Università degli studi di Sassari Le registrazioni di contabilità economico patrimoniale 1
Fonte normativa La Contabilità economico-analitica per centri di costo, introdotta con il D.Leg.vo 7 agosto 1997 n. 279, è finalizzata alla rilevazione, alla verifica, ed al monitoraggio dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'azione amministrativa. 2
Differenze tra COFI e COEP La contabilità economica misura il valore delle risorse umane e strumentali (beni e servizi) utilizzate da una organizzazione - cioè i costi ed il valore dei beni e dei servizi prodotti - cioè i ricavi. La contabilità finanziaria misura, invece, gli esborsi monetari sostenuti - spese - o gli introiti monetari - entrate. 3
Differenze tra COFI e COEP CO. FI. CO. GE. Scopo Controllo equilibrio finanziario Misurazione reddito esercizio ggetto rilev. ntità contabili Tecnica rilev. Diritti ed obbligazioni giuridiche, entrate ed uscite di cassa Accertamenti/riscossioni Stanz./impegni/pagamenti Partita semplice Scambi con terze economie Voci di reddito (costi e ricavi) Voci patrimoniali (attive e passive) Partita doppia Risultanze Bilancio finanziario Conto consuntivo Stato Patrimoniale Conto economico 4
Tipologia di conti CONTI MONETARI DARE AVERE ENTRATE: + Numerario + Crediti -Debiti USCITE: -Numerario -Crediti + Debiti 5
CONTI DI REDDITO DARE AVERE Costi Correzione di ricavi Ricavi Correzione di Costi CONTI DI CAPITALE DARE AVERE Variazioni in (-) Dotazione iniziale Variazione in (-) 6
La Contabilità Economica deriva dalla Contabilità Finanziaria La procedura permette di ottenere in maniera automatica e trasparente per l utente le registrazioni in Contabilità Economica Patrimoniale 7
Caratteristiche fondamentali La Contabilità Economico Patrimoniale è strutturata a livello di Ateneo perciò giunge ad una sintesi (Stato Patrimoniale, Conto Economico) senza un processo di consolidamento. Il modulo di Contabilità Economica, focalizzato sul processo di misurazione dei costi, consente di ottenere le seguenti informazioni: 1) determinazione del Risultato Economico d Esercizio (Contabilità Generale) 2) misurazione dei costi di gestione relativi a specifiche aree di attività (Contabilità Analitica) 8
Tabelle di riferimento COEP Piano dei Conti Economico Patrimoniale; Natura economica del Bene o Servizio; Associazione conto COFI-Natura econ.-conto COEP; Associazione anagrafica- conto di contropartita COEP; Effetto contabile COEP contributi ritenute; Centri di Costo; Funzioni obiettivo; Associazione CdR- CdC; 9
Es. di associazione conto COFI-Natura economica -conto COEP 10
Registrazione documento amministrativo Registrazione in CO. FI. del fatto amministrativo (mandato/ reversale) Registrazione automatica o guidata in CO.EP. (scrittura in contabilità generale e movimenti analitici) 11
Registrazione documento amministrativo 1)Natura bene servizio Indicazione di 2) Conto COFI 3) Soggetto Anagrafico 1) Centro di Costo Indicazione di 2) Funzione Obiettivo relazione conto cofi => natura bene servizio=> conto co.ep relazione tipo anagrafico => conto co.ep relazione bilancio o cdr => cdc SCRITTURA IN CONTABILITA GENERALE (automatica o guidata) MOVIMENTI IN CONTABILITA ANALITICA 12
1) Fattura di acquisto: gli elementi rilevanti ai fini della registrazione COEP In fase di creazione delle singole righe di dettaglio della fattura l utente sceglie il tipo bene e servizio ed il sistema propone automaticamente una natura economica. La procedura propone una data di competenza economica uguale alla data di emissione del documento fornitore: l utente, se vuole, può modificare la data proposta agendo manualmente nei campi inizio e fine. In fase di compilazione dei dati contabili l utente deve imputare la spesa alle grandezze analitiche rappresentate dal centro di costo e dalla funzione obiettivo. 13
Esempi di registrazione fattura d acquisto Natura B/S Compete nza economica 14
2) Fattura di vendita: gli elementi rilevanti ai fini della registrazione COEP In fase di creazione delle singole righe di dettaglio della fattura l utente sceglie il provento. Al momento di creazione del provento l utente avrà provveduto ad associare opportunamente una natura bene/servizio. La procedura propone una data di competenza economica uguale alla data di registrazione del documento: la data proposta può essere modificata dall utente agendo direttamente nei campi inizio fine. In fase di compilazione dei dati contabili l utente deve imputare la spesa alle grandezze analitiche rappresentate dal centro di costo della funzione obiettivo. 15
Esempi di registrazione fattura di vendita Natura B/S Competenza economica 16
3) Compenso: gli elementi rilevanti ai fini della registrazione COEP In fase di creazione di un compenso l utente deve inserire: Il periodo di competenza economica rappresentato dai campi data inizio e data fine La natura economica Le grandezze analitiche rappresentate dal centro di costo e dalla funzione obiettivo 17
4) Missioni: gli elementi rilevanti ai fini delle registrazioni COEP In fase di creazione di una missione l utente deve inserire; il periodo di competenza economica rappresentato dai campi data inizio e data fine ; La natura economica; Le grandezze analitiche rappresentate dal centro di costo e della funzione obiettivo; 18
5) Documento generico : gli elementi rilevanti a ai fini delle registrazioni COEP In fase di creazione delle singole righe di dettaglio del documento amministrativo occorre inserire la competenza economica. La procedura propone una data di competenza economica uguale alla data di registrazione del documento: la data proposta può essere modificata dall utente agendo direttamente nei campi inizio fine. In fase di compilazione dei dati contabili l utente deve scegliere la natura economica e deve imputare la registrazione alle grandezze analitiche rappresentate dal centro di costo e della funzione obiettivo. 19
La scelta della natura B/S sui documenti di compensi, missioni e generici L utente è aiutato nella scelta della natura bene/servizio: il sistema propone solo quelle nature b/s associate al conto finanziario selezionato Per questo motivo dalla versione 3.10.10 sui documenti generici il campo relativo alla natura b/s è stato spostato nel pannello dati contabili 20
Esempio: scelta della NATURA B/S in fase di registrazione di un compenso 21
Quando effettuare le registrazioni COEP Le registrazioni COEP possono essere effettuate: dopo avere salvato la registrazione dei singoli documenti amministrativi ; in un momento successivo richiamando e registrando blocchi di documenti amministrativi della stessa tipologia (ad esempio tutte le fatture di acquisto registrate in un mese). 22
Come effettuare le registrazioni COEP Le registrazioni COEP possono essere effettuate: in modo automatico in modo guidato 23
Registrazione automatica Dopo la registrazione del doc amministrativo l utente sceglie coep automatica : il sistema registra una scrittura coge trasparente per l utente e dei movimenti coan conseguenti ai dati analitici inseriti sul doc amministrativo 24
Registrazione guidata Dopo la registrazione del doc amministrativo l utente sceglie coep guidata : il sistema registra una scrittura coge visualizzandola e propone all utente un pannello per l articolazione dei dati analitici inseriti sul doc amministrativo. L utente non può agire sulla scrittura COGE poiché la stessa, basandosi sugli elementi rilevanti ai fini COEP, è ricavata in automatico dal sistema. 25
ndicazione el numero della crittura del bilancio Esempi di registrazione guidata in COEP Compenso per collaborazione: Indicazione del tipo e del numero documento amministrativo Fattura d acquisto commerciale: Indicazione del totale della scrittura 26
Esempi di registrazione guidata in COAN Fattura d acquisto commerciale: L importo totale è stato suddiviso su due Centri di Costo (*) Indicazione del numero riga di dettaglio del documento amm.vo 27
Le funzioni di modifica e di sospendi registrazione COEP E possibile annullare una registrazione COEP ottenendo il seguente risultato: il sistema registra in automatico una scrittura di annullamento uguale e contraria alla scrittura da annullare in modo tale che l effetto complessivo delle due registrazioni risulti, sia sulla contabilità generale che sulla contabilità analitica, nullo. E possibile sospendere la registrazione di un documento amministrativo in COEP. 28
Rendicontazione COEP Rendicontazioni CoGe: - elenco cronologico scritture in Partita Doppia - situazione e saldi mastrini economico/patrimoniali - Bilancio di verifica - Stato Patrimoniale, Conto Economico e riclassificato secondo disposizioni Cod. Civ. Report analitici: per Centro di Costo. Estrazione completa ad una certa data per Centro di Costo. Estrazione per un determinato periodo di competenza Per Centro di Costo e Funzione Obiettivo 29
Le liste di controllo COEP Finalità: elenco di documenti amministrativi che evidenzia i dati rilevanti per le registrazioni in COEP Può essere utilizzato per: - effettuare i dovuti controlli prima di procedere con le registrazioni COEP- CONTROLLO GENERALE - ottenere ulteriori informazioni rispetto a quelle contenute nei report analitici - CONTROLLO SPECIFICO SU CDC 30
RIFERIMENTI Qualora si verifichino degli errori di contabilizzazione nella COEP potete chiamare il 228843/9751 oppure inviare un e-mail al seguente indirizzo: Grazie per l attenzione. Dott. Salvo Mura s.mura@ammin.uniss.it 31