Guida rapida al Corso di Informatica III Versione 1.01 per Microsoft Access 2003 2006 J.M. Ivo Klaver
PREMESSA Struttura del corso: Parte A - come costruire un database per raccogliere i dati significativi di una pubblicazione Parte B - come scrivere una stringa contenente un formato prestabilito per la compilazione di una bibliografia Parte C - come convertire i dati raccolti in un database in una pagina di un documento di testo Il corso si basa su MS ACCESS 2003 e MS WORD 2003 Si consiglia vivamente di consultare i manuali di MS Word e MS Access per i concetti di base di questi programmi
In una bibliografia raccogliamo informazioni relative a pubblicazioni. Ad esempio: Tipologia I un libro: - nome dell autore - titolo dell opera - luogo di pubblicazione - anno di pubblicazione - casa editrice Tipologia II un articolo in una rivista: - nome dell autore - titolo dell opera - luogo di pubblicazione - anno di pubblicazione - casa editrice - nome della rivista in cui è pubblicato - numero della rivista - numerazione delle pagine dell articolo ovviamente si possono ipotizzare altre tipologie di pubblicazioni, e.g. un capitolo di un libro, una poesia, una traduzione, una seconda edizione di un libro, un articolo di giornale, un articolo in una enciclopedia, ecc. ecc.
Esempio: Tipologia I: dati bibliografici di un LIBRO - nome dell autore George Eliot - titolo dell opera The Mill on the Floss - luogo di pubblicazione Harmondsworth - anno di pubblicazione 1989 - casa editrice Penguin Possiamo archiviare queste informazioni bibliografiche in un database.
Costruire un database - Procedura iniziale (parte A): A.1 Apriamo ACCESS
A.1 Apriamo ACCESS A.2 Creiamo un nuovo database
A.1 Apriamo ACCESS A.2 Creiamo un nuovo database A.3 Diamo un nome al database (si può usare il nome suggerito dal programma)
A.1 Apriamo ACCESS A.2 Creiamo un nuovo database A.3 Diamo un nome al database (si può usare il nome suggerito dal programma) A.4 Creiamo una tabella
A.4.1 definire i campi (fields) della tabella A.4.2 per non dover scrivere per esteso i nomi dei campi, usiamo abbreviazioni, per esempio: - nome dell autore AU - titolo dell opera TI - luogo di pubblicazione LP - anno di pubblicazione AN - casa editrice CE ovviamente, qualsiasi abbreviazione va bene A.4.3 anche se usiamo informazioni numeriche, tutti i campi vengono comunque definiti di tipo TESTO A.4.4 per il campo TI (titolo) non basta la dimensione default del campo (50) e inseriamo il valore massimo: 255
A.4.5 una volta definiti i campi, salviamo la tabella A.4.6 accettiamo il nome suggerito dal programma A.4.7 per il nostro database non serve una chiave primaria; perciò rispondiamo NO alla domanda A.4.8 chiudiamo la tabella
A.5 inserimento dei dati A.5.1 apriamo la tabella da noi definita (tabella1) A.5.2 inseriamo due records un record è l insieme dei campi compilati di una pubblicazione (una riga) per esempio: A.5.3 salviamo A.5.4 chiudiamo
A.6 creazione di una maschera A.6.1 cliccando su MASCHERA possiamo creare una schermata basata sulla nostra tabella A.6.2 per creare la maschera usiamo LA PROCEDURA GUIDATA A.6.3 selezioniamo tutti i campi A.6.4 clicchiamo AVANTI
A.6.5 in questa schermata scegliamo GIUSTIFICATO, poi clicchiamo AVANTI A.6.6 in questa schermata la scelta è a piacere (evitiamo, però, lo stile INTERNAZIONALE perché il suo font è poco leggibile), poi AVANTI A.6.7 l ultima schermata della procedura guidata ci chiede di salvare la maschera; accettiamo il nome suggerito dal programma A.6.8 chiudiamo cliccando FINE
A.7 sistemazione della maschera A.7.1 allarghiamo la finestra, trascinando con il tasto sinistro del mouse, oppure, A.7.2 ingrandendo la finestra a tutto schermo
A.7.3 con il tasto VISUALLIZZA possiamo alternare tra: (a) la schermata per l inserimento dei dati e (b) la schermata della struttura della maschera attenzione, per qualche motivo oscuro, la Microsoft ha scelto di fare l icona VISUALLIZZA in modalità STRUTTURA identica all icona del menu principale
A.7.4 in modalità struttura possiamo riorganizzare a piacere la nostra maschera A.7.4.1 per allargare la maschera, trascinare con il tasto sinistro del mouse il lato SUPERIORE della barra orizzontale A.7.4.2 cliccando su un campo possiamo spostarlo A.7.4.3 per creare un aspetto più gradevole possiamo inoltre cambiare colore, font, dimensione, o aggiungere testo; per vedere il risultato finale si clicca di nuovo su VISUALLIZZA
A.7.5 con i tasti in fondo della maschera possiamo esplorare i nostri records A.7.6 oppure aggiungerne nuovi non dimentichiamo di salvare il nostro lavoro prima di uscire dal programma!
Parte B B.1 Una bibliografia deve seguire le indicazioni fornite dalle norme redazionali (style sheet). In questa parte del corso scegliamo uno style sheet e scriviamo una stringa (espressione) di istruzioni per il nostro database per produrre il formato prescritto da questo particolare style sheet. La MHRA (Modern Humanities Research Association), per esempio, consiglia per pubblicazioni in inglese non scientifico il seguente formato per a. un libro: Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989) b. un articolo: Cannon, W. Faye, Radical Actualism, and Theory, The British Journal for the History of Science, 9 (1976), pp.104-120 Il formato consiste qui (1) in un ordine fisso delle informazioni dei vari campi: libro: autore-titolo-casa editrice-luogo di pubblicazione-anno di pubblicazione articolo: autore-titolo-nome della rivista-volume-anno-pagine e (2) in un layout applicato: virgole, virgolette, corsivi, parentesi ecc. ovviamente, alla nostra procedura può essere applicato qualsiasi style sheet in qualsiasi lingua; la scelta qui di MHRA è per puro scopo illustrativo
B.2 cominciamo con il formato MHRA di un libro B.2.1 per scrivere una stringa (espressione) che va ad agire sul contenuto del nostro database, MS Access mette a disposizione dell utente una serie di operatori. Gli operatori più importanti per il nostro progetto sono: = - visualizza testo & [nome campo] IIf(a;b;c) > - maggiore di - testo da visualizzare viene immesso tra virgolette - aggiunge componenti nella stringa - il valore (o contenuto) di un campo viene immesso tra parentesi quadre - una condizione: se a è vero, allora visualizzare b, altrimenti visualizzare c. Una condizione (IIf) segue la sintassi di parentesi e punti e virgola qui indicati >= - maggiore o uguale a attenzione: l operatore che introduce una condizione si scrive IIf. Non è chiaro perché Microsoft abbia scelto questa abbreviazione, e non un semplice If.
B.2.2 torniamo al nostro esempio di in libro in MHRA: Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989) Usando le abbreviazioni che abbiamo usato nella prima parte del corso, questo formato può adesso essere trascritto come segue: [AU]&[TI]&[CE]&[LP]&[AN] B.2.3 questa stringa riproduce però soltanto l ordine dei campi, e il risultato sarebbe così: Eliot, GeorgeThe Mill on the FlossPenguinHarmondsworth1989 B.2.4 in questa sequenza manca la punteggiatura. Siccome elementi di punteggiatura sono puro testo (che perciò va tra virgolette) per il database, possiamo emendare la nostra stringa così: [AU]&, &[TI]& (& [CE]&: &[LP]&, &[AN]&) Questa stringa si legge così: prendi il contenuto del campo AU, aggiungi una virgola e uno spazio, poi aggiungi TI seguito da uno spazio e la parentesi di apertura, poi aggiungi CE seguito da due punti e uno spazio; poi LP, una virgola e spazio, AN, parentesi di chiusura. attenzione: anche uno spazio (vuoto) per il programma è testo! Perciò viene immesso tra virgolette.
B.2.4 il risultato della nostra stringa adesso è così: Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989) B.2.5 Mancano ancora i corsivi del titolo. Purtroppo MS Access non gestisce attributi dei font. Perciò dobbiamo prevedere un simbolo che demarchi i corsivi, e che possa essere riconoscuto in MS Word come indicazione di tali corsivi. Come simbolo possiamo usare un asterisco (*). Access deve gestire tale asterisco come testo, e perciò va immesso tra virgolette. Il nostro titolo nella stringa appare così: *&[TI]&* B.2.6 Tutto la stringa è adesso: [AU]&, &*&[TI]&*& (& [CE]&: &[LP]&, &[AN]&) Oppure, in modo più elegante, combinando elementi di testo: [AU]&, *&[TI]&* (& [CE]&: &[LP]&, &[AN]&) B.2.7 Il risultato finale è: Eliot, George, *The Mill on the Floss* (Penguin: Harmondsworth, 1989) In una fase successiva possiamo dare l istruzione in MS Word di riconscere testo tra asterischi come testo in corsivo.
B.3 Torniamo al nostro database per applicare la stringa B.3.1 creiamo come indicato nella parte A un database che contiene tutti i campi necessari per libri e articoli. Perciò servono i seguenti campi: Libro: a. AU - autore b. TI - titolo c. LP - luogo di pubb. d. CE casa editrice e. AN - anno articolo: a. AU - autore b. TI - titolo c. - d. - e. AN anno f. RI nome rivista g. VOL volume h. PP - pagine
B.3.2 Dove le due tipologie (libro - articolo) hanno informazioni in comune, essi possono (devono) condividere campi. Perciò non occorre creare un campo AU per libri, e un campo AU per articoli: basta un solo campo AU. libro: a. AU - autore b. TI - titolo c. LP - luogo di pubb. d. CE casa editrice e. AN - anno articolo: a. AU - autore b. TI - titolo c. - d. - e. AN anno f. RI nome rivista g. VOL volume h. PP - pagine B.3.3 Perciò i campi da creare sono soltanto: AU, TI, LP, CE, AN, RI, VO, PP
B.3.4 La nostra maschera assume adesso il seguente aspetto: B.3.5 Inseriamo adesso le informazioni bibliografiche di un libro e di un articolo, per esempio: Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989) Cannon, W. Faye, Radical Actualism, and Theory, The British Journal for the History of Science, 9 (1976), pp.104-120
B.3.6 Per il libro non vengono compilati i campi RI, VOL, e PP, per l articolo non vengono compilati i campi LP e CE.
B.4 in modalità STRUTTURA (vedi A.7.3) possiamo adesso aggiungere un campo per la nostra stringa. B.4.1 Dalla barra degli strumenti clicchiamo l icona quadro testo : Attenzione, la barra strumenti può trovarsi in diversi posizioni dello schermo oppure, se è assente del tutto, può essere chiamata nel menu VISUALIZZA, poi barra strumenti
B.4.2 Attraverso l icona possiamo tracciare un nuovo quadro nella nostra maschera e inserire la nostra stringa, che va preceduta dall opertore =. Se viene visualizzato un messaggio di errore, vuol dire che abbiamo commesso un errore di compilazione. Conviene compilare la stringa gradualmente, e verificare se viene visualizzata correttamente in modo inserimento dei dati (vedi A.7.3). Per esempio: prima proviamo =[AU], poi =[AU]&, *, poi =[AU]&, * &[TI] ecc. ecc.
B.4.3 la maschera è adesso così, con il formato MHRA corretto per il nostro libro:
B.4.4 logicamente, però, per il nostro articolo (record 2), la stringa non può produrre il risultato desiderato:
B.5 per scrivere una stringa che produca sia il formato giusto per un libro che per un articolo, dobbiamo inserire un operatore che consente di distinguere tra le due tipologie. B.5.1 l operatore IIf può svolgere questo compito. Ricordiamo prima di tutto la sintassi: IIf(a;b;c) - se condizione a è vera (valida), allora fare b, se no, c B.5.2 visto che per il libro e l articolo non vengono compilati gli stessi campi, possiamo scrivere una condizione che differenzia le due tipologie, per esempio: se il campo [RI] è stato compilato, allora si tratta di una rivista, altrimenti si tratta di un libro tradotto in stringa: IIf([RI]>;rivista;libro) i.e. se il campo [RI] è maggiore di niente, allora si tratta di una rivista, altrimenti si tratta di un libro
B.5.3 la stringa per il libro l abbiamo già scritta, e possiamo inserire: IIf([RI]>;rivista; [AU]&, *&[TI]&* (& [CE]&: &[LP]&, &[AN]&)) B.5.4 secondo la procedura B.2 possiamo scrivere anche una stringa per un articolo. Usiamo di nuovo l asterisco per indicare i corsivi, e un altro segno (per esempio ) per le virgolette del titolo dell articolo. Cannon, W. Faye, Radical Actualism, and Theory, The British Journal for the History of Science, 9 (1976), pp.104-120 [AU]&, &[TI]&, *&[RI]&*, &[VOL]& (&[AN]&), pp. &[PP] Visto che le virgolette costituiscono un operatore all interno del programma, non possiamo scriverle come testo.
B.5.5 prima di inserire la stringa per l articolo nella condizione IIf, conviene provarla da sola nella maschera. Non dimenticare di aggiungere = alla stringa:
B.5.6 il risultato per l articolo in modilatà inserimento dati è corretto; ovviamente, adesso non funziona più per il libro:
B.5.7 l uso della stringa con IIf, però, visualizza correttamente entrambe le tipologie: =IIf([RI]>="";[AU] & ", " & [TI] & ", *" & [RI] & "*, " & [VOL] & " (" & [AN] & "), pp. " & [PP];[AU] & ", *" & [TI] & "* (" & [CE] & ": " & [LP] & ", " & [AN] & ")")
Parte C C.1 L ultimo passo della procedura è convertire le voci bibliografiche, che abbiamo creato attraverso una stringa, in una bibliografia formato TESTO in MS Word. C.1.1 per completare la procedura inseriamo prima altre due pubblicazioni nel nostro database: Lenz, Siegfried, *Der Mann im Strom* (Deutscher Taschenbuch Verlag: München, 1963) Talleyrand, Charles Maurice de, *Essai sur les avantages à retirer de colonies nouvelles dans les circonstances présentes* (Institut National: Paris, 1797)
C.1.2 possiamo ESPORTARE il nostro database in Ms Word attraverso il menu STRUMENTI, opzione COLLEGAMENTO OFFICE:
C.1.2 questo comando crea un documento RTF con i nostri dati in una tabella:
C.1.3 cancelliamo adesso tutte le colonne tranne quella creata dalla nostra stringa: NB. Selezionare e poi cancellare tutta la colonna, non soltanto il suo contenuto! attenzione: è possibile che le colonne siano poco (o non) visibili perché sovrapposte o fuori schermata. per non dover cancellare le colonne, avremmo potuto (prima di applicare le istruzioni della parte C) creare nel nostro database una seconda maschera con soltanto la finestra contenente la nostra stringa, e poi esportarla in Word.
C.1.4 a questo punto possiamo convertire la nostra tabella (o quello che ne è rimasto) in TESTO (1.); usiamo le impostazioni default che il programma ci suggerisce (2.). 1. 2.
C.1.5 Ecco la nostra pagina con la bibliografia.
C.2 La procedura finale C.2.1 prima di tutto eliminiamo il label del nostro vecchio quadro con la stringa: nel nostro esempio text16 C.2.2 poi mettiamo le voci della bibligrafia in ordine alfabetico:
C.2.3 adesso bisogna convertire il carattere in virgolette con CERCA E SOSTITUISCI:
C.2.4 per convertire il testo tra asterischi dobbiamo applicare il seguente macro: procedura: nel menu STRUMENTI creiamo un NUOVO MACRO (vuoto), poi in EDIT MACRO sostituiamo il testo del macro (copia + incolla) con il testo qui accanto il macro applica questa sequenza di comandi al testo: trova asterisco; chiudi finestra; invio; trova asterisco; invio; cursore sinistra; seleziona paragrafo; corsivi; cursore destra; cancella; seleziona paragrafo; cursore sinistra; backspace Sub italicizer() ' ' italicizer Macro ' Macro recorded 24/03/2006 by Klaver ' Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find.Text = "*".Replacement.Text = "".Forward = True.Wrap = wdfindcontinue.format = False.MatchCase = False.MatchWholeWord = False.MatchWildcards = False.MatchSoundsLike = False.MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Selection.TypeParagraph Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find.Text = "*".Replacement.Text = "".Forward = True.Wrap = wdfindcontinue.format = False.MatchCase = False.MatchWholeWord = False.MatchWildcards = False.MatchSoundsLike = False.MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Selection.TypeParagraph Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveUp Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.Font.Italic = wdtoggle Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.MoveUp Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.TypeBackspace End Sub il tasto assegnato al nostro macro è Alt + R, che viene premuto per ogni voce della bibligrafia il macro può essere scaricato da internet all indirizzo: http://www.uniurb.it/lingue/matdid/klaver/2005-06/macro.txt
C.2.5 il risultato finale: C.2.6 con un rientro miglioriamo l aspetto della bibliografia:
Fine 2006 J.M. Ivo Klaver