Presentazione Servizi Repository Fornitori e Supply Chain Collaboration
IL CONSORZIO MISSION Il Consorzio nasce nel 2005 e svolge la propria attività a supporto delle funzioni che si occupano di acquisti e gestione dei costi nelle aziende consorziate, agendo dove la cooperazione crea valore e seguendo logiche no-profit. Il Consorzio è impegnato nell individuazione e sviluppo di asset operativi in grado di garantire ai propri consorziati un miglioramento continuo e il raggiungimento di risultati economici positivi (misurabili già nel breve-medio termine) e sta consolidando il proprio impegno nell erogazione di servizi di natura cognitiva, formativa e consulenziale sui temi del sourcing, del procurement e del cost management. Il Consorzio vanta la partecipazione dei principali istituti bancari e assicurativi e ha aperto le proprie attività anche alle aziende non appartenenti al settore finanziario, creando un network di grandi imprese interessate a collaborare, in un ottica di miglioramento basato sull utilizzo di soluzioni operative comuni e sulla condivisione delle informazioni e delle best practice legate al sourcing, procurement e cost management. AREE Sourcing & Procurement: area delle attività finalizzate a migliorare le performance e rendere più efficace ed efficiente il lavoro svolto dalle funzioni acquisti delle aziende consorziate. Cost Management: area delle attività finalizzate a supportare le aziende consorziate nel controllo efficace e nella gestione strategica dei costi. SERVIZI Asset Operativi: servizi e strumenti messi a disposizione delle aziende consorziate, in grado di ottimizzare i processi aziendali di approvvigionamento e creare valore nella gestione operativa, con benefici legati al saving in termini di costi e tempi. Analisi: raccolta e diffusione di dati e informazioni relative alla spesa, ai prezzi, ai capitolati, alle clausole contrattuali, ai driver di costo e alle strategie di acquisto delle categorie di beni e servizi cosiddetti indiretti. Consulenza: interventi specialistici presso i singoli consorziati consistenti nell analisi e nella riprogettazione dei processi operativi delle funzioni che si occupano di acquisti e gestione dei costi. Formazione: interventi formativi, in aula o in-house, finalizzati a sviluppare le competenze e l esperienza di coloro che si occupano di acquisti e gestione dei costi.
ADERENTI al CONSORZIO Assbank AXA Assicurazioni Agricola Popolare di Ragusa del Fucino del Lavoro e del Piccolo Risparmio del Piemonte delle Marche Etruria Fideuram Finnat Euramerica Mediolanum Monte dei Paschi di Siena Nazionale del Lavoro dell Emilia Romagna di Bari di Milano di Puglia e Basilicata di Spoleto di Vicenza Sella Banco di Desio e della Brianza Barclays Bank Cassa di Risparmio della Provincia di Teramo Cassa di Risparmio di Firenze Cassa di Risparmio di Parma e Piacenza di Lavis - Valle di Cembra di Pergine Valsugana di Rovereto di Trento di Tuenno - Val di Non Credito Emiliano Credito Valtellinese Dexia Crediop Fiditalia Generali Business Solutions ICCREA Holding Intesa Sanpaolo Istituto Centrale delle Banche Popolari Italiane ITAS Mutua Mediobanca Innovation Services PosteVita PosteAssicura Poste Italiane Reale Mutua Assicurazioni UniCredit Unione di Banche Italiane Unipol Gruppo FInanziario Vittoria Assicurazioni Tramite le società Capogruppo consorziate, partecipano alle attività di oltre 200 aziende.
SERVIZIO OPERATIVO REPOSITORY FORNITORI Il servizio si configura come un ambiente di qualifica per la gestione dei dati anagrafici e dei documenti propedeutici all apertura/gestione/rinnovo del rapporto contrattuale, nonché come uno strumento operativo per porre in essere tutti i corretti adempimenti normativi richiesti al committente e al fornitore. ha sviluppato la propria soluzione anche con l obiettivo di ottemperare alle disposizioni d Italia (Circolare BdI n. 263 del 27 dicembre 2006 15 aggiornamento del 2 luglio 2013) e IVASS (Regolamento ISVAP n. 20 del 26 marzo 2008), al fine di assicurare la corretta gestione dei fornitori rilevanti ( * ). Come noto, infatti, i committenti sono tenuti ad assolvere una serie di obblighi imposti dal legislatore, ad esempio in tema di appalti/subappalti, previdenza e sicurezza sul lavoro, e a questo fine devono tenere costantemente aggiornata la necessaria documentazione che attualmente essi richiedono ai fornitori, in quanto gravati di responsabilità solidale. È una situazione che si presta perfettamente a un intervento di razionalizzazione, attraverso un organismo accentrato che si faccia carico di rendere più economico e affidabile il processo di raccolta e di verifica delle informazioni che passano dal fornitore al committente. In questo contesto, il Consorzio, in quanto organismo accentrato, sollecita l invio e l aggiornamento dei dati e dei documenti di qualifica attraverso un help desk dedicato, sollevando i committenti dal processo di raccolta, verifica e aggiornamento delle informazioni inviate dal fornitore. Inoltre, la piattaforma permette di archiviare e gestire, in un area dedicata, ogni documento di interesse tra le parti come, ad esempio, i contratti corredati dal DUVRI, dalle autocertificazioni e da ogni altro utile allegato. Aree Funzionali Documenti di specifico interesse tra committente e fornitore quali contratti corredati dal DUVRI, autocertificazioni, altri allegati Area di qualifica di sistema 1 Informazioni anagrafiche, certificazioni, referenze, iscrizione CCIAA, bilancio, DURC Area privata di gestione dei documenti non riconducibili alla qualifica 4 Repository Fornitori Area privata di qualifica personalizzabile 2 Informazioni alimentabili e visibili esclusivamente dal committente (es.: % fatturato del committente su fatturato totale del fornitore, indicatori di rischio, fornitore cliente della banca, terza parte correlata ) Area privata di valutazione dei fornitori 3 Questionario di qualifica con il layout grafico già utilizzato dal committente (possibilità di assegnare una scadenza per la compilazione del questionario e il periodo di validità dello stesso) ( * ) Per favorire un corretto recepimento delle disposizioni emanate dalle due Autorità di Vigilanza, si ritiene utile condividerne l interpretazione e le principali modalità di attuazione. Nello svolgimento di questa attività si renderà proficuo portare a conoscenza delle citate Autorità di Vigilanza, i risultati raggiunti nel tempo raccogliendo, ove possibile, valutazioni e suggerimenti relativi alle soluzioni individuate.
Cos è il Repository Fornitori Il Repository Fornitori è un servizio: Il Consorzio dispone di un help desk che monitora la correttezza e le scadenze dei documenti inseriti e ne sollecita il costante adeguamento, sollevando i committenti dall onere di raccogliere, verificare e mantenere aggiornati i dati e i documenti richiesti, con conseguente riduzione di tempi e costi. Il Repository Fornitori, pertanto, permette di liberare risorse per attività a valore aggiunto. Ad oggi il Repository Fornitori si configura come una soluzione di: 1. Qualifica di sistema Consente di gestire i dati anagrafici e i documenti propedeutici all apertura/gestione/rinnovo del rapporto contrattuale (certificazioni, bilanci, DURC, referenze, iscrizioni CCIAA ). 2. Qualifica aziendale Raccoglie i dati di qualifica mediante un questionario di qualifica compilato dai fornitori, tramite interfaccia web, realizzato usando lo stesso layout grafico del Consorziato. 3. Vendor rating Prevede un area alimentabile e visibile solo dal Consorziato, in cui possono essere raccolte altre informazioni di qualifica/ valutazione del fornitore sia di carattere qualitativo che quantitativo; le informazioni di carattere quantitativo possono essere elaborate per ricavare indici di sintesi. 4. Contract management Permette di archiviare e gestire, in un area dedicata, i documenti di interesse tra committente e fornitore, quali contratti corredati dai DUVRI, dalle autocertificazioni e da ogni ulteriore utile allegato. 5. Gestione documentale con archiviazione Garantisce la disponibilità nel tempo delle informazioni e dei documenti archiviati. Il Repository Fornitori consente di verificare le firme elettroniche digitali e di conseguenza, di certificare la paternità delle informazioni e dei documenti. Il Consorzio propone inoltre soluzioni di firma elettronica (avanzata e digitale) attraverso cui è possibile firmare documenti al di fuori della piattaforma, oppure direttamente sulla stessa. Il Repository Fornitori garantisce, quindi, l opponibilità ai terzi delle informazioni e dei documenti firmati elettronicamente. Inoltre il Repository Fornitori Consente di gestire il rapporto con il proprio appaltatore e le catene dei sub-appaltatori, al fine di mantenere il controllo sull appalto; È integrabile con ogni sistema aziendale o ERP (SAP o qualsiasi altro ambiente), definendo le logiche e le modalità di scambio informativo tra sistemi; Prevede modalità flessibili di gestione del parco fornitori (gestione autonoma dei dati/documenti del fornitore, pagamento della quota per conto del fornitore, allocazione in-house della piattaforma); Si allinea alle policy e agli standard di sicurezza del committente; Utilizza un sistema di comunicazione protetto e certificato (standard internazionale AS2 - Applicability Statement 2) attraverso l autenticazione con certificati digitali rilasciati da Certificatori qualificati; Consente un ampio scouting di potenziali fornitori ricercabili per tassonomia di prodotti/servizi. Costo La partecipazione al Repository Fornitori non prevede alcun costo per i consorziati e per le aziende del Gruppo in quanto il servizio è incluso nella quota annua. Il servizio Repository Fornitori può essere utilizzato indipendentemente dall acquisto del servizio Supply Chain Collaboration.
SERVIZIO OPERATIVO SUPPLY CHAIN COLLABORATION Piattaforma web-based dedicata all automazione dello scambio documentale e informativo tra acquirenti e fornitori e all automazione dei processi di back office correlati al trattamento dei documenti scambiati, al fine di migliorare l efficienza in termini di tempi e accuratezza dei processi lungo l intero ciclo order to cash. La piattaforma consortile è utilizzabile da ciascuna azienda in modo indipendente. L infrastruttura comune permette economie di scala in termini di costi di gestione e messa in sicurezza della stessa, nonché la possibilità di coinvolgere le diverse community di fornitori in modo più efficace. Documenti trattati Attraverso la piattaforma è possibile controllare e tracciare tutto il processo che va dall ordine alla fatturazione, attraverso i seguenti documenti commerciali, classificati in principali e accessori: Ordine/Ordine residuo (documento principale); Conferma d ordine parziale/totale (documento principale); Accettazione/Ripudio conferma d ordine (documento accessorio); Avviso di consegna (documento principale); Avviso di ricezione (documento principale); Prefattura, senza validità fiscale (documento accessorio); Fattura (documento principale). Documenti inviabili dal buyer Ordine/Ordine residuo Accettazione/Ripudio conferma d ordine Avviso di ricezione Documenti inviabili dal fornitore Conferma d ordine parziale/totale Avviso di consegna Prefattura Fattura Esempio di workflow di scambio documentale Ordine Conf. Camb. Ord. Confer. Ord. Totale? Sì No Confermato? Sì Avviso di cons. No Ordine annullato Emiss. Ordine Avviso di ricez. Fatturazione No Residuo? Sì Sì Fatt. Parz.? No
Caratteristiche Economicità del servizio; Sistema integrabile con ogni ERP e con ogni piattaforma del fornitore; Sistema integrabile con il vendor management aziendale; Gestione di documenti firmati con soluzioni di firma elettronica digitale Funzioni di ricerca e tracciatura degli stati di avanzamento del processo, che va dall ordine alla fattura (ciclo order to cash ); Gestione ibrida dei canali di comunicazione tra buyer e fornitore (cartaceo, fax, e-mail ), con i formati richiesti dalle parti; Controllo e riconciliazione automatica dei documenti (ordinato erogato; erogato fatturato...), anche per i contratti passivi (con regole da concordare); Garanzia di riservatezza, integrità e non ripudiabilità dei dati scambiati. Principali vantaggi Il Consorzio garantisce, nel tempo, il mantenimento delle condizioni economiche e la flessibilità della soluzione. I vantaggi derivanti dalla gestione elettronica dei diversi documenti scambiati sono notevoli. 1. Ordine Possibilità di allegare il contratto, il DUVRI e qualsiasi ulteriore documento, riducendo tempi e costi amministrativi, misurabili in FTE, relativi alle attività manuali di invio e ricezione; Creazione di un archivio centralizzato dei contratti e degli ordini. 2. Conferma d ordine Possibilità di ripudiare automaticamente conferme d ordine parziali. 3. Prefattura Possibilità di monitorare la composizione della fattura (senza validità fiscale) prima della effettiva emissione. 4. Fattura Eliminazione acquisizione manuale delle fatture; Riconciliazione automatica tra quanto erogato (avviso di ricezione) e quanto richiesto (avviso di consegna); Riduzione degli errori nelle fatture; Emissione di fatture riepilogative su ricezioni multiple. Modello economico L uso della soluzione non richiede alcun investimento iniziale (o obbligo di integrazione con il sistema informativo aziendale) e si basa su un modello economico pay-per-use con cap limit, ripartibile in modo flessibile tra buyer e fornitore. Prezzo a documento commerciale (comprensivo del processo di conformità): 1 scatto documento principale; 0,5 scatti documento accessorio. Costo di uno scatto: tra 0,50 e e 0,40 e, in funzione della dimensione del pacchetto acquistato. Valore minimo prepagata: 1.500 e, equivalente a 3.000 scatti. È possibile determinare il flat sopra soglia. E N. doc.
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