Soluzioni SAP in dettaglio Soluzioni SAP per le piccole e medie imprese SAP Business One Ottimizza l azienda Accelera la crescita redditizia Una soluzione unica ed economicamente accessibile pensata esclusivamente per la piccola impresa SAP Business One è un applicazione completa e accessibile per la gestione dell intera azienda, dalle vendite alle relazioni con il cliente, dalla contabilità alle operazioni. Con la soluzione SAP Business One, le piccole imprese possono ottimizzare le operazioni, agire sulla base di informazioni tempestive e complete e accelerare la crescita redditizia.
contenuto 4 SAP Business One 4 Semplifica tutte le tue attività con un unica applicazione 5 Rafforza le relazioni con i clienti e la loro fedeltà 5 Agisci sulla base di informazioni immediate e complete 5 Adattabile per soddisfare le tue esigenze in continua evoluzione 6 Progettato esclusivamente per le piccole imprese 6 Funzionalità chiave di SAP Business One 6 Contabilità e finanza 6 Vendite e clienti 6 Acquisti e operazioni 6 Magazzino e distribuzione 6 Reporting e amministrazione 7 Contabilità e finanza 7 Funzionalità chiave di SAP Business One 8 Contabilità in tempo reale 8 Chiusure di fine mese accelerate 9 Reporting finanziario 9 Vendite e gestione delle relazioni con i clienti 9 Gestione delle opportunità 9 Supporto e servizio clienti 10 Vendite 12 Acquisti 12 Pianificazione del fabbisogno materiali 13 Gestione del magazzino 15 Reporting 15 Reporting semplificato con Crystal Reports 16 Report predefiniti 16 Integrazione con Microsoft Outlook 17 Architettura su un unico server 18 Strumenti intuitivi di configurazione e personalizzazione 18 Funzioni di configurazione 18 Ricerca assistita 18 Allerte e approvazioni 19 Best practice locali 19 Personalizzazione 19 Campi definiti dall utente 20 Affidabilità e prestazioni del sistema 20 Archiviazione dati 20 Kit di sviluppo software 21 Caratteristiche 21 Componenti 22 Soluzioni SAP per le piccole e medie imprese 22 Per saperne di più
SAP Business One Funzioni gestionali completamente integrate Per far crescere la tua azienda, devi dedicare tempo a cose più importanti del mettere assieme informazioni e dettagli operativi provenienti dai più diversi sistemi gestionali. Se nell azienda le vendite, la contabilità e i sistemi operativi non sono integrati, la produttività è destinata a risentirne. Quando hai bisogno di informazioni aziendali critiche, come le anagrafiche clienti o i livelli di inventario in varie sedi, non sei in grado di formulare decisioni valide e tempestive, né di soddisfare rapidamente le esigenze dei clienti. Per mantenere un vantaggio competitivo è necessario avere una visione chiara su tutti gli aspetti dell azienda, rendere più agili i processi ed essere sempre in condizione di ottenere le informazioni necessarie quando servono. Se si riesce a monitorare e ad accedere efficacemente a tutte le informazioni relative ai clienti, ad esempio, si è anche in grado di offrire loro un servizio migliore in ogni punto di contatto e di assicurarsi la ripetizione del business. Se inoltre si riesce a monitorare e a gestire accuratamente i ricavi e le spese, si è in grado di ottimizzare il flusso di cassa, per aumentare la forza finanziaria e la flessibilità necessarie per reagire prontamente a nuove opportunità commerciali. SAP Business One è un applicazione accessibile e completa con tutte le funzionalità necessarie per ogni processo di base di cui hai bisogno per portare avanti l intera azienda. A differenza di altri prodotti, SAP Business One supporta funzioni gestionali integrate, dalla contabilità alle vendite, dalla gestione clienti al magazzino e alle operazioni, senza costringerti ad effettuare installazioni separate o a integrare in modo complicato moduli diversi. Progettato in modo specifico per le piccole imprese, si installa rapidamente e, quel che più conta, è semplice da gestire e utilizzare. Semplifica tutte le tue attività con un unica applicazione Integrando tutte le funzioni aziendali fondamentali, SAP Business One fornisce il supporto per vendite, gestione delle relazioni con i clienti (CRM), acquisti, magazzino, operazioni, contabilità e risorse umane. Il raggruppamento di tutte 4 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
le informazioni aziendali in un unico sistema le rende immediatamente accessibili nell intera organizzazione, eliminando il doppio inserimento di dati, i relativi errori e i costi che ne conseguono. Gli avvisi basati sul workflow avviano una reazione automatica quando si verificano eventi aziendali rilevanti, dando così la possibilità di monitorarli e di concentrarsi su quelli più critici. Liberato dalla necessità di reagire costantemente alle piccole attività giornaliere, avrai più tempo da dedicare alla crescita della tua azienda. Rafforza le relazioni con i clienti e la loro fedeltà SAP Business One consente di gestire le vendite, il servizio clienti e il supporto in modo integrato con tutte le altre funzioni dell azienda. Con il componente di servizio chiamate disponibile in SAP Business One, ad esempio, puoi reagire in modo efficace alle richieste di assistenza e supporto dei clienti e trovare più rapidamente le soluzioni opportune. I dettagliati report di servizio relativi ai volumi delle chiamate, alle durate e ai tempi di risposta ti consentono di valutare gli stati di avanzamento e di intervenire di conseguenza. SAP Business One permette inoltre di analizzare i clienti utilizzando i dati delle vendite, delle operazioni e della contabilità per individuare modi migliori per servirli più rapidamente e più efficacemente. Agisci sulla base di informazioni immediate e complete SAP Business One riunisce i dati fondamentali di vendite, clienti, operazioni e contabilità in un unica applicazione Ho avuto ampia esperienza con cinque grandi sistemi ERP e posso assicurarvi che SAP Business One... esce benissimo dal confronto con la migliore di queste, anche se si rivolge ad aziende di più piccole dimensioni. È estremamente flessibile ed ha un prezzo decisamente ragionevole. Lou Giovannone, Direttore amministrativo, Fagerdala USA Inc. per garantire un accesso e un uso immediati. Grazie all aggiunta del soft ware Crystal Reports, perfettamente integrato, mette a disposizione una funzionalità di reporting particolarmente interessante e un accesso alle informazioni che ti consentono di avere sempre il quadro degli aspetti cruciali dell intera azienda. Con le funzionalità interattive di drill-down e Drag&Relate è sufficiente fare clic sui dati pertinenti per ottenere rapidamente le risposte desiderate. I dipendenti potranno rispondere più prontamente alle esigenze dei clienti e i manager saranno in grado di tenere traccia degli utili, dei costi e dei margini di profitto in modo da poter valutare le prestazioni commerciali e stabilire in che modo riuscire a migliorarle. Adattabile per soddisfare le tue esigenze in continua evoluzione SAP Business One è facile da installare e configurare, questo consente di ridurre al minimo l intervento del reparto IT (i tempi medi di implementazione vanno da quattro a dieci settimane, a seconda delle circostanze). Il software, inoltre, può essere adattato e personalizzato per soddisfare le esigenze in evoluzione della tua azienda in crescita. Ad esempio, attraverso il kit di sviluppo software e le oltre 550 soluzioni aggiuntive progettate dai nostri partner di soluzioni software, potrai ampliare SAP Business One in modo che risponda alle sfide specifiche della tua attività e del tuo settore. Inoltre, a differenza di molte altre soluzioni per le piccole imprese presenti oggi sul mercato, SAP Business One assicura una copertura internazionale con ben 40 versioni specifiche per singolo paese in un unica piattaforma, consegnata e supportata a livello locale per consentirti di sviluppare con sicurezza il tuo business anche sui mercati esteri. Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 5
Progettato esclusivamente per le piccole imprese Una soluzione conveniente nel prezzo dall azienda leader del settore Forte degli oltre 35 anni di esperienza che SAP ha maturato nel settore del software gestionale, SAP Business One è un prodotto premiato e di costo accessibile, progettato esclusivamente per le piccole imprese. Essendo un applicazione software completa e integrata, SAP Business One elimina i costi e gli inconvenienti legati all integrazione di più applicazioni stand-alone. L interfaccia intuitiva e l ampia configurabilità minimizzano le complessità dell implementazione e della manutenzione costante. Funzionalità chiave di SAP Business One Di seguito sono illustrate le aree principali in cui SAP Business One può fornire supporto alla tua attività imprendi toriale. Contabilità e finanza SAP Business One facilita la gestione della contabilità generale, dei giornali, dei bilanci, dei conti clienti e fornitori. Potrai svolgere tutte le attività bancarie, compresa l elaborazione di estratti conto e pagamenti mediante assegno, contanti e carta di credito, nonché la riconciliazione interna ed esterna di vari conti. Sarà inoltre possibile creare vari report finanziari per profitti e perdite, flusso di cassa, bilancio, dati storici e centri di profitto. Vendite e clienti Con SAP Business One, potrai: Tenere traccia delle opportunità di vendita e delle attività, dal primo contatto alla chiusura della vendita Creare offerte, inserire ordini e gestire fatture, pagamenti in arrivo e accrediti per i resi Avviare campagne di marketing utilizzando modelli per e-mail di massa Fornire supporto per il servizio clienti, i contratti di servizio e le garanzie Il software consente inoltre di gestire e aggiornare i contatti dei clienti in piena sincronizzazione con Microsoft Outlook, con conseguente aumento dell efficienza di vendita e relazioni più strette con i clienti. Acquisti e operazioni Ogni piccola impresa necessita di un approccio sistematico alla gestione del processo di approvvigionamento, dalla creazione degli ordini d acquisto al pagamento dei fornitori. SAP Business One aiuta a coordinare l intero ciclo dell ordine, comprese le entrate merci, le fatture e i resi cliente. Potrai pianificare il fabbisogno di materiale per la produzione, controllare le distinte base e riapprovvigionare automaticamente lo stock. Infine, usufruendo della solida funzionalità di reporting di SAP Business One, potrai rapidamente analizzare le prestazioni dei fornitori e adeguare di conseguenza la strategia di approvvigionamento. Magazzino e distribuzione SAP Business One consente di gestire il magazzino e le operazioni di prelievo, imballaggio, spedizione e fatturazione. Potrai eseguire valutazioni dello stock adottando metodi diversi (quali contabilità per costi standard, media mobile e FIFO), monitorare i livelli di stock e tenere traccia in tempo reale dei trasferimenti tra più magazzini. Inoltre, potrai eseguire aggiornamenti di stock e controlli di disponibilità in tempo reale, nonché gestire la determinazione prezzi normale e speciale, per poter applicare automaticamente sconti quantità, sconti per contanti e per cliente alle transazioni eseguite con fornitori e clienti. Reporting e amministrazione I potenti strumenti integrati di analisi e reporting di SAP Business One consentono di accedere alle informazioni aziendali critiche di cui hai bisogno. Grazie a SAP Business One e al software perfettamente integrato Crystal Reports, è possibile raccogliere dati provenienti da fonti multiple e generare report puntuali e precisi basati su dati aziendali critici riguardanti contabilità, vendite, clienti, magazzino, servizio, produzione e operazioni. Completamente integrato Con SAP Business One conosciamo in ogni momento la situazione dei nostri ordini. Sappiamo se sono reddi tizi o no. Siamo in grado di prevedere il flusso di cassa. Vediamo quali articoli si vendono bene e quali meno bene, così sappiamo dove intervenire sui prezzi, sulle promozioni o sui livelli di stock. Dave Hirschkop, titolare e presidente, Dave s Gourmet Inc. 6 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
con il pacchetto Microsoft Office e incentrato sulla sicurezza dati, Crystal Reports consente di scegliere tra numerosi formati e di controllare l accesso alle informazioni visualizzate. Potrai inoltre utilizzare la funzionalità Drag&Relate e i drill-down interattivi attraverso molteplici livelli di dati rilevanti per ottenere all istante informazioni complete. Contabilità e finanza Con il supporto per valute multiple, budgeting e riconciliazione bancaria, SAP Business One offre una funzionalità di gestione finanziaria che mette in condizione la tua impresa di operare con maggiore efficienza e produttività. Piano dei conti Crea e gestisci piani dei conti per qualsiasi paese utilizzando modelli conformi a livello locale, che potrai adattare alle specifiche esigenze della tua azienda. Se necessario, puoi definire singoli piani composti da un massimo di 5 segmenti (o livelli) a supporto dei processi aziendali e degli obblighi di reporting. Potrai inoltre creare piani dei conti segmentati per rispecchiare la suddivisione in reparti, divisioni, aree, filiali e così via. Registrazioni di prima nota Sfrutta i vantaggi della funzionalità che registra automaticamente le scritture contabili relative all area vendite, acquisti e banche/pagamenti e consente inoltre di creare manualmente o automaticamente nuove registrazioni contabili. Sarà possibile eseguire ricerche di registrazioni esistenti e allocare ciascuna transazione ad un progetto o ad un centro di profitto. Registrazioni provvisorie Salva molteplici scritture contabili manuali in un batch per poterle controllare prima dell elaborazione. In questo modo potrai verificare ed eventualmente Funzionalità chiave di SAP Business One Contabilità e finanza Vendite e clienti Acquisti e operazioni Magazzino e distribuzione Contabilità generale e documenti contabili Contabilità costi di base e monitoraggio dei costi di progetto Gestione budget di base Banche e pagamenti, elaborazione di estratti conto Elaborazione pagamenti e riconciliazione Bilanci e reporting Gestione IVA e ritenute d acconto Supporto multidivisa Gestione opportunità e pipeline Gestione dei contatti con i clienti e delle attività Offerte e ordini di vendita Emissione fatture e note di credito Previsione vendite e pipeline Gestione dei contratti di assistenza Gestione e tracciamento delle chiamate di servizio Ordini d acquisto e consegne Entrate merci e resi cliente Fatture e note di accredito fornitori Distinte base Ordini di produzione Previsione e pianificazione MRP Gestione articoli, interrogazioni articoli Entrata in stock, rilascio dello stock e transazioni magazzino Trasferimento stock tra più magazzini Gestione dei numeri di serie Rivalutazione magazzino Catalogo clienti e fornitori Listini prezzi e prezzi speciali Gestione lotti Prelievo e imballaggio Reporting e amministrazione Perfetta integrazione con il software Crystal Reports Funzioni Drag&Relate, drill-down, ricerca assistita, allerte basate su workflow Directory e amministrazione dei dipendenti e orari dei dipendenti Piattaforma di supporto remoto Workbench di migrazione dati, archiviazione dati Software Development Kit di SAP Business One, con API di interfaccia dati e API di interfaccia utente, tabelle e campi definiti dall utente e pacchetto di soluzioni Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 7
rettificare le registrazioni prima che vengano iscritte in contabilità generale. Gestione delle imposte La gestione delle imposte di SAP Business One è stata progettata per rendere conto di un ampia varietà di adempimenti fiscali senza per questo rinunciare a un interfaccia di facile utilizzo che può essere gestita direttamente dall esperto fiscale dell azienda. Si caratterizza inoltre per l elevato grado di configurabilità, che consente di tenere conto non solo dei requisiti fiscali noti ma anche delle eventuali modifiche future. Modelli di registrazione Definisci modelli di contabilità generale per risparmiare tempo e contribuire ad evitare errori durante la registrazione manuale delle scritture contabili. Registrazioni ricorrenti Definisci registrazioni personalizzate da eseguire periodicamente in contabilità e specifica una frequenza per ciascuna registrazione ricorrente. Con questa funzione è l applicazione stessa che provvederà a ricordarti automaticamente di registrare le transazioni. Giornali delle registrazioni di storno Storna automaticamente i risconti di fine mese. Di default, lo storno delle specifiche registrazioni avviene il primo giorno del mese successivo, ma SAP Business One permette agli utenti di specificare una diversa data di storno per ciascuna registrazione, se necessario. Differenze di cambio Valuta periodicamente le tue partite aperte in divisa estera per individuare differenze e scegliere la transazione di correzione appropriata. Banche e pagamenti Tieni traccia di tutti i processi bancari, dalle entrate di cassa e dagli assegni emessi fino ai depositi, ai pagamenti anticipati, ai pagamenti con carta di credito e all appuramento dei conti. Budget Definisci e gestisci i budget a fronte dei conti Co. Ge. Configura i metodi di allocazione del budget; definisci le cifre del budget in qualsiasi valuta (locale, estera o entrambe); infine, visualizza un report di budget riepilogativo che mette a confronto i dati effettivi con quelli pianificati. Con SAP Business One è possibile creare un avviso online che ti informa quando una transazione ha superato il limite di budget mensile o annuale. Centro di profitto Definisci diversi reparti o centri di profitto e assegna i relativi conti costi e ricavi ad un centro di profitto stabilito preliminarmente nel piano dei conti. Report centro di profitto Esegui un conto economico basato sui costi e ricavi sia diretti che indiretti definiti nelle regole di allocazione. Potrai eseguirlo per qualsiasi centro di profitto, scegliere tra il formato di visualizzazione annuale e mensile e confrontare i risultati con le cifre relative al periodo precedente. Regole di distribuzione Definisci diverse regole di distribuzione per caratterizzare le attività aziendali e quindi assegna i conti costi e ricavi alla regola di distribuzione corrispondente. Contabilità in tempo reale SAP Business One supporta la contabilità in tempo reale con le funzionalità illustrate di seguito. Contabilità perfettamente integrata Automatizza le principali attività di gestione finanziaria e bancaria tramite una funzionalità perfettamente integrata. Ogni volta che viene eseguita una transazione, il software registra automaticamente una scrittura in contabilità generale, senza costringerti ad eseguire registrazioni aggiuntive o elaborazioni in batch. Rapido drill-down Esegui il drill-down delle informazioni fino al livello di registrazione. Durante la visualizzazione della scrittura contabile di una trans azione di vendita, ad esempio, sarà possibile eseguire il drill-down per consultare informazioni relative al piano dei conti. Piano dei conti completo Esegui il drill-down nel campo relativo al bilancio per vedere le transazioni che compongono uno specifico bilancio. Chiusure di fine mese accelerate SAP Business One prevede una funzionalità di supporto della chiusura di fine mese. 8 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
Task automatizzati Accelera le chiusure di fine mese assegnando task a persone specifiche o creando promemoria per la gestione di vari aspetti della chiusura tramite la finestra delle attività. Conti di riconciliazione Identifica i conti di riconciliazione da assegnare come conti di registrazione di default per gli aumenti o le riduzioni nei saldi clienti o nei saldi fornitori. Questo favorisce la sincronizzazione tra la contabilità generale e la contabilità clienti/fornitori. Chiusura di fine periodo Utilizza questa funzione per creare registrazioni specifiche nel sistema di contabilità ogni volta che un periodo contabile (o esercizio fiscale) giunge al termine. È inoltre possibile trasferire i precedenti saldi dei conti Co. Ge. da un periodo all altro. Reporting finanziario SAP Business One propone la funzionalità di reporting finanziario illustrata di seguito. Crystal Reports Genera rapidamente report finanziari in tempo reale in varie opzioni di layout ed esportali nei formati che rispondono meglio alle tue esigenze: Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel e XML. Reporting multilivello Crea report che consentono il raggruppamento e la visualizzazione dei dati a tutti i livelli. Per accedere al dettaglio di livello inferiore, puoi eseguire rapidamente un drill-down fino al livello di registrazione direttamente dall output del report. Report integrati Crea report avanzati con informazioni aziendali integrate riguardanti finanze, contabilità, magazzino, vendite e acquisti. Vendite e gestione delle relazioni con i clienti La ricca funzionalità integrata di vendite e servizio di SAP Business One consente di garantire il controllo totale sull acquisizione e conservazione dei clienti, nonché sulla redditività per l azienda. La stretta integrazione tra le funzioni di marketing, vendita e servizi assicura una visibilità a 360 gradi sull intero ciclo di vita del cliente. Gestione delle opportunità Registra ogni opportunità di vendita, dall identificazione dei clienti potenziali attraverso le fasi di scoperta, caratterizzazione e proposta fino alla chiusura e al servizio/assistenza post-vendita. Sarà inoltre possibile specificare i dettagli dell opportunità, inclusa la fonte, l entità potenziale dell operazione commerciale, la data di chiusura, i concorrenti e le attività. Record anagrafico dei business partner Gestisci la totalità delle informazioni riguardanti clienti, rivenditori e fornitori, inclusi indirizzi e-mail, profili, report di vendita e saldi dei conti. Potrai utilizzare il calendario per tenere traccia delle attività svolte ed eseguire ricerche basate su parole chiave per trovare voci specifiche nel calendario. Analisi delle opportunità Analizza le opportunità per fonte di potenziali clienti, territorio, settore, cliente e articolo. I report mostrano le previsioni e le entrate previste per vari intervalli di date, ad esempio mese e trimestre. È inoltre possibile visualizzare la distri buzione dei clienti potenziali in base alla fonte e per periodo, allo scopo di identificare le attività di generazione dei potenziali clienti più redditizie. Gestione dei clienti potenziali Importa migliaia di clienti potenziali da file di Microsoft Excel o altri formati standard, per poi gestire e monitorare le successive attività. Potrai quindi aggiungere i potenziali clienti a liste per campagne e-mail, liste di contatti e newsletter e raggiungere potenziali clienti e business partner con campagne e-mail e contatti telefonici. Report dinamici Potrai ottenere una visione esclusiva dei dati aziendali, secondo la scansione temporale desiderata con il report dinamico di analisi delle opportunità, che ti consente di individuare rapidamente tendenze, modelli e comportamenti delle opportunità di vendita e del personale addetto. Supporto e servizio clienti SAP Business One prevede una funzionalità CRM nell ambito dell applicazione stessa, che consente di garantire il controllo totale sull acquisizione, conservazione e fidelizzazione clienti, nonché sulla redditività per l azienda. La stretta integrazione tra le funzioni di marketing, vendita e servizi assicura una visibilità a 360 gradi sull intero ciclo di vita del cliente. Le funzioni delle chiamate di servizio forniscono il supporto per le operazioni di assistenza, la gestione dei contratti Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 9
di servizio, la pianificazione dei servizi, il monitoraggio delle attività di interazione con i clienti, il supporto al cliente e la gestione delle opportunità di vendita. Contratti di servizio Crea un normale contratto di assistenza o di garanzia per i beni o servizi venduti al cliente. Il contratto consente di gestire le date di inizio e fine e le specifiche condizioni contrattuali, che potrebbero includere tempi garantiti di risposta o risoluzione del problema. Schede dell attrezzatura cliente Modifica e aggiorna informazioni dettagliate relative ai beni venduti ai clienti, quali il numero di serie del produttore, il numero di serie della sostituzione e lo storico delle chiamate di servizio. Nelle schede vengono inoltre elencati i contratti di servizio assegnati allo specifico articolo. Report dell attrezzatura cliente Visualizza tutte le attrezzature con i relativi numeri di serie vendute a un cliente o a un raggruppamento di clienti. Chiamate di servizio Analizza le informazioni su tutte le chiamate di servizio create, risolte o chiuse in una data specifica o in un intervallo di date. Potrai limitare il report alla visualizzazione delle chiamate di servizio per una specifica opzione di coda di attesa, tecnico, tipo di problema, priorità o stato della chiamata. Sarà inoltre possibile scegliere se includere o meno una visualizzazione delle chiamate scadute. Chiamate di servizio in coda Controlla, modifica e aggiorna le chiamate di servizio analizzando lo storico chiamate relativo ad un particolare evento. È possibile monitorare lo stato di una chiamata e assegnarla a singoli tecnici oppure inserirla nella coda di attesa di una squadra. Tempo di risposta per responsabile Segui lo scambio di comunicazioni tra un cliente e il reparto di servizio e registra il tempo necessario per rispondere adeguatamente a ciascuna chiamata di servizio. Vendite Gli strumenti di gestione delle vendite di SAP Business One premettono di creare preventivi, inserire ordini cliente, impostare consegne, aggiornare stock contabili e gestire l insieme delle fatture e della contabilità clienti. SAP Business One propone un efficace sistema di sviluppo documenti per ogni fase del processo di vendita, incluse le offerte. Tutte le informazioni rilevanti vengono trasferite da un documento all altro dall offerta di vendita all ordine di vendita, dalla bolla di consegna alla fattura rispar miando tempo e riducendo i margini di errore. La soluzione offre inoltre la necessaria flessibilità per adattare il processo di vendita alle esigenze e agli specifici processi aziendali di ciascun cliente. Prima avevamo bisogno di cinque giorni per chiudere un ordine. Ora ci riusciamo in due giorni, il che significa che i nostri processi di evasione degli ordinativi risultano più veloci del 60%. Consegniamo più pacchi, più rapidamente, con maggiore efficienza... e impiegando un minor numero di risorse. Jonathan Schaffer, Amministratore delegato, Plum Products Ltd. 10 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
Offerta di vendita Crea offerte di vendita per i tuoi clienti potenziali e acquisiti. Potrai calcolare l utile lordo per ciascuna offerta, analizzare facilmente lo storico dei prezzi di vendita e, una volta creata un offerta, esportarla rapidamente in Microsoft Word. Ordine Semplifica l inserimento degli ordini di vendita accedendo alle informazioni sulla disponibilità degli articoli attraverso un report Available to Promise esteso a più magazzini. In caso di mancanza di materiale, potrai scegliere se ordinare da un elenco di articoli alternativi o consentire la consegna parziale della quantità disponibile dell articolo desiderato. Lo stesso ordine può prevedere più date di consegna e più indirizzi di spedizione per ciascuna posizione documento ed è possibile creare automaticamente ordini di acquisto da un ordine di vendita ed effettuare spedizioni dirette di articoli presso la sede del cliente. Consegna Genera la documentazione di imballaggio per tutte le merci spedite ai clienti. La funzione incorporata di imballaggio rende possibile l inserimento virtuale di articoli in pacchi diversi nella fase di creazione della consegna. Dopo avere memorizzato il numero di lettera di vettura potrai accedere allo stato d invio diret tamente dalla bolla di consegna, con un semplice clic del mouse. Una volta effettuata la consegna, il software aggiorna automaticamente le quantità a magazzino. Gestione resi Gestisci rapidamente i resi e adegua di conseguenza lo stock e il saldo contabile con il fornitore in questione. Elaborazione degli arretrati Tieni traccia degli ordini che non è possibile consegnare ai clienti per mancanza di materiale a magazzino ed evadi automaticamente gli ordini in sospeso non appena gli articoli vengono caricati in magazzino. Fattura Ad ogni fattura emessa, crea automaticamente una registrazione corrispondente sul relativo giornale documenti. Potrai così creare una ricevuta automatica se il cliente decide di pagare solo parte della fattura. Fattura e pagamento Crea una fattura e una ricevuta in un unica fase utilizzando le informazioni contenute nello stesso documento. Nota di credito vendite Importa facilmente i dati dalla fattura originale per la creazione di una nota di credito per un reso merci. Anticipi Applica gli anticipi dei clienti agli ordini di vendita. Potrai elaborare un anticipo con o senza fattura, e decidere se creare le necessarie registrazioni contabili una volta effettuato l anticipo o solo il documento senza effettuare alcuna registrazione. Stampa documenti Stampa i record info acquisti e vendite per periodo, numero di documento o tipo di documento. Documenti in bozza Stampa, modifica e gestisci tutti i documenti salvati in bozza. Assistente creazione documento Automatizza la creazione dei documenti utilizzati nelle attività di vendita ed esecuzione utilizzando come punto di partenza informazioni tratte da uno o più documenti. Con l aiuto dell assistente, potrai decidere di creare automaticamente documenti di destinazione, come bolle di consegna o fatture, utilizzando come base ordini di vendita, consegne, resi, o fatture. È possibile, ad esempio, raggruppare tutti i documenti di vendita esistenti in un unica fattura per un qualsiasi cliente specifico, oppure creare fatture riepilogative per un cliente sulla base di molteplici ordini e bolle di consegna raccolti nel corso del mese. Assistente per solleciti Automatizza il processo di creazione e invio delle lettere di sollecito ai clienti con morosità. Eseguendo l assistente a intervalli regolari, ad esempio ogni mese o settimana, Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 11
potrai controllare le fatture cliente aperte, e inviare secondo intervalli predefiniti una serie di segnalazioni di ritardo con vari livelli di gravità. È inoltre possibile mantenere uno storico pagamenti per ciascun cliente che consentirà di prendere decisioni basate su informazioni più precise quando si tratterà di definire i termini di pagamento per gli ordini futuri. Acquisti Con SAP Business One è possibile gestire e aggiornare tutte le attività relative ai fornitori, dall emissione degli ordini d acquisto all aggiornamento delle quantità in magazzino, dal calcolo del prezzo d acquisto dei beni importati alla consegna delle merci e alla gestione di resi e accrediti. Ordine d acquisto Crea ordini d acquisto per i materiali o servizi ordinati, per poi stamparli o inviarli per posta, fax o e-mail direttamente al fornitore. Un ordine d acquisto può essere creato da un ordine di vendita per fare in modo che, alla data di spedizione richiesta, in magazzino siano presenti i livelli appropriati di merci. L ordine di acquisto aggiorna la quantità disponibile degli articoli ordinati e comunica al responsabile del magazzino la data di consegna prevista. È inoltre possibile suddividere un unico ordine di acquisto in più parti quando, ad esempio, gli articoli in questione devono essere spediti a magazzini diversi. Entrata merci da fornitore Stabilisci se ricevere le consegne presso uno o più magazzini. Le entrate merci possono essere collegate a un ordine di acquisto, il che significa che la quantità dell ordine di acquisto può essere modificata se la quantità ricevuta non corrisponde a quella originale. In caso di articoli da restituire al fornitore, sarà possibile creare un documento di resi a fornitore con cui stornare parzialmente o totalmente la quantità nell entrata merci da fornitore. Fattura Elabora i pagamenti verso i fornitori agendo sulle registrazioni prima nota che il software genera automaticamente quando vengono elaborate le fatture fornitore. SAP Business One è un prodotto premiato e di costo accessibile, progettato esclusivamente per le piccole imprese. Essendo un applicazione software completa e integrata, SAP Business One elimina i costi e gli inconvenienti legati all integrazione di più applicazioni standalone. L interfaccia intuitiva e l ampia configurabilità minimizzano le complessità dell implemen tazione e della manutenzione costante. Nota di credito acquisti Emetti una nota di credito ai fornitori per un reso merci. Potrai ottenere rapidamente i dati necessari per la nota di credito dalla fattura originale. Costi d importazione Calcola il prezzo d acquisto delle merci assegnando i vari elementi del costo d importazione (ad esempio, nolo, assicurazione e imposte doganali) al costo FOB di ciascun articolo. Il valore effettivo di magazzino delle merci verrà aggiornato automatica mente. Anticipi Gestisci le richieste di anticipi dei tuoi fornitori a fronte degli ordini di acquisto. Potrai elaborare l anticipo con o senza fattura, e decidere se creare le necessarie registrazioni contabili una volta effettuato l anticipo o solo il documento senza effettuare alcuna registrazione. Spese di trasporto Tieni traccia e documenta ogni costo aggiuntivo ad esempio le spese di trasporto generato nelle transazioni di acquisto, quali assicurazione, spedizione o altre spese applicabili alle tue merci. Stampa di documenti in bozza Modifica e gestisci tutti i documenti di acquisto salvati come bozza e stampali (comprese le bozze) per periodo, numero documento o tipo di documento. Pianificazione del fabbisogno materiali SAP Business One offre una funzione di pianificazione semplice e potente al tempo stesso, che consente di program mare 12 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
e gestire gli articoli che verranno prodotti o acquistati utilizzando svariati criteri. SAP Business One sostituisce la pianificazione della produzione informale, ad hoc e soggetta ad errori con un processo più strutturato e basato su informazioni più attendibili derivate da distinte base, dati di magazzino, immissioni da programmazione della produzione e ordini di acquisto e immissioni di fabbisogno da ordini effettivi e previsti. Il software propone le seguenti funzionalità di pianificazione del fabbisogno di materiale (MRP). Previsioni Puoi fare previsione di domanda sulla base dello storico acquisti, degli ordini ricevuti e di altri indici di previsione tramite l Assistente pianificazione MRP. I calcoli previsionali ti aiutano ad anticipare la domanda del tuo prodotto e ad adeguare di conseguenza la pianificazione dei materiali. Assistente pianificazione MRP Predisponi e ottimizza il fabbisogno futuro di materiali; gestisci ed esegui raccomandazioni ed eccezioni per gli acquisti e la produzione. Tenendo conto sia delle quantità minime degli ordini, sia degli ordini multipli, potrai approfittare degli sconti quantità o adattarti alle dimensioni standard dei lotti di produzione per ridurre i costi. La procedura guidata consente di generare un report raccomandazioni che indica se e quando conviene acquistare o produrre. Le numerose opzioni di drill-down ti permetteranno inoltre di visualizzare i calcoli del fabbisogno netto e i documenti effettivi che rendono conto del fabbisogno lordo. Report raccomandazioni ordini Crea automaticamente ordini di produzione e ordini di acquisto sulla base delle informazioni contenute in un report di raccomandazioni. Se una produzione deve essere esternalizzata, potrai rapidamente convertire un ordine di produzione in un ordine di acquisto. Sarà inoltre possibile consolidare gli ordini di acquisto per lo stesso fornitore in un unico ordine, semplificando ulteriormente il processo di acquisto. Gestione del magazzino Gestisci i dati anagrafici articolo, i numeri di serie e i listini prezzi. Potrai definire articoli alternativi, applicare rettifiche dello stock in aumento o in riduzione, eseguire conteggi di ciclo e generare liste di prelievo per gli ordini cliente aperti. Il software propone le seguenti funzionalità di gestione magazzino. Dati anagrafici articolo Definisci articoli di produzione, articoli di acquisto e articoli non gestiti a magazzino (manodopera e trasferte, ad esempio), gestendo nel contempo, per ciascun articolo, le informazioni di default come il fornitore acquisti, l unità di misura di acquisto e vendita e lo stato d imposta. Potrai gestire gli articoli inventariati in più magazzini associando costi diversi a seconda della ubicazione. SAP Business One supporta i metodi di valutazione stock più comuni, inclusi i costi standard, la media mobile ponderata e FIFO. Potrai definire un metodo di approvvigionamento (ad esem pio provare o acquistare ) nonché la periodicità degli ordini per l acquisto di un articolo (mensile, settimanale o giornaliera, ad esempio). Sarà inoltre possibile definire le dimensioni dei lotti degli articoli da acquistare, la quantità minima dell ordine e il lead time medio. Queste informazioni potranno poi essere utilizzate in combinazione con la funzionalità di MRP. Numeri di serie Genera automaticamente o manualmente numeri di serie utilizzando modelli. Lotti Assegna i lotti ai prodotti e classificali in base a qualsiasi attributo liberamente definibile (il periodo di scadenza, ad esempio). Potrai quindi definire i lotti per questi prodotti negli ordini cliente, nelle bolle di consegna e nei movimenti stock. Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 13
Abbiamo ridotto del 95% il tempo che i responsabili dedicano all esecuzione dei report. Ad esempio, se prima per eseguire un conto economico occorrevano da 30 a 40 minuti, ora ci bastano 3 secondi. Kevin Patrick, Vice presidente e Direttore generale, Sondra Roberts Articoli alternativi Crea un elenco di articoli alternativi per i casi in cui l articolo scelto dal cliente non è disponibile, classificandoli in base alla somiglianza, al prezzo o alla quantità. Numero catalogo business partner Gestisci una tabella con riferimenti incrociati di numeri parte di clienti e fornitori rispetto ai numeri parte di magazzino. Potrai quindi utilizzare i numeri parte cliente nei documenti di acquisto al posto dei numeri parte magazzino. Entrata e uscita merci Registra le entrate e le uscite merci non direttamente correlate a documenti di vendita o di acquisto. Trasferimento di magazzino Sposta lo stock tra più magazzini. Rivalutazione stock Rivaluta il costo e il valore di magazzino delle tue merci senza modificare i livelli di quantità. Registrazione saldo Inserisci i saldi di apertura per le posizioni di inventario e aggiorna i dati del magazzino. Esegui l inventario a cadenza regolare Semplifica il conteggio dello stock individuando il momento giusto in cui ciascun articolo a magazzino deve essere conteggiato. Grazie alle allerte e ai report generati potrai stabilire con certezza la frequenza con cui calcolare gli articoli con livelli diversi di importanza. Listino prezzo Definisci vari listini prezzi e collegali a clienti e fornitori. Potrai creare rapidamente collegamenti dinamici tra i diversi listini prezzi, che verranno aggiornati automaticamente al variare del listino prezzi primario. Prezzi speciali Definisci prezzi speciali per singoli clienti o fornitori, prezzi per quantità specifiche legati al volume dell ordine di acquisto e un periodo di validità per ogni prezzo. Gestione di prelievi e imballaggi Gestisci il processo di prelievo e imballaggio in un ambiente con molteplici code di attesa. All immissione degli ordini cliente, questi vengono visualizzati nella coda aperta e possono essere marcati come totalmente o parzialmente rilasciati per il prelievo. Nella coda rilasciata appaiono tutti gli ordini rilasciati per il prelievo, che potranno essere marcati come totalmente o parzialmente prelevati. All interno delle code aperte o rilasciate sarà possibile creare automaticamente liste di prelievo per un ordine o per un raggruppamento di ordini. Questa gestione prevede inoltre 14 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
una valida funzionalità di drill-down che comprende i dati anagrafici di clienti e articoli, oltre ai documenti di origine. Reporting Crea, gestisci e distribuisci report in tempo reale con estrema facilità. Con SAP Business One potrai utilizzare vari strumenti di reporting (Crystal Reports, Print Layout Designer, XL Reporter e Query Manager) per creare report finanziari e di gestione che forniscono istantanee degli indicatori chiave di prestazione quali prenotazioni di vendite, ricavi aggiornati all ultimo anno, contabilità clienti, ordini aperti e morosità. Oltre ad esportare qualsiasi report in vari formati elettronici, inclusi PDF, Microsoft Excel/Word, RTF e XML, potrai distribuirli in tutte le aree aziendali tramite e-mail, fax o altri formati. SAP Business One ti mette a disposizione una visibilità a 360 gradi delle operazioni di business e tramite la funzione Drag&Relate ti consente di capire istantaneamente le transazioni e le relazioni chiave che caratterizzano la tua azienda. Per ciascuna area funzionale SAP Business One propone un ampia scelta di report predefiniti. Potrai generare report per una specifica area funzionale della tua azienda e personalizzare l output per adattarlo alle tue esigenze. Per un elenco completo dei report predefiniti consulta la sezione Report predefiniti. Reporting semplificato con Crystal Reports SAP Business One ora è completamente integrato con Crystal Reports, soluzione di reporting leader del settore. Insieme, SAP Business One e Crystal Reports mettono a disposizione una funzionalità di reporting completa che ti consentirà di avere sempre il quadro aggiornato degli aspetti cruciali dell azienda. Con Crystal Reports potrai eseguire le seguenti attività: Generare report accurati e tempestivi Crea report in diversi formati di presentazione dall ambiente grafico intuitivo. È possibile generare report standard e ad hoc, importare report di Crystal Reports creati esternamente, eseguire il drill-down nei dati di livello inferiore e quindi analizzare le informazioni. Personalizzare con facilità Personalizza i report aggiungendo i campi dati standard di SAP Business One o campi definiti dall utente riducendo al minimo i costi generali di IT. Potrai inoltre allegare messaggi con informazioni personalizzate per migliorare la fruizione dei report. Visualizzare ed esportare i report Visualizza ed esporta i report in Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, RTF e XML. Distribuire i report in tutte le aree dell azienda Distribuisci i report in tutta l impresa tramite e-mail, fax, trasferimento elettronico di dati e stampa normale. Potrai inoltre salvarli in modo sicuro nel sito crystalreports.com per potervi accedere poi ovunque e in qualsiasi momento. Controllare l accesso alle informazioni Assegna i diritti di accesso a livello di utente e di gruppo. Grazie alle caratteristiche di sicurezza, i tuoi dipendenti visualizzeranno e apriranno unicamente i report a cui sono autorizzati ad accedere. Includere file Flash nei report Aggiungi una nuova dimensione a Crystal Reports con il software Xcelsius. Potrai creare elementi avanzati di progettazione e visualizzazione aggiungendo immagini, grafici dinamici e persino file video ai tuoi report. Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 15
Report predefiniti SAP Business One mette a disposizione i seguenti report predefiniti per ciascuna area funzionale: Report predefiniti di SAP Business One Contabilità Opportunità di vendita Vendite e acquisti Business partner Produzione Servizi Magazzino Schemi storici Conto economico Bilancio Bilancio di verifica Opportunità Analisi per livello Pipeline di opportunità Previsione opportunità e opportunità per periodo Elenco delle partite aperte Analisi fatturato Analisi acquisti Riepilogo attività Clienti inattivi Storico incasso Ordine di lavoro aperto Distinte base Chiamate di servizio Chiamate di servizio per coda di attesa Tempo di risposta per responsabile Tempo di chiusura medio Contratti di servizio Lista articoli Ultimi prezzi Articoli inattivi Lista di registrazioni magazzino per articolo Situazione di magazzino Rendiconto del flusso di cassa Report comparativi Report di budget Opportunità vinte e perse Opportunità aperte e chiuse Distribuzione dei clienti potenziali per periodo Report dell attrezzatura cliente Monitoraggio servizi Chiamate di servizio Chiamate di servizio aperte Chiamate di servizio scadute Stock in magazzino Valutazione stock Transazione numeri di serie Numero partita (lotto) Integrazione con Microsoft Outlook L integrazione di SAP Business One con Microsoft Outlook avviene attraverso un componente aggiuntivo che ti consente di scambiare e condividere i dati in modo tale che tutte le parti siano sempre aggiornate sugli sviluppi relativi a clienti e opportunità di business. Sono disponibili le seguenti funzioni: Sincronizzazione dati Sincronizza appun tamenti in calendario, contatti e attività tra SAP Business One e Microsoft Outlook. Questa funzione consente di programmare sincronizzazioni automatiche e di risolvere eventuali conflitti in sospeso che potrebbero verificarsi tra le due applicazioni creando snapshot delle informazioni di SAP Business One e collegandole ai contatti di Microsoft Outlook. Offerte È possibile importare offerte da SAP Business One in Microsoft Outlook per poi visualizzarle, modificarle e inviarle sotto forma di messaggi e-mail. Potrai anche creare nuove offerte in Microsoft Outlook e salvarle in SAP Business One. Integrazione e-mail L integrazione con Microsoft Outlook consente di eseguire le seguenti funzioni: Salvare un messaggio e-mail di Microsoft Outlook come attività in SAP Business One Salvare il testo originale del messaggio e-mail e i file allegati originali come addon di un attività in SAP Business One Effettuare le impostazioni delle elaborazioni successive e dei promemoria di una attività 16 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
Architettura su un unico server L applicazione SAP Business One risiede in un unico server che utilizza il sistema operativo Microsoft Windows e supporta Microsoft SQL Server. Requisiti di sistema Oltre a fornire un Server database, SAP Business One offre numerosi strumenti e applicazioni sul lato server: Sistema server di licenza, per gestire gli acquisti di licenze per gli utenti finali Strumento di backup per eseguire copie di sicurezza del database Piattaforma di integrazione per interfacciare SAP Business One con altri programmi gestionali SAP o di terzi Piattaforma di supporto remoto per SAP Business One, che consente una manutenzione e un supporto proattivi dell infrastruttura della soluzione Requisiti software Requisiti hardware minimi Server Sistemi operativi supportati Piattaforme database supportate Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard/ Enterprise (64 bit) Microsoft Windows Small Business Server 2008 Standard/Premium (64 bit) Microsoft Windows Server 2008 Standard/ Enterprise (32 bit/64 bit) Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard/ Enterprise (32 bit/64 bit) Microsoft Windows Server 2003 Standard/ Enterprise (32 bit/64 bit) Microsoft Windows Small Business Server 2003 R2 Standard/Premium (32 bit) Microsoft Windows Small Business Server 2003 Standard/Premium (32 bit) Microsoft Windows 7 Professional/ Enterprise/ Ultimate (32 bit/64 bit) Microsoft Windows Vista Business/Enterprise/ Ultimate (32 bit/64 bit) Microsoft Windows XP Professional (32 bit) Microsoft SQL Server 2008 Express/ Workgroup/Standard/Enterprise (32 bit/64 bit) Microsoft SQL Server 2005 Standard/ Enterprise/Express/Workgroup (32 bit/64 bit) CPU 1x Intel Pentium IV (o equivalente) RAM 1 GB Spazio libero su disco Partizione di sistema 0,5 GB e partizione dati 2 GB Unità DVD-ROM Schermo 640 x 480 con 256 colori o superiore Workstation Sistemi operativi supportati Applicazioni desktop supportate Microsoft Windows 7 Professional/ Enterprise/Ultimate (32 bit/64 bit) Microsoft Windows Vista Business/ Enterprise/Ultimate, (32 bit/64 bit) Microsoft Windows XP Professional (32 bit) Microsoft Office 2007 Standard/ Professional Microsoft Office 2003 Standard/ Professional CPU 1x Intel Pentium IV (o equivalente) RAM 1 GB Spazio libero su disco Partizione di sistema 1 GB e partizione dati 0,5 GB Unità DVD-ROM Schermo 800 x 600 con colori a 24 bit o superiore Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 17
Strumenti intuitivi di configurazione e personalizzazione I potenti strumenti di SAP Business One consentono di personalizzare moduli, query e report per rispondere a specifici requisiti aziendali senza dover ricorrere a una formazione tecnica specializzata. Grazie alla configurazione delle impostazioni è possibile definire i tassi di cambio, impostare i parametri di autorizzazione e creare funzioni di importazione ed esportazione per posta interna, posta elettronica e dati. Funzioni di configurazione SAP Business One propone le seguenti funzionalità di configurazione: Selezione azienda Varie impostazioni di base Inizializzazione e preferenze generali Dati azienda e impostazioni generali relative a piani dei conti, codici d imposta, agenti di vendita, territori, progetti, formati degli indirizzi, condizioni di pagamento, fornitori, clienti, gruppi di articoli e di commissioni, magazzini, modelli di contratti di servizio e code, banche, modalità di pagamento e metodi di spedizione Autorizzazioni Accesso controllato alle informazioni (accesso completo, in sola lettura o nessun accesso); accesso consentito in base al team, al reparto o alla filiale Definizione dei tassi di cambio Informazioni di base per l insieme dei report e dei dati registrati Utilities Backup di dati, processi automatizzati, chiusura di fine anno, archiviazione, importazione ed esportaz i one dati Ripristino Amministrazione e reperimento dati Funzioni di avviso e messaggi Messaggi per utenti interni, clienti e fornitori; definizione di profili personali per i messaggi di avvertimento Saldi di apertura Inserimento dei saldi di apertura all avvio dell azienda Record di dati anagrafici Gestito per l intera applicazione, contiene i dati anagrafici di ciascun cliente e fornitore Distinte base Strutture di prodotto che rappresentano la testata e si riferiscono ai singoli materiali assegnati Ricerca assistita Per registrare i valori di tutti i campi dell applicazione, inclusi quelli definiti dall utente, puoi ricorrere a un processo di ricerca predefinita grazie alla funzionalità di ricerca formattata di SAP Business One. Potrai effettuare ricerche formattate nelle seguenti situazioni: Immissione automatica di valori nei campi in base alle seguenti opzioni: Date le nostre prospettive di crescita, sappiamo che SAP Business One terrà il passo con la nostra azienda e ci consentirà di gestire questa evoluzione senza spiacevoli sorprese. Dave Sengstaken, Presidente, StyleWest Utilizzo di diversi oggetti nell applicazione Liste predefinite Interrogazioni predefinite (definite dall utente) Definizione delle dipendenze tra i campi dell applicazione Visualizzazione dei campi utilizzati solo per le interrogazioni, ad esempio la firma dell utente, la data di creazione e il saldo degli assegni aperti (per un business partner) Allerte e approvazioni È possibile configurare le notifiche immediate e le risposte automatiche per gli eventi commerciali importanti, mediante allerte programmabili dall utente e basate su workflow. Definisci gli eventi che desideri monitorare e gli intervalli di tolleranze e limiti accettabili in connessione a questi eventi. Poi, quando gli indicatori superano l intervallo predeterminato per l evento, riceverai una notifica. Qualsiasi violazione della politica aziendale genera una notifica immediata al responsabile ed avvia un processo di workflow per gestire l evento. Utilizzando le allerte di SAP Business One puoi attivare una gestione proattiva mediante eccezioni, per eliminare la necessità di controllare manualmente le attività. Sarai informato in tempo reale ogni volta che viene superata una soglia, per poter reagire prontamente. Potrai inoltre eseguire un drill down per ottenere informazioni sull allerta che possono aiutarti a prendere decisioni informate circa le azioni future associate all evento. 18 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
Best practice locali SAP Business One propone una funzionalità incorporata specifica per paese che ti aiuterà a conformarti a livello locale rispetto non solo ai requisiti legali, ma anche alle pratiche di business. La localizzazione riguarda prevalentemente i requisiti legali, valutari e finanziari e si concretizza nell adeguamento delle scritture contabili, dei layout di stampa e dei report. Nel quadro dell attività di aggiornamento, ogni patch inviata periodicamente contiene modifiche normative e nuovi requisiti legali implementati specifici per paese. Personalizzazione SAP Business One può essere adattato nei modi illustrati di seguito per rispondere alle esigenze specifiche o variabili della tua azienda, ma senza appesantire le attività dei sistemi informativi: Imposta le preferenze per moduli, interrogazioni e report in modo da rispecchiare le attività gestionali quotidiane. Amplia le funzionalità principali con soluzioni specifiche di settore preconfezionate e preintegrate, progettate sulla base dell applicazione SAP Business One dai partner delle soluzioni di software SAP. Integra le applicazioni esterne con SAP Business One utilizzando SAP Business One SDK (SAP Business One Software Development Kit) consulta l apposita sezione per informazioni più dettagliate. Reintegra le modifiche e gli ampliamenti apportati oggi nelle versioni future di SAP Business One riducendo al minimo gli interventi sul codice custom. Grazie alle interfacce di programmazione di SDK che gestiscono la compatibilità a ritroso, le integrazioni e gli ampliamenti funzioneranno regolarmente anche con le nuove versioni. Collegati alla sede centrale e alle società controllate con altre applicazioni SAP sfruttando l integrazione di SAP Business One con la piattaforma tecnologica SAP NetWeaver. Integra le filiali o gli stabilimenti produttivi presenti nel mondo intero in modo lineare e conveniente tramite l architettura basata su un codice singolo di SAP Business One, con localizzazioni in 40 paesi. Campi definiti dall utente Definisci i tuoi campi nelle tabelle esistenti oppure aggiungi nuove tabelle in SAP Business One. Potrai inserire rapidamente i campi definiti dall utente praticamente in qualsiasi oggetto aziendale presente nell applicazione, inclusi i record anagrafici (clienti o posizioni di inventario), documenti di vendita e acquisto (quali ordini cliente, fatture o ordini di acquisto), righe di documento (posizioni singole di fatture e di ordini di acquisto), transazioni finanziarie (registrazioni di prima nota o righe di registrazioni di prima nota), chiamate di servizio, contratti di assistenza, distinte base e numerosi altri oggetti. È possibile selezionare i campi definiti dall utente per vari tipi di informazioni, quali testi, indirizzi, numeri di telefono, URL, allegati file, immagini ed elenchi a discesa. Quando esegui un aggiornamento, questi campi seguono automaticamente il database. Attraverso l integrazione di vendite, clienti, contabilità e attività operative, le soluzioni SAP assicurano quella visibilità su tutta l azienda necessaria per fondare ogni decisione su informazioni in tempo reale. Con un analisi attenta di ogni aspetto dell azienda, diventa possibile monitorare facilmente le prestazioni, eliminare le ineffi cienze e, ancor più importante, identificare le opportunità redditizie. Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 19
Affidabilità e prestazioni del sistema Tramite un apposita piattaforma SAP di supporto remoto è possibile gestire e aggiornare il sistema software in modo più facile, evitando proattivamente i potenziali problemi che potrebbero ripercuotersi sulle attività imprenditoriali. La piattaforma di supporto remoto per SAP Business One è uno strumento di monitoraggio automatizzato che permette di individuare i colli di bottiglia del sistema consentendo ai servizi di supporto SAP di raccogliere informazioni sullo stato del tuo sistema e di verificare che sia esente da problemi di supporto noti. Attraverso l invio periodico di fax automatici e di messaggi e-mail di stato, ti mette in condizione di evitare che i problemi si verifichino, riducendo così il tempo che saresti costretto a riservare al supporto IT. La piattaforma di supporto remoto per SAP Business One offre le seguenti caratteristiche: Report sullo stato del sistema Esegui automaticamente test di funzionalità sull installazione, i dati di sistema, i backup già eseguiti, l utilizzo dello spazio su disco e altri aspetti, allo scopo di prevenire in modo proattivo i problemi. Manutenzione database Programma backup automatizzati del database e, all occorrenza, ripristina i database di cui è stato eseguito il backup. Valutazione pre-upgrade Verifica se il tuo sistema è pronto per un upgrade e accertati che non siano presenti problemi critici tali da compromettere il buon esito del processo. Correzioni automatiche Ricevi le correzioni automatiche dei problemi rilevati. Archiviazione dati Con la nuova funzione di archiviazione dati di SAP Business One è possibile ottimizzare l utilizzo del database produttivo, accelerare le prestazioni e snellire il sistema. L archiviazione dati consente agli utenti che utilizzano SAP Business One da almeno due anni di archiviare i dati di transazione chiusi (ad es. i documenti di vendita e acquisto chiusi o le registrazioni prima nota riconciliate) relative agli esercizi precedenti. Ti permette di analizzare i risultati previsti del processo prima dell esecuzione, per farti sapere quali documenti verranno rimossi dal database, di quanto verranno ridotte le dimensioni del database e altro ancora. Potrai quindi decidere se eseguire il processo di archiviazione immediatamente o esaminare ulteriormente i dati di transazione selezionati. Kit di sviluppo software SAP Business One SDK (SAP Business One Software Development Kit) è un toolbox che contiene le interfacce di programmazione, il codice di esempio, la documentazione e semplici utilities. Il kit consente ai programmatori di interfacciare facilmente le applicazioni esterne con SAP Business One oppure di aggiungere funzionalità personalizzate. SAP Business One si compone di un interfaccia utente grafica e un livello separato di business object. SAP Business One SDK offre l accesso totale ai due livelli di interfaccia utente e business object. 20 Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia
Caratteristiche Il kit di sviluppo software offre le seguenti funzionalità: Fornisce l accesso programmatico alla logica gestionale di SAP Business One grazie a un livello orientato agli oggetti Consente a clienti e partner SAP di ampliare e ottimizzare la funzionalità di SAP Business One in base alle loro specifiche esigenze Supporta una ricca gamma di tool e linguaggi di programmazione che consentono agli sviluppatori di utilizzare applicazioni e tecnologie note Fornisce una solida retrocompatibilità che riduce al minimo o addirittura elimina la necessità di eseguire modifiche durante gli aggiornamenti a una versione più recente di SAP Business One Componenti I componenti chiave illustrati di seguito fanno parte del kit di sviluppo software: API (Application Programming Interface) per l interfaccia dati Per integrare le applicazioni esterne con SAP Business One API per l interfaccia utente Per ampliare e personalizzare le applicazioni client di SAP Business One Screen designer con interfaccia Dragand-drop Per progettare finestre personalizzate per SAP Business One Java Connector Per l interfaccia tra le applicazioni esterne e SAP Business One utilizzando il linguaggio di program mazione Java Documentazione completa Applicazioni di esempio Soluzione SAP in dettaglio Ottimizza l azienda, accelera la crescita redditizia 21