CHIUSURE CONTABILI CHIUSURE CONTABILI Contabilità Ordinaria Semplificata & Professionisti Vers. 01/2011
PREMESSA Di seguito illustreremo la procedura da seguire per effettuare in maniera automatica le registrazioni contabili relative alla chiusura dell esercizio e riapertura dell esercizio successivo. Alcuni dei comandi che riportiamo in queste note non sono fondamentali ai fini dell effettiva emissione delle scritture di fine anno, ma si tratta di semplici stampe che solitamente vengono conservate nel fascicolo della ditta, pertanto, se l utente non necessita di tali prospetti può evitarli, oppure stamparli successivamente. CONTROLLI PRELIMINARI Importante!!! Prima di procedere con la chiusura dell esercizio controllare quanto segue: - Il bilancio dell esercizio precedente deve essere chiuso, ovvero devono essere state effettuate tutte la operazioni di chiusura di fine anno. E sufficiente interrogare il mastrino del conto BILANCIO DI CHIUSURA per verificare se sono presenti le scritture. - Il saldo del conto RISULTATO D ESERCIZIO deve essere a 0, quindi, prima delle chiusure, è necessario che sia stato effettuato il giroconto dell Utile o della Perdita dell esercizio precedente (controllare i movimenti con l interrogazione del conto tramite il comando MINQSTO). Tale giroconto non viene effettuato in automatico dal programma, deve essere l utente ad inserire la registrazione nella data desiderata. - Per le ditte in ventilazione, è obbligatorio aver stampato in modalità definitiva i registri IVA con le relative liquidazioni (MDEN), in quanto, in fase di stampa della liquidazione, il programma effettua le registrazioni in prima nota necessarie per lo storno dell IVA compresa nei corrispettivi. - Gli utenti che hanno scelto di gestire in automatico le registrazioni di chiusura iva mensile/trimestrale (GESARC 1 Archivio Tabelle 27 Personalizzazione Procedura 1 Personalizzazione Procedura Flag Interno n. 22, 89, 90 impostati a S ) devono aver stampato in definitiva i registri iva. - Controllare che in GESARC Scelta 1 (Gestione Tabelle), Tabella 27 (Personalizzazione procedura), scelta 1 (Personalizzazione procedura), il campo interno 04 (MAZZAR), sia impostato a S. - Eseguire la stampa di controllo del piano dei conti in uso dalla ditta (STAARC Scelta 9), per verificare che su tutti i conti sia stato inserito il conto di chiusura e riapertura, il livello di chiusura e il tipo conto; se, lanciando tale stampa, non viene stampato nulla, significa che non ci sono anomalie. Per chi gestisce il PDC Standard Teamsystem, non è necessario eseguire tale stampa. - Eseguire la stampa di controllo STPRI Stampa movimenti prima nota ordinaria dal 01.01.XX al 31.12.XX, indicando al campo Tipo Movimenti E -Movimenti con errori- per verificare che non siano presenti eventuali movimenti sbilanciati in prima nota. Se non viene stampato nulla, significa che non ci sono anomalie. - Eseguire il comando CONMOCO che controlla che tutti i conti movimentati siano presenti nel piano dei conti utilizzato dalla ditta. La stampa elencherà i soli conti con errori, se non viene stampato nulla significa che è tutto corretto. - ESEGUIRE IL BACKUP DEGLI ARCHIVI! NELLE PAGINE SUCCESSIVE ILLUSTRIAMO I FLUSSI OPERATIVI PER DUE DIVERSE PROCEDURE: IMMAGINIAMO CHE L ESERCIZIO DA CHIUDERE SIA XX e QUELLO SUCCESSIVO SIA YY - DA PAG.2 A PAG.5 CHIUSURA IN DATA 31.12.XX e APERTURA IN DATA 01.01.YY - DA PAG.6 A PAG.10 CHIUSURA e APERTURA IN DATA ANNO NUOVO (esempio: chiusura dell esercizio XX in data 28.02.YY e apertura in data 01.03.YY) 1
NOTA IMPORTANTE! Se la chiusura viene effettuata in data 31/12/XX le scritture di rettifica devono essere inserite nell anno di competenza e non devono assolutamente essere utilizzate le causali con codice da 831 a 899 (che sono automaticamente riconosciute dal programma come movimenti relativi all anno precedente rispetto a quello di registrazione). 1. RISCONTI Calcolo dei risconti attivi/passivi Eseguire la Generazione movimenti risconti con il comando RISCONTI, facendo prima il calcolo di prova e, dopo aver verificato la correttezza dei dati, ripetere la procedura selezionando il tipo stampa D-definitiva; in questa fase è bene fare molta attenzione alle date richieste dal programma, poiché, il programma stornerà dall anno di registrazione gli importi di competenza dell anno successivo, imputandoli in tale esercizio nella data selezionata. Indicare la data in cui si vuole registrare lo storno della parte di costo/ricavo di competenza dell esercizio successivo dall anno in cui è stato rilevato. Attenzione alle date!!! Indicare la data in cui deve essere effettuata la registrazione del costo/ricavo nell anno nuovo 2. CESP2 Calcolo degli ammortamenti Eseguire la stampa del libro cespiti con il comando CESP2 prima di prova e poi, dopo aver verificato che il calcolo sia corretto, definitiva. L emissione dei movimenti contabili avviene tramite la stampa definitiva di CESP2 e solo se è impostato a S il parametro Emissione movimenti contabili. Per fare in modo che il programma effettui automaticamente la registrazione delle quote di ammortamento in contabilità indicare S alla voce emissione movimenti contabili, la data di registrazione e la causale da utilizzare (non utilizzare i codici da 831 a 899). 2
3. CESP7/GMANRIP Calcolo manutenzione e riparazione eccedenti il 5% 4. MPRI Scritture di assestamento 5. INQSIT/MSIT Stampa di controllo bilancio 6. MPART Aggiornamento conti Se nel corso dell anno sono state sostenute spese di manutenzione e riparazione sui beni posseduti dall azienda, registrate sull apposito conto delle spese di manutenzione, è possibile eseguire il calcolo spese di manutenzione/riparazione eccedenti il 5% del valore dei beni strumentali da riportare in dichiarazione. Il comando CESP7 - Calcolo Manutenzione e riparazione produce un prospetto nel quale vengono elencati i cespiti che concorrono al calcolo del valore dei beni strumentali, sul quale viene poi calcolato il 5%. Il comando GMANRIP consente di effettuare il calcolo dell importo delle spese di manutenzione/riparazione sostenute che eccedono il 5% del valore dei beni strumentali. Tale comando non genera alcuna registrazione contabile, ma procede alla creazione di un cespite che consente il corretto riporto di tali spese nelle dichiarazioni dei redditi degli anni in cui possono essere ripartite. Effettuare le registrazioni di tutti i movimenti di assestamento e rettifica in data 31.12.XX. Stampare (MSIT) o interrogare a video (INQSIT) la situazione Economico Patrimoniale in Tempo Reale al 31.12.XX facendo attenzione ad escludere tutte le simulazioni (in fase di stampa controllare la pagina Opzioni ed impostare tutte le simulazioni dati a N). Verificare che il risultato d esercizio nella situazione patrimoniale torni con quello situazione economica. Effettuare l aggiornamento dei progressivi contabili dal 01.01.XX al 31.12.XX tramite il comando MPART Aggiornamento come da videata seguente: Selezionare la funzione AGGIORNAMENTO 7. INQSIT/MSIT Stampa di controllo bilancio 8. BILA0 Stampa prospetto di bilancio 9. BILA1 Situazione clienti/fornitori Stampare (MSIT) o interrogare a video (INQSIT) la situazione Economico Patrimoniale Consolidata al 31.12.XX facendo attenzione ad escludere tutte le simulazioni (in fase di stampa controllare la pagina Opzioni ed impostare tutte le simulazioni dati a N). Confrontare il risultato della stampa con la precedente interrogazione in tempo reale (punto 5), i saldi dei conti e il risultato d esercizio devono coincidere. Se lo si desidera, stampare con BILA0 il prospetto di bilancio al 31.12.XX (stampa consolidata) con simulazione chiusura da livello 0 a livello 0. Se lo si desidera, stampare con BILA1 la situazione clienti e fornitori al 31.12.XX da allegare eventualmente al bilancio o all inventario. 3
10. BILA2 Chiusura/apertura dei conti Il programma BILA2 esegue la chiusura e riapertura automatica dei conti, generando le relative scritture in prima nota. Eseguire prima la procedura in prova e, nella stampa ottenuta, effettuare i seguenti controlli: Presenza di tutti i conti della situazione economico/patrimoniale consolidata ed esattezza dei loro saldi; Il totale della colonna saldo chiusura deve essere uguale a 0; Il totale della colonna dare apertura deve essere uguale al totale della colonna avere apertura ; Le voci contrassegnate con il simbolo * devono essere unicamente quelle relative al conto Profitti e Perdite nel Conto Economico e al conto Risultato di Esercizio nello Stato Patrimoniale. Inoltre tali importi devono coincidere. UNA VOLTA EFFETTUATA E VERIFICATA LA CORRETTEZZA DELLA STAMPA DI PROVA ESEGUIRE BILA2 IN DEFINITIVA Alle richieste di BILA2 rispondere come da videata seguente: Al termine, la procedura stamperà l elenco dei conti chiusi e riaperti e il loro saldo e in prima nota, sarà possibile visualizzare i movimenti generati. 11. GIOR/GIORL Stampa Libro Giornale 12. ANADITTE/MAZZAR Azzeramento progressivi 13. MPASTO Stampa partitari In qualsiasi momento lo si desideri, è possibile stampare il libro giornale della ditta con il comando GIOR (stampa giornale) o GIORL (stampa giornale su una riga) dal 01.01.XX al 31.12.XX. Dopo aver eseguito la stampa definitiva del libro giornale, procedere con l azzeramento dei progressivi; è possibile procedere manualmente entrando in ANADITTE scelta 4-Dati iva e numerazioni e impostando a 0 i seguenti campi: - Pagine/Numero ultima riga giornale contabile - Progressivo dare giornale e progressivo avere giornale In alternativa è possibile utilizzare la funzione MAZZAR Azzeramento parte contabile, per azzerare i progressivi di più ditte simultaneamente. I partitari possono essere stampati in qualsiasi momento utilizzando il comando MPASTO. 4
SINTESI SEQUENZA OPERATIVA CHIUSURA AL 31.12.XX con APERTURA AL 01.01.YY La presente scheda è un ottimo strumento di controllo delle fasi operative della chiusura di bilancio, le consigliamo di utilizzarla nel momento in cui procede con le operazioni e conservarla insieme alle stampe della ditta, in modo da avere a disposizione un promemoria che le consenta di verificare sempre lo stato delle cose. Ditta: Data Bilancio: Operazione Eseguito da Le copie di backup degli archivi sono state effettuate? Il bilancio dell esercizio precedente è chiuso? E stato effettuato il giroconto dell utile/perdita dell esercizio precedente? Sono stati stampati i registri iva definitivi per le ditte con ventilazione? E stata effettuata la stampa di controllo piano dei conti da STAARC scelta 9? La stampa di controllo STPRI -movimenti con errori- è stata effettuata? La stampa di controllo CONMOCO è stata effettuata? 1. RISCONTI E stato eseguito il calcolo dei risconti? 2. CESP2 Il libro cespiti è stato stampato? 3. CESP7/GMANRIP Sono state calcolate le spese di manutenzione 5%?. 4. MPRI Sono stati inseriti tutti i movimenti di rettifica/assestamento?..... 5. INQSIT/MSIT Stampa e controllo situazione in tempo reale 6. MPART E stato eseguito l aggiornamento conti? 7. INQSIT/MSIT Stampa e controllo situazione in consolidato. La stampa della situazione in tempo reale coincide con quella consolidata?. 8. BILA0 Se lo desidera stampare e conservare Bila0 (bilancio). 9. BILA1 Se lo desidera stampare e conservare Bila1 (clienti/fornitori) 10. BILA2 E stata eseguita la chiusura/apertura dei conti?... 11. GIOR Il giornale della ditta è stampato?... 12. ANADITTE/MAZZAR Sono stati azzerati i progressivi? 13. MPASTO I partitari della ditta sono stampati?... 5
PREMESSA In queste note illustriamo la procedura per effettuare la chiusura di bilancio in data anno nuovo e l apertura in data anno nuovo. Per semplicità prendiamo ad esempio la data di chiusura 28.02.YY e la data di apertura 01.03.YY. NOTA IMPORTANTE!!! Nelle operazioni di seguito elencate, dove è prevista la generazione di movimenti contabili, utilizzare le causali con codice da 831 a 899 per effettuare registrazioni in data anno nuovo ma con competenza anno precedente. 1. RISCONTI Calcolo dei risconti attivi/passivi Eseguire la Generazione movimenti risconti con il comando RISCONTI, facendo prima il calcolo di prova e, dopo aver verificato la correttezza dei dati, ripetere la procedura selezionando il tipo stampa D-definitiva; in questa fase è bene fare molta attenzione alle date richieste dal programma, poiché, il programma stornerà dall anno di registrazione gli importi di competenza dell anno successivo, imputandoli in tale esercizio nella data selezionata. Indicare la data in cui si vuole registrare lo storno della parte di costo/ricavo di competenza dell esercizio successivo dall anno in cui è stato rilevato. Attenzione alle date!!! Indicare la data in cui deve essere effettuata la registrazione del costo/ricavo nell anno nuovo 2. CESP2 Calcolo degli ammortamenti Eseguire la stampa del libro cespiti con il comando CESP2 prima di prova e poi, dopo aver verificato che il calcolo sia corretto, definitiva. L emissione dei movimenti contabili avviene tramite la stampa definitiva di CESP2 e solo se è impostato a S il parametro Emissione movimenti contabili. Per fare in modo che il programma effettui automaticamente la registrazione delle quote di ammortamento in contabilità indicare S alla voce emissione movimenti contabili, la data anno nuovo e la causale per la registrazione, utilizzare i codici da 831 a 899 in modo che la scrittura venga riconosciuta dal programma come di competenza dell anno precedente. 6
3. CESP7/GMANRIP Calcolo manutenzione e riparazione eccedenti il 5% 4. MPRI Scritture di assestamento 5. INQSIT/MSIT Stampa di controllo bilancio 6. MPART Aggiornamento conti Se nel corso dell anno sono state sostenute spese di manutenzione e riparazione sui beni posseduti dall azienda, registrate sull apposito conto delle spese di manutenzione, è possibile eseguire il calcolo spese di manutenzione/riparazione eccedenti il 5% del valore dei beni strumentali da riportare in dichiarazione. Il comando CESP7 - Calcolo Manutenzione e riparazione produce un prospetto nel quale vengono elencati i cespiti che concorrono al calcolo del valore dei beni strumentali, sul quale viene poi calcolato il 5%. Il comando GMANRIP consente di effettuare il calcolo dell importo delle spese di manutenzione/riparazione sostenute che eccedono il 5% del valore dei beni strumentali. Tale comando non genera alcuna registrazione contabile, ma procede alla creazione di un cespite che consente il corretto riporto di tali spese nelle dichiarazioni dei redditi degli anni in cui possono essere ripartite. Effettuare le registrazioni di tutti i movimenti di assestamento e rettifica in data 28.02.YY utilizzando le causali da 831 a 899 (competenza dell anno precedente). Stampare (MSIT) o interrogare a video (INQSIT) la situazione Economico Patrimoniale in Tempo Reale al 31.12.XX indicando nella data movimenti dal 01.01.XX al 28.02.YY per far sì che il bilancio tenga conto anche delle rettifiche inserite nell anno successivo a quello che si sta chiudendo, facendo attenzione ad escludere tutte le simulazioni (in fase di stampa controllare la pagina Opzioni ed impostare tutte le simulazioni dati a N). Verificare che il risultato d esercizio nella situazione patrimoniale torni con quello situazione economica. Effettuare l aggiornamento dei progressivi contabili dal 01.01.XX al 31.12.XX tramite il comando MPART Aggiornamento come da videata seguente: Selezionare la funzione AGGIORNAMENTO 7
7. PARCHIU Aggiornamento conti rettifiche Effettuare l aggiornamento dei progressivi contabili dal 01.01.YY al 28.02.YY per comprendere anche le rettifiche inserite nell anno nuovo con le causali da 831 a 899, tramite il comando PARCHIU Aggiornamento come da videata: Selezionare la funzione AGGIORNAMENTO 8. INQSIT/MSIT Stampa di controllo bilancio 9. BILA0 Stampa prospetto di bilancio 10. BILA1 Situazione clienti/fornitori 11. BILA2 Chiusura/apertura dei conti Stampare (MSIT) o interrogare a video (INQSIT) la situazione Economico Patrimoniale Consolidata al 31.12.XX facendo attenzione ad escludere tutte le simulazioni (in fase di stampa controllare la pagina Opzioni ed impostare tutte le simulazioni dati a N). Confrontare il risultato della stampa con la precedente interrogazione in tempo reale (punto 5), i saldi dei conti e il risultato d esercizio devono coincidere. Se lo si desidera, stampare con BILA0 il prospetto di bilancio al 31.12.XX (stampa consolidata) con simulazione chiusura da livello 0 a livello 0. Se lo si desidera, stampare con BILA1 la situazione clienti e fornitori al 31.12.XX da allegare eventualmente al bilancio o all inventario. Il programma BILA2 esegue la chiusura e riapertura automatica dei conti, generando le relative scritture in prima nota. Eseguire prima la procedura in prova e, nella stampa ottenuta, effettuare i seguenti controlli: Presenza di tutti i conti della situazione economico/patrimoniale consolidata ed esattezza dei loro saldi; Il totale della colonna saldo chiusura deve essere uguale a 0; Il totale della colonna dare apertura deve essere uguale al totale della colonna avere apertura ; Le voci contrassegnate con il simbolo * devono essere unicamente quelle relative al conto Profitti e Perdite nel Conto Economico e al conto Risultato di Esercizio nello Stato Patrimoniale. Inoltre tali importi devono coincidere. UNA VOLTA EFFETTUATA E VERIFICATA LA CORRETTEZZA DELLA STAMPA DI PROVA ESEGUIRE BILA2 IN DEFINITIVA Segue 8
11. BILA2 Chiusura/apertura dei conti segue da pag. precedente Alle richieste di BILA2 rispondere come da videata seguente: Nella DATA BILANCIO indicare sempre 31.12.XX Data chiusura registrazione indicare data anno nuovo 28.02.YY Data chiusura operazione indicare sempre 31.12.XX Data apertura registrazione indicare data anno nuovo 01.03.YY Data apertura operazione indicare sempre 01.01.YY Attenzione alle date!!! Al termine, la procedura stamperà l elenco dei conti chiusi e riaperti e il loro saldo e in prima nota, sarà possibile visualizzare i movimenti generati. 12. GIOR/GIORL Stampa Libro Giornale 13. ANADITTE/MAZZAR Azzeramento progressivi 14. MPASTO Stampa partitari In qualsiasi momento lo si desideri, è possibile stampare il libro giornale della ditta con il comando GIOR (stampa giornale) o GIORL (stampa giornale su una riga) comprendendo anche le operazioni di rettifica inserite nell anno nuovo. Dopo aver eseguito la stampa definitiva del libro giornale, procedere con l azzeramento dei progressivi; è possibile procedere manualmente entrando in ANADITTE scelta 4-Dati iva e numerazioni e impostando a 0 i seguenti campi: - Pagine/Numero ultima riga giornale contabile - Progressivo dare giornale e progressivo avere giornale In alternativa è possibile utilizzare la funzione MAZZAR Azzeramento parte contabile, per azzerare i progressivi di più ditte simultaneamente. I partitari possono essere stampati in qualsiasi momento utilizzando il comando MPASTO. 9
SINTESI SEQUENZA OPERATIVA CHIUSURA DATA ANNO NUOVO 28.02.YY con APERTURA IN DATA ANNO NUOVO 01.03.YY La presente scheda è un ottimo strumento di controllo delle fasi operative della chiusura di bilancio, le consigliamo di utilizzarla nel momento in cui procede con le operazioni e conservarla insieme alle stampe della ditta, in modo da avere a disposizione un promemoria che le consenta di verificare sempre lo stato delle cose. Ditta: Data Bilancio: Operazione Eseguito da Le copie di backup degli archivi sono state effettuate? Il bilancio dell esercizio precedente è chiuso? E stato effettuato il giroconto dell utile/perdita dell esercizio precedente? Sono stati stampati i registri iva definitivi per le ditte con ventilazione? E stata effettuata la stampa di controllo piano dei conti da STAARC scelta 9? La stampa di controllo SBILA è stata effettuata? La stampa di controllo CONMOCO è stata effettuata? 1. RISCONTI E stato eseguito il calcolo dei risconti? 2. CESP2 Il libro cespiti è stato stampato? 3. CESP7/GMANRIP Sono state calcolate le spese di manutenzione 5%?. 4. MPRI Sono stati inseriti i movimenti di rettifica in data anno nuovo?..... 5. INQSIT/MSIT Stampa e controllo situazione in tempo reale 6. MPART E stato eseguito l aggiornamento conti? 7. PARCHIU E stato eseguito l aggiornamento conti per le rettifiche? 8. INQSIT/MSIT Stampa e controllo situazione in consolidato. La stampa della situazione in tempo reale coincide con quella consolidata?. 9. BILA0 Se lo desidera stampare e conservare Bila0 (bilancio). 10. BILA1 Se lo desidera stampare e conservare Bila1 (clienti/fornitori) 11. BILA2 E stata eseguita la chiusura/apertura dei conti?... 12. GIOR Il giornale della ditta è stampato?... 13. ANADITTE/MAZZAR Sono stati azzerati i progressivi? 14. MPASTO I partitari della ditta sono stampati?... 10
Ditte Semplificate PREMESSA Per le ditte in contabilità semplificata le operazioni di chiusura coincidono con la chiusura Iva. E comunque possibile effettuare ulteriori operazioni di rettifica e assestamento in data successiva a quella della dichiarazione annuale. Di seguito analizzeremo le procedure relative alle rettifiche di bilancio. CONTROLLI PRELIMINARI Importante!!! Prima di procedere con le operazioni di chiusura controllare quanto segue: - ESEGUIRE LE COPIE DI BACKUP DEGLI ARCHIVI - Verificare la corretta impostazione delle causali da utilizzare per le registrazioni di rettifica. Le causali (GESARC 1. Gestione Archivio Tabelle 6. Causali Contabili) da utilizzare per le ditte semplificate, qualsiasi tipo di operazione debba essere fatte, devono avere sempre la seguente caratteristica: il campo TIPO REGISTRO deve essere valorizzato con l indicazione del registro Iva su cui dovranno essere stampate le registrazioni: A Registro Acquisti V Registro Vendite C Registro Corrispettivi Importante!!! In TUTTE le causali che si utilizzano per le ditte in semplificata è necessario che sia presente l indicazione del tipo registro NELLE PAGINE SUCCESSIVE ILLUSTRIAMO I FLUSSI OPERATIVI PER DUE DIVERSE PROCEDURE: IMMAGINIAMO CHE L ESERCIZIO DA CHIUDERE SIA XX e QUELLO SUCCESSIVO SIA YY - DA PAG.12 A PAG. 13 OPERAZIONI DI RETTIFICA REGISTRATE IN DATA 31.12.XX - DA PAG.14 A PAG.15 OPERAZIONI DI RETTIFICA REGISTRATE IN DATA ANNO NUOVO es. 28.02.YY 11
Ditte Semplificate NOTA IMPORTANTE! Nelle operazioni di seguito riportate non devono assolutamente essere utilizzate le causali con codice da 831 a 899 (che sono automaticamente riconosciute dal programma come movimenti relativi all anno precedente rispetto a quello di registrazione). 1. RISCONTI Calcolo dei risconti attivi/passivi Eseguire la Generazione movimenti risconti con il comando RISCONTI, facendo prima il calcolo di prova e, dopo aver verificato la correttezza dei dati, ripetere la procedura selezionando il tipo stampa D-definitiva; in questa fase è bene fare molta attenzione alle date richieste dal programma, poiché, il programma stornerà dall anno di registrazione gli importi di competenza dell anno successivo, imputandoli in tale esercizio nella data selezionata. N.B. La causale contabile per la registrazione dei ratei, viene automaticamente prelevata dal programma dalla tabella GESARC 1. Gestione Archivio Tabelle 2. Personalizzazione dati e conti 1. Personalizzazione dati procedura. Attenzione alle date!!! 2. CESP2 Calcolo degli ammortamenti Eseguire la stampa del libro cespiti con il comando CESP2 prima di prova e poi, dopo aver verificato che il calcolo sia corretto, definitiva. L emissione dei movimenti contabili avviene tramite la stampa definitiva di CESP2 e solo se è impostato a S il parametro Emissione movimenti contabili. Per fare in modo che il programma effettui automaticamente la registrazione delle quote di ammortamento in contabilità indicare S alla voce emissione movimenti contabili, la data di registrazione e la causale da utilizzare (non utilizzare i codici da 831 a 899) 12
Ditte Semplificate 3. CESP7/GMANRIP Calcolo manutenzione e riparazione eccedenti il 5% 4. MPRI Scritture di assestamento 5. MDEN Stampa provvisoria liquidazioni Iva Se nel corso dell anno sono state sostenute spese di manutenzione e riparazione sui beni posseduti dall azienda, registrate sull apposito conto delle spese di manutenzione, è possibile eseguire il calcolo spese di manutenzione/riparazione eccedenti il 5% del valore dei beni strumentali da riportare in dichiarazione. Il comando CESP7 - Calcolo Manutenzione e riparazione produce un prospetto nel quale vengono elencati i cespiti che concorrono al calcolo del valore dei beni strumentali, sul quale viene poi calcolato il 5%. Il comando GMANRIP consente di effettuare il calcolo dell importo delle spese di manutenzione/riparazione sostenute che eccedono il 5% del valore dei beni strumentali. Tale comando, per le ditte in semplificata genera una registrazione contabile, che consente il corretto riporto di tali spese nelle dichiarazioni dei redditi. Effettuare le registrazioni di tutti i movimenti di assestamento e rettifica in data 31.12.XX. Solo se si gestiscono le registrazioni automatiche di chiusura Iva, eseguire la stampa provvisoria delle liquidazioni Iva dei vari mesi/trimestri rispondendo S alla richiesta eseguo registrazione contabile in modo che vengano automaticamente generati i movimenti e siano quindi inclusi nella stampa dei registri (fase successiva). 6. REGIVA Stampa registri Iva 7. MSITS/INQSITS Stampa situazione contabile 8. PARTS Stampa partitari Stampare i registri Iva di tutto l anno in definitiva, utilizzando il comando REGIVA da mese 1 a mese 13. Stampare (MSITS) o interrogare a video (INQSITS) la situazione contabile consolidata e controllarne la validità. In qualsiasi momento è possibile effettuare la stampa dei mastrini con il comando PARTS. 13
Ditte Semplificate NOTA IMPORTANTE! Nelle operazioni di seguito riportate, dove è prevista la generazione di movimenti contabili, occorre utilizzare le causali con codice da 831 a 899 (che sono automaticamente riconosciute dal programma come movimenti relativi all anno precedente rispetto a quello di registrazione). 1. RISCONTI Calcolo dei risconti attivi/passivi Eseguire la Generazione movimenti risconti con il comando RISCONTI, facendo prima il calcolo di prova e, dopo aver verificato la correttezza dei dati, ripetere la procedura selezionando il tipo stampa D-definitiva; in questa fase è bene fare molta attenzione alle date richieste dal programma, poiché, il programma stornerà dall anno di registrazione gli importi di competenza dell anno successivo, imputandoli in tale esercizio nella data selezionata. N.B. La causale contabile per la registrazione dei ratei, viene automaticamente prelevata dal programma dalla tabella GESARC 1. Gestione Archivio Tabelle 2. Personalizzazione dati e conti 1. Personalizzazione dati procedura al cui codice verrà sommato 800 (poiché il codice delle causali indicate in tabella deve essere compreso sempre tra 31 e 99). Attenzione alle date!!! 2. CESP2 Calcolo degli ammortamenti Eseguire la stampa del libro cespiti con il comando CESP2 prima di prova e poi, dopo aver verificato che il calcolo sia corretto, definitiva. L emissione dei movimenti contabili avviene tramite la stampa definitiva di CESP2 e solo se è impostato a S il parametro Emissione movimenti contabili. Per fare in modo che il programma effettui automaticamente la registrazione delle quote di ammortamento in contabilità indicare S alla voce emissione movimenti contabili, la data anno nuovo e la causale per la registrazione, utilizzare i codici da 831 a 899 in modo che la scrittura venga riconosciuta dal programma come di competenza dell anno precedente. 14
Ditte Semplificate 3. CESP7/GMANRIP Calcolo manutenzione e riparazione eccedenti il 5% 4. MPRI Scritture di assestamento 5. MDEN Stampa provvisoria liquidazioni Iva Se nel corso dell anno sono state sostenute spese di manutenzione e riparazione sui beni posseduti dall azienda, registrate sull apposito conto delle spese di manutenzione, è possibile eseguire il calcolo spese di manutenzione/riparazione eccedenti il 5% del valore dei beni strumentali da riportare in dichiarazione. Il comando CESP7 - Calcolo Manutenzione e riparazione produce un prospetto nel quale vengono elencati i cespiti che concorrono al calcolo del valore dei beni strumentali, sul quale viene poi calcolato il 5%. Il comando GMANRIP consente di effettuare il calcolo dell importo delle spese di manutenzione/riparazione sostenute che eccedono il 5% del valore dei beni strumentali. Tale comando, per le ditte in semplificata genera una registrazione contabile, che consente il corretto riporto di tali spese nelle dichiarazioni dei redditi. Effettuare le registrazioni di tutti i movimenti di assestamento e rettifica in data 28.02.YY utilizzando le causali con codice da 831 a 899 (competenza anno precedente) Solo se si gestiscono le registrazioni automatiche di chiusura Iva, eseguire la stampa provvisoria delle liquidazioni Iva dei vari mesi/trimestri rispondendo S alla richiesta eseguo registrazione contabile in modo che vengano automaticamente generati i movimenti e siano quindi inclusi nella stampa dei registri (fase successiva). 6. REGIVA Stampa registri Iva 7. MSITS/INQSITS Stampa situazione contabile 8. PARTS Stampa partitari Stampare i registri Iva di tutto l anno in definitiva, utilizzando il comando REGIVA da mese 1 a mese 13. Stampare (MSITS) o interrogare a video (INQSITS) la situazione contabile consolidata e controllarne la validità. Prestare attenzione alle date indicate, poiché, la data bilancio deve essere 31.12.XX, ma, nella data movimenti, devono indicare le date da 01.01.XX a 28.02.YY (data utilizzata per inserire le rettifiche con causali da 831 a 899). In qualsiasi momento è possibile effettuare la stampa dei mastrini con il comando PARTS. 15
Ditte Semplificate SINTESI SEQUENZA OPERATIVA CHIUSURA DITTE SEMPLIFICATE CON RETTIFICHE IN DATA 31.12.XX La presente scheda è un ottimo strumento di controllo delle fasi operative, le consigliamo di utilizzarla nel momento in cui procede con le operazioni e conservarla insieme alle stampe della ditta, in modo da avere a disposizione un promemoria che le consenta di verificare sempre lo stato delle cose. Ditta: Data Bilancio: Operazione Eseguito da Le copie di backup degli archivi sono state effettuate? 1. RISCONTI E stato eseguito il calcolo dei risconti? 2. CESP2 Il libro cespiti è stato stampato? 3. CESP7/GMANRIP Sono state calcolate le spese di manutenzione 5%?. 4. MPRI Sono stati inseriti i movimenti di rettifica in data 31.12.XX?..... 5. MDEN Sono state stampate le liquidazioni con emissione dei movimenti? 6. REGIVA E stata effettuata la stampa definitiva dei registri Iva? 7. MSITS/INQSITS Stampa e controllo situazione contabile consolidata 8. PARTS I partitari della ditta sono stati stampati?. SINTESI SEQUENZA OPERATIVA CHIUSURA DITTE SEMPLIFICATE CON RETTIFICHE IN DATA ANNO NUOVO La presente scheda è un ottimo strumento di controllo delle fasi operative, le consigliamo di utilizzarla nel momento in cui procede con le operazioni e conservarla insieme alle stampe della ditta, in modo da avere a disposizione un promemoria che le consenta di verificare sempre lo stato delle cose. Ditta: Data Bilancio: Operazione Eseguito da Le copie di backup degli archivi sono state effettuate? 1. RISCONTI E stato eseguito il calcolo dei risconti? 2. CESP2 Il libro cespiti è stato stampato? 3. CESP7/GMANRIP Sono state calcolate le spese di manutenzione 5%?. 4. MPRI Sono stati inseriti i movimenti di rettifica in data anno nuovo?..... 5. MDEN Sono state stampate le liquidazioni con emissione dei movimenti? 6. REGIVA E stata effettuata la stampa definitiva dei registri Iva? 7. MSITS/INQSITS Stampa e controllo situazione contabile consolidata 8. PARTS I partitari della ditta sono stati stampati?. 16
Contabilità Professionisti Per le contabilità professionisti devono essere seguite le procedure sopraelencate a seconda del tipo di contabilità impostato nell anagrafica ditte. Riportiamo le uniche particolari attenzioni da prestare per le chiusure delle contabilità professionisti: PROFESSIONISTI IN CONTABILITA ORDINARIA - Se il professionista gestisce il giornale contabile in sostituzione del registro cronologico (ANADITTE 2. Dati relativi all attività campo Professionista impostato a X ) Seguire integralmente la procedura di chiusura bilancio delle ditte in contabilità ordinaria. - Se il professionista gestisce il registro cronologico (ANADITTE 2. Dati relativi all attività campo Professionista impostato a S ) Seguire la procedura di chiusura bilancio delle ditte in contabilità ordinaria facendo attenzione a: - Non deve essere stampato il giornale contabile (GIOR/GIORL) - Al termine delle procedure di chiusura occorre azzerare i totali di colonna del cronologico: MPRI variazione prima nota 5. Registrazione professionisti F3 Totali Impostare a 0 i totali che interessano (di norma tutti tranne quelli di cassa e banca che proseguono nel tempo) - La stampa del registro cronologico (MPROF) si può eseguire in qualsiasi momento poiché non è rilevante ai fini della corretta chiusura del bilancio PROFESSIONISTI IN CONTABILITA SEMPLIFICATA Seguire la procedura di chiusura bilancio delle ditte in contabilità semplificata tenendo presente che occorre stampare sui registri Iva la situazione dei documenti sospesi, prima di registrare gli incassi/pagamenti nell anno nuovo; la stampa può essere effettuata con REGIVA oppure con MIVAS Acquisti sospesi e Vendite sospese. 17