Introduzione a Excel Excel è un potente foglio di calcolo e un'applicazione per l'analisi dei dati. Per utilizzarla nel modo più efficace è necessario innanzitutto comprenderne gli elementi di base. Questa esercitazione illustra alcune attività e funzionalità che è possibile utilizzare in tutte le cartelle di lavoro. Prima di iniziare... 1 1. Creare una nuova cartella di lavoro vuota... 2 2. Esaminare l'interfaccia di Excel... 4 3. Spostarsi all'interno delle celle dei fogli di lavoro... 5 4. Immettere i dati... 7 5. Selezionare e formattare i dati... 8 6. Copiare e incollare formattazione e dati... 10 7. Modificare i dati... 13 8. Inserire e ridimensionare le colonne... 15 9. Salvare una cartella di lavoro in una nuova cartella... 17 Scheda di riferimento rapido... 19 Prima di iniziare Competenze che saranno acquisite Una volta completata questa esercitazione, l'utente sarà in grado di: Creare una nuova cartella di lavoro vuota. Identificare gli elementi di interfaccia che è possibile utilizzare per eseguire le attività di base. Immettere, selezionare e formattare i dati. Copiare, incollare e modificare i dati. Inserire e ridimensionare le colonne. Salvare una cartella di lavoro in una nuova cartella. Requisiti Excel per Mac 2011 Tempo stimato per il completamento: 30 minuti Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 1
1. Creare una nuova cartella di lavoro vuota Excel permette di creare e salvare dati in una cartella di lavoro. È possibile iniziare con una cartella di lavoro vuota, una cartella di lavoro salvata esistente o un modello. Quando si avvia Excel, si apre la Raccolta cartelle di lavoro di Excel, che fornisce una serie di opzioni relative ai modelli e un rapido accesso alle cartelle di lavoro recenti. Come utilizzare la Raccolta cartelle di lavoro di Excel per aprire una cartella di lavoro vuota. Se Excel non è ancora stato avviato, nel Dock fare clic su Excel. Nella Raccolta cartelle di lavoro di Excel, in Modelli, fare clic su Tutte. Suggerimento Se non viene visualizzata la Raccolta cartelle di lavoro, chiudere e riavviare Excel. Fare clic su Cartella di lavoro di Excel, quindi su Scegli. Suggerimento Per iniziare sempre con un documento vuoto all'avvio di Excel, selezionare la casella di controllo Non visualizzare questo messaggio all'avvio di Excel. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 2
Viene visualizzata una cartella di lavoro vuota (Cartella di lavoro 1). Suggerimenti Per creare una nuova cartella di lavoro vuota in qualsiasi momento in Excel, scegliere Nuova cartella di lavoro dal menu File (indicato anche come File > Nuova cartella di lavoro nella presente esercitazione). Per visualizzare la Raccolta cartelle di lavoro di Excel in qualsiasi momento durante l'utilizzo di Excel, fare clic su File > Nuovo da modello. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Avviare Excel dal Dock di Mac OS X. Utilizzare la Raccolta cartelle di lavoro di Excel per creare una nuova cartella di lavoro vuota. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 3
2. Esaminare l'interfaccia di Excel Lavorare in una nuova cartella di lavoro vuota è semplice: è sufficiente fare clic in una cella e cominciare a immettere i dati. Tuttavia, prima di effettuare questa operazione, è consigliabile acquisire familiarità con alcuni elementi dell'interfaccia utente che si possono utilizzare in tutte le cartelle di lavoro. Verranno esaminati alcuni elementi dell'interfaccia utente di Excel. Suggerimenti Barra dei menu: l'area della parte superiore dello schermo in cui vengono visualizzati tutti i menu I menu File, Modifica e Visualizza includono i comandi di menu più utilizzati. Barra degli strumenti standard: la barra degli strumenti che mostra il nome della cartella di lavoro, in questo caso Cartella di lavoro 1, e i pulsanti per alcune delle attività più comuni, come l'apertura, il salvataggio e la stampa di una cartella di lavoro. Barra multifunzione: la barra dei comandi con schede nella parte superiore di una finestra o di un'area di lavoro in cui le funzionalità sono raggruppate in gruppi logici. La scheda Home contiene i comandi più utilizzati per la formattazione dei dati delle cartelle di lavoro. Casella del nome e barra della formula: l'indirizzo della cella attiva viene visualizzato qui. Se la casella non è visibile, fare clic su Visualizza > Barra della formula. Foglio di lavoro: una singola pagina di una cartella di lavoro. Ogni cartella di lavoro può avere più fogli di lavoro, o semplicemente "fogli". Cella: il punto di intersezione tra una colonna (A, B, C) e una riga (1, 2, 3). Ogni cella ha un indirizzo, ad esempio la cella A1 è il punto di intersezione tra la colonna A e la riga 1. La cella attiva presenta un contorno blu. Per nascondere la barra multifunzione mentre si lavora, nella parte destra della barra multifunzione fare clic su. Per visualizzare un suggerimento per un pulsante nella barra multifunzione o nella barra degli strumenti, fermare il puntatore del mouse sul pulsante. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Identificare gli elementi dell'interfaccia utente che si possono utilizzare in tutte le cartelle di lavoro. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 4
3. Spostarsi all'interno delle celle dei fogli di lavoro Per immettere i dati, è necessario innanzitutto sapere come passare da una cella del foglio di lavoro all'altra. È possibile utilizzare il mouse, la tastiera o i menu per passare a una cella qualsiasi. Verranno esaminati alcuni dei modi in cui è possibile spostarsi tra le celle. Fare clic sulla cella B2. L'intestazione della colonna (B) e quella della riga (2) vengono visualizzate in grigio scuro e un'evidenziazione appare intorno alla cella per indicare che si tratta della cella attiva. Suggerimento L'indirizzo della cella, o "riferimento cella", per la cella attiva (ad esempio B2) viene visualizzato nella casella Nome, situata a sinistra della barra della formula. Sulla tastiera premere il tasto TAB una volta. La cella C2 diventa la cella attiva. Premere il tasto PGGIÙ due volte, quindi il tasto freccia sinistra due volte. La cella A4 diventa la cella attiva. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 5
Fare clic su Modifica > Vai a. Nella casella Riferimento digitare A1, quindi scegliere OK. La cella A1 è ora la cella attiva. Suggerimenti Per modificare il colore dell'evidenziazione intorno alla cella attiva, scegliere Preferenze di Sistema dal menu Apple, quindi, in Personale, fare clic su Aspetto e selezionare il colore dell'evidenziazione desiderato. Perché la modifica abbia effetto, è necessario chiudere e riavviare Excel. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Utilizzare un mouse, il tasto TAB, i tasti direzionali e il comando Vai a per spostarsi tra le celle. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 6
4. Immettere i dati I dati in Excel possono essere costituiti da testo, numeri o da una combinazione dei due elementi. Per immettere i dati, è sufficiente digitare all'interno della cella in cui si desidera visualizzarli. Come immettere testo e dati numerici di base. Nella cella B1 digitare Nord, nella cella C1 digitare Est e nella cella D1 digitare Sud. Nota Per eseguire il commit dei dati in una cella, è possibile premere INVIO, TAB o uno dei tasti di direzione. Il tasto premuto determina quale cella diventa attiva. Nella cella A2 digitare Gennaio, nella cella A3 digitare Febbraio e nella cella A4 digitare Marzo. Nella cella B2 digitare 5000, nella cella B3 digitare 10000 e nella cella B4 digitare 15000. I dati di testo vengono visualizzati allineati a sinistra nelle celle e i dati numerici vengono allineati a destra. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Immettere testo e dati numerici nelle celle del foglio di lavoro. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 7
5. Selezionare e formattare i dati Per semplificare la lettura e la comprensione dei dati, è possibile formattarli. Si potrebbe, ad esempio, fare in modo che la riga superiore delle etichette di colonna (Nord, Est e Sud) venga visualizzata centrata e in grassetto. Per formattare i dati, è necessario innanzitutto indicare quali dati si desidera utilizzare selezionandoli. Come selezionare un intervallo di celle ed eseguire la formattazione dei dati nelle celle selezionate. Spostare il puntatore del mouse sulla cella B1 e, quando assumerà la forma di una croce bianca, tenere premuto il pulsante del mouse e trascinare sulle celle B1, C1 e D1. L'evidenziazione intorno alle celle indica che sono selezionate. Nella scheda Home, in Carattere, fare clic su Grassetto. In Allineamento fare clic su Testo al centro. Selezionare le celle B2, B3 e B4. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 8
Nella scheda Home, in Numero, fare clic su Valuta. Le aree geografiche vengono formattate in grassetto e al centro e i dati numerici vengono formattati come valuta. Suggerimenti Per selezionare celle non adiacenti, tenere premuto il tasto e fare clic su ogni cella che si desidera selezionare. Per visualizzare ulteriori opzioni di formattazione, selezionare le celle che si desidera formattare e fare clic su Formato > Celle. Per annullare una selezione, fare clic su una cella qualsiasi del foglio di lavoro. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Selezionare e formattare un intervallo di celle. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 9
6. Copiare e incollare formattazione e dati Per risparmiare tempo, invece di immettere e formattare di nuovo i dati, è possibile copiarli e incollarli, oltre a formattarli, in altre celle. Come copiare e incollare dei dati e applicare la formattazione al foglio di lavoro. Selezionare la cella B1 quindi, sulla barra degli strumenti Standard, fare clic su Copia formato. Viene visualizzata una cornice intermittente intorno alla cella selezionata (B1) e il cursore assume la forma di una croce bianca con un piccolo pennello. Selezionare le celle A2, A3 e A4. Le celle A2, A3 e A4 hanno la stessa formattazione della cella B1 e il cursore assume la forma della normale croce bianca. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 10
Selezionare le celle B2, B3 e B4. Fare clic su Modifica > Copia. Suggerimento Per copiare i dati mediante la tastiera, tenere premuto il tasto COMMAND, quindi premere C. Si tratta di un tasto di scelta rapida, presente nell'aiuto come +C. Fare clic sulla cella C2, quindi su Modifica > Incolla. Una copia dei dati viene visualizzata nelle celle C2, C3 e C4. Suggerimento Il tasto di scelta rapida per il comando Incolla è +V. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 11
Fare clic nella cella D2, quindi su Modifica > Incolla. Una copia dei dati numerici viene visualizzata nella colonna C e nella colonna D. Suggerimenti Se in una cella vengono visualizzati i caratteri ######## invece dei dati, significa che la colonna è troppo piccola per contenere i dati ed è necessario aumentarne la larghezza. Per nascondere la cornice intermittente intorno a una selezione copiata, premere ESC (situato nell'angolo superiore sinistro della tastiera). Per utilizzare Copia formato per formattare più celle non adiacenti, nella barra degli strumenti Standard fare doppio clic su Copia formato, quindi selezionare le celle che si desidera formattare. Al termine dell'applicazione della formattazione, premere ESC. Per annullare un'immissione dei dati non corretta, fare clic su Modifica > Annulla o premere +Z. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Copiare e incollare formattazione e dati in un intervallo di celle. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 12
7. Modificare i dati Se si immettono i dati in modo non corretto o se si desidera semplicemente modificare un elemento, in Excel modificare i dati in qualsiasi momento è semplice. Come modificare i dati sostituendoli, modificandoli direttamente nella cella e modificandoli nella barra della formula. Fare clic sulla cella C2, digitare 6.000,00 e premere RITORNO. Fare doppio clic sulla cella C3. Il cursore lampeggia nella cella per indicare che è attiva la modalità di modifica. Premere il tasto freccia destra finché il cursore raggiunge la parte destra della cella, premere CANC fino a ottenere il valore 1000, quindi premere RITORNO. Suggerimento Il tasto di scelta rapida per attivare la modalità di modifica della cella è CTRL+U. Selezionare la cella C4 se non è già selezionata. Nella barra della formula selezionare 15 e digitare 7 per ottenere il valore 7000, quindi premere RITORNO. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 13
La cella C5 è la cella attiva e tutte le modifiche sono eseguite nelle celle della colonna C. Suggerimenti Per eliminare i dati da una cella, fare clic sulla cella, quindi premere CANC. Sulla tastiera di un MacBook è necessario premere FN+CANC. Per uscire dalla modalità di modifica della cella senza eseguire una modifica, premere ESC. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Modificare i dati in una cella sovrascrivendoli, mediante la modalità di modifica della cella e mediante la barra della formula. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 14
8. Inserire e ridimensionare le colonne Quando si immettono e modificano i dati, è possibile inserire nuove colonne per creare lo spazio necessario a nuovi dati o ridimensionare le colonne per fare in modo che i dati siano visualizzati meglio. Come inserire e ridimensionare le colonne. Fare clic sull'intestazione della colonna D. L'evidenziazione intorno a tutte le celle della colonna indica che la colonna è selezionata. Fare clic su Modifica > Copia. Tenere premuto CTRL e fare clic sull'intestazione della colonna C, quindi su Inserisci celle copiate. In Excel viene inserita una copia delle celle e gli altri dati vengono spostati a destra. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 15
Fare clic sulla cella C1, digitare Regione nordoccidentale e premere RITORNO. Spostare il puntatore del mouse sul bordo tra le intestazioni delle colonne C e D. Quando il puntatore del mouse assume la forma di una freccia a due punte, fare doppio clic. Suggerimento Per impostare la larghezza esatta di una colonna, trascinare il bordo tra le intestazioni di colonna. La colonna C viene ridimensionata alla larghezza del testo. Suggerimenti È possibile selezionare e inserire righe nello stesso modo utilizzato per le colonne. Per fare in modo che il testo vada a capo automaticamente in base alla larghezza di una colonna, selezionare innanzitutto la colonna quindi, nella scheda Home, in Allineamento, fare clic su Testo a capo e selezionare un'opzione. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Inserire le celle copiate in una nuova colonna. Ridimensionare una colonna perché si adatti alla larghezza del testo. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 16
9. Salvare una cartella di lavoro in una nuova cartella A questo punto, nessuna delle modifiche apportate alla cartella di lavoro è stata salvata. Il nome file generico Cartella di lavoro 1 sopra la barra degli strumenti Standard indica che la cartella di lavoro non è stata salvata. Come salvare la cartella di lavoro in una nuova cartella del computer. Fare clic su File > Salva. Nella casella Salva con nome immettere un nome per la cartella di lavoro, ad esempio Nozioni fondamentali di Excel. Nel menu a comparsa Percorso, fare clic su Documenti, quindi fare clic sulla freccia accanto alla casella Registra col nome in modo che la freccia sia rivolta verso l'alto. Verranno visualizzate tutte le cartelle presenti nella cartella Documenti. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 17
Fare clic su Nuova cartella. Nella finestra di dialogo Nuova cartella immettere Cartella di esercitazione di Excel, quindi fare clic su Crea. Scegliere Salva. Il nome file, ad esempio Nozioni fondamentali di Excel.xlsx, della cartella di lavoro salvata viene visualizzato sopra la barra degli strumenti Standard. Suggerimenti Per aprire una cartella di lavoro utilizzata di recente, fare clic su File > Apri recente, quindi fare clic sulla cartella di lavoro che si desidera aprire. Per visualizzare un elenco di tutte le cartelle di lavoro di Excel salvate nel computer, fare clic su File > Nuovo da modello quindi, nel riquadro sinistro, in Documenti recenti, fare clic su Tutto. Per chiudere Excel, fare clic su Excel > Chiudi Excel o premere +Q. Prima di proseguire Accertarsi di essere in grado di eseguire le seguenti operazioni: Salvare una cartella di lavoro in una nuova cartella. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 18
Scheda di riferimento rapido Per Creare una nuova cartella di lavoro vuota Aprire la Raccolta cartelle di lavoro di Excel in qualsiasi momento Nascondere la barra multifunzione Spostarsi tra le celle di un foglio Formattare le celle mediante Copia formato Nascondere la cornice intermittente visualizzata intorno a una selezione copiata Trovare il tasto di scelta rapida per un comando Modificare i dati direttamente in una cella Uscire dalla modalità di modifica senza eseguire le modifiche. Impostare la larghezza esatta di una colonna Fare in modo che il testo vada a capo automaticamente in base alla larghezza di una colonna Aprire una cartella di lavoro aperta di recente Eseguire questa operazione Nella Raccolta cartelle di lavoro di Excel fare clic su Cartella di lavoro di Excel, quindi fare clic su Scegli. Se la Raccolta cartelle di lavoro di Excel non è aperta, fare clic su File > Nuova cartella di lavoro. Fare clic su File > Nuovo da modello. Sul lato destro della barra multifunzione, fare clic su. Fare clic in una cella o utilizzare i tasti freccia, TAB o RITORNO o fare clic su Modifica > Vai a, quindi digitare l'indirizzo di una cella, ad esempio A1. Selezionare le celle che utilizzano il formato che si desidera copiare quindi, nella barra degli strumenti Standard, fare clic su Copia formato e selezionare le celle che si desidera formattare. Premere ESC. I tasti di scelta rapida sono presenti a destra dei comandi di un menu. Ad esempio, nel menu Modifica, il tasto di scelta rapida per il comando Copia è +C. Fare doppio clic nella cella che si desidera modificare, quindi apportare le modifiche desiderate. Il tasto di scelta rapida per attivare la modalità di modifica è CTRL+U. Premere ESC. Trascinare il bordo tra le intestazioni di colonna, ad esempio A, B, C. Selezionare la colonna quindi, nella scheda Home, in Allineamento, fare clic su Testo a capo e selezionare un'opzione. Fare clic su File > Apri recente, quindi fare clic sul nome file della cartella di lavoro. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 19
Altri suggerimenti Un foglio di lavoro, o semplicemente "foglio", è una singola pagina di una cartella di lavoro. Ogni cartella di lavoro può avere più fogli. L'indirizzo della cella, o "riferimento di cella", per la cella attiva (ad esempio B2) viene visualizzato nella casella Nome, situata a sinistra della barra della formula. Le intestazioni di colonna e di riga, ad esempio A, B, C e 1, 2, 3, delle celle selezionate vengono visualizzate in una tonalità di grigio più scuro rispetto a quelle non selezionate. Per eseguire il commit dei dati in una cella, è possibile premere INVIO, TAB o uno dei tasti di direzione. Il tasto premuto determina quale cella diventa attiva. Per impostazione predefinita, i dati di testo vengono visualizzati allineati a sinistra nelle celle e i dati numerici vengono allineati a destra. Per formattare i dati, ad esempio per fare in modo che i dati numerici vengano visualizzati come valuta, è necessario innanzitutto selezionare le celle contenenti i dati che si desidera formattare. Tra i tasti di scelta rapida più comuni sono compresi: +C per copiare i dati, +V per incollare i dati e +Z per annullare l'ultima modifica. È possibile modificare i dati direttamente nella cella o nella barra della formula. La chiusura di una cartella di lavoro non significa la chiusura dell'applicazione. Per chiudere Excel, fare clic su Excel > Chiudi Excel. Microsoft Office per Mac 2011: Introduzione a Excel 20