DFPA 2016 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende)

DFPA 2016 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende) MANUALE UTENTE Pagina 1

SOMMARIO 1. ACCESSO AL SISTEMA... 3 1.1 Primo accesso... 3 1.2 Accesso successivo... 5 1.3 Password dimenticata... 6 2. HOMEPAGE... 7 3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA... 9 3.1 Data entry... 9 3.1.1 Stampa della ricevuta... 11 3.1.2 Stampa della distinta... 12 3.1.3 Stampa del bonifico... 12 3.2 Upload 14 4. STORICO DISTINTE... 16 4.1 Ricerche e filtri... 17 4.2 Visualizzazione dettaglio distinte... 18 4.3 annullamento distinte... 18 4.4 Distinte Abbinate... 19 4.5 esportazione file... 20 4.6 Storico Bonifici... 21 4.7 esportazione file... 22 5. GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE... 23 6. GESTIONE CESSATI... 24 7. POSIZIONE PERSONALE... 26 7.1 Dettaglio adesione... 27 8. MODIFICA EMAIL... 29 9. GESTIONE NUOVE ADESIONI... 30 9.1 Aggiornamento del menu... 30 9.2 Acquisizione adesione collettiva... 31 9.2.1 Premessa sulla gestione della pratica di adesione collettiva... 31 9.3 Modalità generali di salvataggio e conferma di una adesione... 36 9.3.1 Salvataggio dell adesione Controlli e messaggi... 36 9.3.1.1 Controlli bloccanti... 36 9.3.1.2 Controlli non bloccanti... 36 9.3.1.3 Salvataggio adesione senza errori... 37 9.3.2 Approvazione della pratica e Ristampa... 40 10. PRATICHE IN LAVORAZIONE... 41 10.1 Autorizzazione e cancellazione delle pratiche... 43 10.2 Stampa lista pratiche... 43 10.3 Gestione pratiche visualizzazione, variazione e stampa... 44 Pagina 2

1. ACCESSO AL SISTEMA Il sistema FONDIP WEB è accessibile all utente Azienda inserendo user e password nell apposita maschera di login. Occorre distinguere se si sta effettuando un: Primo accesso (prima volta che si accede all applicativo) Accesso successivo 1.1 PRIMO ACCESSO Se è la prima volta che l azienda accede all applicativo, dovrà cliccare sul pulsante E il primo Accesso? nella maschera di Login: Verrà visualizzata la seguente mappa: Il campo Tipologia utente è preimpostato alla voce Azienda e non va modificato. Nel campo Codice azienda occorre inserire il codice identificativo assegnato dal fondo ARCA a ciascuna azienda. Nel campo Partita I.V.A. la partita Iva dell azienda. Pagina 3

Cliccando sull icona si aprirà, in una nuova finestra del browser, un documento contenente le norme di utilizzo del servizio, per accettare le quali l utente dovrà selezionare la casella Dichiaro di aver preso visione delle norme di utilizzo del servizio. La possibilità di proseguire nell autenticazione è subordinata all accettazione delle norme di presa visione: selezionando la casella corrispondente si abilita il pulsante Attivazione. Se si desidera uscire dall applicativo o tornare alla maschera di Login, cliccare sul pulsante Indietro. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante Attivazione. L applicativo carica la seguente mappa: I campi Codice Azienda e Ragione Sociale sono precaricati e non modificabili. Pagina 4

L utente dovrà inserire una password a sua scelta nel campo Nuova password con le seguenti caratteristiche minime: stringa alfanumerica di lunghezza minima 8 caratteri contenente almeno un numero, una lettera maiuscola e una lettera minuscola Le caratteristiche della password sono illustrate dalla nota (*) in fondo alla mappa. L utente dovrà ridigitare la password nel campo Conferma password. Inoltre dovrà selezionare una delle domande precaricate nel menù a tendina Scegli una domanda e digitare la corrispondente risposta nel campo Digita la risposta come di seguito illustrato: La domanda selezionata e la relativa risposta dovranno essere memorizzate dall utente e non divulgate perché gli consentiranno di resettare la password in caso di dimenticanza della stessa. Infine occorrerà indicare obbligatoriamente l indirizzo email e ridigitarlo nei campi Indirizzo e-mail e Conferma e-mail. La nota (**) in fondo alla mappa avverte l utente che l email sarà presa a riferimento per le future comunicazioni del Fondo. Se si desidera uscire dall applicativo o tornare alla maschera precedente cliccare sul pulsante Annulla. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante Conferma. 1.2 ACCESSO SUCCESSIVO Per gli accessi successivi sarà sufficiente che l azienda inserisca nella mappa di login, come username il codice identificativo ricevuto da Arca e come password la stringa indicata in fase di primo accesso. Pagina 5

Cliccanso sul pulsante Entra si avrà accesso all homepage dell applicativo. 1.3 PASSWORD DIMENTICATA In caso di dimenticanza della password l utente, cliccando sul pulsante Password dimenticata?, potrà accedere alla seguente maschera: Dopo aver inserito il Codice utente e l email, cliccando sul pulsante Procedi, l applicativo, dopo aver controllato la coerenza dei dati inseriti, procederà al caricamento della seguente mappa: Per poter procedere al reset della password l utente dovrà indicare la domanda e la risposta selezionati in fase di primo accesso e cliccare sul pulsante Conferma. In caso di esito positivo dell operazione l utente potrà rieffettuare la procedura di Primo accesso. Pagina 6

2. HOMEPAGE Dopo aver effettuato l accesso, l homepage dell azienda si presenta nel seguente modo: Nella finestra principale sono presenti due liste: in quella di sinistra vengono riportate le distinte dell azienda non abbinate, in quella di destra la lista dei bonifici non riconciliati. Le informazioni relative alle distinte sono: Progressivo distinta Periodo di riferimento Importo Stato Le informazioni relative ai bonifici sono: Data contabile Data valuta Importo Le distinte sono elencate per periodo di riferimento decrescente; i bonifici per data valuta decrescente. Nel caso in cui le distinte siano tutte abbinate e/o i bonifici riconciliati le due liste sopra illustrate non sono presenti. Pagina 7

Nella parte sinistra sono posizionati due menù: in alto a sinistra sono riportate le informazioni relative all utente e alla versione del prodotto. In basso a sinistra sono visibili le funzionalità a disposizione dell azienda: Acquisizione nuova distinta Data entry Upload Storico Distinte Storico Bonifici Gestione cessati Posizione Personale Modifica Email Pagina 8

3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA Due sono le modalità con cui l azienda può acquisire la distinta contributiva: Data entry Upload 3.1 DATA ENTRY Nel primo caso l azienda deve compilare manualmente la distinta contributiva inserendo importi e date nella mappa così fatta: I nominativi dei dipendenti dell azienda sono precaricati dall applicativo e per essi vengono attivati in automatico i campi da compilare. Nell immagine sopra riportata, ad esempio, per nessun dipendente è possibile inserire il TFR silente perché le loro adesioni non sono di tipo silente. L azienda deve compilare i seguenti campi: Periodo di riferimento (nel formato mm-aaaa) Data valuta (nel formato gg-mm-aaaa) e indicare gli importi per testa e canale contributivo (iscritto, azienda e TFR): Pagina 9

Per poter escludere dalla lista un nominativo in quanto non più dipendente, ossia cessato, vedi il paragrafo Gestione cessati. Dopo aver inserito i dati, cliccando sul pulsante Ricalcola totali, è possibile visualizzare nei campi a piè di lista i totali degli importi per canale contributivo e il totale complessivo. Pagina 10

Per terminare l acquisizione della distinta è necessario cliccare sul pulsante Invia Distinta. L applicativo a questo punto archivia i dati inseriti e presenta una mappa con il riepilogo delle informazioni: In fondo alla lista contributiva l utente ha a disposizione tre pulsanti per effettuare la: stampa della ricevuta stampa della distinta stampa del bonifico 3.1.1 Stampa della ricevuta La ricevuta può essere stampata come promemoria della distinta inserita. Vi sono reperibili le seguenti informazioni: Identificativo della distinta Periodo di riferimento Importo totale Pagina 11

3.1.2 Stampa della distinta La stampa della distinta si presenta nel seguente modo: E riporta tutta la lista di dettaglio dei dati contributivi dei dipendenti nonchè i totali. 3.1.3 Stampa del bonifico Si tratta del prototipo del bonifico che la distinta dovrebbe effettuare: vi sono riportati tutti i dati salienti per poter effettuare il pagamento. La stampa si presenta nel seguente modo: Pagina 12

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3.2 UPLOAD Selezionando la voce Upload dal menù delle funzionalità è possibile acquisire una distinta anche effettuando l upload di un file excel che abbia i seguenti requisiti: nella prima riga del file devono essere presenti le intestazioni di colonna: Codice fiscale dipendente (colonna A) Quota azienda (colonna B) Quota dipendente (colonna C) Quota TFR (colonna D) Quota TFR silente (colonna E) le righe successive devono essere popolate con i valori della distinta contributiva facendo attenzione a impostare lo zero per gli importi non valorizzati Di seguito riportiamo un esempio: La mappa dell upload si presenta nel seguente modo: La data valuta e il periodo di riferimento sono precaricati dal sistema e modificabili, la data di caricamento è precaricata e non modificabile. Le date devono avere il formato mm-aaaa e gg-mmaaaa. Qualora il periodo di riferimento della distinta non fosse mensile, il campo periodo di riferimento dovrà essere compilato con l ultimo mese del periodo in questione. Cliccando sul pulsante Sfoglia l azienda potrà aprire esplora risorse e selezionare il file excel che desidera acquisire. Dopodichè l utente dovrà completare l upload cliccando sul pulsante Carica distinta. Al termine dell operazione sarà caricata una mappa con il dettaglio della distinta acquisita. Pagina 14

In fondo alla lista contributiva l utente avrà a disposizione tre pulsanti per effettuare la: stampa della ricevuta stampa della distinta stampa del bonifico Per maggiori dettagli sulle stampe fare riferimento ai 3.1.1 e seguenti. Pagina 15

4. STORICO DISTINTE Questa sezione consente all utente di visualizzare la lista delle distinte acquisite con il rispettivo stato. Qualora le distinte presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: Le informazioni riportate per una distinta sono le seguenti: Progressivo distinta Data caricamento Periodo di riferimento Importo distinta Stato N riconciliazione Note Utente Tipo distinta Il progressivo distinta è un numerico attribuito automaticamente dal sistema in fase di inserimento di una distinta che ne consente l identificazione univoca. La Data caricamento è la data in cui è stata caricata la distinta ed ha il formato gg-mm-aaaa. Pagina 16

Il Periodo di riferimento è il mese-anno a cui si riferisce la distinta ed ha il formato mm-aaaa. L importo distinta è l importo totale della distinta, indipendentemente dal canale contributivo. Nel caso in cui più distinte siano state riconciliate con uno stesso bonifico (o con n bonifici), tale campo riporterà la somma degli importi delle distinte. Lo stato assume i valori seguenti in concomitanza con le diverse fasi di elaborazione: Non riconciliata -> Distinta acquisita sul sistema ma non ancora riconciliata con un bonifico Riconciliata -> Distinta acquisita sul sistema e riconciliata con uno o più bonifici Annullata -> Distinta acquisita e poi cancellata dall utente o dal Gestore Amministrativo In errore -> Distinta acquisita, riconciliata con il bonifico ma con errori bloccanti Di conseguenza una distinta appena acquisita nel sistema sarà caratterizzata dallo stato non abbinata. Il N di riconciliazione è un numero univoco che lega la distinta con il bonifico con cui è stata riconciliata. Il colore azzurro dell iconcina del campo Note è indice della presenza di una Nota, in corrispondenza della distinta, compilata dall utente nel caso in cui la distinta sia stata annullata. Fermandosi con il mouse sopra l icona sarà possibile leggere il contenuto della nota: Il campo Utente può assumere i valori: Azienda Amministratore in base all utente che ha inserito la distinta sull applicativo. Il campo Tipo distinta può assumere i valori: Singola=se è stata riconciliata 1 sola distinta con uno o più bonifici Multi=se sono state riconciliate N distinte con uno o più bonifici 4.1 RICERCHE E FILTRI Al primo caricamento della mappa le distinte sono presentate in ordine decrescente in base al periodo di riferimento e, a parità di questo, in base alla data caricamento, indipendentemente dallo stato. Per l utente è sempre possibile inserire uno o più criteri di ricerca per i seguenti campi: Data caricamento (nel formato gg/mm/aaaa) Periodo di riferimento (nel formato mm/aaaa) Importo Pagina 17

Stato Numero di riconciliazione Tipo distinta E cliccare sul pulsante Cerca per popolare la lista con i risultati. Per compilare il campo di ricerca data caricamento l utente potrà utilizzare lo strumento calendario a destra del campo oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. 4.2 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DISTINTE Per visualizzare il dettaglio dei versamenti relativi ad una data distinta l utente potrà cliccare sull iconcina corrispondente alla selezione desiderata. L applicativo caricherà la seguente mappa di consultazione: Per tornare alla mappa precedente sarà sufficiente cliccare sul pulsante Esci. 4.3 ANNULLAMENTO DISTINTE Le distinte possono essere annullate cliccando sull icona in corrispondenza della distinta che si desidera annullare. L annullamento può essere effettuato solo se la distinta non è ancora stata riconciliata, dunque solo se si trova in stato non abbinata. Cliccando sull icona di annullamento si aprirà la finestra delle Note, in cui l utente dovrà obbligatoriamente indicare il motivo dell operazione per proseguire. Cliccando sul pulsante Conferma si procederà all annullamento, selezionando il pulsante Esci si potrà tornare alla mappa dello Storico Distinte annullando l operazione. Pagina 18

4.4 DISTINTE ABBINATE Nel caso in cui la distinta sia in stato Abbinata il campo N. Riconciliazione è valorizzato e negli ultimi quattro campi a destra nella lista sono riportate le informazioni salienti relative al bonifico o ai bonifici con cui la distinta è stata riconciliata. Può inoltre verificarsi il caso in cui n distinte risultino riconciliate con uno od n bonifici: in tal caso le distinte saranno raggruppate per numero di riconciliazione per cui sarà visibile un unica distinta complessiva (come nell immagine su riportata), caratterizzata da: assenza di progressivo assenza di periodo di riferimento importo pari alla somma degli importi delle distinte tipo distinta valorizzato a Multi Cliccando sull icona di dettaglio, in questo la mappa caricata presenterà una lista delle distinte riconciliate, precaricando, nella seconda sezione della maschera, il dettaglio della prima distinta. Se si desidera visualizzare il dettaglio delle altre distinte, sarà sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, come mostrato nell immagine sottostante. Pagina 19

Le informazioni relative al bonifico, riportate nella storico delle distinte, sono le seguenti: Data valuta Data contabile Importo bonifico Tipo bonifico Il campo Tipo bonifico può assumere i valori: Singolo=se il bonifico riconciliato con la distinta è 1 solo Multi=se i bonifici riconciliati con la distinta sono n Cliccando sull iconcina l utente potrà avere accesso al dettaglio del bonifico. Nel caso di bonifico di tipo multi il dettaglio si presenterà nel seguente modo: Per tornare alla mappa dello Storico Distinte è sufficiente cliccare sul pulsante Esci. 4.5 ESPORTAZIONE FILE La lista delle distinte nella mappa Storico Distinte può essere esportata in un file con i seguenti formati: Pdf Csv Excel Word Utilizzando le icone disposte a piè di lista: Pagina 20

4.6 STORICO BONIFICI In questa sezione dell applicativo l utente può visualizzare i bonifici riconciliati e non riconciliati. Al primo caricamento la mappa presenta una lista dei soli bonifici non riconciliati per data valuta dalla più recente alla più vecchia. Selezionando la voce Riconciliato dal menù a tendina sotto l intestazione di colonna Stato e cliccando sul pulsante cerca sarà possibile visualizzare i bonifici in stato riconciliato. E possibile affinare i criteri di ricerca utilizzando i seguenti campi: Data valuta (nel formato gg/mm/aaaa) Data contabile (nel formato gg/mm/aaaa) Importo Per compilare i campi di ricerca Data valuta e Data contabile l utente potrà utilizzare lo strumento calendario a destra dei campi oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. Qualora i bonifici presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: L utente può visualizzare le seguenti informazioni relative al bonifico: Data valuta Data contabile Importo Stato Numero riconciliazione Pagina 21

Ordinante Causale Note Il colore azzurro dell iconcina del campo Note è indice della presenza di una Nota, in corrispondenza del bonifico, compilata dal Gestore Amministrativo. Fermandosi con il mouse sopra l icona sarà possibile leggere il contenuto della nota. 4.7 ESPORTAZIONE FILE La lista dei bonifici nella mappa Storico Bonifici può essere esportata in un file con i seguenti formati: Pdf Csv Excel Word Utilizzando le icone disposte a piè di lista: Pagina 22

5. GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE Arca procederà all abbinamento di bonifici e distinte solo se di pari importo. In caso di errore nell invio del bonifico o della distinta l azienda deve intervenire come segue: Bonifico < distinta Bonifico > distinta Distinta errata Annullo la distinta (cfr. 4.3) Annullo la distinta (cfr. 4.3) Bonifico errato Invio bonifico integrativo a) Annullo la distinta (cfr. 4.3) e ne inserisco una nuova per importo pari al bonifico e recupero l importo versato in eccesso con la prossima distinta b) Chiedo la restituzione ad Arca e invio un nuovo versamento Pagina 23

6. GESTIONE CESSATI In tale sezione l utente può visualizzare tutti i dipendenti dell azienda che aderiscono al fondo. Tale funzionalità è utile nei casi in cui si desidera escludere un ex dipendente o reintegrarlo nella lista contributiva per potergli inserire gli ultimi contributi dovuti al fondo. Le informazioni disponibili sono: Codice fiscale Cognome Nome Stato Dove il campo Stato può assumere i seguenti valori: attivo -> dipendente cessato -> ex dipendente Tutti i dipendenti, che risultano avere lo stato attivo in tale mappa, vengono precaricati dal sistema nella lista di nominativi per i quali effettuare il data entry della distinta contributiva, nella sezione Data Entry dell applicativo (vedi paragrafo Acquisizione Nuova Distinta Data entry ). Per eliminare uno o più nominativi dalla distinta contributiva l utente può selezionare la casella in corrispondenza della posizione desiderata e cliccare sul pulsante Chiudi posizioni : Pagina 24

Così facendo, il dipendente selezionato passa dallo stato attivo allo stato cessato : Dopodichè, accedendo alla sezione Acquisizione Nuova Distinta Data entry, l utente potrà constatare che il soggetto in questione non compare più nella lista contributiva. Se si desidera reintegrare il nominativo nella lista è sufficiente ripetere le operazioni sopra descritte e cliccare sul pulsante Attiva posizioni. N.B. E possibile eseguire l operazione di reintegrazione di un dipendente (passaggio dallo stato cessato alla stato attivo ) solo 1 volta. Pagina 25

7. POSIZIONE PERSONALE Questa sezione è dedicata alla visualizzazione delle informazioni relative all aderente. Al primo caricamento l applicativo mostra tutti i dipendenti dell azienda ordinati per codice fiscale. Sono a disposizione dell utente i seguenti criteri di ricerca: Identificativo sottoscrittore (id) Cognome Nome Dopo aver valorizzato uno o più dei suddetti campi l utente dovrà cliccare sul pulsante Cerca. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto Backspace. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante Pulisci filtri a piè di lista. Qualora i dipendenti presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all altra l utente potrà utilizzare i tasti freccia presenti a piè di lista: oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo Vai a pagina e poi cliccare sull icona alla sua destra: Cliccando su una occorrenza della lista si può accedere alle informazioni di dettaglio relative all adesione e alla contribuzione del dipendente selezionato (vedi immagine sovrastante). Pagina 26

7.1 DETTAGLIO ADESIONE La prima mappa caricata dal sistema riporta i dati di dettaglio dell adesione e si presenta suddivisa in dieci sezioni (vedi immagine sottostante): Dati iscritto o Codice fiscale, o Cognome o Nome o Tipo adesione o Codice e denominazione azienda Dati del collocatore o Abi/Cab o codice promotore Anagrafica iscritto o dati anagrafici dell aderente o dati relativi al documento di riconoscimento Dati residenza o dati di residenza dell aderente ed email Dati recapito o dati di recapito dell aderente Dati generali o tipo lavoratore o identificativo iscritto, data di iscrizione al fondo Anagrafica Tutore o Dati anagrafici di un eventuale tutore o Dati di residenza e recapito di un eventuale tutore Comparti di contribuzione o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR) Comparti montante trasferito o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR) su cui investire un eventuale capitale trasferito da altro fondo Consensi e comunicazioni o Consensi al trattamento dei dati personali e alle comunicazioni del fondo Pagina 27

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E possibile ridurre o espandere ciascuna delle sezioni cliccando sull icona Per tornare alla lista è sufficiente cliccare sul pulsante Indietro. 8. MODIFICA EMAIL Tale funzionalità consente all azienda di modificare il proprio indirizzo email. La mappa si presenta nel seguente modo: Tutti i dati presenti in mappa sono in sola visualizzazione ad eccezione di: Nuova email Conferma email Dopo aver digitato il nuovo indirizzo nei due campi sopra indicati, per confermare l operazione di variazione l utente deve cliccare sul pulsante Salva. Pagina 29

9. GESTIONE NUOVE ADESIONI La nuova release del DFPA consente di censire l adesione al Fondo Pensione Arca Previdenza di nuovi dipendenti e di comunicarle al fondo.. DFPA è stato integrato con le funzionalità descritte qui di seguito per la gestione dell adesione collettiva. 9.1 AGGIORNAMENTO DEL MENU Al menu attuale di primo livello del DFPA, come evidenziato in Rosso nello screen shot sottostante, sono state aggiunte le seguenti voci di menu: Acquisizione adesione collettiva; Pratiche in lavorazione. Pagina 30

9.2 ACQUISIZIONE ADESIONE COLLETTIVA 9.2.1 Premessa sulla gestione della pratica di adesione collettiva La nuova adesioni raccolta con la funzionalità Acquisizione adesione collettiva viene acquisita dal Fondo Pensione Arca Previdenza all atto della validazione della pratica di Adesione su DFPA da parte dell Azienda. Quindi il processo di validazione di una pratica avviene in tempo reale sia per l Azienda sia per Arca: Il principale vantaggio è la certezza dei tempi di acquisizione della pratica di adesione che rende superfluo l anticipo del modulo per posta elettronica; La pratica di adesione viene processata dal fondo sulla base dei dati raccolti e trasmessi dall azienda. Conseguentemente il modulo cartaceo deve essere conforme ai dati validati su DFPA: o Non sono accettate informazioni trascritte manualmente sulla pratica, anche se controfirmate per accettazione dal nuovo dipendente. o In caso di operazione modificata più volte prima della validazione, dovrà essere inviata l ultima versione della stampa del modulo controfirmato dall Iscritto. Il processo di validazione di una pratica si realizza eseguendo le seguenti operazioni: salvataggio dell adesione; lstampa del modulo di adesione; apposizione delle firme e la raccolta della fotocopia di un documento di identità; validazione dell operazione in DFPA. 9.2.2 Creazione nuovo iscritto L attività di caricamento della pratica inizia da una mappa di ricerca che permette di verificare se il dipendente da censire è già presente sul sistema: Dopo aver immesso i criteri l utente dovrà cliccare sul pulsante Cerca presente in fondo alla mappa. In caso di esito positivo i risultati della ricerca saranno riportati nella mappa sottostante in formato lista: Pagina 31

Nel caso in cui il dipendente sia già censito nel sistema, apparirà nella lista della mappa sopra esposta. Nel caso in cui il dipendente non sia già censito nel sistema, all utente apparirà il seguente messaggio: Pagina 32

Cliccando su Nuova l applicativo caricherà la mappa di inserimento dell adesione individuale che si presenta nel seguente modo: Sezione Adesione collettiva Sezione Anagrafica iscritto Sezione Dati di residenza Sezione Dati Recapito Sezione Dati azienda Sezione Dati generali Stato: è precaricato dall applicativo con l etichetta: In errore In questa area sono presenti i campi per l acquisizione dei dati anagrafici del dipendente In corrispondenza del campo Comune di nascita l applicativo mette a disposizione uno strumento di sussidio alla compilazione. Digitando le lettere iniziali del comune che si desidera inserire compare una lista contenente tutti i comuni il cui nome comincia con le lettere digitate. Questa sezione contiene i campi relativi alla residenza dell aderente In corrispondenza del campo Località l applicativo mette a disposizione uno strumento di sussidio alla compilazione. Digitando le lettere iniziali del comune che si desidera inserire compare una lista contenente tutti i comuni il cui nome comincia con le lettere digitate. Selezionando dalla lista una località, il sistema caricherà in automatico la provincia corrispondente. Il campo Nazione estera deve essere compilato in alternativa al campo Località : tali campi devono essere valorizzati in modo mutualmente esclusivo (in alternativa uno all altro). Il campo Numero rapporto è in sola visualizzazione e riporta il numero di sottoscrizione dell adesione al fondo, quindi risulta valorizzato solo se lo stato iscritto è confermato. Questa sezione deve essere compilata se e solo se il recapito dell aderente risulta essere differente dalla residenza. Questa sezione è precompilata e non modificabile La Data di iscrizione al fondo viene precaricata in automatico dall applicativo con la data di acquisizione dell adesione e non è modificabile. Il numero rapporto non deve essere compilato perché verrà attribuito il sede di validazione Il campo Vecchio iscritto è impostato per default per default a NO ma può esser modificato dall utente. Impostare il campo Vecchio iscritto a SI sta ad indicare che l aderente, alla data del 28 aprile 1993, era iscritto ad una forma di previdenza Pagina 33

complementare istituita alla data di entrata in vigore della legge 23 ottobre 1992, n. 421. Sezione Anagrafica tutore/ curatore Sezione Comparti di contribuzione Sezione Trasferimenti in ingresso Sezione Consensi e comunicazione Da compilare nel caso in cui l iscritto abbia un tutore / curatore. Il dettaglio di tale sezione è descritta nel paragrafo che segue. Il dettaglio di tale sezione è descritta paragrafo che segue L informazione relativa al Consenso al trattamento dati è un prerequisito essenziale per l acquisizione dell adesione. Sezione Comparti di contribuzione In fase di acquisizione della nuova adesione è necessario effettuare la scelta dei comparti per la destinazione dei contributi. Qui di seguito la mappa di inserimento dei comparti di contribuzione scelti dall Iscritto: Da notare che il sistema obbliga la scelta del comparto di investimento con una percentuale pari al 100% per ciascun canale contributivo (% Iscritto - % Azienda - % TFR), quindi l iscritto può decidere di allocare i propri contributi futuri al massimo su 3 comparti (1 per ogni canale contributivo). Sezione Trasferimenti in ingresso Nel caso in cui il dipendente, contestualmente all adesione, desideri trasferire il montante maturato presso un altro fondo o forma pensionistica, occorre valorizzare i campi contenuti in questa sezione. Nel caso in cui si desideri acquisire l informazione sul trasferimento da altro fondo, la mappa da compilare si presenterà così: con i seguenti campi: Fondo da cui trasferisce (obbligatorio) Comparto (obbligatorio) Pagina 34

Cliccando sull icona posta a destra del campo codice si aprirà la seguente finestra: in cui l utente potrà cercare il fondo di provenienza digitando, come criterio di ricerca, o il numero di iscrizione all albo o la denominazione del fondo (tutta o in parte). Per procedere alla ricerca si dovrà cliccare sull omonimo pulsante. Non immettendo alcun criterio di ricerca, l applicativo riporterà la lista di tutti i fondi iscritti all albo Covip. A piè di lista sono disponibili i pulsanti per scorrere le pagine della lista. Per selezionare il fondo desiderato è sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, in tal modo l applicativo ritornerà sulla mappa di partenza riportando la denominazione del fondo: Se si desidera eliminare o modificare il fondo selezionato occorre cliccare sull icona e ripetere le operazioni su indicate. Oltre alla denominazione del fondo, la sezione deve essere compilata con l indicazione dei comparti sui quali si desidera destinare lo zainetto trasferito. Tali comparti possono dunque differire da quanto selezionato per la contribuzione futura. Lo zainetto può essere ripartito su diversi comparti in percentuali a scelta dell aderente, il cui totale deve essere pari a 100. Per selezionare i comparti si deve aprire il relativo menù a tendina, scegliere uno alla volta i comparti cliccando sull icona a lato, quindi inserire per ogni comparto scelto la percentuale richiesta. Pagina 35

9.3 MODALITÀ GENERALI DI SALVATAGGIO E CONFERMA DI UNA ADESIONE Esponiamo qui di seguito il processo di salvataggio, stampa e conferma di una pratica di adesione. 9.3.1 Salvataggio dell adesione Controlli e messaggi Per salvare i dati inseriti l utente deve cliccare sul pulsante Salva posizionato a inizio mappa. 9.3.1.1 Controlli bloccanti L applicativo, prima di effettuare l archiviazione, effettua i seguenti controlli: Correttezza formale del codice fiscale dell aderente Valorizzazione dati obbligatori relativi all anagrafica Valorizzazione dati obbligatori relativi alla residenza Valorizzazione del campo Tipo lavoratore Valorizzazione del campo Consenso al trattamento dei dati Valorizzazione del campo Luogo Qualora uno o più controlli non vadano a buon fine l applicativo segnala il tipo di errore riscontrato inserendo dei messaggi, evidenziati in colore rosso, in un apposita sezione posizionata in cima alla mappa: Fino a quando tutti gli errori indicati non vengono sanati l applicativo non salva l adesione in archivio. 9.3.1.2 Controlli non bloccanti D altra parte, ci sono alcuni errori che, pur consentendo il salvataggio dei dati, devono essere sanati affinchè la pratica possa proseguire nel suo iter: lo stato dell adesione rimarrà In errore. In particolare, è possibile inserire un adesione senza indicare i comparti e le rispettive percentuali. L applicativo in tal caso avvisa l utente con un messaggio del tipo: Pratica salvata con errori Per Pagina 36

poterla consolidare è necessario sanare le anomalie di seguito segnalate con la descrizione del tipo di anomalia riscontrata: Le correzioni necessarie a cambiare lo stato della pratica possono essere effettuate subito o in un secondo momento. Se si desidera modificare subito la pratica si possono completare i dati mancanti o errati sulla mappa proposta e cliccare sul pulsante Salva. Se si desidera modificare la pratica in un momento successivo è possibile richiamarla nella sezione Pratiche in lavorazione e variarla. 9.3.1.3 Salvataggio adesione senza errori Quando l adesione passa i controlli senza segnalazioni di errori l applicativo restituisce il seguente pop up: L utente può a questo punto decidere di: 1) procedere alla stampa definitiva 2) variare l adesione (scegliendo indietro ) 3) uscire e posporre ad altro momento la conclusione dell iter processuale della pratica. Si ricorda che solo le pratiche in stato Validata in attesa di cartaceo sono prese in carico dal Fondo. Per richiamare una pratica in un momento successivo e completarne l iter processuale sarà sufficiente accedere alla funzionalità di Pratiche in lavorazione. Pagina 37

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Nel caso in cui si decida di procedere con la stampa, cliccando sul pulsante Stampa, l applicativo nella stessa finestra, visualizza il modulo della pratica nella versione definitiva e pronto per essere stampato: Il modulo di adesione deve essere stampato su carta e firmato dal dipendente. Lo stato della pratica, una volta effettuata la stampa definitiva, cambia in Da validare stampata. Per tornare alla visualizzazione dei dati della pratica l utente può cliccare sul pulsante Indietro posto a piè di pagina. Pagina 39

9.3.2 Approvazione della pratica e Ristampa Dopo aver effettuato la stampa definitiva, l utente si ritrova in primo piano la finestra principale dell applicativo: Con le seguenti possibilità: 1) procedere con la validazione della pratica cliccando sul pulsante Approva : in tal caso la pratica assume lo stato di Validata in attesa di cartaceo e viene presa in carico dal Fondo. 2) variare i dati dell adesione cliccando sul pulsante Indietro : in tal caso la pratica ritorna nello stato In errore e può essere variata. 3) uscire dalla visualizzazione della pratica senza validarla, cliccando sul pulsante Esci : in tal caso la pratica rimane con lo stato Da validare stampata e non viene presa in carico dal Gestore Amministrativo. Scegliendo l opzione (1) - Pulsante APPROVA : l utente conclude l iter processuale della pratica di acquisizione dell adesione che viene presa in carico dal Fondo; dopo la validazione, la pratica non può essere più modificata da parte dell utente, che ne potrà effettuare solo la ristampa. la pratica di acquisizione dell adesione, è sempre gestibile, durante le varie fasi di lavorazione, dalla sezione Pratiche in lavorazione Pagina 40

10. PRATICHE IN LAVORAZIONE Cliccando sul link Pratiche in lavorazione si accede alla sezione in cui l utente può visualizzare tutte le pratiche di adesione indipendentemente dal loro stato. In tale sezione, è possibile richiamare tutte le pratiche di adesione non ancora validate dal collocatore, procedere alla loro variazione, alla stampa del cartaceo e alla loro approvazione. La mappa è composta da due sezioni: o Rete/Collocatore o Ricerca pratica È possibile effettuare la ricerca della pratica utilizzando i seguenti filtri: Codice fiscale Id Cognome Nome Stato Pagina 41

Per iniziare la ricerca l utente dovrà impostare almeno 1 filtro di ricerca. Il Tipo operazione è fisso su Adesioni Collettive Il campo Codice fiscale azienda è fisso Il campo Codice fiscale può essere utilizzato per ricercare le pratiche inerenti un aderente specifico e deve essere compilato per intero. Il campo Id è il numero di adesione al fondo. I campi Cognome e Nome possono essere compilati anche parzialmente. Il menù a tendina Tipo adesione è fisso Il menù a tendina Stato contiene le voci: e consente di selezionare le pratiche in base allo stato in cui si trovano. Tale filtro può risultare particolarmente utile per richiamare tutte le pratiche che il collocatore deve ancora validare per completare l iter processuale a suo carico. Dopo aver selezionato i filtri desiderati, cliccando sul pulsante Cerca, in caso di esito negativo l applicativo restituisce un messaggio del tipo: Nessun risultato per i criteri di ricerca selezionati. In caso di esito positivo restituisce la lista delle pratiche desiderate: Pagina 42

L utente può scorrere da una pagina all altra della lista utilizzando i seguenti pulsanti: Oppure indicando un numero preciso di pagina: 10.1 AUTORIZZAZIONE E CANCELLAZIONE DELLE PRATICHE Ai piedi della lista l utente ha a disposizione i seguenti pulsanti: Pulisci filtri -> per ripulire tutti i filtri precedentemente selezionati Autorizza -> per autorizzare la pratica precedentemente selezionata Cancella -> per eliminare la pratica precedentemente selezionata Cerca -> per iniziare la ricerca I pulsanti Autorizza e Cancella diventano attivi solo dopo che l utente ha selezionato la pratica che si desidera autorizzare o cancellare cliccando sulla casella di selezione posta all inizio di ogni singola voce della lista. La cancellazione di una pratica è permessa solo nel caso in cui la stessa sia in stato In errore. Negli altri stati la pratica non può essere cancellata. 10.2 STAMPA LISTA PRATICHE Per effettuare l esportazione su file dei risultati della ricerca, l applicativo mette a disposizione una specifica funzionalità che consente di creare il file dei risultati in quattro formati: Pagina 43

Pdf Excel csv word E sufficiente per l utente, dopo aver effettuato la ricerca, cliccare sull icona corrispondente al formato desiderato posta ai piedi della lista: 10.3 GESTIONE PRATICHE VISUALIZZAZIONE, VARIAZIONE E STAMPA Per visualizzare il dettaglio della pratica, è sufficiente cliccare sulla voce della lista corrispondente alla pratica desiderata. Nella mappa di dettaglio della pratica, in base al suo stato, risulteranno abilitati alcuni pulsanti piuttosto che altri. Riassumendo: Pratica in stato In errore - > la pratica deve essere modificata/completata Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Salva -> salva le modifiche apportate Pratica in stato da validare stampabile la pratica può essere modificata è possibile stampare il cartaceo in via definitiva Pagina 44

Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Stampa-> stampa la pratica in via definitiva, le assegna il codice a barre e cambia il suo stato in da validare stampata Indietro -> rende i campi editabili consentendo la modifica Pratica in stato da validare stampata la pratica può essere modificata è possibile ristampare la pratica è possibile approvare la pratica Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Approva-> approva la pratica che passa così in stato validata attesa cartaceo Indietro -> rende i campi editabili consentendo la modifica Pratica in stato validata attesa cartaceo - > la pratica può essere ristampata Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Ristampa -> ristampa il modulo relativo alla pratica Le attività di variazione, stampa versione definitiva e approvazione produrranno un cambiamento di stato della pratica e potranno essere effettuate sequenzialmente o procedendo a step in momenti successivi. Pagina 45