DALL ARCHIVIO DIGITALE... ALL ARCHIVIO VIRTUALE

TANTE FUNZIONI INTEGRATE FRUIBILI con ESTREMA SEMPICITA L ARCHIVIAZIONE a 360 gradi SINTESI Del CICLO DOCUMENTALE Docnet, archivia qualsiasi tipo di file, dal Documento cartaceo trasformato in file attraverso un qualsiasi scanner o multifunzione, al documento office, alle email, le foto, i disegni tecnici ecc. Docnet, è un sistema globale di gestione Digitale dei Documenti, l archiviazione è solo la prima fase di questo ciclo, infatti archiviato il documento sarà possibile : Ai files da archiviare vengono assegnate le chiavi di ricerca, ovvero gli indici attraverso i quali i documenti potranno essere rintracciati con estrema semplicità e velocità, i files selezionati potranno con un semplice click essere riprodotti : inviarlo via email, quest ultima sarà automaticamente collegata al documento di origine; inviare più documenti con una unica email) in forma cartacea (stampati) in un formato file diverso da quello di origine, ad esempio da TIF a PDF o viceversa, da word a PDF ecc. inviati via email (più files inclusi automaticamente in una unica email, opzionalmente anche zippata) inviati via fax Per ciascun Documento da archiviare vengono assegnate solo le chiavi ritenute necessarie per la successiva ricerca. Tutte le tabelle di Docnet sono parametrizzabili dall amministratore di sistema, il quale può definire per ciascuna voce di classificazione dei documenti, quali sono le chiavi obbligatorie, al fine di ottenere un archivio standardizzato, quando gli operatori sono molteplici. Una specifica funzione prevede di poter collegare tra loro i documenti sia in fase di archiviazione che su documenti già archiviati. Le principali chiavi di archiviazione standard sono: Classificazione Protocollo Data Documento Data pervenuto Scadenza (con opzione di avviso automatico) Codice pratica Mittente Destinatario Stato del documento Note effettuare l invio telematico delle fatture attive automaticamente in base all anagrafica del destinatario della fattura OCR INTEGRATO TUTTO a PORTATA DI CLICK Uno dei vantaggi fondamentali di Docnet, è il controllo unico, cioè l operatore ha sempre tutto in una sola maschera, quindi può contemporaneamente visualizzare il documento e le relative chiavi di ricerca, del o dei documenti selezionati senza ulteriori operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line via collegarlo logicamente ad altri documenti apporre annotazioni digitali (post it ecc.) trasformarlo in un formato file diverso DUE LINEE PRODOTTO apporre firma Digitale e marca temporale Docnet è composto da due linee prodotto, A CHI E INDIRIZZATO LA GESTIONE DELLE PRATICHE Permette di raggruppare in diversi momenti, attraverso un solo codice, svariati documenti che appartengono alla stessa pratica, in qualsiasi momento basterà selezionare il codice pratica per avere sotto controllo tutti i documenti ad essa appartenenti LETTURA CODICI a BARRE inviarlo via fax riprodurlo su carta (fotocopia se occorre) La funzione OCR integrata in Docnet, permette di prelevare le chiavi di ricerca automaticamente dall immagine di files scansionati o da PDF generati da un altra applicazione, evitando la digitazione da parte dell operatore. windows per lavorare in rete LAN web per lavorare attraverso il Attraverso questa funzione è possibile automatizzare in maniera molto efficace e rapida il ciclo di documenti aziendali, le chiavi di ricerca di ciascun documento vengono ricavate da uno o più barcode presenti sul documento, che siano essi già prestampati in origine, oppure apposti tramite un etichetta adesiva. ACTIVE DOCUMENT OFFICE Questi moduli permettono direttamente dagli applicativi Office di archiviare documenti ed E-Mail in Docnet. TRACCIaBILITA OPERAZIONI Le operazioni effettuate su ciascun documento ( modifica indici, stampa, invio E-Mail ecc. ) opzionalmente vengono memorizzate nel DataBase ai fini statistici e di controllo. MAPPATURA DOCUMENTI MEMORIZZABILE E inoltre possibile mappare i documenti ripetitivi come fatture, moduli vari, ecc. memorizzando le aree delle posizioni dei valori da prelevare, automatizzando così ulteriormente l indicizzazione. LA PROTEZIONE DELLA CONSULTAZIONE RISPETTA LA PRIVACY Per ciascun operatore è possibile stabilire quali classificazioni (tipologie) di documenti possono essere consultate ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA VALIDA AI FINI LEGALI per LA SMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI Un apposito modulo di Docnet, permette in maniera estremamente semplice di effettuare l archiviazione sostitutiva dei documenti valida ai fini fiscali e legali, le funzioni di firma Digitale e Marca Temporale sono integrate in Docnet, automaticamente viene generato il supporto informatico esterno (ad es. CD / DVD) autoconsultabile, cioè sarà possibile consultare i documenti nel supporto senza prima installare alcun programma neanche Docnet. CHIAVI DI RICERCA PERSONALIZZABILI Oltre alle chiavi di ricerca standard, già presenti nel database di Docnet al momento dell installazione, l utente ha la possibilità di inserire tutte le altre chiavi di ricerca che ritiene utili in quanto specifiche per il proprio settore di attività. Inoltre è possibile creare anche delle tabelle personalizzabili legate a ciascuna chiave di ricerca personalizzata, in modo da selezionare i valori da una lista, evitando di digitarli ogni volta. ARCHIVIAZIONE DA SPOOL DI STAMPA Utilizzando gli Spool di stampa dei vari gestionali è possibile generare documenti in formato PDF/TIFF e contemporaneamente archiviarli. DOCNETWEB ACHIVIAZIONE e consultazione VIA BROWSER Docnet WEB è un prodotto web nativo che permette di archiviare e consultare documenti attraverso una rete Intranet o Internet, utilizzando lo stesso DataBase di Docnet. FLUSSO dei DOCUMENTI WORKFLOW Docnet gestisce e monitorizza il passaggio dei documenti attraverso i vari reparti aziendali, permettendo il controllo puntuale sulla tracciabilità degli stessi.

GESTIONE VIRTUALE DELL ARCHIVIO L innovativa ed esclusiva interfaccia VRF2 Virtual Room File è stata progettata al fine di permettere la consultazione ed anche l archiviazione di Documenti (e files), con le stesse modalità che l operatore è abituato ad utilizzare con l archivio tradizionale, non occorre fare altro che cliccare sul raccoglitore che contiene il tipo di documento che desideriamo prelevare e se vogliamo, selezionare anche l anno di archiviazione, quindi VRF2 ci presenta la lista dei documenti selezionati con le chiavi assegnate a ciascuno di essi, con l apposito pulsante FILTRO sempre con un click sarà possibile selezionare in maniera dettagliata i documenti che ci occorrono. GESTIONE DI SCANNER E MULTIFUNZIONE INTEGRATA Con DocnetSCAN l integrazione del sistema di gestione Digitale dei Documenti diventa totale. DocnetSCAN si interfaccia con qualsiasi scanner o multifunzione con Driver TWAIN, (Driver standard utilizzato da tutti i produttori), l interfaccia è particolarmente intuitiva ed essenziale allo scopo di ridurre al massimo i tempi di selezione dei parametri di scansione, i vantaggi principali sono: Integrazione con Docnet, i documenti scansionati vengono inseriti direttamente nella lista dei documenti da archivare di Docnet. la funzione di pre-separatore, permette di definire in una lista a video la composizione dei files scansionati, ovvero in caso di scansione di un insieme di documenti diversi tra loro, ad esempio: fatture fornitori, corrispondenza, DDT, contratti, i documenti vengono inseriti tutti insieme nel caricatore automatico dello scanner (ADF), e nella lista a video l operatore pre-imposta come dovranno essere separati i files una volta scansionati NOTE TECNICHE LINEA WINDOWS : sviluppato in ambiente MS Visual Basic auto installante: estremamente semplice da gestire, non occorre personale particolarmente esperto in informatica Mono e Multiutente Multiaziendale Database utilizzati: MS-ACCESS : per piccole/medie esigenze di volumi di dati da trattare MSDE / MS sql express: per medie esigenze di volumi di dati da trattare MS-sql server : per medio/grandi esigenze di volumi di dati da trattare MySQL: per medio/grandi esigenze di volumi di dati da trattare in tal caso il server può essere LINUX LINEA WEB : sviluppato in ambiente PHP JAVA con estensioni AJAX utilizza Database MS-sql e MySQL il database utilizzato è il medesimo di quello windows, pertanto può essere consultato sia con l interfaccia windows che con quella WEB.