PIANO TRIENNALE 2013/2015 PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DELLE DOTAZIONE STRUMENTALI, DELLE AUTOVETTURE DI SERVIZIO E DEI BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO E DI SERVIZIO. (ART. 2 COMMI 595-594 DELLA L. 244 DEL 24/12/2007) PREMESSO L art. 2 della Legge n. 244 del 24.12.2007 (legge finanziaria 2008), commi 594-600, dispone misure dirette al contenimento delle spese di funzionamento delle strutture pubbliche, prevedendo l adozione da parte delle pubbliche amministrazioni di piani triennali finalizzati a razionalizzare: - l utilizzo delle dotazioni strumentali anche informatiche che corredano le stazioni di lavoro nell automazione dell ufficio (comma 594 lett. a); - l assegnazione e l utilizzo delle autovetture di servizio (comma 594 lett. b); - i beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali (comma 594 lett. c); - l assegnazione e l utilizzo delle apparecchiature di telefonia mobile (595). Il presente piano definisce le linee guida per l assegnazione e l utilizzo presso le strutture dell ente, delle dotazioni strumentali, con l obiettivo di raggiungere la maggiore efficacia ed efficienza nell impiego di tali risorse, tenuto conto del rapporto costi/benefici. DOTAZIONI STRUMENTALI ANCHE INFORMATICHE Premessa: semplificazione e digitalizzazione Riforma digitale semplificazione dei procedimenti riduzione dei costi L impegnativo progetto dei riorganizzazione dei procedimenti amministrativi e della gestione digitale del flusso documentale, è stata già avviata da tempo e troverà concreti sviluppi nell anno in corso. L`impegno del triennio sarà quello di riorganizzare i processi amministrativi attraverso la razionalizzazione organizzativa e informatica dei procedimenti e la semplificazione dei rapporti con i cittadini e con le imprese, mediante un più ampio utilizzo della PEC, la dematerializzazione dei documenti, la gestione di fascicoli informatici e l`implementazione dei siti istituzionali in termini di trasparenza, in ottemperanza del nuovo Codice dell`amministrazione digitale che, con il Dlgs. 30 dicembre 2010, n. 235, definisce il disegno di modernizzazione e digitalizzazione della P.A. Dematerializzare significa risparmiare in termini di costi diretti e costi indiretti e aumentare la qualità dei processi, in termini di: - Qualità e accuratezza dei dati e delle informazioni gestite - Sicurezza e integrità del documento - Conformità alle normative - Tempi di svolgimento del processo, correlati a modalità di accesso e di ricerca dei documenti I benefici legati alla dematerializzazione sono legati sostanzialmente ai seguenti fattori: - Produttività - Risparmio delle Risorse - Trasparenza
- Uso delle Risorse - Semplificazione coerenti con gli orientamenti della Semplificazione e digitalizzazione, focalizzata sui seguenti aspetti prioritari: - puntare sul riuso e utilizzo di programmi informatici già realizzati, in attuazione del Codice dell Amministrazione Digitale (CAD); - valorizzare gli investimenti già effettuati dalle amministrazioni; - garantire la convergenza verso standard di interoperabilità e cooperazione applicativa; - favorire l attuazione del principio di trasparenza amministrativa, garantendo ai cittadini e alle imprese l accesso telematico a informazioni, servizi e stato d avanzamento dei procedimenti, grazie a strumenti di autenticazione unitaria sul territorio; - abilitare il processo di trasferimento di know how, conoscenze e progettualità tra le diverse amministrazioni; - spingere nella direzione della collaborazione interistituzionale finalizzata alla creazione di poli tecnologici o centri di servizio, di riferimento per più enti locali, stabili nel tempo; - individuare soluzioni organizzative e tecnico-applicative innovative da replicare ; - prevedere una riorganizzazione delle procedure di erogazione dei servizi; - comportare un risparmio di tempo e di denaro delle PA stesse e dei cittadini e delle imprese interessati. Per quanto sopra citato il piano di razionalizzazione per il Settore Supporto Istituzionale e Comunicazione riguarda: 1) server dove risiedono i software applicativi gestionali 2) software applicativi gestionali, di base e d ambiente 3) personal computer 4) periferiche associate :stampanti e fotocopiatori e fax 5) telefonia 1 ) Server Per quanto riguarda i server resta attivo il progetto di consolidamento server farm al fine di contenere il numero di server fisici all interno dell Ente, adottando tecnologie di virtualizzazione sia lato server sia lato storage, verificando l esistenza o meno di eventuali incompatibilità di alcuni software in uso con i sistemi operativi virtualizzati al fine di procedere in modo corretto. Questo ha comportato e comporta non solo la diminuzione di server fisici, ma anche la razionalizzazione degli spazi, il contenimento dei costi per gli aggiornamenti e gli interventi di manutenzione, la razionalizzazione delle risorse tecniche per la gestione operativa dei sistemi, la centralizzazione di interventi legati alla sicurezza informatica della server farm comunale e un controllo più attento in relazione alla crescita dei costi complessivi di gestione dell infrastruttura (alimentazione elettrica, condizionamento). Attualmente sono consolidati nella server farm n. 10 server fisici e 25 server virtuali che ad oggi rappresentano il numero minimo indispensabile al funzionamento degli applicativi centralizzati a servizio dei vari uffici dell Ente. La competenza alla gestione del data center è della U.O. Sistemi Informativi e Innovazione. La nomina dell amministratore di sistema, le politiche di gestione e di sicurezza del data center sono stati a suo tempo definiti nell ambito dell approvazione del Documento
Programmatico della Sicurezza del Comune di Rosignano (deliberazione G.C. n. 52/2010) redatto ai sensi di quanto previsto dagli artt. 33-36 del D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ed al punto 19 del connesso allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza a seguito della recente abrogazione, saranno comunque mantenuti e verificati gli indirizzi ivi esplicitati. Grande attenzione sarà mantenuta sui temi della sicurezza informatica e il corretto uso delle attrezzature e dei servizi in dotazione ai dipendenti, con interventi sul fronte degli antivirus e dei malware. 2) software applicativi gestionali, di base e d ambiente Relativamente al software nel 2013 è partito a regime il flusso documentale informatizzato con firma digitale per quanto attiene le determine redatte dai vari uffici, cui è seguito quello delle ordinanze e dei Contratti e a cui seguirà l attivazione dei flussi firmati digitalmente di delibere di Giunta e Consiglio sulla stessa piattaforma; sono presenti ulteriori flussi informatizzati sulla medesima piattaforma ma non firmati digitalmente (come decisioni, liquidazioni e il protocollo con scansione documenti in entrata). La piattaforma utilizzata permette infatti di creare ed attivare nuovi flussi con conseguente produzione di economie, per quanto attiene la carta e il tempo/uomo dedicato. Verranno analizzati i software presenti sulle varie postazioni di lavoro e ove possibile razionalizzati quelli proprietari ai soli soggetti interessati e/o sostituiti con software open ove possibile, in dipendenza dei vincoli sia procedurali che di efficacia stessa dei software. 3) Personal computers Il numero di personal computer in dotazione ai settori è strettamente connesso al numero degli operatori addetti. Eventuali variazioni possono essere collegate solo ed esclusivamente all incremento o decremento del personale assegnato ai settori medesimi. E previsto un piano di sostituzione di computers per problematiche di obsolescenza e di sicurezza informatica rispetto ai sistemi operativi attualmente in uso. 4) periferiche associate: stampanti e fotocopiatori e fax --- verso la digitalizzazione Per quanto attiene le stampanti, saranno ulteriormente e gradualmente eliminate le restanti stampanti individuali e sarà valutata l opportunità di un servizio per le stampe o l acquisto di stampanti di rete a servizio degli uffici. Inoltre al fine di ridurre il consumo della carta, le stampanti acquisite avranno funzionalità di stampa fronte/retro. La razionalizzazione delle stampanti va nell ottica di diminuire la quantità dei toner, dei drum, delle manutenzioni/assistenze e dell impatto ambientale, inteso quest ultimo come riduzione dei consumi energetici e smaltimento dei rifiuti speciali (plastica, toner inutilizzato, metalli, sostanze chimiche, ecc.). L'attività di stampa degli uffici comunali nell aprile 2011 è stata modificata in senso sostanziale attraverso una creazione di punti di stampa centralizzati e relativa eliminazione e/o assistenza su gran parte delle stampanti di posto di lavoro. Nei prossimi anni saranno ulteriormente stabilizzati i costi relativi ai consumi di toner, tamburo e cartucce razionalizzando l uso di stampanti nei diversi uffici comunali e precisamente:
stimolando, anche attraverso azioni organizzative, l'uso prevalentemente di fotocopiatrici/stampanti di rete in bianco e nero, funzionali per la maggior parte delle esigenze di stampa; limitando solo a quando indispensabile l uso di fotocopiatrici/stampanti di rete a colori, più critiche sul piano della soglia di utilizzo per quanto concerne il servizio di stampa in Stamperia; continuando ad eliminare le stampanti ad uso esclusivo di una singola postazione, salvo alcune motivate eccezioni (es: sportelli, dirigenti); stimolando l uso dello scan to mail già presente in alcune fotocopiatrici/stampanti di rete, funzionale alla dematerializzazione del cartaceo investendo su sistemi di dematerializzazione ed archiviazione ottica dei documenti; rendendo completamente digitali gli iter dei principali atti amministrativi e gli iter documentali, con utilizzo della firma digitale e adottando la conservazione sostitutiva a norma. Fax Sono attualmente in uso venti fax fisici agganciati alla centrale telefonica. La gestione per l'acquisizione degli apparati è in capo al Servizio Economato. Periodicamente qualche fax presenta malfunzionamenti, che spesso ne richiedono la sostituzione. Non sono noti i livelli attuali di utilizzo, nè in ricezione nè in spedizione, i 20 fax saranno sostituiti all interno della centrale VOIP con un modulo fax server per cui il flusso sarà completamente digitale, i benefici: aumenterà l'affidabilità e si ridurranno i tempi, in quanto, sia ricevendo i fax direttamente nella mail che spedendoli, si eviteranno i problemi conseguenti alla mancanza di carta o suo inceppamento, oppure allo smarrimento dell unica copia stampata dal fax sarà possibile monitorare centralmente i livelli di utilizzo, per adottare eventuali azioni conseguenti la maggior integrazione sarà direttamente funzionale alla dematerializzazione ed alla gestione futura dei fascicoli del protocollo. Telefonia fissa e mobile E in fase di avviamento la sostituzione della centrale telefonica dell Ente con un centralino VOIP tecnologia OPEN source, agganciato ai requisiti richiesti da Regione Toscana che co-finanzia tale progetto il quale consentirà di telefonare a costo zero fra le pubbliche amministrazioni aderenti. La conclusione di tale progetto azzera per tre anni i costi di assistenza del centralino stesso (da. 10.672 all anno IVA compresa a. 0) e i costi delle licenze d uso utilizzate. Telefonia fissa Tutti i contratti sono stati rivisti con una razionalizzazione delle linee e dei costi relativi. Nel corso del 2011 si è aderito alla convenzione Consip denominata Telefonia fissa e connettività IP 4 con il fornitore Telecom Italia Spa per le linee telefoniche analogiche e ISDN. Sono state standardizzati i vari profili ADSL per n. 25 linee telefoniche passando a canoni inferiori da importi variabili da. 62 a 170 a bimestre a. 40 a bimestre. L'operazione di contenimento dei costi continuerà cercando di migliorare la gestione delle chiamate esterne da parte dei dipendenti e continuando nel controllo dei consumi anomali
attraverso la disamina delle fatture inviate dal gestore. Non si intravedono altre grandi leve di risparmio da attivare, salvo continuare nel controllo costante dei dati e nell'opera di eliminazione di costi aggiuntivi. Telefonia mobile Le SIM di telefonia mobile a contratto sono state assegnate da tempo, su indicazione dei rispettivi dirigenti, ad amministratori e dipendenti che, data la peculiarità degli incarichi e delle prestazioni, necessitano di comunicare e di essere chiamati senza poter utilizzare le apparecchiature di telefonia fissa. Recentemente è stato effettuato, per le 146 SIM a contratto, il passaggio all'ultima convenzione Consip telefonia mobile 5 questo dopo una analisi dei costi. Oltre al risparmio economico, un vero salto di qualità si è avuto mediante l'adozione di nuovi apparati (smartphone) che hanno funzionalità di georeferenziazione e connettività non presenti o non comparabili con i sistemi precedenti. Basti pensare che lo smarphone, abbinato alla connettività flat e quindi a costi certi, può essere utilizzato anche: per gestire la posta elettronica ed i relativi allegati come navigatore satellitare, utilizzando il GPS incorporato adottando il sistema operativo Android, attraverso apposite Apps, per la maggior parte gratuite, come un poliedrico strumento di lavoro. Rispetto ai consumi, per tutti gli utilizzatori è stata richiesta l attivazione del dual billing con apposito codice per la qualificazione e relativo addebito tramite RID delle chiamate ad uso personale. Stiamo valutando l adozione di SIM prepagate per alcuni utilizzatori, al fine di ridurre i costi legati alla Tassa di Concessione Governativa (TCG), applicabile agli apparati a canone, contenendo in parte tale costo. AUTOVETTURE DI SERVIZIO In merito alla razionalizzazione complessiva del parco automezzi (autovetture + mezzi tecnici di servizio) il Settore Risorse e Controllo ha svolto un approfondita analisi sull entità, la distribuzione, l utilizzo medio in termini di personale e di consumi, sulle necessità manifestate da più unità operative non sufficientemente dotate in merito al parco mezzi dell ente formulando specifiche proposte di ridimensionamento e razionalizzazione dello stesso nel corso degli ultimi anni. Gli automezzi di servizio in dotazione ai settori sono utilizzati esclusivamente per l espletamento delle funzioni proprie dell Amministrazione. Il parco mezzi al 1 Gennaio 2011 era composto da n. 108 tra autovetture e automezzi, nel corso dell anno 2011 sono stati: Esclusi n. 3 mezzi; Venduti all asta n.8 mezzi; Ceduto n. 1 mezzo. I mezzi rimasti in dotazione all Ente al 31 Dicembre 2011 erano 96 unità, nel corso dell anno 2012 sono stati: Esclusi n. 9 mezzi; Acquistati n. 8 mezzi. I mezzi rimasti in dotazione all Ente al 31 Dicembre 2012 erano 95. Tale ridimensionamento e la rotazione di detti veicoli all interno dell Ente ha permesso un risparmio gestionale e un abbassamento, se pur lieve, dell età media del parco mezzi.
Nello specifico il piano triennale in oggetto prevede esclusivamente di formulare i progetti di razionalizzazione delle autovetture di servizio, così come prevede la Legge 244/2007. Al 31/12/2012 il numero complessivo delle autovetture era pari a 41 mezzi. Il piano triennale di razionalizzazione prevede di dimezzare il numero delle autovetture, portandole a 21. Tale piano di razionalizzazione conta di ottenere un duplice risultato: A) ridurre la numerosità del parco autovetture, quale condizione imprescindibile per la riduzione dei costi imposta dalle normative vigenti. B) impostare la gestione del parco autovetture su base differente rispetto al presente, onde garantire il soddisfacimento dei bisogni di mobilità pur nella scarsità delle risorse e del numero di mezzi a disposizione. Per quanto riguarda il primo punto, il piano di razionalizzazione prevede una riduzione di circa il 50% del numero delle attuali autovetture in circolazione, già a partire dal 2013: AUTOVETTURE AL 2013 2014 2015 31/12/2012 41 21 21 21 Per quanto riguarda invece il secondo punto il piano di razionalizzazione propone di passare da una gestione del parco mezzi fondata su un assegnazione dei veicoli per settore e dunque per dirigente, ad una gestione basata su un assegnazione per plesso, con veicoli condivisi tra tutti gli uffici presenti all interno di ogni singola sede, mediante una gestione e programmazione accentrata, la così detta co-gestione. Questa nuova impostazione permetterà di ottimizzare l utilizzo dei mezzi, infatti in ciascuno dei quattro grandi blocchi di via dei Lavoratori, via Don Bosco, Castello di Rosignano M.mo e Cinque Strade la conferenza dei dirigenti dovrà individuare un responsabile del parco mezzi assegnato al plesso che avrà il compito di gestire l uso quotidiano della dotazione auto del plesso, in particolare: - tenendo nota su un apposito registro del prelevamento e della riconsegna dei mezzi da parte degli utenti; questi ultimi dovranno inoltre segnalare obbligatoriamente i km e la motivazione dell uscita su apposito registro conservato all interno dell autovettura; - provvedendo alla custodia, alla consegna e al ritiro dagli utenti delle chiavi delle autovetture. L ufficio preposto all acquisto dei carburanti dovrà controllare che l'approvvigionamento di carburante per le auto a benzina e diesel avvenga tramite "Fuel Card", in uso dal 2008, verificando inoltre che in presenza di autovetture ibride dotate di impianto a metano, quest ultimo venga sistematicamente utilizzato come carburante principale. A tal fine, con nota del dirigente del settore Risorse e Controllo, sono state impartire precise direttive a tutti i dirigenti dell Ente. Attraverso la carta di credito elettronica collegata a ciascun automezzo inoltre sarà possibile rilevare un eventuale utilizzo non corretto della carta riducendo al massimo il rischio che il rifornimento di carburante avvenga illegittimamente. Tale sistema prevede il ricevimento periodico della fattura con riportate, per singolo automezzo, tutte le transazioni, oltre alla data, al codice della stazione di rifornimento e al costo del carburante erogato ed al chilometraggio all'atto del rifornimento. Inoltre ogni carta è personalizzata da un codice segreto ed è valida per un solo automezzo, quindi non può essere utilizzata da estranei.
La razionalizzazione, intesa come riduzione finalizzata alla limitazione dell'uso improprio ed al contenimento della spesa, così come proposta dal piano è massima. L assegnazione di tutte le autovetture come indicato rappresenta la dotazione minima necessaria al corretto funzionamento dei servizi, considerando che per gli spostamenti nei territori limitrofi non esiste una rete di collegamento pubblico efficiente in relazione alle specifiche esigenze dei servizi, e misure alternative di trasporto non sono utilmente individuabili. Nella progressiva sostituzione degli autoveicoli dovrà essere valutata, di volta in volta, l opportunità di ricorrere all acquisto in proprietà oppure al noleggio, tenuto conto delle possibilità offerte dalle convenzioni Consip e del Mercato Elettronico. Tali valutazioni dovranno essere adeguatamente ponderate in ragione del tipo e dell utilizzo previsto, nonché del chilometraggio annuo. BENI IMMOBILI AD USO ABITATIVO O DI SERVIZIO, CON ESCLUSIONE DEI BENI INFRASTRUTTURALI Questo Ente, nel rispetto ed in applicazione di quanto disposto dalla legge 244/2007 e dal D.L. 112/2008 convertito con L. 133/2008, ha proceduto ad effettuare una ricognizione del patrimonio ed al relativo aggiornamento dei dati inventariali sulla base dei processi di acquisto e vendita immobiliare, nonché della documentazione trasmessa dai vari Servizi, a seguito degli interventi di manutenzione/nuova realizzazione. Sulla base dei dati inventariali, mantenuti costantemente aggiornati, si è proceduto periodicamente all individuazione degli immobili non utilizzati o utilizzabili a fini istituzionali ed alla predisposizione dei relativi Piani delle Alienazioni e Valorizzazioni, approvati dal competente Consiglio Comunale, contestualmente al Bilancio di previsione annuale. Parimenti si è proceduto ad una complessiva rivisitazione delle utenze, analogamente finalizzata all individuazione di possibili riduzioni/risparmi. Contestualmente, si sono poste in essere iniziative finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo degli immobili, ivi comprese le varie sedi comunali, procedendo alla cessazione di alcuni rapporti di locazione passiva, nonché all alienazione di immobili non più funzionali per l Amministrazione. In particolare, negli anni 2008-2009-2010-2011-2012, si è attuata una razionalizzazione dell utilizzo delle varie sedi comunali, nonché di locali già sedi di associazioni/consigli di frazione, previo accorpamento/spostamento di alcuni servizi, al fine di una migliore organizzazione funzionale, oltre che nell ottica di un maggior risparmio, sia dovuto alla cessazione di locazioni passive, sia ai non più necessari costi relativi ad utenze/collegamenti (linee, auto, personale, etc.). Presso la sede comunale di via Don Bosco, grazie ad interventi logistici, sono stati trasferiti gli uffici del Patrimonio, precedentemente allocati in struttura privata, e quelli della Pianificazione e dell Ambiente siti a Rosignano Solvay, quindi decentrati. Sintetizzando i risultati si è ottenuto un risparmio per i soli cessati canoni di locazione quantificabile in oltre 38.600,00 annui.
Inoltre, nello stesso periodo, si è proceduto all alienazione, previa pubblicazione di apposito bando ed espletamento di relativa gara, di alcuni immobili, ritenuti non più funzionali per l Amministrazione, per un introito complessivo di 780.335,00 (di cui 33.961,00 relativi a contratti definiti nel 2013), nonché alla definizione di una serie di operazioni di trasformazione del diritto di superficie in proprietà (cessione del diritto di superficie), nonché del diritto di proprietà in piena proprietà, per quota parte di aree inserite in zone PEEP del Comune, che hanno comportato un introito complessivo di 1.060.682,10. Per il triennio 2013-2014-2015, nella costante ottica di miglioramento dell attività amministrativa, nonché della razionalizzazione della stessa, si prevede di proseguire il percorso intrapreso di trasferimento di alcune sedi, con la relativa cessazione dei rapporti di locazione passiva in essere: - L apertura della nuova Biblioteca comporterà lo spostamento dell attività relativa presso la nuova sede, con conseguente cessazione delle locazioni passive attualmente in essere per l emeroteca ( 9.679,92/anno, oltre ad incrementi ISTAT) e per l archivio ( 11.427/anno, oltre ad incrementi ISTAT); conseguentemente gli spazi attualmente occupati dalla biblioteca saranno destinati all ufficio tributi, con conseguente cessazione della relativa locazione passiva ( 9.500,00/anno, oltre ad incrementi ISTAT); - lo spostamento dei reperti archeologici e dell archivio storico presso i locali di Palazzo Marini, in corso di ultimazione, consente la cessazione della locazione passiva di Via G. Rossa ( 15.363,44/anno, oltre ad incrementi ISTAT); - lo spostamento dello sportello ASA dalla sede attuale di Via Aurelia, in locali di proprietà, attualmente disponibili, consente un ulteriore risparmio del canone di locazione ( 8.333,40/anno, oltre ad incrementi ISTAT); - la cessazione dell utilizzo del fondo di Via Aurelia (ex Comitato di Gemellaggio) e la relativa previsione di alienazione dello stesso comporterà anche la cessazione del pagamento dei relativi oneri condominiali ed utenze; - l ottimizzazione dell utilizzo di alcuni immobili, come ad esempio il Centro della Nautica, a Vada ed i locali degli uffici ex Pianificazione a Rosignano Solvay, condurrà ad ulteriori risparmi/maggiori entrate. Si è altresì previsto di procedere all alienazione, o comunque cessione in uso, previa pubblicazione di Avviso d Asta ed espletamento di relativa gara, di alcuni immobili considerati non più funzionali ai fini istituzionali, come da elenco approvato dal Consiglio Comunale con atto n.61/2013, per importi a base d asta complessivamente stimati in 1.552.170,00. Analogamente si prevede di introitare ulteriori somme per la definizione di altre operazioni di trasformazione del diritto di superficie in proprietà (cessione del diritto di superficie), nonché del diritto di proprietà in piena proprietà, per quota parte di aree inserite in zone PEEP del Comune. Difficilmente preventivabile il relativo introito per l Ente, essendo l operazione vincolata alla sola libera volontà dei cittadini interessati.