Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. - 2 -
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione) LICEO CLASSICO STATALE V. EMANUELE II JESI (AN) CORSO MATTEOTTI, 48 C.F. 82001640422 C. M. ANPC060007 Firma del responsabile della candidatura - 3 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano REGISTRO ON LINE Responsabile: Cognome:PETTA Nome: GIULIANA Telefono: 073157444 E-mail: clasjesi@tin.it Ruolo: DIRIGENTE SCOLASTICO Referente: Cognome:PIERELLA Nome: FABRIZIO Telefono: 073157444 E-mail: pierella@bo.infn.it Ruolo: Docente Durata dell intervento in mesi : 10 Periodo di realizzazione: da settembre 2008 a giugno 2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo:..6700......di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:..6700... - a carico di altre Fonti (indicare quali).. 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (POF Piano dell Offerta Formativa - ) piano di miglioramento dei servizi di comunicazione scolastici tra scuola e famiglia 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (gruppo di qualità presente all interno dell istituzione scolastica) risultati di indagini di customer satisfaction indagine realizzata da personale interno indicazioni del Consiglio di Istituto 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, in corso Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Miglioramento della strategie di comunicazione scuola famiglia e di comunicazione tra docenti Gestione multi utente del sito web scolastico Attivazione di Forum per studenti genitori docenti Pubblicazione On Line in forma protetta delle circolari di istituto 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L illustrazione del problema viene sinteticamente svolta con due real cases. Gli scenari di funzionamento efficiente e funzionamento migliorato sono gli scenari che il presente progetto vuole raggiungere. 1 Caso Reale Giovanni Rossi, padre di Mario Rossi, vuole recarsi al colloquio settimanale dell'insegnante di matematica del figlio Non sa come si chiama l'insegnante del figlio, né quale sia il suo orario di ricevimento. In uno scenario di funzionamento non pienamente efficiente dell'amministrazione - 5 -
Giovani Rossi cerca il numero di telefono della scuola e chiama, spiegando la situazione Intanto dall'altra parte (a scuola) risponde la segretaria A, che però non sa chi fa matematica nella classe di Mario Rossi, così mette in attesa al telefono il genitore Così, la segretaria A si rivolge a quella N, che conosce chi fa matematica nella classe di Mario Rossi e conosce pure (lo consulta) il suo orario di ricevimento Infine la segretaria A riferisce al genitore Questo scenario comporta: 2 telefonate 2 persone hanno dovuto interrompere il loro lavoro Tempo stimato di erogazione del servizio: minimo 5 minuti Nello scenario già ampiamente realizzato presso la presente amministrazione Giovanni Rossi si collega al sito web della scuola costantemente aggiornato, dall'orario classi risale al nome dell'insegnante di matematica del figlio e dalla news Orario di ricevimento A.S. 2008/2009 scarica il documento con gli orari di ricevimento di tutti gli insegnanti. In questo scenario di funzionamento efficiente Il personale di segreteria non ha interrotto il proprio lavoro Giovanni Rossi ha ottenuto l'informazione che voleva Tempo stimato della versione 2: 1 minuto 2 Caso Reale Giovanni Rossi, padre di Mario Rossi, vuole conoscere l'esito del compito di matematica del figlio, al quale non è possibile estorcere alcuna informazione al riguardo Mario Rossi sa che la matematica è importante, così cerca sempre di informarsi e tempestivamente sull'esito dei compiti del figlio In uno scenario di funzionamento standard dell'amministrazione Giovanni Rossi prende la macchina e si reca a scuola (malvolentieri magari, lamentando la scarsità dei parcheggi a disposizione) Giovanni Rossi si reca a colloquio con l'insegnante, interrompendo la sua attività, unicamente per conoscere l'esito di una verifica scritta In uno scenario di funzionamento migliorato dell'amministrazione e dei servizi da essa erogati Giovanni Rossi ha la possibilità di consultare via Web il sistema Registro On Line e conoscere l'esito della verifica del figlio, comodamente da casa sua o dall'ufficio, - 6 -
programmando comodamente una discussione approfondita con l'insegnante sull'andamento del profitto del figlio Il progetto Registro On Line punta su una comunicazione tempestiva attraverso il web alla famiglia dei voti conseguiti dall'alunno nel corso dell'a.s. nelle diverse discipline in maniera riservata e affidabile: la tempestività della comunicazione favorisce in larga misura il sostegno e l'efficacia del recupero di un eventuale profitto non sufficiente avvalendosi delle attività di recupero offerte dalla scuola (IDEI, sportello didattico, interventi di recupero in itinere). Il progetto si propone inoltre 1. lo snellimento e l ottimizzazione delle risorse umane in riferimento alla comunicazione scuola-famiglia; 2. lo sviluppo di software open source in generale rivolto all attività scolastica e l avvio di una community di discussione in merito; 3. l ampliamento del bacino di utenza delle nuove tecnologie e relativi know out. 4. la realizzazione di soluzioni on-line per automatizzare alcune operazioni dei docenti riguardanti il campo della didattica. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Coinvolgimento degli attori del processo (genitori, alunni, docenti) attraverso: 1. riunioni 2. sondaggio rivolto a tutti i clienti del servizio (genitori, alunni) 3. incontri di formazione sull utilizzo del software rivolto ai docenti 4. distribuzione di documentazione prodotta in merito all utilizzo della tecnologia per i tutti gli attori del processo (quindi sia per genitori studenti sia per docenti) 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): sondaggio in merito ai seguenti elementi di analisi del problema: 1. estensione del servizio in merito al numero delle discipline scolastiche coinvolte per cui il servizio è reso disponibile; 2. tipologia di comunicazione da parte dei genitori/alunni con i docenti (mail, note et cetera); 3. frequenza nei tempi di aggiornamento dei dati nel database delle valutazioni; - 7 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione anche utilizzando tecnologie 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) modifica, ampliamento e innovazione delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti - 8 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Migliorare la comunicazione scuola famiglia in termini di tempestività, agilità ed efficienza della comunicazione; Offrire alle famiglie e agli studenti un mezzo efficace e in tempo quasi reale di valutazione del profitto scolastico dello studente nelle diverse discipline; Offrire un servizio tempestivo di comunicazione di eventuali situazioni di profitto non sufficiente per poter agire attraverso opportuni strumenti di recupero (e.g. sportello didattico); Offrire un servizio tempestivo di comunicazione delle modalità e strategie di recupero di eventuali situazioni di profitto non sufficiente; Elaborare e distribuire software open source rivolto all attività scolastica; Ampliare il bacino di utenza delle nuove tecnologie e relativi know out da parte del personale insegnante. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) In relazione agli obiettivi generali cui mira globalmente il piano, il progetto si propone di erogare un servizio in grado di realizzare: 1. l inserimento delle valutazioni singole sulle prove scritte, pratiche e orali effettuate durante tutto l'anno scolastico entro e non oltre una settimana dalla riconsegna in classe allo studente della verifica corretta; 2. l inserimento di dati sulla frequenza (dati sulle assenze, giustificazioni, ritardi et cetera); 3. la consultazione di tali valutazioni da parte del genitore/studente in forma riservata e affidabile; 4. l inserimento delle proposte di voto per le valutazioni periodiche, per le valutazioni di metà quadrimestre e per gli scrutini, con gestione dei crediti formativi e degli esiti finali; 5. l invio e la lettura di comunicazioni riservate fra i docenti e i singoli genitori dei propri alunni per segnalare problemi, disagi e difficoltà; 6. l inserimento di avvisi alle classi da parte dei docenti per studenti e genitori (gite scolastiche, uscite didattiche, assegnazioni, recupero debiti, materiali didattici, ecc.), con inserimento di allegati multimediali; 7. l inserimento di ogni tipo di documenti didattici da parte dei docenti: programmazioni didattiche, piani di lavoro, relazioni finali, programmi per privatisti, recupero debiti, ecc., con inserimento di allegati e varie opzioni di visualizzazione (documenti riservati, pubblici, rivolti ai docenti, alle famiglie et cetera) 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento 1. Partecipazione al progetto di almeno l 80% dei docenti dell Istituto. 2. Realizzazione del software open source con le funzionalità richieste. 3. Autonomia da parte dei docenti di utilizzo il software in relazione agli obiettivi specifici indicati sopra. 4. Erogazione del servizio a tutte le famiglie di studenti dell Istituto e fruizione da parte di queste di tutte le potenzialità del servizio - 9 -
5. Aderenza e conformità con gli obiettivi specifici indicati sopra della pubblicazione delle valutazioni ( in particolare la frequenza settimanale di pubblicazione delle valutazioni nel sistema informatico da parte dei docenti). 6. Percentuale di Customer satisfaction del servizio superiore al 90% 7. Bassa % di reclami da parte degli utenti del servizio 8. Conformità del servizio erogato con gli obiettivi specifici delineati sopra. 9. Segnalazione di problematiche e piani di miglioramento del servizio 10. Miglioramento delle funzionalità offerte dal software 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Il prodotto finale dell intervento consiste essenzialmente: 1. nell erogazione del servizio di comunicazione scuola famiglia sopra delineato in conformità agli obiettivi specifici delineati sopra; 2. nella realizzazione di un software Open Source liberamente distribuito che si adatti alle esigenze scolastiche e che possa essere utilizzato anche in altre amministrazioni scolastiche. - 10 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1: Sondaggio di adesione da parte dei docenti al progetto Registro On Line. Partecipazione al progetto di almeno l 80% dei docenti dell Istituto. Percentuale dei docenti aderenti al progetto Fase 2: Fase operativa di realizzazione del software Open source che erogherà il servizio. La tecnologia utilizzata è scripting PHP con base di dati per le valutazioni MySQL. La elaborazione del software sarà interamente realizzata dal team di docenti interni all'istituto dello staff del progetto. Il prodotto in termini di software verrà reso disponibile come software open source di tipo scolastico. Realizzazione del software open source con le funzionalità richieste. Numero delle funzionalità implementate e realizzate nel software elaborato in relazione agli obiettivi specifici delineati sopra Fase 3: Corso di formazione sull utilizzo del software Open Source rivolto ai docenti aderenti al progetto (inclusa in questa fase anche l elaborazione e la distribuzione ai docenti aderenti al progetto di una Guida all utilizzo ) La totalità dei docenti aderenti al progetto sarà in grado autonomamente di utilizzare il software in relazione agli obiettivi specifici indicati sopra. Percentuale dei docenti in grado di utilizzare autonomamente il software in relazione agli obiettivi specifici indicati sopra. Qualora fosse necessario si provvederà con un secondo Corso di Formazione interno all Istituto. Fase 4: Comunicazione alle famiglie in forma protetta delle credenziali di accesso al sistema Registro On Line e documentazione relativa all utilizzo del sistema. Tale comunicazione prevede un tagliando di ritorno di conferma dell avvenuta ricezione delle credenziali personali di accesso al sistema Registro On Line Tutte le famiglie di studenti dell Istituto avranno ricevuto in forma protetta le credenziali di accesso Percentuale di tagliandi di ritorno ricevuti dalle famiglie che attestano la conferma dell avvenuta ricezione delle credenziali personali di accesso al sistema - 11 -
al sistema Registro On Line e documentazione relativa all utilizzo del sistema. Registro On Line. Fase 5: Erogazione del servizio I docenti dell'istituto inseriranno settimanalmente le valutazioni della loro disciplina alunno per alunno in un sistema di Registro On Line accessibile via Internet dalle famiglie e dagli studenti. Le famiglie nel corso dell'anno scolastico 2008/2009 potranno consultare via Internet in forma strettamente privata le votazioni conseguite dagli studenti sia nelle prove scritte sia nelle prove orali. L aggiornamento delle valutazioni e la trasmissione delle valutazioni al sistema Registro On Line avviene in forma telematica e cifrata. L accesso alle valutazioni da parte degli studenti o delle famiglie avviene via Internet in forma strettamente privata previa autenticazione nel sistema Registro On Line. Pubblicazione delle valutazioni con frequenza settimanale da parte di tutti i docenti aderenti al progetto. Indicatori sul grado di aggiornamento delle valutazioni nel sistema informatico 1. numero delle valutazioni pubblicate nel sistema informatico sul numero totale verifiche svolte 2. Numero di giorni che intercorrono tra la riconsegna allo studente della verifica corretta e la pubblicazione della valutazione nel sistema informatico Fase 5: Sondaggio di valutazione della qualità del servizio rivolto ai clienti (indagine di customer satisfaction) Percentuale di gradimento del servizio superiore al 90% Percentuale di gradimento del servizio da misurare con sondaggio rivolto ai clienti del servizio Fase 6: Analisi di eventuali reclami Bassa % di reclami da parte degli utenti del servizio Numero dei reclami in riferimento alla realizzazione degli obiettivi specifici delineati sopra. Percentuale di conformità - 12 -
Fase 7: segue Autovalutazione sullo stato del servizio erogato frequenza e numero delle connessioni al sistema da parte dei clienti, incidenza sull utilizzo delle strategie di recupero offerte dall Istituzione scolastica et cetera- effettuata dal gruppo Qualità operante nell Istituto. Conformità del servizio erogato con gli obiettivi specifici delineati sopra. agli obiettivi specifici valutata al termine di erogazione del servizio. Fase 8: Analisi delle possibili problematiche/piani di miglioramento del servizio erogato come da informazioni raccolte da fasi precedenti. Segnalazione di problematiche e piani di miglioramento del servizio Numero delle problematiche e dei piani di miglioramento proposti come da informazioni raccolte da fasi precedenti. Fase 9: Realizzazione dei piani di miglioramento del servizio erogato Miglioramento delle funzionalità offerte dal software - 13 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Partecipazione al progetto dei docenti Indicatore (descrizione e unità di misura) % dei docenti aderenti al progetto >80% Target Realizzazione del software open source con le funzionalità richieste. Numero delle funzionalità implementate su quelle previste in % >90% Autonomia da parte dei docenti di utilizzo il software in relazione agli obiettivi specifici indicati sopra. % di docenti autonomi nell utilizzo del software in relazione agli obiettivi specifici indicati sopra. >95% Erogazione del servizio a tutte le famiglie di studenti dell Istituto e fruizione da parte di queste di tutte le potenzialità del servizio Aderenza e conformità con gli obiettivi specifici indicati sopra della pubblicazione delle valutazioni ( in particolare la frequenza settimanale di pubblicazione delle valutazioni e delle frequenze nel sistema informatico da parte dei docenti). Customer satisfaction del servizio % di utilizzatori in almeno 5 casi del sistema di consultazione delle valutazioni numero delle valutazioni pubblicate nel sistema informatico sul numero totale verifiche svolte in % Numero di giorni che intercorrono tra la riconsegna allo studente della verifica corretta e la pubblicazione della valutazione nel sistema informatico Indicatori elaborati in fase di sondaggio >90% 100% <7 giorni nel 90% delle valutazioni pubblicate nel sistema informatico % di gradimento superiore al 90% 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 4 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigente Coordinamento Super visione Valutazione della qualità del servizio 15 giorni durante l.a.s. Personale 1. Implementazione del software 30 giorni in orario - 14 -
Docente dello staff del progetto con le funzionalità richieste 2. Elaborazione della documentazione Guida all utilizzo 3. Realizzazione del corso di formazione sull utilizzo del sistema informatico pomeridiano per ciascuno dei 4 componenti il gruppo di lavoro 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Nessun apporto di altri soggetti - 15 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non sono previste collaborazioni con eventuali partnership. Tuttavia altre amministrazioni potranno utilizzare liberamente il sistema informatico realizzato reso disponibile liberamente ad altre amministrazioni in relazione alla licenza GPL sotto cui viene rilasciato il software. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze esterne e tutte le attività inclusa l elaborazione del sistema informatico verranno gestite e realizzate dalle risorse umane interne all amministrazione scolastica. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Comunicazioni interne e meeting sullo status del progetto. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Comunicazioni interne e meeting sullo status del progetto. - 16 -
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Auditing durante l A.S. (con cadenza mensile) sugli Indicatori di realizzazione (in particolare sull Erogazione del Servizio e sull utilizzo del servizio da parte dei clienti) 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Comunicazioni interne e meeting sullo status del progetto Comunicazioni via web in forma riservata sul sito web della scuola Comunicazioni ed interventi in sede di organi collegiali Comunicazioni ed interventi in sede di revisione del POF (Collegio dei Docenti) Comunicazione ed interventi tra lo staff del progetto Registro On Line e Gruppo Qualità 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi I fattori critici di successo dell intervento sono sinteticamente Partecipazione al progetto dei docenti Fruizione da parte di tutti gli utenti/clienti (o di una larga parte, superiore comunque al 90%) di tutte le potenzialità del servizio Aderenza e conformità con gli obiettivi specifici indicati sopra della pubblicazione delle valutazioni ( in particolare la frequenza settimanale di pubblicazione delle valutazioni e delle frequenze nel sistema informatico da parte dei docenti). I problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi ineriscono in generale il coinvolgimento di tutti gli attori nel processo (docenti erogatori del servizio, genitori/studenti fruitori del servizio). Le strategie di coinvolgimento saranno articolate in incontri formativi comunicazioni e distribuzione della documentazione prodotta attività di sensibilizzazione all obiettivo che si intende realizzare easy to use del software elaborato 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Si consulti il file allegato contenente in Gannt. - 17 -