Microsoft Access Maschere Anno formativo: 2007-2008 Formatore: Ferretto Massimo Mail: Skype to: ferretto.massimo65 Profile msn: massimoferretto@hotmail.com "Un giorno le macchine riusciranno a risolvere tutti i problemi, ma mai nessuna di esse potrà porne uno." Albert Einstein
Maschere In visualizzazione foglio dati: È necessario spostarsi tra i campi come in un foglio di lavoro tipico di un foglio elettronico (Excel ecc.) 2
Maschere Le maschere: una finestra progettata e realizzata in modo che i record siano mostrati con più chiarezza rispetto alla loro visualizzazione da foglio dati Per aiutare l utente a lavorare in un modo più agevole 3
Maschere Le maschere: utili anche per motivi di riservatezza In visualizzazione foglio dati: l utente potrebbe vedere tutte i dati memorizzate, comprese quelle riservate Creando una maschere, invece, si possono stabilire i campi da visualizzare (per esempio, Nome, Cognome) e quelli da escludere (per esempio, Stipendio) 4
Maschere Le maschere: si possono avere campi ripresi direttamente da altre Per esempio: In una tabella di studenti, ogni record potrebbe contenere il codice della città di residenza invece del nome completo Questo codice potrebbe essere un campo chiave di una tabella che contiene i nome delle città In visualizzazione foglio dati della tabelle di studenti, si vedrebbe il codice della città Creando un apposita maschera, si può affiancare al campo codice della città il suo nome 5
Aprire una maschera Aprire il database che contiene la maschere All interno della finestra di lavoro del database, fare clic sul pulsante Maschere. Nel riquadro sulla destra verranno visualizzate le maschere disponibile nel database Fare doppi clic sull icona con il nome della maschere con la quale si intende lavorare. 6
Creare una maschera Manualmente dall utente La creazione manuale di una maschere è indicata come visualizzazione struttura Automaticamente dal programma Access Punto di partenza: scegliere qual è la tabella cui associare la maschere 7
Creare una maschera Creazione automatica: tramite Creazione guidata maschere Fare clic sul pulsante Maschere Fare doppio clic sull icona Crea una maschera mediante una creazione guidata 8
Creare una maschere Viene visualizzata la finestra Creazione guidata maschere Si tratta di scegliere tra le varie proposte in una serie di finestre mostrate in sequenze 9
Creare una maschera La finestra include i pulsanti: Avanti: per confermare le scelte e passare alla finestra successiva Indietro: per intervenire sulle scelte già fatte e passare alla finestra precedente Annulla: per rinunciare all operazione e uscire dalla creazione guidata Fine: per completare immediatamente la creazione guidata in atto, accettando tutte le scelte predefinite dal programma 10
Creare una maschera Prima finestra: indicare la tabella alla quale associare la maschere Vengono elencate tutte quelle che fanno parte del database, insieme con le query (le interrogazione: li vedremo più in avanti) Fare clic qui per visualizzare le tabelle/query 11
Creare una maschera Dopo aver scelto la tabella, in basso viene visualizzato l elenco di campi Pulsante >: portare il campo selezionato nella maschere Pulsante >>: portare tutti i campi della tabella nella maschera 12
Creare una maschera Pulsante <: portare il campo selezionato fuori dalla maschere Pulsante <<: portare tutti i campi fuori dalla maschera 13
Creare una maschera Fare clic sul pulsante Avanti Viene visualizzata la finestra successiva, nella quale scegliere il layout (formato) della maschere A colonne Tabulare Foglio dati Giustificato 14
Creare una maschera A colonne: riporta tutti i campi in colonna, con accanto la descrizione 15
Tabulare: Creare una maschera 16
Creare una maschera Foglio dati: crea una finestra identica a quella del foglio dati (ma può essere modificata) 17
Creare una maschera Giustificato: i campi vengono mostrati in una sequenza a partire da sinistra verso destra (continuando sulla riga successiva) 18
Creare una maschera Fare clic sul pulsante Avanti Si arriva nella finestra dove impostare lo stile grafico dello sfondo e dei tipi di caratteri da utilizzare 19
Creare una maschera Fare clic sul pulsante Avanti Appare l ultima finestra di dialogo della creazione guidata Scrivere nella casella di testo il alto il titolo della maschere 20
Creare una maschera Scegliere di aprire la maschere per poter lavorare immediatamente nei dati della tabella oppure aprirla in modalità modifica struttura (permette di intervenire per modificarne l aspetto creato automaticamente dal programma) Poi, fare clic sul pulsante Fine 21
Navigare tra i record Aprire la maschere Per navigare in avanti oppure all indietro, in ogni maschere il programma visualizza un apposita barra di navigazione 22
Navigare tra i record Aprire la maschere Per navigare in avanti oppure all indietro, in ogni maschere il programma visualizza un apposita barra di navigazione 23
Chiudere una maschera Usando il pulsante Chiudi 24
Cancellare una maschera Nella finestra di lavoro del database, fare clic sull icona che rappresenta la maschera Premere il tasto Canc oppure fare clic con il tasto destro sull icona, e scegliere la voce Elimina nel menu contestuale oppure fare clic su Modifica, poi Elimina oppure fare clic sul pulsante Elimina nella finestra di lavoro del database Scegliere Sì nella finestra che appare per cancellare la maschere definitivamente 25
Inserire record Una maschera può essere sfruttata non solo per vedere dati ma anche per immettere nuovi record, per modificarli o per cancellarli (come in visualizzazione foglio dati) 26
Inserire record Per inserire un nuovo record: Fare clic sul pulsante Nuovo record 27
Inserire/modificare record Dopo aver aggiunto il valore in un certo campo, per portarsi in quello successivo: Premere il tasto Invio Premere Premere il tabulatore Per spostarsi al campo precedente: Premere Premere il tasto Shift con il tasto tabulatore 28
Inserire/modificare record Campo del tipo Testo, Numerico, Data: scrivere direttamente nella casella Campo del tipo Sì/No: la maschera lo presenta come una casella di selezione fare clic per attivarla o disattivarla 29
Cancellare record 1. Visualizzare il record per cancellare 2. Fare clic su Modifica nella Barra dei menu 3. Fare clic sulla voce Elimina record e si aprirà una finestra di dialogo con la richiesta della conferma della cancellazione 4. Fare clic sul pulsante Sì 30
Cancellare record Oppure: Fare clic sulla barra verticale sulla sinistra della maschere Premere Canc (viene visualizzata la finestra di conferma della cancellazione) 31
Microsoft Access Query
Query Per estrarre informazioni da un database si utilizzano delle query Query: procedure di interrogazione Si può creare più query per ogni tabella 33
Query Occorre avere chiaro: Qual è l obiettivo per il quale creare la query Da quale tabella si desiderano le informazioni Quali campi del record è utile visualizzare Se ci sono tabelle, correlate a quella principale, da cui leggere dati In quale ordine devono essere poste le informazioni Quali sono i criteri di selezione da applicare 34
Query Il risultato di una query viene chiamato RecordSet Un RecordSet non è una tabella, ma una particolare vista di una porzione dei dati in essa contenuti Una query può offrire risultati desunti da più tabelle in relazione tra loro 35
Creare una query Fare clic sul pulsante Query nella finestra di lavoro del database 36
Creare una query Con la creazione guidata: Fare clic su Crea una query mediante creazione guidata Viene visualizzata la finestra: 37
Creare una query Scegliere la tabella/query si intendono prendere i dati da selezionare Scegliere quali campi di questa tabella si desidera visualizzare (come per le maschere) 38
Creare una query Premere il pulsante Avanti Viene visualizzata la finestra in cui è possibile dare un nome alla query Premere il pulsante Fine per completarla 39
Creare una query Una può essere creata anche in modalità struttura ed essere derivata da due o più tabelle Fare doppio clic sull icona Crea una query in visualizzazione struttura nella finestra di lavoro del database 40
Creare una query Viene visualizzato la finestra di dialogo Mostra tabella (e la finestra Query di selezione) 2. Scegliere le tabelle che faranno parte della query Come? Fare clic sul nome della tabella, poi fare clic sul pulsante Aggiungi 41
Creare una query I risultati (RecordSet) delle query create precedentemente possono essere usati in una nuova query Per scegliere una RecordSet, fare clic sulla linguetta Query (o Entrambe), e scegliere la query appropriata (facendo clic su suo nome e poi sul pulsante Aggiungi) 42
Creare una query Fare clic sul pulsante Chiudi Vengono visualizzati nella finestra Query di selezione le tabelle scelte 43
Creare una query Portare il puntatore sulla riga del primo campo che si desidera inserire nella query in una delle tabelle visualizzate in alto nella finestra Premere il tasto sinistro del mouse Trascinare il campo fino a farlo arrivare sopra una delle colonne nella parte bassa della finestra di dialogo, nella quale è visualizzata la struttura della query sotto forma di una tabelle 44
Creare una query Rilasciare il tasto sinistro e il il campo apparirà nella colonna 45
Creare una query Ripetere la sequenze delle tre operazioni precedenti (drag and drop) per ognuno degli altri campi da inserire nella query Chiudere la creazione della query, facendo clic sul pulsante di chiusura (con X) Confermare la chiusura, facendo clic sul pulsante Sì nella finestra che appare Usare la finestra Salva con nome, che viene visualizzata, per salvare la query 46
Creare una query Per visualizzare la finestra Mostra tabella, dopo la sua chiusura, fare clic su: Query, nella Barra dei menu Poi, Mostra tabella Oppure sul pulsante Mostra tabella 47
Criteri Per impostare un criterio di selezione ad un campo: Fare clic sulla casella Criteri del campo Scrivere il criterio - per esempio: >30 Not Rossi >=18 And <=30 Like???? Or Verdi >#1/1/97# = Sì (campo del tipo Sì/No) 48
Criteri Se i criteri di selezione vengono inseriti su uno stesso rigo per più campi, il programma esegue un AND tra i criteri Se invece i criteri sono posti su righe diverse, il programma esegue un OR, selezionando i record che ne soddisfano uno 49
Criteri Per restituire il numero di matricola e il cognome degli studenti che: Hanno un numero di matricola superiore rispetto a 123 Oppure hanno un numero di matricola inferiore o uguale a 567 e hanno un cognome con cinque carattere 50
Confronti Una carattere o una stringa è scritta tra le virgolette Per esempio: M, Torino Nei casi in cui le virgolette non sono incluse, Access le aggiunge Una data deve essere scritta tra # Per esempio: #12/8/2002# 51
Confronti Per esempio: < G rispetto l attributo Cognome Trovare tutti i record che hanno un cognome che inizia con una lettera tra A e F Per esempio: > Ma rispetto l attributo Nome Trovare tutti i record che hanno un nome che inizia con Mb fino a Zz 52
Confronti Per esempio: <#30/8/2002# rispetto l attributo Data di nascita Trovare tutti i record che hanno come valore del attributo Data di nascita una data prima del 30 Agosto 2002 53
Operatori utilizzabili Confronti 54
Mostrare/nascondere campi Fare clic sulla casella di selezione Mostra nella colonna del campo per mostrare/nascondere il campo Mostrare: Nascondere: Utile quando si vuole utilizzare un criteri che riferisce ad un campo, ma non si vuole visualizzare il campo nel risultato 55
Eseguire una query Fare clic sul nome (o sull icona) della query che si intende lanciare in esecuzione Fare clic sul pulsante Apri Il programma Access eseguirà la query Oppure: Fare doppio clic sul nome o sull icona della query 56
Eseguire una query Oppure, in visualizzazione struttura: Fare clic sul pulsante Esegui nella Barra degli strumenti Oppure fare clic sul pulsante Visualizza Per tornare alla visualizzazione struttura, fare clic sul pulsante Visualizza una seconda volta (quando ha la forma ) 57
Eseguire una query Il risultato che si ottiene è la produzione di un foglio di lavoro con i record che soddisfano i criteri di scelta imposti dall utente 58
Cancellare una query Nella finestra di lavoro del database: Fare clic sul nome o sull icona della query per cancellare Premere il tasto Canc Oppure fare clic con il tasto destro del mouse sulla query, e poi scegliere Elimina Oppure fare clic sul pulsante Elimina Oppure fare clic sulla voce Modifica nella Barra dei menu, poi fare clic su Elimina 59
Ordinare dati Per ordinare dati in un query (in visualizzazione struttura): Fare clic sulla casella Ordinamento nella colonna che contiene il campo per ordinare Scegliere Crescente o Decrescente 60
Ordinare dati I record sono raggruppati secondo l ordine dei campi del query Per esempio (I): 61
Ordinare dati I record sono raggruppati secondo l ordine dei campi del query Per esempio (II): 62
Campi calcolati Campo calcolato: un campo virtuale nel risultato di un query Il valore è un funzione di un o più campi nella tabella del query Per esempio: combinare Nome e Cognome in un campo 63
Campi calcolati In visualizzazione struttura di un query 1. Fare clic con il tasto destro nella riga Campo di una colonna 2. Fare clic su Zoom nel menu contestuale 3. Scrivere nella finestra Zoom: Stud: Nome & Cognome 4. Fare clic sul pulsante OK 64
Campi calcolati La visualizzazione foglio dati del query: 65
Campi calcolati Si può scrivere: Stud: Nome & & Cognome In visualizzazione foglio dati: 66
Campi calcolati E' possibile in una query raggruppare per nome tutti i fornitori o clienti e calcolare la somma degli ordini di ogni cliente o fornitore. In visualizzazione struttura clicchiamo su simbolo di sommatoria sulla barra degli strumenti e nella riga formula sotto il campo clienti selezioniamo Raggruppamento, sotto il campo vendite selezioniamo Somma. 67
Campi calcolati Quando eseguiamo la query notiamo che i clienti sono stati raggruppati con il loro totale corrispettivo vendite 68
Query di comando Query di creazione tabella Questo tipo di query crea una nuova tabella con dati provenienti da una tabella esistente o da una query. Un esempio pratico può essere quello di avere dei dati di una tabella con tutti gli iscritti di una gara sportiva (che possono essere migliaia) di creare una nuova tabella dove poter inserire gli iscritti solo di una determinata età. 69
Query di comando Facciamo clic su query e poi su nuovo e scegliamo visualizzazione struttura, selezioniamo la tabella dove dobbiamo attingere i dati e clicchiamo su aggiungi e poi su chiudi. Aggiungiamo i campi desiderati sulla griglia di disegno e nella riga criteri sotto il campo età digitiamo Between 40 And 50 70
Query di aggiornamento Con questa query è possibile aggiornare dei valori di dati di una tabella esistente, come per esempio un aumento di listino prezzi. Facciamo clic su query e poi su nuovo e scegliamo visualizzazione struttura, selezioniamo la tabella dove dobbiamo aggiornare i dati e clicchiamo su aggiungi e poi su chiudi. 71
Quesry di aggiornamento Selezioniamo il campo da inserire nella griglia di disegno, clicchiamo sul menu Query e scegliamo query di aggiornamento, nella griglia di disegno viene aggiunta la riga Aggiorna a scriviamo [Prezzo Unitario] * 1,05 (1,05 per aumento del 5% - 1,10 per aumento del 10%). Salviamo la query dandogli il nome aumento del 5% e chiudiamo. Clicchiamo due volte sulla query aumento del 5% e vediamo che nella tabella prezzi i prezzi sono aumentati del 5% 72