Gestione resi cliente. Descrizione generale della procedura. Premessa : è sconsigliato utilizzare la prassi usata nel precedente gestionale che prevedeva, a fronte di un reso, di modificare direttamente la bolla del cliente. Questa prassi nel nuovo sistema si deve usare solo quando la merce NON è uscita dal deposito e serve per adeguare la bolla alla reale merce in uscita. Quando la merce è uscita dal deposito si devono seguire le due procedure qui descritte. Ci sono due tipologie di resi : reso immediato e reso differito. Il reso immediato si usa quando la merce non è stata scaricata dal cliente, per qualsiasi motivo. Il reso pertanto è riconducibile ad una specifica bolla emessa, anzi, appena emessa. Il reso immediato storna tutta o in parte una bolla di consegna al cliente. La bolla così modificata sarà fatturata solo per la parte residua. A fronte di un reso immediato la procedura genera un documento con modello 011. Documento generato a solo scopo statistico e documentativo. Il reso differito si usa quanto il cliente chiede di rendere della merce. Merce non necessariamente riconducibile ad una specifica bolla. Il reso infatti potrebbe essere stato consegnato con più bolle, in un tempo anche abbastanza remoto. Il reso differito viene normalmente richiesto dall agente e, se approvato, la merce sarà ritirata tramite una auto-bolla prodotta da Forno d Asolo. La auto-bolla produrrà una nota di accredito che andrà a stornare la fattura complessiva di fine mese fatta al cliente. La auto-bolla è un documento cliente avente modello documento 012. In via straordinaria è possibile immettere un reso in modalità manuale; questa procedura è possibile solo per i resi differiti ed una volta immesso il reso si procede con la procedura standard sotto-descritta. La documentazione della immissione manuale del reso è descritta più avanti. Documentazione operativa per reso differito: Punto di accesso menu : [Gestione Vendite] ; [Resi da Cliente] Opzione 31 5020 - Ins. manuale reso Cliente, questa procedura si utilizza solo nel caso che la richiesta del reso non pervenga dal sistema di raccolta ordini degli agenti. Il sistema chiede il punto vendita. Il magazzino solo nel caso che all utente non sia assegnato un magazzino fisso. Viene chiesto anche il numero e la data bolla che sono da dichiarare in questa fase solo se la merce è stata consegnata con bolla del cliente. Questi riferimenti si possono modificare anche successivamente. Una volta immesso il punto vendita dare invio, il sistema presenta il tipo riga che si sta inserendo, dare invio. Presenta poi la schermata per la immissione delle righe di prodotto che devono essere resi. Usare la procedura solita per la immissione delle righe ed eventualmente la modifica. Una volta finita la immissione delle righe dare il tasto comando F03 oppure F12 (il primo presenta direttamente la testata documento, il secondo passa al riepilogo delle righe dal quale riepilogo si può fare la modifica oppure la immissione. Dalla testata documento è ancora possibile passare alle righe oppure immettere o cambiare il riferimento al numero e data DDT del cliente qualora avesse reso la merce con un proprio bollettario. Con F06 si confermano le eventuali modifiche fatte alla testata ed il sistema passa poi alla richiesta di un nuovo punto vendita sul quale fare la immissione manuale del reso. Con F03 si va a Menù. Da questo momento in poi, il trattamento del reso rientra nella procedura di reso differito come se questo fosse derivato dal sistema di raccolta ordini. Con la procedura appena descritta il sistema ha solamente immesso una auto-bolla (ovvero richiesta di reso) ancora da confermare. Opzione 31 5025 - Gest.Rich.Reso da confermare, il sistema elenca tutte le richieste di reso pervenute dagli agenti. La colonna a sinistra di ogni richiesta prevede diverse opzioni Documentazione applicativa_2 Pag. 1/7
interrogabili con?. Tra queste c è l opzione : A che mette la testata della richiesta di reso in stato da poter generare una auto-bolla. RR che rifiuta completamente la richiesta di reso Dopo aver immesso l opzione A il sistema elenca le righe presenti nella richiesta di reso. Nel campo a sx di ogni riga è possibile mettere diverse opzioni interrogabili con?. La opzione RR mette la riga nella condizione di non essere ricevuta. La opzione 02 permette di cambiare l articolo e la quantità della riga. Questa operazione non carica la merce a magazzino ma permette solo di stampare l autobolla. Opzione 31 5055 - Stampa bolle. Questa opzione permette di stampare la auto-bolla, utilizzando la solita funzione di stampa bolla. Per meglio distinguere le auto-bolle dalle bolle di vendita, è possibile stampare la bolla di reso in formato PDF immettendo 1 nel campo Stampa PDF nella schermata di stampa bolla. Opzione 31 5030 - Dichiaraz. di Ricevimento Reso : questa opzione si usa quando il materiale è stato effettivamente ricevuto. Immettendo la opzione MR il sistema conferma il ricevimento di tutte le righe presenti nella auto-bolla. Se non tutto il materiale presente nella auto-bolla è stato ricevuto oppure anche se il materiale reso non corrispondesse a quello della auto-bolla, è possibile utilizzare la opzione RI per entrare nell elenco delle righe e da lì con l opzione 02 modificarne articolo e quantità. Se una riga non viene ricevuta completamente deve essere messa in stato 90 ; è uno stato di annullamento logico, la riga non concorrerà a determinare il valore della nota di accredito. Dall elenco delle righe è possibile aggiungere anche un articolo ricevuto che non era presente in bolla. Attenzione! L aggiunta di un articolo non previsto è possibile purché non si contravvenga l iter di approvazione del reso. La opzione MR carica la merce nell area 03 - resi cliente e successivamente si dovranno effettuare le procedure per il ristoccaggio della merce affinché possa essere vista come disponibile dal processo di pianificazione ed evasione ordini. Ora la auto-bolla è pronta per produrre la nota di accredito nella fatturazione di fine mese. Proseguire quindi con la procedura presente sul menù di magazzino per il ristoccaggio dei prodotti. NOTA : La auto-bolla può essere modificata in ogni momento prima della fatturazione di fine mese. Attenzione che qualsiasi modifica di articolo e quantità avranno un effetto sull area 03, area reso da clienti e quindi ci dovrà essere una corrispondente attività di ristoccaggio. La modifica della auto-bolla si fa con la procedura di Gestione Bolle a Clienti. Il modello col quale eventualmente parzializzare la ricerca è il 012. Documentazione operativa per reso immediato: Punto di accesso menu : [Gestione Vendite] ; [Resi da Cliente] Opzione 31 5025 - Gestione Reso Immediato, il sistema chiede il viaggio oppure il vettore. Viaggio e vettore sono presenti nella stampa della bolla. Se si immette il vettore il sistema presenta i viaggi del vettore. Selezionato il viaggio, dopo il tasto invio il sistema elenca tutte le bolle del viaggio. Selezionare la bolla della quale si deve fare il reso immediato. Selezionata la bolla il sistema presenta tutte le righe della bolla. Immettere la quantità resa, il tasto comando F8 pre-carica le quantità inviate con la bolla nella colonna delle quantità rese per tutte le righe presenti in bolla. Immettere la causale di reso e, se necessario, anche l articolo. L articolo è necessario solo se l articolo reso è diverso da quello presente in bolla. In questo modo il sistema caricherà l articolo effettivo e non quello citato in bolla. Premere il tasto F06 per confermare la quantità resa. Dopo F06, il sistema genera un documento avente modello 011 che non sarà fatturato e che andrà a ridurre sulla bolla originaria del cliente gli articoli corrispondenti.proseguire quindi con la procedura presente sul menù di magazzino per il ristoccaggio dei prodotti. Documentazione applicativa_2 Pag. 2/7
Gestione comodati d'uso. Descrizione generale della procedura. Premessa : col nuovo sistema gestionale, a differenza di prima, i comodati sono gestiti a magazzino esattamente come un prodotto di vendita. E pertanto necessario disporre della giacenza di magazzino in area di stock (area 10) prima di poter procedere alla evasione. Parimenti, il rientro da comodato carica l attrezzatura in area 03 Resi da clienti e affinché possa essere reso disponibile per un ulteriore invio in comodato deve essere prima stoccato a magazzino. Esattamente come avviene per i resi di merce. E forse superfluo precisare che devono essere stoccati i comodati che effettivamente sono riutilizzabili per successivi invii. Alcuni di questi potrebbero necessitare di riparazione o addirittura essere messi a scarto. Le richieste di invio in comodato che arrivano dagli agenti caricano sostanzialmente un ordine di comodato (modello 411) con stato documento 00. Queste richieste di comodato, finché non vengono approvate, non sono visibili dalla pianificazione viaggi. L'approvazione dell'invio in comodato porta il documento in stato 10 e così l'ordine di comodato diventa visibile dal sistema di pianificazione. La NON accettazione dell'invio in comodato porta il documento in stato 95 e non sarà più visibile tra le richieste di comodato da confermare. La gestione dei comodati si basa su 4 tipi di documento : L' Ordine di comodato (modello documento 411) Il DDT di invio in comodato (modello 411) Il DDT di reso da comodato, ovvero auto-bolla (modello 412) Il DDT di vendita da comodato (modello 413) Il DDT di reso da comodato, ovvero auto-bolla, per resi a fronte di cambi gestione (modello 417) La procedura per una spedizione in comodato si può riassumere in questi passi : Inoltro richiesta di invio in comodato accettazione della richiesta in alternativa alle due attività precedenti, immissione manuale ordine di comodato pianificazione del viaggio per la consegna (come per i prodotti) conferma lista di prelievo stampa bolla di comodato consegna comodato. La procedura per un reso da comodato si può riassumere in questi passi : inoltro richiesta di reso da comodato da parte dell'agente (in alternativa, immissione manuale richiesta di reso, ad esempio per clienti direzionali) accettazione o rifiuto della richiesta di reso se accettato, stampa auto-bolla di reso da comodato conferma del rientro del comodato stoccaggio del comodato (senza questa operazione la pianificazione non vede disponibile il comodato rientrato, infatti in alcuni casi il comodato è da mandare in riparazione o da mettere a scarto) Nel caso di richiesta di reso per sostituzione o per rottura, il rimpiazzo avviene solamente a fronte di una corrispondente richiesta di invio in comodato. Escludiamo per ora automatismi perché il rimpiazzo avviene spesso con prodotti diversi da quelli che si stanno per rendere. La procedura per il trasferimento dei comodati a seguito di un subentro su un punto vendita si può riassumere in questi passi : E prima opportuno chiarire le casistiche che si verificano in questo contesto : Documentazione applicativa_2 Pag. 3/7
Subentro di un nuovo cliente di fatturazione a fronte di un punto vendita esistente Subentro di un nuovo punto vendita a fronte di un cliente di fatturazione esistente Subentro di un nuovo punto vendita a fronte di un nuovo ente di fatturazione In tutti questi casi, abbiamo comunque un punto vendita e un ente di fatturazione sul quale fare il rientro e un punto vendita e un ente di fatturazione sul quale fare l invio in comodato. I passi sono i seguenti : Immissione reso da punto vendita e cliente di fatturazione precedente. Immissione invio sul punto vendita e sul cliente di fatturazione nuovo. Il sistema effettua delle movimentazioni di magazzino contabili che non hanno nessuna implicazione nella logistica. L effetto finale sarà quello di avere una auto-bolla di reso da comodato ed una bolla di invio in comodato. Documentazione applicativa_2 Pag. 4/7
Documentazione operativa per gestione comodati : Punto di accesso menu : [Gestione Magazzino] ; [Bollettazione] ; [Bollettaz. Clienti e Depositi] ; [Comodati d'uso]. Opzione 46 2510 - Richieste Invio in Comodato. Questa procedura permette di visionare tutte le richieste di invio in comodato pervenute dagli agenti. Le opzione possibili dall elenco si possono interrogare col?. In particolare si usa : AR Accetta e passa a dett. Righe per accettare la richiesta. Il sistema passa poi alla visualizzazione del dettaglio dei comodati richiesti. Dal dettaglio dei comodati è possibile cambiare con la opzione : o 02 la riga della richiesta. Si può modificare l articolo richiesta e/o la quantità. o RR per annullare completamente quella riga di richiesta di comodato RR Rifiuta Comodato per rifiutare completamente la richiesta di invio in comodato La accettazione dell invio in comodato, per tutte o per una parte delle righe contenute nella richiesta, mette il documento in stato 10 e d ora in poi quella richiesta sarà visibile alla pianificazione degli ordini. Si può inserire manualmente un ordine di invio in comodato tramite la solita funzione di immissione ordini facendo attenzione di scegliere il modello 411. Così facendo l ordine è immediatamente visibile dalla pianificazione ordini. Questa modalità si utilizza prevalentemente per clienti direzionali o per gestire casi eccezionali di comodati che non sono pervenuti dal sistema di raccolta ordini degli agenti. Opzione 46 2515 - Richieste Reso da Comodato. Questa procedura permette di visionare tutte le richieste di reso da comodato pervenute dagli agenti. I documenti che il sistema elenca non sono altro che auto-bolle in attesa di essere confermate (modello 412). Le opzione possibili dall elenco si possono interrogare col?. In particolare si usa : SB Stampa Bolla per accettare la richiesta di reso e passare direttamente alla stampa della auto-bolla. Attenzione!! Prima di utilizzare questa opzione usare se serve le altre opzioni per modificare le righe delle richieste, come sotto descritto. 02 Gestione per modificare la richiesta di reso, ad esempio per metterla in stato 90 per il rifiuto totale del reso. RI Gestione righe per passare alle righe della richiesta di reso e modificare con la opzione 02 articolo e quantità se necessario. Attraverso la modifica della riga di richiesta di reso è possibile mettere la riga stessa in stato 90 e quindi impedire che avvenga il reso per quella riga. Una volta confermata, tutta o in parte, la richiesta di reso e dopo che si è prodotta la stampa della auto-bolla, la merce non viene caricata a magazzino finché non si fa la conferma di carico. E frequente che a fronte di una richiesta di reso le attrezzature effettivamente rese siano diverse da quelle previste nella richiesta. Esattamente ciò che può avvenire per le richieste di reso di prodotto. Opzione 46 2520 - Conferma Rientro da comodato. Questa procedura permette di confermare l effettivo rientro della attrezzatura in comodato. Le opzione possibili dall elenco si possono interrogare col?. In particolare si usa : MR Materiale Reso per confermare il rientro di tutte le righe valide presenti nella autobolla. Attenzione!! Prima di utilizzare questa opzione usare se serve le altre opzioni per modificare le righe delle richieste, come sotto descritto. 02 Gestione Documento per modificare la richiesta di reso, ad esempio per metterla in stato 90 per non confermare completamente il reso. RI Gestione righe per passare alle righe della richiesta di reso e modificare con la opzione 02 articolo e quantità se necessario. Attraverso la modifica della riga di richiesta di reso è Documentazione applicativa_2 Pag. 5/7
possibile mettere la riga stessa in stato 90 e quindi impedire che avvenga la conferma del reso per quella riga. Una volta confermato il rientro, come per i prodotti di vendita, le attrezzature vengono caricati nell area 03 Resi da Clienti e devono essere stoccate a magazzino per essere disponibili per futuri invii ai clienti. Opzione 46 2575 - Immiss. Reso C/uso da clienti. Questa procedura si utilizza per immettere manualmente reso da comodato. Seguire il flusso guidato attraverso i passi che presenta : o Immissione del punto vendita dal quale si vuole fare il rientro e premere invio. Immettere in questa schermata numero e data bolla solo nel caso che il reso avvenga con bolla del cliente, diversamente il sistema assegnerà numero e data bolla in fase di stampa. Dopo il tasto invio il sistema permette di filtrare sulle righe di comodato inviate al punto vendita. Normalmente di preme invio, il sistema non applica nessun filtro. o Immissione delle quantità rese a fianco di ogni articolo da rendere, mettere una T in fianco alla riga per interrogare i dati della testata bolla con la quale è stato consegnato a suo tempo il materiale. o Confermare con F06 le quantità immesse, il sistema passa al filtro dal quale uscire con F12. Premendo invio il sistema fa vedere le righe residue ancora da ricevere. o Presentazione della testata della auto-bolla, modificare se serve e confermare ancora con F06. o Fine del processo di immissione manuale della richiesta di reso, premere F03 per tornare a menu. A questo punto procedere con l opzione di menu 46 2525 Richieste Reso da Comodato. La funzione sopra descritta è servita solo a caricare manualmente una richiesta di reso da comodato come se fosse pervenuta dall agente. Opzione 46 2580 - Reso Comodato x Cambio Gest. Questa procedura si utilizza per far figurare il rientro di comodato a seguito di subentro nel punto vendita. Seguire il flusso guidato attraverso i passi che presenta : o Immissione del punto vendita dal quale si vuole fare il rientro e premere invio. Dopo il tasto invio il sistema permette di filtrare sulle righe di comodato inviate al punto vendita. Normalmente di preme invio, il sistema non applica nessun filtro. o Immissione delle quantità rese a fianco di ogni articolo da rendere, mettere una T in fianco alla riga per interrogare i dati della testata bolla con la quale è stato consegnato a suo tempo il materiale. o Confermare con F06 le quantità immesse, il sistema passa al filtro dal quale uscire con F12. Premendo invio il sistema fa vedere le righe residue ancora da ricevere. o Presentazione della testata della auto-bolla, modificare se serve e confermare ancora con F06. o Stampa auto-bolla di comodato, il sistema genera un PDF a prescindere dalla opzione Stampa PDF? presente nella schermata di stampa bolla. o Fine del processo di immissione di reso per cambio gestione, premere F03 per tornare a menu. Non serve eseguire nessuna procedura di allocazione del materiale per procedere alla successiva funzione di invio comodato per cambio gestione. Documentazione applicativa_2 Pag. 6/7
Opzione 46 2585 - Invio Comodato x Cambio Gest. Questa procedura si utilizza per far figurare l invio in comodato a seguito di subentro nel punto vendita. Seguire il flusso guidato attraverso i passi che presenta : o Immissione del punto vendita origine dal quale si vuole fare il rientro e premere invio. La richiesta ha lo scopo di intercettare automaticamente la auto-bolla precedentemente generata e facilitare la selezione delle attrezzature. o Immissione del punto vendita destinatario. Dopo il tasto invio il sistema permette di filtrare sulle righe di comodato rientrate dal punto vendita. Normalmente di preme invio, il sistema non applica nessun filtro. o Immissione delle quantità da inviare a fianco di ogni articolo. Normalmente tutto, ottenibile anche col tasto F15. o Confermare con F06 le quantità immesse, il sistema passa al filtro dal quale uscire con F12. Premendo invio il sistema fa vedere le righe residue ancora da ricevere. o Presentazione della testata della bolla, modificare se serve e confermare ancora con F06. o Stampa bolla di comodato, il sistema genera un PDF a prescindere dalla opzione Stampa PDF? presente nella schermata di stampa bolla. o Fine del processo di invio comodato per cambio gestione, premere F03 per tornare a menu. Documentazione applicativa_2 Pag. 7/7