Manuale di gestione della scuola Pagina 1 di 6 5 SERVIZI 5.0 DESCRIZIONE In questo capitolo è descritta tutta la serie di attività di servizio che, pur non creando direttamente valore aggiunto sulla prestazione, come è il caso dell insegnamento, sono tuttavia indispensabili. Questo servizio rispetta i seguenti criteri: Trasparenza: informazione a tutti gli utenti interessati Efficacia: completezza, rapidità, dinamicità Efficienza: limitazione degli sprechi Flessibilità: disponibilità e capacità ad affrontare situazioni impreviste. 5.0.1 Responsabilità Per l'adeguatezza e l'efficacia dei processi: 0.D (Direttore dei servizi amministrativi) Per la corretta applicazione dei processi: le funzioni previste dalle singole procedure e sintetizzate in AL 1.1 Matrice delle responsabilità. 5.0.2 Indicatori Numero degli utenti della comunità Ferminetwork" Numero di rapporti di non conformità sulla gestione dello stabile Numero di prestiti effettuati dalla biblioteca agli studenti 5.0.3 Processi e sottoprocessi 5.1 Acquisto e gestione materiali 5.2 Nuove tecnologie 5.3 Gestione stabile 5.4 Segreteria 5.5 Attività finanziaria e contabile 5.6 Biblioteca 5.1.1 Pianificazione dei fabbisogni 5.2.1 Pianificazione 5.4.1 Archiviazione 5.6.1 Pianificazione e approvvigionam. 5.1.2 Richieste d'acquisto e ordinazioni 5.2.2 Gestione corrente 5.4.2 Corrispondenza generale 5.6.2 Ricezione e classificazione 5.1.3 Selezione fornitori 5.2.3 Progetti informatici 5.4.3 Gestione del personale 5.6.3 Gestione biblioteca 5.1.4 Verifica delle forniture 5.4.4 Gestione studenti 5.1.5 Valutazione e riqualifica dei fornitori 5.4.5 Gestione fatture 5.1.6 Immagazzinamento
Manuale di gestione della scuola Pagina 2 di 6 5.1 ACQUISTO E GESTIONE MATERIALI Per sviluppare nel modo più efficace tutte le prestazioni e i servizi che gli competono, il liceo opera affinché i docenti e i collaboratori possano disporre tempestivamente dei materiali adatti allo scopo. Questa esigenza è soddisfatta attraverso la corretta pianificazione dei fabbisogni, la scelta dei fornitori (per i materiali non forniti attraverso la Provincia), l ordinazione, uno stoccaggio razionale, e quindi facilmente gestibile, dei materiali stessi. 5.1.1 Pianificazione dei fabbisogni La pianificazione dei fabbisogni è effettuata annualmente, da parte di 0.D. Egli tiene conto delle richieste dei docenti, dei collaboratori e degli utenti, e dei finanziamenti erogati dall Amministrazione scolastica e dalla Provincia al liceo, nell ambito del preventivo dell anno precedente. 5.1.2 Richieste d acquisto e ordinazioni In funzione delle esigenze pianificate e delle necessità correnti sono designati i seguenti responsabili preposti: R5.7 (Responsabile biblioteca), per il materiale librario, le riviste e il materiale informativo di tipo digitale. R5.1 - R5.2 - R5.4 - R5.5 (Responsabili dei laboratori), per il materiale di consumo speciale destinato ai laboratori. R5.3 (Responsabile Nuove tecnologie), per le attrezzature di nuove tecnologie. R5.6 (Responsabile palestra), per il materiale di consumo speciale, gli oggetti e le attrezzature destinate alla palestra. 0.D (Direttore amministrativo), per oggetti e attrezzature specificatamente definite a preventivo (investimenti, apparecchi, prestazioni esterne ecc.) e per il materiale di cancelleria. Le esigenze pianificate e le necessità correnti sono indicate da ciascun responsabile di settore su apposito modulo e trasmesse a 0.D che, previa verifica della disponibilità finanziaria e dopo la valutazione di eventuali preventivi pervenuti, emette l ordinazione, in forma scritta, specificando i dati d acquisto seguenti: Fornitore, scelto dall elenco fornitori secondo l applicativo SISSI nel rispetto del d.m. 44/01. Specifiche della merce (denominazione, quantitativo, caratteristiche, ev. numero di articolo). Termine e modalità di fornitura. Prezzi e condizioni di pagamento (con o senza IVA, sconti speciali ecc.). Nome dell utente interno. Le modalità di gestione delle richieste di acquisto e delle ordinazioni sono illustrate in P.Q. 5-01, Richiesta di acquisto e di ordinazioni. Le ordinazioni di materiale di uso corrente comportano la formalizzazione dei dati di acquisto sopra indicati sull apposito modulo.. 5.1.3 Selezione dei fornitori Annualmente 0.P e 0.D definiscono l elenco dei fornitori ricorrenti sull applicativo SISSI. I criteri per tale selezione sono i seguenti: esperienze precedenti (vedi 5.1.5) informazioni e referenze (esterne e interne) risultanze di incontri e visite sperimentazioni di forniture campione rapporto qualità/prezzo modalità operative attestate da un SGQ riconosciuto vantaggi logistici. Per acquisti più mirati, oppure nei casi di acquisti sulla base di offerte, i fornitori sono definiti di volta in volta.
Manuale di gestione della scuola Pagina 3 di 6 5.1.4 Verifica delle forniture La fornitura è ricevuta da 0.D, che la consegna al preposto unitamente alla rispettiva bolla di accompagnamento. 0.D è responsabile della verifica della fornitura. Le apparecchiature e gli strumenti acquistati sono sottoposti a collaudo da parte di una commissione formata da: 1) responsabile di laboratorio, cui il materiale è posto in carico, - 2) 0.D - 3) assistente tecnico. La verifica ed il collaudo sono eseguiti secondo le modalità indicate in IL 5-01,Collaudo apparecchiature e strumenti. Verificata la conformità della fornitura e del collaudo, il responsabile preposto trasmette la bolla di accompagnamento, firmata da 0.D (Responsabile acquisti e gestione materiali), che dispone la classificazione, in attesa della fattura. La fattura viene evasa secondo quanto indicato in 5.4.5 5.1.5 Valutazione e riqualifica dei fornitori I responsabili preposti (vedi 5.1.2) effettuano alla fine dell anno scolastico la valutazione delle prestazioni dei fornitori ricorrenti, mediante ML 5-04, Valutazione dei fornitori, che trasmettono a 0.D. Questi ne sviluppa una sintesi, contenente le proposte di riconferma o di sostituzione dei fornitori, e la sottopone a 0.P per la definizione del nuovo elenco dei fornitori. 0.D provvede inoltre ad informare i fornitori sull esito della valutazione. 5.1.6 Immagazzinamento Tutti i materiali depositati in magazzino sono identificati secondo la categoria e suddivisi secondo i criteri di praticità d uso. Il responsabile del magazzino è 0.D. Egli gestisce le attività di controllo, sulla base di quanto indicato in IL 5-02, Gestione magazzino. 5.1.7 Inventario Tutti i materiali, le apparecchiature, gli strumenti, le attrezzature e gli arredi sono inventariati, all atto di acquisto, sull apposito registro di inventario. Su ciascuno di essi è apposta un etichetta indelebile recante il numero di inventario e l intestazione del liceo. Responsabile dell inventario dei beni disponibili è 0.D. 5.2 NUOVE TECNOLOGIE Un infrastruttura basata sulle nuove tecnologie, in particolare la tecnologia informatica efficiente, è oggigiorno indispensabile per l attività curricolare ed extracurricolare e per assicurare il buon funzionamento del sistema organizzativo. L infrastruttura informatica del liceo è costituita da una rete di PC, gestita da alcuni server e da un certo numero di periferiche. Tutte le attività che riguardano il settore informatico, dalla pianificazione dei fabbisogni alla gestione corrente, ai progetti, sono di competenza di R5.3 (Responsabile Nuove tecnologie) che si avvale della collaborazione di R5.4 (Responsabile laboratorio di informatica). 0.Q è responsabile della sicurezza dei documenti e dei dati SGQ gestiti in formato digitale. 5.2.1 Pianificazione Il fabbisogno di materiale informatico (hardware e software) è definito annualmente da R5.3 (Responsabile Nuove tecnologie), sentito R5.4 (Responsabile laboratorio informatica), dopo aver considerato e analizzato le esigenze espresse da docenti e collaboratori del liceo, sulla base dell evoluzione delle nuove tecnologie e del mercato da esse generato. La pianificazione del fabbisogno deve inoltre tener conto delle diverse risorse a disposizione e più precisamente: per il materiale informatico/nuove tecnologie destinato all uso didattico: programma annuale per il materiale informatico/nuove tecnologie destinato all uso amministrativo: finanziamento concesso dalla Provincia. Per gli acquisti si procede come indicato in 5.1.2.
Manuale di gestione della scuola Pagina 4 di 6 5.2.2 Gestione corrente La gestione corrente della struttura informatica,spettante a R5.3, comprende diverse attività, quali: Il controllo della manutenzione (HW e SW), le cui modalità sono descritte in IL 5-03, Manutenzione informatica l installazione e messa in servizio di nuove attrezzature (HW e SW) le attività di informazione e formazione degli utenti la gestione degli accessi al sistema informatico e della sicurezza dei dati, secondo IL 5-04, Gestione accessi sistema informatico la gestione della rete, secondo IL 5-05, Gestione rete informatica la gestione delle licenze per l utilizzazione dei prodotti software la gestione del sito WEB del liceo. 5.2.3 Progetti informatici Il continuo progresso della tecnologia informatica richiede talvolta massicci interventi a livello di ristrutturazione del sistema, come per esempio l evoluzione dell intera rete verso un altra piattaforma di applicativi software, l implementazione di un applicativo particolarmente complesso, l installazione di una nuova aula di informatica ecc. Questi tipi di interventi, non rientrando nelle attività ricorrenti o di routine del liceo sono considerati e gestiti come progetti da parte di R5.3, secondo la metodica sviluppata nella sezione MP 4 di questo Manuale. 5.3 GESTIONE STABILE Gli utenti (studenti e altri beneficiari delle prestazioni e servizi del liceo) esigono che le attività si svolgano in un ambiente sicuro e confortevole. Per questo scopo il liceo deve assicurare la necessaria organizzazione per: gestione e sorveglianza dello stabile pulizia dello stabile. La responsabilità di questo servizio compete a 0.D. I collaboratori scolastici provvedono all apertura ed alla chiusura dell edificio scolastico secondo le disposizioni impartite da 0.D. Essi attendono alla sorveglianza dell edificio scolastico e delle aree annesse ed esercitano il controllo sul corretto utilizzo degli spazi e delle installazioni scolastiche. ML 5-01, Organizzazione del servizio scolastico ausiliario descrive dettagliatamente le precitate attività. Gli interventi di manutenzione più importanti sono di competenza della Provincia. L attribuzione del personale di pulizia è di competenza dell amministrazione statale. L organizzazione del personale per le precitate attività è di competenza di 0.D. cui inoltre compete la responsabilità delle seguenti attività : la vigilanza sulla manutenzione delle infrastrutture da parte di terzi l attribuzione di incarichi per piccole riparazioni, sulla base di constatazioni dirette, oppure in risposta ad azioni di annuncio guasti da parte di docenti / collaboratori del liceo, effettuate mediante l apposito ML 6-08, Proposte di miglioramento. Questo genere di attività è regolato da IL 5-06, Piccole manutenzioni. la gestione e la direzione del personale di pulizia, secondo le indicazioni contenute in IL 5-07, Gestione personale di pulizia. la gestione e lo smaltimento dei residui derivati dalle attività che si svolgono nel laboratorio di Scienze. Per questo incarico 0.D si avvale della collaborazione di R5.2 (Responsabile del laboratorio di Scienze) e del personale tecnico. Lo smaltimento è effettuato da una ditta specializzata ed autorizzata. L operazione è registrata su apposito registro,depositato nel Laboratorio di Scienze(Chimica). La responsabilità della registrazione compete a R5.2. I responsabili dei laboratori effettuano periodici controlli delle attrezzature e degli impianti. Eventuali disfunzioni sono registrate e segnalate su ML 6 08, Proposte di miglioramento.
Manuale di gestione della scuola Pagina 5 di 6 5.4 SEGRETERIA Come tutte le organizzazioni, il liceo necessita, per lo sviluppo delle proprie prestazioni, di un efficiente servizio di segreteria che assicuri tutte le attività di tipo amministrativo. Responsabile di questo servizio è 0.D (Direttore amministrativo). 5.4.1 Archiviazione 0.D è responsabile dell archiviazione dei documenti del liceo. Egli affida il compito esecutivo al personale di segreteria che esegue l archiviazione secondo quanto indicato nella matrice dei documenti e dei dati e sulla base di quanto descritto in IL 5-08, Archiviazione documenti. 5.4.2 Corrispondenza generale 0.D è responsabile del disbrigo della corrispondenza generale, in entrata e in uscita, dell invio di documenti e dello smistamento della posta in arrivo. Egli è pure responsabile della gestione dei conti correnti. Le attività legate alla corrispondenza generale sono descritte in IL 5-09, Gestione corrispondenza generale. 5.4.3 Gestione del personale Le attività di gestione operativa del personale (docenti e collaboratori) riguardano in particolare: la redazione e la gestione degli elenchi la gestione delle assenze per malattia e infortunio (IL 5 14) la gestione dei dossier personali (IL 5 15) la gestione delle supplenze (IL 5 16) la gestione dei contratti (IL 5 17) La responsabilità di queste operazioni è di R5.9 (Responsabile gestione personale). Tutte le precedenti operazioni sono eseguite tramite software SISSI, fornito dal MIUR, ed il SIMPI (Sistema Centrale del MIUR). 5.4.4 Gestione studenti Le attività di gestione degli studenti riguardano in particolare: la ricezione delle iscrizioni, l ammissione e la registrazione la gestione dei dossier, delle schede personali e delle carte per studenti la gestione delle assenze, per malattia e infortunio la gestione handicap la gestione degli organi collegiali la gestione degli esami di stato, mediante l applicativo CONCHIGLIA la predisposizione delle statistiche di inizio e fine anno scolastico i contributi amministrativi la raccolta delle valutazioni, la redazione e la stampa delle pagelle. Le modalità per lo svolgimento di queste attività sono descritte in IL 5-18, Gestione studenti. Tutte le operazioni sono eseguite tramite il software SISSI e il database denominato Gestione Alunni. Responsabile di queste operazioni è R5.8 (Responsabile gestione studenti). 5.4.5 Gestione fatture 0.D riceve le fatture, le verifica e dispone per il pagamento, la registrazione e l archiviazione. L attività è dettagliatamente descritta in ML 1-02, Descrizione di incarico.
Manuale di gestione della scuola Pagina 6 di 6 5.5 ATTIVITÀ FINANZIARIA E CONTABILE L attività finanziaria e contabile del liceo è di competenza di 0.D che provvede ad allocare le risorse finanziarie secondo la provenienza di esse (statali, regionali, provinciali, enti locali, privati, interessi bancari, ed altro). In collaborazione con 0.P provvede alla stesura del Programma annuale, secondo criteri di efficacia, di efficienza e di economicità. Il documento contabile si conforma al d.m.44/01. 0.D. cura le attività finanziarie consequenziali come lo stato di attuazione del Programma annuale e provvede ad adottare eventuali modifiche. Egli provvede ad assumere, in collaborazione con 0.P, gli impegni di spesa, alla loro liquidazione ed ai pagamenti. 0.D incassa i finanziamenti erogati tramite le reversali di incasso. 0.D sottopone il conto consuntivo a 0.P ed elabora la relazione degli obiettivi programmati da sottoporre all esame del Collegio dei revisori del conto. 5.5.1 GESTIONE CONTABILE La gestione operativa della contabilità, effettuata mediante l applicativo SISSI, è di competenza di R5.10 (Responsabile gestione contabilità) che vi provvede sulla base delle indicazioni fornite da 0.D e delle prescrizioni contenute in ML 1-02, Descrizione di incarico. 5.6 BIBLIOTECA Il servizio della biblioteca risponde a diverse esigenze culturali e professionali degli studenti, dei docenti e degli altri collaboratori del liceo, in modo particolare per quanto concerne la messa a disposizione di materiale librario, riviste e quotidiani. In biblioteca sono pure disponibili alcune stazioni PC, per ricerche mirate su Internet. L utilizzo della biblioteca è gestito mediante apposito regolamento. La responsabilità del servizio bibliotecario compete a R5.7 (Responsabile biblioteca). 5.6.1 Pianificazione e approvvigionamento R5.7 allestisce annualmente una pianificazione dei fabbisogni, che tiene conto di vari fattori quali: le risorse finanziarie a disposizione della biblioteca lo sviluppo degli acquisti effettuati negli anni precedenti le esigenze espresse preventivamente dagli utenti le proposte del mercato librario un adeguata riserva per soddisfare le esigenze che emergeranno nel corso dell anno scolastico. Il piano è presentato a 0.D ed a 0.P, cui compete l approvazione. Per gli acquisti si procede come indicato in 5.1.2. 5.6.2 Ricezione e classificazione Il materiale librario, le riviste ed i quotidiani vengono ricevute da R5.7, che provvede alla registrazione, alla classificazione, effettuata mediante il sistema Dewey, e alla disposizione nei luoghi di utilizzazione, sia interni sia esterni alla biblioteca. 5.6.3 Gestione biblioteca Le attività di gestione della biblioteca, condotte sotto la responsabilità di R5.7, comprendono: l informazione agli utenti sui servizi offerti dalla biblioteca e sulle nuove pubblicazioni il prestito di libri e di materiali audiovisivi la consulenza (ricerca pubblicazioni) la gestione delle stazioni di lavoro (PC) Internet l organizzazione delle scaffalature l eliminazione, o la sostituzione dei testi obsoleti. L insieme di queste attività è descritto in IL 5-13, Gestione biblioteca.