INNOVAZIONE in organizzazione e gestione Questione di cellule L esperienza Lean in area di emergenza AOUP Silvia Pagliantini U.O. Innovazione Sviluppo Analisi dei processi Fabrizio Gemmi Direttore Sanitario AOUP 5 febbraio 2016 2ª Convention Galliera 2016 La fabbrica delle idee...realizzabili
2010: il vecchio Pronto Soccorso in Santa Chiara 800 metri quadrati accanto a Piazza dei Miracoli
2011: il nuovo DEA a Cisanello 4000 metri quadrati
Medicine Interne, Medicina Urgenza U, Geriatria, Centro Grandi Ustionati, tutte le specialistiche elisuperficie P 2: Neurorianimazione, 4 sale operatorie, Neurochirurgia P 1: Rianimazione, 4 sale operatorie, Medicina d Urgenza Chirurgia d'urgenza, Traumatologia PT: Pronto soccorso, Radiologia d urgenza (2 TC, sale diagnostiche, sale ecografiche), Osservazione Breve, Area Ambulatoriale Piano -1:Neuroradiologia (RM, interventistica)
Il trasferimento ha luogo l 8 dicembre 2010 Che tipo di problemi possiamo prevedere? Quali vantaggi?
come eravamo andati fino ad allora?
2010 Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti 42,45% Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore 69,39% 69,93% 89,16% Abbandoni dal Pronto Soccorso 6,54%
Il Pronto Soccorso funziona bene se l ospedale funziona bene!
Il progetto Visual Hospital AOUP Silvia Pagliantini Alessio Puppato Cristiana Susino U.O. Innovazione Sviluppo ed analisi dei processi AOUP
Progetto Net Visual DEA Visual Hospital S.C.Innovazione e Sviluppo dei Servizi Sanitari
POLITICHE REGIONALI E INNOVAZIONE GESTIONALE IN SANITÀ: LO SVILUPPO DELL OPERATIONS MANAGEMENT Firenze, 18 Aprile 2012 What-if Analisys Nella Centrale Di Sterilizzazione In Un Ottica Di Riprogettazione Silvia PAGLIANTINI Alessio PUPPATO Marco NERATTINI
POLITICHE REGIONALI E INNOVAZIONE GESTIONALE IN SANITÀ: LO SVILUPPO DELL OPERATIONS MANAGEMENT Firenze, 17 Aprile 2012 Modellazione matematica del percorso di preospedalizzazione. Un ipotesi di riprogettazione Marco NERATTINI Silvia PAGLIANTINI Alessio PUPPATO
La storia del progetto 2011 Net Visual DEA 2016 Io?Visual Barelle Zero 2014 14 Dott.ssa S. Pagliantini
Il Visual Management La gestione a vista applicata ai processi permette di visualizzare mediante semplici strumenti gli stati di avanzamento dei processi aziendali, rendendoli visibili agli attori stessi di processo Obiettivo fondamentale è dunque quello di rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in particolare in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque aggredire in tempo reale 15 Dott.ssa S. Pagliantini
Il progetto Net Visual Hospital Allineamento e Sincronizzazione Servizi Visual Hospital Progetto Un Solo Paziente Plan for every patient
Dalla conoscenza della domanda.
Implementare la logica PULL F.Gemmi Documentazione Aziendale AOUP 2011 Making Hospital Work M. Baker, I. Taylor
alle azioni intraprese Passare da una logica PUSH ad una logica PULL Aree privilegiate DEA Area medica Specialistiche I Progetti Value Stream Map Visual Hospital Plan for Every Patient Reparto Plan for Every Patient DEA Progetto 5S
Un piano per ogni paziente P4EP
Il primo passo verso il P4EP 2013 Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013
1 step VSM Tempo a valore <20% del tempo di attraversamento
Lo strumento Visual Management: Standardizzare Sincronizzare Sostenere il processo P4EP: Rendere gli sprechi le attese le condizioni critiche VISIBILI Panificazione vs Deficit informativo
Visual hospital 24:7:365 2013 Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013
P4EP 24:7:365 2013 Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013
pianificazione 24:7:365 2013 Winter School - Junior Medical Leaders FG 2013
Alcuni Risultati
2009 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV 22 805 6.194 7,66 Medicina 2 UNIV 20 725 6.397 8,73 Medicina 4 34 1.199 10.547 8,60 Medicina 5 18 730 6.454 8,64 Medicina Urg. SSN 16 2.278 5.308 2,32 Medicina Urg. UNIV 12 784 3.977 5,00 TOTALE 5,89 2010 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV 22 924 5.295 5,70 Medicina 2 UNIV 20 756 6.257 8,17 Medicina 4 22 1.058 9.014 8,35 Medicina 5 18 729 6.453 8,66 Medicina Urg. SSN 16 2.317 5.976 2,56 Medicina Urg. UNIV 14 800 4.249 5,22 TOTALE 5,59 2011 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Medicina 1 UNIV 22 916 6.226 6,71 Medicina 2 UNIV 16 856 5.351 6,16 Medicina 4 22 911 7.038 7,57 Medicina 5 18 849 6.566 7,59 Medicina Urg. SSN 16 2.695 6.376 2,35 Medicina Urg. UNIV 18 1.150 6.306 5,41 TOTALE 5,07 28 Dott.ssa S. Pagliantini
2012 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria 4 193 930 4,74 Medicina 1 UNIV 22 832 5.027 5,95 Medicina 2 UNIV 18 1.122 6.120 5,39 Medicina 4 18 919 6.726 7,18 Medicina 5 18 921 6.441 6,87 Medicina Urg. SSN 16 2.402 6.820 2,82 Medicina Urg. UNIV 18 1.270 6.779 5,25 TOTALE 5,00 2013 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria 6 499 2.184 4,32 Medicina 1 UNIV 22 991 5.891 5,87 Medicina 2 UNIV 18 1.010 5.064 4,94 Medicina 4 18 800 5.637 6,88 Medicina 5 12 785 4.691 5,89 Medicina Urg. SSN 16 2.328 7.164 3,05 Medicina Urg. UNIV 18 1.083 6.937 6,30 TOTALE 4,94 2014 REPARTI Posti letto Dimessi Totali gg. di degenza Degenza media Geriatria 18 803 3.528 4,29 Medicina 1 UNIV 10 919 5.604 6,10 Medicina 2 UNIV 20 1.196 6.642 5,48 Medicina 4 20 986 7.025 7,00 Medicina 5 30 1.109 6.144 5,41 Medicina Urg. SSN 16 2.200 6.336 2,86 Medicina Urg. UNIV 18 1.198 6.381 5,26 TOTALE 4,89 29 Dott.ssa S. Pagliantini
I Risultati... Degenza Media Introduzione Visual Hospital Giorni Anni Andamento della degenza media negli ultimi 5 anni 30 Dott.ssa S. Pagliantini
Il progetto barelle zero
Progetto Barelle Zero DEA PRIMA VH COLLOCATO ALL INTERNO DEL PS CON CONTROLLO DI TUTTE LE FUNZIONI CONSULENZE DOPO ATTESE POST-TRIAGE TEMPO DI DESTINO ATTIVAZIONE TRASPORTI PS JIT ATTIVAZIONE TRASPORTI INTERNI JIT 32 Dott.ssa S. Pagliantini
Helicopter View Schedulazione dimissioni UU.OO. Schedulazione partenze ricoveri da PS Gestione criticità UU.OO. e PS AZIONI 1 livello 2 livello 3 livello Feedback 118 C.O.T. PS Segnalazioni DMPO necessità Buffer 33 Dott.ssa S. Pagliantini
Il Gestionale Mirò Visual Hospital 34 Dott.ssa S. Pagliantini
Il coinvolgimento dei professionisti VH
I prossimi passi 36 Dott.ssa S. Pagliantini
quindi il problema è risolto!
2010 2012 Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore Abbandoni dal Pronto Soccorso 42,45% 32,42% 69,39% 60,97% 69,93% 74,19% 89,16% 6,54% 4,93%
Indagine di soddisfazione degli utenti 2013
Il Pronto Soccorso funziona bene se l ospedale funziona bene!
le azioni intraprese hanno effetto solo sui ricoverati le indagini di soddisfazione riguardano un campione di tutta l utenza
Progetto barelle 0 le idee di base Stazione ferroviaria Cellula operativa I binari sono i soli posti dove stanno i treni Avete mai visto un treno sulla pensilina? Una stazione ad alta frequentazione ha molti binari Ogni stazione ha i binari che servono Il numero dei binari dipende dal numero dei treni Quando un treno arriva in stazione tutto il personale lavora per quel treno Tutti i controlli suno fatti sul binario Anche le pulizie vengono fatte durante la fermata La destinazione è conosciuta Tutti, in stazione, lavorano per i treni
Progetto barelle 0 le idee di base Pronto Soccorso Cellula operativa I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti Quando un treno arriva in stazione tutto il personale lavora per quel treno Tutti i controlli suno fatti sul binario Anche le pulizie vengono fatte durante la fermata La destinazione è conosciuta Tutti, in stazione, lavorano per i treni
Progetto barelle 0 le idee di base Pronto Soccorso I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Quanti box visita ci servono? Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti
Pazienti presenti (tempo di trattamento =180') situazione simulata 16 giugno 2014
Situazione simulata il 30/6/2014
1 luglio 2 luglio 3 luglio
Prima determinazione Ci serve un Pronto Soccorso con 25 box Seconda determinazione Dobbiamo far stare i pazienti solo nei 25 box visita Non possiamo lasciare pazienti fuori di questi
Dobbiamo farci trovare pronti per far econda determinazione: corollario scorrere il flusso del lavoro sul paziente Cellula operativa I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti obiettivo rinforzare il team medico - infermiere rendere sicura la comunicazione garantire una breve catena di comando non un minuto di più, non un minuto di meno del necessario i codici rossi azione 1 medico e 1 infermiere si prendono cura di un ridotto numero di pazienti (6-8) in un'area definita, a vista focus dell organizzazione sono i tempi di visita hanno un percorso dedicato
rinforzare il team medico - infermiere rendere sicura la comunicazione garantire una breve catena di comando 1 medico e 1 infermiere si prendono cura di un ridotto numero di pazienti (6-8) in un'area definita, a vista OBI
Cellula operativa ESTERNO Aumentare posti letto Navacchio Definire le unità invianti e le modalità TRIAGE Raddoppio triage con funzione amministrativa Tutte le informazioni raccolte al primo contatto I letti e i box sono i soli luoghi dove sta il paziente Ogni paziente deve trovare posto in un letto Un PS ad alta frequentazione ha molti box Ogni PS ha i box che servono Il numero dei box dipende dal numero dei pazienti Definire le afferenze geografiche con 118 Stabilizzare e reinviare agli ospedali di competenza Definire gli ospedali critici e le modalità di invio Rapporti comunicazione con elisoccorso PRONTO SOCCORSO Collocare il visual dentro il PS (controlla anche tutte le funzioni successive) Raffinare il processo di richiesta consulenze: Per ridurre il tempo di processo visita Collegamenti diretti con i colleghi delle UO fornitrici Dal post triage immediatamente al box visita: La presa in carico del medico è immediata (rispetto standard) Comunicazione box visita x radiologia Per spostamenti solo al momento diagnostica Per evitare barelle in attesa davanti a radiologia Funzione codici bianchi/azzurri e deambulanti passaggio in istituzionale con ricerca della saturazione capacità sviluppo flessibilità PS vs cod bianchi Attivazione trasporti interni JIT ai reparti Attivazione trasporti altri edifici (servizio interno ambulanze) JIT Mantenimento filtro e ricerca appropriatezza ricovero Presenza di personale in sala di attesa Funzione proattiva con funzione di collegamento informativo tra dentro e fuori Monitor informativo attività in corso INTERNO Apertura di + 22 posti letto area medica Assunzione 10 infermieri per degenza Assunzione 3 infermieri per codici bianchi Assunzione 2 medici per codici bianchi Assunzione 3 medici per pronto soccorso Linee guida a reparti per dimissioni a flusso continuo Attivazione trasporti in dimissione JIT Assunzione OSS, da definire in base al piano Controllo visual assoluto Indicazioni alle specialistiche di 3 ricoveri al giorno Formulazione calendario e controllo visual
ESTERNO Aumentare posti letto Navacchio Definire le unità invianti e le modalità Definire le afferenze geografiche con 118 Stabilizzare e reinviare agli ospedali di competenza Definire gli ospedali critici e le modalità di invio Rapporti comunicazione con elisoccorso TRIAGE Raddoppio triage con funzione amministrativa Tutte le informazioni raccolte al primo contatto Monitor informativo attività in corso Presenza di personale in sala di attesa Funzione proattiva con funzione di collegamento informativo tra dentro e fuori PRONTO SOCCORSO INTERNO Collocare il visual dentro il PS (controlla anche tutte le funzioni successive) Dal post triage immediatamente al box visita: La presa in carico del medico èimmediata (rispetto standard) Comunicazione box visita x radiologia Per spostamenti solo al momento diagnostica Per evitare barelle in attesa davanti a radiologia Raffinare il processo di richiesta consulenze: Per ridurre il tempo di processo visita Funzione codici bianchi/azzurri e deambulanti Mantenimento filtro e ricerca appropriatezza ricovero Attivazione trasporti altri edifici JIT Apertura di + 22 posti letto area medica Assunzione 10 infermieri per degenza Assunzione 3 infermieri per codici bianchi Assunzione 2 medici per codici bianchi Assunzione 3 medici per pronto soccorso Attivazione trasporti in dimissione JIT Assunzione OSS, da definire in base al piano Linee guida a reparti per dimissioni a flusso continuo Indicazioni alle specialistiche di 3 ricoveri al giorno Formulazione calendario e controllo visual
Riflettiamo su: come si svolge il lavoro delle cellule un medico e un infermiere tutto quello che serve è a disposizione cycle time: 180 numero box visita: 8 takt time (a pieno regime): 180 / 8 = 22 30 un nuovo paziente ogni 22 30, una dimissione ogni 22 30
180 180 triage 180 180 Pecha Kucha
secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 1: cellule differenziate per codice di gravità triage
secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 1: cellule differenziate per codice di gravità Pro e Contro
secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 2: triage cellule livellate per carico assistenziale
secondo che schema il triage invia i pazienti alle cellule? Possibilità n 2: Pro cellule livellate per carico assistenziale e Contro
Riflettiamo su: come si comporta il PS in caso di più codici rossi contemporanei Voi che scelte proponete?
Riflettiamo su: come si comporta il PS in caso di più codici rossi contemporanei 1 paziente: medico e due infermieri dedicati 2 paziente: medico e infermiere dai codici minori, un infermiere jolly 3 paziente: medico e infermiere dal reparto MU, un infermiere giornaliero 4 paziente: medico e infermiere da una cellula
Pazienti con codice giallo visitati entro 30 minuti Pazienti con codice verde visitati entro un'ora pazienti con codice verde non inviati al ricovero con tempi di permanenza inferiori a 4 ore pazienti inviati al ricovero dal Pronto Soccorso con tempo di permanenza entro 8 ore Abbandoni dal Pronto Soccorso 2010 2012 2014 42,45% 32,42% 46,04 69,39% 60,97% 60,47% 69,93% 74,19% 78,01% 89,16% 6,54% 4,93% 5,01%
Sistema di Valutazione e Valorizzazione della Performance della Sanità Il servizio di Pronto Soccorso: l esperienza dei pazienti toscani Anteprima sui dati 2014
Da 1 a 5, qual è il suo giudizio sulla qualità dell assistenza ricevuta nel Pronto Soccorso? PS A PS B PS C PS D PS E PS F
Da 1 a 5, qual è il suo giudizio sulla qualità dell assistenza ricevuta nel Pronto Soccorso? D8a Soddisfazione utenti Pronto Soccorso PS A PS B PS C PS D PS E PS F
Alcuni quesiti chiave Question 1 da 1 a 5, Come valuta il tempo di attesa per la visita di un medico? Question 2 Come valuta il trattamento del dolore ricevuto in PS? Question 3 da 1 a 5, Qual è la sua opinione sul lavoro in team di medici e infermieri? 1 2 3
Alcuni quesiti chiave Question 4 da 1 a 5, Il medico l ha informata con chiarezza? Question 5 da 1 a 5, I medici sono stati cortesi? Question 6 da 1 a 5, L'infermiere l ha informata con chiarezza? Question 7 da 1 a 5, Gli infermieri sono stati cortesi? 4 5 6 7
Se ne avesse bisogno, tornerebbe in questo PS?
2ª Convention Galliera - 2016 www.galliera.it