Manuale Amministratore BPIOL EASY

Manuale Amministratore BPIOL EASY Poste Italiane S.p.A. Patrimonio BancoPosta 1 di 21

Indice 1 Introduzione...3 2 Glossario...3 3 Gli strumenti necessari all accesso al sistema...3 4 Come si accede al sistema...3 5 La pagina iniziale e le voci del menù...4 6 Gestione azienda...6 6.1 Dati...6 6.2 Operatori Firmatari... 7 6.3 Rapporti... 11 7 Le funzioni generali...12 7.1 Estratto conto online (richiesta attivazione/revoca)...13 7.2 Gestione sicurezza...15 7.2.1 Certificazione numero cellulare... 15 7.2.2 Variazione numero cellulare... 17 7.3 Le istruzioni operative: Manuali BPIOL... 18 8 Apposizione Firma Elettronica tramite OTP...18 9 Il cambio della password...20 10 Login Operatore Login Amministratore...21 2 di 21

1. INTRODUZIONE Il presente manuale descrive la guida all uso del servizio BancoPostaImpresaOnline, profilo EASY, denominato in seguito BPIOL EASY, da parte dell Amministratore di Sistema, cioè colui che all interno dell azienda è stato delegato alla gestione e configurazione degli operatori e dei rapporti di conto corrente collegati on line, nonché alla verifica dei dati anagrafici dell azienda ed al controllo delle disposizioni spedite dagli Operatori preventivamente abilitati. Successivamente alla sottoscrizione del contratto BPIOL EASY, al momento dell attivazione del servizio, le procedure di Poste Italiane generano la combinazione dei tre codici di accesso al servizio per la figura dell Amministratore di Sistema: codice azienda e codice utente che saranno consegnati a quest ultimo contestualmente alla sottoscrizione del contratto, su supporto cartaceo (lettera di benvenuto) o via email/pec; password che sarà inviata via SMS al numero di cellulare dichiarato in fase di sottoscrizione del contratto. 2. GLOSSARIO Termine/Acronimo BPIOL EASY OTP UP CBI Definizione Piattaforma WEB BancoPosta per Liberi professionisti e Ditte Individuali One Time Password Ufficio Postale Consorzio Customer to Business Interaction 3. GLI STRUMENTI NECESSARI ALL ACCESSO AL SISTEMA Per un ottimale visualizzazione del sito, si consiglia la dotazione e/o l aggiornamento di uno dei seguenti browser: Chrome; Microsoft Internet Explorer versione 7 o superiori; Firefox versione 3.0 o superiori; Opera 9 o superiori; Safari 3 o superiori. 4. COME SI ACCEDE AL SISTEMA L Amministratore di Sistema, con la ricezione delle credenziali come sopra descritto, potrà effettuare il primo accesso accedendo al sito www.poste.it, collegandosi alla pagina dedicata al servizio BancoPostaImpresaOnline e digitando nel riquadro a destra i seguenti dati: Codice Azienda: composto da 10 caratteri; tale codice non può essere modificato; Codice Utente: composto da 10 caratteri, coincide con il Codice Azienda; tale codice non può essere modificato; Password: deve essere modificata, dopo il primo accesso e successivamente alla scadenza prevista ogni 180 giorni solari, secondo le regole pubblicate nella pagina web di cambio password. 3 di 21

Figura 1 Pagina di accesso a BPIOL In caso di blocco password dell Amministratore di Sistema: durante il primo accesso al servizio (dopo 5 tentativi errati) è necessario richiedere il ripristino della stessa contattando il numero verde indicato nella pagina di accesso a BPIOL; per tutti gli accessi successivi al primo (dopo 3 tentativi errati), lo sblocco della stessa avverrà in automatico dopo 30 minuti. In caso di smarrimento della password dell Amministratore di Sistema: è necessario richiedere la remissione della stessa contattando il numero verde indicato nella pagina di accesso a BPIOL. 5. LA PAGINA INIZIALE E LE VOCI DEL MENÙ A seguito dell autenticazione sul sito WEB, secondo le modalità sopra descritte, l Amministratore di Sistema accede alla pagina di benvenuto contenente le voci di Menù: GESTIONE AZIENDA FUNZIONI GENERALI La pagina di benvenuto presenta nel riquadro principale la sezione NEWS, dedicata alle informazioni inviate da Poste Italiane all azienda. Nel riquadro sono presenti le seguenti icone, visibili al passaggio del cursore sulla barra del riquadro NEWS per visualizzare gli ultimi aggiornamenti eventualmente ricevuti; per ridurre la vista alla sola barra NEWS oppure per estendere la visualizzazione dei messaggi; per chiudere il riquadro. 4 di 21

Figura 2 Pagina di benvenuto Per ripristinare il riquadro selezionare il link Personalizza questa pagina e, successivamente cliccare sul link Ritorna a Standard. Figura 3 Personalizzazione 5 di 21

6. GESTIONE AZIENDA In questa sezione l Amministratore di Sistema può visualizzare e, in alcuni casi, aggiornare in modalità mirata le configurazioni che riguardano: Dati: informazioni anagrafiche dell azienda registrate in automatico dal sistema a seguito del censimento e/o variazione della posizione effettuata dagli operatori di Poste Italiane; Operatori Firmatari: sono censiti in automatico dal sistema. L Amministratore di Sistema può convalidarli assegnandogli e/o modificandone la password e lo stato; Rapporti: in questa sezione l Amministratore di Sistema può visualizzare l elenco dei conti associati al proprio contratto BPIOL EASY. Figura 4 Gestione Azienda 6.1 Dati Selezionando la voce di menù Dati si visualizzano i dati anagrafici dell azienda titolare del servizio BPIOL. Figura 5 Dati anagrafici dell azienda 6 di 21

6.2 Operatori Firmatari Tramite questa funzione è possibile visualizzare o modificare gli Operatori Firmatari già censiti dal sistema. Per ogni Operatore Firmatario, l Amministratore di Sistema può visualizzare le informazioni anagrafiche e le relative abilitazioni (tutti gli Operatori sono abilitati in automatico a tutti i rapporti presenti ed a tutte le funzioni disponibili). Selezionando la funzione si accede alla maschera di fig. 6 in cui, è possibile ricercare gli Operatori Firmatari già censiti al fine di visualizzare i dettagli di profilatura e modificarne le impostazioni (sblocco dell account e assegnazione nuova password di accesso). Figura 6 Operatori Firmatari La seguente funzionalità consente di visualizzare ed eventualmente modificare un operatore censito. Impostando il filtro di ricerca si visualizza la lista degli operatori censiti: Figura 7 Lista Operatori Firmatari censiti 7 di 21

Gli operatori presenti in lista sono tutti firmatari. Gli operatori censiti ma non abilitati dall Amministratore di Sistema sono evidenziati in rosso; gli operatori abilitati dall Amministratore di Sistema invece, sono evidenziati in nero. In questa sezione è possibile selezionare la funzione Dettaglio per visualizzare/modificare i dati dell Operatore Firmatario selezionato come nell esempio in figura 8. Figura 8 Dettaglio posizione Operatore Firmatario Nel dettaglio sono riportate le informazioni: Dati Anagrafici dell Operatore Firmatario: codice fiscale, cognome, nome, data di nascita, nazione di nascita, provincia di nascita, comune di nascita; Dati di Sicurezza: Username, Data di Scadenza della password, Cellulare: numero di telefono cellulare Certificato: valorizzato con SI se l Amministratore di Sistema ha effettuato la certificazione del numero di cellulare ; Bloccato: valorizzato con SI o NO Codice Firmatario: codice numerico precompilato, presente per gli Operatori firmatari, per l identificazione univoca di questi ultimi nell Anagrafica di Poste Italiane; Ultimo Collegamento: viene indicata la data in cui l Operatore Firmatario ha eseguito l ultimo accesso al Servizio Stato: lo stato di accesso dell Operatore Firmatario, può essere Attivo o Bloccato ; Tentativi login falliti: numero di tentativi che l Operatore Firmatario ha effettuato per entrare l ultima volta in cui si è collegato. 8 di 21

Selezionando il pulsante Modifica è possibile visualizzare i dati dell Operatore Firmatario e modificare quelli relativi alla Sicurezza: Figura 9 Modifica dati Operatore Firmatario censito Dati di Sicurezza: per l attribuzione di una nuova password come indicato nella nota contrassegnata da (*) alla destra della pagina, è da inserire solamente se si desidera modificare l attuale password dell Operatore Firmatario(non visualizzata). La lunghezza minima della password è di 8 caratteri, mentre la lunghezza massima è di 20 caratteri di cui almeno 1 carattere deve essere compreso tra i caratteri speciali (es: $.!,?, ecc.), la password rimane attiva per 180 giorni, l utente verrà avvisato 7 giorni prima della scadenza, dopo 3 tentativi di accesso errati la password verrà bloccata. Stato: da modificare quando l Operatore Firmatario è in stato Bloccato per superamento dei tentativi errati di accesso. 9 di 21

Selezionando il tasto Avanti si prosegue nella visualizzazione della pagina riepilogativa dell Operatore Firmatario con la lista dei rapporti associati e la lista delle funzioni abilitate. Figura 10 Riepilogo dati Operatore Firmatario Le operazioni di modifica si concludono con l apposizione della firma elettronica tramite OTP, come descritto nel paragrafo dedicato. 10 di 21

6.3 Rapporti Questa sezione permette all Amministratore di Sistema di visualizzare la lista dei rapporti associati al servizio BPIOL EASY. Ricerca Rapporti Selezionando dalla pagina web BPIOL EASY le voci Gestione Azienda Rapporti viene esposta la seguente pagina: Figura 11 Lista Rapporti nella quale è possibile visualizzare la lista dei rapporti associati al contratto BPIOL EASY sottoscritto. 11 di 21

7. LE FUNZIONI GENERALI Scegliendo il percorso FUNZIONI GENERALI, l Amministratore di Sistema può usufruire di alcuni servizi che permettono: l attivazione/revoca dell estratto conto on line; la certificazione del numero di cellulare adibito alla ricezione dei codici OTP per la convalida dei dati amministrativi e/o dispositivi e la possibilità di variazione del numero certificato online; la consultazione delle istruzioni operative tramite la consultazione degli appositi manuali operativi. Figura 12 Menù Funzioni Generali 12 di 21

7.1 Estratto conto online (richiesta attivazione/revoca) Per l attivazione/revoca dell estratto conto on line è necessario cliccare sul link Estratto conto online (Fig. 13). Figura 13 Estratto conto online (richiedi/revoca) Il servizio consente all utente di richiedere o di revocare il servizio di ricezione degli estratti conto in formato elettronico. Figura 14 Ricerca richieste attivazione/revoche Il pulsante Disposizione permette di aprire la pagina da cui richiedere l attivazione\revoca del servizio. Si richiede pertanto di: scegliere la Modalità (Cartaceo\Elettronico) e la Periodicità (mensile, trimestrale, semestrale, annuale) di invio; cliccare sul pulsante Modifica. 13 di 21

Figura 15 Richiesta attivazione/revoca del servizio Nella pagina successiva è necessario confermare, attraverso la selezione delle relative caselle, di aver scaricato e preso visione della documentazione relativa al servizio di Estratto conto online e inviare la richiesta con apposizione della firma elettronica tramite OTP. Figura 16 Invio richiesta attivazione/revoca del servizio Le operazioni di attivazione/revoca si concludono con l apposizione della firma elettronica tramite OTP, come descritto nel paragrafo dedicato. 14 di 21

7.2 Gestione Sicurezza Per la certificazione del numero di cellulare adibito alla ricezione dei codici OTP per la firma elettronica e la variazione del numero stesso, è necessario cliccare sulla voce Gestione Sicurezza (Fig. 16). Figura 17 Gestione Sicurezza 7.2.1 Certificazione numero di cellulare Dalla scelta della voce Gestione Sicurezza/Certificazione numero cellulare l Amministratore di Sistema potrà certificare il proprio cellulare secondo questa navigazione. Figura 18 Certificazione numero di cellulare 15 di 21

Una volta inserito e confermato il numero di cellulare da certificare cliccando sul pulsante Avanti si procede con l autenticazione tramite l inserimento del codice OTP (one time password). Cliccando sul pulsante richiedi viene inviato un SMS sul cellulare da certificare contenente la password OTP. Una volta inserito il codice OTP nel relativo campo, cliccando sul pulsante continua si procede con la certificazione del cellulare. Nel dettaglio alla scelta del tasto 1) Annulla, la procedura riporta alla prima pagina della certificazione. 2) Richiedi la procedura richiede la generazione di una One Time Password (OTP) che servirà a certificare il cellulare dell Amministratore di Sistema. Nel momento in cui viene richiesta la OTP viene abilitato il tasto Continua e disabilitato il tasto Richiedi e si hanno 90 secondi per inserire il corretto codice OTP ricevuto via SMS. 16 di 21

Nel caso in cui vengano superati i 90 secondi per l inserimento della OTP si riceverà un messaggio di timeout superato. Nel caso invece di corretta certificazione avremo un messaggio di buon esito. Se viene inserito un numero di telefono diverso da quello presente in Anagrafica, un numero di telefono errato o se viene confermato un numero diverso da quello digitato vengono presentati messaggi di errore specifici. 7.2.2 Variazione numero di cellulare La funzione permette di modificare il numero di cellulare esistente per poi richiederne la relativa certificazione, passando dallo standard illustrato nella certificazione cellulare. L operazione è consentita solo se si è in possesso di un numero di cellulare precedentemente certificato su cui verrà inviato un sms di notifica della variazione richiesta. Nel caso in cui l Amministratore di Sistema non fosse in possesso del numero di telefono precedentemente certificato dovrà recarsi all ufficio postale per il riconoscimento e per poter effettuare la variazione. Dalla scelta della voce Gestione Sicurezza/Variazione numero cellulare l Amministratore di Sistema potrà variare il proprio cellulare secondo questa navigazione. Figura 19 Variazione numero di cellulare 17 di 21

Una volta inserito e confermato il numero di cellulare da certificare cliccando sul pulsante Avanti si procede con l autenticazione tramite l inserimento del codice OTP (one time password). Per procedere con l utilizzo del nuovo numero di cellulare occorre effettuare la conferma (certificazione) del nuovo numero inserito. Una volta inserito e confermato il numero di cellulare da certificare cliccando sul pulsante Avanti si procede con l autenticazione tramite OTP (one time password). Nel caso in cui si effettua una variazione di numero cellulare con un numero già certificato da un altro Operatore Firmatario presente in azienda la variazione non sarà consentita. 7.3 Istruzioni Operative: Manuali BPIOL In questa sezione sarà consentito visualizzare e scaricare il Manuale Operativo relativo alla figura dell Amministratore di Sistema. Figura 20 Manuale Online 8. APPOSIZIONE FIRMA ELETTRONICA TRAMITE OTP Al termine di tutte le operazioni effettuate, l Amministratore di Sistema deve autorizzare tali operazioni attraverso l apposizione della propria firma digitale. Il profilo BPIOL Easy permette di autorizzare i flussi amministrativi/dispositivi attraverso la nuova gestione OTP (One Time Password). Una volta certificato, il numero è disponibile per autorizzare flussi amministrativi o dispositivi. Infatti tale modalità permette di ricevere una OTP sul proprio cellulare autorizzato alle operazioni e confermare, previo verifica della stessa, le operazione in corso. 18 di 21

Nella prima maschera di firma, per tutte le operazioni dispositive, è prevista la visualizzazione del riepilogo ed il primo step di autorizzazione Ottieni il codice OTP via sms. Figura 21 Ottieni il codice OTP via sms Premendo il pulsante Annulla, l utente sceglie di annullare la disposizione e di tornare alla maschera di compilazione della disposizione o all elenco delle disposizioni memorizzate. Premendo il pulsante Richiedi verrà inviato un SMS sul numero di cellulare certificato contenente la password OTP. Figura 22 Inserisci il codice OTP per confermare Una volta inserito il codice OTP nel relativo campo, l Amministratore di Sistema/Operatore firmatario può procedere scegliendo di premere uno dei due tasti abilitati: Annulla, per annullare l operazione di Firma e tornare alla maschera di compilazione della disposizione o all elenco delle disposizioni memorizzate. Continua, per procedere con l esecuzione della disposizione. La transazione termina con la visualizzazione di una maschera riepilogativa dell operazione svolta e l invito a verificarne l esito tramite i link indicati. 19 di 21

9. IL CAMBIO DELLA PASSWORD L Amministratore di Sistema può effettuare il cambio della password accedendo al link Cambio Password presente in alto a destra, come da Figura 23. Figura 23 Link Cambio Password Figura 24 Cambio password Per cambiare la Password il sistema richiede di inserire la Vecchia Password, e di confermare la nuova sia nel campo Nuova Password che Conferma Nuova Password. Premere sul tasto Conferma per terminare la procedura. 20 di 21

10. LOGIN OPERATORE LOGIN AMMINISTRATORE L Amministratore di Sistema, dopo aver eseguito la certificazione del numero di cellulare, effettuando una nuova login come Amministratore di Sistema, potrà visualizzare in alto a destra della Home Page il link Login Operatore con cui sarà possibile accedere al sito operatore. Viceversa una volta entrato come operatore il link visualizzato sulla Home Page sarà Link amministratore così da poter passare più facilmente dal sito operatore al sito amministratore. Trattandosi dello stesso utente, il cambio password sarà consentito solo quando l utente ha effettuato la login come amministratore. Figura 25 Login Operatore è è Figura 26 Login Amministratore 21 di 21