Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali. Processo acquisti e pagamenti

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo acquisti e pagamenti

Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Definizioni Il Ciclo Acquisti Il ciclo acquisti è caratterizzato da tutte quelle attività relative all acquisizione di beni e servizi e al correlato pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori. Slide 3

Definizioni L operazione di acquisto Un operazione di acquisto generalmente inizia con la formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all ufficio acquisti. Quest ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore selezionato. Allorchè i beni siano ricevuti o i servizi siano resi, l azienda rileva il costo e la correlata passività nei confronti del fornitore. Infine, l azienda paga il fornitore. Slide 4

Definizioni Debiti Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passività CERTE e DETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debiti rappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinato ad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempo o sorge al verificarsi di un evento specifico. Alcuni esempi possono essere : a) acquisizione di beni e servizi; b) ottenimento di finanziamenti; c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti); d) debiti nei confronti dell'erario per imposte. Slide 5

Principi contabili di riferimento Principio contabile n. 19 I fondi per rischi ed oneri. Il trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Le passività. Principio contabile n. 26 Operazioni e partite in moneta estera Slide 6

Costi e Debiti Costo Nella determinazione del reddito il termine costo è riferito all acquisto dei fattori produttivi. Debiti Obbligazioni a pagare ammontari determinati ad una data prestabilita. CNDCeR - P.C. n.19 modificato dall OIC Slide 8

Conti di Bilancio S. P. D) DEBITI, CON SEPARATA INDICAZIONE PER CIASCUNA VOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILI OLTRE L ESERCIZIO SUCCESSIVO 1) obbligazioni 2) obbligazioni convertibili 3) debiti verso soci per finanziamenti 4) debiti verso banche C.E. B) COSTI PRODUZIONE 6) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 7) per servizi 8) per godimento di beni di terzi 9) per il personale 5) debiti verso altri finanziatori 6) acconti 7) debiti verso fornitori 8) debiti rappresentati da titoli di credito 9) debiti verso imprese controllate 10) debiti verso imprese collegate 11) debiti verso controllanti 12) debiti tributari 13) debiti verso istituti di previdenza di sicurezza sociale 14) altri debiti Slide 9

Conti di Bilancio D) DEBITI 4. Debiti verso banche vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneri accessori. Si rilevano nel momento in cui sorge l obbligazione dell impresa verso la controparte. c/mutui non garantiti c/ mutui ipotecari per anticipazioni c/anticipazioni estere c/corr. ordinario c/ricevute bancarie all incasso c/valori all incasso 5. Debiti verso altri finanziatori v/ Società finanziarie v/ Soci c/finanziamento v/ Terzi c/finanziamento 7. Debiti verso fornitori Devono essere registrati al netto dei soli sconti commerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscritti fra i proventi finanziari nel momento del pagamento Slide 10

Conti di Bilancio D) DEBITI 12. Debiti tributari per imposte correnti per ritenute alla fonte per IVA per rateizzazione imposte per condoni per accertamenti tributari definitivi 14. Altri debiti Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate da dipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita i costi del personale) Slide 11

Conti di Bilancio B) COSTI DELLA PRODUZIONE 1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci Si registrano quando passa la proprietà degli stessi (generalmente con la consegna da parte del fornitore) 2) Per servizi Il costo d acquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specifici secondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati. 3) Per godimento di beni di terzi Locazione di beni mobili (leasing operativo) 1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto (se rilevanti da ammortizzare) 2) Stipula del contratto: Conti d ordine 3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla base della durata del contratto 4) Pagamento dei canoni: Canone leasing IVA a credito Banca c/c Slide 12

Conti di Bilancio B) COSTI DELLA PRODUZIONE 4) Per il personale 9) Oneri diversi di gestione 1. salari e stipendi 2. oneri sociali 3. trattamento di fine rapporto 4. trattamento di quiescenza e simili 5. altri costi Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dell esercizio Perdite su crediti non coperte da specifico fondo Contributi ad associazioni sindacali e di categoria Oneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinaria Omaggi Oneri di utilità sociale Liberalità Abbonamenti Sopravvenienze e insussistenze passive Slide 13

Criteri di contabilizzazione In corso d esercizio: Tutte le fatture ricevute nell esercizio e relative ad acquisti e/o a prestazioni ricevuti nell esercizio. Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestante l obbligazione (ad es. contratto di mutuo). A fine esercizio (scritture d assestamento): Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altre tipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e non godute) maturati, ma per i quali non è ancora stato emesso il documento finale. Vedi Ratei e risconti attivi e passivi Slide 14

Criteri di classificazione Per scadenza del debito breve media lunga Per natura del debito commerciale finanziaria diversa Per vincolo di garanzia del debito senza garanzie assistiti da garanzie (reali o personali di terzi) Per natura del creditore fornitori società del Gruppo istituti previdenziali Erario altri Per grado di certezza del debito certi e determinati certi e determinabili sulla base di stima Slide 15

Rischi di revisione Principali rischi di revisione: Mancata rilevazione delle passività certe sorte a fronte di obbligazioni esistenti Errato cut-off degli acquisti Non corretta rilevazione dei costi Inesistenza delle passività Slide 17

Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map La società è tenuta pagare tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori alla chiusura dell esercizio? (RO,V) CUT-OFF (CO) EXISTENCE (E) RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO) Gli acquisti e i debiti verso fornitori esistono realmente? (C,E,RO) Sono state incluse nel bilancio le transazioni effettuate prima della chiusura? (CO) $$$ Sono stati registrati tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori? (C) Ho totalizzato correttamente i miei acquisti e i debiti verso fornitori? (C,E,V) COMPLETENESS (C) ACCURACY (A) Sono state escluse le transazioni effettuate dopo la chiusura del bilancio? (CO) VALUATION (V) PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D) Tutti gli acquisti e i debiti verso fornitori sono stati correttamente inseriti e classificati nel bilancio? (P&D) La registrazione dei miei acquisti individuali e dei debiti verso fornitori è accurata? (A, E) Ci sono acquisti e debiti verso verso società consociate? (P&D) Slide 18

Il processo acquisti e pagamenti Ricavi R&R Immobilizzazioni Materiali Acquisti (P&P) Contabilità Generale (GL) Paghe e personale Preparazione Bilancio fine anno Magazzino Transazioni finanziarie significative Processi di Business Bilancio Slide 20

Il processo acquisti e pagamenti Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli del ciclo impatto del ciclo sul bilancio di esercizio Slide 21

Il processo acquisti e pagamenti Process Overview Ordine Ricevimento Fatturazione Pagamento Slide 22

Il processo acquisti e pagamenti Esercizio Rischi Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati al processo acquisti e pagamenti Slide 23

Processo acquisti e pagamenti Ordine Ricevimento Fatturazione Pagamento Slide 24

Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una necessità di business Valutazione della necessità di business Ordine dei beni/servizi Monitoraggio Slide 25

Processo acquisti e pagamenti Ordine Esistenza di una necessità di Business I dipendenti inoltrano una richiesta per: Servizi Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino) Materiali di consumo Immobilizzazioni Slide 26

Processo acquisti e pagamenti Ordine Valutazione della necessità di business La richiesta è rivista Approvazione per confermare che la richiesta è una valida necessità del business Ottenimento proposte Selezione del fornitore preferito Slide 27

Processo acquisti e pagamenti Ordine Ordine di beni/servizi Creazione dell ordine di acquisto Approvazione Invio dell ordine di acquisto al fornitore Accettazione da parte del fornitore Acquisti centralizzati vs. decentralizzati Slide 28

Processo acquisti e pagamenti Ordine Monitoraggio Monitoraggio delle consegne attese Monitoraggio degli ordini non evasi Slide 29

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi di Financial reporting La creazione di richieste di acquisto errate o inappropriate porta a spese non valide. Gli ordini non rilevati a sistema possono generare mancate contabilizzazioni di costo/debito. Slide 30

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Gli acquisti non sono effettuati puntualmente, traducendosi nell incapacità di far fronte alle esigenze del cliente o del business. Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business. Le alternative a basso costo non sono considerate. Benefici derivanti da economie di scala e da sconti di acquisto non sono considerati. Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un numero limitato di fornitori. Slide 31

Processo acquisti e pagamenti Allineamento degli obiettivi di controllo Rischi La creazione di richieste di acquisto errate o inappropriate porta a spese non valide. Esempio di Obiettivo di controllo Ordini di acquisto validi sono imputati per essere processati completamente e accuratamente. Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business. Gli ordini di acquisto sono immessi nel sistema accuratamente ed una volta sola. Potenziali mancate consegne a fronte di ordini di acquisto portano a perdite non individuabili. Ordini di acquisto non evasi da lungo tempo sono investigati e risolti. Slide 32

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento beni Ricevimento Servizi Slide 34

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento beni Il fornitore consegna i beni Riconoscimento ricevimento beni Controllo consegna Accettazione o rifiuto dei beni I beni rispecchiano l ordine di acquisto I beni rifiutati sono resi Slide 35

Processo acquisti e pagamenti Ricevimento Ricevimento servizi Il fornitore presta il servizio Confronto del servizio prestato con le aspettative o con l ordine di acquisto Slide 36

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Potenziali entrate di merce non registrate a fronte di ordini di acquisto portano alla mancata rilevazione di debiti Le merci ricevute non sono correttamente inserite nel sistema, quindi la rappresentazione del valore di magazzino è inaccurata. I servizi prestati dai fornitori non sono accuratamente riconosciuti, quindi le passività non sono correttamente calcolate. Slide 37

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Le esigenze operative e di business non sono soddisfatte a causa di acquisti non realizzati. La qualità dei beni ricevuti non è in linea con le aspettative di business. Le consegne non sono processate puntualmente, conducendo quindi a ritardi nella produzione. Slide 38

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento e gestione della fattura Verifica della fattura Slide 40

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Ricevimento e gestione delle fatture I fornitori inviano le fatture Le fatture vengono processate dal sistema Le fatture vengono immesse in batch o individualmente Categorie di fatture (Non PO vs. PO) Slide 41

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica delle fatture Fatture PO 3-way matching Ordine,Bolla, Fattura 2-way matching Ordine, Fattura Approvazione della fattura Tolleranze Fatture sospese Slide 42

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione Verifica fatture Non PO Registrazione fattura Approvazione fattura Fattura processata dal sistema Revisione delle fatture Slide 43

Processo acquisti e pagamenti Fatturazione - Esercizio Ponetevi nei panni di un addetto fornitori all interno di un dipartimento contabile, come vi comportereste nelle seguenti situazioni? 1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto 2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto 3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma l ammontare della fattura è del 20% maggiore rispetto al prezzo indicato nell ordine di acquisto. Slide 44

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Le fatture gestite manualmente sono processate anche se non riflettono reali necessità di business e non sono autorizzate, quindi si verificano delle spese non appropriate. Le fatture doppie possono avere come conseguenza pagamenti verso i fornitori inappropriati e in eccesso. Le fatture sono processate a fronte di beni e servizi non ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendo come conseguenza pagamenti inappropriati. Slide 45

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Eccessivo numero di fatture processate dallo staff addetto. Eccessivo numero di fatture manuali. Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano gli ordini di acquisto. Slide 46

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione delle transazioni di pagamento Selezione delle transazioni per il pagamento Scrittura dei pagamenti Monitoraggio Slide 48

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Autorizzazione delle transazioni di pagamento Generazione automatica di gruppi/registri di pagamento Non è richiesta un approvazione esplicita se esiste un severo controllo sull approvazione degli ordini ed il matching (l approvazione è implicita) Controlli autorizzativi severi sono richiesti su pagamenti manuali/non-po Slide 49

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Selezione delle transazioni per il pagamento Creazione di gruppi/registri di pagamento Selezione automatica in base alle condizioni di pagamento Selezione manuale / pagamenti sospesi Revisione dei gruppi/registri di pagamento Una volta selezionato il pagamento, questo non può essere nuovamente selezionato Slide 50

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Scrittura dei pagamenti Basata sui gruppi/registri di pagamento Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia) Tramite bonifico bancario Home Banking / Internet banking Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal master file Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori Slide 51

Processo acquisti e pagamenti Pagamento Monitoraggio Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti Revisione dei pagamenti doppi Conti fornitori /Riconciliazione creditori Slide 52

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/o per fatture o importi errati. Pagamenti fraudolenti dovuti all accesso non ristretto ad assegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni. Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici di trasferimento fondi. Slide 53

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i fornitori portano a costi eccessivi. Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato pagamento dei fornitori. Processi di approvazione dei pagamenti troppo complessi dovuti al mancato sfruttamento della funzionalità del sistema. Slide 54

Processo acquisti e pagamenti Process Overview Adjustments & Ledger Maintenance Manutenzione Dati Fissi Slide 55

Processo acquisti e pagamenti Adjustments and ledger maintenance Rettifiche monetarie Rettifiche non monetarie Aggiornamento dei conti Monitoraggio Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale delle fatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sul valore delle fatture) L aggiornamento dei conti può avvenire on-line o per batch Come parte dell aggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziario sia applicato un corretto cut-off Slide 56

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi ( Standing Data Maintenance ) Inserimento di un nuovo fornitore Manutenzione anagrafica fornitori Altra manutenzione ai dati fissi Slide 57

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi ( Standing Data Maintenance ) Inserimento di un nuovo fornitore Necessità di beni/servizi per il business Fornitori esistenti non sono in grado di soddisfare la necessità Processo di selezione dei fornitori Approvazione del nuovo fornitore Inserimento del fornitore nel sistema Slide 58

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi ( Standing Data Maintenance ) Manutenzione Fornitore Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es. coordinate bancarie, indirizzo o termini di pagamento) Nuove informazioni ricevute dal fornitore Approvazione e verifica delle variazioni Sospensione del fornitore Slide 59

Processo acquisti e pagamenti Manutenzione dei dati fissi ( Standing Data Maintenance ) Altra manutenzione ai dati fissi Listini prezzi Cataloghi Prodotti / Articoli Slide 60

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Financial reporting risks La società sta effettuando acquisti da fornitori non validi o inappropriati. I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamenti sono effettuati nei loro confronti. Slide 61

Processo acquisti e pagamenti Rischi tipici Rischi operativi I criteri di selezione dei fornitori non sono appropriatamente definiti. Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato di fornitori. Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienze nella gestione degli ordini. Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori, rinunciando a potenziali risparmi. Slide 62

Processo acquisti e pagamenti Ruoli e responsabilità Acquisti / Procurement Ordine Ricevimento Fatturazione Pagamento Magazzino Addetto alle fatture Contabilità fornitori Senior Finance Management Adjustments & Ledger Maintenance Manutenzione Dati Fissi Senior Finance Management Acquisti / Procurement Slide 63

Processo acquisti e pagamenti diagramma di flusso - collegamento ai conti Financial Statements ERP system Inventory (BS) Accrual (BS) Accounts Payable (BS) Cash (BS) DR CR DR CR DR CR Purchase Order Receiving Invoicing Payments ERP system ERP system ERP system ERP system Master data (Inventory & Supplier) ERP system Inventory Cycle Master data (Inventory & Supplier) ERP system Slide 64

Azienda S. p. A. Ciclo acquisti e pagamenti Diagramma di flusso Financial Statements SW / SO / Piattaforma Banca (SP) Costo per acquisto (CE) Debiti per fatture da ricevere (SP) Debiti verso fornitori (SP) Resi su acquisti (CE) A D A D A D A D Gestione RdA SW / SO / Piattaforma Selezione fornitori SW / SO / Piattaforma Gestione OdA SW / SO / Piattaforma Ricevimento merce SW / SO / Piattaforma Controllo merce SW / SO / Piattaforma Ve. Fa. e contabilizzazione SW / SO / Piattaforma Gestione resi SW / SO / Piattaforma Pagamento SW / SO / Piattaforma Anagrafica fornitori SW / SO / Piattaforma Gestione contratti di fornitura N/A Ciclo Magazzino Slide 65

Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzione di bilancio Existence/ Occurrence (E/O) Cut-off (CO) Completeness ( C) Rights & Obbligations (RO) Accuracy (A) Transazioni Saldi Finali Acquisti Pagamenti Debiti Gli acquisti di periodo contabilizzati si riferiscono a beni o a servizi effettivamente ricevuti Gli acquisti sono contabilizzati nel periodo di competenza Tutti i beni ed i servizi ricevuti effettuate sono contabilizzate nel periodo di competenza Tutti i beni e servizi ricevuti sono contabilizzati senza duplicati Gli acquisti contabilizzati determinano obbligazioni di pagamento giuridicamente valide nei confronti dei fornitori Gli ammontari degli acquisti di beni o servizi ricevuti sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti I pagamenti di periodo contabilizzati si riferiscono a risorse monetarie effettivamente uscite I pagamenti sono contabilizzati nel periodo di competenza Tutte le risorse monetarie effettivamente uscite sono contabilizzate nel periodo di competenza Tutte le risorse monetarie effettivamente uscite sono contabilizzate senza duplicati I pagamenti contabilizzati rappresentano obbligazioni di pagamento estinte, giuridicamente valide nei confronti dei fornitori Gli ammontari delle risorse monetarie uscite sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti I debiti esposti in bilancio derivano da beni o servizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e le rettifiche effettivamente avvenuti sono rilevati in diminuzione dei debiti esposti in bilancio. I debiti esposti in bilancio derivano da operazioni rilevate, per competenza, entro la data di riferimento del bilancio Tutte le operazioni avvenute, per competenza, entro la data di riferimento di bilancio, da cui derivano variazioni dei debiti verso fornitori, sono correttamente rilevate Tutti gli acquisti di beni e servizi che originano debiti verso fornitori sono esposti in bilancio. I debiti esposti in bilancio sono diminuiti per effetto di pagamenti e rettifiche effettivamente avvenuti I debiti esposti in bilancio rappresentano obbligazioni di pagamento giuridicamente valide nei confronti dei fornitori. Gli ammontari delle operazioni da cui derivano i debiti esposti in bilancio sono correttamente quantificati, valorizzati e contabilizzati, secondo processi di calcolo aritmetico corretti Slide 67

Collegamento alle asserzioni di bilancio Asserzioni di bilancio Valuation (V) Presentation & Disclosure (PD) Transazioni Saldi Finali Acquisti Pagamenti Debiti I pagamenti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate Gli acquisti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di acquisto La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sulle operazioni di pagamento I debiti esposti in bilancio derivano da corretti processi di accumulazione e riepilogo dei dati relativi alle singole transazioni registrate I debiti sono stati valutati in conformità ai principi contabili statuiti, tenendo conto dei fattori che possono influire sul loro valore. E' rispettato il criterio di uniformità dei principi contabili, salvo deroghe ammissibili e giustificate La rappresentazione in bilancio è adeguatamente supportata da informazioni di dettaglio sui debiti verso fornitori Gli acquisti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I pagamenti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio I debiti sono correttamente classificati secondo il piano dei conti aziendale e le esigenze della rappresentazione in bilancio Slide 68

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attività 1.1 Ricevute di Acquisto 1.2 Emissione dell'ordine di Acquisto 1.3 Ricevimen to beni Rischio Possono essere inoltrate richieste di Acquisto non autorizzate Possono essere effettuati acquisti non autorizzati Possono essere ricevuti beni non ordinati Il responsabile di magazzino potrebbe negare di aver ricevuto la merce affidatagli in custodia Punti di controllo necessari Sono formalizzate, utilizzate e opportunamente aggiornate delle procedure interne di autorizzazione delle Rda Gli ordini di acquisto sono processati solo su Rda opportunamente autorizzate Presenza di un Ordine di Acquisto approvato per ogni bene ricevuto Ogni passaggio dal ricevimento merce al magazzino è registrato da una ricevuta firmata Test dei Controlli Verificare la presenza e l'utilizzo delle procedure di autorizzazione Financial Statement Assertion E/O C a A C O P D IPO R O V C A V R Verifica degli ordini di acquisto per verificare la presenza di Rda approvate a a Verifica dei documenti di ricevimento per abbinarli con i relativi ordini di acquisto a a Verifica delle ricevute firmate a a a a Slide 69

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attività 1.4 Custodia dei Beni 1.5 Approvazione fattura 1.6 Registrazione Contabile Rischio Il responsabile di magazzino potrebbe negare di aver ricevuto la merce affidatagli in custodia Possono essere registrate fatture per beni non ricevuti Le fatture possono essere registrate in maniera scorretta o non registrate Punti di controllo necessari Ogni passaggio dal ricevimento merce al magazzino è registrato da una ricevuta firmata Abbinamento delle fatture con i relativi documenti di ricevimento Sono svolti esami indipendenti delle registrazioni contabili E' svolta una review periodica dei documenti di supporto alla registrazione contabile Test dei Controlli Verifica delle ricevute firmate Esame della documentazione a supporto delle fatture di acquisto Esame dell'evidenza dell'esame indipendente Osservazione delle procedure di test e conformità svolte periodicamente Financial Statement Assertion E/ O C A C O a a P D IPO R O V C A V R a a a a a a a a a a a a a Slide 70

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attività 1.6 Registrazi one Contabile Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Le fatture possono essere registrate in maniera scorretta o non registrate Acquisto registrato a fronte di beni non ordinati o non ricevuti Verifica sulla accuratezza matematica della fattura di acquisto Verifica di concordanza tra ordine di acquisto, documento di ricevimento e fattura di acquisto con riguardo a descrizione, quantità, prezzo e spese accessorie Separazione delle mansioni Impedimento della registrazione dell'acquisto in mancanza di Ordine approvato e di documento di ricevimento della merce (e di fattura) Gli ordini di Acquisto e i documenti di ricevimento sono numerati sequenzialmente e le fatture di acquisto sono protocollate Ricalcolo della accuratezza matematica delle fatture di acquisto Controllo incrociato delle informazioni contenute in un campione di documenti in merito a descrizione, quantità, prezzo e spese accessorie Osservazione e valutazione della adeguatezza della separazione dei compiti Verifica su un campione di registrazioni per accertare la presenza di ordini di acquisto approvati e dei relativi documenti di ricevimento (e fatture) Revisione e verifica delle procedure per l'adozione della sequenza numerica e della protocollazione. Financial Statement Assertion E/ O C A C O a a P D IPO R O V C A V R a a a a a a a a a a a a a a a a a Slide 71

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attività 1.6 Registrazi one Contabile Rischio Acquisto effettuato ma non registrato Punti di controllo necessari Abbinamento delle fatture dei documenti di ricevimento alle fatture di acquisto e registrazione di queste ultime in contabilità Riconciliazione tra le fatture di acquisto e le registrazioni in contabilità fornitori Test dei Controlli Abbinamento di un campione di documenti di ricevimento alle rispettive fatture di acquisto; abbinamento di un campione di fatture di acquisto alle registrazioni contabili Test su un campione di riconciliazioni periodiche (per verificare il numero delle operazioni e il valore delle operazioni) Financial Statement Assertion E/ O C A C O a a a a P D IPO R O V C A V R a a a a a Slide 72

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Acquisti Fasi Attività Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Operazioni di acquisto contabilizzate in un periodo sbagliato Inoltro dei documenti alla contabiità fornitori su base giornaliera Financial Statement Assertion E/ O C A C O P D IPO R O V C A V R Confronto tra le date delle fatture e quelle di trasmissione alla contabilità fornitori a a 1.6 Registrazio ne Contabile Tempestiva registrazione degli acquisti dopo il ricevimento della documentazione (fattura) Confronto tra le date dei documenti di acquisto (fatture) e le date della loro registrazione in contabilità a a Operazioni di acquisto non correttamente classificate La Società effettua delle verifiche sulla adeguatezza del piano dei conti Revisione della contabilità generale per verificare la ragionevolezza dei conti utilizzati a a E' prevista una approvazione indipendente dei conti movimentati per la registrazione degli acquisti Esame di un campione di registrazioni per verificare l'approvazione indipendente e l'adeguatezza della classificazione a a Slide 73

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti Fasi Attività 2.1 Disposizione dei Pagamenti Rischio Possono essere effettuati pagamenti non autorizzati Una fattura può essere pagata due volte Punti di controllo necessari I responsabili dei pagamenti effettuano un esame preventivo della documentazione di supporto al pagamento Annullamento delle fatture pagate e della relativa documentazione di supporto con l'apposizione del timbro 'pagato' Test dei Controlli Verifica che i responsabili dei pagamenti effettuino un esame preliminare della documentazione di supporto Verifica del timbro 'pagato' sulle fatture pagate. Financial Statement Assertion E/ O C A C O P D IPO R O V C A V R a a a a a a Utilizzo esclusivo dei documenti in originale Esame della documentazione di supporto per verificare che sia in originale a a a Slide 74

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti Fasi Attività 2.2 Registrazion e Pagamenti Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Mancata registrazione dei pagamenti Errore nella registrazione dei pagamenti Utilizzo di mezzi di pagamento prenumerati E' svolto periodicamente un confronto indipendente delle registrazioni contabili con i documenti di pagamento E' effettuata periodicamente una riconciliazione bancaria indipendente Esame dell'uso di strumenti di pagamento prenumerati Osservazione delle evidenze del confronto indipendente Financial Statement Assertion E/ O C A C O a a a a Esame delle riconciliazioni bancarie a a P D IPO R O V C A V R a a a a a a Riconciliazione e controllo indipendente degli estratti conto fornitori con le registrazioni nei partitari Verifica della riconciliazione e della verifica indipendente a a a a a Riconciliazione mensile o settimanale e controllo indipendente degli estratti conto bancari Verifica della riconciliazione bancaria e del controllo indipendente a a a a a Slide 75

Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli - Pagamenti Fasi Attività 2.2 Registrazi one Pagamenti Segregati on of duties- Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Ritardo nella registrazione dei pagamenti Pagamento effettuato ma non registrato Pagamenti registrati in un periodo errato Errata totalizzazione dei pagamenti a libro cassa, a libro giornale e nelle ulteriori evidenze di supporto (scadenzario) Non è assicurata un adeguata segregazione dei ruoli E' svolta periodicamente una analisi indipendente dei tempi che intercorrono tra le date di registrazione dei pagamenti e le date indicate sui documenti di pagamento Riconciliazione giornaliera dei pagamenti con le rilevazioni nei partitari Riconciliazione giornaliera dei pagamenti effettuati con le registrazioni nella prima nota cassa e nei partitari Riconciliazioni del libro cassa, delle registrazioni in contabilità generale e delle ulteriori evidenze a supporto E' previsto un sistema di accessi al sistema controllato (ad esempio sono controllati e separati gli accessi al sistema relativamente a : Oda, Rda, Pagamenti, custodia dei beni e servizi..) Verifica delle esame indipendente Financial Statement Assertion E/ O C A C O a P D IPO R O V C A V R Revisione delle riconciliazioni giornaliere dei pagamenti con le rilevazioni nei partitari a a a a Verifica delle riconciiazioni giornaliere a a a a Revisione della concordanza tra i totali delle varie fonti informative a a a a a a Verificare che siano previsti dei blocchi autorizzativi automatici/manuali a a a a a a a Slide 76

Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti e pagamenti Flow chart livello 1: Microsoft Visio Drawing Flow chart livello 2: Microsoft Visio Drawing Flow chart livello 3: Microsoft Visio Drawing Slide 77

Separazione dei compiti ( Segregation of Duties ) Conflitti di alto livello Slide 78

Separazione dei compiti ( Segregation of duties ) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli 1. Separazione tra le attività di movimentazione e custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione e custodia dei beni medesimi Applicazione SOD al Ciclo Acquisti Funzione Acquisti versus Reparto Operativo che emette la Richiesta di Acquisto (RdA) Funzione Acquisti versus Magazzino Ricevimento merci Registrazione della fattura passiva versus Funzione Contabilità Fornitori 2. Separazione tra l'attività di rilevazione contabile e le responsabilità operative di gestione Contabilità Fornitori versus Tesoreria Contabilità Fornitori versus Contabilità Pagamenti Contabilità Fornitori versus Contabilità Generale Slide 79

Aspetti legati alle frodi Pagamenti non autorizzati Beneficiari fraudolenti Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronico di fondi Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione del management Accesso alla cassa Collusione tra ufficio acquisti e fornitori Assegnazione di contratti di fornitura Slide 80

Domande? Slide 81