Manuale Amministratore Legalmail Enterprise Manuale ad uso degli Amministratori del Servizio Legalmail Enterprise
Pagina 2 di 16 Manuale Amministratore Legalmail Enterprise Introduzione a Legalmail Enterprise...3 1.1 Caratteristiche generali...3 1.2 Funzionalità principali...3 1.3 Account, uffici, utenti...4 1.5 L Amministratore della console...4 L accesso alla console di Amministratore...5 2.1 Il pannello: panoramica generale...6 2.2 Le sezioni del pannello: la struttura degli Uffici e Caselle...6 2.3 Le sezioni del pannello: la Gestione Utenti...6 La gestione operativa dell Amministratore...7 1 Creazione delle entità in Legalmail Enterprise...7 Configurazione di una Casella (account)... 7 Creazione di una Casella Virtuale... 8 Creazione di un nuovo Ufficio... 8 Creazione di un nuovo Utente... 9 2 L organizzazione della struttura Uffici/Account/Utenti...10 Associare l Ufficio ad un Account (casella)... 10 Gestione... 11 Messaggi... 12 Intercaselle... 12 Modifica dei permessi di un Ufficio... 13 Inserire un Utente in un Ufficio... 13 Modifica di un Utente... 15
Pagina 3 di 16 Introduzione a Legalmail Enterprise 1.1 Caratteristiche generali Legalmail Enterprise è la soluzione InfoCert per la gestione avanzata, multiutente e multilivello della PEC. Legalmail Enterprise si può schematizzare in due macro aree: l interfaccia utente che si presenta come una webmail; la consolle di amministratore (oggetto del presente manuale) che permette di ottimizzare, secondo le proprie esigenze ed in totale autonomia, l organizzazione e l utilizzo delle caselle, della rubrica e dei messaggi PEC, attraverso la definizione di profili e livelli diversi di visibilità e operatività. 1.2 Funzionalità principali L ambiente tipico d impiego di Legalmail Enterprise è quello di una realtà organizzata e suddivisa in uffici che utilizzano la posta elettronica certificata, all interno dei quali operano diversi utenti. Legalmail Enterprise consente di organizzare la visibilità e la gestione delle caselle PEC attraverso la gestione di un sistema di Account (caselle) e Uffici. Di seguito uno schema che sintetizza la struttura del servizio Legalmail Enterprise
Pagina 4 di 16 L Amministratore definisce gli Uffici e ad ogni ufficio assegna gli utenti che saranno autorizzati ad operarvi. Gli utenti facenti parte dello stesso Ufficio opereranno su uno o più Account in virtù dei permessi e profili assegnati loro. Ad ogni Account corrisponde l accesso puntuale ad una singola casella Legalmail. Esiste inoltre la possibilità di configurare uno o più Account denominati Casella virtuale non collegati direttamente a caselle Legalmail, ma verso cui è possibile smistare, secondo regole definite, messaggi o ricevute PEC provenienti da più caselle/account. 1.3 Account, uffici, utenti Gli Account sono le entità definite dall Amministratore di Legalmail Enterprise e gestiscono una singola casella PEC. In ogni Account le caselle PEC sono organizzate in cartelle esattamente come in un Client di posta. Gli Uffici sono le entità nelle quali sono presenti uno o più utenti utilizzatori del servizio Legalmail Enterprise. Gli Uffici, secondo il loro profilo di abilitazioni, accedono ad uno o più account. Gli utenti di un Ufficio possono avere a loro disposizione, secondo il profilo personale e dell'ufficio, tutte o alcune delle seguenti funzionalità: visualizzazione, lettura, invio, cancellazione, copia, sposta messaggi; ricerca dei messaggi nel Repository; la creazione di cartelle personali; la gestione della rubrica personale o condivise. 1.5 L Amministratore della console L Amministratore di Legalmail Enterprise è l unico utente il cui profilo è direttamente definito da InfoCert. Attraverso la sua consolle ha in carico la gestione dell organizzazione degli Account, dei profili/abilitazioni di tutti gli Uffici e degli utenti, la consultazione dei log: configurare i singoli Account, agganciandoli alla casella PEC puntuale grazie alla memorizzazione delle credenziali di accesso, che vengono così cifrate e mantenute da Legalmail Enterprise; creare gli Uffici ed i relativi profili di visibilità degli Account; abilitare gli utenti all accesso ai singoli account (compresa definizione user/psw); forzare la password dei singoli utenti; abilitare la condivisione della rubrica; definire le caselle virtuali; visualizzare le operazioni effettuate (log) per ciascun utente. La tracciatura delle operazioni (log) effettuate dagli utenti sulle mail (chi ha fatto cosa e quando) è una funzionalità nativa di Legalmail Enterprise. Le operazioni (e le relative informazioni) effettuate dai singoli utenti vengono rese accessibili, consultabili e ricercabili dall apposita interfaccia a disposizione dell Amministratore.
Pagina 5 di 16 L accesso alla console di Amministratore L accesso al servizio Legalmail Enterprise Admin si effettua accedendo alla pagina internet https://enterprise.legalmail.infocert.it/admin/lmenadmin.html e inserendo i codici di accesso, UserID e Password nell apposita maschera di Login:
Pagina 6 di 16 2.1 Il pannello: panoramica generale Quella riportata di seguito è la schermata che si presenta successivamente all accesso a Legalmail Enterprise: All accesso, le informazioni contenute nel pannello sono quelle relative alla Gestione utenti. 2.2 Le sezioni del pannello: la struttura degli Uffici e Caselle Sulla sinistra del Pannello, nel box contrassegnato in figura come, è possibile prendere visione della struttura di configurazione degli Uffici e delle Caselle. La visualizzazione può essere personalizzata in Vista per Ufficio e Vista per Casella. 2.3 Le sezioni del pannello: la Gestione Utenti Sulla destra del Pannello sono visibili le informazioni relative agli Utenti. La stessa visualizzazione si può ottenere in qualsiasi momento selezionando la voce apposita dalla barra degli strumenti sulla parte alta del pannello:
Pagina 7 di 16 Il box contiene i dettagli degli Utenti che sono stati inseriti negli Uffici: UserID, Nome, Cognome e Ufficio di assegnazione. È anche possibile visualizzare maggiori dettagli per ciascun Utente come le Caselle sulle quali è autorizzato ad operare e con quali permessi. Il box contiene l elenco degli Utenti disponibili da inserire negli Uffici. La gestione operativa dell Amministratore 1 Creazione delle entità in Legalmail Enterprise Configurazione di una Casella (account) Per configurare in Enterprise una casella Legalmail (la casella deve essere già attiva) occorre selezionare la voce apposita dal menù: Successivamente si aprirà la maschera nella quale inserire i dati essenziali della casella (account) PEC reale: N.B. Il campo Nome casella dovrà contenere l'indirizzo mail della casella PEC
Pagina 8 di 16 Creazione di una Casella Virtuale Se si desidera attivare una casella virtuale, occorre spuntare l opzione apposita e compilare i campi richiesti. Non trattandosi di una casella vera e propria, sarà necessario esclusivamente denominare la casella: Sia nella Vista per ufficio che nella Vista per casella le caselle virtuali sono individuabili grazie all icona. Creazione di un nuovo Ufficio Per creare in Enterprise un nuovo Ufficio occorre selezionare la voce apposita dal menù: Successivamente si aprirà la maschera nella quale sarà possibile denominare l Ufficio:
Pagina 9 di 16 Creazione di un nuovo Utente Per creare in Enterprise un nuovo Utente, selezionare la voce apposita dal menù: Nella maschera successiva occorrerà inserire i dati relativi all Utente creato: Da notare che già al momento della creazione, il nuovo utente viene inserito nell Ufficio all interno del quale opererà. E possibile, una volta selezionato l ufficio al quale apparterrà il cliente, abilitarlo alla gestione delle varie rubriche disponibili.
Pagina 10 di 16 2 L organizzazione della struttura Uffici/Account/Utenti Verrà ora descritta la modalità per associare gli Account agli Uffici preposti ad occuparsi della loro gestione. Associare l Ufficio ad un Account (casella) Nel box del pannello, in modalità Vista per ufficio o Vista per casella, selezionare l Ufficio desiderato. Dal box a destra selezionare l opzione Aggiungi altre caselle :
Pagina 11 di 16 Si aprirà la maschera seguente: Essa contiene principalmente l elenco delle caselle già configurate in Enterprise e disponibili per l associazione ad un Ufficio. Per ciascuna Casella (individuabile nella prima colonna mediante il nome casella) vengono stabilite le azioni/operazioni che l Ufficio può eseguire su di essa, grazie all attribuzione di permessi. Esistono tre tipologie di permessi: Gestione: che consente di inserire o meno una casella nella gestione di un ufficio. Messaggi: che, per ogni casella inserita nell'ufficio, identifica i permessi di visibilità e le operazioni sui messaggi. Intercaselle: che abilita a effettuare operazioni sui messaggi fra caselle differenti Gestione Abilita casella Tale permesso consente di abilitare o disabilitare la gestione di una data casella da parte degli utenti dell'ufficio. Se la gestione è disabilitata, per le sole caselle reali sarà comunque possibile abilitare il permesso di invio; in questo modo, una casella virtuale, collegata al medesimo ufficio, potrà inviare messaggi utilizzando come mittente la casella reale "disabilitata" dalla gestione dell'ufficio.
Pagina 12 di 16 Messaggi Apertura dei messaggi Invio dei messaggi Eliminazione dei messaggi Gestione dei messaggi che include: o la possibilità di contrassegnare con etichette i messaggi di posta o spostare i messaggi tra cartelle della stessa casella Questi permessi sono raccolti sotto la sezione Messaggi (vedere la maschera precedente) e riguardano esclusivamente le operazioni effettuabili all interno della casella selezionata. Intercaselle Nella sezione Intercaselle invece è possibile impostare i permessi per effettuare operazioni sui messaggi appartenenti a caselle differenti: Copia dei messaggi da una casella ad un altra Spostamento dei messaggi da una casella ad un altra Nota: Nell assegnazione dei permessi è importante tenere conto che l operazione di copia dei messaggi è consentita solamente tra caselle differenti. La copia di messaggi da una cartella all altra all interno di una stessa casella non è prevista. In sostituzione è possibile applicare più etichette allo stesso messaggio. Una volta stabiliti i permessi per ogni casella da inserire nell Ufficio, bisognerà premere il pulsante in basso a sinistra Aggiungi per completare l operazione, dopodiché il box si presenterà come di seguito: I permessi attivati sulle caselle vengono contrassegnati dal simbolo invece sono contrassegnati dal simbolo.. I permessi disabilitati
Pagina 13 di 16 Modifica dei permessi di un Ufficio Sempre in modalità Vista per ufficio o Vista per casella, selezionare l Ufficio desiderato. Qualora fosse necessario, è possibile modificare i permessi selezionando il pulsante in alto a destra : Per rendere operative le modifiche, al termine selezionare Aggiorna i permessi. È inoltre possibile aggiungere ulteriori caselle selezionando Aggiungi altre caselle. Se si desidera invece eliminare completamente una casella, selezionare la casella e successivamente Scollega selezionate. Inserire un Utente in un Ufficio Dalla Vista per Ufficio selezionare l Ufficio di interesse. Qualora l associazione non sia stata già effettuata in fase di creazione dell utente (vedere paragrafo 4.1.4), il pannello mostrerà le informazioni seguenti:
Pagina 14 di 16 Selezionare quindi Collega un utente. Sulla nuova maschera, selezionare, spuntando tra quelli disponibili, l utente da associare all ufficio e selezionare Aggiungi : A questo punto il pannello mostrerà le informazioni aggiornate relativamente agli utenti inseriti nell Ufficio:
Pagina 15 di 16 Cliccando su Dettagli potranno essere personalizzati i permessi da associare al singolo utente; l'utente eredita i permessi associati all'ufficio, pertanto non potranno mai essere superiori rispetto a quelli associati all ufficio: Pertanto se ad esempio un ufficio non è abilitato all eliminazione dei messaggi su una specifica casella, nemmeno al singolo utente sarà possibile attribuire i permessi per farlo. Modifica di un Utente Analogamente a come visto per la modifica di un Ufficio, selezionando il pulsante in alto a destra è possibile modificare i dati essenziali dell Utente (nome, cognome, la password di accesso ad Enterprise e l ufficio di assegnazione): Come rappresentato nella figura precedente è anche possibile scollegare totalmente l Utente dall Ufficio nel quale è stato precedentemente inserito. Sarà sufficiente selezionare il pulsante Scollega dall ufficio.
Pagina 16 di 16 Anche i permessi assegnati al singolo Utente sono modificabili dalla stessa maschera: Per confermare le modifiche premere il pulsante Aggiorna, altrimenti Annulla. Con il pulsante Elimina utente è anche possibile eliminare definitivamente un utente dalla configurazione Enterprise (occorrerà eventualmente ricrearlo come indicato al paragrafo 4.2.3).