Il portale SCM permette di comunicare con il mondo esterno all azienda, in particolare con fornitori e lavoranti esterni, fornendo strumenti e metodologie per un trasferimento veloce e sicuro delle informazioni in sostituzione, o aggiunta, a mezzi tradizionali quali telefono, fax, contatto personale. Ciò garantisce la certezza e la tempestività della comunicazione. L applicazione è interamente sviluppata su piattaforma WEB a copertura dell intero processo di approvvigionamento di materiali e servizi. Tecnologia L applicazione è stata realizzata utilizzando l infrastruttura tecnologica sviluppata da MBM per le applicazioni che richiedano connettività estesa. Tra le principali caratteristiche tecnologiche: interfaccia WEB fruibile via internet; possibilità di realizzare applicazioni client su Pocket PC o Tablet PC che colloquino con l applicazione server sia in modalità wireless sia mobile (GPRS); disponibilità di tutti dati in formato XML; possibilità di scaricare i dati nei formati più comuni (Excel, PDF, ecc.); possibilità di utilizzare, come repository, i principali data base (DB2, Oracle, SQL Server ); possibilità di invio informazioni e documenti via mail; utilizzo e integrazione con web services. Il colloquio con altri sistemi informativi aziendali avviene attraverso i web services, che garantiscono un interfaccia standard ed indipendente dalla piattaforma applicativa. L implementazione di questi servizi può essere fatta da MBM o da terze parti con la tecnologia che si preferisce (non necessariamente quella con cui è sviluppato il portale). La disponibilità dei dati in formato XML, caratteristica che pervade l intera applicazione, permette interessanti estensioni funzionali del portale. L utente esterno, in questo caso il fornitore, può decidere di eseguire le varie operazioni direttamente sulle schermate del portale oppure con altre applicazioni in suo possesso che operino sui dati XML trasmessi e li rimandino adeguatamente aggiornati.
Caratteristiche applicative Nelle esperienze avute negli anni relativamente ad applicazioni WEB per il Supply Chain Management, si è riscontrato, pur nella diversità delle esigenze applicative, una sostanziale uniformità nella modalità di comunicazione tra le aziende. L applicazione è in grado di offrire ora una metodologia standard e consolidata per gestire la molteplicità delle informazioni che transitano quotidianamente tra clienti e fornitori. La soluzione si compone di diversi moduli applicativi. Dati tecnici; Offerte e ordini di acquisto; Invio e ricevimento materiali; Non conformità e resi a fornitore; oltre naturalmente ad un modulo base che gestisce la sicurezza (anagrafica utenti, accesso al sistema, ecc.), le modalità di accesso ai dati, il logging delle sessioni utente, la configurazione del sistema, l internazionalizzazione ed altro ancora. Dati Tecnici Il modulo rende fruibili all utente dati anagrafici relativi agli articoli gestiti, quali ad esempio: distinte di base, cicli di lavoro, cicli di collaudo; documenti tecnici, disegni ed immagini; listini di acquisto per materiali e lavorazioni; ed altri ancora. Ciascun utente ha accesso alle informazioni secondo il proprio grado di abilitazione. I dati ed i documenti possono essere visionati direttamente sulle pagine WEB, oppure scaricati in locale attraverso: creazione automatica e download di file; invio di e-mail con allegati i file selezionati; download di dati in formato XML; in quest ultimo caso i dati potranno poi essere elaborati da applicazioni dell utente ed e- ventualmente restituiti dopo un aggiornamento (ad esempio per i listini di acquisto). Opportune funzioni di configurazione permettono di definire: quali tipologie di dati e documenti devono essere rese disponibili, quali utenti vi possono accedere, come può avvenire lo scarico dei dati, ecc.
Offerte e ordini di acquisto Il modulo gestisce la comunicazione e l interazione tra cliente e fornitore durante l intero processo di acquisto. Anagrafica fornitori Gestisce i dati più significativi del fornitore; i dati possono essere caricati dal sistema informativo aziendale o manualmente dall utente. Gestione offerte Gestisce l invio ai fornitori delle richieste di offerta ed il ricevimento delle risposte. Le nuove richieste di offerta possono essere caricate dal sistema informativo aziendale o inserite manualmente dall utente. Il responsabile aziendale può visionare l offerta, modificare l elenco o gli indirizzi dei destinatari e quindi inviare le richieste a tutti o a parte dei destinatari; il sistema memorizza le date di invio delle richieste. È possibile impostare l invio automatico delle richieste. Ciascun destinatario è avvisato via e-mail della nuova richiesta di offerta; l e-mail può contenere solamente un link ad una pagina WEB oppure anche i dati in formato XML. Si può anche indicare una data entro la quale il fornitore deve perfezionare la propria offerta; nel caso non arrivi una risposta in tempo, il sistema assume che la richiesta è stata declinata. Collegandosi al sistema il fornitore può: vedere tutte le richieste e le offerte che lo riguardano; analizzare una richiesta in dettaglio; visionare e scaricare la documentazione tecnica (con il modulo dati tecnici ); formulare e confermare la propria offerta indicando per ogni riga prezzo, eventualmente scomposto nelle sue componenti, e data di consegna; compilare, se richiesto, le specifiche di fornitura; declinare in tutto o in parte una richiesta. Finché l offerta non viene chiusa il fornitore può modificare la propria risposta. Il responsabile aziendale può visionare le risposte, chiederne la modifica ad alcuni destinatari e infine dichiarare chiusa l offerta, eventualmente anche prima della scadenza. Attraverso fogli Excel è possibile confrontare le offerte tenendo conto delle diverse condizioni di fornitura. Le offerte chiuse vengono riportate nel sistema informativo a- ziendale. È possibile quindi inviare a tutti o a parte dei destinatari l esito della loro offerta; il dato proviene dal sistema informativo aziendale. Ciclo di avanzamento Definisce anagraficamente le fasi di avanzamento dell ordine che l azienda vuole monitorare presso il fornitore.
Gestione ordini Gestisce l invio ai fornitori degli ordini, il ricevimento delle conferma ed il monitoraggio dello stato di avanzamento. I nuovi ordini vengono letti dal sistema informativo aziendale. A ciascuna riga dell ordine viene associato il ciclo di controllo secondo i criteri di collegamento definiti. Il responsabile può visionare l ordine, modificare gli indirizzi e-mail del fornitore, modificare il ciclo di controllo e quindi inviare al fornitore la comunicazione di nuovo ordine; il sistema memorizza la data di invio. È possibile impostare l invio automatico delle comunicazioni. Il fornitore è avvisato via e-mail del nuovo ordine; l email può contenere solamente un link ad pagina WEB oppure anche i dati in formato XML. Si può anche indicare una data entro la quale il fornitore deve confermare l ordine; nel caso non arrivi una risposta in tempo, il sistema assume che l ordine è stato accettato o rifiutato secondo i parametri di configurazione. Collegandosi al sistema il fornitore può: vedere tutti gli ordini che lo riguardano; analizzare un ordine in dettaglio; visionare e scaricare la documentazione tecnica (vedi modulo dati tecnici ); modificare data, quantità e prezzo presenti sulle righe dell ordine; suddividere una riga in più consegne frazionate; modificare il ciclo di controllo; confermare o rifiutare un ordine, o parte di esso. Mentre il responsabile aziendale può: visionare le conferme d ordine, i rifiuti e le modifiche apportate dal fornitore; sollecitare una risposta o chiedere una modifica al fornitore; accettare o rifiutare le modifiche introdotte; questa informazione verrà trasmessa al fornitore; se entro un tempo prestabilito il responsabile non conferma le modifiche apportate dal fornitore, queste si intendono accettate. Gli ordini su cui si è chiusa la trattativa vengono riportati nel sistema informativo aziendale con le eventuali modifiche. A questo punto inizia la gestione dell avanzamento dell ordine. Invio e Ricevimento Materiali Il modulo serve per comunicare tempestivamente l invio di materiali tra clienti ed fornitori e per gestire eventuali anomalie. Ciò permette di avere visibilità su ciò che sta per arrivare in azienda, o su ciò che è in ritardo, e poter quindi pianificare adeguatamente le operazioni a valle: ricevimento, controllo qualità, lavorazioni successive.
Invio materiali per conto lavoro I nuovi DDT di invio materiale a terzista vengono estratti dal gestionale aziendale. Il responsabile può visionare il DDT, modificare gli indirizzi e-mail del fornitore e quindi inviare la comunicazione al fornitore; il sistema memorizza la data di invio. È possibile impostare l invio automatico delle comunicazioni. Il fornitore è avvisato via e-mail del prossimo arrivo dei materiali; l e-mail può contenere solamente un link ad pagina WEB oppure anche i dati in formato XML. Il fornitore si può collegare al sistema per: suggerire modifiche alla lista materiali (ad esempio potrebbe ritenere insufficienti o superflui alcuni materiali); indicare quali materiali sono arrivati e quali no; dichiarare completata la consegna. L utente può visionare i DDT in consegna e gli interventi effettuati dal fornitore. Se dopo un tempo prefissato il fornitore non effettua alcuna comunicazione, il sistema assume che i materiali sino arrivati a destinazione e chiude la bolla. Ricevimento da fornitore Questa procedura deve essere integrata con la gestione ordini. Quando il fornitore invia del materiale al cliente, deve dichiarare a sistema gli articoli in spedizione imputandone la quantità, eventualmente tutta, a livello di riga ordine di acquisto. L insieme dei materiali in spedizione costituisce una BEM (bolla entrata merci). L utente aziendale può visionare le forniture in arrivo, inviare delle note al fornitore (solleciti, correzioni ed altro), e decidere di trasferire le BEM sul sistema informativo aziendale. La chiusura delle BEM può avvenire manualmente o in automatico al momento del ricevimento o dopo un certo tempo dalla sua creazione. In caso di ricevimento di BEM incompleta o diversa da quella attesa, si possono segnalare al fornitore le anomalie. Non Conformità - Resi a Fornitore Il modulo serve per comunicare ai fornitori la presenza di non conformità all interno della fornitura ed il reso del materiale. Si gestiscono anche le risposte del fornitore. Non conformità Dal sistema informativo aziendale vengono estratti i documenti di non conformità. Il responsabile può visionare i documenti, modificare gli indirizzi e- mail del fornitore e quindi inviare la comunicazione al fornitore; il sistema memorizza la data di invio. È possibile impostare l invio automatico delle comunicazioni. Il fornitore ne è avvisato via e-mail; l e-mail può contenere solamente un link ad pagina WEB oppure anche i dati in formato XML o documenti vari.
Il fornitore si può collegare al sistema per: vedere in dettaglio le non conformità; accettarle o respingerle, fornendo eventuali spiegazioni; indicare le azioni correttive che intende intraprendere. L utente aziendale può visionare le non conformità in contestazione e gli interventi effettuati dal fornitore. Il documento può venir chiuso manualmente con indicazione di una causale o in automatico dopo un tempo prefissato; in quest ultimo caso il sistema assume che la non conformità sia stata accettata. Resi a fornitore La procedura è simile a quella dell invio materiali. Dal sistema informativo aziendale vengono estratti i DDT di reso a fornitore; ciascun reso può prevedere il reintegro, e quindi un prossimo invio di materiale riparato o sostituito, oppure no. Il fornitore è avvisato via e-mail del prossimo arrivo dei materiali; l e-mail può contenere solamente un link ad pagina WEB oppure anche i dati in formato XML o altri documenti. Il fornitore si può collegare al sistema per: sollevare eccezioni fornendone la spiegazione; indicare quali materiali sono arrivati e quali no; dichiarare completato il reso. L utente aziendale può visionare i DDT in consegna e gli interventi effettuati dal fornitore. Se dopo un tempo prefissato il fornitore non effettua alcuna comunicazione, il sistema assume che i materiali sino arrivati a destinazione e chiude il reso.