MANUALE D USO DEI TELEFONI IP CISCO 6921

Comune di Cervia Provincia di Ravenna Servizio Informatica MANUALE D USO DEI TELEFONI IP CISCO 6921

Sommario 1 Breve descrizione del telefono... 3 2 Personalizzazione del proprio apparecchio telefonico... 7 2.1 Regolazione contrasto... 7 2.2 Modifica suoneria... 7 2.3 Regolare il livello di volume per la suoneria... 7 2.4 Regolare il livello di volume per il ricevitore... 8 3 Funzioni di base... 8 3.1 Esecuzione di una chiamata... 8 3.2 Accesso all operatore (centralinista)... 8 3.3 Ripetizione ultimo numero selezionato... 8 3.4 Prenotare la chiamata ad un interno quando questo è occupato... 8 3.5 Uso delle funzioni Attesa e Riprendi... 8 3.6 Richiamata alternata... 9 3.7 Trasferimento di chiamate... 9 3.8 Non disturbare... 9 3.9 Deviazione di tutte le chiamate verso un altro numero... 10 3.10 Deviazione di chiamate per non risposta... 10 4 Altre funzioni... 10 4.1 Esecuzione di chiamate in conferenza... 10 4.2 Risposta per assente... 11 4.3 Vivavoce... 11 5 Registri di chiamate e rubriche... 12 5.1 Uso dei registri delle chiamate... Errore. Il segnalibro non è definito. 5.2 Utilizzare la rubrica aziendale... 12 5.3 Utilizzare la rubrica personale... 13 Pagina 2 di 13

1 Breve descrizione del telefono I telefoni Cisco 6921 sono dei telefoni di tipo IP che si differenziano da quelli tradizionali perché sono apparecchi digitali basati sulla tecnologia VOIP (voice over IP) che rende possibile effettuare una conversazione telefonica sfruttando la connessione di rete. Per tale motivo questi telefoni vengono collegati alla presa di rete informatica. Nel caso in una postazione sia presente una sola presa di rete, dovendo far funzionare sia il proprio PC che il telefono IP, si farà un collegamento del tipo: Presa di rete Telefono PC Gran parte del funzionamento del telefono dipende dalle impostazioni del sistema centrale (call manager) che viene gestito dall amministratore del sistema. Tutti i telefoni Cisco hanno una numerazione del tipo 0544979xxx dove xxx è il numero interno. Per comunicare fra telefoni Cisco è sufficiente comporre il numero interno di tre cifre. Per evitare confusione tra linee e chiamate, fare riferimento a queste descrizioni: - Linee: ciascuna linea corrisponde a un numero di telefono (o un numero di interno) che altri utenti possono utilizzare per effettuare chiamate. Il telefono può supportare una linea. - Chiamate: ciascuna linea può supportare più chiamate. Per impostazione predefinita, il telefono supporta fino a due chiamate connesse, ma l'amministratore di sistema può regolare questo numero in base alle proprie esigenze. È possibile mantenere attiva una sola chiamata alla volta; le altre chiamate vengono automaticamente messe in attesa. Pagina 3 di 13

1 Striscia luminosa del ricevitore Indica una chiamata in arrivo (rosso lampeggiante) o un nuovo messaggio vocale (rosso fisso). 2 Schermo del telefono Mostra le informazioni sul telefono, quali numero di rubrica, chiamata attiva e stato linea, opzioni softkey, chiamate rapide, chiamate effettuate e menu del telefono. 3 Tasti softkey La funzione dei tasti softkey cambia in relazione al contesto. La pressione del tasto attiva la funzione visualizzata sullo schermo del telefono in corrispondenza del tasto stesso. (vedi tabella definizione softkey) 4 Pulsante Trasferisci Consente di trasferire una chiamata. Pagina 4 di 13

5 Pulsante Conferenza Consente di creare una chiamata in conferenza. 6 Pulsante Attesa Consente di mettere in attesa una chiamata attiva. 7 Barra di navigazione e pulsante Selez. La barra di navigazione consente di scorrere i menu ed evidenziare le voci. Quando il telefono è agganciato, visualizza i numeri di telefono dell'elenco di chiamate effettuate (freccia su) o le chiamate rapide (freccia giù). Il pulsante Selez. (al centro della barra di navigazione) consente di selezionare una voce evidenziata. 8 Pulsante linea 1 e linea 2 Il pulsante linea 1 consente di selezionare la linea telefonica principale. In base alla configurazione del telefono eseguita dall'amministratore del sistema, il pulsante linea 2 può consentire l'accesso ad una eventuale linea telefonica secondaria oppure al numero di chiamata rapida (tasto di chiamata rapida) oppure a Servizio basato sul Web (ad esempio, un tasto per la rubrica personale). I pulsanti si accendono per indicare lo stato: Luce verde fissa: indica una chiamata attiva Luce verde lampeggiante: indica una chiamata in attesa Luce ambra lampeggiante: indica una chiamata in arrivo o una chiamata ripresa Luce rossa fissa: indica che la linea remota è in uso (linea condivisa) Luce rossa lampeggiante: indica che la linea remota è in attesa 9 Pulsante Cuffia Attiva/disattiva la cuffia. Quando la cuffia è attiva, questo pulsante è acceso. 10 Pulsante Altoparlante Attiva/disattiva l'altoparlante. Quando l'altoparlante è attivo, il pulsante è acceso. 11 Tastiera Consente di comporre il numero di telefono, immettere lettere e selezionare voci di menu (inserendo il numero corrispondente) 12 Pulsante Mute Consente di attivare/disattivare il microfono. Quando il microfono è disattivato, questo pulsante è acceso. 13 Pulsante Volume Controlla il volume del ricevitore, della cuffia e dell'altoparlante (ricevitore sganciato) e il volume della suoneria (ricevitore agganciato). Pagina 5 di 13

14 Pulsante Messaggi Compone automaticamente il numero del sistema di posta vocale (varia in base al sistema). 15 Pulsante Applicazioni Apre e chiude il menu Applicazioni. Consente di accedere all'elenco chiamate, alle preferenze dell'utente, alle impostazioni del telefono e alle informazioni sul modello del telefono. 16 Pulsante Contatti Apre e chiude il menu Rubriche. Consente di accedere alle rubriche personali e aziendali. 17 Ricevitore È il ricevitore del telefono. Schermo del telefono : 1 Intestazione Visualizza data, ora e proprio numero. 2 Dettagli linea e altre informazioni sul telefono Durante una chiamata, visualizza i dettagli per la linea attiva. Se non è attiva una chiamata, visualizza l'etichetta di testo della linea e altre informazioni, quali chiamate effettuate, chiamate rapide e menu. 3 Etichette softkey Visualizza softkey per funzioni o azioni disponibili. Pagina 6 di 13

2 Personalizzazione del proprio apparecchio telefonico 2.1 Regolazione contrasto È possibile regolare il livello di contrasto dello schermo del telefono. L'impostazione predefinita del contrasto è 50%. - Premere il pulsante Applicazioni - Utilizzando la freccia della barra di navigazione spostarsi sul menu preferenze (preferences) e poi premere il pulsante seleziona della barra di navigazione - Selezionare Contrasto (contrast). - Per aumentare il contrasto, premere la freccia verso l'alto della barra di navigazione. Per ridurre il contrasto, premere la freccia verso il basso. - Premere la softkey Salva (save) per impostare il livello di contrasto oppure premere la softkey Annulla (cancel) per uscire. 2.2 Modifica suoneria - Premere il tasto del menu Applicazioni - Utilizzando la freccia della barra di navigazione spostarsi sul menu preferenze (preferences) e poi premere il pulsante seleziona della barra di navigazione - Selezionare Suoneria (ringtone) - Selezionare una suoneria. - Selezionare una suoneria. - Premere la softkey Suona (play) per un esempio. - Premere la softkey Imposta (set) per selezionare la suoneria. - Premere la softkey Applica (apply) per confermare la selezione oppure premere la softkey Annulla (cancel) per tornare alla schermata Suoneria. - Premere la softkey per tornare alla schermata Preferenze. 2.3 Regolare il livello di volume per la suoneria Premere il tasto Volume quando il ricevitore è nell'alloggiamento. Il nuovo volume della suoneria viene salvato automaticamente. Pagina 7 di 13

2.4 Regolare il livello di volume per il ricevitore - Premere il tasto Volume quando il ricevitore è sganciato dall'alloggiamento. 3 Funzioni di base 3.1 Esecuzione di una chiamata Per effettuare una chiamata è sufficiente sollevare il ricevitore e comporre il numero dell interno. Per chiamare un numero telefonico esterno senza passare dall operatore comporre il prefisso 0. E possibile comporre il numero anche con il ricevitore agganciato. Dopo avere premuto il tasto softkey NvChiam o NewCall comporre il numero. Se si vuol parlare in vivavoce lasciare la cornetta abbassata altrimenti alzare la cornetta. Per chiudere una chiamata riagganciare mentre si utilizza il ricevitore oppure premere il tasto softkey Chiudi oppure EndCall. 3.2 Accesso all operatore (centralinista) Per parlare con l operatore del centralino e/o per chiedere di comporre un numero extradistrettuale (per chi non fosse abilitato): comporre il numero 111. 3.3 Ripetizione ultimo numero selezionato Per chiamare nuovamente l ultimo numero chiamato in precedenza, è sufficiente premere il tasto softkey Ripeti oppure Redial. 3.4 Prenotare la chiamata ad un interno quando questo è occupato E possibile utilizzare la funzione Prenota per ricevere la notifica quando un interno occupato diventa disponibile. - Chiamando un numero interno occupato, premere il tasto softkey Prenota oppure CallBack quando viene emesso il segnale di occupato. - Premere il tasto softkey Exit. - Riagganciare. Il telefono avviserà quando la linea è libera. - Quando viene segnalata che la linea è libera, premere il tasto softkey Chiama. 3.5 Uso delle funzioni Attesa e Riprendi Per mettere una chiamata in attesa è sufficiente premere il pulsante apposito :. L'attivazione della funzione Attesa è accompagnata da un sottofondo musicale. Pagina 8 di 13

Nell apparecchio telefonico il pulsante della linea lampeggia per indicare che c è una chiamata in stato di attesa. Per riprendere la chiamata in attesa è sufficiente premere il pulsante della linea. 3.6 Richiamata alternata Questo servizio permette di conversare alternativamente con due corrispondenti. Ad esempio supponiamo che io riceva una telefonata da Mario Rossi e abbia bisogno di chiedere un informazione a Luisa Bianchi e poi di riparlare nuovamente con Mario Rossi. I passi da seguire sono: - metto Mario Rossi in attesa premendo il pulsante di trasferimento. A questo punto Mario Rossi non è più in grado di ascoltarmi e udirà la musica di attesa. - compongo l interno di di Luisa Bianchi (Mario Rossi continuerà a sentire la musica di attesa) - dopo avere parlato con Luisa Bianchi, premo il tasto softkey EndCall e poi Resume per tornare a parlare con Mario Bianchi. Se invece di ritornare a parlare con Mario Bianchi voglio trasferire la sua chiamata a a Luisa Rossi premo invece il tasto softkey Transfer. 3.7 Trasferimento di chiamate Il trasferimento determina il reindirizzamento di una chiamata connessa. La destinazione è il numero a cui si desidera trasferire la chiamata. Ci sono due modi per trasferire una chiamata: Trasferire una chiamata senza parlare con il destinatario del trasferimento Comunicare con il destinatario del trasferimento prima di trasferire una chiamata (trasferimento con consultazione) Trasferire una chiamata senza parlare con il destinatario del trasferimento - da una chiamata attiva, premere il pulsante di trasferimento. (in tal modo l interlocutore viene messo in attesa) - comporre il numero interno di destinazione (a cui si vuole trasferire la chiamata) - premere immediatamente il tasto softkey Transfer per trasferire definitivamente la chiamata. Comunicare con il destinatario del trasferimento prima di trasferire una chiamata (trasferimento con consultazione) - da una chiamata attiva, premere il pulsante di trasferimento. (in tal modo l interlocutore viene messo in attesa) - comporre il numero interno di destinazione (a cui si vuole trasferire la chiamata) - attendere la risposta del destinatario del trasferimento. - premere il tasto softkey Transfer per trasferire definitivamente la chiamata oppure premere il tasto softkey EndCall e poi Resume per annullare il traferimento e riprendere la chiamata. 3.8 Non disturbare Per non essere disturbati dallo squillare del telefono è possibile attivare la funzione non disturbare. Per attivare tale funzione, tenendo la cornetta agganciata, premere il tasto softkey DND. Quando la funzione Non Disturbare è attiva, sul display appare il messaggio DND is on. Pagina 9 di 13

In tal modo quando è in arrivo una chiamata, il telefono non emette nessun segnale acustico e si vede che c è una chiamata in ingresso dal display. Per rispondere alla chiamata basta alzare la cornetta o premere il tasto softkey Answer. Per disattivare la funzione non disturbare tenendo la cornetta agganciata, premere il tasto softkey DND. 3.9 Deviazione di tutte le chiamate verso un altro numero È possibile utilizzare la funzione Deviazione di tutte le chiamate per reindirizzare tutte le chiamate in arrivo dal proprio telefono verso un altro numero. In tal modo il proprio telefono non riceve nessuna telefonata ad eccezione di quelle provenienti dal numero verso il quale si sono deviate le proprie chiamate. Per attivare tale funzione: - premere il tasto softkey FwdAll (DevTutti). - digitare il numero interno verso cui deviare le proprie chiamate Una volta attivata la deviazione di chiamate, sul proprio display appare la scritta che indica l interno a cui le chiamate sono deviate. Per disattivare le deviazioni, premere il tasto softkey Fwd OFF. 3.10 Deviazione di chiamate per non risposta Di norma tutti gli interni sono configurati in modo tale che, dopo 30 secondi, se l utente non ha ancora risposto ad una chiamata proveniente dall esterno, la chiamata viene automaticamente trasferita all operatore del centralino. E possibile chiedere all amministratore del sistema di togliere questa opzione per il proprio numero o eventualmente modificare l intervallo di tempo e/o il destinatario della deviazione su non risposta. 4 Altre funzioni 4.1 Esecuzione di chiamate in conferenza Il telefono IP di Cisco consente di collegare tre o più persone in una stessa conversazione telefonica, creando una chiamata in conferenza. In una chiamata in conferenza tutti gli interlocutori possono parlare e sentire gli altri membri della conferenza. Esempio 1: conferenza a 3 Supponiamo che io voglia fare una conferenza a tre fra me e altri due interlocutori (potrebbero essere due numeri interni o un numero interno e un numero esterno). Procederò nel modo seguente: - Digito il numero del primo interlocutore. - Una volta che esso mi risponde premo il tasto conferenza - Digito il numero del secondo numero. Pagina 10 di 13

- Una volta che esso mi risponde premo il tasto softkey Conf Quando una conferenza è in esecuzione, premendo il tasto softkey Detail posso visualizzare l elenco completo di tutti i partecipanti alla conferenza stessa. Mentre viene visualizzato l'elenco dei partecipanti alla conferenza, l'utente che ha avviato la conferenza è indicato con un asterisco accanto al nome. L utente che ha avviato la conferenza ha la facoltà di disconnettere un partecipante. Per fare ciò occorre per prima cosa visualizzare l elenco dei partecipanti e poi occorre selezionare il partecipante da disconnettere e premere il tasto softkey Rimuovi (Remove). Per disconnettersi da una conferenza è sufficiente riagganciare o premere il tasto softkey Chiudi. 4.2 Risposta per assente Ogni apparecchio è associato ad un gruppo di appartenenza (es. settore Urbanistica, servizio Tributi, ). E possibile rispondere ad una chiamata in arrivo su un altro apparecchio dello stesso gruppo. La funzione Risposta per assente consente di rispondere a una chiamata in arrivo sul telefono di un collega reindirizzandola al proprio telefono. I passi da seguire sono i seguenti: - mentre il telefono del collega stà suonando, alzare la cornetta del proprio telefono - premere il tasto softkey Pickup - premere il tasto softkey Answer Questa operazione è possibile anche se il telefono del collega è posto in un altro ufficio ed io non sono in grado di sentirlo squillare. Il sistema è infatti configurato in modo tale che, dopo dieci secondi dal momento del primo squillo, se non viene data risposta, sul display di tutti i telefoni appartenenti allo stesso gruppo appare la scritta Numero del chiamante nome del destinatario. 4.3 Vivavoce I telefoni 6921 sono dotati di vivavoce. Per attivarlo basta premere il pulsante e agganciare la cornetta. Pagina 11 di 13

5 Registri di chiamate In questa sezione viene descritto in che modo è possibile utilizzare i registri delle chiamate Per accedere a tale funzione : - Premere il tasto del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu 1 Call History e premere il tasto seleziona contenuto nella barra di navigazione. - Utilizzando le frecce della barra di navigazione visualizzare le chiamte. Nel caso in cui, durante la propria assenza siano pervenute delle chiamate al proprio apparecchio a cui non si è risposto, sul proprio display apparirà un messaggio indicante che ci sono delle missed call. Premendo il tasto softkey Details sarà possibile visualizzare ed eventualmente chiamare tali interlocutori mancati. Ciascun registro memorizza fino a 100 record. Vengono visualizzate informazioni quali il numero chiamato, il numero del chiamante, l'ora del giorno e la durata della chiamata (solo per le chiamate effettuate e ricevute). Per cancellare tutti i record di chiamata contenuti in un registro premere il taso softkey Clear. - Per chiamare un numero esterno da un registro delle chiamate (es. chiamare chi ci ha chiamato mentre eravamo assenti) evidenziare il record di chiamata dalla lista e premere il tasto softkey Call 6 Rubriche 6.1 Utilizzare la rubrica aziendale E possibile utilizzare la rubrica aziendale gestita dal servizio informatica. - Premere il tasto del menu Rubrica - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Corporate Directory (Rubrica aziendale) e premere il tasto Seleziona - Utilizzare il pulsante di navigazione sul telefono per spostarsi tra i campi di input scegliendo nome o cognome e poi immettere parte del nome o cognome. Utilizzare i numeri sulla tastiera per immettere caratteri sullo schermo del telefono.. - Premere e premere il tasto softkey Cerca. - Evidenziare un nome dall elenco proposto - premere e premere il tasto softkey Chiama. Pagina 12 di 13

6.2 Utilizzare la rubrica personale E possibile utilizzare la rubrica personale sul proprio telefono. Il primo accesso va configurato dall amministratore di sistema: occorre digitare il proprio login di rete (es. farabegolil) e poi il PIN che di norma viene impostato al valore 1234. Una volta configurato il telefono, è possibile accedere alla rubrica personale. - Premere il tasto del menu Rubrica - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Personal Directory (Rubrica aziendale) e premere il tasto Seleziona - Selezionare Rubrica personale o Chiamate Rapide Personali Ricordare di aggiungere uno zero iniziale in caso di numeri relativi a chiamte esterne. Pagina 13 di 13