Plantview 3.9.2 Usernames Come creare e gestire più username all'interno di un account
Indice del documento Sommario Indice del documento 2 Prefazione 3 Utenti dell account 4 I contatti 4 Creare un contatto 6 Modificare un contatto 8 Cancellare un contatto 9 Creare un utente (user) 10 Gestione degli utenti 12 Modificare la email 13 Modificare il tipo di utente 13 Modificare la visibilità 14 Abilitare o disabilitare un utente 15 Ripristinare la password 16 Cancellare un utente 16 I propri utenti (My Usernames) 17 Collegare un utente 17 Visualizzare la password utente 19 Eseguire il login 19 Scollegare un utente 19 2
Prefazione In questo documento descriviamo come è possibile creare più username all interno di un singolo account. Per esempio, potrebbe nascere l esigenza di avere collaboratori diretti all interno del proprio account con i quali condividere le proprie attività interne al Plantview. Alcuni potrebbero essere considerati il backup amministrativo dell account, altri semplicemente utenti che modificano i progetti interni. Assumiamo di avere il seguente account registrato con una licenza valida che può creare progetti Account editor Username editor di utilizzare la seguente naming convention Termine Account Username Contact Significato È il contratto di licenza. Può essere gestito da uno o più persone fisiche (usernames) Identifica la persona fisica all interno dell account. Chiamato anche utente o user È un contatto, l anagrafica di una persona fisica 3
Utenti dell account Un account può contenere più di un utente con autorizzazioni differenti. Gli utenti ereditano la licenza dell account e condividono l accesso a tutti i progetti a cui l account ha accesso o che ha creato. Al momento della registrazione di un account viene anche creato l utente amministrativo dell account stesso. I contatti Il contatto è la semplice registrazione dei dati di una persona fisica. Per creare un nuovo contatto andare nella pagina di gestione del proprio account. In questa pagina c è un bottone di navigazione Users of this account che porta all elenco degli utenti dell account Fare click sul bottone Users of this account per aprire la pagina di gestione degli utenti dell account Per default è presente l utente creato al momento della registrazione dell account Da questa pagina fare click sul bottone Contacts 4
Il Plantview aprirà la pagina di gestione dei contatti. Per default è sempre presente il contatto dell utente registrato con l account, in questo caso troviamo l utente editor. In questa pagina sono presenti due bottoni di navigazione Per tornare alla lista degli utenti dell account Per aprire la finestra di creazione di un nuovo contatto 5
Creare un contatto Per creare un contatto fare click sul bottone + New Contact, il Plantview aprirà una finestra per inserire tutti i dati del contatto I seguenti dati sono obbligatori: First name Last name Email address Fare click sul bottone Save per salvare il contatto 6
Completato l inserimento troviamo il nuovo contatto nella lista. La lista propone una serie di tasti funzione (a meno del bottone di dettaglio) che sono disponibili fino a quando il contatto non viene legato ad uno username. I tasti funzione sono Crea un nuovo utente a partire dai dati del contatto Modifica i dati del contatto Cancella il contatto Visualizza i dettagli del contatto (disponibile solo se il contatto è associato ad un username) Facendo click sul bottone di dettaglio presenti in tabella si visualizzeranno le informazioni del contatto non 7
Modificare un contatto Per modificare i dati di un contatto fare click sul bottone Edit contact finestra con i dati che è possibile variare, il Plantview apre la Fare click sul bottone Update per confermare le modifiche 8
Cancellare un contatto Per cancellare un contatto fare click sul bottone Delete, il Plantview chiederà conferma Fare click sul bottone Delete per cancellare il contatto 9
Creare un utente (user) Per creare un nuovo utente all interno dell account fare click sul tasto funzione Plantview aprirà una finestra per completare l operazione, il Inserire il nome dello username che si vuole assegnare ed il tipo di utente all interno dell account. Per completare l operazione fare click sul bottone Save L immagine sopra mostra come si presenta la riga del contatto che è diventato un utente dell account con i dettagli visibili. 10
Il tipo dell utente può essere manager collaborator Ha completo accesso a tutte le funzioni dell account, dalla configurazione alla gestione completa dei progetti e dei singoli username Può avere accesso in visione su tutti i progetti disponibili all account ed editare solo quelli per cui è stato assegnato come editor del progetto. Può vedere i contatti e gli username che sono compresi nell account Al termine della creazione dell utente, il Plantview invierà una mail con le credenziali per l accesso all indirizzo email legato al contatto da cui si è partiti per generare l utente. Da questo momento in poi i dati dell utente sono di proprietà della persona fisica legata all utente stesso. 11
Gestione degli utenti Nella sezione di gestione dei contatti abbiamo visto come sia possibile creare altri utenti all interno dell account e di come differenziare le loro tipologie. Per andare nella pagina di gestione degli utenti bisogna partire dalla pagina di gestione del proprio account e fare click sul bottone Users of this account il Plantview aprirà la pagina con l elenco degli utenti definiti In questa lista sono presenti tre tasti funzione Per disabilitare o abilitare l utente. Se un utente è disabilitato non può eseguire l accesso al sistema Per eseguire il ripristino della password Per cancellare l utente (non cancella il contatto) 12
Facendo click sul bottone di dettaglio fisica, saranno mostrate le informazioni relative alla persona Inoltre c è la possibilità di effettuare variazioni per il singolo utente. Facendo click su di uno dei questi campi il Plantview aprirà una finestra per permettere di effettuare le singole modifiche In tutte le casistiche che seguono, per confermare eventuali modifiche, fare click sul bottone di conferma Modificare la email La modifica dell email può essere utile per esempio nel caso l utente non abbia ricevuto l email con le credenziali di accesso o non abbia più accesso alla sua casella di posta Modificare il tipo di utente 13
Modificare la visibilità La visibilità implica che l utente potrà comparire nella lista dei possibili editor del progetto nel caso in cui il progetto fosse stato shareato al suo account di riferimento. Per default tutti gli utenti creati sono visibili. 14
Abilitare o disabilitare un utente Per abilitare o disabilitare un utente all accesso del sistema fare click sul bottone che riporta lo stato dell utente, in questo esempio facciamo click sul bottone, il Plantview aprirà una finestra di conferma Fare click sul bottone Set Inactive per confermare. Nel caso contrario, cioè per abilitare un utente, faremo click sul bottone E confermeremo facendo click sul bottone Set Active. 15
Ripristinare la password Può capitare che un utente abbia dimenticato la password o che il suo utente sia bloccato perché ha raggiunto il numero massimo di tentativi errati di accesso al sistema. In questo caso si può eseguire il ripristino della password facendo click sul bottone, il Plantview aprirà una finestra di conferma Fare click sul bottone Reset per confermare il ripristino. A questo punto il sistema invierà una mail col le nuove credenziali all indirizzo dell utente. Cancellare un utente Per cancellare un utente fare click sul bottone, il Plantview chiederà conferma Fare click sul bottone Delete per confermare la cancellazione. 16
I propri utenti (My Usernames) Potrebbero crearsi situazioni per le quali, a seguito della condivisione di un progetto, si crei un account per un cliente. Per accelerare l utilizzo del Plantview o perché il nostro cliente è lazy ci si assume il compito di registrare ed amministrare l account per conto del cliente. Per evitare di dover ripetutamente effettuare le operazioni di Login e Logout il Plantview permette di creare un legame fra le credenziali dei diversi utenti e di intercambiarsi all occorrenza. Collegare un utente Il legame può essere fatto sia con un utente interno al proprio account sia con un utente di un account diverso. Per creare un legame andare nella pagina del proprio profilo utente e fare click sul bottone My Usernames Il Plantview aprirà la pagina di gestione dei collegamenti con altri utenti. 17
Nell esempio che segue creeremo un collegamento con l utente di amministrazione dell account di un nostro cliente owner operator al quale daremo anche supporto nell amministrazione del proprio account. Fare click sul bottone Link a User, il Plantview mostrerà una pagina in cui inserire username e password dell utente con il quale creare il collegamento Per confermare fare click sul bottone Save NOTA La conferma creerà il legame in entrambi gli account da e verso il proprio utente Nella lista sono permesse le seguenti funzioni Mostra la password dell utente Esegui il login con le credenziali dell utente Elimina il legame fra i due account 18
Visualizzare la password utente Dalla lista dei propri usernames, fare click sul tasto funzione con la password in chiaro e il Plantview aprirà una finestra Eseguire il login Dalla lista dei propri usernames, fare click sul tasto funzione conferma prima di eseguire il login con l altro utente e il Plantview chiederà una Fare click sul bottone Sign in per confermare l accesso. Scollegare un utente Dalla lista dei propri usernames, fare click sul tasto funzione conferma e il Plantview chiederà una Fare click sul bottone Unlink per confermare la cancellazione del legame. NOTA La cancellazione avviene in entrambi i sensi, sia per l account corrente sia per quello che era collegato. 19