate. Sebbene l'implementazione di una intranet non richieda necessariamente l'integrazione diretta tra queste applicazioni, è probabile che sia almeno necessaria la loro comunicazione con la intranet (per la presentazione di dati e funzionalità), che rappresenta l interfaccia in cui convergono più applicazioni o che funge da fonte di contenuti. L'integrazione basata sui dati mira al loro trasferimento tra diversi sistemi non orientati alla produzione o da sistemi di produzione a data warehouse per l'analisi, slegati dalla produzione,. L'integrazione basata sulle transazioni mira, invece, a trasferire i dati di produzione tra sistemi di produzione diversi, per esempio tra un sistema di approvvigionamento e un sistema di fatturazione. Questo tipo di transazione evidenzia l'importanza della trasformazione e dell'integrità dei dati, nonché delle transazioni distribuite. 7

Di nuovo, una struttura comune aiuta a semplificare il problema. Le tecnologie SSO, per esempio, possono facilitare l'impostazione dell'accesso a diverse origini di dati e applicazioni. Se il profilo di un utente non consente l'accesso a dati specifici, la intranet impedirà l'accesso all'utente in questione. Flusso di lavoro Le applicazioni che consentono la gestione dei flussi di lavoro, ai livelli più elevati sono definite Workflow Management System (WfMS). Difficilmente sono integrate all interno di una intranet, ma la affiancano in quanto costituiscono lo strumento privilegiato per la gestione degli eventi che precedono la predisposizione dei contenuti che viene pubblicata sulla intranet o viceversa che deriva dall interazione dell utente con la intranet. Il modello ideale di un WfMS è composto di tre aree funzionali: progettazione, per la definizione dei processi e di tutti gli elementi utili al loro svolgimento; run-time, per l esecuzione dei processi, sequenziando le attività, in base a quanto definito nell area di progettazione; interfaccia, per l interazione con gli utenti e le applicazioni che intervengono nel processo. Il modello di riferimento comprende una serie di componenti, in grado di interagire fra loro mediante apposite interfacce. I componenti svolgono le seguenti funzioni: definizione dei processi; amministrazione e monitoraggio; motore di Workflow; applicazioni clienti; applicazioni esterne; interfaccia con altri WfMS. Aggregazione dei contenuti L'aggregazione dei contenuti si basa sul concetto chiave di un'unica operazione utile alla creazione dei contenuti da riutilizzare in seguito in differenti posizioni. L'aggregazione dei contenuti coinvolge la raccolta dei contenuti stessi da origini diversificate e la loro visualizzazione nell'ambito di un'unica interfaccia, ovvero la intranet. Tramite l'utilizzo delle funzionalità di aggregazione, una intranet può presentare una visualizzazione unificata di contenuti potenzialmente appartenenti a soggetti diversi, derivanti da posizioni diverse o che risiedano su sistemi differenti. L'aggregazione dei contenuti può essere ottenuta utilizzando le tecnologie di gestione dei contenuti. Poiché le stesse intranet richiedono notevoli funzionalità di gestione dei contenuti, come illustrato di seguito, la centralizzazione in base a un unico sistema di gestione dei contenuti rappresenta un vantaggio, anche se i contenuti stessi si trovano su database e server differenti. Ricerca La funzione di ricerca è uno degli elementi fondamentali di qualsiasi sistema di gestione delle informazioni, sia esso dedicato alla gestione di informazioni strutturate sia non strutturate (documenti). 8

È infatti l'elemento che consente a ogni utente di reperire esattamente ciò che cercano, indipendentemente dal fatto che la risorsa sia classificata o meno in modo intuitivo all'interno della struttura di navigazione della intranet. La struttura di navigazione più semplice è quella che consente ricerche a testo libero in un insieme di documenti, siano essi pagine Web o altri contenuti. La ricerca delle informazioni può essere attiva o passiva (o se si preferisce pull o push). Nel primo caso è l utente che chiede al sistema il recupero, secondo una serie di preferenza, delle informazioni desiderate. Nel secondo caso è il sistema che propone all utente le informazioni che maggiormente lo interessano, in base a profili di ricerca precedentemente definiti. L utente trova quindi sul proprio desktop le informazioni che servono al suo lavoro e che sono costantemente aggiornate dal sistema. La funzionalità di ricerca deve anche essere compatibile con i profili utente e le impostazioni di protezione, in modo che gli utenti visualizzino solo i risultati relativi alle risorse cui hanno accesso. I metodi di ricerca utilizzati sono diversi, in funzione del tipo di informazione. In un database tradizionale, la ricerca avviene in genere mediante l uso di chiavi, cioè di una serie di campi, definiti in fase di costruzione del database stesso. Le modalità di ricerca comprendono in genere la possibilità di combinare logicamente più chiavi. Questo tipo di approccio, utilizzato principalmente per database di dati, può essere utilizzato anche per informazioni di tipo non strutturato, alle quali si è abbinato un corrispondente indice strutturato. Per esempio, un database documentale permette di associare un profilo di dati strutturati a un documento. Perfettamente idonea alla ricerca di informazioni strutturate, questa soluzione ha invece dei grossi limiti nel caso delle informazioni non strutturate: è possibile ricercare solo tramite criteri che siano stati predefiniti, e questo sicuramente non copre l intero contenuto informativo di un documento. Per questo motivo, relativamente a informazioni non strutturate e in particolare ai documenti, è stata introdotta la ricerca full-text. Questa permette di individuare un testo all interno di qualsiasi documento. La ricerca full-text può in genere avvenire anche per termini simili per significato o per assonanza. Gli strumenti più sofisticati sono in grado di eseguire ricerche utilizzando delle intere frasi, delle quali interpretano il significato, e presentano come risultato della ricerca documenti che hanno effettiva attinenza al testo cercato. Questo concetto può essere chiarito con un esempio: una ricerca che contenga la parola pesca potrebbe portare all individuazione di documenti che contengono riferimenti all attività di pesca o alla pesca come frutto; una ricerca intelligente è in grado di distinguere che cosa cercare a partire dal contesto. Molto spesso chi esegue una ricerca full-text ottiene come risultato un lungo elenco di documenti, la maggior parte dei quali poco significativi. Fra le funzioni più apprezzate di un motore di ricerca vi è la visualizzazione dei risultati evidenziando il grado di corrispondenza fra quanto cercato e i documenti trovati, attraverso l assegnazione di un peso a ciascuno di essi. 9

In alcuni casi, oltre ai risultati della ricerca vengono presentate automaticamente anche una serie di informazioni non strettamente attinenti, ma comunque correlate a quelle cercate. I motori di ricerca full-text utilizzano anch essi degli operatori logici per affinare la ricerca. È così possibile ricercare un documento che contenga una certa parola, ma non un altra (OR), ovvero entrambe (AND) o che non contenga una certa parola (NOT), o ancora che contenga due parole, ma solo se queste non siano distanti fra loro nel testo (NEAR). Anche la ricerca full-text ha dei grossi limiti. Solo alcuni motori particolarmente sofisticati sono in grado di effettuare ricerche veramente intelligenti, distinguendo dal contesto che cosa si sta effettivamente cercando. Una ricerca troppo generica può portare come risultato a elenco lunghissimo di documenti, come è ben evidente quando si utilizza un motore di ricerca su Internet. Le tecniche per effettuare la ricerca sono diverse. Dal semplice raffronto fra il termine cercato con il testo presente nei documenti a sofisticate tecniche basate sull uso di reti neurali, pattern recognition, logica fuzzy, analisi semantica, calcolo delle probabilità ecc. Diversa è anche la modalità di valutazione della rilevanza di un certo documento rispetto al termine cercato. Un altro tipo di soluzione è quella di categorizzare le informazioni strutturate, permettendo quindi un percorso di avvicinamento al risultato mediante passi successivi. L impegno richiesto per organizzare informazioni di questo tipo è notevole, ed è per questo motivo che sono state realizzate delle applicazioni in grado di svolgere automaticamente l opera di categorizzazione delle informazioni. I documenti non sono l unico tipo di informazione non strutturata sui quali è possibile compiere attività di ricerca. Vi sono immagini, clip audio, clip video. Anche in questo caso il tipo di approccio è duplice. La soluzione tradizionale si basa sull uso di database strutturati che permettono di profilare questa tipologia di oggetti (la ricerca avviene quindi mediante parole chiave basate sul testo), mentre le soluzioni più avanzate consentono di effettuare delle ricerche utilizzando come chiavi di ricerca gli oggetti stessi (per esempio la ricerca di un impronta digitale). L introduzione di metalinguaggi come XML ha portato notevoli evoluzioni. Questo linguaggio consente, infatti, di categorizzare i contenuti di un documento, scomponendolo in singole entità che possono facilmente essere oggetto di ricerca. Collaborazione La collaborazione è un'altra categoria associata alle intranet ricca di funzionalità. Alcune attività di ufficio prevedono il coinvolgimento contemporaneo di più operatori, fra i quali esistono relazioni di vario tipo (gruppi paritetici, gruppi gerarchici ecc.) Per esempio, la redazione di una relazione può coinvolgere diverse persone: un operatore realizza una testo, un secondo un immagine, un terzo un grafico in Excel. Tutte queste componenti, prima di essere inserite nel documento finale, possono seguire un iter che prevede realizzazione, verifica e approvazione. Questa relazione, a sua volta, può essere rivista più volte prima del rilascio della versione definitiva. Vi è quindi la necessità di un continuo trasferimento di informazioni tra i vari partecipanti al processo, oltre che uno scambio di file. 10

Su questi file alcuni operatori potranno svolgere operazioni di editing, altri solo di visualizzazione, altri potranno inserire delle annotazioni ecc. Processi di questo tipo sono poco strutturati e possono essere eseguiti anche una sola volta o occasionalmente. In questi casi la gestione del flusso di lavoro può avvalersi dei servizi resi disponibili dagli ambienti collaborativi. Fra questi servizi risulta essenziale quello di posta elettronica, che permette lo scambio di informazioni e file. Altri servizi comunemente disponibili riguardano: cartelle condivise, dove più operatori possono depositare o consultare materiale per un attività comune; agende condivise, dove un operatore può visualizzare gli impegni degli altri e fissare un appuntamento con l operatore o gli operatori desiderati non appena si presenti l opportunità; gestione delle risorse comuni, come per esempio una sala riunioni o un proiettore, di cui è possibile verificare la disponibilità; gestione delle discussioni, alle quali possono partecipare contemporaneamente più operatori; form personalizzabili con cui indirizzare informazioni e documenti fra i vari operatori, consentendo la gestione di processi strutturati; strumenti di personalizzazione e sviluppo per la realizzazioni di vere e proprie applicazioni; siti dedicati a progetti specifici; comunicazione in tempo reale (chat); sondaggi; sottoscrizioni e avvisi personalizzabili. Le funzionalità di collaborazione consentono di lavorare insieme in modo sincrono e asincrono. Gestione dei contenuti Web Per gestione dei contenuti Web si intende la capacità di archiviare, gestire e creare riferimenti incrociati tra documenti di tutti i tipi. Come tale, la gestione dei contenuti è un aspetto essenziale dei portali basati sui dati. La gestione dei contenuti Web (denominata anche Web Content Management o WCM) si fonda sulla capacità di creare, memorizzare, gestire e pubblicare contenuti sul Web. I contenuti Web possono includere pagine HTML, pagine ASP, immagini, clip audio, file XML, testo normale ed elementi multimediali, ma anche altri contenuti complementari, quali fogli di stile e metadati. Malgrado la tradizionale funzione di aggregazione delle intranet, la capacità di creare e gestire contenuti Web unici all'interno della intranet è considerata sempre più essenziale. Un sito intranet aziendale, per esempio, fornisce accesso ai sistemi aziendali, ma può anche sfruttare funzioni di gestione dei contenuti Web per consentire al gruppo delle Risorse Umane la pubblicazione di resoconti relativi a novità interne all'amministrazione. Il sistema WCM può essere utilizzato anche per raccogliere in un ampia sezione del portale intranet la rassegna stampa. Uno dei servizi chiave forniti da WCM è rappresentato dalla possibilità per i dipendenti delle amministrazioni pubbliche di controllare direttamente i propri contenuti. Un sofisticato sistema di gestione dei contenuti solleva cioè gli amministratori Web dalla pubblicazione 11

quotidiana dei contenuti sul portale. Gli utenti, invece, sono in grado di operare all'interno del sistema WCM per gestire direttamente la creazione diretta di contenuti, l'approvazione e la pubblicazione di attività. Di conseguenza, un robusto sistema WCM, strettamente integrato con gli altri componenti della intranet (autenticazione utenti, personalizzazione e ricerca), può aggiungere un notevole valore allo sviluppo di una intranet. Gestione dei documenti La maggior parte delle informazioni disponibili all interno di una intranet è rappresentata dai documenti. E infatti di fondamentale importanza che la intranet disponga contemporaneamente sia delle funzioni utili per la gestione di contenuti che sono tradotti in pagine Web, sia delle funzioni per la gestione di contenuti mantenuti nel loro formato originale. Se la intranet è utilizzata all interno di un amministrazione, la quasi totalità delle informazioni saranno organizzate sotto forma di documenti. Un aspetto particolarmente importante è il fatto che lo stessa intranet possa costituire uno strumento di lavoro per i dipendenti dell amministrazione e al tempo stesso un punto di accesso ai medesimi contenuti da parte di cittadini e imprese, senza che le informazioni, organizzate nei documenti siano estrapolate e riorganizzate per la pubblicazione. Le funzioni di gestione documentale sono utilizzate principalmente da chi usa la intranet come strumento di lavoro, per creare e organizzare le informazioni. Le principali funzioni relative alla gestione dei documenti sono descritte nel seguito. Gestione dei formati documenti Devono essere gestiti documenti di qualsiasi tipo, permettendo la visualizzazione (tramite l applicazione con cui sono stati creati, grazie a viewer o applicazioni di altro alternative) di ogni formato di documento. In alternativa deve essere in grado di effettuare una conversione in tempo reale del contenuto del documento in un formato consultabile da un browser. Gestione delle versioni La gestione delle versioni permette di avere sempre sotto controllo la situazione di un documento e la certezza di lavorare sull ultima versione disponibile. Possibilmente devono essere conservate le diverse versioni di un documento. Gestione della storia La storia di un documento deve comprendere la registrazione delle varie operazioni compiute sullo stesso dal momento della sua creazione fino alla sua eliminazione dall archivio. La storia deve riguardare le operazioni compiute sulle singole versione del documento di cui si conservi copia. Gestione degli allegati Deve essere possibile collegare i documenti fra di loro sia tramite strutture logiche sia allegando differenti documenti a un file principale. La funzione deve essere ricorsiva. Gestione dei componenti Deve essere possibile gestire documenti composti, cioè documenti le cui parti siano costituite da altri documenti. 12

Comparazione Deve essere possibile effettuare una comparazione fra diverse versioni di un documento o anche fra documenti diversi. Organizzazione e ricerca La ricerca di un documento deve poter avvenire attraverso criteri diversi: una serie di campi chiave, che identificano per esempio, il nome, l autore, la versione, la data di creazione ecc.; una ricerca full-text, con l uso di sinonimi, per prossimità, e con combinazioni logiche di vari elementi; la consultazione di percorsi logici basati su collegamenti fra documenti; un organizzazione logica, a cartelle, che rispecchi la tradizionale logica manuale, ma nella quale un documento può appartenere a più cartelle logiche senza essere duplicato. Non necessariamente tutte le modalità di ricerca devono essere rese disponibili a tutti gli utenti. Diversa è, infatti, l esigenza di chi accede alla intranet unicamente per reperire un informazione che può essere contenuta anche all interno di un documento, da chi accede alla intranet come strumento di lavoro e quindi produce e organizza le informazioni. Uso off line (check-in/check-out) L applicazione deve permettere la condivisione e scambio di documenti con il sistema centrale anche da postazioni non connesse. In questo caso il prelievo e restituzione (o nuova introduzione) di documenti fra l unità locale e il sistema centrale si deve avvalere di particolari funzioni (check-in/check-out) che consentano di tener traccia di questo scambio di documenti per mantenere allineate le varie versioni. Durante il periodo in cui il documento viene gestito esternamente all applicazione, lo stesso può essere solo consultato, ma non modificato. Archiviazione L applicazione deve gestire automaticamente le attività di trasferimento dei documenti non più attivi su memorie di massa near-line od off-line, secondo criteri parametrici. Uno dei criteri possibili è l assegnazione di un tempo di vita al documento in fase di creazione dello stesso. Importazione/Esportazione L applicazione deve consentire l importazione/esportazione sia di un singolo documento, sia di intere librerie di documenti, eventualmente già con un loro profilo predefinito proveniente da applicazioni precedenti. L importazione non riguarda quindi solo i documenti, ma anche eventuali database con informazioni che descrivano questi documenti. Flusso di pubblicazione Nell'ambito delle intranet, il flusso di lavoro è essenzialmente il processo che controlla le modalità di approvazione e pubblicazione dei contenuti. Il flusso di lavoro è ciò che consente ai soggetti pubblicatori di controllare i propri contenuti, in quanto limita i diritti di pubblicazione e di approvazione in base a criteri preimpostati dall amministratore del 13

sistema. Un flusso di lavoro sofisticato include funzioni di avviso per notificare al revisore successivo che il contenuto è pronto per essere esaminato, percorsi di revisione personalizzabili per consentire l'elaborazione in parallelo e livelli di revisione variabili per categorie diverse di contenuti. Il flusso di lavoro può anche essere una parte essenziale di una intranet collaborativa qualora, per esempio, uno o più soggetti debbano abbandonare un lavoro di gruppo prima che sia finalizzato. Indipendentemente dal contesto, il flusso di lavoro deve essere di facile accesso per i soggetti pubblicatori, preferibilmente tramite integrazione dei rapporti di stato e degli avvisi nell'ambito degli strumenti già utilizzati per l'esecuzione del lavoro. Deve essere anche semplice da personalizzare e da ampliare per i tecnici che progettano soluzioni compatibili con più sistemi e scenari. Strumenti di analisi e generazione di rapporti Gli strumenti di analisi on-line forniscono le informazioni necessarie a un'amministrazione per ottimizzarne l'efficacia online. I siti Web possono generare Gigabyte di dati relativi a profili utente, flussi di clic del mouse, comportamenti di navigazione o di accesso ai servizi degli utenti e prestazioni del sito. Questo immenso patrimonio di dati può essere facilmente trasformato in tendenze di navigazione approfondite, utile segmentazione dell'utenza, e in ultima analisi in un ciclo di feedback intelligente che consente alle organizzazioni di ottimizzare gli investimenti fatti sulla intranet. Molte amministrazioni lasciano che questo insieme di conoscenze vada perduto perché prive degli strumenti di analisi e di creazione di rapporti necessari all'aggregazione e all'interpretazione dei dati. Le tecniche OLAP, il Data Warehousing e le funzionalità predittive offrono mezzi potenti per analizzare rapidamente elevate quantità di dati. Gli aspetti multidimensionali delle tecniche OLAP offrono, nella generazione dei rapporti, la flessibilità necessaria ai responsabili per visualizzare i dati da ogni punto di vista, consentendo di rappresentare facilmente i dati stessi nel modo significativo. Gli strumenti di analisi e di generazione di rapporti facilitano l'assunzione di decisioni intelligenti di investimento in relazione ai contenuti e alle funzioni delle intranet. Architettura Oltre a queste funzioni di base, un approccio integrato alle intranet richiede alcuni elementi strutturali comuni. Infrastruttura di rendering L'infrastruttura di rendering è la tecnologia server cui è affidato l'assemblaggio e la rappresentazione di una pagina Web. Una moderna architettura di server applicazioni implica, nella maggioranza dei casi, che gli sviluppatori sono in grado di operare con nozioni astratte di pagine Web, senza che sia necessario scrivere codice HTML. Le intranet sono tendenzialmente costituite da vari componenti diversi combinati insieme. Di conseguenza, una buona struttura di rendering disporrà di elementi già pronti, che possano contribuire a ridurre radicalmente i tempi di sviluppo. Inoltre, poiché la struttura di rendering deve interagire con tutti gli altri componenti della intranet, come il sistema di gestione dei contenuti Web, di personalizzazione, di collaborazione, la possibilità che essi possano accedere a una tecnologia di rendering Web comune rappresenta un notevole vantaggio. Ambiente di sviluppo comune La creazione e la distribuzione di portali possono essere semplici, come nel caso dell'attivazione di un servizio di "team site" su un file server. 14

Più spesso, i portali sono progetti di sviluppo complessi, che richiedono l'integrazione di numerose tecnologie, e quindi lo sviluppo di funzionalità personalizzate basate su questa integrazione. Tale complessità è particolarmente evidente quando la linea di separazione tra portali interni ed esterni diviene indistinta e aumentano le richieste di funzionalità più sofisticate da parte dell'amministrazione. Date queste condizioni, operare non solo con un gruppo integrato di tecnologie per portali, ma anche con un unico ambiente di sviluppo compatibile con la totalità di tali tecnologie rappresenta un notevole vantaggio. Se l'ambiente di sviluppo in questione è anche di facile utilizzo, si integra direttamente con le tecnologie per i portali e sfrutta insiemi di competenze comuni. In questo modo, la procedura di sviluppo del portale può essere potenzialmente molto più rapida e meno costosa. L ambiente client Client leggeri L accesso alla intranet per definizione deve poter avvenire da un qualunque browser. Caratteristica di una intranet è infatti la presentazione di tutte le informazioni e funzioni mediante un interfaccia Web. L accesso mediante browser pressupone che nella maggior parte dei casi l elaborazione venga svolta lato server. Rich client Office 2003 rappresenta una concetto diverso di client della intranet. Office è il più diffuso ambiente di produttività individuale. La sua integrazione all interno della intranet deve quindi ritenersi del tutto naturale. L utente ha la possibilità di usufruire di tutte le funzionalità della intranet senza tuttavia modificare il proprio modo di lavorare. Con il tempo è cresciuta l integrazione di Office con l ambiente intranet. Oggi con Office 2003 l utente può operare indifferentemente gestendo documenti sulla propria postazione, su un file server o sulla intranet in modo del tutto trasparente. Office 2003 consente all utente di avere a disposizione un ambiente di produttività individuale completo e al tempo stesso condivisibile con tutti gli altri utenti della intranet. L utente può creare e gestire documenti e informazioni, tenere sotto controllo le versioni, categorizzare i documenti per una successiva archiviazione, definire i livelli di protezione dei contenuti e i diritti di accesso. Tutto questo senza modificare il proprio modo di lavorare o gli strumenti utilizzati. Gli utenti mobili In molti casi l accesso alle funzionalità della intranet non avviene da una postazione fissa. Per esigenze operative l utente deve potersi muovere liberamente. È il caso degli operatori della sanità che si recano presso i pazienti e che devono potere accedere a tutte le informazioni archiviate nei repository del sistema informativo relative sia alla situazione dello specifico paziente sia di carattere più generale (database medici ecc.). L utente, inoltre, deve poter aggiornare la cartella clinica con informazioni raccolte presso il paziente. La intranet funge da interfaccia unificata verso i diversi ambienti e le differenti applicazioni. Il client mobile per poter operare può utilizzare essenzialmente due diverse soluzioni. La prima consiste in un collegamento wireless; in questo caso il client opera come una qualunque postazione sulla rete. 15

La seconda soluzione, eventualmente integrabile alla prima, consiste nell utilizzo di uno smart client; applicazione basata su Office che consente a un client di poter operare anche in modalità sconnessa permettendo un successivo riallineamento delle informazioni presenti nei database. Questa seconda soluzione è l unica praticabile in quei casi in cui l utente mobile operi lontano dalla rete aziendale e non disponga di un collegamento esterno alla stessa, per esempio di tipo VPN. 16

POSSIBILI SCENARI Nel seguito vengono presentati alcuni possibili scenari implementativi di intranet focalizzate su obiettivi diversi. Ne vengono descritte le principali funzionalità. Intranet collaborative pensate per team/progetti Il successo di un progetto richiede la cooperazione e la costante comunicazione tra i membri del team. Lo scenario relativo alle intranet collaborative pensate per team/progetti risponde all'esigenza fondamentale dei membri di un team di progetto di condividere informazioni e idee importanti e di lavorare insieme sui documenti del progetto. Funzionalità L'implementazione di una intranet di collaborazione pensato per team/progetti richiede le seguenti funzioni: Ricerca: o Capacità di ricerca di documenti. Collaborazione: o Capacità di memorizzare documenti correnti e archiviati in una posizione accessibile a tutti; o Capacità di effettuare il check-in e il check-out dei documenti; o Capacità di classificare i documenti e di allegare metadati; o Capacità di interagire con altri knowledge worker tramite chat, posta elettronica e così via; o Capacità di effettuare sondaggi e ospitare discussioni pubbliche. Flusso di lavoro: o Capacità di inoltrare e approvare documenti. Intranet istituzionali Una intranet istituzionale offre ai dipendenti di un'organizzazione l'accesso a informazioni e applicazioni. L'obiettivo di una intranet di questo tipo è aumentare la produttività dei dipendenti e ridurre i costi operativi, offrendo accesso alle risorse che possono supportare il dipendente nell'esecuzione delle sue mansioni. Funzionalità L'implementazione di una intranet istituzionale richiede normalmente le seguenti funzionalità: Ricerca: o Classificazione globale; o Capacità di ricerca di documenti; o Capacità da parte dei dipendenti di effettuare ricerche su contenuti aggregati e creati a livello locale; o Capacità da parte dei dipendenti di classificare contenuti aggregati e creati a livello locale. Aggregazione dei contenuti: 17

o Capacità di aggregare o combinare contenuti derivanti da più origini eterogenee, interne ed esterne all'organizzazione, in un unico formato coerente; o Capacità di memorizzare i contenuti aggregati in un apposito archivio locale. Flusso di lavoro: o Capacità di inoltrare e approvare documenti; o Capacità di approvare contenuti aggregati e creati a livello locale. Gestione dei contenuti Web (pubblicazione autonoma dei contenuti da parte dei dipendenti): o Capacità per un gruppo selezionato di dipendenti di creare contenuti HTML; o Capacità per designer Web e personale IT di creare modelli per rinforzare il brand e ottenere presentazione coerenti; Strumenti di analisi: o Capacità di eseguire analisi del traffico Web; Aggregazioni dei servizi: o Componenti di integrazione predefiniti; o Capacità di scrivere nuove integrazioni; Personalizzazione: o Capacità per gli autori di personalizzare i contenuti per dipendenti specifici. Single Sign-on Intranet operative Una intranet operativa offre un'interfaccia utente Web unificata per qualsiasi numero di applicazioni back-end di tipo business-critical, generalmente soluzioni quali sistemi ERP e CRM. L'unificazione delle interfacce utente di queste applicazioni migliora notevolmente la produttività dei dipendenti che devono interagire con più componenti software. Funzionalità L'implementazione di una intranet operativa richiede normalmente le seguenti funzionalità: Aggregazioni dei servizi dell organizzazione: o Componenti di integrazione predefiniti; o Capacità di scrivere nuove integrazioni. Gestione dei contenuti Web: o Capacità di strutturare il sito e di offrire contenuti contestuali per consentire agli utenti un utilizzo più efficiente del portale. 18

VANTAGGI DI UNA INTRANET I principali vantaggi di una intranet dal punto di vista dell utente si possono riassumere in: uniformità di interfaccia; semplicità di utilizzo; tempo di apprendimento limitato; accessibilità diretta alle informazioni; condivisione delle informazioni; presenza di un ambiente collaborativo; continuità operativa con gli strumenti di produttività individuale consolidati; possibilità di accesso remoto; possibilità operativa anche in modalità sconnessa con l uso di smart client. Dal punto di vista dell amministrazione i vantaggi si possono così sintetizzare: Maggiore efficienza La possibilità di prendere decisioni in modo consapevole e una maggiore soddisfazione delle esigenze dei dipendenti sono fattori determinanti per l'efficienza di un'organizzazione. Favorendo la collaborazione nella realizzazione dei progetti, la soluzione portale Microsoft per reti intranet consente di aumentare l'efficienza grazie a funzionalità di ricerca a livello di organizzazione, l'integrazione dei processi, l'integrazione totale con Microsoft Office, la messaggistica integrata e siti self-service per i team. Migliori processi La soluzione portale Microsoft per reti intranet consente alle organizzazioni di migliorare i processi tramite strumenti di collaborazione, l'accesso rapido a informazioni dinamiche e l'integrazione completa dei processi e grazie a tecnologie quali l'accesso Web standard, l'accesso integrato alle applicazioni e procedure di approvazione sicure per i documenti. Gestione più efficace delle informazioni Procedure di collaborazione ottimizzate, l'individuazione rapida delle informazioni e l'integrazione dei dati dinamici facilitano notevolmente l'accesso, la distribuzione e la condivisione delle informazioni in tempo reale. La soluzione portale Microsoft per reti intranet consente di eseguire queste operazioni tramite funzionalità quali la categorizzazione dei documenti, i profili e la ricerca e grazie a strumenti di gestione con opzioni di sottoscrizione per ricevere notifiche automatiche relative ai nuovi aggiornamenti disponibili. Maggiore rendimento degli investimenti IT Una migliore gestione, affidabilità, protezione e formazione consentono alle amministrazioni di ottimizzare i capitale investiti nel settore IT. La soluzione portale Microsoft per reti intranet è in grado di assicurare tali vantaggi grazie all'utilizzo di interfacce per il Web, che consentono di contenere i costi riducendo i tempi di realizzazione e formazione. Una pianificazione accurata della gestione del personale, dei processi e delle tecnologie è fondamentale per ottenere i vantaggi descritti. Un'attenta pianificazione consente, infatti, di sfruttare appieno le tecnologie Microsoft per raggiungere gli obiettivi di implementazione prefissati nei tempi e costi preventivati. 19

I prodotti Microsoft, inoltre, sono progettati per consentire l'integrazione di nuovi componenti e la personalizzazione di quelli esistenti di pari passo con le esigenze dell amministrazione, offrendo in tal modo ulteriori strumenti per raggiungere gli obiettivi prefissati. 20