Servizi di e-business Eni Fornitore Marketplace Versione 04/2017
Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del Marketplace in qualità di fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2
Sommario Ricercare gli ordini 5 Visualizzare l ordine d acquisto 10 Esportare gli ordini d acquisto 11 Prendere in carico l ordine 12 Inserire la proposta di entrata merci (PEM) 16 Salvare la proposta di entrata merci (PEM) 18 Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) 23 Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni a testo libero 28 Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni da catalogo 30 Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Note e allegati 33 37 3
Salvare la proposta modulo di acquisizione (PMdA) 37 Monitorare le PEM e le PMdA 40 Rielaborare o inserire nuove PEM e PMdA in seguito a rifiuto 43 Visualizzare il report Documenti 45 Cambiare la password 50 Uscire dal servizio 51 Informazioni utili 52 Copyright e trademark 53 4
Il Marketplace permette lo scambio di documenti elettronici tra gli Eni e i fornitori. Grazie a questo strumento, il fornitore ha la possibilità di visualizzare, prendere in carico ed inserire le proposte entrate merci e moduli di acquisizione degli ordini Eni. 5
1 2 3 All accesso sul Marketplace, il fornitore visualizza una schermata principale suddivisa in tre elementi principali: Filtro Ricerca (1) Ordini d Acquisto (2) Proposte Entrata Merce / Modulo di Acquisizione (3). 6
Ricercare gli ordini Filtro Ricerca Nel Filtro Ricerca, sono disponibili vari criteri con i quali effettuare la ricerca su Marketplace: Numero documento - inserire il numero d ordine; Rif. Fornitore è inserito direttamente dal fornitore durante la fase di Presa in Carico. La ricerca mediante tale filtro è pertanto possibile solamente dopo tale fase; prima di allora il dato non è presente a sistema. 7
Ricercare gli ordini Filtro Ricerca Data creazione al permette il filtro in base al lasso di tempo in cui gli ordini vengono creati; Società consente la ricerca degli ordini creati da una specifica società Eni; Stato del documento imposta la ricerca degli ordini in base allo stato; Data modifica al indicare il periodo in cui è stata effettuata la modifica degli ordini. 8
Ricercare gli ordini Filtro Ricerca I differenti stati che l ordine può assumere sono: Nuovo - ordine appena ricevuto e non ancora elaborato; Modificato - ordine su cui è stata effettuata una modifica; Accettato - ordine già preso in carico dal fornitore; Cancellato - ordine cancellato da Eni. N.B. Il fornitore tramite il Marketplace non può cancellare l ordine. Occorrerà contattare la figura Eni di riferiemnto che lo ha creato. Una volta impostati i criteri ricerca, cliccare sul tasto Cerca per far apparire i risultati. Per re-inizializzare il filtro di ricerca, premere invece il pulsante Reset. 9
Visualizzare l ordine d acquisto Per visualizzare l ordine in formato pdf selezionare la riga desiderata e cliccare sul pulsante Ordine d Acquisto. Premendo sul pulsante X è possibile scaricare il pdf. Alcuni pdf saranno firmati digitalmente pertanto presenteranno la dicitura Firmato, tutte le firme sono valide. 10
Esportare gli ordini d acquisto Cliccando sul pulsante Esportazione, Esportare in Excel è possibile scaricare un file in formato Excel contenente l elenco degli ordini visualizzati. 11
Prendere in carico l ordine Le tipologie di ordini d acquisto che il fornitore può ricevere sul Marketplace sono: Ordini di materiali (o di consegna - OdC) Ordini di servizi (o ordini di lavoro OdL) Ordini a valore. In base a tali tipologia, il sistema permetterà l inserimento di Proposte Entrate Merci (PEM), per gli ordini di materiali Proposta Modulo di Acquisizione (PMdA), per gli ordini di servizi e a limite. Le PMdA potranno essere: o o PMdA di stima, PMdA definitive. N.B. L approvazione delle PEM e delle PMdA definitive permette l emissione della fattura e il relativo pagamento. 12
Prendere in carico l ordine Selezionando l ordine e cliccando sul pulsante Presa in carico appare una maschera in cui è possibile inserire nel campo Rif. Fornitore un riferimento alfanumerico all ordine. In alcuni casi è disponibile un campo addizionale, Riserva per Accett., ove è possibile annotare eventuali note per la riserva dell ordine. Cliccare quindi sul pulsante Presa in carico. 13
Prendere in carico l ordine In alcuni casi, nella mascherina sarà presente anche la ricevuta di firma digitale dell ordine. Procedere allo stesso modo inserendo il Rif. Fornitore e cliccare Presa in carico. A valle della presa in carico, il documento passa dallo stato Nuovo allo stato Accettato e si visualizza il messaggio Ordine XXX preso in carico con successo. 14
Inserire la proposta entrata merci o la proposta modulo di acquisizione Dopo la consegna delle merci o l erogazione dei servizi, il fornitore ha la possibilità di inserire, in base alla tipologia di ordine, una proposta entrata merci o una proposta modulo di acquisizione. Si presenteranno perciò due possibili schermate (A e B) cliccando sul pulsante Conferma. A B 15
Inserire la proposta di entrata merci (PEM) Se si presenta la schermata A, il fornitore sta inserendo una proposta entrata merci poiché il documento è un ordine di materiali. A 16
Inserire la proposta di entrata merci (PEM) Nelle PEM è obbligatoria la compilazione dei seguenti dati: Nome della conferma, Riferimento (n. di bolla) e Data di consegna. È possibile effettuare una conferma totale inserendo tutte le quantità insolute di ogni posizione oppure PEM parziali con solamente la quantità già spedita; per le parziali, occorrerà elaborare una nuova PEM con le quantità rimanenti. 17
Salvare la proposta di entrata merci (PEM) Il sistema permette il salvataggio della PEM al fine di proseguire nell elaborazione in un altro momento. Per parcheggiare la PEM, cliccare sul pulsante Salvare. Ad avvenuto salvataggio, compare il messaggio soprariportato. 18
Salvare la proposta di entrata merci (PEM) Le PEM salvate vengono riportate nella sezione Proposte Entrata Merce / Modulo di Acquisizione in stato In attesa. Per riprendere l elaborazione delle PEM salvate cliccare sul numero identificativo. 19
Inserire la proposta di entrata merci (PEM) Effettuata la compilazione della proposta entrata merci, prima di concludere, è consigliabile cliccare sul pulsante Controllare per visualizzare eventuali messaggi d errore. Se compare La conferma non contiene errori, è possibile procedere alla conferma. 20
Inserire la proposta di entrata merci (PEM) Cliccando su Confermare, apparirà una maschera che permetterà di completare l inserimento della PEM (tasto SI) oppure di ritornare alla creazione per effettuare eventuali modifiche (tasto NO). Una volta effettuata la proposta entrata merci, il sistema visualizza un messaggio con il numero della PEM creata su Marketplace. 21
Inserire la proposta di entrata merci (PEM) Cliccando sul pulsante refresh presente in alto, il fornitore visualizza il Riferimento Conferma Eni che è stata generata dal sistema e che è in approvazione ad Eni. Quando la figura Eni approva, la proposta entrata merci viene registrata automaticamente sul SAP societario. 22
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Se invece selezionando un ordine e cliccando su Conferma il sistema visualizza la schermata sotto riportata si procederà con l inserimento di una proposta modulo di acquisizione, in relazione ad un ordine di servizi. B Cliccando sulla freccetta a lato del numero dell ordine è possibile visualizzare il dettaglio posizionale dell ordine ed avere evidenza dei valori e quantità ordinati e confermati. 23
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Selezionare la riga desiderata dell ordine e cliccare sul pulsante Continuare. Si aprirà una schermata in cui inserire i dettagli relativi alla proposta modulo di acquisizione. Il documento è articolato in due sezioni Riepilogo e Note e allegati. 24
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) - Riepilogo All interno del documento, sezione Riepilogo, in base alla selezione effettuata per il campo Flag di Stima, si creerà una MdA Definitiva o un MdA di Stima. Se approvata lato Eni, MdA definitiva permetterà al fornitore la fatturazione. 25
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) - Riepilogo Nella sezione Riepilogo, è obbligatoria la compilazione dei seguenti campi: Dati inizio Prestazione e Data fine Prestazione, la Data di consegna, la quantità e il Riferimento. 26
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni a testo libero Per i soli ordini a valore, il fornitore ha la possibilità di consuntivare inserendo posizioni come testo libero oppure da apposito catalogo elettronico. Cliccando sul pulsante Aggiungere posizione compariranno tali voci. Inserire descrizione, quantità, unità e prezzo della posizione da aggiungere nella PMdA e cliccare sul pulsante Aggiungere. 27
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni a testo libero Aggiungendo la posizione verrà riportata come sottoposizione della posizione generica dell ordine a valore. Aprendo il dettaglio della posizione generica, è riportata la posizione aggiunta. Per la posizione aggiunta è possibile consultare il dettaglio posizionale. 28
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni da catalogo Cliccando su una delle altre voci si aprirà il catalogo elettronico MDM dal quale scegliere gli articoli con i quali poter consuntivare. 29
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni da catalogo Ogni fornitore visualizza sul catalogo elettronico i soli articoli che gli appartengono. Utilizzare la barra di ricerca posta in alto per cercare tramite parole chiave uno specifico articolo e cliccare su Cercare. N.B. Per le altre funzionalità del catalogo si rimanda al manuale SAP MDM catalog presente sul portale. 30
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni da catalogo Il fornitore deve selezionare gli articoli desiderati, inserire le quantità e cliccare sul pulsante Aggiungere al carrello acquisti. Una volta completata la selezione, procedere alla trasmissione degli stessi al Marketplace premendo sul pulsante Chiudere ordine d acquisto. 31
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Aggiungere posizioni da catalogo La trasmissione degli articoli scelti da catalogo aggiunge delle sottoposizioni alla posizione generica, così come quelle a testo libero. Cliccando sul numero identificativo della posizione, sarà ancora possibile modificare la quantità. 32
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Note e allegati Nel tab Note e allegati della PMdA, è possibile inserire appunti testuali cliccando su Aggiungere e su Testo fornitori. Nella schermata che comparirà inserire il testo e cliccare sul pulsante OK. 33
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Note e allegati È possibile inserire un allegato all interno della PMdA cliccando sul pulsante Aggiungere allegato. Nella schermata seguente, inserire il percorso del file aiutandosi con il pulsante Sfoglia e la descrizione. 34
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Note e allegati In base a dove si vuole attribuire l allegato, selezionare dal menù a tendina l opzione desiderata (Dati generali o Posizione singola). Nel caso di posizione singola, sarà necessario scegliere il numero posizione: cliccare sull icona a lato e scegliere tra una di quelle presenti nella lista. 35
Inserire la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Note e allegati Cliccare infine sul pulsante OK per completare l operazione di aggiunta dell allegato. In Allegati, si aggiungerà una riga con l allegato inserito a sistema. Nel caso si voglia modificare la descrizione appena inserita, selezionare la riga e cliccare su Elaborare descrizione. Se si desidera cancellare, premere invece su Cancellare. 36
Salvare la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Premendo sul pulsante Salvare, è possibile parcheggiare come bozza il documento per le successive rielaborazioni. 37
Inviare la proposta modulo di acquisizione (PMdA) È consigliabile verificare prima dell invio gli inserimenti effettuati cliccando sul pulsante Controllare; se il documento è compilato correttamente, il sistema presenterà il messaggio 'La conferma non contiene errori. Se si desidera inviare la proposta in approvazione ad Eni, premere sul pulsante Confermare. Premere su Si per proseguire con l invio della stessa all inseritore della conferma Eni e su No per annullare l operazione. 38
Inviare la proposta modulo di acquisizione (PMdA) Cliccando sul pulsante Aggiornare, si visualizza il numero della PMdA all interno del campo Riferimento Conferma Eni. La PMdA sarà sottoposta all approvazione di una o più figure Eni che potrà decidere di approvare o rifiutare il documento. 39
Monitorare le PEM e le PMdA Tornando alla schermata principale e selezionando la riga dell ordine, nella sezione Proposte Entrata Merce / Modulo di Acquisizione è possibile monitorare i documenti inseriti e comprenderne lo stato d avanzamento. Per essere sicuri di visualizzare dati non obsoleti, premere sempre su Aggiorna. 40
Monitorare le PEM e le PMdA Cliccando sul numero identificativo della PEM o PMdA è possibile visualizzarne il contenuto. Nel dettaglio riepilogativo, è possibile visualizzare il campo Riferimento Conferma Eni che rappresenta il numero della PEM / PMdA lato Eni. 41
Monitorare le PEM e le PMdA N.B. Quando tutte le posizioni dell ordine vengono confermate non è più possibile creare nuove proposte di conferma a meno che quelle precedenti non siano state rifiutate dall utente. In questo caso a sistema comparirà cliccando su Conferma il seguente messaggio bloccante. 42
Rielaborare o inserire nuove PEM e PMdA in seguito a rifiuto In seguito a rifiuto da parte della figura Eni di competenza, il fornitore riceve notifica via mail. In base alla tipologia d ordine, sarà possibile: A. Creare una nuova PEM / PMdA - lo stato della PEM / PMdA risulterà Rilascio respinto. B. Rielaborare la medesima PEM / PMdA rigettata lo stato della PEM / PMdA risulterà In attesa. A B 43
Rielaborare o inserire nuove PEM e PMdA in seguito a rifiuto Se la proposta entrate merce / modulo di acquisizione risulta essere Rilascio respinto, occorrerà procedere all inserimento di un nuovo documento con le medesime modalità. A Se invece lo stato risulta essere In attesa, si potrà procedere con la rielaborazione dello B stesso. Cliccare sul numero identificativo del documento e procedere all elaborazione. 44
Visualizzare il report Documenti Il fornitore ha la possibilità di visualizzare sotto forma di reportistica il riepilogo degli ordini cliccando su Documenti. 45
Visualizzare il report Documenti È possibile impostare dei criteri di ricerca per filtrare gli ordini; una volta compilati i dati, cliccare sul pulsante Cerca. Si visualizzeranno nella parte sottostante tutti gli ordini che rispondo ai criteri impostati. Per tornare alla situazione iniziale e sbiancare i filtri, premere invece su Inizializza. 46
Visualizzare il report Documenti È possibile estrarre gli ordini visualizzati in due differenti formati: formato pdf premendo sul pulsante Versione Stampa; formato excel cliccando sul tasto Esportazione e poi su Esportare in Excel. 47
Visualizzare il report Documenti Cliccando sull identificativo contenuto nella colonna PEM si visualizzano i dettagli della conferma precedentemente inserita. 48
Visualizzare il report Documenti Lo Stato PEM/PMdA può essere valorizzato in differenti modi: In approvazione: la conferma è in carico alla figura Eni che dovrà decidere se approvarla o rifiutarla; Approvato: la conferma è stata approvata e registrata correttamente; In Attesa: la conferma è stata parcheggiata (salvata senza invio) oppure è stata rifiutata e dev essere rielaborata; Rilascio respinto: la conferma è stata rifiutata ed occorre crearne una nuova. 49
Cambiare la password Se si desidera modificare la password cliccare sulla sezione Personalizzare. Entrare perciò in modalità editabile cliccando su Modificare. Inserire la password precedente e quella nuova negli appositi campi e cliccare su Salvare. 50
Uscire dal servizio Per uscire dal servizio e-business, cliccare sul pulsante Eseguire logoff presente in alto della schermata. 51
Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Eni, disponibile sia telefonicamente che via e-mail. I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 52
Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. È vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 53