Software per la gestione dell amministrazione AD HOC Servizi alla Persona
GESTIONE PASTI RESIDENZIALE Le principali funzioni del modulo pasti si possono suddividere nei seguenti punti: gestire le prenotazioni pasti giornaliere; fornire al reparto cucina i tabulati di preparazione giornaliera dei piatti; gestire lo scarico del magazzino delle componenti dei piatti da preparare; fornire le stampe di fatturazione dei pasti consumati; GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI: La funzione di inserimento prenotazioni serve per raccogliere le prenotazioni pasti giornaliere degli ospiti. Con l inserimento dei menù, i reparti giornalmente riescono ad avere le stampe del menù del giorno e ad inserire la prenotazione in modo veloce indicando solo le quantità dei piatti prenotati. In caso di mancato inserimento il programma crea automaticamente la prenotazione utilizzando i parametri stabiliti. Le prenotazioni possono essere controllate da un supervisore che in qualsiasi momento vede quali reparti hanno o non hanno inserito le prenotazione e possono essere bloccate in un determinato momento (dal supervisore). In fase di blocco delle prenotazione si può scegliere di creare automaticamente la prenotazione per i reparti mancanti Bloccare le prenotazioni serve per stabilire quando dare al reparto cucina i piatti effettivi da preparare. FORNITURA TABULATI REPARTO CUCINA: Grazie all inserimento delle prenotazioni si possono avere diverse stampe che permettono alla cucina di avere le quantità effettive di piatti da preparare, inoltre se si inserisce la composizione del piatto è possibile avere anche le specifiche degli ingredienti e delle dosi di preparazione dei piatti. Vengono inoltre fornite le stampe di preparazione dei carrelli da portare ai vari reparti. SCARICO DEL MAGAZINO: Con l inserimento delle prenotazioni e con l inserimento degli ingredienti che compongono un piatto, è possibile creare in automatico i movimenti di scarico magazzino giornalieri di tutti gli articoli che costituiscono le componenti dei piatti consumati. STAMPE FATTURAZIONE PASTI: E possibile scegliere di impostare il prezzo del piatto o per singolo piatto o per tipologia piatti (primi, secondi, contorni ecc.) e in base ai piatti prenotati si riesce ad avere le stampe del fatturato dei piatti consumati.
1) Inserimento dei piatti. Prima di inserire un menù è necessario inserire i piatti e definire la struttura del menù, vediamo nel dettaglio l inserimento dei piatti: I piatti vengono inseriti come articoli di magazzino e in aggiunta si inserisce la scheda pasti, quindi dalla maschera principale selezionare il menu magazzino archivi di magazzino articoli, premere il tasto carica e procedere all inserimento della prima maschera: Attenzione nel campo 1 Unità di misura inserire l unità di misura di acquisto del prodotto (esempio Kg) nella seconda unità di misura inserire l unità di come il pasto viene servito (esempio piatto PT), inoltre per gestire le dosi è necessario cliccare sul pulsante Codici dettaglio premere il pulsante F3 e inserire nel campo U.M. Cod l unità di misura della dose esempio grammi. Dopo aver inserito i dati anagrafici della prima scheda, selezionare la cartella Pasti e procedere con l inserimento dei dati, vediamoli nel dettaglio:
Nel campo Tipologia pasti inserire la tipologia del piatto: Caldo Freddo (se non sono presenti i dati cliccare il tasto destro del mouse sul campo e selezionare il tasto carica quindi inserire in tabella le voci inerenti alla tipologia piatto) Nei campi Famiglia pasti inserire in che punto della struttura del menu il piatto deve apparire ad esempio un piatto può essere selezionato come primo piatto o primo alternativo ecc. attenzione se non indico la famiglia di appartenenza del piatto nel momento in cui si inserisce il menù il piatto non apparirà mai. Nel campo Proprietà è possibile inserire se il piatto ha una specifica particolare ad esempio se il piatto viene servito normale e macinato in proprietà si inserirà una voce macinato (per inserire le voci nella tabella proprietà selezionare il campo con il tasto DX e premere il tasto carica, quindi procedere con l inserimento del codice e la descrizione della proprietà). Nel campo Dosi si inserisce per ogni reparto la grammatura di composizione del piatto.
2) Inserimento struttura. La struttura del menù è l involucro del menù dove nelle varie voci di struttura saranno agganciati i piatti, esempio di struttura: 1. GIORNO 1.1 COLAZIONE 1.2 PRANZO 1.2.1 PRIMI 1.2.2 SECONDI 1.2.3 CONTORNI 1.3 MERENDA 1.4 CENA 1.4.1 PRIMI 1.4.2 SECONDI 1.4.3 CONTORNI Per inserire la struttura è necessario prima inserire le famiglie presenti nella struttura (per famiglie si intendono le varie voci che compongono la struttura ad esempio pranzo, primi, secondi contorni ecc..) per inserire le famiglie selezionare il menù Pasti anagrafica tabelle famiglie articoli, quindi cliccare l icona di carica e procedere con l inserimento. Dopo aver inserito tutte le famiglie si può procedere con l inserimento della strutta quindi selezionare il menù Pasti Anagrafica tabelle Struttura Menù, posizionarsi in carica e inserire il codice della struttura e la descrizione (ad esempio codice 001 e descrizione giorno), inserire nelle righe sottostanti la posizione (sarà progressiva), nel campo famiglia selezionare una famiglia precaricata e se esiste un livello sottostante alla famiglia cliccare sul tasto 2 livello e caricare le famiglie sottostanti ad esempio se si inserisce nella posizione due pranzo dovrò nel pulsante secondo livello selezionare le famiglie primi, secondi, contorni. Inserire il codice e la descrizione della struttura un ulteriore maschera dove verranno selezionate le famiglie sottostanti alla voce pranzo tipo primi, secondi, contorni. Nel caso della famiglia pranzo cliccare il pulsante 2 livello si apre in automatico
3) Inserimento menù. Dopo aver inserito la struttura è possibile procedere con l inserimento del menu, quindi selezionare il menu Pasti Inserimento menù, si apre in automatico la seguente finestra: Nella finestra del menu si inserisce il codice e descrizione, il periodo di validità e il tipo di menu. Il menu può essere di due tipi base e Menù, per base si intende un menu dove vengono inseriti dei piatti che si ripetono sempre tutti i giorni infatti come numero giorni il programma inserisce in automatico il valore 1 mentre per tipo menu Menù si intende un menu che ruota in un determinato periodo, scegliendo infatti come tipo menu Menù è possibile inserire un numero di periodi quindi se il menù ruota ogni settimana inserisco come numero periodi 7 e nel campo primo giorno di inserisco qual è il primo giorno della settimana che parte la rotazione. Dopo aver impostato i parametri cliccare sul pulsante Calcola giornate, successivamente inserire nel campo Giorno il numero di giorno (se ad esempio ho impostato come numero periodi 7 e il primo giorno è di lunedì come giorno 1 inserisco il menu del lunedì), quindi cliccare sul pulsante Modifica giorno si apre la seguente finestra: Posizionarsi sulla voce famiglia che si vuole agganciare il piatto (se ad esempio voglio inserire un piatto sui primi del pranzo cliccherò su questa voce), successivamente cliccare il pulsante inserisci piatto e selezionare il piatto desiderato dalla lista proposta. Dopo aver inserito tutti i piatti del giorno salvare e procedere con il medesimo meccanismo per tutti i giorni del periodo impostato al termine salvare.
4) Anagrafica reparti. Per poter inserire le prenotazioni è necessario oltre all inserimento del menu inserire anche le anagrafiche reparti e il raggruppamento reparti questo per poter indicare chi sta prenotando e il numero di ospiti presenti nel reparto, quindi dal menu Pasti selezionare la voce Anagrafica tabelle Anagrafica reparti si apre la seguente finestra: Inserire codice e descrizione del reparto Inserire il numero di ospiti del reparto, attenzione il numero di ospiti potrà essere variato in fase di inserimento di prenotazione quindi nell anagrafica reparto si inserisce il numero massimo di ospiti presenti nel reparto. Inserire selezionando dalla lista il centro di costo per lo scarico delle Dopo aver inserito le anagrafiche dei reparti si procede ad inserire le anagrafiche di raggruppamento reparti, il raggruppamento reparti serve per filtrare un gruppo di reparti sia in fase di inserimento prenotazioni che nelle varie stampe prenotazioni (se non si hanno raggruppamenti si inserisce un unico raggruppamento con associato tutti i reparti). Selezionare dal menu Pasti Anagrafica reparti Raggruppamento reparti, si apre la seguente finestra: Portare lo stato a carica e procedere con l inserimento dei dati Inserire il codice e descrizione raggruppamento In ogni riga selezionare dalla lista (per aprire l elenco cliccare F9) i vari reparti che rientrano nel raggruppamento in questione Al termine dell inserimento salvare.
5) Modelli prenotazioni. I modelli prenotazioni servono per impostare a priori delle quantità predefinite nelle prenotazioni utili per creare automaticamente delle prenotazioni in caso di mancato inserimento o di proporre in fase di inserimento prenotazione delle quantità già preimpostate. I modelli vanno inseriti quindi per ogni menu, reparto e giorno. Nei modelli è possibile scegliere di inserire delle quantità fisse da proporre in prenotazione o delle percentuali calcolate sul totale presenti, inoltre dal momento che di solito si lavora con due menù uno base e l altro a rotazione nei parametri SW1 è possibile scegliere di calcolare le percentuali prima sui piatti del menù base e nel menù a rotazione calcolare la percentuale sul residuo. Per inserire i modelli selezionare dal menu Pasti la voce Modelli prenotazioni si apre la seguente finestra: posizionarsi nello stato di carica e selezionare come prima voce il menù, il reparto e il giorno per cui si desidera inserire il modello prenotazione, successivamente cliccare sul pulsante Carica menù Se nei parametri ho scelto di calcolare il residuo sul menù a rotazione, in questo caso la percentuale da inserire è riferita al residuo quindi se ad esempio nel menù base nel piatto dei primi ho inserito come percentuale 40% e nel menu a rotazione imposto nella percentuale di residuo 100% in fase di inserimento prenotazione nel piatto dei primi del menù a rotazione proporrà il 60%. Se invece inserisco delle quantità queste vengono proposte fisse. Spesso è utile inserire nel campo quantità un numero di piatti da aggiungere alla percentuale per tenere dei margini di sicurezza. Al termine dell inserimento salvare.
6) Inserimento prenotazioni: Per inserire le prenotazioni selezionare il menù Pasti Prenotazioni giornaliere si apre la seguente finestra: Portare lo stato a carica Il menu viene proposto in automatico ed è il menu di competenza del periodo di inserimento prenotazione. Selezionare il gruppo e il reparto. Dopo aver selezionato il reparto vengono proposti il numero di presenti nei campi di pranzo e cena ed è possibile variare il numero di presenti. Nel campo data è possibile inserire la data manualmente o con i pulsanti a destra viene in automatico proposta la data. Dopo aver compilato la prima parte cliccare sul tasto Inserisci dettaglio in automatico vengono caricati tutti i piatti del giorno selezionato (sia del menu base che del menù a rotazione) Nel campo quantità vengono proposte le quantità calcolate in base alle percentuali specificate nei modelli. E possibile comunque variarle a mano. In fondo alla pagina per ogni riga che identifica un piatto è possibile inserire delle note aggiuntive.
7)Visualizza prenotazioni. La funzione di visualizza prenotazioni serve per controllare in un determinato giorno quali reparti hanno inserito la prenotazione e quali no. Per accedere a questa funzione dal modulo pasti selezionare la voce Visualizza prenotazioni si apre la seguente finestra: Selezionare il menu Selezionare la data di inserimento prenotazioni Nella prima parte della maschera vengono elencati i reparti che hanno inserito la prenotazion Nella seconda parte della maschera vengono elencati tutti i reparti che non hanno inserito la 8) Blocca prenotazioni. La funzione di blocca prenotazioni serve per chiudere le prenotazioni di un determinato giorno, è possibile selezionare per quali reparti si vuole chiudere la prenotazione e se per i reparti selezionati non è presente la prenotazione il programma crea in automatico le prenotazioni mancanti con quantità pari alle percentuali impostate nei modelli. Per accedere a questa funzione selezionare dal modulo pasti la voce Servizio Blocca prenotazioni si apre la seguente finestra: Nella maschera selezionare la data di blocco delle prenotazioni e nella parte sottostante selezionare i reparti di interesse quindi cliccare il pulsante blocca prenotazioni Esiste anche la funzione di sblocca prenotazioni dove è possibile selezionare le prenotazioni bloccate e riaprirle. Questa finzione si trova nel modulo pasti alla voce Servizio Slocca prenotazioni, quindi dall elenco selezionare la prenotazione da sbloccare e impostare nel parametro stato prenotazioni da S portarlo a N.
9. Duplica menù / modelli. La funzione di duplica menù/modelli serve per copiare un menu già esistente in un altro menu con periodo si validità diverso. Questa funzione è utile nel caso si decida ogni mese di creare un nuovo menu (con validità mensile) mantenendo i piatti del menu fisso e successivamente cambiare i piatti che in quel mese variano. Per accedere a questa funzione dal modulo pasti selezionare la voce Servizio Duplica menù/modelli, si accede alla seguente finestra: Selezionare dalla lista il menu che si intende copiare In questi campi indicare il codice del nuovo menu e la descrizione Inserire il periodo di validità del nuovo menù. Lasciare il flag su duplica menu e si desidera anche copiare i modelli lasciare il flag anche sull opzione Duplica modelli, in caso contrario se si desidera nel nuovo menu variare i piatti è importante togliere il flag su duplica modelli e crearli dopo aver variato il nuovo menu con la funzione crea modelli.
10) Crea modelli in automatico. La funzione di crea modelli in automatico serve per creare automaticamente i modelli di un menu selezionando i giorni per cui si desidera creare i modelli e i reparti, la percentuale verrà impostata con valore 100% sul primo piatto inserito. Questa funzione si trova dal modulo pasti servizio crea modelli in automatico. Selezionare il menu per cui si vuole creare i modelli. Selezionare per quali giorni si vuole creare i modelli e per quali reparti Al termine cliccare il pulsante Aggiorna, verranno creati tanti modelli quanti sono i giorni selezionati per il numero di reparti selezionati.
11) Stampe prenotazioni. Per stampare le prenotazioni inserite e i riepiloghi per reparto dei piatti da preparare, dal modulo pasti selezionare la voce Stampe Stampa prenotazione si apre la seguente finestra: Nel campo livello viene selezionato se si vuole stampare il totale piatti della colazione, pranzo o cena. La stampa può essere filtrata per gruppo reparto o reparto inoltre si può scegliere di stampare solo una determinata tipologia di piatto (primi, secondi ecc.) Cliccando su questo pulsante si possono scegliere diversi tipi di stampa scegliendo la stampa a matrice oltre ad avere il riepilogo dei piatti prenotati per reparto vengono anche evidenziate le presenze del giorno.
12) Stampa Prenotazione scelta piatti. La stampa prenotazione scelta piatti permette di filtrare per un determinato giorno il totale piatti da preparare per giorno selezionando fino a cinque piatti tra i piatti presenti nel menu del giorno. Per eseguire questa stampa dal modulo pasti selezionare la voce Stampe Stampa prenotazione scelta piatti si apre la seguente finestra: Si possono selezionare i dati per menu, gruppo reparto e reparto Inserire la data per cui si vogliono estrapolare dei piatti prenotati. Da qui si possono selezionare i piatti, nella prima colonna si sceglie il tipo di piatto che si vuole selezionare (primo pranzo, secondo pranzo, primo cena ecc.) nella seconda colonna si seleziona il piatto vero e proprio relativo alla tipologia selezionata.