Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva Una nuova soluzione ha arricchito l offerta Top Consult. E OCR Data Capture, progettata per ottimizzare il data entry dei documenti cartacei, fattore cruciale soprattutto nella gestione aziendale dei cicli attivo e passivo. Questi sono infatti caratterizzati dall arrivo per lettera, fax o e-mail di un volume elevato di documenti come ordini clienti, documenti di trasporto o fatture fornitori. La nuova soluzione estrae le informazioni dai documenti cartacei e le rende disponibili ai sistemi gestionali dell impresa, ad esempio per acquisire automaticamente i dati presenti sulle fatture fornitori, alimentare la prima nota in contabilità ed archiviare elettronicamente le fatture stesse. Il tutto >> è basato sull integrazione del sistema documentale Top Media NED con le in questo numero Av a n t i N 10 Lu g l i o - Se t t e m b r e 2009 Ve l o c e L estrazione intelligente dei dati dalla carta Con la soluzione Top Consult un data entry veloce e senza errori avanzate tecnologie data capture di Kofax, leader mondiale di questo settore. Con OCR Data Capture il data entry (che impegna oggi in amministrazione numerose persone) non è più un costoso collo di bottiglia ma diventa un processo di acquisizione rapido e privo di errori, spesso completamente automatico, che porta all utente considerevoli vantaggi economici e di processo. La soluzione, il cui costo è legato al volume annuo di pagine trattate, già dal primo anno porta risparmi largamente superiori all investimento necessario: si può infatti calcolare un risparmio del 50 per cento nella sola fase di data entry: data entry di magazzino per le bolle di consegna, di prima nota in contabilità per le fatture fornitore e di ordini cliente nel ciclo attivo. Inoltre, sfruttando le capacità avanzate del sistema Top Media NED, una volta segue a pag. 8 Conservazione fiscale: immagini da spool, validità confermata Pagina 2 Un ciclo passivo tutto dematerializzato Costi dimezzati con le soluzioni Top Consult Pagina 3 San Benedetto, Top Media sotto il tetto Snelliti i processi, migliorata la qualità del lavoro Pagina 4 >> Tre scenari applicativi per la nuova soluzione La soluzione OCR Data Capture di Top Consult si rivolge sia alle aziende che già utilizzano Top Media NED per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva di quelli fiscali, sia alle aziende clienti di Kofax, sia a quelle che intendono affrontare l automazione del ciclo passivo o attivo inserendo per la prima volta in azienda la gestione documentale. Per i clienti Top Consult è stato appositamente sviluppato il nuovo modulo QCapture OCR, che estrae da Top Media NED le immagini e i dati passandoli automaticamente al sistema di riconoscimento OCR di Kofax. In questo modo gli utenti aziendali continuano a lavorare come prima, con le stesse modalità di utilizzo del sistema, e aggiungono tutti i vantaggi dell OCR per la fase di data entry. E stato realizzato anche il nuovo modulo Connect per Kofax, il cui scopo è quello di importare in Top Media NED, arricchendo il database, i dati letti dalle funzionalità OCR di Kofax: sono dati utili per il flusso gestionale e/o obbligatori per la conservazione sostitutiva. Per le aziende che utilizzano già le soluzioni Kofax di scansione, riconoscimento e caricamento nel gestionale, ma non adottano ancora la conservazione sostitutiva, è stata messa a punto l offerta Top Media Lex per Kofax. E questa una suite che contiene tutti i moduli, compreso Connect per Kofax, necessari a realizzare gestione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti: consente quindi di aggiungere alle applicazioni OCR già in uso anche soluzioni di gestione e conservazione elettronica dei documenti a norma di legge tramite il sistema Top Media NED. Per chi infine non ha realizzato né la gestione documentale né l OCR Data Capture, la nuova soluzione di Top Consult può essere un ottimo inizio per affrontare entrambi i temi. 1
2 Conservazione fiscale in primo piano Immagini da spool, la validità è confermata Rispondendo ad una serie di quesiti posti da Assinform (l associazione di Confindustria delle imprese ICT), l Agenzia delle Entrate ha emesso il 15 giugno 2009 la Risoluzione N.158/E che supera alcuni dubbi interpretativi nel campo della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. La risoluzione ribadisce che è necessario il riferimento temporale sul documento informatico rilevante ai fini tributari, che si considera data di emissione della fattura quella indicata sulla fattura stessa e che la conservazione delle fatture (anche elettroniche) deve avvenire con cadenza almeno quindicinale. Ma la risposta più interessante è quella che riabilita l utilizzo degli spool di stampa quale strumento per acquisire l immagine del documento. Sullo stesso argomento in passato erano state emesse circolari di parere totalmente avverso. Ebbene, l Agenzia delle Entrate qui conferma che per la conservazione sostitutiva di documenti (prodotti o ricevuti con modalità informatiche ma privi di marca temporale e firma digitale dell emittente, e quindi da considerarsi come analogici) si può procedere all acquisizione della relativa immagine elettronica direttamente dallo spool di stampa. Questo purché l immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento e il supporto di memorizzazione abbia assicurata la leggibilità nel tempo, con garanzia dell ordine cronologico e senza soluzioni di continuità; inoltre, fin dal momento della memorizzazione devono essere garantite le funzioni di ricerca ed estrazione secondo gli indici indicati dall art.3 del DM del 23/1/2004 (nome e cognome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data, ecc.). Per l esistenza giuridica e la rilevanza fiscale del documento è in ogni caso necessaria la sua materializzazione su supporto fisico, cioè cartaceo, da esibire a richiesta. La carta però rimane in vita solo fino al momento in cui è completato il processo di conservazione sostitutiva con l apposizione di firma digitale e marca temporale. La conservazione delle fatture in Italia Secondo il Rapporto 2009 dell Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, in Italia sono circa 2.000 le aziende che adottano la conservazione sostitutiva delle fatture (attive, passive o entrambe). Maggiormente diffusa (attuata da oltre 1.300 imprese) è la sola conservazione delle fatture attive, più semplice da realizzare perché questi documenti sono generati direttamente in formato elettronico dal sistema gestionale aziendale. Quasi 400 aziende fanno solo la conservazione del passivo e circa 250 conservano sia attivo che passivo in modo sostitutivo. In tutti tre i casi la conservazione attuata risulta equamente diffusa fra grandi, medie e piccole imprese. Anche nell esperienza diretta di Top Consult, pioniere e leader delle soluzioni di conservazione sostitutiva con oltre 150 archivi sostitutivi già realizzati, fra i clienti è prevalente la conservazione delle fatture attive. Le imprese sono partite in ogni caso da qui, estendendo poi l applicazione alle fatture passive (e nel 2009 muovendosi in gran numero anche verso la conservazione a norma di legge dei documenti del Personale, dal Libro Unico del Lavoro a Cedolini, Cud, ecc.). A proposito di documenti fiscali è interessante sapere che sono ormai molti i clienti Top Consult che, avendo scelto la conservazione sostitutiva, hanno superato agevolmente la visita del Fisco e sperimentato sul campo la semplicità e praticità delle soluzioni Lex. Lex, potenziato il modulo per la sostitutiva Lex è il modulo di Top Media NED per la conservazione sostitutiva dei documenti, che ha fatto la storia di questi procedimenti in Italia. Ora è stato ulteriormente potenziato con nuove funzionalità che - sempre rimanendo all interno delle direttive dell Agenzia delle Entrate - lo rendono in particolare molto più veloce. La normativa in vigore impone tempi stretti per il passaggio dei documenti in conservazione sostitutiva: ad esempio per le fatture entro 15 giorni dalla data di emissione, per il Libro Unico del Lavoro (LUL) entro il 16 del mese successivo. Quindi i documenti vengono ad essere disponibili per il Lex a ridosso della scadenza per effettuare la conservazione. Quando si emettono documenti digitali (è il caso delle fatture elettroniche e del LUL ad esempio) i tempi a disposizione per la conservazione si accorciano ulteriormente perché l apposizione della firma digitale ad ogni documento comporta tempi tecnici di qualche secondo. Il potenziamento del modulo Lex consente, al momento dell estrazione, di individuare e separare i documenti analogici da quelli informatici: per quest ultimi il sistema non li firma ulteriormente ma prosegue calcolando l impronta e firmando l insieme. I tempi del processo di conservazione sostitutiva sono così drasticamente ridotti. Il nuovo Lex inoltre rende totalmente automatica anche l apposizione della marca temporale che sancisce il termine dell operazione di conservazione sostitutiva. Per i clienti che hanno sottoscritto la manutenzione software, il potenziamento del modulo è gratuito.
Costi più che dimezzati con Top Media NED e OCR Data Capture Un ciclo passivo tutto dematerializzato Il ciclo passivo aziendale (dall ordine alla fattura fornitore, dal pagamento alla conservazione dei documenti contabili e fiscali) è un processo lento e complicato basato ancora in prevalenza sulla presenza di un gran numero di documenti cartacei. Ma i margini di ottimizzazione sono elevati: la sua gestione può diventare un processo fluido e dinamico se si utilizzano le soluzioni Top Consult di gestione e conservazione elettronica dei documenti abbinate con quella OCR Data Capture. Se scomponiamo la gestione del ciclo passivo nelle sue varie fasi, possiamo considerare quattro step principali: la normalizzazione dei documenti utili alla gestione stessa (cioè verifica e completamento con tutti i dati necessari alla contabilizzazione); il data entry in contabilità ( prima nota ); il flusso di approvazione al pagamento; la conservazione obbligatoria dei documenti fiscalmente rilevanti. Senza dematerializzazione tutte queste fasi vengono condotte manualmente, con archiviazione e conservazione dei documenti in forma cartacea, con modalità lunghe e costose. Se usiamo invece la soluzione completa di dematerializzazione basata sul sistema documentale Top Media NED integrato con OCR Data Capture (vedi articolo a pagina 1), il quadro cambia radicalmente. Un processo fluido e controllato Il processo inizia con etichettatura, scansione e archiviazione. Se l obiettivo finale è quello della conservazione sostitutiva, poiché il Fisco richiede l annotazione delle fatture fornitore con un numero univoco e progressivo (che dovrà essere riportato anche nel Registro Iva Fornitori), il procedimento inizia con l apposizione sulla prima pagina di ogni fattura di un etichetta barcode con il numero progressivo. I documenti sono quindi sottoposti a scansione massiva, le immagini delle fatture sono automaticamente ricomposte e memorizzate nei serbatoi di Top Media NED. Per facilitare la lettura OCR l immagine elettronica delle fatture viene poi resa di più alta qualità con il sistema automatico Kofax Virtual Rescan e archiviata con Barcode in Top Media NED. Gli utenti amministrativi controllano a questo punto che i documenti contengano tutti i dati necessari alla contabilizzazione, introducono quelli mancanti e le fatture normalizzate sono automaticamente trasferite mediante il nuovo modulo QCapture OCR di Top Media NED al motore di riconoscimento Kofax. Questo esegue la lettura OCR (Optical Character Recognition), verifica ed estrae in automatico i dati contabili contenuti nelle fatture e li rilascia, sempre in automatico, al sistema gestionale per il caricamento e la contabilizzazione. Attraverso il nuovo connettore Connect per Kofax, vengono aggiunti in Top Media NED i dati di contabilità necessari per l avanzamento del flusso del ciclo passivo e/o obbligatori per la conservazione sostitutiva. Nel sistema documentale sono quindi archiviati sia i dati sia le immagini delle fatture fornitore. Il processo descritto si svolge sotto il controllo di QManager, che tiene traccia dei vari passaggi e fornisce l allerta in caso di problemi. Con Top Media NED si attua poi il flusso di autorizzazione al pagamento, attraverso un workflow automatico che smista documenti e notifiche alle persone responsabili del processo, in base ai dati (come ad esempio il centro di costo) archiviati in Top Media NED nella fase precedente. Infine, le fatture e i documenti fiscalmente rilevanti vengono passati in conservazione sostitutiva a norma di legge mediante il modulo specializzato Lex: i documenti cartacei originali possono essere distrutti, liberando così spazi consistenti e costosi di archivio. Risparmi decisivi in tutte le fasi La soluzione realizzata con la dematerializzazione (Top Media NED più OCR Data Capture) rende la gestione del ciclo passivo veloce e scorrevole. Ma, soprattutto, porta risparmi consistenti in ciascuna delle quattro fasi considerate, risparmi che si possono facilmente calcolare in modo concreto. Prendiamo come esempio il caso reale di una media azienda italiana, il cui ciclo passivo è caratterizzato da un volume annuo di 70.000 fatture fornitori (mediamente di 2 pagine ciascuna); gli addetti alla Contabilità Fornitori sono 4, impegnati per il 90 per cento del loro tempo nelle attività di data entry. Un altro 5 per cento del tempo se ne va in normalizzazione, mentre il flusso approvativo impegna il 15 per cento di quattro persone (amministrazione più responsabili delle autorizzazioni al pagamento). Se il costo aziendale medio per persona è di 40.000 euro l anno, è facile calcolare il costo annuale del tempo impiegato nelle varie fasi: normalizzazione fatture euro 8.000, data entry (prima nota) 144.000, flusso approvazione fatture 24.000, mentre la conservazione obbligatoria tradizionale ne assorbe 33.935, per un totale generale di 209.925 euro l anno. Con la soluzione di dematerializzazione i costi diventano rispettivamente 5.600, 72.000, 16.800 e 3.393, per una spesa totale di 97.793 euro e un costo per pagina che scende da 1,50 a 0,70. I risparmi ottenuti sono quindi del 30 per cento in normalizzazione, del 50 in data entry, del 30 in flusso approvativo, del 90 in conservazione sostitutiva e del 53,3 nel costo per pagina: in totale, per tutto il ciclo passivo, il risparmio raggiunge così i 112.133 euro, pari cioè ad oltre il 53,4 per cento. 3
Sotto controllo i cicli attivo e passivo In San Benedetto la gestione elettronica dei documenti, presente in azienda dal 2006, è oggi un valido ausilio al lavoro di impiegati e manager. La versione più avanzata del sistema documentale Top Consult, Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, integrato con i diversi sistemi gestionali Unix, ha un ruolo di primo piano in molte applicazioni chiave, dalla gestione dei cicli attivo e passivo alla conservazione sostitutiva San Benedetto, Top Media Con una gestione documentale ad snelliti i processi e migliorata la qua e con la fattura emessa. Ci sono anche i DDT di tipo tecnico, oltre a quelli relativi alle movimentazioni degli imballi a rendere, che vengono corredati da documenti firmati di controllo e verifica a cura di enti esterni. Le fatture attive all atto dell archiviazione nel sistema documentale vengono inoltre spedite digitalizzati via scanner, indicizzati e correlati fra loro, subito disponibili per la consultazione e l elaborazione. Per il ciclo passivo è stato inoltre realizzato un flusso automatico di approvazione delle fatture con sentieri di firma codificati, un sistema di workflow che smista i documenti registrati ai vari centri di costo coinvolti. La gestione automatizzata dei cicli attivo e passivo si è semplificata e sveltita, i processi amministrativi sono più fluidi e senza errori afferma Silvano Prosdocimi, Direttore Amministrativo Clienti e Responsabile Aziendale della Conservazione in San Benedetto. I documenti gestiti sfiorano il milione di pagine all anno, il totale di quelli archiviati nel sistema Top Media NED e disponibili in linea assomma a ben 5 milioni di pagine; sono immediatamente consultabili 4 dei documenti fiscali, dei libri e dei registri contabili, fino alla tenuta digitale del nuovo Libro Unico del Lavoro. La gestione del ciclo attivo è in particolare cruciale per un azienda di questo tipo e dimensione. Il flusso dei documenti attivi comprende gli ordini dei clienti, i documenti di trasporto e le fatture emesse (che vengono automaticamente catturate dagli spool di stampa gestionali ed archiviate sul sistema Top Media NED), per un totale di 800.000 pagine annue. Per quanto riguarda gli alti volumi di documenti di trasporto, questi vengono emessi già muniti di barcode stampato e quando ritornano con la firma di consegna e le annotazioni del cliente sono scannerizzati, automaticamente indicizzati e archiviati mediante Capture Barcode, correlati fra loro automaticamente per e-mail ai clienti italiani e stranieri mediante il modulo QSender. La spedizione, che sarà ampliata, interessa al momento circa 40.000 fatture all anno (ciascuna di più pagine, qualcuna anche di 50) per alcune centinaia di clienti importanti (grossisti e rivenditori, grande distribuzione, catene di negozi, ecc.). Le fatture non ritardano e non si perdono più, ma arrivano in tempo reale: i clienti sono soddisfatti e San Benedetto risparmia fra l altro le somme considerevoli della spedizione postale. Dal ciclo attivo a quello passivo. Qui i documenti trattati vanno dagli ordini di acquisto ai documenti di trasporto del fornitore, dalle bolle di entrata alle verifiche dei magazzini, fino alle fatture passive, per un totale di circa 200.000 pagine all anno. I documenti cartacei in entrata vengono Silvano Prosdocimi San Benedetto, multinazionale italiana del beverage Acqua Minerale San Benedetto S.p.A., nata nel 1956 con sede centrale a Scorzè (VE), è attiva commercialmente in 80 Paesi nei 5 continenti. Con un fatturato consolidato di gruppo di 840 milioni di euro nel 2008, 2.300 dipendenti, una capacità produttiva in Italia di 14.000.000 di pezzi al giorno, è presente in tutti i più importanti segmenti del beverage: leader nelle bibite piatte, co-leader nell acqua, nel thè, nelle bibite gassate e negli sport drinks. Quattro gli insediamenti produttivi in Italia e sette all estero, dove annovera importanti partnership con i principali operatori del beverage.
sotto il tetto ampio raggio lità del lavoro e condivisibili da tutte le strutture aziendali che ne hanno bisogno per il loro lavoro. Prima la ricerca richiedeva alcuni giorni (dalla richiesta all archivio fino alla ricezione per posta interna del materiale), ora avviene nel giro di pochi secondi e si può oltretutto navigare facilmente fra tutti i documenti correlati. E così migliorata di molto la qualità del nostro lavoro, si chiariscono subito eventuali contestazioni e, in ultima analisi, forniamo un servizio migliore ai clienti e ai fornitori. In azienda gli utenti del sistema documentale sono circa 300, dislocati in amministrazione, negli acquisti, nella logistica, nel controllo di gestione, nelle vendite e ora anche nella direzione del personale (per le nuove applicazioni che riguardano i documenti dei dipendenti). Ciascuno può consultare la tipologia di documenti di sua competenza, sotto lo stretto controllo degli accessi e delle autorizzazioni effettuato dal sistema documentale. La conservazione sostitutiva: dai documenti fiscali al Libro Unico del Lavoro Dal 2006 è attiva anche la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali attivi e passivi, che oggi interessa sia la capogruppo sia tre consociate italiane. Fatture, documenti di trasporto e schede dei 50 magazzini, assieme ai libri contabili (dal voluminoso libro giornale ai registri Iva, dai partitari ai mastrini e alle schede di conto) per un totale di circa un milione di pagine all anno, vanno in conservazione e sono trasferiti, mediante il modulo specializzato Lex, su Dvd a norma di legge, uno per ogni tipologia di documento. Non si produce quindi più carta per i libri: non si stampano più e non si mettono più in archivio. Con il 2009 è partito anche il nuovo Libro Unico del Lavoro (LUL), che ha sostituito libro paga, libro matricola e libro presenze, e va La sede centrale di San Benedetto a Scorzè (Venezia). Nella pagina a fianco un impianto di imbottigliamento. conservato obbligatoriamente per 5 anni. Si può realizzare e conservare come documento informatico e in questo caso non è necessario richiedere l autorizzazione preventiva dell Ufficio del Lavoro. San Benedetto ha voluto sfruttare da subito questa innovativa opportunità e dal 16 febbraio i dati dei 1.700 dipendenti italiani (capogruppo e consociate italiane) sono catturati dal sistema gestionale del Personale (Inaz Paghe), resi documenti informatici con firma digitale e conservati in modalità sostitutiva mediante una seconda firma digitale con marca temporale. A fine anno il progetto LUL avrà archiviato e mandato in conservazione quasi 50.000 pagine, che non sarà più necessario stampare e tenere in archivio. A quattro anni dal suo ingresso in San Benedetto conclude Silvano Prosdocimi il sistema documentale è ormai impiegato su un ampio spettro di applicazioni che rendono più efficienti e meno costosi processi fondamentali dell azienda ed è ormai diventato uno strumento di lavoro insostituibile, di cui gli utenti non saprebbero più fare a meno. In una grande azienda di produzione delle nostre dimensioni ha contribuito inoltre a tenere sotto controllo l enorme crescita dei volumi di documenti da gestire che ha accompagnato negli ultimi anni l espansione della società in Italia e all estero. Siamo soddisfatti di questo investimento e possiamo dire che il sistema si è abbondantemente ripagato. 5
Con la partnership siglata fra Byte e Top Consult Una soluzione integrata per il Libro unico del lavoro 6 Top Consult e Byte Software House, uno dei principali fornitori italiani di soluzioni informatiche e servizi per l amministrazione, la gestione e la valorizzazione del Personale, hanno siglato un accordo per la diffusione sul mercato di una soluzione documentale per il Libro Unico del Lavoro, integrata con i sistemi gestionali e amministrativi del Personale. In base all accordo, Byte offrirà ai propri clienti che usano in house il suo software per la gestione dei dati del Personale un modulo di integrazione diretta con la soluzione Top Media Lavoro di Top Consult che provvede alla conservazione sostitutiva a norma di legge del Libro Unico del Lavoro e dei documenti dell amministrazione del Armando Mantovani Personale, come Cud, cedolini, ecc. In questo caso Top Consult fornirà anche la propria collaborazione tecnica, applicativa e commerciale, oltre ai servizi di consulenza e certificazione legale. I clienti Byte che ne utilizzano in outsourcing i servizi di gestione dei dati possono con le stesse modalità fruire della conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro e dei documenti dell amministrazione del Personale. Nella Server Farm di Byte a Torino è stata installata a questo scopo la piattaforma documentale Top Consult, Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, dotata del modulo specializzato Lex per la conservazione sostitutiva a norma di legge. L integrazione diretta con il software Top Media Lavoro di Top Consult afferma Armando Mantovani, Direttore Commerciale di Byte arricchisce la nostra offerta permettendoci di fornire ai clienti una soluzione più completa per il settore del Personale, comprensiva anche della tenuta digitale e della conservazione sostitutiva del nuovo Libro Unico del Lavoro. Siamo così in grado di rispondere meglio alle esigenze delle imprese, che possono sfruttare gli ulteriori margini di efficienza e di risparmio concessi dalla gestione documentale integrata con i programmi gestionali. Siamo lieti di poter collaborare con Byte commenta Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult completandone l offerta con le più avanzate tecnologie per la dematerializzazione dei documenti che sviluppiamo da oltre 20 anni. Top Media Lavoro è una soluzione semplice e dai costi contenuti, corredata da servizi di consulenza, integrabile con qualsiasi sistema gestionale che produce il Libro e facilmente estendibile alla gestione e conservazione di tutti i documenti del Personale, in modo da semplificare e sveltire i processi lavorativi dell intero settore e di far sparire la carta da uffici ed archivi. Come è noto, il Libro Unico del Lavoro è entrato in vigore con gennaio 2009, sostituisce libro matricola, libro paga e libro presenze, e va conservato obbligatoriamente per un periodo di La sede centrale di Byte a Torino Byte è tra le prime società in Italia a fornire alle aziende consulenza, soluzioni tecnologiche e servizi ad alto valore aggiunto per la completa Gestione e Amministrazione del Capitale Umano. Qualità del prodotto, capacità consulenziale, attenzione al cliente, innovazione metodologica e tecnologica hanno contraddistinto da sempre l attività della società. 5 anni. Il Decreto del Ministero del Lavoro che l ha istituito stabilisce che il Libro può essere conservato anche su supporti magnetici rispettando le regole vigenti per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, senza l autorizzazione preventiva degli uffici provinciali competenti e previa semplice comunicazione e-mail o fax. La collaborazione fra Byte e Top Consult prevede anche azioni comuni di marketing: fra queste, la presentazione della soluzione integrata per il Libro Unico del Lavoro (e di quelle più generali per l archiviazione digitale e sostitutiva dei documenti dell intero settore Personale) al Byte HR Roadshow 2009 che ha toccato in primavera diverse città italiane per illustrare ai clienti le ultime novità della suite HR di Byte (che copre tutti gli aspetti della gestione amministrativa del Personale). Dalla partnership sono già scaturiti ottimi frutti: hanno preso il via un progetto congiunto presso Finiper (holding della catena di ipermercati Iper) e il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing per tre importanti clienti Byte: Ospedale San Raffaele di Milano, Galbani Lactalis e Whirpool Europa. Chi è Byte Software House Byte rende disponibili le proprie soluzioni in licensing, in outsourcing (light & full) e in modalità Software as a Service, e annovera oltre 1.200 clienti tra aziende private e pubbliche. Byte, società certificata ISO 27001, con oltre 550 dipendenti e 8 sedi, ha chiuso l esercizio 2008 con un fatturato di 46,7 milioni di Euro.
Notizie in breve Dussmann Service, sparisce la carta e aumenta l efficienza Sede a Bergamo, 9.000 dipendenti e un fatturato di 210 milioni, Dussmann Service fa parte del Gruppo Dussmann di Berlino (già Pedus): propone al settore pubblico e privato servizi di ristorazione, pulizia e facility management. Oggi con il sistema documentale Top Consult sono archiviati e disponibili in linea 2,2 milioni di documenti amministrativi e del Personale. Top Media NED cura in modo particolare la gestione dei documenti del Personale, un area cruciale per l azienda data la dimensione della forza lavoro e il tipo di attività, basata ad esempio su molti appalti. Cedolini, Cud e 730, certificati di malattia, comunicazioni agli enti previdenziali, documenti amministrativi del Personale, resi elettronici, vanno a costituire la cartella elettronica virtuale del dipendente, facile da ricercare e consultare. All inizio del 2009 è partita la tenuta digitale del Libro Unico del Lavoro, basata sul collegamento fra Top Media NED e sistema Inaz, e la sua conservazione sostitutiva. In via di realizzazione anche la conservazione dei certificati di malattia, che coinvolge le sedi periferiche. Il sistema documentale inoltre, integrato con l Erp aziendale, archivia e gestisce i documenti dei cicli attivo e passivo. Nel passivo (800 fornitori e 65.000 fatture cartacee l anno) un workflow automatico cura l approvazione delle fatture, mentre è in avvio la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali attivi e passivi. L abbinamento archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva introduce efficienza e controllo nei processi di gestione, fa sparire la carta ed elimina spazi e costi di stoccaggio; basti pensare che nella nuova sede in cui Dussmann si sta trasferendo non è previsto alcuno spazio dedicato all archiviazione documenti. Università di Macerata: lezione Top Consult Presso l Università degli Studi di Macerata, la seconda edizione del Master Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, diretto dal Prof. Stefano Pigliapoco, si è svolto quest anno in collaborazione con alcune aziende del settore Gestione Documentale, fra cui Top Consult. L obiettivo è quello di favorire l inserimento dei partecipanti nel mondo del lavoro e di completare il percorso di studi con la presentazione di casi pratici e soluzioni tecnologiche avanzate. Il 3 luglio ha avuto luogo l incontro formativo con Top Consult e con il suo partner certificato Ankon Group di Ancona-Ascoli. L incontro, seguito dagli iscritti al Master assieme a studenti e docenti dell ateneo, si è articolato sulla presentazione dell avanzata tecnologia Top Media NED, dimostrazioni di applicazioni di gestione e conservazione sostitutiva e l illustrazione dei risultati ottenuti da grandi imprese marchigiane con i progetti di archiviazione e conservazione dei documenti realizzati in azienda. Il partner Ankon Group ha dato inoltre la propria disponibilità ad ospitare presso la propria sede e i propri clienti due studenti del Master: questi saranno così in grado di effettuare il previsto stage finale, e la tesi, con applicazioni pratiche presso aziende che stanno esplorando nuove strade applicative della gestione documentale. Top Consult confermato Microsoft Gold Certified Partner Superando i test effettuati da una società internazionale indipendente, Top Media NED ha ottenuto la certificazione Microsoft per la piattaforma Windows Server 2008 che, sommandosi a quella sulla piattaforma.net, conferma Top Consult come Partner Microsoft/ISV Software Solutions. Tenendo conto anche dei crediti raggiunti per le competenze professionali di specialisti e tecnici e le numerose referenze di progetti realizzati presso i clienti, viene inoltre confermato il riconoscimento per Top Consult di Microsoft Gold Certified Partner, il livello più alto di competenza ed esperienza nelle tecnologie Microsoft. La qualificazione consente a Top Consult di lavorare in stretta collaborazione con Microsoft a livello tecnico e di business, usufruendo fra l altro di specifiche attività di formazione. Voltri Terminal Europa: Top Media NED al lavoro Voltri Terminal Europa VTE è il maggior terminal container del Porto di Genova e uno dei più efficienti del Mediterraneo. Gestito da Sinport, società del Gruppo PSA di Singapore (leader mondiale dei servizi portuali per container), si estende su un milione di metri quadri di piazzali, dotato di una banchina di 1.400 metri, di uffici e magazzini al centro di un sistema logistico integrato. VTE ha installato un sistema Top Media NED, integrato con i sistemi gestionali della società, che ha già affrontato la gestione del ciclo attivo: fatture e allegati vengono acquisiti direttamente dal sistema As/400, archiviati come documenti informatici tramite firma digitale e marca temporale con QSign e portati in conservazione sostitutiva a norma di legge. E previsto anche l invio automatico per e-mail delle fatture ai clienti mediante il modulo QSender nell ambito di un progetto di fatturazione elettronica. Toccherà poi al ciclo passivo: fatture ed allegati saranno scansionati, abbinati mediante Barcode ai dati di registrazione di Oracle Application, archiviati e conservati in modo sostitutivo; sono compresi anche la gestione degli acquisti e un workflow per le autorizzazioni al pagamento. Diversi i benefici concreti associati ai nuovi strumenti documentali: dai processi di lavoro più veloci e controllati alla drastica riduzione della carta negli uffici e negli archivi. Un nuovo partner, a Bologna Un nuovo partner per Top Consult: è Elleci System, società bolognese giovane e dinamica, specializzata in servizi informatici nelle aree Networking e Gestione documentale. Fa parte del Gruppo Elleci Service, nato nel 91, che offre servizi di outsourcing nei settori logistica, distribuzione e trasporti, spedizione e postalizzazione, noleggio automezzi, notifica atti e cartelle, archiviazione documenti; fra i suoi clienti, Credem e Segafredo, Coop Adriatica ed Equitalia, LaPerla, Max Mara e Magli. Per la gestione elettronica dei documenti, Elleci System offre soluzioni basate su Top Media NED e disponibili inhouse, in outsourcing o come servizio ASP. 7
8 segue da pag. 1 L estrazione intelligente archiviate elettronicamente, le fatture vengono convogliate nei processi documentali e gestionali dell impresa, fino alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. E così ai risparmi della fase data entry si sommano quelli delle fasi di normalizzazione delle fatture, di flusso approvativo automatico e di conservazione sostitutiva (vedi articolo a pagina 3). Tre sono gli scenari applicativi della soluzione OCR Data Capture: si rivolge sia alle aziende che già usano Top Media NED, sia ai clienti di Kofax, sia a chi vuole introdurre per la prima volta la gestione documentale per automatizzare il ciclo passivo o attivo (vedi riquadro a pagina 1). L integrazione con i gestionali SAP e ACG Fra i vari moduli di Kofax c è quello per il rilascio dei dati al sistema gestionale SAP. Si tratta di un generatore, che non richiede programmazione e che consente di abbinare i dati letti via OCR con i relativi campi richiesti dalle specifiche transazioni SAP. Il modulo è già predisposto per tutti i tipi di queste transazioni, come ad esempio FB60, MIR0, ecc. Di volta in volta, in funzione delle necessità, lo specialista applicativo Top Consult configurerà semplicemente il modulo già pronto (senza fare alcuna programmazione ad hoc) effettuando l abbinamento fra dati OCR e dati richiesti dalle transazioni SAP. Per facilitare l utilizzo della soluzione OCR Data Capture anche da parte delle piccole e medie imprese, è stata inoltre predisposta, da un partner Top Consult specializzato nei sistemi dei dati dalla carta IBM ACG, un apposita interfaccia integrata con il mondo IBM ACG, che gira su As/400-iSeries. L interfaccia è realizzata in linguaggio nativo RPG-ILE. L integrazione sviluppata collega fra loro, in un ambiente di lavoro facile e sicuro, piattaforma documentale, funzionalità Kofax e gestionale ACG: velocizza così l acquisizione dei dati delle fatture e il caricamento automatico nel gestionale, riduce al minimo la possibilità di errori, integra dati fattura e dati contabili, facilita il passaggio in conservazione sostitutiva dei documenti di rilevanza fiscale. Con queste integrazioni gli utenti SAP e ACG non devono in sostanza fare il data entry, ma si trovano il lavoro già fatto in modo facile e veloce. E intenzione di Top Consult proseguire ulteriormente su questa strada, realizzando specifiche interfacce verso i sistemi gestionali più diffusi sul mercato. L incontro di due tecnologie avanzate Con OCR Data Capture si può ottimizzare il data entry di diverse applicazioni. Come si è già detto, per le fatture fornitore c è la prima nota in contabilità, per le bolle e i documenti di trasporto il caricamento dei dati di magazzino e per gli ordini cliente la loro verifica ed elaborazione. Nel caso ad esempio degli ordini cliente, si estraggono e si verificano i dati, si conferma automaticamente la ricezione, si richiedono in tempo reale eventuali informazioni mancanti, si può cioè gestire il processo con maggiore efficienza e precisone; si riduce in sostanza il tempo del ciclo ordineincasso aumentando nello stesso tempo la soddisfazione dei clienti. La soluzione OCR Data Capture di Top Consult rappresenta l incontro di due tecnologie avanzate e vincenti: da un lato la piattaforma documentale Top Media NED, dall altro le tecnologie Kofax per l estrazione, il riconoscimento ottico ed il rilascio dei dati contenuti nei documenti cartacei. Ad esempio, per ottimizzare e velocizzare il processo di acquisizione e riconoscimento delle informazioni, dopo la scansione Kofax applica la tecnologia VRS-Virtual ReScan che migliora la qualità delle immagini, facilitando la lettura OCR: trova l orientamento giusto della carta, sceglie la scansione a colori o in bianco e nero, capisce se il retro di una pagina contiene o no dati da salvare, rende l immagine più leggera in caso di trasmissione via rete, e così via. Il sistema Kofax ha inoltre la capacità di riconoscimento libero (cioè senza dover prefissare zone particolari di moduli o fatture; in particolare è dotato di autoapprendimento : impara cioè dalle validazioni e correzioni dell utente, in modo da operare poi automaticamente nei successivi riconoscimenti. In conclusione, l utilizzo della soluzione OCR Data Capture di Top Consult porta a vantaggi consistenti. La drastica riduzione del lavoro manuale si accompagna all eliminazione di errori e imprecisioni e alla migliore gestione delle eccezioni; i documenti sono acquisiti ed archiviati più rapidamente; i processi di cattura sono integrati con i sistemi gestionali; si migliorano i rapporti con clienti e fornitori, portando da un lato a più rapidi incassi e dall altro a migliori condizioni economiche ottenute per gli acquisti. Risparmio di tempo e più efficienza operativa si traducono alla fine in radicali risparmi sui costi aziendali. Av a n t i Ve l o c e - Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N. 5983 del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Luglio - Settembre 2009 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Print Editor Srl Grugliasco (TO) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E 10128 Torino Tel. 011.5805994 www.topconsult.it - marketing@topconsult.it