GESTIONE INVENTARI La GESTIONE INVENTARI di Area 51 permette di variare o correggere le giacenze in 4 maniere differenti: 1. CHIUSURA DI MAGAZZINO: il classico inventario di fine anno o cambio gestione. 2. CORREZIONE GIACENZA : modifica della giacenza di uno o più articoli tramite un movimento di correzione giacenza. 3. MOVIMENTAZIONE MANUALE : modifica della giacenza di uno o più articoli con la possibilità di scegliere la causale del movimento (es.: merce scaduta, vendita, etc.). 4. ELIMINAZIONE ARTICOLO : per eliminare uno o più articoli e i loro movimenti. (NOTA: per prendere confidenza con il funzionamento è possibile fare delle prove usando solo una articolo). Per accedere alla scheda Gestione Inventari (da ACQUISTI ACCESSORI GESTIONE INVENTARI): Cliccando si entra nella Gestione Inventari appare l ultimo documento in corso. 1
La visualizzazione della scheda GESTIONE INVENTARI è la seguente: Dalla scheda inventari cliccare sul pulsante NUOVO e riempire i campi necessari: ID: numero progressivo del documento che si crea in automatico. DATA : data da inserire del giorno del documento, alla quale verranno associate le movimentazioni che il documento crea. DEPOSITO: nel caso di attività con più depositi è necessario inserire il deposito al quale attribuire le movimentazioni generate dal documento. (N.B.: si consiglia di fare riferimento sempre al proprio deposito; è possibile creare un documento di chiusura magazzino o correzioni giacenze per altri depositi ma è un rischio in quanto non è sicuro di avere i dati aggiornati in tempo reale della situazione di quel deposito.) OPERATORE: operatore che crea il documento. FUNZIONE: rappresenta quello che realmente farà il documento e va scelta tra quelle disponibili dal menù a tendina : CORREZIONE GIACENZA CHIUSURA DI MAGAZZINO MOVIMENTO MANUALE ELIMINAZIONE ARTICOLO VALORE: è il valore associato all articolo che verrà visualizzato. ORIDINAMENTO: è l ordine con il quale viene visualizzato l elenco degli articoli inseriti. FAST EAN: permette di inserire un articolo alla volta o di cercare velocemente un articolo all interno del documento nel caso di elenchi molto lunghi, basta inserire il codice EAN dell articolo e se presente si andrà direttamente nella riga del documento dove si trova. GIAC.FINALI/COR.GIAC./GIAC.INIZIALI e le DATE sono campi che si riempiono in automatico se servono, altrimenti non vengono completati. NOTE: per inserire delle note relative al documento. Compilati i campi necessari sopra descritti si passa all inserimento degli articoli. 2
INSERIMENTO ARTICOLI L inserimento degli articoli può avvenire in 4 modi ed è comune per tutte le funzioni: 1. TRAMITE PULSANTE ARTICOLI : Cliccandolo compare la finestra di Ricerche Magazzino che mostra tutti gli articoli presenti. Si possono inserire tutti cliccando Seleziona e poi Accoda. Se fosse necessario inserire solo una parte degli articoli basta cercarli utilizzando i vari filtri disponibili (fornitore/marca/cat.3 livello,etc.), selezionarli ed accodarli. 2. TRAMITE INSERIMENTO NEL CAMPO FAST EAN Inserendo il codice EAN dell articolo e premendo INVIO, questo verrà accodato in automatico. Questo sistema è comodo anche per trovare un articolo all interno dell elenco. 3
3. TRAMITE TERMINALINO Si può anche aprire in GESTIONE INVENTARI una nuova scheda, completarne i campi per fare una chiusura di magazzino come visto in precedenza e poi cliccare sull icona del terminalino presente, si possono avere 2 visualizzazioni diverse in base alla configurazione del terminalino che portano allo stesso risultato: 3.1 VISUALIZZAZIONE A Selezionando la voce INVENTARIO si apre una finestra con l elenco degli articoli presenti nel terminalino e clccando IMPORTA si accodano al documento in corso. In fase di acquisizione dal terminale potrebbe accadere che alcuni codici letti non siano presenti a magazzino (ad esempio perché nuovi e non ancora codificati o codificati con codici diversi). Nel caso siano articoli codificati con codici diversi, ma presenti in anagrafica articoli, è possibile in fase di anteprima associare l articolo al nuovo codice usando il menù a tendina a fianco del codice: 4
3.2 VISUALIZZAZIONE B Cliccando sul pulsante del terminale compare la finestra IMPORTAZIONE TERMINALINO, cliccando all interno il tasto IMPORTA verranno accodati tutti gli articoli presenti nel terminalino. 4. TRAMITE FILE EXCEL / TESTO Cliccare sul pulsante FUNZIONI, dall elenco che compare scegliere la voce IMPORTA FILE TESTO EXCEL (in quanto si possono importare file di testo.txt o file excel.xls). Fatta questa operazione compare la maschera di importazione del file La maschera di importazione del file va poi configurata in base al file da importare per associare correttamente i vari campi. 5
INVENTARIO (CHIUSURA DI MAGAZZINO) L inventario consiste nella conta fisica della merce disponibile in magazzino ad una certa data. In seguito a ciò si stabilisce una giacenza finale del magazzino alla data, che sarà riportata a saldo come giacenza iniziale all inizio di un nuovo esercizio. Tanto nel caso che voi gestiate carichi e scarichi, quanto nel caso opposto, probabilmente le giacenze indicate dal programma non corrisponderanno alle giacenze reali, a causa di furti e ammanchi, errori nel carico, resi o storni non registrati, etc. Quindi si rende in ogni caso necessario un controllo tra la giacenza fisica e la giacenza teorica. E possibile dividere l inventario in 2 fasi: 1. STAMPA INVENTARIO ATTUALE 2. INVENTARIO 1. STAMPA INVENTARIO ATTUALE La stampa di inventario da realizzarsi prima della conta può essere utile a fini di Guida prodotti, ovvero come stampa di servizio da utilizzare per annotare le giacenze contate manualmente. Dalla barra di menù, RAPPORTI INVENTARI, quindi aprire la selezione desiderata (p.es. per selezionare un fornitore premere il pulsante e porre la spunta a fianco del o dei fornitori desiderati). 6
In questa stampa è possibile scegliere: SELEZIONI: è possibile scegliere gli articoli, tutti o in parte,da considerare per l inventario selezionandoli tramite i filtri ed accodandoli. RAGGRUPPA PER / QUINDI PER : degli articoli nella stampa, con la possibilità di raggrupparli (p.es. per Fornitore, o per Marca) a due livelli (p.es. per Fornitore e per Categoria). DEPOSITI: Se è attivata la gestione del Multideposito è possibile scegliere di quale deposito effettuare la stampa. ORDINAMENTO: I prodotti all interno del raggruppamento potranno essere ordinati per Codice o per Descrizione. VALORIZZAZIONE: relativa agli articoli, il valore di inventario può essere: ultimo costo; costo medio; imponibile di vendita. OPZIONI: DETTAGLIO ARTICOLI: visualizza in dettaglio ogni riga di articolo ed i totali; ARTICOLI GIACENZA >0: nel report vengono inseriti solo gli articoli con giacenza superiore a zero. AZZERA GIACENZE <0: i prodotto che in magazzino risultano con giacenza negativa nella stampa dell inventario vengono stampati con giacenza a zero. RIEPILOGO IVA: in fondo al report viene riportata la valorizzazione per aliquota IVA. RIEPILOGO TAGLIE: i prodotti vengono raggruppati per taglie. REPORT: DATA INVENTARIO: indicare la data di riferimento in cui effettuare l inventario VALORE DEFINITO: l opzione consente di simulare la creazione di un inventario con un valore definito dall utente. Il programma modifica le quantità inventariate per raggiungere un valore approssimato a quello indicato. PAGINA INIZIALE: numero pagina iniziale del report. TESTO DATA: testo descrittivo che può essere inserito in sostituzione della data di stampa del report. Sono possibili 2 differenti visualizzazioni: INVENTARIO: riporta l elenco degli articoli con la giacenza, il valore imponibile e il totale ESISTENZE MAGAZZINO: insieme ai dati di giacenza e valorizzazione vengono riportate anche le quantità di merce prenotata e ordinata. Questa stampa è indicata per il riordino della merce. Invitiamo a provare le varie opzioni per trovare la visualizzazione più idonea alle proprie utilizzando l anteprima di stampa per vedere il risultato. necessità 7
2. INVENTARIO Aprire da GESTIONE INVENTARI un nuovo documento cliccando su NUOVO. Per l inventario di fine anno si consiglia di accodare tutti gli articoli (in maniera tale da inserire anche articoli che non si usano più e potrebbero avere giacenze errate) tramite il pulsante articoli [1]: Cliccare poi su TUTTI [2] per visualizzare tutti gli articoli dell anagrafica articoli, poi cliccare su SELEZIONA [3] per selezionare tutti gli articoli ed infine cliccare su ACCODA [4] per accodarli al documento corrente. Quando l articolo viene accodato il programma riporta nelle colonne QTA RILEVATA e GIACENZA lo stesso valore. Selezionare FUNZIONI AZZERAMENTO QUANTITA RILEVATA ed alla finestra successiva IMPOSTA: Questa operazione è necessaria per azzerare le giacenze anche di prodotti presenti in anagrafica articoli che non vengono più usati, in quanto potrebbero avere delle giacenze errate. 8
Ora è necessario inserire le quantità reali rilevate degli articoli. Possiamo avere 2 casi: 1. INSERIMENTO MANUALE QUANTITA RILEVATA PER SINGOLO ARTICOLO La quantità riscontrata nella conta fisica dei pezzi va inserita nella prima colonna (QTA. RILEVATA) Si inserisce manualmente articolo per articolo selezionando la riga corrispondente ed inserendo nella colonna il numero corretto. 2. INSERIMENTO AUTOMATICO (TERMINALINO O FILE) DELLA QUANTITA RILEVATA Accodare gli articoli provenienti dal terminalino o file tramite il tasto funzioni come visto nella sezione INSERIMENTO ARTICOLI del capitolo precedente: questi si aggiungeranno a quelli presenti nella lista, non si sovrascriveranno ed è corretto così. Ci penserà Area 51 ad accorpare le righe uguali nel momento della registrazione del documento. L inventario può essere effettuato in un unica scheda per tutto il magazzino, oppure è possibile procedere per singolo fornitore o categoria merceologica o secondo il criterio che si ritiene più comodo. Come per il resto del programma, la scheda può essere parcheggiata e quindi chiusa per effettuare altre operazioni e quindi ripresa e completata. Al termine dell inserimento dei dati confermare la procedura cliccando su REGISTRA. Il programma chiede conferma dell esecuzione attraverso una finestra messaggio: Cliccando OK si esegue la chiusura di magazzino. Nota importante: Trattandosi di un inventario, il programma effettua l aggiornamento delle giacenze ma non modifica il Fornitore predefinito, né i prezzi (di acquisto o di vendita), né gli altri parametri relativi all anagrafica dell articolo. 9
Con la CHIUSURA DI MAGAZZINO il programma crea tre movimenti: uno di Correzione giacenza (per sistemare la quantità di magazzino) uno di Giacenze Finali (per chiudere il magazzino) uno di Giacenze Iniziali (per riaprire il magazzino), che viene eseguito in data successiva a quella del documento di inventario. Con la chiusura di magazzino tutti i movimenti precedenti alla data dell inventario(compresa) vengono archiviati e si riparte con una situazione di magazzino pulita, cioè in caso di ricalcolo saldi, verranno considerati solo i movimenti fatti dopo l operazione di inventario partendo dal movimento di Giacenza Iniziale. E opportuno non effettuare nessun tipo di movimento diverso da quelli inventariali (correzione giacenza e giacenze finali) nella data dell inventario, in quanto verranno archiviati. Il programma per ogni articolo: Calcola la giacenza dell articolo alla data selezionata, quindi la confronta con la quantità inserita nel documento e se è diversa - effettua un movimento di correzione giacenza; infine chiude il magazzino alla data con un movimento di Giacenze Finali e lo riapre con un movimento di Giacenze Iniziali alla data del giorno successivo. Nell esempio indicato: 2007 Acquisti Pz. 10 2007 Vendite Pz. 7 Giacenza in Area51 al 31/12/2007 Pz. 3 Giacenza reale al 31/12/2007 Pz. 1 Il programma registra: 31/12/2007 Correzione Giacenza Pz. -2 31/12/2007 Giacenze Finali Pz. -1 01/01/2008 Giacenze Iniziali Pz. 1 Tutti i movimenti anteriori alla Giacenza Iniziale del 01/01/2008 vengono archiviati. Pertanto resteranno visibile nella Scheda Movimenti, ma non influenzeranno più il calcolo della giacenza dell articolo. Inoltre, non vengono in nessun modo coinvolti i movimenti successivi al 01/01/2008. Questo consente di effettuare le operazioni di inventario anche successivamente alla data reale. L operazione di chiusura di magazzino va effettuata in un momento nel quale non ci sono vendite in corso in maniera tale da poter avere la reale giacenza aggiornata. Una volta registrato l inventario vengono flaggati gli articoli relativi per indicare che è stato svolto. Chiaramente chi gestisce una realtà MULTIDEPOSITO dovrà fare un inventario per ogni deposito. 10
MODIFICARE/ANNULLARE UN DOCUMENTO INVENTARIALE GIA REGISTRATO Per apportare delle modifiche ad un documento di inventario già eseguito è solamente necessario cliccare sul pulsante ANNULLA. Questa operazione annullerà tutti i movimenti inventariali, che verranno ripristinati alla successiva esecuzione del documento. Una volta annullato, tutti gli articoli del documento non avranno più il flag a sinistra nella colonna eseguito. Funzioni utili AZZERAMENTO GIACENZE: è uno strumento rapido per portare a zero il valore di giacenza nella colonna Quantità Rilevata. RAGGRUPPAMENTO ARTICOLI: è una funzione di somma di più righe riferite ad uno stesso articolo, presenti all interno dello stesso documento di inventario. P.es., se si è proceduto ad un inventario utilizzando un terminale, lo stesso articolo può essere stato rilevato più volte all interno del magazzino, e quindi si sono create più righe con le singole quantità rilevate. La funzione accorpa le righe di articoli uguali, offrendo una visualizzazione più coerente e reale delle differenze inventariali. 11
VARIARE LE GIACENZE Area51 offre due possibilità per cambiare le giacenze di magazzino: (NOTA: l inserimento degli articoli viene svolto nella maniera già esposta in precedenza nella GESTIONE INVENTARI) 1. CORREZIONE GIACENZA Con questo tipo di operazione il programma crea un movimento di correzione giacenza tale da portare la quantità degli archivi pari a quella rilevata manualmente e indicata nella colonna QT. RILEVATA. Tutti i movimenti eseguiti precedentemente rimangono attivi e vengono considerati nel ricalcolo delle giacenze. Tale operazione può essere eseguita in qualsiasi momento. Per eseguire una correzione giacenza, è possibile agire da: Gestione Banco, utilizzando una delle funzioni impostate (vedi la sezione relativa); Anagrafica articoli, con doppio clic sul campo GIACENZA; Gestione Inventari. La scheda inventariale deve essere compilata indicando data di esecuzione, tipo di operazione, valorizzazione del movimento, ed indicando gli articoli su cui effettuare la correzione. Se si effettua la correzione giacenza da Anagrafica Articoli, la scheda si apre già compilata dei campi principali; dopo avere digitato la quantità rilevata, fare clic su REGISTRA per confermare. La quantità rilevata corrisponde ai pezzi effettivamente presenti a magazzino; il programma eseguirà autonomamente il movimento (di aumento o di riduzione della giacenza) per giungere al risultato desiderato. 2. MOVIMENTAZIONE MANUALE E possibile inserire delle correzioni giacenza impostando manualmente la causale di movimentazione selezionando come FUNZIONE la voce MOVIMENTO MANUALE. 12
Questo tipo di documento, dopo l esecuzione, crea dei movimenti di magazzino legati alla causale indicata nel campo Cor. Giac. Ultimo Aggiornamento: 13 novembre 2007 13