L azione organizzativa come leva per raggiungere gli obiettivi della digitalizzazione della PA Il Percorso intrapreso dalla Regione Emilia-Romagna Grazia Cesari Evento organizzato in collaborazione con Bologna, 01 luglio 2014
Organizzazione e servizi IT Giunta: Gabinetto del Presidente, 10 Direzioni Generali, 4 Agenzie, 1 Istituto Assemblea Legislativa: Gabinetto del Presidente, 1 Direzione Generale Direzione Generale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica Servizio Sistema Informativo-Informatico regionale (SIIR) eroga servizi IT: Utenti interni : 4292 (account attivi) Utenti extranet: 9740 (account attivi) Caselle di posta elettronica: 5397 di cui 220 PEC Postazioni di lavoro : 4987 Numero sedi collegate in rete: 66 Portali web: 19 Catalogo servi IT: pubblicati circa 100 servizi Data Center interno (300 mq, tier 3, 372 sistemi virtuali, 169 sistemi fisici, 140 TB di storage) Personale interno: 55 persone
Gestione della spesa IT all interno della Regione Strutture che non gestiscono spesa IT, non hanno uno staff informatico interno, ricorrono ai servizi erogati da SIIR Gabinetto del Presidente della Giunta Risorse finanziarie e patrimonio Affari istituzionali e legislativi Strutture che gestiscono spesa IT in autonomia, hanno uno staff informatico interno, ricorrono ai servizi di SIIR principalmente per le attività di esercizio e sviluppo dell infrastruttura ma ricorrono anche a servizi di mercato Agricoltura Ambiente e difesa del suolo e della costa Cultura, formazione e lavoro Organizzazione personale, sistemi informativi e telematica Sanità e politiche sociali Programmaz. territoriale e negoziata, intese. Relazioni europee e relazioni internazionali Attività produttive, commercio, turismo Reti infrastrutturali, logistica e sistemi di mobilità Assemblea Legislativa AGREA Agenzia regionale di protezione civile Agenzia sanitaria e sociale regionale IBACN Intercenter
Cronologia del percorso avviato 2007-2008: Consolidamento, razionalizzazione e centralizzazione di server e storage presso il CED 2009: Linee guida per la governance del sistema informatico regionale 2011: Avviata una gara unica per servizi di sviluppo applicazioni informatiche 2012: Definizione di un Modello organizzativo per la governance dei sistemi informativi regionali 2013: Attuazione della FASE 1 del Modello 2014: Relazione sui risultati ottenuti e passaggio a FASE 2
Perché un Modello Organizzativo? q La Governance tecnica si è rivelata debole in quanto non interviene sulle scelte di programmazione delle attività ICT di settore e della conseguente spesa ICT complessiva dell Ente q La spesa ICT delle Direzioni di settore e delle Agenzie non aveva evidenza come spesa ICT q Mancanza di allineamento tra crescita dei servizi prodotti dalla spesa ICT di settore e diminuzione di risorse al Servizio SIIR che invece sarebbero state necessarie per assicurare la gestione efficiente dell esercizio dei servizi IT conseguenti alle richieste dei settori q Gestione molta parcellizzata dei sistemi informativi regionali con: scarsa possibilità di implementare strategie IT condivise scelte non sempre coordinate tra loro rischi di duplicazione e sovrapposizione utilizzo non ottimizzato delle risorse umane, economiche e strumentali minore capacità di indirizzo, pianificazione e controllo saturazione delle risorse deputate alla gestione ed esercizio dell IT integrata con e tra i settori
Quale Modello Organizzativo? q i benefici già ottenuti attraverso la centralizzazione delle strutture tecnologiche suggeriscono di proseguire nel percorso di regolamentazione e centralizzazione dell ICT regionale; q la centralizzazione dei servizi, delle risorse, della spesa ICT si presenta come il modello più adatto per massimizzare i risparmi e le economie conseguibili, nonché la razionalizzazione delle architetture ICT; q il processo di centralizzazione dovrà comunque essere progressivo, per raggiungere i benefici attesi, evitando carichi di lavoro non sostenibili e cambiamenti non realizzabili nel breve termine; q a tal fine, è opportuno seguire un percorso graduale in cui i cambiamenti gestionali avvengano a fronte della crescente maturità del modello e dei processi introdotti, attraverso i necessari passaggi istituzionali e gli opportuni interventi organizzativi.
Il Modello Organizzativo individuato Individuate 3 fasi: q FASE 1 - Modello organizzativo in versione Coordinata : è prevista la centralizzazione della programmazione annuale di acquisizione di beni e servizi ICT e il monitoraggio della spesa ICT, è istituito il Piano ICT dell Ente, è costituita la Cabina di Regia ICT interdirezionale ma la definizione e la realizzazione degli interventi restano in carico alle Direzioni. q FASE 2 - Modello organizzativo in versione Autorizzativa : è prevista la centralizzazione della gestione della spesa ICT. La Cabina di Regia ICT autorizza le iniziative da inserire nel Piano ICT e la Direzione generale competente in materia di sistemi informativi diventa responsabile della gestione della spesa ICT ma la responsabilità della realizzazione degli interventi resta in carico alle Direzioni. q FASE 3 - Modello organizzativo in versione Centralizzata : si assegnano piena autonomia e risorse ad un unica struttura organizzativa che assume la responsabilità di gestire l intero ciclo di vita dei servizi ICT dell Ente, dalla loro progettazione e realizzazione, fino alla gestione.
FASE 1: Interventi realizzati q Costituzione della Cabina di regia ICT q Programmazione unitaria di acquisti di beni e servizi ICT (Delibera di Giunta) q Piano ICT dell Ente: come raccolta del fabbisogno ICT delle strutture regionali q Definizione delle metriche per il monitoraggio degli obiettivi di Fase 1 q Sviluppo di un sistema informativo a supporto della gestione e del monitoraggio del Piano ICT q Rafforzamento del servizio SIIR come unico interlocutore che dialoghi con le strutture richiedenti, individui soluzioni comuni e indirizzi verso servizi di mercato o già esistenti nel sitema regionale (es. società in house)
FASE 1: Benefici Il nuovo modello di governance ha comportato un primo cambiamento significativo, con impatto sul modo di lavorare delle risorse e sui loro comportamenti organizzativi: maggiore trasparenza per la spesa ICT dell Ente condivisione del fabbisogno delle strutture mappatura tra spesa ICT e iniziative ICT (Piano ICT) tempestività nel comunicare specifiche esigenze a carico del SIIR primi interventi di razionalizzazione, ottimizzazione e riduzione della spesa i
FASE 1: sintesi delle razionalizzazioni q Unificazione dei Sistemi dell Assemblea Legislativa con quelli della Giunta (conclusa) q Centralizzazione dell acquisto delle Banche dati (conclusa) q Federazione del Sistema Identità digitale (conclusa) q Razionalizzazione delle singole iniziative delle strutture VOLONTARIATO (conclusa) q Gestione Informatizzata dei Bandi (conclusa) q Razionalizzazione della Piattaforma SAS (conclusa) q Aggiornamento della Piattaforma di Gestione documentale (conclusa) q Centralizzazione del Budget ICT all interno dei Servizi della DG OPSIT (conclusa) q Migrazione ad OpenOffice (in corso) q Razionalizzazione dei sistemi GIS (da avviare) q Razionalizzazione dei sistemi informativi di AGREA e Direzione Generale Agricoltura (da avviare) q Razionalizzazione dei sistemi di autenticazione digitale (da avviare) Benefici prodotti dalle iniziative: q Minori spese rispetto agli esercizi precedenti quantificabili complessivamente in 390.000; q Mancati investimenti futuri quantificabili complessivamente in 2.200.000 a fronte di un costo di progetto di 220.000; q Razionalizzazione di sistemi infrastrutturali e applicativi, non direttamente quantificabili, ma che producono economie di scala sia nell esercizio, che nell investimento in competenze.
FASE 2: sperimentazione In via sperimentale, si è proceduto con l applicazione della Fase 2 per la sola Direzione Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica: tale sperimentazione ha fatto emergere diverse criticità, che inducono alcune considerazioni sull opportunità di passare alla Fase 2 così come definita ed in particolare sarebbe necessario: definire un modello organizzativo per la gestione di un budget con una responsabilità centrale, ma una gestione decentrata; dimensionare le risorse umane e le competenze di cui dotare la struttura centrale per poter essere in grado di gestire tutte le procedure di spesa; formalizzare un processo di governance strategica dell ICT che individui le priorità trasversalmente alle strutture regionali e operi scelte tra le diverse esigenze che le tutte le strutture manifestano, onde evitare rischio di conflittualità tra le strutture che manifestano il fabbisogno e tra le strutture e il SIIR; L impegno di progettazione e di attuazione non pare proporzionato alla caratteristica di transitorità della Fase2, tenendo conto anche della possibile sovrapposizione con gli interventi di adeguamento alle significative modifiche del D.Lgs. 118/2011
Proposta di revisione di Fase 2 e preparazione a Fase 3 FASE 2 - Modello organizzativo in versione Autorizzativa : è prevista la centralizzazione della gestione della spesa ICT. La Cabina di Regia ICT autorizza le iniziative da inserire nel Piano ICT e la Direzione generale competente in materia di sistemi informativi diventa responsabile della gestione della spesa ICT ma la responsabilità della realizzazione degli interventi resta in carico alle Direzioni. FASE 2 - Modello organizzativo in versione Coordinata Integrata : si proseguono le attività previste per la Fase 1, rafforzando i processi di razionalizzazione della spesa ICT e attivando le misure correttive delle criticità riscontrate in Fase 1. Si ricomprende nel perimetro di osservazione della spesa ICT anche quella veicolata attraverso gli accordi di servizio/intese/convenzioni che le Direzioni stipulano con le società in house/partecipate. Si predispone il modello organizzativo e funzionale atto a supportare la piena realizzazione della Fase 3.
FINE Grazia Cesari Responsabile Servizio Sistema Informativo-Informatico regionale gcesari@regione.emilia-romagna.it