White paper Cinque fattori chiave per la scelta di un computer palmare
Scegliere tra smartphone, PDA e computer rugged disponibili per uso commerciale non è un impresa semplice. Decine di produttori offrono centinaia di dispositivi in migliaia diverse configurazioni, ma solo uno potrebbe essere quello adatto al vostro ambiente specifico e alla vostra forza lavoro. Anziché cercare di rimanere al passo con tutti i prodotti che vengono lanciati e ritirati dal mercato, con le tecnologie aggiunte e le periferiche e i software disponibili, le aziende possono ridurre la scelta rapidamente a poche opzioni possibili seguendo cinque suggerimenti basilari: 1. Tenere in considerazione l ambiente e gli utenti; 2. Attenersi agli standard e alle certificazioni di settore; 3. Semplificare l assistenza; 4. Richiedere flessibilità; 5. Valutare con attenzione il tipo di batterie/alimentazione. Questo white paper illustra in dettaglio questi suggerimenti e come possono essere applicati ad un eventuale processo di selezione dei computer palmari aziendali. 1. Tenere in considerazione l ambiente e gli utenti Il fattore di maggiore importanza per individuare la soluzione adatta per un computer palmare aziendale è l ambiente in cui verrà utilizzato. La percentuale di guasti dei dispositivi portatili varia sensibilmente, dall 11 al 38% all anno 1, il che indica il livello di robustezza del computer palmare e in quale misura sia adatto all ambiente di utilizzo specifico. Ad esempio, un palmare che cade su un pavimento rivestito di moquette non deve essere altrettanto robusto di un computer che cade sul cemento. Le cadute sono la causa principale di danni ai computer palmari e sono inoltre la prima ragione di guasti e tempi di inattività. Per essere considerati robusti, e quindi affidabili, i computer palmari devono essere in grado di resistere a cadute ripetute da altezze di almeno 1,5 m su una superficie non cedevole. Comprendere il modo in cui verrà utilizzato il computer è estremamente importante. Non tutto il lavoro viene eseguito alla stessa maniera, quindi vale la pena investire del tempo per osservare in che modo i vari dipendenti svolgono le loro attività quotidiane.queste osservazioni possono offrire un idea su come migliorare le procedure e su quali funzionalità sarebbero utili per i computer palmari. Ad esempio, anche un piccolo e leggero computer con tastiera può essere difficile da usare durante le procedure che richiedono agli utenti l di sollevare o spingere costantemente articoli, quindi una funzionalità vocale risulterebbe preziosa perché consentirebbe l immissione di dati a mani libere e i dipendenti potrebbero concentrarsi sull attività da svolgere. Per le operazioni in cui i dipendenti potrebbero trarre vantaggio dalla possibilità di comunicare con i superiori o con i colleghi per risolvere rapidamente i problemi, l utilizzo di una connessione wireless VoIP o PTT costituirebbe un enorme aiuto alla produttività. Per un utilizzo frequente delle tecnologie vocali, è importante che i computer siano compatibili con il software necessario e con le cuffie Bluetooth cablate e wireless richieste. Il supporto delle tecnologie vocali, la lettura di codici a barre e RFID, l acquisizione di foto e di altre immagini e la stampa wireless possono 1 Total Cost of Ownership (TCO) Models for Mobile Computing and Communications Platforms, VDC Research. Luglio 2007. 2 Gartner Inc. ha sottolineato i vantaggi dell utilizzo dei sistemi operativi Microsoft nella sua relazione MarketScope for the Ruggedized Handheld-Computer Market, pubblicata nel dicembre 2008, in cui si afferma: Gartner consiglia ai clienti che desiderano implementare applicazioni su un dispositivo rugged di considerare in primo luogo solo le piattaforme Windows al fine di ridurre i rischi correlati al progetto. Le scelte di sistemi operativi diversi costituiscono un elevato rischio di pericolo per gli acquirenti a causa del numero limitato di fornitori che fabbricano tali prodotti. Gartner ritiene che il sistema operativo BlackBerry di Research In Motion possa essere utilizzato per un implementazione limitata utilizzando hardware standard per smartphone in applicazioni di field service, CRM e nel settore alberghiero con dispositivi non robusti i. essere tutte integrate nei computer portatili. Ottenendo una visione completa dell attuale processo lavorativo, le aziende possono individuare le funzionalità per migliorarlo. È importante scegliere i dispositivi più comodi da trasportare e utilizzare per i lavoratori durante l intero turno di lavoro. La riduzione dell affaticamento dell operatore dovrebbe migliorare la produttività e l affidabilità del dispositivo. Le dimensioni e il peso complessivi sono importanti, ma scegliere il migliore dispositivo non si riduce alla selezione di quello più piccolo e leggero. La forma del computer, la distribuzione del suo peso e la facilità con cui operatori con dimensioni diverse della mano possono afferrare il dispositivo e accedere alla tastiera sono elementi importanti che non devono essere trascurati. I computer palmari con lettori integrati di codici a barre e RFID, radio e altre periferiche possono pesare più di quelli che non le possiedono, ma offrono un vantaggio ergonomico perché l operatore non deve trasportare e gestire diversi dispositivi. 2. Attenersi agli standard e alle certificazioni di settore I computer palmari robusti sono dispositivi specializzati progettati per la raccolta dati in grado di fornire informazioni in tempo reale in ambienti esterni all ufficio, ma devono tuttavia soddisfare gli standard aziendali in materia di connettività, sicurezza e sviluppo ove possibile. Individuare dispositivi che soddisfino questi criteri consentirà di contenere le spese di sviluppo, integrazione e assistenza, che possono variare enormemente e rappresentano una fonte importante di TCO. Individuare dispositivi con un sistema operativo mobile Microsoft, in particolare Windows Mobile, è la misura migliore che le aziende possono adottare per tenere sotto controllo i costi di sviluppo, implementazione e assistenza. L adozione degli standard dell ambiente Microsoft garantisce alle aziende la più vasta scelta di applicazioni software pronte per l uso, ISV, integratori di sistema, strumenti di sviluppo e sistemi di gestione dei dispositivi e offre inoltre un chiaro percorso di migrazione per aggiornamenti ed espansioni futuri. I dispositivi con sistemi operativi e ambienti di sviluppo meno diffusi o proprietari sono più costosi da integrare e mantenere e spesso richiedono la contrattazione di uno sviluppo software esterno specializzato, che limita la flessibilità e può essere dispendioso. 2 I computer portatili dovrebbero comunicare con i sistemi aziendali avvalendosi delle soluzioni di connettività e sicurezza standard. Le regolamentazioni sulla sicurezza non devono essere modificate o indebolite per adattarsi ai dispositivi portatili wireless. I computer Mobile sono progettati per supportare una serie di protocolli wireless standard (tra cui 802.11x, WPA2, FIPS e altri) e computers e con reti VPN, quindi la sicurezza può essere applicata e gestita in modo uniforme a quella impiegata per i computer laptop e desktop. Le organizzazioni con dorsali WLAN di Cisco Systems devono specificare la certificazione CCX per i loro dispositivi portatili in modo da semplificare l integrazione e la gestione e per avvalersi delle funzionalità avanzate disponibili in un ambiente Cisco. Se viene utilizzata una connettività wireless WAN, il produttore del dispositivo portatile deve aver siglato accordi di collaborazione con i carrier di telefonia cellulare e offrire dispositivi certificati per comunicazioni dati e voce sulla rete preferita. 2
Per ridurre ulteriormente i costi di sviluppo, integrazione e assistenza, è consigliabile cercare dei produttori di dispositivi portatili che abbiano stretto accordi o che dispongano di interfacce certificate con il proprio fornitore software aziendale. I computer palmari sono disponibili con connettività integrata a sistemi di back-end SAP, Oracle, IBM e Microsoft, oltre che ai principali sistemi per la gestione del magazzino, a soluzioni di field service ad altri software applicativi. 3. Semplificare l assistenza Non è solo importante tenere in considerazione gli operatori che utilizzeranno i computer palmari, ma anche chi si occuperà della loro manutenzione. Le funzionalità che facilitano l assistenza e la compatibilità con i sistemi di gestione delle risorse IT e dei dispositivi portatili consentono di aumentare i tempi di attività e la produttività, riducendo al contempo i costi di assistenza. Le funzionalità di gestione possono costituire un importante elemento discriminante tra dispositivi portatili di categoria consumer e quelli di livello aziendale. Poiché sono stati progettati per implementazioni su vasta scala (anziché per la vendita a consumatori individuali), i computer palmari aziendali spesso dispongono di funzionalità integrate che ottimizzano la distribuzione e l implementazione, abilitano la risoluzione dei problemi senza intervento diretto e le modifiche della configurazione in remoto e consentono inoltre la gestione preventiva. I fornitori di computer palmari aziendali offrono inoltre una vasta gamma di servizi di implementazione, assistenza e manutenzione e possono essere confrontati in base ai loro tempi di risposta per l assistenza, la capacità di supportare programmi di implementazione e altri criteri. La scelta di dispositivi con un sistema operativo stabile e funzionalità di assistenza integrate offre inoltre la flessibilità necessaria per implementazioni su vasta scala, mentre è pratica comune che alcuni utenti ricevano i loro computer palmari oltre un anno dopo l implementazione del primo gruppo. Le modifiche alle applicazioni e alle configurazioni dei dispositivi sono inevitabili, quindi sistemi standardizzati e funzionalità di gestione in remoto sono fondamentali per mantenere i gruppi di dispositivi portatili uniformi e ottimizzati. La gestione in remoto è particolarmente importante per i dispositivi portatili adottati per le operazioni sul campo e fuori sede, perché gli operatori non hanno accesso immediato ad apparecchiature sostitutive. Le perdite di produttività possono essere molto elevate se i dispositivi o le applicazioni si bloccano o non riescono a funzionare in tali ambienti. Perciò, la possibilità per il reparto di assistenza IT di risolvere i problemi dei dispositivi in remoto costituisce un eccezionale valore aggiunto, perché in tal modo può riportarli allo stato operativo senza che debbano essere consegnati a una sede di assistenza centrale. Alcuni sistemi di gestione dei dispositivi portatili sono addirittura in grado di prevedere quando le batterie si scaricheranno, in modo da poter inserire preventivamente batterie sostitutive. I sistemi di gestione dei dispositivi portatili possono inoltre bloccare i computer per evitare trasferimenti non autorizzati di dati e impedire la navigazione Web, chiamate telefoniche e utilizzo della posta elettronica per scopi personali. 4. Richiedere flessibilità I computer palmari rugged possono resistere a cadute, urti, umidità, calore, freddo, pioggia, neve e addirittura a manomissioni, ma spesso non sono in grado di sopravvivere a un cambiamento di idee o di requisiti aziendali. Il motivo principale per cui i computer palmari utilizzati in ambienti industriali, di retail, distribuzione e assistenza vengono sostituiti non sono i danni o i guasti ai dispositivi. La maggior parte dei computer palmari viene invece sostituita perché considerata ormai sorpassata dal punto di vista tecnologico e perché non compatibile con i sistemi informatici, le applicazioni software o i processi aziendali desiderati. Per evitare questa spesa inutile, è importante selezionare dei computer palmari che possano evolversi assieme all azienda e fornire una piattaforma per potenziamenti futuri. Alcuni dei motivi per cui i dispositivi vengono sostituiti prima del tempo sono legati all evoluzione delle procedure di lavoro, alla richiesta di ulteriore capacità di comunicazione (ad es. WLAN, WWAN o Bluetooth ) in assenza di radio integrate o capacità di espansione, oppure all evoluzione dell applicazione o all impossibilità di distribuire gli aggiornamenti di sicurezza in modo efficiente ai dispositivi. Molti di questi problemi possono essere evitati attenendosi ai suggerimenti precedenti su sistemi operativi, standard e assistenza, ma i problemi relativi alle periferiche devono essere analizzati più in dettaglio. La connettività Bluetooth in un computer palmare offre un elevata protezione dall obsolescenza al momento di sostituire le periferiche. Le aziende non sempre sanno quale tipo di periferiche richiederanno le loro operazioni future, quindi è difficile programmare i requisiti dei dispositivi da utilizzare. Bluetooth semplifica la situazione fornendo un interfaccia flessibile e standard per l integrazione di migliaia di periferiche diverse. Ad esempio, una delle modifiche più frequenti nelle operazioni è l implementazione della stampa portatile una volta adottati i computer palmari. Le stampanti portatili per le operazioni di magazzino, field service e altre operazioni aziendali dispongono di interfacce Bluetooth che ne consentono una facile integrazione in qualsiasi momento. Oltre alle stampanti portatili, la connettività Bluetooth è integrata nei lettori di codici a barre, nelle cuffie per telefonia VoIP e nei sistemi a guida vocale, in bilance, sensori, ricevitori GPS, stazioni di alloggiamento per computer e in numerose altre periferiche che rispondono alle esigenze aziendali. Numerose organizzazioni effettuano la transizione dalla lettura tradizionale di codici a barre a mezzi più sofisticati ed eterogenei di acquisizione di immagini. Tali metodi includono la lettura di codici a barre 2D su parti ed etichette di spedizione e la sostituzione di lettori esclusivi per codici a barre con dispositivi in grado di acquisire le firme dei clienti come prova di avvenuta consegna, ottenere immagini digitali per documentare le operazioni di consegna, prelievo e le condizioni di manutenzione e addirittura eseguire l imaging dei documenti per l elaborazione dei documenti elettronici. Gli imager portatili integrati nei computer portatili sono in grado di svolgere tutte queste funzioni, oltre a leggere i codici a barre 3
1D e 2D. La funzionalità di imaging integrato offre la flessibilità di soddisfare numerosi requisiti di cattura di dati e immagini senza richiedere l utilizzo di periferiche separate. Numerose aziende che utilizzano la tecnologia RFID hanno iniziato con un implementazione limitata (ad esempio per la tracciabilità di un tipo specifico di merce o invio), e hanno quindi ampliato l utilizzo dell RFID a un numero maggiore di operazioni. In queste situazioni, i computer palmari aggiornabili sul campo per la lettura e la scrittura di tag ed etichette RFID sono enormemente vantaggiosi perché consentono di utilizzare gli investimenti precedenti senza richiedere delle nuove apparecchiature. Le modifiche alle applicazioni software o ai processi aziendali preferenziali possono dare vita a nuovi requisiti per i computer portatili. Ad esempio, nel tentativo di aumentare la propria produttività, un impresa desidera passare ai processi a comando vocale per le operazioni di prelievo. In questo caso, il computer palmare deve essere in grado di supportare una cuffia (sia tramite Bluetooth sia tramite una porta di interfaccia disponibile) e potrebbe richiedere delle estensioni software per abilitare le funzionalità audio e voce. L impiego di reti WLAN per offrire agli operatori funzionalità push-to-talk e VoIP crea dei requisiti simili. L adozione di queste tecnologie e di altri processi simili è in crescita, e la richiesta di piattaforme flessibili di computer palmari sta aumentando in modo proporzionale. 5. Considerare con attenzione il tipo di batterie La lettura e l imaging, la raccolta e l elaborazione di dati, la comunicazione wireless e altre attività aziendali di mobile computing vengono alimentate tramite la batteria del dispositivo. La gestione dell alimentazione è una funzionalità estremamente importante (e spesso trascurata) dei computer palmari perché incide direttamente sui tempi di attività e su produttività e accettazione da parte dell utente. La gestione dell alimentazione deve essere valutata in modo più approfondito rispetto a quanto riportato nella scheda tecnica del dispositivo. Le organizzazioni devono sviluppare modelli di utilizzo in grado di indicare in che misura verranno utilizzati i computer palmari e quali funzionalità (ad es. lettura di codici a barre, comunicazioni wireless) verranno impiegate, in modo che i requisiti di alimentazione e i risultati delle prestazioni derivanti da progetti pilota o da altri test possano essere presi in considerazione nella scelta del dispositivo portatile. Conclusioni Numerosi computer palmari possono essere rapidamente esclusi dalla nostra selezione perché non garantiscono un autonomia della batteria per un intero turno di lavoro o perché non sono affidabili per affrontare un intero ciclo di vita di 3-5 anni.funzionalità quali una struttura robusta, sistemi operativi adeguatamente supportati, interfacce standard, assistenza alla gestione in remoto e periferiche flessibili offrono un valore aggiunto evitando alle organizzazioni di dover sostituire i loro computer prima del tempo. Comprendendo in che modo queste funzionalità sono in grado di differenziare i dispositivi e tramite un attenta analisi dell ambiente in cui verranno utilizzati i computer, le organizzazioni saranno in grado di stabilire quali modelli specifici saranno in grado di offrire il maggiore valore aggiunto. Intermec offre una gamma completa di computer palmari per soddisfare le esigenze delle aziende. Per oltre 40 anni ci siamo dedicati allo sviluppo di computer palmari e di dispositivi per la raccolta dati robusti e abbiamo integrato con successo centinaia di migliaia di dispositivi in esigenti ambienti industriali, di magazzino, di field service, di consegna, di logistica, del retail e altri ancora. I computer palmari di Intermec sono sufficientemente robusti da garantire anni di utilizzo in ambienti difficili e sono abbastanza flessibili da poter supportare periferiche, applicazioni software e processi aziendali di nuovo sviluppo. L autonomia prevista della batteria è solo il punto di partenza per il confronto tra diversi computer palmari. I fattori discriminanti includono l eventuale perdita di dati se il dispositivo si spegne, la velocità di ricarica delle batterie, la capacità del dock di ricarica di evitare una ricarica eccessiva (che provoca una perdita di capacità delle batterie più rapida), il numero massimo di ricariche delle batterie, l opzione di gestione intelligente dell alimentazione da parte del computer palmare per limitare il consumo della batteria e la disponibilità di batterie a lunga durata. 4
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