Suite Human Resource Gruppo Finmatica a process enabling IT company
Suite Human Resource
Company Profile ADS Siamo una società del Gruppo Finmatica che è presente sul mercato dell informatica dal 1969. Oggi siamo fra i principali produttori di software sul territorio nazionale e la ricetta vincente è la politica dei piccoli passi. Piccoli passi significa anche investire costantemente nella ricerca, settore al quale il gruppo in media dedica ogni anno il 10% del fatturato. I nostri punti di forza sono la fidelizzazione dei collaboratori e dei clienti, l immagine consolidata sul mercato, l età media molto bassa dei nostri collaboratori e l elevato dinamismo. Le persone Abbiamo sempre operato una rigorosa selezione nell assunzione del personale e attualmente siamo un gruppo di oltre 300 persone. Chi lavora con noi appartiene a una squadra, ne è un componente fondamentale e ne condivide gli obiettivi. Il rispetto e l ascolto sono i valori condivisi che permettono un proficuo scambio di idee. Crediamo nelle persone che vogliono crescere e sviluppare il proprio talento: la loro esperienza e professionalità costituiscono il nostro autentico capitale. Le tecnologie Investiamo nell innovazione e nello studio delle nuove tecnologie migliorando continuamente i nostri sistemi di produzione e di assistenza. La conoscenza approfondita delle tecnologie ci permette di dare risposte sempre orientate all economicità di gestione e all efficienza nel raggiungere gli obiettivi che il continuo processo di trasformazione richiede. Crediamo che le tecnologie disponibili e gli standard di riferimento consolidati siano gli elementi portanti per innovare e snellire i processi organizzativi riducendo tempi e costi. La missione La IT nasce per automatizzare le transazioni dei processi gestionali, i vecchi modi di lavorare. La IT oggi serve per cambiare la natura del lavoro e può farlo orchestrando le abilità, le conoscenze e le intelligenze delle persone. Progettiamo e realizziamo soluzioni d avanguardia che permettono di semplificare i processi e far condividere le informazioni; le persone possono mettere a fattor comune conoscenze e capacità allo scopo di introdurre innovazioni radicali per la creazione di valore e dello sviluppo sociale. Il mercato Le crescenti esigenze del mercato imposero di specializzarsi e di strutturarsi sotto forma di gruppo al cui interno oggi operano due brand principali, ormai leader dei rispettivi mercati: ADS automated data systems Spa (costituita nel 1976) specializzata nel mercato delle Pubblica Amministrazione e Data Processing Spa leader nel mercato delle Aziende Sanitarie. L organizzazione La continua evoluzione delle piattaforme applicative proposte è garantita dalla struttura organizzativa di cui la nostra azienda si è dotata. Da una parte i responsabili di delivery delle piattaforme garantiscono il mantenimento e l evoluzione del livello di adeguatezza funzionale delle soluzioni messe a disposizione dei nostri Clienti; dall altra parte i settori R&D e prototipazione garantiscono l incessante e continuo aggiornamento tecnologico delle piattaforme presso i Clienti e il settore standard e metodologie si incarica di garantire l adeguamento degli standard degli strumenti e delle tecniche che dalla R&D passano al delivery. Ragione Sociale Personale Anno di Costituzione Attività Finmatica ADS 56 107 1986 1976 Holding del gruppo; eroga servizi commerciali ed amministrativi alle consociate Software e servizi per gli Enti della PA Sede a Bologna e Sedi operative a Legnano e Catanzaro Data Processing 74 1969 Software e servizi per le Aziende Sanitarie Systematica 6 1981 Consulenza e progettazione Internetworking HMO 43 1986 Sede a Catania: sviluppo software e assistenza Clienti della regione Sicilia dati aggiornati a maggio 2012 3
Referenze 4
Struttura Organizzativa Struttura Organizzativa Il prodotto nasce per rispondere all esigenza degli Enti di disporre di uno strumento che consenta, in maniera facile ed efficiente, di rappresentare la propria Struttura Organizzativa nella sua articolazione e di adeguarla, di volta in volta, ai diversi provvedimenti di variazioni successive. Il software permette la completa gestione della struttura di un Ente, sia sotto il profilo logico/organizzativo che sotto quello fisico. Inoltre un obiettivo è anche quello infatti di mettere a disposizione uno strumento che contenga informazioni che possano essere condivise, in modo trasversale, da tutti gli applicativi, amministrativi e/o gestionali, nell ambito del medesimo Ente. Gestione delle ottiche Mediante le Ottiche è possibile costruire la struttura logica dell Ente in modi diversi in relazione alle esigenze dell utente. L ottica identifica ogni diversa aggregazione o sottoinsieme delle singole Unità Organizzative finalizzate a rappresentare la struttura dell Ente in base alle differenti necessità degli utenti. L applicativo permette di creare un Ottica istituzionale che identifica la struttura deliberata dell Ente. All interno di ogni Ottica è possibile gestire le Unità Organizzative storicizzando le modifiche o semplicemente rettificando ogni Unità Organizzativa. Revisioni Lo strumento della revisione serve per agevolare la gestione delle modifiche alla struttura. Poichè la struttura di un Ente è espressa tramite molti elementi anche di natura diversa, genericamente indicate come Unità Organizzative, come ad es. settori, unità operative, uffici, piuttosto che dipartimenti, reparti, Unità Organizzative, ecc., diventa importante riuscire ad identificare con chiarezza i momenti in cui anche ad uno solo di questi elementi è stato modificato. Di qui il vantaggio delle revisioni che, oltre a recepire i riferimenti agli atti formali che presiedono alle modifiche stesse, permettono di stabilire i riferimenti precisi ai momenti di modifica, e di conseguenza permettono di evidenziare l evoluzione storica della struttura stessa. 5
Struttura Organizzativa Spostamento di componenti a livello giuridico e operativo Lo spostamento di un componente da una Unità Organizzativa ad un altra, avviene mediante la chiusura della vecchia assegnazione e l apertura di una nuova con la possibilità di fornire gli estremi di delibera con la quale è stata ratificata la decisione. È possibile assegnare i componenti alle Unità Organizzative di attribuzione effettiva. Lo spostamento avverrà utilizzando semplicemente le modalità grafiche previste. Ciascuna direzione avrà la possibilità di assegnare il personale all Unità Organizzativa di sua competenza. Gestione della struttura fisica dell Ente Per soddisfare l esigenza di descrivere fisicamente l Ente, è presente una funzionalità che permette di gestire la struttura fisica (padiglioni, fabbricati, ecc.) in modo gerarchico con il livello di profondità preferito. Gli elementi della struttura possono essere associati alle Unità Organizzative della struttura logica, ma possono anche essere utilizzati direttamente da altri applicativi. Integrazione con altri applicativi Il prodotto è studiato per essere integrato e utilizzato da altri applicativi. È integrato con il Controllo di Gestione in modo da governare l associazione fra Unità Organizzative, centri costo e centri di responsabilità. La possibilità di mappare le strutture degli Enti esterni permette una sinergia con l applicativo del protocollo sia per quello che riguarda lo smistamento dei documenti all interno dell Ente che per la funzionalità di interoperabilità. La cooperazione con il prodotto di gestione del personale è la più immediata: i dati relativi alla struttura dell Ente e dei suoi dipendenti sono funzionali alla gestione del personale sia da un punto di vista strategico che amministrativo e l interdipendenza tra i due applicativi evita la duplicazione dei dati e garantisce l aggiornamento. La gestione degli incarichi e dei ruoli da parte dell applicativo è integrabile con la gestione utenti e relative abilitazioni. L interfacciabilità con i più comuni repository LDAP permette di avere un unico database per le password utente dando la possibilità di abilitare e disabilitare l accesso alle applicazioni da un unico punto. 6
Giuridico Matricolare Giuridico Matricolare Il software permette la storicizzazione di tutti i fatti e gli eventi che caratterizzano, sotto il profi lo giuridico, il curriculum di ogni individuo che ha rapporti con l Ente. Gli eventi sono classificati come: > eventi di Rapporto di Lavoro, quando il rapporto dell individuo con l Ente è di tipo retributivo; > eventi di Inquadramento e di Incarico, concernenti l effettiva posizione e collocazione nell ambito dell Ente, con incidenza sulla situazione della Dotazione Organica di Fatto; > eventi di Aspettativa o di Assenza dal servizio, con incidenza diretta sulla disponibilità numerica della Dotazione Organica di fatto; > eventi di tipo Documentativo come provvedimenti formali, riconoscimenti, titoli di studio e di qualifica, titoli culturali o professionali, specializzazioni, idoneità, corsi di riqualificazione e di aggiornamento, partecipazioni a convegni e seminari. Tutte le informazioni previste, essendo rilevanti per lo stato giuridico ed economico del dipendente, potranno essere introdotte anche con riferimento a periodi di servizio prestati presso altri Enti. La Banca Dati così costituita è la base fondamentale per: > la produzione di informazioni sull occupazione e sulla disponibilità della Dotazione Organica; > la generazione automatica dei periodi retributivi in Gestione Economica. L insieme dei periodi giuridici e dei documenti giuridici creano uno storico dell evoluzione della carriera dell individuo indispensabile per la gestione del curriculum e dello stato matricolare di ogni individuo, ma utile anche per la valutazione degli elementi di conoscenza relativi al personale per graduatorie interne e mobilità o per la programmazione e la verifica dell aggiornamento e della riqualificazione del personale, per la generazione di informazioni indispensabili per il calcolo dell anzianità pensionabile e alla produzione di elaborati specifici di natura statistica o richiesti dalla norma (come ad es. le Comunicazioni Obbligatorie ai Centri per l Impiego introdotte dalla Legge Finanziaria 2007). Le funzioni del modulo permettono di navigare tra i dati dell individuo in trattamento, consentendo di disporre in modo veloce ed organizzato di tutte le informazioni relative al dipendente. L utente può accedere immediatamente alle informazioni contestuali al dato in esame, realizzando una più razionale gestione del lavoro sul fascicolo personale e disponendo 7
Giuridico Matricolare in qualsiasi momento di tutti gli strumenti necessari per la consultazione e l aggiornamento degli archivi. É possibile effettuare l interrogazione sui periodi di servizio del personale in modo parametrico, indagando sulla situazione giuridica di diritto e di fatto, con la possibilità di filtrare solo le registrazioni che presentano le caratteristiche richieste. La certificazione di servizio è integrata con il modulo Economico- Contabile per l emissione della situazione economica attuale e della documentazione necessaria per la compilazione delle pratiche inerenti la gestione del personale cessato. Il sistema è integrato con Pensioni S7, modulo fornito da INPDAP, al quale si forniscono i dati ed una volta elaborati si predispongono nel formato richiesto. 8
Economico Contabile Economico Contabile Il software è perfettamente integrato con Giuridico MAtricolare e con la gestione Assenze, prelevando da queste basi dati le informazioni sui periodi, sui tipi di assenza e sulle indennità specifiche, determinandone automaticamente le voci di retribuzione associate. Nell uso del modulo Economico Contabile, la parametrizzazione delle formule consente di inserire nuove voci di retribuzione, modificarne il calcolo e l assoggettamento, definire l eventuale memorizzazione progressiva e la richiesta di elenchi di dettaglio della voce in fase di contabilità mensile. La parametrizzazione è totalmente storica : è possibile la memorizzazione del trattamento contabile pregresso anche relativamente a contratti di lavoro non più in vigore. Ciò consente l utilizzazione delle stesse voci contabili anche per la retribuzione di una competenza completamente modificata nel calcolo o negli assoggettamenti contributivi, conservando intatta la possibilità di ricalcolare o di operare conguagli sulle retribuzioni di mensilità precedenti. La gestione dei progressivi contabili annuali è trattata in forma dinamica come accumulo delle retribuzioni di ogni singola mensilità evitando l obbligatorietà di una fase di chiusura della mensilità e consentendo quindi l eventuale rielaborazione di mensilità precedenti. La gestione del carico familiare, per assegni o detrazioni di imposta, può essere determinata in forma anagrafica, consentendo la compilazione delle denuncie fiscali, e aggiornata ogni qualvolta vengano apportate modifiche sulla situazione familiare della base anagrafica. La gestione del Dizionario Voci consente l assegnazione diversificata dei valori base ai diversi contratti, gestioni, ruoli, qualifiche e livelli, con l applicazione di algoritmi di calcolo per il trattamento delle varie voci economiche, determinandone il valore in funzione dei diversi periodi di applicazione. Prevede inoltre l applicazione dei vari istituti previdenziali, assistenziali e fiscali diversificati in funzione del trattamento previdenziale riservato al dipendente. Conservando nel dizionario i valori delle voci base relativamente ai periodi pregressi, modificati da successivi rinnovi contrattuali, 9
Economico Contabile la procedura è in grado di: > calcolare l effettiva spettanza anche per conguagli relativi a periodi di rinnovi contrattuali scaduti; > formulare le tariffe di arretrati relativi a periodi precedenti nonostante: - successivi rinnovi contrattuali; - variazioni di indennità integrativa speciale; - passaggi di livello o variazioni di qualifica. L aggiornamento di periodi di servizio o di periodi di assenza che hanno già prodotto relativa retribuzione, comporta l automatica assegnazione di periodi da conguagliare per l individuo, senza nessun altro intervento da parte del gestore della procedura economica. É possibile attribuire la spesa del personale, in forma totale o in base percentuale, ad imputazioni contabili non legate al settore di appartenenza giuridico dell individuo. L imputazione in Contabilità prevede anche l individuazione dell impegno di spesa previsto in bilancio con una fase di elaborazione integrata con gli archivi della ragioneria. A completamento delle elaborazioni mensili sono gestiti molteplici elaborati che consentono la compilazione di tutte le distinte riepilogative e analitiche dei contributi e dei versamenti da effettuare per l Ente e per conto dei dipendenti; dove previsto dalla norma è possibile produrre direttamente i file per la gestione degli adempimenti. Una specifica sezione è dedicata alla Contabilità Annuale; raggruppa le funzioni necessarie alla produzione di tutte gli elaborati utili alla presentazione delle denunce fiscali e contributive, le riepilogazioni e le statistiche che consentono la verifica contabile dell anno richiesto, anche pregresso. La gestione del Bilancio di Previsione consente la simulazione di un calcolo di retribuzione contabile per tutto l anno di bilancio. Le basi retributive tabellari o individuali vengono duplicate dall effettivo o alterate o integrate in considerazione di eventuali proiezioni o rinnovi contrattuali in previsione di applicazione. La proiezione ottenuta dal calcolo può essere assestata manualmente includendo anche identificazioni individuali fittizie per figure professionali non previste in organico. Modello 770 Il prodotto permette la compilazione del Modello 770 secondo le disposizioni in vigore, importando automaticamente i dati delle applicazioni di contabilità e/o paghe; l importazione dei dati può avvenire anche da altre applicazioni, tramite file che rispetti il formato ed il tracciato previsto dal Ministero delle Finanze. L applicazione consente comunque anche l inserimento manuale dei dati non importabili automaticamente e prepara i file per la trasmissione telematica al Ministero delle Finanze. 10
Salario Accessorio Salario Accessorio Il software Salario Accessorio è stato realizzato per supportare l Ente nella gestione delle variabili individuali della busta paga di ogni singolo dipendente, in particolare per permettere sia il decentramento delle attività di caricamento, sia il controllo della spesa prima di procedere alla liquidazione effettiva del salario. L applicativo è integrato con gli altri moduli della Suite e ne condivide gli archivi di base e l anagrafica. Funzioni di Amministratore Sono disponibili tutte le funzioni che permettono la definizione dell ambito di lavoro, le competenze assegnate ai vari operatori e le fasi di controllo sullo stato di inserimento delle variabili del periodo. Ogni funzione è strutturata in modo tale da minimizzare lo sforzo dell utente, ad esempio è possibile definire con una sola operazione la modalità standard di funzionamento e dettagliare solo le eccezioni rispetto allo standard. Le principali funzionalità disponibili sono: > voci delegate: permette di generare, per ogni U.O. interessata, l elenco delle voci su cui ha competenza e mantenerlo aggiornato inserendone di nuove o eliminandone di esistenti. La competenza è definita specificando se si tratta di voci gestite esclusivamente dalla U.O. in contesto per tutti i dipendenti, o da ogni U.O. per i dipendenti di propria competenza; > stanziamenti: consente di introdurre o modificare, per ogni voce, gli stanziamenti dell esercizio assegnati ad ogni U.O. La periodicità degli stanziamenti è scelta dall utente: annuale, semestrale, trimestrale, ecc. La periodicità può cambiare da voce a voce e da esercizio a esercizio; per la stessa voce deve rimanere invariata nell ambito del medesimo esercizio; > situazione proposte: soddisfa un duplice obiettivo. Da un lato fornisce all ufficio economico che si occupa del Salario Accessorio, uno strumento che consente di tenere sotto controllo l attività di introduzione delle variabili da parte delle U.O. La presentazione delle informazioni con l ausilio di indicazioni grafiche (esposizione delle U.O. in forma di albero, evidenza dello stato d introduzione di ognuna attraverso colori ed icone specifiche, ecc.) permette di evidenziare lo stato di 11
Salario Accessorio avanzamento con sinteticità ed immediatezza, non precludendo la possibilità di approfondire ogni singola informazione fino al dettaglio individuale. Dall altro lato è lo strumento che il dirigente della U.O. utilizza sia per vedere la situazione della sua Unità Operativa, sia, se tenuto a farlo, per autorizzare il superamento della disponibilità relativa al singolo periodo; > liquidazioni: consente all ufficio economico di decidere quali variabili introdotte dalle singole U.O. liquidare in una determinata mensilità di pagamento e di visualizzare quanto già liquidato in precedenti mensilità. La scelta delle variabili avviene per U.O. e per proposta di liquidazione. Funzioni utenti U.O. Sono le funzioni disponibili agli utenti che si occupano dell effettivo caricamento dei dati, sia manuale che tramite acquisizione, per la parte di loro competenza, dei dati da fonti esterne (rilevazione presenza, files, ecc.). Le principali funzionalità disponibili sono: > proposte di liquidazione: sono l elemento che presiede al processo d introduzione delle variabili; rappresentano l identificativo del gruppo di variabili che la U.O. propone all ufficio economico per la liquidazione, corredata dalla stampa della distinta. Ogni mese sarà normalmente presente una proposta di liquidazione, ma in alcuni casi particolari potrebbero essere fatte più proposte che l ufficio economico può procedere a liquidare nelle mensilità opportune. Nel caso in cui in un mese non ci siano variabili da proporre, è possibile impostare il sistema per obbligare comunque l U.O. alla presentazione di una proposta vuota (opportunamente contrassegnata) per meglio consentire all ufficio economico di controllare lo stato d avanzamento del lavoro delle U.O. La variazione dello stato da parte delle U.O. sulle proposte di liquidazione, permette all ufficio economico di procedere con la liquidazione effettiva; > introduzione variabili: consente ad ogni U.O. di introdurre, per i dipendenti su cui ha competenza, le voci di salario accessorio la cui gestione è stata loro delegata, collegandole ad una proposta di liquidazione. Il caricamento può essere facilitato acquisendo dati da fonti esterne (rilevazione presenze o files) o caricando i dati frequenti da modelli proposte preimpostati; > visualizzazione della disponibilità: è la funzione per il controllo della disponibilità dello stanziamento, che fornisce sia lo stato rispetto allo stanziamento del periodo, sia il trend in rapporto allo specifico mese all interno del periodo. 12
Dotazione Organica Dotazione Organica Il modulo di Dotazione Organica consente la pianificazione numerica delle risorse in organico dell Ente, attraverso la definizione del numero di persone e/o ore previste per ogni attributo giuridico o per ogni combinazione degli stessi. La Dotazione Organica dell Ente può essere definita per ognuno dei seguenti attributi giuridici o per la loro combinazione: Gestione, Area, Settore, Ruolo, Figura Professionale, Profilo Professionale, Posizione Funzionale, Attività, Livello (categoria), Qualifica, Tipo Rapporto, Ore. È possibile gestire la storia della trasformazione della dotazione teorica attraverso la definizione di periodi storici della dotazione dell Ente detti Revisioni. All atto della creazione di un nuovo periodo di validità della dotazione potrà essere replicata la definizione dell ultimo periodo esistente, in modo da correggere manualmente le sole differenze. Sono consentite opportune interrogazioni della dotazione e dei posti vacanti in base a diversi attributi giuridici. Le interrogazioni sono filtrate anche per posizione giuridica, evento giuridico, ruolo/non ruolo. Attraverso la funzione di interrogazione delle informazioni giuridiche individuali è possibile avere un esplorazione dettagliata di tutti i periodi giuridici di ogni rilevanza, gestendo anche la storicità delle informazioni. Nell ambito della definizione della struttura settoriale dell Ente la procedura consente di: > storicizzare le informazioni relative; > inserire un numero indefinito di livelli anche al di sopra di quelli già esistenti; > indicare tutte le caratteristiche del settore (come quella del responsabile) con una diversa storicità rispetto alla struttura settoriale; > determinare la dipendenza gerarchica a livello individuale (organigramma), ed avere una visione complessiva della struttura o di un particolare ramo della stessa; > registrare la posizione geografica dei settori. Tale modulo è integrato con le altre componenti del sottosistema del Personale: dalla gestione Anagrafe- Matricolare preleva le informazioni anagrafiche degli individui, dalla gestione Giuridico-Matricolare reperisce le informazioni giuridiche relative alla presenza e/o all assenza degli individui e gli attributi giuridici per la definizione della Dotazione Organica. L attribuzione di periodi di astensione dal servizio, può determinare la disponibilità del posto e quindi la possibilità di attribuzione del sostituto per la copertura provvisoria in supplenza del titolare. Allo stesso modo sarà controllata la disponibilità nel caso di incarichi interni a tempo determinato. Le operazioni di controllo delle coperture ed il calcolo dei posti vacanti sono eseguite tramite l analisi delle caratteristiche dei periodi giuridici dei dipendenti che vengono messi in relazione con la Dotazione Teorica. La Dotazione Effettiva dell Ente viene determinata sulla base delle informazioni presenti sul modulo Giuridico Matricolare. Vengono utilizzati gli stessi criteri di aggregazione giuridica per potere eseguire confronti con la Dotazione Teorica dell Ente. Sono inoltre disponibili una serie di funzionalità in grado di fornire la situazione riassuntiva, sia di Dotazione di Diritto che di Fatto, numerica o nominativa di immediato accesso. 13
Sportello del Dipendente Sportello del Dipendente Portale Il portale semplifica il rapporto Dipendente - Azienda. Il portale è uno sportello virtuale dove il personale dell Ente può reperire informazioni di carattere normativo e giuridico, e interrogare i propri dati relativi alla situazione anagrafica, contabile e giuridica sia dell anno corrente che storica. Da un punto di vista anagrafico, il dipendente potrà verificare i dati in possesso dell amministrazione, quali la residenza e il domicilio, il carico familiare, le modalità di accredito dello stipendio, etc. Tutti i dati contabili sono consultabili on line: è possibile verificare la composizione degli elementi fissi di retribuzione, la situazione di eventuali debiti quali cessioni del quinto, riscatti, etc., il dettaglio di tutte le competenze accreditate e le ritenute applicate in uno specifico mese, su base annua oppure il dettaglio della propria situazione fiscale (imponibili, ritenute effettuate, detrazioni fiscali applicate, etc.). È anche possibile ristampare il proprio cedolino paga (sia del mese corrente che di un periodo precedente) e il modulo CUD. Da un punto di vista giuridico, il dipendente potrà interrogare le informazioni in possesso dell amministrazione quali i periodi giuridici della propria carriera, gli eventi di servizio o di assenza (maternità, distacchi, etc.), visualizzare e stampare il proprio certificato di servizio e consultare i dati del proprio fascicolo personale. Il portale contiene i fac-simile dei moduli categorizzati in base ai vari argomenti (modulo per la richiesta degli assegni per nucleo familiare, dichiarazione delle detrazioni fiscali spettanti, comunicazione dei cambi di residenza, disposizione per l effettuazione di lavoro straordinario, richieste di permesso). L archivio dei moduli disponibili è facilmente implementabile a cura dell Ente, che può creare e pubblicare nuovi moduli che rispondono a proprie specifiche esigenze. Ogni modulo della sezione viene proposto all utente già compilato con le informazioni disponibili nella Base Dati del personale, per poi essere completato con le informazioni necessarie a cura dell utente stesso e, infine, stampato, inviato tramite posta elettronica o gestito in modo totalmente elettronico 14
Sportello del Dipendente concedendo all utente la possibilità di inserire direttamente sulla base dati le modifiche apportate. Cedolino in chi@aro Obiettivo del modulo è quello di rendere disponibili a tutti i dipendenti spiegazioni dettagliate di ogni elemento del cedolino. Sono quindi disponibili diverse funzioni con cui l Amministratore può definire e gestire la struttura che permette di guidare il dipendente nella ricerca delle informazioni, e per l impostazione delle spiegazioni stesse. È inoltre disponibile nel portale una fase dedicata che permette ad ogni utente di interrogare la documentazione fornita, con riferimento ad ogni suo cedolino compreso tra la prima mensilità indicata dall Amministratore come consultabile, e l ultima mensilità elaborata e pubblicata. Le principali funzioni per l Amministratore permettono: > di selezionare tra le voci economiche utilizzate, quelle per le quali si desidera fornire una spiegazione, definendo così un glossario degli elementi economici da documentare; > di abbinare ad ogni voce così selezionata una spiegazione, un rimando normativo, più in generale qualunque approfondimento si reputi necessario; > di definire una struttura ad albero, ad infiniti livelli di profondità, finalizzata ad aiutare e guidare l utente nella ricerca delle informazioni. Si potrà quindi suddividere il cedolino in diverse sezioni, dettagliando all interno di ogni sezione ulteriori blocchi, e all interno dei blocchi altri paragrafi, fino ad arrivare al dettaglio desiderato. Ad ogni elemento di questa struttura può essere abbinato un testo con le opportune spiegazioni, fornendo così spiegazioni agli utenti sia sui raggruppamenti definiti (sezioni, blocchi, paragrafi), sia sui singoli elementi di dettaglio (voci economiche, elementi anagrafici e giuridici). Le funzioni di definizione della struttura e della documentazione allegata sono supportati da report che evidenziano sia le informazioni già impostate, sia le voci del glossario ancora da 15
Sportello del Dipendente documentare, facilitando così il lavoro di impostazione della struttura. La documentazione è gestita con testi HTML, permettendo quindi l inserimento di allegati, elenchi puntati e numerati, link a risorse esterne, immagini, ecc. La funzione dedicata agli utenti permette innanzi tutto di selezionare l anno e la mensilità del cedolino per il quale si desidera interrogare le spiegazioni rese disponibili. Permette poi di accedere, in modalità di interrogazione, alla struttura predisposta dall amministratore, evidenziandone sulla sinistra l albero, che può essere esplorato in tutti i sui livelli, e indicando sulla destra la spiegazione abbinata all elemento, sia che si tratti del titolo di una sezione, sia che si tratti di un elemento di dettaglio. Resoconto Ticket Per ogni dipendente che si autentica al portale è disponibile un collegamento al proprio resoconto ticket. Tale resoconto è composto da PDF singoli suddivisi per anno e mese. Attraverso questo resoconto è possibile visionare la propria situazione ticket, sia attuale che storica. 16
Fascicolo del Personale Fascicolo del Personale Il Fascicolo del Personale è lo strumento con il quale la Pubblica Amministrazione organizza, aggiorna e conserva i dati relativi al rapporto di dipendenza con il lavoratore, ovvero tutta la storia lavorativa dalla sua instaurazione alla chiusura. Il legislatore ha disegnato la disciplina di questo strumento nel testo unico degli impiegati civili del 1957 (D.P.R. n. 3/1957), definendo i criteri di responsabilità e gestione del fascicolo nonché la visione e il rilascio di copie dello stesso. Nella maggior parte dei casi il fascicolo è un raccoglitore di documenti cartacei, spesso di difficile lettura, che viene consultato dal funzionario quando gli adempimenti lo richiedono. Una corretta organizzazione, catalogazione e gestione del fascicolo garantisce: > una migliore conservazione e salvaguardia delle informazioni contenute; > la trasparenza amministrativa; > un facile accesso per la consultazione. Il software utilizza un sistema di document management e archiviazione ottica che agevola l ufficio nella raccolta, archiviazione e conservazione dei documenti cartacei. Il sistema permette di: > memorizzare i documenti del fascicolo del dipendente in maniera ottica attraverso l acquisizione in modo massivo o interattivo; > archiviare, in modo digitale, i documenti informatici prodotti attraverso la Suite Human Resource (cedolini, modello CUD, etc.) e qualsiasi altro documento inerente la vita lavorativa del personale; > indicizzare, liberamente o secondo parametri a discrezione dell utente, ogni documento per eseguire ricerche e/o elaborazioni; > rappresentare i fascicoli dei singoli dipendenti secondo la logica delle cartelle e sottocartelle; > mantenere l allineamento tra le informazioni contenute nel sistema documentale e la base dati della gestione del personale; > garantire la visualizzazione, ma non la modifica, del proprio fascicolo tramite un accesso controllato. 17