9In questa sezione Ordinare e filtrare i dati Ordinare i dati del foglio di lavoro Creare un elenco personalizzato Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico Creare un filtro avanzato Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento Ottenere di più dai filtri avanzati Dopo aver aggiunto dati ai fogli di lavoro, potresti voler cambiare l ordine di visualizzazione delle righe dei fogli di lavoro. Per esempio, se hai un foglio di lavoro che elenca gli ordini di una settimana, potresti voler elencare gli ordini secondo il cliente o riordinare le righe del foglio di lavoro affinché gli ordini più cospicui appaiano nella parte superiore dell elenco e quelli meno cospicui in basso. Puoi anche nascondere le righe che non soddisfano i tuoi criteri, operazione utile quando lavori con una grande quantità di dati. Proprio come puoi cambiare o limitare la visualizzazione dei dati dei fogli di lavoro, puoi controllare quali tipi di dati possono essere inseriti nei fogli di lavoro. Impostando regole di convalida per gruppi di celle, puoi controllare ogni valore e, se il valore inserito non rientra nell intervallo accettato, puoi fare in modo che Microsoft Excel visualizzi un messaggio di errore che ricorda all utente il tipo di valore accettabile per tale cella. In questa sezione imparerai a: Ordinare i dati dei fogli di lavoro secondo i contenuti di una singola colonna. Creare ordinamenti su più colonne. Definire elenchi personalizzati e ordinare usando tali elenchi. Limitare i dati dei fogli di lavoro usando filtri. Guidare l inserimento dei dati con regole di convalida.
Ordinare i dati del foglio di lavoro Puoi ordinare un gruppo di righe di un foglio di lavoro in vari modi, ma il primo passaggio, indipendentemente dal tipo di ordinamento, consiste nell identificare la colonna che fornirà i valori in base ai quali ordinare le righe. Una volta selezionata la colonna da usare, puoi scegliere se visualizzare i dati in ordine crescente o decrescente. Per esempio, se hai un elenco di prodotti venduti dalla società con le vendite mensili di ogni prodotto nella stessa riga, puoi ordinare in ordine decrescente il foglio di lavoro in base ai contenuti della colonna delle vendite per scoprire quali prodotti hanno fornito il maggiore ricavo alla società. Puoi anche ordinare le righe del foglio di lavoro in ordine crescente per posizionare i prodotti meno redditizi nella parte superiore dell elenco. Se desideri ordinare in base ai contenuti di più colonne, puoi creare un ordinamento su più colonne. Un pratico utilizzo di un ordinamento su più colonne consiste nell ordinare i prodotti per categoria, quindi per vendite totali. Ordinare i dati in ordine crescente o decrescente 2 Esegui una delle operazioni seguenti: Fai clic sul pulsante Ordinamento crescente. Fai clic sul pulsante Ordinamento decrescente. 1 Fai clic su una cella della colonna in base alla quale effettuare l ordinamento nel foglio di lavoro. VEDI ANCHE. Per informazioni sulla creazione di un ordinamento personalizzato vedi Creare un elenco personalizzato a pagina 130. 128 Ordinare i dati del foglio di lavoro
Ordinare e filtrare i dati Creare un ordinamento su più colonne 1 Seleziona le celle che vuoi ordinare. 2 Seleziona Ordina dal menu Dati. 3 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Ordina per. 4 Fai clic sulla prima colonna in base alla quale effettuare l ordinamento. 5 Seleziona l opzione Crescente o Decrescente per indicare l ordine secondo il quale organizzare i valori della colonna. ATTENZIONE. Excel non ricorda l ordine originale delle righe del foglio di lavoro. Se non hai una colonna con un valore univoco in ogni cella, per esempio il numero di un prodotto o l identificativo di un cliente, potresti non poter riportare il foglio di lavoro nel suo ordine originale. Puoi fare clic sul pulsante Annulla per annullare un ordinamento, ma se chiudi una cartella di lavoro dopo avere effettuato un ordinamento, Annulla non sarà disponibile quando riaprirai il foglio di lavoro. 6 Se necessario, ripeti i passaggi da 3 a 5 per impostare le colonne e l ordine nelle due sezioni Quindi per. 7 Fai clic su OK.! SUGGERIMENTO. Puoi ordinare il contenuto di un foglio di lavoro in base ai valori di un massimo di tre colonne. Ordinare i dati del foglio di lavoro 129
Creare un elenco personalizzato Excel ordina i numeri in base ai loro valori e le parole in ordine alfabetico. A volte per ordinare i dati potresti avere bisogno di altre possibilità diverse dai due metodi di ordinamento di base. Per esempio, l ordinamento dei mesi dell anno in ordine alfabetico inserirebbe febbraio prima di gennaio. Per offrirti maggiore controllo sull ordinamento, Excel fornisce quattro elenchi personalizzati: giorni della settimana, abbreviazioni dei giorni della settimana, mesi e abbreviazioni dei mesi. Puoi fare in modo che Excel esegua l ordinamento in base a tali elenchi, oppure puoi creare un elenco personale. Definire un elenco personalizzato di valori 1 Seleziona Opzioni dal menu Strumenti. 2 Fai clic sulla scheda Elenchi. 3 Fai clic su NUOVO ELENCO. 5 Fai clic su Aggiungi. 4 Digita l elenco personalizzato desiderato. Separa ogni voce premendo INVIO. 6 Fai clic su OK. 130 Creare un elenco personalizzato
Ordinare e filtrare i dati Ordinare in base a un elenco personalizzato 1 Seleziona le celle che vuoi ordinare. 2 Seleziona Ordina dal menu Dati. 3 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Ordina per. 4 Fai clic sulla colonna in base alla quale effettuare l ordinamento. 6 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Prima chiave di ordinamento. 5 Fai clic su Opzioni. 9 Fai clic su OK. 7 Seleziona un elenco personalizzato. 8 Fai clic su OK. ATTENZIONE. Se desideri usare un elenco personalizzato per un ordinamento su più colonne, tale elenco deve essere il criterio di ordinamento primario. Creare un elenco personalizzato 131
Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico Un aspetto importante del lavoro con grandi quantità di dati consiste nella capacità di evidenziare i dati più importanti di un foglio di lavoro, per esempio i dati che rappresentano i 10 giorni migliori per le vendite di un mese oppure le linee di prodotto a vendita lenta che dovresti rivalutare. In Excel sono presenti varie tecniche efficaci e flessibili che puoi usare per limitare i dati visualizzati nel foglio di lavoro. Una di tali tecniche è il filtraggio dei contenuti di una cartella di lavoro. Diversamente dall ordinamento, che organizza le righe dei fogli di lavoro secondo le regole impostate, il filtraggio di un foglio di lavoro nasconde le righe che non soddisfano le regole definite. Creare un filtro automatico 1 Seleziona le celle che vuoi filtrare. 2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro automatico. 3 Fai clic sulla freccia del pulsante Elenco filtrato per la colonna in base a cui eseguire il filtraggio. 4 Fai clic sul valore da usare come criterio del filtro. Rimuovere un filtro automatico 1 Fai clic su una cella del gruppo filtrato. 2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro automatico. 132 Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico
Ordinare e filtrare i dati Creare un filtro automatico personalizzato 1 Seleziona le celle che vuoi filtrare. 2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro automatico. 3 Fai clic sulla freccia della colonna per cui vuoi creare un filtro personalizzato. 4 Fai clic su (Personalizza ). 6 Seleziona l operatore di confronto che vuoi usare. 8 Fai clic su OK. 7 Digita il valore secondo il quale confrontare i valori nella colonna selezionata. 5 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo dell operatore di confronto.! SUGGERIMENTO. Quando una colonna è filtrata, la freccia che appare a destra dell intestazione dell elenco filtrato è visualizzata in blu. Filtrare rapidamente i dati con Filtro automatico 133
Creare un filtro avanzato Quando crei un filtro usando Filtro automatico, puoi creare regole complesse per filtrare i contenuti del foglio di lavoro. L unico limite è che le regole usate per filtrare il foglio di lavoro non sono immediatamente visibili. Se desideri che le regole usate per filtrare i valori di una colonna siano visualizzate nel corpo del foglio di lavoro, puoi scrivere ogni regola in una cella e identificare tali celle affinché Excel sappia come filtrare il foglio. Con la regola di filtraggio visibile nel corpo del foglio di lavoro, puoi cambiare le regole usate per filtrare i dati modificando le celle con il criterio del filtro e riapplicando il filtro. Creare un filtro avanzato 1 Copia i titoli di colonna dell elenco che vuoi filtrare. 2 Incolla i titoli in un altro punto della cartella di lavoro. 4 Seleziona una cella nell elenco che vuoi filtrare. 3 Sotto i rispettivi titoli, digita i criteri che devono essere soddisfatti. 5 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro avanzato. 134 Creare un filtro avanzato
Ordinare e filtrare i dati 6 Fai clic nella casella Intervallo elenco. 7 Seleziona l intero elenco da filtrare, comprese le intestazioni di colonna. 8 Fai clic nella casella Intervallo criteri. 10 Fai clic su OK. 9 Seleziona le celle su cui basare il filtro, comprese le intestazioni di colonna. Rimuovere un filtro avanzato 1 Seleziona le celle da cui vuoi rimuovere un filtro. 2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Mostra tutto. Creare un filtro avanzato 135
Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento L impostazione di regole di convalida per i dati inseriti nelle celle consente di individuare molti degli errori di inserimento dati più comuni, per esempio valori troppo piccoli o troppo grandi o il tentativo di inserire una parola in una cella che richiede un numero. Quando crei una regola di convalida, puoi anche creare un messaggio che informi sul tipo di dati previsto per la cella. Convalidare secondo requisiti specifici 1 Seleziona le celle che vuoi convalidare. 2 Seleziona Convalida dal menu Dati. 3 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Consenti e seleziona il tipo di dati che vuoi consentire.! SUGGERIMENTO. Se vuoi visualizzare tutte le celle del foglio di lavoro con i criteri di convalida, seleziona Vai dal menu Modifica. Fai clic su Speciale e seleziona Convalida dati. Assicurati che sia selezionata l opzione Qualsiasi e fai clic su OK. 136 Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
Ordinare e filtrare i dati 4 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Dati e seleziona la condizione desiderata. 6 Fai clic sulla scheda Messaggio di input e seleziona la casella di controllo Mostra messaggio di input quando viene selezionata la cella. 5 Digita i valori appropriati nelle caselle. 8 Fai clic sulla scheda Messaggio di errore e seleziona la casella di controllo Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi. 7 Digita il messaggio che vuoi visualizzare quando viene selezionata la cella. 9 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Stile e seleziona l icona che vuoi inserire accanto al messaggio. 10 Digita il messaggio di errore desiderato e fai clic su OK. Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento 137
Convalidare dati secondo un elenco in un intervallo del foglio di lavoro 1 Seleziona le celle che vuoi convalidare. 2 Seleziona Convalida dal menu Dati. 3 Fai clic sulla freccia della casella di riepilogo Consenti. 4 Seleziona Elenco. 6 Seleziona le celle contenenti i valori desiderati nell elenco.! SUGGERIMENTO. Per convalidare un intera cartella di lavoro, tieni premuto CTRL e premi 5 (Tn). Applica i criteri di convalida dei dati.! SUGGERIMENTO. Anziché selezionare le celle contenenti i valori desiderati nell elenco, puoi digitare tali valori separati da un punto e virgola (;). 7 Fai clic su OK. 5 Fai clic sulla casella Origine.! SUGGERIMENTO. Nella scheda Impostazioni della finestra di dialogo Convalida dati, puoi deselezionare la casella di controllo Elenco nella cella affinché accanto alla cella non appaia una freccia con le opzioni disponibili. 138 Convalidare i dati per la correttezza in fase di inserimento
Ordinare e filtrare i dati Ottenere di più dai filtri avanzati Puoi usare i filtri avanzati per limitare le righe visualizzate nel foglio di lavoro, ma la loro utilità non termina qui. Oltre che per impostare vari criteri per filtrare il foglio di lavoro, puoi usare i filtri avanzati per individuare valori univoci nei fogli di lavoro e copiare i risultati in un altro gruppo di celle in qualsiasi foglio di lavoro di Excel. Quando fai in modo che Excel trovi valori univoci in un foglio di lavoro, crei un filtro avanzato che trova ogni valore che si ripete almeno una volta nella singola colonna identificata. Per esempio, se avessi un elenco di tutte le vendite di un giorno, potresti trovare quali rappresentanti di vendita hanno effettuato almeno una vendita. Un limite importante della ricerca di valori univoci sta nel fatto che l identificazione agisce solo su fogli di lavoro in cui i dati sono limitati alle colonne in cui vuoi trovare tali valori. Per esempio, se avessi un foglio di lavoro di due colonne che elenca l identificativo dell ordine e il rappresentante di vendita che ha soddisfatto l ordine, ogni riga avrebbe una combinazione univoca di ID ordine (diversa per ogni ordine) e di rappresentante di vendita. Per trovare i rappresentanti di vendita che hanno effettuato una vendita in tale giorno, dovresti eliminare la colonna ID ordine. Trovare righe univoche 1 Seleziona le celle in cui vuoi trovare valori univoci. 2 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro avanzato.! SUGGERIMENTO. Quando trovi valori univoci in una colonna, Excel restituisce solo la prima occorrenza di ogni valore. 3 Seleziona la casella di controllo Copia univoca dei record. 4 Fai clic su OK. Ottenere di più dai filtri avanzati 139
Copiare le righe filtrate in un altra posizione 1 Digita il criterio da usare per filtrare il foglio di lavoro in una cella sotto le righe da filtrare. 3 Seleziona Filtro dal menu Dati e fai clic su Filtro avanzato. 6 Seleziona le celle con il criterio di filtraggio. 2 Fai clic su una cella dell intervallo da filtrare. 4 Seleziona l opzione Copia in un altra posizione. 5 Fai clic nella casella Intervallo criteri. 7 Fai clic nella casella Copia in. 9 Fai clic su OK. 8 Seleziona la cella nell angolo superiore sinistro del punto in cui vuoi inserire le righe filtrate.! SUGGERIMENTO. La copia dei risultati di un filtro avanzato ti fa risparmiare tempo identificando il punto in cui incollare i risultati del filtro. Anziché applicare il filtro e copiare manualmente i risultati nella nuova posizione, puoi specificare la destinazione quando crei il filtro. VEDI ANCHE. Per altre informazioni sull assegnazione di criteri per un filtro avanzato, vedi Creare un filtro avanzato a pagina 134. 140 Ottenere di più dai filtri avanzati