Release 4.90 Manuale Operativo BILANCI E ANALISI DEI DATI Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche In questo manuale sono descritte le procedure per effettuare la stampa del bilancio il caricamento dei saldi e i bilanci esterni alla procedura il trasferimento dei dati tra lo studio commercialista e l azienda: in particolare questo strumento permette al consulente di fornire al cliente le rettifiche effettuate dal commercialista in sede di bilancio.
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 ELABORAZIONE E STAMPA PROSPETTO CONTABILE... 3 1.1 Riclassificazione e Stampa... 3 1.1.1 Stampa di un periodo storicizzato... 9 1.2 Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto Tra Bilanci... 10 1.3 Stampa Bilancio Completo (Prospetto + Nota) in PDF\A... 11 1.3.1 Un ipotesi operativa per generare il file PDF\A completo... 12 1.3.2 Come generare un PDF\A da un PDF con pdfcreator... 14 1.4 Manutenzione Storici Riclassificazione (esercizi storici)... 18 1.5 Approfondimenti importanti... 20 1.5.1 Arrotondamenti... 20 1.5.2 Arrotondamento Conto Economico... 21 2 GESTIONE SALDI DI BILANCIO E RETTIFICA... 22 2.1 Gestione SALDI DI BILANCIO... 23 2.1.1 Caricamento dei saldi... 24 2.1.2 Ricerche e automatismi... 26 2.1.3 Caricamento diretto dei conti nel Piano dei conti... 27 2.2 Caricamento Bilanci da Esterno... 29 2.2.1 Modelli di importazione... 31 2.2.1.1 Standard... 31 2.2.1.2 Personalizzato... 32 2.2.1.3 Da altro software (paragrafo tecnico)... 33 3 TRASFERIMENTO RETTIFICHE DA STUDIO AD AZIENDA... 35 3.1.1 Stampa delle rettifiche di bilancio... 37 3.1.2 Passaggio dati automatico da STUDIO ad AZIENDA... 38 3.1.2.1 Scarico rettifiche per società cliente (STUDIO)... 38 3.1.2.2 Carico rettifiche da database commercialista (AZIENDA)... 40
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 3 1 ELABORAZIONE E STAMPA PROSPETTO CONTABILE 1.1 Riclassificazione e Stampa Con questa funzione si procede all elaborazione del prospetto contabile per singolo anno di riferimento. La stampa permette di storicizzare i dati, salvandoli in un apposito archivio (accessibile da un altra funzione) al fine di elaborare i bilancio con anni comparati. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Riclassificazione e Stampa: Prima di tutto e necessario determinare il Tipo Riclassificazione che si desidera elaborare (nella nuova modalità BCE). Successivamente, occorre determinare l arco temporale di elaborazione del bilancio: Le opzioni principali sono due: Genera nuovo Bilancio: la procedura rielabora i saldi contabili, riclassificandoli secondo il modello scelto; è possibile indicare le date di Inizio e termine del periodo nei campi adiacenti. Solo se l arco temporale corrisponde all intero esercizio verrà richiesto se storicizzare i valori, ovvero, di salvare l elaborazione in un archivio storico per la stampa di confronto fra più anni. Una volta salvati, potranno essere ri-stampati e visualizzati in altre funzioni. Utilizza dati storicizzati: permette di stampare tutti i bilanci già elaborati e salvati nell archivio storico (quindi, elaborati con la precedente opzione) relativi anche a esercizi passati (diversi da quello in corso, senza necessariamente cambiare la data di elaborazione)
4 Manuale Operativo Sono state create una serie di opzioni di stampa, divise per area d interesse, che permettono di ottenere diversi tipi di bilanci. Area DETTAGLIO SINGOLI CONTI: Genera dettagli: in stampa vengono presentati, per ogni voce del bilancio cee, i conti contabili associati con i rispettivi saldi. Selezionando l opzione si attivano anche i campi successivi. Solo descrizione conti: i conti contabili saranno stampati senza il rispettivo codice, solo con la descrizione. Raggruppa Clienti/Fornitori: questa opzione permette di stampare non le singole anagrafiche clienti o fornitori, ma solo il saldo complessivo del conto di collegamento. Si ricorda che nel caso in cui il conto abbia un doppio collegamento, ovvero uno positivo e uno negativo, il saldo sarà diviso nei due conti collegati. In questo modo si possono evidenziare quei crediti che affluiscono nelle passività e i debiti che devo apparire nei crediti. Area FORMAZIONE NUOVI BILANCI: Includi scritture extracontabili + Ratei/Risconti: per includere nell elaborazione dei saldi di bilancio solo i costi e ricavi di competenza (Ratei e risconti) e le scritture extracontabili. Storicizza Bilanci: il campo si attiva se nella tabella Tipi di Riclassificazione il flag Aggiorna storico non è selezionato (quindi spetterà all utente scegliere quando storicizzare i dati di bilancio). Se è attivo, il campo risulta ingrigito. Area OPZIONI STAMPA: Senza numero di pagina: con questa opzione è possibile stampare il bilancio CEE senza numero di pagine, per permette a chi esporta il bilancio su file, tipo Word, di rielaborare i dati e quindi successivamente rinumerare le pagine. Solo voci significative: il bilancio verrà stampato solo con le voci che presentano un saldo diverso da Zero. Arrotonda Importi: per elaborare un bilancio senza decimali. Bilancio in forma abbreviata: questa opzione permette di elaborare il bilancio in forma Abbreviata. Grazie alla matrice BCE, è possibile stampare il bilancio sia in forma Ordinaria (senza flag), oppure quella in forma Abbreviata (con il flag) a discrezione dell utente. Bilancio Compattato: questa opzione consente di stampare il bilancio evitando il salto pagina tra una sezione e l altra. Effettuando la stampa senza questa opzione, il bilancio viene elaborato in forma ordinaria.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 5 Area SEGNALAZIONI In fase di stampa vengono segnalate all utente se esistono delle deroghe nelle descrizioni alla struttura BCE, e che se si storicizzano i dati questi verranno salvati anche nella nota integrativa. Con Conferma si procede alla stampa, con Esci si annulla il processo. Premendo Conferma, vengono visualizzati una serie di messaggi e di richieste quali: 1 - Messaggio d avviso: Questo messaggio ricorda all utente che nessun operatore deve inserire movimenti contabili, mentre si elabora il bilancio. 2 - Richiesta dati fiscali della società: i campi si presentano già compilati, con i dati indicati in anagrafica società: possono essere modificati e/o completati con i dati che saranno presenti in stampa
6 Manuale Operativo 3 - Messaggio di avviso che appare nel caso in cui la stampa sia già stata eseguita con dati storicizzati: la risposta affermativa (SI) determina una cancellazione dei dati storici ed un ricalcolo degli stessi, mentre la risposta negativa (NO) determina la sola stampa dei dati senza il loro salvataggio. Con Annulla si ritorna alla maschera iniziale. Attenzione!! se sono stati caricati dati storici manualmente attraverso la funzione Manutenzione storici, non si dovrà mai rispondere di SI a questo messaggio, altrimenti saranno persi i dati caricati manualmente. Storicizzazione dei Bilanci e della Nota L utente può storicizzare le voci di bilancio (ossia salvare i dati nell archivio storico ai fini della comparazione dei bilanci) solo quando il periodo scelto coincide con l inizio e la fine dell esercizio. Se, per esempio, si sceglie di stampare un bilancio semestrale, i dati non saranno storicizzati e comparirà il seguente messaggio: Ogni volta che il bilancio viene storicizzato, anche i saldi contabili della nota integrativa saranno aggiornati. Quindi se si desidera aggiornare le tabelle della nota, è sufficiente rieffettuare questa stampa. Rispondendo SI o NO all ultimo messaggio, viene visualizzata l anteprima di stampa:
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 7 Intestazione: 1. la dicitura della descrizione della valuta, viene letta dalla tabella valuta, campo descrizione 2. la dicitura Bilancio CEE al viene letta dalla tabella Tipi di riclassificazione, campo descrizione Opzione a scelta dal menù utilità stampa data e ora di stampa Nella prima pagina viene riportata l intestazione, con i dati richiesti dal secondo messaggio in fase di stampa. La descrizione della valuta e la descrizione del tipo di bilancio sono modificabili nella rispettive tabelle (quali Tabella valuta - campo Descrizione e Tabella Tipo di Riclassificazione - campo Descrizione per il bilancio ordinario o Descrizione Ricl. Ridotto per il bilancio Abbreviato). Grazie al pulsante di export è possibile accede ad una maschera che consente di selezionare, tra diverse opzione, come esportare il bilancio in un altro formato, come word, excell, pdf, ecc :
8 Manuale Operativo Nella selezione Format si sceglie in quale formato si desidera esportare i dati, mentre il campo Destination determina particolari modalità di esportazione, si consiglia di lasciare sempre Disk File. Una volta scelto OK, viene chiesto dove salvare il file, quindi si apre la finestra di navigazione. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 9 1.1.1 Stampa di un periodo storicizzato Nel caso in cui si procede al caricamento manuale (o alla modifica) dei saldi di Bilancio CEE dalla funzione Manutenzione Storici, è molto importante effettuare le successive operazioni di stampa nel modo corretto. Infatti, i dati inseriti con questa metodologia vengono memorizzati in una tabella apposita e storicizzati : in questo modo, tali dati potranno essere riportati sia sulla Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto tra Bilanci. Nel caso in cui si voglia, invece, procedere con una stampa di un Bilancio già storicizzato dalla Funzione Riclassificazione e Stampa, sarà necessario operare come segue, avendo l accortezza di selezionare l opzione Utilizzo Dati Storici: Non selezionare l opzione Intervallo Date Se erroneamente si seleziona l opzione Intervallo date (indicando nei campi successivi l intervallo di date dell esercizio storicizzato) e si procede alla stampa, la stessa risulterà completamente bianca (in quanto, questa opzione richiede la presenza di dati contabili inseriti nella prima nota, non nella manutenzione storici). Inoltre, se inavvertitamente si risponde di SI alla richiesta di aggiornare i dati memorizzati, gli stessi dati (inseriti in Manutenzione storici manualmente o con l import da Taxbil) saranno completamente persi: E molto importante ricordare sempre questa modalità operativa, rispondendo sempre di NO al messaggio sopra indicato.
10 Manuale Operativo 1.2 Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto Tra Bilanci La funzione Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto tra Bilanci permette di ottenere una stampa di confronto dei dati su due esercizi, tipicamente l esercizio corrente ed il precedente storicizzato. Il confronto può essere operato indicando fino a 3 esercizi. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Stampa Bilanci Ufficiali e Confronto tra Bilanci: Come per la funzione di Riclassificazione e Stampa, abbiamo le seguenti opzioni: Arrotonda Importi; Solo Voci significative; Non stampare il Numero di pagina; Con Stampa si procede alla stampa, con Esci si annulla il processo. Premendo Stampa, viene visualizzata una maschera con la richiesta dei dati fiscali della società, alla conferma della quale viene presentata l anteprima di stampa. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa e cliccando sul pulsante si procede ad Esportare il bilancio in un altro formato.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 11 1.3 Stampa Bilancio Completo (Prospetto + Nota) in PDF\A La procedura permette di generare i file in formato PDF da allegare all invio telematico del bilancio: in particolare, è possibile generare un file unico che includa sia il prospetto contabile sia la nota integrativa. A tale proposito, ricordiamo che: Il PROSPETTO CONTABILE viene elaborato dal programma tramite un report (Crystal Report) che può essere direttamente esportato in pdf (oppure in altri formati, come word). La NOTA INTEGRATIVA viene prodotta in formato word: pertanto, ai fini dell esportazione in pdf, deve essere predisposta all origine, generandola con la modalità chiamata Nota no Link 1. E questo il documento che deve essere utilizzato per la generazione del PDF! Inoltre, per i bilanci chiusi al 31/12/2008 alcune Camere di Commercio impongono che i file di bilancio siano inviati nel formato PDF/A: a tale fine, sono disponibili diversi software per convertire file già in pdf (e\o in altri formati) in PDF\A. Fatte queste premesse, l utente può utilizzare diverse metodologie per la generazione del file pdf: nel seguito, suggeriamo una delle modalità operative che possono essere adottate, che consiste prima nella generazione dei file dal programma contabile, quindi nella loro conversione nel formato Pdf\A. La generazione del pdf/a può essere fatta in diversi modi: nel presente documento, descriviamo la modalità operativa utilizzando una procedura chiamata pdf creator che è una procedura scaricabile gratuitamente da internet. Per utilizzare le funzioni di seguito descritte, sono necessari i seguenti programmi (nelle versioni indicate) che l utente può comodamente installare anche scaricandoli agli indirizzi di seguito indicati: - Acrobat Reader 9 : www.datalog.it\downking490\pdf_a\adberdr910_it_it.exe - PDFCreator 0_9_8: www.datalog.it\downking490\pdf_a\pdfcreator-0_9_8_setup.exe Ricordiamo che per verificare se un documento PDF è di Tipo tradizionale o di tipo PDF/A, basta aprire il documento con AcrobatReader con le modalità consuete: se il documento generato è conforme allo standard PDF/A, alla sua apertura apparirà la scritta Il documento viene visualizzato in modalità PDF/A. 1 questa modalità integra le tabelle Excel all interno del documento come formato immagine, in quanto normalmente le tabelle sono esterne al documento e vengono richiamate tramite un collegamento.
12 Manuale Operativo 1.3.1 Un ipotesi operativa per generare il file PDF\A completo 1) Generazione del file pdf del Prospetto contabile Dall anteprima di stampa della funzione Riclassificazione e Stampa cliccare sull icona a forma di busta: Appare una maschera: scegliere la prima voce Acrobat Format (PDF) Salvare il file in un percorso su disco (a scelta dell utente). 2) Generazione della Nota Integrativa in word con opzione No Link Ne ricordiamo brevemente i passaggi: Entrare nella nota integrativa elaborata creare la Nota integrativa con il pulsante Crea Nota selezionare il file della Nota e premere il pulsante Nota No_link viene creato un nuovo file con un nome composto da quello della nota integrativa + la dicitura _NoLink. 3) Generazione del file PDF\A unico Vediamo adesso come operare l unione in un PDF/A unico di più file: anche in questo caso, ipotizziamo di avere più file, in formato pdf oppure in formato word, che vogliamo unire un unico PDF/A. Eseguire dal menù Start Avvio PDFCreator
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 13 Cliccare su Arresta la Stampante e ridurre a icona la finestra Apparirà quindi l icona della stampante PDFCreator nella taskbar in basso a destra. Arrestata la stampante, tutti i file inviati in stampa sulla stampante PDFCreator non verranno più stampati immediatamente, ma verranno accodati in stampa, fino a quando la stampante arrestata in precedenza non verrà riavviata. Cliccando sul tasto Stampante PDFCreator., selezionare i documenti da unire e inviarli in stampa selezionando la Una volta selezionati tutti i documenti da unire in un unico file, riattivare la stampante PDFCreator con un doppio click sull icona nella Taskbar. doc Dalla funzione Documento Unisci tutti della finestra della stampante PDFCreator i documenti I due documenti verranno così uniti in un unico file: Riavviare quindi la stampante cliccando su ; il tasto tornerà verde e il processo di stampa verrà riattivato; si aprirà automaticamente la finestra per il salvataggio del file e procedere come descritto per la generazione del pdf/a per singolo documento.
14 Manuale Operativo 1.3.2 Come generare un PDF\A da un PDF con pdfcreator Utilizzando le stesse procedure sopra descritte e installate ( pdf creator ), possiamo convertire un file già in PDF in PDF\A utilizzando i seguenti passaggi Ipotizziamo di avere un file bilancio.pdf che rappresenta il nostro bilancio in formato pdf: vogliamo convertire questo formato nel nuovo formato pdf/a. 1) Selezionare Stampa all interno dal menù File Viene aperta la finestra di scelta delle stampanti:
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 15 2) Selezionare tra le Stampanti presenti PDF Creator e cliccare su OK. 3) Si aprirà quindi la finestra del programma PDF Creator per impostare le opzioni di salvataggio del file; cliccare su Opzioni
16 Manuale Operativo 4) Selezionare la voce Salvataggio e scegliere PDF/A-1b nel campo Formato del documento predefinito e salvare Selezionare PDF/A-1b 5) Si ritornerà quindi alla finestra precedente, nella quale è necessario nuovamente salvare le impostazioni
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 17 6) Verrà pertanto richiesto il percorso ed il nome per il salvataggio del nuovo file nel formato PDF/A. Scegliere il percorso e il nome desiderati e salvare
18 Manuale Operativo 1.4 Manutenzione Storici Riclassificazione (esercizi storici) La procedura consente, tramite un apposita funzione, di inserire i dati di bilancio relativi a esercizi non gestiti con la procedura. Permette di effettuare la manutenzione degli storici dei bilanci riclassificati 2, al fine di: L inserimento manuale e la variazione degli importi dello storico di tutti gli esercizi elaborati (è sufficiente cliccare sull importo e modificare il valore). L aggiornamento delle voci memorizzate (potrebbe essere necessario spostare le risultanze memorizzate in seguito ad una modifica delle voci che costituiscono un determinato tipo di riclassificazione). La suddivisione degli importi dei valori nelle voci del PDC che gestiscono separatamente gli importi Entro 12 Mesi ed Oltre 12 Mesi. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Manutenzione storici riclassificati: 2 E una tabella che contiene sia i dati elaborati con la funzione Riclassificazione e Stampa sia i dati qui inseriti.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 19 Per procedere, è necessario innanzitutto compilare i campi di Testata: Tipo di riclassificazione: codice del Tipo riclassificazione bilanci, richiamabile dalla lista corrispondente Esercizio: in questo campo è possibile selezionare l esercizio contabile del quale si desidera modificare i valori. NumRiga: campo non ancora abilitato Crea Esercizio : alla pressione del relativo pulsante è possibile creare eventuali esercizi pregressi necessari per il caricamento del Bilancio CEE degli anni precedenti a quelli elaborati. Gli esercizi creati sono da considerarsi come chiusi e sono utilizzati al solo scopo di caricare il Bilancio CEE (o un altra riclassificazione) di quell anno, al fine di effettuare comparazioni con il bilancio dell esercizio in corso. Questa particolare funzione è utile nel caso in cui l utente abbia caricato i dati contabili solo per un anno e desidera fare un bilancio civilistico su due anni. Indicato l esercizio sul quale operare, si visualizzano i dati nel Dettaglio, che corrispondono alle voci di riclassificazione: Voce/Descrizione: codice della voce di riclassificazione e descrizione associata Tipo: vengono specificate le diverse voci che compongono il Piano dei Conti, in particolare: C=Commento: determina voci descrittive e permette di avere descrizioni nulle. S=Sezione: specifica che la voce corrisponde ad un capomastro che rappresenta l inizio di una serie di voci di Dettagli. D=Dettaglio: è la voce di riclassificazione che si collega al sottoconto presente nel Piano dei conti. T=Totale: permette di ottenere un totalizzatore della sezione. Questa dicitura è sola una indicazione quindi non modificabile. Importo: valore della voce di riclassificazione modificabile. In fondo alla maschera sono presenti dei pulsanti che si attivano nel caso in cui, dopo aver creato un esercizio storico (non elaborato in contabilità es. esercizio -1 ), si è scelto di modificare i saldi: Carica Saldi : accede direttamente alla funzione Gestione Saldi Bilancio, e consente il caricamento dei saldi relativi all esercizio in elaborazione Stampa Bilancio : <funzioni in sviluppo> Stampa Bilancio di Verifica: <funzioni in sviluppo>
20 Manuale Operativo 1.5 Approfondimenti importanti 1.5.1 Arrotondamenti Per gestire correttamente gli arrotondamenti sono stati creati delle rispettive voci nella struttura: 2-01-07-07 Arrotondamento (tra le altre riserve del patrimonio netto). 5-05-01-10 Arrotondamento (tra i proventi straordinari). 5-05-02-10 Arrotondamento (tra gli oneri straordinari). La gestione degli arrotondamenti richiede un approfondimento particolare, in quanto per effetto dell aggregazione dei valori, l arrotondamento delle singole voci può non corrispondere all arrotondamento della somma o differenza. Secondo le indicazioni del ministero quando si arrotonda 3 lo STATO PATRIMONIALE, la codifica delle voci segue il seguente ordine d importanza: Lettere dell alfabeto maiuscole (esempio: A, B, C); Numeri romani (esempio: I, II, III); Numeri arabi (esempio: 1,2,3); Lettere dell alfabeto minuscole (esempio: a,b,c,), L arrotondamento delle voci dello stato patrimoniale segue il seguente iter: viene arrotondata ogni voce contraddistinta con la lettera dell alfabeto minuscola (esempio. a,b,c). la voce di stato patrimoniale contraddistinta dai numeri arabi (esempio: 1,2,3) deriva dalla somma delle voci contraddistinte dalle lettere dell alfabeto minuscole (esempio: a,b,c). la voce di stato patrimoniale contraddistinta da numeri romani (esempio: I,II, III) deriva dalla somma delle voci contraddistinte dai numeri arabi (esempio: 1,2,3). la voce di stato patrimoniale contraddistinte dalle lettere dell alfabeto maiuscole (esempio: A,B,C) deriva dalla somma delle voci contraddistinte dai numeri romani (esempio: I,II,III). il totale dell attivo ed il totale del passivo sono la somma delle voci contraddistinte con lettere dell alfabeto maiuscole (esempio: A,B,C,D,E). Il totale dell attivo in centesimi di euro corrisponde con il totale del passivo, sempre in centesimi di euro. Con l arrotondamento all unità di euro delle voci dello stato patrimoniale, il totale dell attivo ed il totale del passivo possono trovarsi nella seguente situazione: totale attivo = totale passivo totale attivo > totale passivo totale attivo < totale passivo Nel caso sub 1) la somma algebrica dei differenziali dello stato patrimoniale è zero, cioè si compensano. Nel caso sub 2) la somma algebrica dei differenziali dello stato patrimoniale determina un aumento delle riserve del patrimonio netto, al fine di esporre il pareggio dello stato patrimoniale. Nel caso sub 3) la somma algebrica dei differenziali dello stato patrimoniale determina una riduzione delle riserve del patrimonio netto, al fine di esporre il pareggio dello stato patrimoniale. La somma algebrica degli arrotondamenti è imputata alla voce A) VII Altre riserve. 3 Da il fisco n.2/2003 fasc. n.1 p.410
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 21 1.5.2 Arrotondamento Conto Economico La codifica delle voci del conto economico segue il seguente ordine di importanza: lettere dell alfabeto maiuscole (esempio: A, B, C); numeri arabi (esempio: 1,2,3); lettere dell alfabeto minuscole (esempio: a,b,c). L arrotondamento delle voci del conto economico segue il seguente iter: Viene arrotondata ogni voce contraddistinta con la lettera dell alfabeto minuscola (esempio: a,b,c). La voce del conto economico contraddistinta con numeri arabi (esempio:1,2,3) deriva dalla somma delle voci contraddistinte con lettere dell alfabeto minuscole (esempio:a,b,c). La voce del conto economico contraddistinta con lettera dell alfabeto maiuscola (esempio: A,B,C) deriva dalla somma algebrica delle voci contraddistinte dai numeri arabi (esempio: 1,2,3). Nel conto economico, la somma algebrica degli arrotondamenti deve essere imputata a Proventi straordinari oppure ad Oneri straordinari per far si che l ammontare dell Utile (Perdite) dell esercizio corrisponda a quello arrotondato. Ricordiamo che la stampa con dettagli contabili arrotondati potrebbe non coincidere con la stampa senza dettagli. Infatti ricordiamo che l arrotondamento di voci aggregate può non coincidere con l arrotondamento delle singole voci e quindi con la loro somma.
22 Manuale Operativo 2 GESTIONE SALDI DI BILANCIO E RETTIFICA Creato il collegamento dei conti alle voci di bilancio e alle altre matrici, la procedura legge i dati contabili durante le operazioni di stampa e riclassifica i valori contabili nel Bilancio CEE e nella Nota secondo le regole impostate nelle singole voci; i dati gestiti sul riclassificati vengono prelevati direttamente dai saldi risultati dai movimenti contabili. Considerando le diverse situazioni e casistiche possibili, la funzione Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica è stata studiata per velocizzare il caricamento dei dati ai fini del bilancio e delle diverse matrici di riclassificazione: consente all utente di caricare direttamente il valore di ogni voce di bilancio, manualmente o da file, generando le relative registrazioni di Prima Nota. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica: La funzione è divisa in due cartelle principali: Saldi di Bilancio Rettifiche e Simulazioni
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 23 2.1 Gestione SALDI DI BILANCIO La funzione è stata pensata per inserire i saldi dei conti ai fini del Bilancio CEE e della Nota Integrativa, relativamente a: Saldo Iniziale Saldo Contabile Velocizza notevolmente il lavoro di inserimento dati, grazie alla griglia di input dati è possibile estrarre tutti i conti codificati nel piano dei conti: operativamente, l utente può caricare per ognuno di essi i valori desiderati e con un'unica conferma generare automaticamente tutti i relativi movimenti contabili in Prima Nota DD. La funzione è un valido strumento che permette di: Procedere all inserimento dei dati contabili direttamente in una griglia, dalla quale automaticamente generare i movimenti in Prima nota [particolarmente utile sia quando si renda necessario aggiornare molti dati contabili in un'unica operazione es. bilancio di apertura]. In questo modo, si velocizza la fase di caricamento dei dati contabili per le società non gestite prima con la stessa procedura oppure nuove società appena create Automatizzare il passaggio dati azienda studio, permettendo la creazione di un interfaccia tra il commercialista e le aziende clienti che gli forniscono periodicamente i bilanci (su cartaceo o in formato file). Il professionista, grazie a questa funzione, può elaborare direttamente i dati di bilancio, e ottenere rapidamente delle situazioni contabili da consegnare al cliente Gestire l importazione di dati esterni da file di diverso formato (xls, txt - con la funzione di Caricamento Dati da File). Strumento fondamentale sia per l azienda che per lo studio del professionista, questo sistema permette di importare bilanci e situazioni contabili sempre aggiornate e senza perdite di tempo. Anche questa funzionalità risulta particolarmente adatta a risolvere le esigenze operative del commercialista, il quale potrebbe avere a disposizione bilanci su file di diverso formato: questi file, rispettando una struttura standard, possono essere importati nella griglia della funzione, aggiornano così la situazione contabile dell azienda. Con questo sistema è possibile, nella pratica, importare dati da file o cartelle di lavoro esterne: in tutti quei casi in cui si elaborano resoconti o analisi su cartelle di lavoro (file xls) esterni, oppure il professionista riceve bilanci su file dall azienda autonoma nella gestione contabile. Può importare anche dati da altri sistemi, in quanto la stessa funzione può essere utilizzata per le aziende che vogliono trasferire i saldi dei conti da un sistema precedente all attuale gestionale (per es. aziende in fase di avviamento, che generano dal sistema precedente dei file nei formati richiesti) Al fine di una maggiore integrazione tra commercialista e azienda cliente, se entrambi utilizzano la stessa proceda, possono attivare una funzione che permette al commercialista di elaborare il bilancio partendo dai dati del cliente e trasferire le modifiche (rettifiche) al cliente. Di seguito saranno presentati i diversi automatismi.
24 Manuale Operativo 2.1.1 Caricamento dei saldi I saldi contabili possono essere inseriti in diversi modi, in funzione del risultato da ottenere: Si possono gestire solo il saldo di apertura, quello finale, oppure apertura con saldi in Dare e in Avere: quest ultima selezione consente non solo di caricare i saldi dei conti ma anche quello dei loro movimenti, informazioni indispensabili se si desidera ottenere in automatico le tabelle per la nota integrativa. A tal fine, sono presenti appositi campi flag, nella testata della maschera, la cui selezione determina il tipo di operazione che l utente andrà a compiere e le colonne che saranno abilitate nella griglia sottostante Il caricamento dei saldi genera dei movimenti contabili, che necessitano quindi di una causale contabile. Queste sono due: una per la generazione dei movimenti con saldo iniziale, bilancio d apertura (es: BAD) e la seconda per i movimenti in dare o avere (es: BPE 4 ). Entrambe le causali sono automaticamente riportate dalla Struttura Contabile: Dal menù Contabilità Servizi Struttura Contabilità cartella Bilancio Di Apertura campo Causale Caricamento Bilancio Apertura Periodica Effettuate le selezioni e le impostazioni nella testata della maschera, cliccando su Estrai vengono estratti in griglia tutti i conti del piano dei conti: per ogni conto sarà visualizzato il saldo iniziale, e sarà possibile intervenire sulle colonne per caricare e variare i valori presenti. I campi nella griglia si attivano in funzione del tipo di operazione selezionato. Nella testata della maschera sono quindi presenti le seguenti opzioni: : selezionando il campo, l utente potrà operare sulla colonna Saldo Iniziale della griglia, per caricare (o modificare) i saldi di apertura dei conti: nel campo adiacente (a destra) è necessario indicare la causale contabile, con la quale saranno generati i movimenti contabili in Prima nota DD, (Es: BAD). Essendo un'unica colonna, nella quale indicare sia importi in dare che in avere, avremo che: i valori con saldo in dare devono essere scritti senza segno i valori con saldo in avere devono essere scritti con segno meno (-). Per confermare, il totale della colonna, ovvero la differenza tra il dare e l avere deve essere uguale e 0. Alla conferma, vengono generati in Prima Nota Iva dei movimenti BAD con i valori immessi; tali registrazioni sono effettuate sempre nella data di inizio esercizio. Per le società per le quali si sono gestiti gli esercizi precedenti, questa opzione è utile per l apertura del primo esercizio gestito (gli anni successivi si potranno utilizzare le funzioni automatiche). 4 Per impostare la causale del bilancio periodico, è obbligatorio creare una nuova causale di tipo DD (es. BPE)
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 25 : con questa opzione è possibile caricare i saldi dare e avere, anche in questo caso saranno generate di movimenti di prima nota con la causale precedentemente inserita (es:bpe). Selezionando il campo, si abilitano altri campi (sulla destra): le modalità di caricamento dei dati possono essere diverse in base alle diverse opzioni scelte: : i valori inseriti saranno comprensivi anche del saldo di apertura; in questo caso, se già esiste un bilancio di apertura con causale BAD, la procedura eseguirà in automatico lo scorporo del saldo di apertura, generando una scrittura solo per la differenza. L utente potrà operare sulle colonne Dare e Avere della griglia, per caricare (o modificare) i saldi dei conti, che dovranno determinare sempre un pareggio tra le due colonne. I movimenti contabili in Prima nota DD saranno generati con la causale contabile associata al campo Saldo Contabile (Es: BPE), che sarà considerata anche per la successiva estrazione dei valori aggiornati (già presenti in Prima Nota DD). : selezionano questa opzione, è possibile editare solo l ultima colonna della griglia, ovvero il Saldo Finale; i valori con saldo in avere devono essere scritti con segno meno (-). Con questa modalità, si possono caricare i saldi finali dei conti. Se esistono dei saldi dare-avere, questi saranno automaticamente adeguati al nuovo saldo appena inserito, oppure se esiste solo il saldo di apertura, sarà generato per differenza l importo dare o avere. L utente può anche selezionare il campo : all estrazione, i saldi presenti in contabilità non vengono riportati e si presenta una griglia vuota, pronta per l inserimento dei dati. Questa funzione è utile se si desidera inserire un nuovo bilancio senza avere gli importi precedenti. Nel campo è possibile indicare la data con cui saranno salvati i movimenti del bilancio periodico, in Prima nota DD (di difetto è proposta la data di elaborazione). Selezione contemporanea campi Saldo Contabile e Saldo iniziale: con queste due opzione selezionate, si possono caricare sia i saldi contabili Dare - Avere che il Saldo Iniziale. Al conferma saranno generati due movimenti contabili divisi per causale: Il primo con la causale del bilancio d apertura definitivo (es BAD) e il secondo con la causale del bilancio Periodico (es: BPE).
26 Manuale Operativo 2.1.2 Ricerche e automatismi Nella funzione sono stati inseriti i seguenti automatismi, che velocizzano le ricerche dei dati: Parametri di ricerca (in alto, a sinistra): è possibile utilizzare un piccola barra di ricerca che permette di ricercare i conti in base alla loro natura, Attività, Passività, Costi, Ricavi e d Ordine. Ricerca per natura, il cursore si posiziona sulla prima voce. Es: se si preme su C, si posiziona sulla prima voce di natura costo Ricerca testuale, usare il carattere * se non si conosce la parte di descrizione che si sta cercando Come per il collegamento del piano dei conti alle voci di riclassificazione, il tasto F8 permette di scorrere tutte le voci trovate, o quelle con saldo diverso da zero. Posizionamento delle colonne (griglia): è modificabile anche la pozione delle colonne nella griglia. Tendo premuto con il tasto destro sul nome della colonna questo diventa spostabile, come in figura: E possibile così spostare la colonna nella zona che si preferisce. Se si esce dalla maschera, il posizionamento viene automaticamente perso (come previsto dallo standard di windows); effettuate le modifiche, cliccando con il tasto destro sulla griglia e comparirà il seguente menù: Per salvare le impostazioni personalizzate scegliere la prima opzione. Con la seconda opzione è possibile ripristinare, in qualsiasi momento, la configurazione originale.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 27 2.1.3 Caricamento diretto dei conti nel Piano dei conti E stato creato un automatismo che permette di caricare, in maniera veloce, un piano dei conti mentre si è in fase di input dei dati di bilancio, così da creare sia un nuovo conto sia un intero piano conti, se la società in esame non ne ha uno già caricato (società nuova). La funzione è stata pensata per ottimizzare il lavoro del consulente, il quale deve caricare manualmente il piano conti di un azienda cliente e, contemporaneamente, deve creare un piano conti strutturato. L automatismo di abilita mentre si è in inserimento nella griglia della funzione (quindi, effettuata l estrazione dei conti) e si presenta in diverse modalità, tramite i tasti funzione: Tasto funzione F5 inserimento diretto nuovi conti: se durante l inserimento dei saldi si preme il tasto F5, la procedura entra nella funzione Caricamento Tabellare Dei Conti (funzione facente parte dell anagrafica del Piano dei conti). Inserito il conto in questa funzione, con Conferma (oppure premendo il tasto F10 ) la maschera di inserimento dei conti si chiude e si ritorna nella funzione del caricamento dei saldi. Per creare un conto dalla Gestione Saldi Bilancio, basta posizionarsi sulla riga dove inserire il nuovo sottoconto (in base alla struttura del pdc), sotto il mastro o conto di riferimento, e cliccare F5. Si apre il Piano Dei Conti a Gestione Tabellare, con il cursore gia posizionato sulla riga vuota, pronta per essere editata nella sezione richiesta: nel campo Codifica è possibile digitare tanti punti quanti sono i livelli del conto e la parte di codice nuova, mente nel campo successivo la Descrizione. Nel caso si desideri modificare gli attributi, si può agire nelle selezioni posizionate in fondo alla maschera. Esempio: Si desidera creare un nuovo conto tra i costi d impianto (con il codice 101050), posizionandosi sulla riga dove si vuole creare il conto, quindi sul conto 101040 del conto in griglia, cliccare F5 si apre la maschera del Pdc. Quindi digitando..050 la procedura creerà il conto 1 01 050 ereditando tutte gli attributi dai livelli superiori, ovvero se è un costo oppure una attività, se ha l analisi di segno, ecc. Una volta digitato il codice si procede con l inserimento della descrizione. Nell esempio ( che è il caso di una struttura del pdc con un carattere per il mastro e due per il conto) scrivendo due punti la procedura capisce che si sta creando un sottoconto (che ha due livelli superiori) se si scrive invece un punto la procedura Attributi modificabili
28 Manuale Operativo Tasto funzione F6 Composizione automatica del conto: se durante l inserimento dei saldi si preme il tasto F6 sulla riga dove si vuole creare il nuovo conto, la procedura entra nella funzione Caricamento Tabellare Dei Conti e, in base alla posizione del cursore, leggerà il conto dove si è premuto il tasto, compilando in automatico il codice. In questo modo, la procedura creerà un nuovo conto, codificandolo in modo automatico, senza che l utente debba digitarne manualmente il codice ma la sola descrizione. Tutte le funzioni F5 e F6 sono disponibili anche cliccando due volte sulla riga interessata, e con il seguente menù: Le prime due funzioni permettono di spostarsi sulla riga successiva o su quella precedente con saldo diverso da zero. Mentre l inserimento della riga con F5 permette di creare un nuovo conto con codice e descrizione, e con tasto F10 si conferma l operazione per tornare nuovamente nella maschera inserimento saldi di bilancio. L ultima opzione permette di creare un nuovo conto con codifica automatica e descrizione manuale e con tasto F10 si conferma l operazione per tornare nuovamente nella maschera inserimento saldi di bilancio.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 29 2.2 Caricamento Bilanci da Esterno Il modulo BILANCI è stato progettato per lavorare anche in correlazione con altri software contabili, dai quali riceve in modo automatico sia la struttura del piano dei conti che i saldi del bilancio di verifica. La funzione Gestione Saldi di bilancio da la possibilità all utente di configurare i parametri di acquisizione liberamente e importare un intero piano dei conti da zero (senza necessariamente avere inserito la struttura dei mastri e conti). Premendo il pulsante Carica da File viene visualizzata la maschera: Tramite i seguenti pulsanti è possibile definire la modalità di importazione: Standard : per selezionare una tra 9 configurazioni standard che prevedono le combinazioni di tutti i casi previsti per i campi da importare. Personalizzato : per permettere all utente di impostare manualmente il numero e la sequenza dei campi da importare, in modo tale di adattarsi ad un tracciato record che non rientra nelle configurazioni standard. Da altro software : per eseguire in modo automatico una funzione esterna, che è stata opportunamente sviluppata di standard o da terzi per importare in modo automatico i dati da un altre software gestionale. Le specificità di dette funzioni sono descritte nei prossimi paragrafi.
30 Manuale Operativo Una volta effettuata l importazione di un piano dei conti completo, saranno caricati in griglia i codici conti e i relativi saldi; in griglia sono stati aggiunte le colonne: Saldo iniz.: per l importazione del valore del saldo iniziale Gruppo: per indicare il gruppo di bilancio del conto importato, definendo sia mastri sia conti che i sottoconti, con le relative descrizioni, così da strutturare l intero piano dei conti. La dimensione del numero di caratteri per conti e sottoconti viene controllata in base alla struttura del piano dei conti definito nella funzione di struttura di contabilità. Se viene rilevato un sottoconto che non ha il conto, o addirittura nemmeno il mastro, gli stessi vengono generati in modo automatico: l utente dovrà soltanto modificarne la descrizione (che viene proposta uguale alla descrizione del sottoconto). Il tipo gruppo viene assegnato in base al livello superiore (in questo caso è stato prelevato dal mastro); per modificare la descrizione si devono attivare i seguenti flag: Dapprima il flag Visualizza solo righe con segnalazioni Quindi il flag Modifica Descrizione e gruppo. Nel caso in cui si specifica il sottoconto ma non esiste ne il conto ne il mastro, e sul file non è stato fornito il gruppo, è necessario inserire in questa fase il gruppo di bilancio al livello di mastro: in modo automatico verrà esteso ai livelli inferiori.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 31 2.2.1 Modelli di importazione Vediamo ora in dettaglio i modelli di importazione disponibili come Formati di Importazione. 2.2.1.1 Standard Cliccando sul pulsante Standard viene visualizzata la seguente maschera nella quale l utente deve selezionare una delle configurazioni previste, in base al tracciato record del file che si deve importare: Sono stati inseriti i seguenti campi importabili da un file esterno: Tipo Gruppo: per poter inserire direttamente una nuova voce nel piano dei conti Saldo iniziale: per caricare i dati completi di saldo iniziale (necessario per la nota integrativa) Sul file da importare, i campi devono essere delimitati dal carattere punto e virgola (;). Sono stati inseriti dei controlli di congruenza, per i quali la configurazione selezionata deve essere coerente con le causali contabili definite nella maschera principale; in base alla selezione dei flag Saldo iniziale e Saldo contabile vengono attivate o meno le configurazioni: Se è abilitato solo il flag Saldo iniziale è possibile utilizzare le prime 3 configurazioni, in quanto deve essere fornito solo un valore che in base al segno sarà considerato in dare o in avere. Se è abilitato solo il flag Saldo contabile è possibile utilizzare le prime 6 configurazioni. Se sono abilitati entrambi i flags sono abilitate le ultime 3 configurazioni che prevedono la presenza sia del saldo iniziale che del saldo contabile.
32 Manuale Operativo 2.2.1.2 Personalizzato Cliccando sul pulsante Personalizzato viene visualizzata la seguente maschera che consente di selezionare i campi (nella sequenza in cui sono presenti nel file) e anche il carattere separatore. Per impostare la configurazione dei campi, dalla sezione Campi: selezionare con il mouse un campo nella finestra di sinistra (1) premere il pulsante con la freccia > il campo selezionato viene mostrato nella finestra di destra (2) In questo modo, che tutti i campi presenti nella finestra di destra devono rappresentare i campi presenti sul file da importare, nella stessa sequenza. Sono presenti alcuni controlli di congruità: il campo Conto deve essere sempre presente nella configurazione, e deve essere presente il campo Importo o la coppia dei campi Importo Dare \ Importo Avere in funzione delle scelte operate nella maschera principale (flag Saldo Iniziale Saldo Contabile). Le altre frecce presenti permettono di: < ri-portare l elemento dalla finestra di destra (2) alla finestra di sinistra (1) << ri-portare tutti gli elementi dalla finestra di destra (2) alla finestra di sinistra (1) >> portare tutti gli elementi dalla finestra di sinistra (1) alla finestra di destra (2) Per impostare il carattere separatore, dalla sezione Separatore selezionare un campo tra Punto e Virgola, Tabulazione, oppure Altro per specificare manualmente un carattere (nel campo a lato); in quest ultimo caso è necessario impostare un carattere che non va a interferire sulla logica dei dati (ad esempio, non impostare la virgola o il segno che non verrebbero interpretati in modo corretto ). A questo punto, si dovrà richiamare il file da importare, richiamabile cliccando sul pulsante con i punti di sospensione ; quindi premere il tasto Conferma per avviare il caricamento. Se non si specifica il file, alla conferma verrà solamente salvata la configurazione in modo tale di proporla al successivo utilizzo della funzione (Tabella Esperienze).
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 33 2.2.1.3 Da altro software (paragrafo tecnico) E possibile collegare la procedura ad un programma predefinito di importazione, allo scopo di effettuare in modo automatico l importazione dei dati che sono stati elaborati da un altro software gestionale, evitando l esecuzione di procedure manuali da parte dell utente. In questo caso, il risultato dell elaborazione deve essere depositato in un file che ha la struttura di uno dei 9 formati standard previsti, in modo tale che alla fine si riconduce ad una normale importazione di un file standard. E in previsione la creazione di programmi standard per importare bilanci dai principali software gestionali: in qualsiasi caso, il cliente che necessita funzioni personalizzate può farle realizzare da terzi ed attivarle da questa maschera con le stesse modalità di quelle che saranno realizzate nel programma. Cliccando sul pulsante Da Altro Software viene visualizzata la seguente maschera, nella quale l utente deve impostare i parametri necessari per attivare la funzione esterna. Nella maschera è possibile richiamare funzioni già inserite oppure aggiungere nuove funzioni. I dati richiesti sono principalmente tecnici per cui è necessario impostarli solo se effettivamente si conosce il contenuto e le terminologie per evitare possibili malfunzionamenti del sistema; per questo motivo si consiglia l impostazione da parte di personale tecnico.
34 Manuale Operativo INSERIMENTO DI UNA NUOVA FUNZIONE - per inserire una nuova funzione si deve premere il pulsante Aggiungi Funzione e compilare i seguenti campi : Nome funzione: nome descrittivo che specifica la funzione Nome della dll: nome fisico del componente che effettua l importazione ( viene richiamata esclusivamente una dll ) Classe di importazione: per poter eseguire la dll si deve specificare la classe Formato standard: selezionare uno dei 9 formati standard previsti Path del file generato: specificare la cartella in cui la funzione di importazione genera il file Nome del file: specificare il nome del file generato Per salvare la configurazione si deve premere il tasto Conferma : i parametri delle funzioni vengono salvati nel file di configurazione.ini nella sezione Funzioni di import : Esempio: [FunzioniDiImport] Func1=IMPORTAZIONE DA SOFTWARE ABC [FunzImp\IMPORTAZIONE DA SOFTWARE ABC] FuncName=IMPORTAZIONE DA SOFTWARE ABC DLLName=ABC.DLL ClassName=CAPPLICATION Tipo=6 Path=C:\import\ Filename=file.txt Le funzioni vengono numerate con un numero progressivo ( es. Func1, Func2 ecc). Se si vuole attivare subito la funzione di importazione si deve premere il tasto Esegui. ATTIVAZIONE DI UNA FUNZIONE ESISTENTE - per attivare una funzione esistente, selezionarla tra l elenco di quelle definite: i dati della funzione vengono caricati nella maschera. Per eseguire la funzione premere il tasto Esegui. E possibile modificare i parametri di una funzione esistente, e salvare le modifiche con Conferma.
BILANCI E ANALISI: Stampa Bilancio, Gestione Saldi e Rettifiche - 35 3 TRASFERIMENTO RETTIFICHE DA STUDIO AD AZIENDA E il caso di aziende che elaborano in autonomia la contabilità clienti e Iva, e devono inviare i dati di bilanci al consulente per la redazione del bilancio e delle dichiarazioni: considerando che l azienda potrebbe utilizzare (in versione aziendale) la stessa procedura, si possono verificare le seguenti situazioni: Il CLIENTE utilizza la STESSA PROCEDURA contabile dello studio In questo caso, l azienda cliente potrà inviare direttamente il database della società al commercialista: quindi, il consulente procede con Il caricamento dell archivio nel proprio sistema (sovrapponendo l eventuale installazione precedente) La registrazione delle rettifiche A fine lavoro, deve poter inviare all azienda cliente i movimenti di rettifica e tutte le impostazioni che sono state variate nel piano dei conti e nei relativi collegamenti: il cliente riceve così i dati dal commercialista (sotto forma di archivio) e li integra nel suo database, accodando le registrazioni a quelle esistenti. L operazione può essere ripetuta l anno seguente. Il CLIENTE utilizza una PROCEDURA DIVERSA da quella utilizzata dallo studio In questo caso, l azienda cliente non potrà inviare il database al commercialista, ma gli fornirà i dati dei saldi in modo cartaceo oppure tramite file: tali dati potranno essere inseriti manualmente (o importati in automatico, se presentati su file di formato idoneo) nella funzione Gestione saldi di bilancio e rettifiche. Il commercialista effettua le rettifiche: a fine lavoro, ottiene una stampa che elenca le registrazioni di rettifica inserite, in modo che il cliente possa reinserire nel proprio sistema. Ovviamente, questa opzione potrebbe essere utilizzata anche da un cliente che utilizza la stessa procedura, ma che per qualsiasi motivo opta per l inserimento manuale dei dati; nel successivo anno il commercialista riprenderà l archivio del cliente, ma sarà costretto però a reinserire le impostazioni. L automatismo si sviluppa su 3 funzioni, pensate quindi per agevolare il lavoro di aggiornamento dei dati contabili tra azienda e commercialista, e richiede delle impostazioni di base.