Dopo l avvio del foglio elettronico apparirà un interfaccia grafica nella quale verrà aperta una nuova cartella di lavoro alla quale il PC assegnerà automaticamente il nome provvisorio di Cartel1. La cartella può contenere uno o più fogli di lavoro. L INTERFACCIA GRAFICA DI EXCEL Barra del titolo Barra del menu Barre degli strumenti Barra della formula Cella attiva Foglio di lavoro Fogli di lavoro Barra di stato Barre di scorrimento Una cartella contiene 16 fogli di lavoro. Ogni foglio è compreso in una griglia rettangolare e l intersezione di una colonna con una riga identifica l unità primaria chiamata cella. Le colonne sono identificate da caratteri alfabetici mentre le righe da numeri. Ogni cella è individuata da delle coordinate, esattamente come un punto in un piano cartesiano: ad esempio B7 sarà la cella di incrocio tra la seconda colonna (B) e la settima riga (7). B7 è chiamato indirizzo di cella. Nelle celle è possibile inserire tre tipi di informazione: testo, numeri, formule. 1
1) COME INSERIRE I DATI - I dati si inseriscono digitandoli con la tastiera. - Excel li scrive nella cella attiva (indicata con un bordo più spesso) e contemporaneamente nella barra della formula. - Si può scrivere direttamente nella barra della formula dopo avervi fatto clic con il mouse. - La comparsa di un cursore indica che si sta editando. - Premendo Invio il dato viene accettato e inserito nella cella. - Per scrivere più righe nella stessa cella premere Alt + Invio. 2) COME SPOSTARSI NEL FOGLIO DI LAVORO - Per spostarsi tra le celle di un foglio di lavoro fare clic su una cella qualsiasi. La cella selezionata diventerà la cella attiva. - Per visualizzare le diverse parti di un foglio utilizzare le barre di scorrimento verticale ed orizzontale. - È possibile spostarsi anche utilizzando le seguenti combinazioni di tasti: Spostamento Combinazione tasti A destra di una cella A sinistra di una cella In alto di una cella In basso di una cella Alla prima cella di una riga Alla cella A1 (inizio foglio) Ctrl + Alla schermata precedente Pag Alla schermata seguente Pag Al foglio di lavoro precedente Ctrl + Pag Al foglio di lavoro successivo Ctrl + Pag Inoltre: se la cella attiva non contiene dati Ctrl + ( o ) sposta alla prima cella con dati sulla riga Ctrl + ( o ) sposta alla prima cella con dati sulla colonna se la cella attiva contiene dati Ctrl + ( o ) sposta all ultima cella con dati sulla riga Ctrl + ( o ) sposta all ultima cella con dati sulla colonna Gli stessi effetti si ottengono digitando consecutivamente il tasto End e un tasto cursore. 2
3) COME SELEZIONARE Con la tastiera Normalmente è selezionata una sola cella. Per selezionare più celle oltre quella attiva: Maiusc + Tasto cursore viene selezionata una cella a fianco di quella attiva Maiusc + Ctrl + Tasto cursore vengono selezionate più celle (come per lo spostamento) Gli stessi effetti si hanno digitando consecutivamente i tasti End + Maiusc + tasto cursore Con il mouse - Fare clic col pulsante sinistro del mouse e trascinare il puntatore fino all ultima cella che si desidera selezionare. Oppure selezionare la cella che sta in uno dei quattro vertici del rettangolo da selezionare e, tenendo premuto il tasto Maiusc, fare clic sulla cella che sta nel vertice opposto. - Per selezionare una riga intera fare clic sul numero di riga. - Per selezionare una colonna intera fare clic sulla lettera della colonna. - Per selezionare tutto il foglio fare clic sul pulsante Seleziona tutto - Per selezionare più celle e/o colonne e/o righe isolate usare il mouse come nei casi precedenti ma tenendo premuto il tasto Ctrl. 4) CANCELLAZIONE PULSANTI ANNULLA E RIPRISTINA Per cancellare: - Selezionare la parte che si vuole cancellare. - Premere il tasto Canc. Premendo il pulsante viene annullata l ultima azione Premendo il pulsante viene ripristinato quanto appena annullato 5) PER: SALVARE UN FILE, APRIRE UN FILE, CHIUDERE UN FOGLIO DI LAVORO, CREARE UN NUOVO FOGLIO DI LAVORO Usare le stesse procedure utilizzate in WORD. 6) COME SPOSTARE E COPIARE CELLE - Selezionare le celle da spostare - Premere il pulsante per cancellare le celle selezionate e copiarle negli appunti. - Premere il pulsante per copiare le celle selezionate negli appunti. - Premere il pulsante per duplicare le celle negli appunti a partire dalla cella attiva. 3
In alternativa: - Ctrl + X (oppure Maiusc + Canc) per tagliare - Ctrl + C (oppure Ctrl + Ins) per copiare - Ctrl + V (oppure Maiusc + Ins) per incollare In alternativa: - Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi delle celle selezionate. - Scegliere: Taglia per tagliare Copia per copiare Incolla per incollare 7) COME ELIMINARE E INSERIRE CELLE - Scegliere Elimina nel menu Modifica (o nel menu a scelta rapida) Compare la finestra di dialogo Elimina con la quale si possono scegliere varie modalità di cancellazione - Scegliere Inserisci nel menu a scelta rapida o utilizzare il menu Inserisci della barra dei menu per inserire celle Compare la finestra di dialogo Inserisci simi le alla finestra Elimina. 8) COME MODIFICARE LE DIMENSIONI DI UNA CELLA - Scegliere Celle dal menu Formato. - Specificare le nuove dimensioni della cella Per modificare le dimensioni di una riga o di una colonna: - Scegliere Riga oppure Colonna dal menu Formato. - Specificare le nuove dimensioni della riga o della colonna In alternativa si porti il puntatore del mouse sul segmento divisore fra le colonne. Con un clic e trascinando il mouse si allarga la colonna. Si operi analogamente per variare l altezza della riga. 9) PER LO STILE E LE DIMENSIONI DEI CARATTERI E PER L ALLINEAMENTO Si operi come in WORD. 10) COME FORMATTARE LE CELLE Scegliere Celle nel menu Formato: si attiva una finestra di dialogo in cui si può scegliere su diverse schede la formattazione desiderata. 4
11) COME ASSEGNARE UN NOME AD UN FOGLIO DI LAVORO - Fare doppio clic sul foglio nella barra dei fogli di lavoro - Digitare il nome desiderato 12) COME PASSARE DA UN FOGLIO ALL ALTRO NELLA STESSA CARTELLA - Fare clic sul nome del foglio 13) COME APRIRE PIÙ CARTELLE CONTEMPORANEAMENTE - Fare clic sul pulsante Apri o scegliere l opzione apri del menu File. - Compare la finestra di dialogo Apri. - Selezionare i file da aprire. - Fare clic sul pulsante Apri. Per selezionare più file contigui fare clic sul primo file da selezionare e, tenendo premuto il tasto Maiusc, fare clic sull ultimo file da selezionare Per selezionare più file non contigui fare clic su ciascun file da selezionare tenendo premuto il tasto Ctrl. 14) COME PASSARE DA UNA CARTELLA ALL ALTRA - Fare clic sul menu Finestra. - Selezionare la cartella che si desidera in primo piano. In alternativa: - Ctrl + F6 per passare in sequenza da una cartella all altra. - Alt + N + numero della cartella che si desidera in primo piano. 15) COME VISUALIZZARE PIÙ CARTELLE INSIEME - Fare clic sul menu Finestra. - Selezionare Disponi - Scegliere la disposizione desiderata 16) FORMULE E FUNZIONI Una volta riempita la tabella con i dati e dopo averla formattata, si può utilizzare le potenzialità di Excel per effettuare delle elaborazioni sui dati. È possibile utilizzare una qualunque cella come cella di calcolo. Per far ciò basta porre come primo carattere della 5
cella il simbolo =. Dopo tale simbolo si possono indicare le operazioni da compiere o le funzioni da applicare. Nelle formule si possono utilizzare, oltre alle costanti numeriche, anche le variabili. Una variabile è rappresentata da un indirizzo di cella e il contenuto della relativa cella è il valore che assume la variabile. Alcune funzioni coinvolgono un blocco di celle. Si può specificare l intervallo di celle tramite la prima cella in alto a sinistra e l ultima cella in basso a destra separate da :. Per usare blocchi di celle non contigue si usa il simbolo ;. Esempio: =SOMMA(A2:C7;F8) opera la somma del blocco di celle di vertici opposti A2 C7 e aggiunge il contenuto di F8. In alternativa: Dopo avere digitato il simbolo = ed inserito una eventuale funzione selezionare con il mouse le celle interessate al calcolo. Le Funzioni vanno digitate oppure inserite mediante il comando Funzione del menu Inserisci. Viene attivata una finestra di dialogo che permette di scegliere la funzione desiderata. N.B. Se una cella contiene una formula e la cella viene copiata, non verrà copiato il valore contenuto nella cella ma la formula! 17) RIFERIMENTI DI CELLA RELATIVI, ASSOLUTI E MISTI Una cella è individuata da tre tipi di riferimenti: relativo: consiste in una lettera e un numero (es: A4) assoluto: si ottiene dal precedente anteponendo il simbolo $ all indirizzo di colonna e all indirizzo di riga (es: $A$4) misto: si ottiene anteponendo il simbolo $ all indirizzo di colonna o all indirizzo di riga (es: $A4 o A$4). La funzione del simbolo $ è quella di fissare le coordinate dei riferimenti di cella quando il contenuto di queste ultime viene utilizzato in formule o viene copiato in un altra cella del foglio. Il riferimento assoluto fissa la cella, il riferimento $A4 fissa la colonna e quello A$4 fissa la riga. 18) COSTRUZIONE DI UN GRAFICO Per creare un grafico occorre: - Selezionare l intervallo di celle dal quale il grafico prenderà i dati. - Premere il pulsante Crea grafico della barra degli strumenti. - Rispondere alle richieste che vengono fatte dalle finestre di dialogo che di volta in volta compaiono dopo ogni accettazione. 6