Rif sm/fb 1 Valutazione del SCI da parte del revisore Caso Elettronica Italia Soluzioni Corso di revisione aziendale anno accademico 2012-2013 Università degli Studi di Bergamo Prof.ssa Stefania Servalli
Rif sm/fb 2 Il caso che trattiamo ipotizza di dover analizzare la voce crediti verso clienti - ricavi di un azienda industriale, la società Elettronica Italia S.p.A., che costruisce e vende schede elettroniche. Siamo all inizio del nostro incarico di revisione e stiamo analizzando le voci di bilancio per capire che tipo di procedure di revisione svolgere. In particolare, stiamo analizzando:
Rif sm/fb 3 ATTIVO PATRIMONIALE C.II. Attivo circolante: 1 crediti verso clienti Saldo al 31 dicembre 2011 8.000.000 CONTO ECONOMICO A. Valore della produzione: 1 Ricavi delle vendite e delle prestazioni Saldo al 31 dicembre 2011 33.000.000
Rif sm/fb 4 Sappiamo che i principali obiettivi di revisione per le voci in essere sono: 1 Esistenza La contabilità registra tutti e solo i ricavi per vendite di merci o servizi effettivamente realizzati 2 Valutazione I crediti devono essere iscritti secondo il valore presumibile di realizzazione: il credito è incassabile interamente? Oltre a questi principali obiettivi, sarà necessario esaminare anche l accuratezza, la completezza, l ownership (proprietà) e la presentazione in bilancio.
Rif sm/fb 5 Dai colloqui preliminari effettuati con la Direzione Aziendale della Società revisionata, è emerso che la Società emette circa 8.000 fatture l anno e ha attivi circa 300 clienti. Data la numerosità di transizioni in essere, il revisore ritiene necessario avere un approccio di revisione, per le voci in questione, basate sul sistema di controllo interno. Si decide quindi di svolgere procedure di revisione di conformità per acquisire gli elementi probativi sull adeguatezza di progettazione ed efficacia di funzionamento dei sistemi contabili e di controllo interno relativamente al processo delle vendite.
Rif sm/fb 6 Alla fine della nostra verifica dovremo effettuare una valutazione del rischio di controllo interno della società Elettronica Italia S.p.A. relativamente ai singoli obiettivi di revisione sul processo delle vendite.
Che cos è il controllo interno? Rif sm/fb 7 Insieme delle procedure adottate dalla Direzione della Società al fine del raggiungimento dei seguenti obiettivi aziendali: Conformità dell attività all oggetto che l impresa si propone di conseguire e alle direttive ricevute Salvaguardia del patrimonio aziendale Attendibilità dei dati - Il controllo interno serve per la preparazione tempestiva di informazioni contabili affidabili che aiutino l efficacia e l efficienza della gestione aziendale. - Il controllo interno è necessario all accuratezza/completezza delle registrazioni contabili e quindi all attendibilità dei bilanci. - Aiuta l osservanza delle leggi e dei regolamenti prevenendo ed individuando frodi ed errori.
Rif sm/fb 8 Nella nostra esercitazione si presuppone che il revisore abbia già effettuato l analisi dei controlli generali dell azienda Elettronica Italia S.p.A. Il revisore ha pertanto già analizzato la struttura organizzativa aziendale, l organizzazione della funzione contabile, la protezione dei beni materiali, l attività di revisione interna, ecc. Occorre invece ora analizzare i controlli specifici del processo delle vendite per esprimere un giudizio sul rischio di controllo interno sul processo delle vendite.
Rif sm/fb 9 Le fasi fondamentali attraverso le quali viene svolta la valutazione del rischio di controllo interno della società Elettronica Italia S.p.A., con riguardo al processo delle vendite (ma sarebbe uguale anche per altri processi) sono: 1. Rilevazione della procedura di controllo interno seguita dalla Società per il ricevimento degli ordini da clienti, l esecuzione di tali ordini, la fatturazione, la registrazione contabile delle fatture, la gestione del credito. 2. Individuazione e analisi dei punti di controllo svolti dalla società Elettronica Italia S.p.A. all interno della procedura rilevata. 3. Verifica dell esistenza esistenza e dell efficacia efficacia dei principali controlli. 4. Conclusione sull affidabilit affidabilità del sistema di controllo interno, ossia valutazione del rischio che esso non sia idoneo a prevenire errori che possano avere un impatto significativo sul bilancio.
Rif sm/fb 10 L intervento svolto dal revisore sull analisi del controllo interno della società viene svolto nel mese di novembre 2011 per il bilancio che viene chiuso al 31 dicembre 2011. Una volta individuate le diverse fasi della procedura (ricevimento ordini, esecuzione ordini, fatturazione, registrazione contabile delle fatture, gestione del credito), è necessario individuare anche le diverse persone di riferimento, alle quali occorre rivolgersi, pianificando opportuni incontri, per ottenere una descrizione dettagliata delle modalità in base alle quali tali fasi vengono processate. In alcuni casi, se presenti, possono essere di aiuto le procedure interne scritte già redatte dalla Società.
Rilevazione della Procedura Rif sm/fb 11 1) Rilevazione della procedura Tutte le informazioni seguenti che il revisore descrive nelle proprie carte di lavoro derivano da colloqui effettuati con i diversi responsabili dell azienda Elettronica Italia S.p.A. interessati al processo delle vendite. Gli ordini di acquisto dei clienti pervengono all ufficio Logistica Clienti (Responsabile: Sig.ra Bianchi) che provvede alla loro immediata registrazione nel sistema informativo della Società. Ogni mattina l operatore dell ufficio spedizioni stampa il tabulato delle richieste ricevute dai clienti, il Portafoglio Ordini Clienti, ossia un prospetto che riporta gli ordini registrati dalla Sig.ra Bianchi, che ovviamente all inizio sono inevasi (in portafoglio), con l indicazione del cliente richiedente e della data di consegna richiesta dal cliente.
Rif sm/fb 12 Una volta che l ordine è stato inserito, gli addetti consultano a sistema il Piano Commerciale, in base al quale è possibile verificare la disponibilità del codice richiesto, in modo tale che l addetto possa verificare se è possibile o meno confermare la data di consegna richiesta dal cliente. Il Piano Commerciale è un prospetto che evidenzia, per ogni singolo codice, le quantità impegnate, ossia le quantità che sono state richieste dai clienti con l indicazione, per ciascun codice, del nome del cliente richiedente e della data di consegna richiesta; viene poi indicata anche la scorta disponibile, ossia la quantità di quel codice in giacenza a magazzino e non ancora impegnata: è sulla base della scorta disponibile che l addetto stabilisce se è possibile o meno confermare la quantità e la data di consegna richieste dal cliente.
Rif sm/fb 13 A questo punto, solo per gli ordini che possono essere evasi nei tempi richiesti, viene inviata al cliente una Conferma d Ordine, nella quale sono riportate: quantità, data di consegna e prezzo unitario (sulla base dei listini per ogni singolo cliente). Per quanto riguarda gli ordini che non possono essere evasi nei tempi richiesti dal cliente, Elettronica Italia, viene comunicata la momentanea impossibilità di soddisfare la richiesta. Per quanto riguarda la verifica dell avanzamento degli ordini da evadere, Elettronica Italia stampa ogni giorno il Portafoglio Ordini Clienti, allo scopo di verificare che non vi siano ordini di vecchia data ancora inevasi.
Rif sm/fb 14 L Ufficio Commerciale, nella persona del Sig. Verdi, stampa ogni giorno la Lista ordini da evadere che riporta i dati degli ordini ricevuti da clienti per i quali la data di consegna è prevista entro i 2-3 giorni successivi. Tale lista viene poi trasmessa agli addetti del magazzino che verificano l effettiva disponibilità della merce richiesta. Qualora la merce non fosse presente a magazzino, viene stampata un apposita Lista dei codici mancanti, in modo che le nuove quantità prodotte vengano destinate al completamento delle spedizioni.
Rif sm/fb 15 L elenco del Portafoglio Ordini Clienti e della Lista Ordini da Evadere a fine mese viene confrontato dall Ufficio Commerciale con il Partitario dei Crediti verso Clienti della contabilità generale al fine di controllare che non sia stato registrato in contabilità un credito riferito ad un ordine inevaso. Non devono esserci in contabilità crediti per ordini non ancora evasi. Infatti condizione per poter iscrivere un credito verso clienti ed i corrispondenti ricavi di vendita in bilancio è che il processo produttivo dei beni o dei servizi deve essere ultimato e lo scambio col cliente deve essere avvenuto (passaggio di proprietà che generalmente corrisponde con la consegna in caso di merci) (Documento 15 dell OIC).
Rif sm/fb 16 Una volta preparata la merce da spedire, l addetto alle spedizioni compila la bolla di vendita (documento di trasporto) che viene imputata a sistema, riducendo le quantità contabilizzate nel magazzino (e cancellando in automatico il relativo ordine dalla Lista Ordini da Evadere e dal Portafoglio Ordini Clienti) e provvede alla sua spedizione.
Rif sm/fb 17 La fatturazione attiva viene curata dall Ufficio Vendite, nella persona della Sig.ra Neri, che ogni giorno, interrogando il sistema, ottiene la lista delle bolle di vendita (o documenti di trasporto) emesse per le quali non è ancora stata emessa la relativa fattura. Digitando un apposito comando, il sistema elabora in automatico la fattura pescando i dati dalla bolla di vendita e dall ordine. Ogni fattura è quindi collegata ad una bolla e viceversa. L abbinamento bolla-fattura consente di stampare la Lista delle bolle in attesa di fattura. La stampa della lista bolle in attesa di fattura, per motivi di controllo interno, viene effettuata tutti i giorni. Le fatture emesse sono numerate automaticamente dal sistema informatico, così come le bolle.
Rif sm/fb 18 Attraverso un apposito input fornito al sistema informativo dagli addetti alla contabilità clienti, ogni fine giornata viene attivato il programma di collegamento alla contabilità generale, che aggiorna in automatico le registrazioni contabili, il libro IVA ed il partitario dei crediti verso clienti. Al termine dell operazione di collegamento contabile, il Sig. Gialli confronta a campione le registrazioni recepite a sistema nella contabilità generale con le fatture cartacee emesse nella giornata. Ogni mese viene poi verificato che il numero dell ultima fattura emessa coincida con il numero dell ultima fattura registrata in contabilità generale.
Rif sm/fb 19 Le fatture di vendita sono archiviate in appositi faldoni presso l ufficio Contabilità Clienti, con allegate le relative bolle. I dati relativi alla fatturazione vanno poi ad alimentare le Statistiche di Fatturato elaborate ogni mese dal Controllo di Gestione, che le analizza (sia a livello mensile che a livello progressivo) confrontandole con il budget delle vendite e approfondendo le ragioni di eventuali scostamenti.
Rif sm/fb 20 Gli incassi da clienti avvengono generalmente a mezzo ricevuta bancaria o a mezzo bonifico bancario. I giorni medi di incasso sono circa 90; essi sono monitorati mensilmente dal Dott. Rossi, allo scopo di individuare scostamenti significativi legati a problematiche particolari; viene così compilato un prospetto mensile chiamato Situazione dei giorni di esposizione. La registrazione degli incassi da clienti viene effettuata sulla base della data della contabile bancaria riferita all incasso del credito.
Rif sm/fb 21 Per quanto riguarda il monitoraggio dell esigibilità dei crediti, ogni mese il Dott. Rossi stampa un tabulato elaborato dal sistema ( ageing list ) che riporta per ogni cliente il totale del credito scaduto (distinguendolo per fasce temporali a seconda del numero di giorni trascorsi dalla scadenza; esempio: crediti il cui incasso è scaduto da 30 a 60 giorni, da 60-90 giorni, oltre i 90 giorni). Tale prospetto viene quadrato ogni mese con il partitario clienti da parte degli addetti alla Contabilità Clienti. Sulla base dell ageing List, il Dott. Rossi valuta la necessità di procedere ad effettuare solleciti ai clienti che hanno accumulato particolari ritardi o ad inviare le lettere all Avvocato per l inizio del loro recupero attraverso procedure esecutive.
Rif sm/fb 22 Sulla base dello scaduto e delle azioni poste in essere per il recupero del credito (solleciti, attuazione di procedure esecutive attraverso il legale) il Dott. Rossi mensilmente procede alla valutazione dell esigibilità effettiva dei crediti scaduti e all eventuale comunicazione alla contabilità generale per la loro eventuale svalutazione in bilancio.
Rif sm/fb 23 Questa è la procedura vendita, così come è stata raccontata dai vari responsabili aziendali nei colloqui con il revisore contabile. A questo punto è necessario, sulla base delle informazioni forniteci dai responsabili della Società sulla procedura vendite, individuare ed analizzare quei specifici controlli attuati dalla Società che possono prevenire l insorgenza di un errore significativo nel bilancio di Elettronica Italia S.p.A.
Individuzione/analisi punti di controllo Rif sm/fb 24 2) Individuazione ed analisi dei punti di controllo all interno della procedura rilevata Per ciascun punto di controllo interno individuato all interno della procedura è necessario analizzare i seguenti punti: a) chi svolge il controllo b) la qualifica della persona che svolge il controllo c) come viene svolto il controllo d) con quale periodicità il controllo viene svolto e) quali attestazioni di bilancio, (e quindi obiettivi di revisione) quel controllo permette di garantire sulle voci di bilancio analizzate Si completi la Carta di lavoro (Allegato 1) riferita all analisi dei controlli individuati
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Verifica esistenza e efficacia dei principali controlli Rif sm/fb 28 3) Verifica dell esistenza e dell efficacia dei principali controlli (test di conformità procedurale) Dopo aver ricevuto la descrizione della procedura adottata dalla società Elettronica Italia S.p.A. ed avere individuato e descritto i controlli specifici adottati sul processo delle vendite, il revisore dei conti deve accertarsi che tali controlli, al di là di quanto raccontato, esistano, siano efficaci. Deve pertanto: a) Definire quali controlli testare b) Numero e periodo di riferimento dei test da svolgere sui controlli da verificare
Rif sm/fb 29 a) Quali controlli testare Il revisore può decidere di testare i controlli che hanno un più immediato effetto sugli obiettivi di esistenza e valutazione delle voci di bilancio analizzate. Ai fini dell esistenza i controlli n. 2, 3, 4 della procedura indicati nell Allegato 1 permettono di capire meglio l efficacia del sistema di controllo interno aziendale sull esistenza, accuratezza e completezza dei crediti e ricavi registrati in bilancio. I controlli n. 5 e 6 sono invece importanti per verificare la corretta valutazione dei crediti in bilancio.
Rif sm/fb 30 b) Numero e periodo di riferimento di test da svolgere sui controlli da testare Il campionamento del numero di test di conformità da effettuare per verificare l esistenza e l efficacia di un controllo è soggettivo. In generale però esso dipende dalla frequenza con cui il controllo è svolto dalla Società revisionata. Ad esempio, se il controllo è svolto giornalmente, solitamente il campione minimo utilizzato è di 30 item. Per i controlli effettuati dal sistema informatico della Società, il revisore richiede la partecipazione di un esperto informatico (esempio: controlli 2 e 3 indicati nell Allegato 1).
Rif sm/fb 31 b) Numero e periodo di riferimento di test da svolgere sui controlli da testare In relazione al periodo temporale nel quale testare i test di conformità, è importante che venga preso a riferimento tutto il periodo di bilancio, perché il controllo interno deve essere sempre stato funzionante (si pensi al flusso di dati del conto economico). Esempio: se il bilancio chiude al 31 dicembre 2010 con un esercizio di 12 mesi, il revisore dovrà trovare evidenze del funzionamento dei controllo individuati dal 1 gennaio 2010 al 31 dicembre 2010. Ciò significa ad esempio verificare che l analisi svolta dagli addetti al controllo di gestione sull andamento del fatturato sia stata fatta ogni mese (se il mio campione è di 3 item, selezionerò quindi ad esempio, gennaio, aprile e settembre 2010). Si veda l Allegato 2 (I risultati dei test svolti).
Allegato 2 Risultato dei test svolti Rif sm/fb 32
Allegato 2 Rif sm/fb 33
Allegato 2 Rif sm/fb 34
Conclusioni sull affidabilità del SCI Rif sm/fb 35 4) Conclusione sull affidabilità del sistema di controllo interno Alla luce dei controlli effettuati e riepilogati nell Allegato 2 si può concludere che il sistema di controllo interno relativamente al processo vendite sia nel complesso affidabile per le attestazioni di esistenza, accuratezza e completezza. Pertanto, per tali obiettivi il rischio di controllo interno sarà considerato basso, cioè il revisore potrà svolgere minori test di validità sulle voci di bilancio relative (esempio: ridurrà il numero di clienti circolarizzati a cui chiedere conferma del saldo).
Rif sm/fb 36 Con riferimento invece all obiettivo di valutazione dei crediti, il controllo aziendale non è risultato sempre essere efficace. Pertanto, si ritiene di dover valutare alto il rischio di controllo interno relativamente alla voce valutazione dei crediti. Per ridurre tale rischio, il revisore dovrà pianificare, nel corso del suo intervento sul bilancio di fine anno, un lavoro più approfondito relativamente alle procedure di validità riguardanti l attestazione della valutazione in bilancio dei crediti commerciali (analisi fondo svalutazione crediti).