ISTRUZIONI PER LA GESTIONE DEI FINANZIAMENTI RELATIVI AL PROGRAMMA MARCO POLO 1. Adempimenti per il pagamento dell anticipo ai beneficiari Entro la data stabilita dal dipartimento per deliberare sulle domande Marco Polo il proponente deve consegnare alla Segreteria di Dipartimento la lettera della struttura ospitante che indica l accettazione del richiedente nella propria sede e il periodo del soggiorno. Il Dipartimento potrà decidere se accettare: - lettere in originale - lettere inviate via e-mail, in formato PDF scannerizzate con carta intestata e firma del referente presso la struttura. Qualora il beneficiario non presenti richiesta di anticipo, il Dipartimento non è tenuto a versarlo. Nel caso in cui il beneficiario richieda l anticipo, questo deve essere corrisposto, prima della partenza, in misura pari al 70% dell intera cifra assegnata allo stesso. NOTA BENE Tale anticipo può essere pagato solo dietro presentazione da parte del beneficiario della lettera di invito della struttura ospitante di cui sopra. 2. Adempimenti per il pagamento del saldo a seguito del rientro dei beneficiari Al rientro in Italia il beneficiario deve inserire nella procedura la relazione scientifica sull attività svolta, la lettera conclusiva della struttura ospitante nonché il modulo di richiesta incentivo (intero o saldo, in dipendenza della richiesta di anticipo presentata o meno prima della partenza) debitamente compilato. Pertanto, se prima della partenza è stata presentata richiesta di anticipo, occorre consegnare alla Segreteria di Dipartimento il modulo compilato nella parte di richiesta del saldo. Il Dipartimento, nella persona del Direttore di Dipartimento o del Segretario Amministrativo, deve accedere alla procedura on line per approvare o meno il soggiorno all estero svolto presso la struttura straniera ospitante. In caso di approvazione si può procedere alla chiusura definitiva della pratica premendo il pulsante Salva e chiudi. La Segreteria di Dipartimento può a questo punto procedere al pagamento dell incentivo Marco Polo (intero o saldo, vedi sopra) al beneficiario. 1
3. Gestione degli eventuali residui relativi a budget Marco Polo Nel caso in cui, una volta deliberate le assegnazioni, rimangano per la tornata in corso dei residui di budget programmato, tali residui possono essere riportati nel Budget Integrato di Dipartimento dell anno successivo. Inoltre, se non vengono utilizzati tutti i fondi assegnati con delibera ai beneficiari, ad esempio a causa di rientri anticipati degli stessi o rinunce (vedi anche punto 4.), tali fondi saranno riportati all anno successivo. Tutti i fondi eventualmente residui relativi al budget Marco Polo dovranno essere utilizzati esclusivamente per finanziare successive tornate del Programma Marco Polo. 4. Rinuncia da parte degli Assegnatari In caso di rinuncia da parte degli assegnatari, il Dipartimento, in via discrezionale, può decidere di assegnare gli incentivi a candidati che seguono nella graduatoria stilata dal Consiglio di Dipartimento o Organo delegato, compatibilmente con la disponibilità finanziaria. 5. Deroghe alla regole del Programma Marco Polo Il Dipartimento è l unico preposto a decidere in merito ad eventuali deroghe al bando Marco Polo in relazione a: - posticipo della partenza oltre il limite massimo consentito dal bando; - cambio della struttura straniera presso la quale il beneficiario intende effettuare il soggiorno o cambio del referente all estero; - interruzione del periodo di soggiorno all estero per partecipazione a convegni o similari; - rientro anticipato rispetto al periodo richiesto e autorizzato; - ogni altra situazione particolare non prevista dal bando. 6. Gestione del cofinanziamento della struttura in caso di rinunce o spesa inferiore a quella deliberata Qualora il Dipartimento abbia programmato di utilizzare un proprio cofinanziamento a sostegno del Programma Marco Polo e, dopo la delibera di approvazione delle richieste, intervengano rinunce o si verifichino rientri anticipati con conseguente minore spesa, il cofinanziamento reso disponibile in sede di programmazione e non utilizzato rientra nella disponibilità della struttura che ne disporrà l utilizzo a propria discrezione. Potrà ad esempio: - rimetterlo a disposizione dei docenti che eventualmente avessero reso disponibili propri fondi di ricerca; - riportarlo all anno successivo vincolato al Programma Marco Polo - decidere una qualunque diversa destinazione. 2
7. Modalità di gestione contabile del Programma Marco Polo Premessa - Gli incentivi connessi al Programma Marco Polo assumono, dal punto di vista finanziario, la tipologia di un rimborso spese forfetario e, pertanto, senza la necessità dell acquisizione dei documenti di spesa relativi alla permanenza all estero. Inoltre tale rimborso forfettario non è soggetto a ritenute fiscali e previdenziali. Creazione e Modifica dell anagrafica In caso in cui i beneficiari dell incentivo Marco Polo fossero assegnisti di ricerca, borsisti post dottorato, o dottorandi (ovvero personale non dipendente) le Strutture dipartimentali potranno direttamente procedere alla creazione e/o alla modifica dell anagrafica. Consigli per le liquidazioni degli incentivi - Per le liquidazioni di tali incentivi si procede alla contabilizzazione, all interno del modulo missioni di CIA, di un dettaglio di spesa per l importo relativo all anticipo richiesto (70%) e/o del saldo (30% o 100% nel caso in cui l interessato non abbia richiesto l anticipazione). Il Programma Marco Polo finanzia soggiorni di ricerca all estero, non finanzia invece la frequenza a corsi di Formazione. Pertanto, nell ambito delle liquidazioni degli incentivi, si consiglia di seguire le seguenti coordinate finanziarie: - conto finanziario: F.S.1.2.1.02 Altre borse e premi di ricerca ; - natura bene/servizio: EC1517 Borse per esperienze di studio all estero - causale contabile: 4850 Incentivo Programma Marco Polo - codice SIOPE: G.S. 3160 Altre borse Nella gestione finanziaria è sufficiente creare una prenotazione di spesa per isolare l assegnazione complessiva dedicata la Programma Marco Polo; altre modalità, quali la creazione di un progetto, vengono lasciate alla libera autonomia gestionale della struttura scientifica così come l eventuale utilizzo delle partite di giro per la contabilizzazione dell eventuale anticipo al beneficiario. Viene fornito, di seguito, un esempio di contabilizzazione di un anticipo Marco Polo. 3
POLO Marco Scegliere la tipologia del beneficiario PLMRC49A55E944X Polo Marco Inserire la data di partenza Inserire la data presunta del rientro (la durata del soggiorno dovrà essere compresa tra un minimo di 3 mesi ed un massimo di 6 mesi 01/01/2009 01/05/2009 Il programma Marco Polo finanzia soggiorni all estero Indicare sempre all interno della descrizione la tornata di selezione. Anticipo (o saldo) incentivo MARCO POLO XVI TORNATA 4
Come tipo spesa si consiglia di selezionare altre spese viaggio Anticipo (o saldo) incentivo MARCO POLO XVI TORNATA Londra Indicare la località o l area di destinazione 5
POLO Marco 6