CONSIGLIO NAZIONALE DEI PERITI INDUSTRIALI E DEI PERITI INDUSTRIALI LAUREATI PRESSO IL MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 00187 Roma Via di San Basilio, 72 Tel. +39 06.42.00.84 Fax +39 06.42.00.84.44/5 www.cnpi.it cnpi@cnpi.it C.F. 80191430588 Roma, 12 ottobre 2015 Prot. 4570/GG/ag Ai Signori Presidenti Collegi dei Periti Industriali e dei Periti Industriali Laureati Ai Signori Consiglieri Nazionali Al Signor Presidente EPPI Alle Organizzazioni di Categoria LORO SEDI Oggetto: Conservazione registro giornaliero protocollo informatico Come saprete, a seguito del DPCM 3 dicembre 2013 avente oggetto Regole tecniche sul protocollo informatico e del DPCM 13 novembre 2014 che stabilisce le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni; a far data dal 12 ottobre 2015 è fatto obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di conservare digitalmente il Registro giornaliero di Protocollo, trasmettendolo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l immodificabilità del contenuto. Allo scopo di ottemperare questo obbligo, di concerto con Eppi, è stata interessata la Tesip che ha curato lo sviluppo di Albo Unico affinchè implementasse una nuova funzionalità in grado di soddisfare i requisiti previsti da questa norma. Il rilascio della nuova funzionalità ci è stato confermato in data 8 ottobre, pertanto, utilizzando il modulo di Protocollo Informatico della piattaforma Albo Unico, sarà possibile, trasmettere il Registro Giornaliero del Protocollo nel formato previsto dalla vigente normative ed inviarlo al sistema di conservazione accreditato presso l Agenzia dell informazione digitale (AgID). Per ulteriori informazioni tecniche si rimanda all allegato tecnico. Il sistema di conservazione utilizzato durante la fase di test è stato il portale Docfly di Aruba, provider certificato per questo tipo di servizio e con il quale il CNPI sta predisponendo una convenzione nazionale non ancora perfezionata. Al riguardo si resta convinti che qualche ritardo nella fase di avvio del sistema non possa comportare particolari conseguenze. Cordiali saluti IL CONSIGLIERE SEGRETARIO (Giovanni Esposito) IL PRESIDENTE (Giampiero Giovannetti) All.: c.s.
ALLEGATO TECNICO Adeguamento protocollo informatico In seguito al DPCM del 13/11/2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 12/01/2015, che stabilisce le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, si sono rese necessarie alcune modifiche ed implementazioni di nuove funzionalità del modulo Protocollo Informatico. A far data dal 12/10/2015 tutti i collegi che utilizzano il modulo di Protocollo Informatico presente nella Piattaforma Albo Unico sono in grado di produrre quotidianamente un Registro Giornaliero di Protocollo in formato digitale ed inviarlo al sistema di conservazione. Struttura del Registro giornaliero di protocollo La struttura del registro, inteso come documento informatico è definita nel DPCM del 13/11/2014 Capo 2 Articolo 3 in cui viene descritto cosa è e come si forma un documento informatico: Art. 3. Formazione del documento informatico Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi. Il registro giornaliero di protocollo è un documento informatico formato seconda la modalità descritta al punto d dell articolo 3 (evidenziato in grassetto). La sua caratteristica di immodificabilità o di integrità è garantita attraverso l articolo 3 comma 6: 6. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall operazione di registrazione dell esito della medesima operazione e dall applicazione di misure per la protezione dell integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione. Le altre caratteristiche di un documento informatico sono descritte nei comma 7, 8, 9 dell articolo 3 7. Laddove non sia presente, al documento informatico immodificabile è associato un riferimento temporale. 8. L evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell allegato 2 del presente decreto in modo da assicurare l indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l interoperabilità tra sistemi informatici e la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di leggibilità. Formati diversi possono essere scelti nei casi in cui la natura del documento informatico lo richieda per un utilizzo specifico nel suo contesto tipico. 9. Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L insieme minimo dei metadati, come definiti nell allegato 5 (***) al presente decreto, è costituito da: a) l identificativo univoco e persistente;
b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l eventuale destinatario; f) l impronta del documento informatico (***) Struttura Minima del Documento Informatico come specificato nell allegato 5 (Metadati) del DPCM del 13/11/2014: La struttura rappresenta nell immagine sopra è un item XML, ogni Item ha dei campi le cui regole di compilazione sono definiti nella seguente tabella:
Produzione e trasmissione del Registro giornaliero di protocollo La struttura del Registro giornaliero di protocollo, essendo un insieme di documenti amministrativi informatici, rispetta la seguente struttura: 1. codice identificativo dell amministrazione; 2. codice identificativo dell area organizzativa omogenea; 3. data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui Articolo 18 secondo comma del presente decreto; 4. progressivo di protocollo secondo il formato specificato 5. l oggetto; 6. il mittente; 7. il destinatario o i destinatari. Il formato del file è stato scelto tra quelli previsti nell allegato 2 (Formati) del DPCM del 13/11/2014. Art. 14. Formazione dei registri e repertori informatici 2. Le pubbliche amministrazioni gestiscono registri particolari informatici, espressamente previsti da norme o regolamenti interni, generati dal concorso di più aree organizzative omogenee con le modalità previste ed espressamente descritte nel manuale di gestione, individuando un area organizzativa omogenea responsabile. Il software Albo Unico ogni giorno, in automatico, produce una file excel (uno per ogni collegio), nella struttura specificata precedentemente e lo trasmette al sistema di conservazione. Il sistema di conservazione deve essere accreditato con l Agenzia dell informazione digitale (AgID). Il sistema di conservazione utilizzato durante la fase di test è stato il portale Docfly di Aruba, provider certificato di questo tipo di servizio.