i Quaderni di Adiuto GUIDA ALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA cultura e tecnologia I prodotti e i marchi Adiuto sono di proprietà esclusiva di JM Consulting. Altri marchi o nomi di prodotti citati sono di proprietà delle rispettive aziende. Adiuto è un progetto via Donatori di Sangue 3-29020 Gossolengo (PC) Italy t. +39 0523 770077 - f. +39 0523 770638 info@adiuto.it - www.adiuto.it Testo pubblicato in novembre 2010. Questa pubblicazione è puramente informativa e non può essere copiata, fotocopiata, riprodotta, tradotta o ridotta né in parte né integralmente, senza la preventiva autorizzazione scritta di Jm Consulting srl Tutti i diritti riservati. per la gestione documentale
Sommario Introduzione Introduzione 3 Evoluzione della normativa 4 Il processo di Conservazione 5 La Firma Digitale 6 Documenti conservati secondo normativa 7 Il Responsabile della Conservazione 7 La conservazione sostitutiva oggi 8 Cosa serve per fare conservazione sostitutiva? 10 La procedura di conservazione sostitutiva 10 Conclusione 11 Quali documenti rientrano nella conservazione sostitutiva? Quali sono le fasi del processo? Come tradurre le indicazioni normative nella pratica quotidiana? Conservare faldoni, predisporre scaffali o intere stanze per la conservazione dei documenti cartacei è troppo spesso per le aziende un operazione complicata, onerosa e inefficiente. Pubblichiamo la Guida Adiuto alla conservazione sostitutiva per fornire risposte sintetiche e concrete ai quesiti che ricorrono più di frequente. Illustreremo il processo di conservazione sostitutiva da un punto di vista tecnico e organizzativo, le tematiche regolamentari e di gestione, gli adempimenti richiesti e chi se ne debba far carico. Scopriremo come la dematerializzazione dei documenti aumenti la sicurezza negli accessi e nell autenticità dei documenti, garantendo benefici in termini di efficienza della gestione aziendale, di rapidità nella ricerca e recupero dei dati e di risparmio di spazio. Una Guida che vuole essere uno strumento di consultazione e un vademecum per tutti coloro che con la gestione dei documenti desiderano massimizzare la propria efficienza e produttività. Daniele Mocchi Direttore Generale JM Consulting
4 Evoluzione della normativa Gli albori della normativa in materia di archiviazione sostitutiva risalgono al 1968, anno della legge che consentiva alla PA e ai privati di sostituire i documenti cartacei degli archivi con la corrispondente riproduzione fotografica anche se costituita da fotogramma negativo. Dopo questo spunto normativo pionieristico, si dovrà attendere il 1993 per la nuova norma che prevede la conservazione dei documenti su archivi ottici non riscrivibili. Ma in quegli anni la tecnologia per garantire l autenticità e l integrità del documento non è ancora disponibile. Risulta così troppo oneroso e complesso certificare la conformità all originale e rilevare eventuali manomissioni o falsificazioni. La delibera CNIPA del febbraio 2004 individuerà i criteri e le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti sui supporti digitali, affidando alla firma digitale e alla marca temporale la garanzia di una corretta conservazione in relazione a integrità, autenticità e attestazione della data. La norma ribadisce la modalità di conservazione delle due categorie di documenti - analogici e informatici - e afferma la distinzione tra analogico unico e non unico. Consente la firma di file di documenti di qualunque dimensione e ammette e regolamenta la distruzione dei documenti analogici una volta completato il processo di conservazione sostitutiva. Rende inoltre possibile l impiego di qualsiasi supporto magnetico per la conservazione dei documenti informatici e pone l accento sulla figura del Responsabile della Conservazione - ruolo che deve essere ricoperto da un componente del management. Questa figura ha il compito di attestare l aderenza del procedimento con i requisiti normativi affinchè sia gestito secondo i criteri di sicurezza, tracciabilità e leggibilità dei documenti. Nel 2005 è stato emanato il Codice dell Amministrazione Digitale (CAD), l elemento normativo più importante che coinvolge tutto il panorama della validità giuridica a pieno titolo dei documenti informatici e della loro conservazione. Nel corso del 2008 e del 2009, l Agenzia delle Entrate ha emanato delle risoluzioni in risposta a diversi interpelli, con l obiettivo di semplificare l adozione e le procedure operative legate alla conservazione. La normativa completa fornisce finalmente definizioni univoche e semplifica i procedimenti previsti, proponendo regole meno restrittive per i documenti analogici di cui esistono copie o sia possibile risalire al loro contenuto tramite scritture anche se in possesso di terzi. Tutti i documenti tipici dell azienda - fatture attive e passive, bolle di trasporto, libri contabili, cedolini paga, registri IVA, dichiarazioni fiscali e Libro Unico del Lavoro - possono essere portati in conservazione sostitutiva, lasciando all azienda la facoltà di decidere se distruggere o nemmeno produrre la copia cartacea. La normativa per i documenti fiscali DMEF 23 gennaio 2004 Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 num.11 D.Lgs. 20 febbraio 2004 num.52 Codice Amministrazione Digitale: D.Lgs. 82 marzo 2005 Circolare Agenzia delle Entrate num.45/e (ottobre 2005) Circolare Agenzia delle Entrate num.36/e (dicembre 2006) Decreto Ministero del lavoro del 9 luglio 2008 (LUL) Varie Risoluzioni da parte dell Agenzia delle Entrate nel corso del 2008 e 2009 Il processo di conservazione Le basi della conservazione Sottoscrizione elettronica Apposizione di una firma elettronica qualificata (firma digitale) basata su un certificato qualificato e prodotta attraverso un dispositivo sicuro (smart card, certificato di firma rilasciato da Certification Authority e PIN di attivazione del certificato) Marca Temporale Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale Documento statico non modificabile Documento informatico redatto in modo tale che il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione Il processo di conservazione ha lo scopo di rendere un documento non alterabile, autentico e integro nel tempo. Il volume è caratterizzato da una firma digitale apposta sui documenti conservati e da una marca temporale, un evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Si tratta di una nuova forma di data certa, che si 5
6 ottiene in modo immediato attraverso il collegamento via Internet ad una Certification Authority. Il DMEF del gennaio 2004 specifica gli obblighi da soddisfare per la conservazione dei documenti informatici e analogici: i primi devono esser documenti statici (senza macro istruzioni e codici eseguibili) con l attestazione della data, dell autenticità e dell integrità. I documenti conservati devono essere resi leggibili e disponibili, su richiesta, su supporto cartaceo o informatico, presso il luogo di conservazione delle scritture per i controlli da parte dell Agenzia Entrate e della Guardia di Finanza. Per la memorizzazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali, la conservazione è valida su qualunque supporto magnetico in grado di garantirne la leggibilità nel tempo. I termini temporali entro cui far concludere il processo di conservazione sono due: 15 giorni per le sole fatture elettroniche e almeno un anno per tutti gli altri documenti. La conservazione può essere limitata ad una o più tipologie di documenti purché venga assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per periodo di imposta. Il decreto indica che il volume prodotto dal processo di conservazione deve avere le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni e dei documenti e prevede l invio all Agenzia delle Entrate dell impronta dell intero archivio prodotto nel corso dell anno. Va anche specificato che fino a quando l Agenzia delle Entrate non avrà descritto le modalità di trasmissione e il relativo formato, le aziende non sono tenute a inviare tali dati, pur rimanendo perfettamente valide le sessioni e i volumi prodotti. La normativa fa una distinzione tra archiviazione digitale e conservazione sostitutiva: per la prima non vengono previste particolari modalità operative, per la seconda sono date indicazioni specifiche sul procedimento. L archiviazione documentale non è strettamente vincolata alla conservazione ma è propedeutica a quest ultima. La firma digitale Il meccanismo di firma si basa su un sistema di crittografia con due chiavi: una privata, la sola con cui si può codificare firmandolo il documento, e una pubblica che consente a chiunque di decodificarlo e di accertare l autenticità della firma. Con questo metodo la firma può essere verificata con successo esclusivamente con la corrispondente chiave pubblica. La sicurezza in questo caso è data dall impossibilità di ricostruire la chiave privata a partire da quella pubblica. Il documento viene chiuso in una busta nella quale viene inserita la sua impronta e il certificato con chiave pubblica. Il file a questo punto prende una diversa estensione:.p7m. Per poterlo leggere serve un programma opportuno, in grado di estrarre il file originale e di verificarne l autenticità. Quando il documento giunge al destinatario e viene aperto, viene ricalcolata l impronta e confrontata con quella compresa nella busta informatica. Se l impronta è uguale, allora il documento non ha subito alcuna modifica e può essere considerato attendibile. Viceversa, se il calcolo dell impronta genera un valore diverso dal contenuto della busta, il documento non può essere considerato attendibile e deve essere rigettato. Documenti conservati secondo normativa Per i documenti informatici la conservazione fa seguito alla loro creazione e memorizzazione su supporto digitale. Ciò comporta la successiva apposizione del riferimento temporale e della firma digitale. Per altri tipi di documenti, in prevalenza cartacei, il processo richiede un iniziale acquisizione attraverso un sistema di scanner. In questo caso il procedimento di conservazione viene avviato memorizzando le relative immagini (in formato TIFF, JPEG o PDF) direttamente su supporti digitali. La conformità rispetto al documento originale è garantita dal Responsabile della Conservazione. Soltanto i documenti analogici originali unici richiedono la presenza di un Pubblico Ufficiale che apponga la firma digitale a garanzia della conformità del documento acquisito. Per quanto riguarda l obsolescenza tecnologica, la normativa prevede una verifica di leggibilità dei supporti entro massimo 5 anni. In caso di obsolescenza del supporto o del formato del file, la normativa introduce il concetto di Riversamento, e ne individua due tipologie: Diretto, nel caso di trasferimento della sessione di conservazione da un supporto ad un altro: da CD a DVD, Blue Ray, chiavette USB o dischi esterni; Sostitutivo, nel caso si debba convertire il formato file in un altro formato più aggiornato o adeguato - da PDF a PDF/A -. In questo ultimo caso, laddove i documenti fossero firmati digitalmente all origine, è necessaria la presenza del Pubblico Ufficiale che attesti la conversione eseguita correttamente. Il responsabile della conservazione Il ruolo del Responsabile della Conservazione, previsto dalla normativa, è generalmente ricoperto dall amministratore delegato, dal responsabile dell organizzazione, dal direttore amministrativo o da una persona espressamente delegata. È possibile delegare ad una persona esterna tale ruolo, ma anche in questo caso l azienda non può ritenersi sollevata dalla responsabilità di tenuta dei propri documenti fiscali. L Agenzia delle Entrate ha più volte ribadito che la responsabilità 7
8 della conservazione dei documenti fiscali rimane sempre in capo all azienda per le controversie con le autorità di controllo. In caso di multe comminate per cattiva o mancata tenuta dei documenti fiscali l azienda, in virtù di un contratto di servizi, potrà rivalersi sul Responsabile della Conservazione esterno. Il Responsabile deve organizzare le attività legate al processo di conservazione dei documenti, pianificando tempi e modalità delle operazioni legate al processo, delegandone alcune parti a persone interne o esterne all azienda. Il Responsabile ha il compito di: selezionare il formato dei documenti che assicuri la leggibilità nel tempo degli stessi; apporre la firma digitale sull insieme dei documenti e sul file delle impronte attestando il corretto svolgimento del processo; mantenere nel tempo la validità della firma digitale posta sui documenti (e al file delle impronte) mediante il sistema della marca temporale; verificare, con cadenza non superiore ai 5 anni, l effettiva leggibilità dei supporti prodotti; provvedere al riversamento del contenuto dei supporti in caso di non leggibilità di una delle copie; redigere il Manuale della Conservazione che riporti nel dettaglio l organizzazione in azienda del processo di conservazione sostitutiva descrivendo chi fa cosa come e quando ; riportare quali documenti fiscali sono sottoposti a conservazione, con quali indici, quante copie dei volumi di conservazione sono prodotte e dove sono conservate. La conservazione sostitutiva oggi A partire dal 2004 - anno in cui per la prima volta un Decreto Ministeriale ha dato ufficialmente il via alla dematerializzazione - si sono succedute una serie di risoluzioni e pareri che hanno dato linfa ad un idea innovativa: non conservare più i documenti fiscali solamente su supporto cartaceo ma anche, ed eventualmente solo, su supporto informatico. Dal 2006 gli organi competenti lavorano per chiarire gli ultimi dubbi e lanciare il messaggio che la conservazione sostitutiva si può fare in tutta serenità grazie ad una normativa che risulta oggi essere chiara, flessibile e completa. Le aziende possono ottenere dei benefici, utilizzando questo metodo per tutti i documenti fiscali che hanno conservato per anni su carta. Il processo di conservazione di uno specifico documento fiscale si esaurisce in un tempo che è enormemente inferiore rispetto al tempo investito dal personale amministrativo per stamparlo. In più, se prima le aziende erano chiamate a rendere di- sponibili tali documenti per dieci anni, oggi possono invece renderli visibili come immagini su supporto magnetico. Tutto ciò comporta dei vantaggi in termini di costi e di spazi: i documenti possono infatti essere comodamente riposti su un piccolo e pratico server per le copie informatiche. L attuale normativa è chiara e completa e definisce che: l azienda è libera di scegliere se adottare un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali o del Libro Unico del Lavoro: ad oggi non esiste l obbligatorietà dell adozione l azienda non deve comunicare a nessuno la sua volontà di fare conservazione sostitutiva. Sarà cura dell organo di controllo procedere con accertamenti in fase di ispezione fiscale e preoccuparsi di effettuare il controllo iniziale sulla correttezza del processo. I controllori sono in azienda per fare verifiche sui dati fiscali e non sulla peculiarità del processo informatico in sé. L azienda inoltre potrebbe anche decidere, per ipotesi, di sospendere il processo di conservazione sostitutiva e tornare al supporto cartaceo l azienda non è obbligata ad estendere il processo di conservazione sostitutiva a tutti i documenti fiscali, ma può scegliere di volta in volta su quale tipologia di documenti fiscali fare conservazione. Potrebbe ad esempio iniziare con i libri giornale, inventari e registri IVA per poi passare, l anno fiscale successivo, alle fatture attive e alle fatture passive l azienda non è obbligata ad introdurre il processo di conservazione sostitutiva all inizio dell anno. Può iniziare in qualunque momento dell anno fiscale in corso, a patto che per la tipologia di documenti che sceglie di portare in sostitutiva per quell anno non vi sia soluzione di continuità per periodo di imposta. Se l azienda decide di fare conservazione delle fatture passive a giugno, non potrà tenere le fatture da gennaio a maggio su carta e quelle da giugno a dicembre in volumi o supporti magnetici. Tutte queste fatture dovranno essere su carta o in volumi di sostitutiva. Dovrà perciò acquisire e trasformare in immagini le fatture passive da gennaio a maggio, portarle in conservazione sostitutiva o poi procedere regolarmente da giugno in poi con la produzione dei volumi dal giugno 2009 tutti i documenti fiscali sono equiparati dal punto di vista dei tempi di conservazione. Restano escluse le sole fatture elettroniche che ad oggi sono adottate dall 1% delle aziende italiane, specificamente nelle grandi organizzazioni o laddove vi sia interscambio di grandi moli di dati (GDO, farmaceutica, elettrodomestici, ecc.). Tutti i documenti (fatture analogiche in PDF comprese) possono essere portati in conservazione sostitutiva entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi, come 9
10 cita la normativa. Diverso il discorso per il Libro Unico del Lavoro: in questo caso il termine per portare in conservazione il singolo LUL prodotto è il 15 del mese successivo. I documenti su cui si può fare conservazione sostitutiva: Libro giornale Libro inventari Fatture attive e passive Mastri contabili Scritture ausiliarie di magazzino Registri IVA DDT e Bolle di accompagnamento (escluso DAA e DAS) F24 e F23 Libro Unico del Lavoro Cosa serve per fare conservazione sostitutiva? L azienda che decide di adottare un processo di conservazione, dovrà: identificare e nominare il Responsabile della Conservazione redigere il Manuale della Conservazione acquisire una smart card o una chiave USB contenente il certificato di firma digitale del Responsabile. Tale smart card o chiave USB con certificato, possono essere acquistate presso un qualunque ente certificato in Italia acquisire un applicazione di semplice utilizzo e conforme alla normativa acquistare un lotto di marche temporali da un ente certificato e abilitato a rilasciare tali marche. Queste sono una sorta di data certa informatica che garantisce inequivocabilmente quando sia stato creato il volume di conservazione creare uno spazio su dischi magnetici o magneto-ottici dove archiviare le sessioni di dati La procedura di conservazione sostitutiva Le applicazioni per la conservazione sostitutiva devono essere intuitive e conformi alla normativa. La produzione di un volume di conservazione deve essere semplice, guidata e garantire la completezza della sessione. Questo senza obbligare l utente a studiare e conoscere i requisiti normativi: è il software che effettuerà tutti i controlli necessari a garantire la corrispondenza del volume prodotto con la normativa vigente. Un software di conservazione sostitutiva deve: selezionare i documenti da portare in conservazione per categorie di appartenenza (Fatture attive, Fatture passive, Registri IVA, Libri Giornale, ecc.) estrarre i documenti e i relativi indici (alcuni di questi espressamente richiesti dalla normativa) effettuare controlli in relazione a: - mancanza di valori negli indici (la mancanza di un indice richiesto dalla normativa potrebbe creare difficoltà in fase di verifica da parte delle autorità) - rilevare eventuali buchi di numerazione o numerazione doppia, per quelle categorie di documenti che lo prevedono (Fatture clienti e fornitori) riepilogare il totale dei documenti che si stanno portando in conservazione, al fine di operare ulteriori controlli visivi permettere l inserimento di elementi informativi sulla sessione di conservazione a disposizione del Responsabile della Conservazione o dei suoi delegati (es: Descrizione volume di archiviazione, Responsabile della Conservazione in carica, Estremi del delegato, Luogo di conservazione dei supporti e così via) consentire la selezione di un percorso locale, di rete o di un supporto ottico dove depositare il risultato dell operazione apporre massivamente il riferimento temporale e la firma digitale a ciascun documento portato in conservazione produrre un evidenza informatica, chiamata File delle impronte, contenente oltre agli indici associati al documento, l impronta informatica di ogni singolo documento firmato firmare digitalmente e marcare temporalmente il File delle impronte e acquisire automaticamente la marca temporale Time Stamp Authority del cliente aggiungere alla sessione tutti gli elementi che permettano di creare un supporto ottico completamente indipendente dal computer di origine. Il supporto ottico deve essere totalmente navigabile e dovrà essere consultabile da qualsiasi computer, al fine di esibire i documenti conservati alle autorità competenti. Conclusione Abbiamo visto come la firma digitale e la conservazione sostitutiva rappresentino strumenti validi per ottenere risparmi e aumenti di efficienza in azienda a fronte di investimenti economici e procedurali contenuti. Il processo è semplice, guidato e veloce: la normativa ha risolto e superati alcuni dubbi e non è più un ostacolo all adozione di tali sistemi. In pochi minuti l azienda può oggi conservare in modalità sostitutiva documenti informatici che prima dovevano essere prodotti su carta, senza più preoccuparsi dei tempi, delle modalità di produzione e degli spazi da organizzare per la conservazione. La conservazione dei libri giornale di un intero anno si risolve realisticamente nella produzione di un volume in una tempistica vicina ai dieci minuti: la stessa procedura fatta su carta occupa probabilmente la giornata lavorativa di una o più persone. Perciò l adozione di un sistema di conservazione sostitutiva porta l azienda a risparmiare in termini di tempo e di investimento economico fin dal primo giorno di operatività. Per questo il ROI è garantito al massimo entro un anno. 11