DOCUSOFT LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI DOCUSOFT gestisce il protocollo generale e i protocolli dipartimentali per tutti i documenti archiviati. E' inoltre in grado di gestire il protocollo anche per i fascicoli. Un documento può essere protocollato sia livello generale sia contemporaneamente da uno o più dipartimenti, ognuno dotato di un proprio numero di protocollo indipendente. La protocollazione dei documenti L autocomposizione per l acquisizione dei documenti guida l operatore durante tutte le fasi di acquisizione, protocollazione ed archiviazione. L operatore avvia l autocomposizione per l acquisizione del documento. L operatore seleziona la destinazione del documento (in entrata, in uscita, )(1). 1 La struttura delle destinazioni documento mostrata in figura è solamente un esempio. E possibile creare qualsiasi struttura si desideri.
L operatore inserisce i dati identificativi del documento (2). Da notare il campo Destinatario interno che operatore utilizza per l assegnazione del documento al destinatario finale. Il destinatario finale può essere un dipartimento, un gruppo di utenti o un singolo utente. L operatore avvia il processo di protocollazione e segnatura di protocollo. Per la segnatura di protocollo è possibile utilizzare una comune stampante di etichette o una timbratrice elettronica (attualmente sono supportate KPR PRINTAPEN 5000 e REINER JETSTAMP 791 ). Segnatura di protocollo 2 Al gruppo dei campi standard mostrati nella figura possono essere aggiunti in qualsiasi momento altri campi di qualsiasi tipo (alfanumerici, numerici, data, logici, memo).
(Esempio) (Esempio) E anche possibile creare uno o più documenti non collegati ad un immagine specifica, impegnando una serie di numeri di protocollo. In seguito l operatore potrà decidere se eseguire la scansione del documento. Questa situazione avviene quando un documento da protocollare non è immediatamente disponibile per la scansione. L operatore decide il modo con il quale acquisire i documenti. E possibile acquisire i documenti dallo scanner (sono supportati tutti gli scanner dotati di driver TWAIN), caricare documenti già esistenti in formato immagine o elettronico da una qualsiasi cartella locale o di rete oppure rinunciare all acquisizione dell immagine perché, per esempio al momento il documento cartaceo non è disponibile, mantenendo i dati precedentemente inseriti. Quest ultima modalità è utilizzabile anche per la prenotazione di uno o più numeri di protocollo. Al termine dell operazione di scansione l operatore salva il documento acquisito e può proseguire con l acquisizione e la protocollazione di un nuovo documento. I documenti sono immediatamente usufruibili dagli utenti della rete intranet ed Internet.
Operazioni opzionali Durante la fase di acquisizione il documento può essere inserito in uno o più fascicoli e/o firmato digitalmente. La finestra per la selezione del fascicolo Il menu Firma digitale
Impostazioni per la sicurezza La finestra per la firma digitale del documento La possibilità di protocollare i documenti non è prerogativa di tutti di utenti DOCUSOFT. Possono esserci utenti autorizzati a protocollare e utenti autorizzati solamente a consultare i documenti ad essi inviati. Nella sezione gestione utenti di DOCUSOFT è possibile creare e gestire: I profili utente con i relativi privilegi di operatività ed accessibilità Gli utenti. Ad un profilo utente possono essere associati tutti gli utenti che si desiderano. I dipartimenti di cui è composta la propria organizzazione L organigramma ovvero il grafico che descrive sinteticamente le funzioni e i rapporti gerarchici esistenti nell'ambito della struttura organizzativa 9 La rubrica utilizzabile per l'invio della posta elettronica direttamente da DOCUSOFT. La rubrica può essere importata da fonti dati esterne. E inoltre possibile: Inserire i dati identificativi della propria organizzazione utilizzabili, per esempio, per l intestazione delle stampe prodotte da DOCUSOFT Definire le proprietà e i numeri di partenza per il protocollo generale, i protocolli dipartimentali e il protocollo fascicoli Controllare in qualsiasi momento quali utenti sono connessi all archivio corrente
Sezione Profili utente Sezione Utenti
Sezione Organigramma Sezione Rubrica
Proprietà Profilo utente Operatività Proprietà Profilo utente Accessibilità
Proprietà Utente Proprietà Contatto