Area: InvoiceComm Funzionalità: Generale Punto di menù: Panoramica servizio Tale documento è disponibile, oltre che ad uso interno dei dipendenti di UniCredit SpA, per la consultazione e la distribuzione esterna solo per Clienti di UniWeb. Qualunque altro uso non è consentito. Pur dichiarando il proprio impegno a mantenere questo documento costantemente aggiornato, non si garantisce che, in ogni momento, sia del tutto corrispondente al Servizio reso disponibile all utente e che le schermate (utilizzate a scopo dimostrativo e che fanno riferimento a dati fittizi) rispecchiano completamente ciò che è reso visibile all utente. Non tutte le funzionalità descritte in questo manuale, inoltre, potrebbero essere disponibili.
Indice INTRODUZIONE AL SERVIZIO E PASSAGGI PRELIMINARI... 3 Ciclo Attivo... 3 Ciclo Passivo... 5
INTRODUZIONE AL SERVIZIO E PASSAGGI PRELIMINARI Il servizio InvoiceComm Documents Exchange (nel seguito ICDE) gestisce lo scambio documentale strutturato in ambiente B2B (Business-to-Business, quindi tra aziende private) e in ambiente B2G (Business-to-Government, tra aziende e Pubblica Amministrazione), fornendo funzioni per il ciclo attivo e il ciclo passivo della fatturazione, con servizio integrato (opzionale) di conservazione sostitutiva a norma di legge. Inoltre, ICDE fornisce le funzioni per l invio e la ricezione di documenti non strutturati (solo in ambito B2B). Ciclo Attivo Di seguito viene rappresentato il workflow generale del ciclo attivo della fatturazione elettronica:
In verde sono evidenziati i punti principali del processo: 1. Caricamento fatture in Gestione 2. Invio fatture e loro visualizzazione nella sezione Inviate 3. Conservazione a norma delle fatture 4. Esibizione a norma delle fatture conservate Ecco una breve descrizione del processo: 1. L utente deve caricare le fatture su ICDE e questo può essere fatto attraverso due modalità: a. inserimento manuale (data entry) di ogni fattura tramite procedura guidata e generazione attraverso la funzione Genera (area Inserimento); b. upload di un flusso (file) di fatture (area Importazione) e generazione delle fatture inserite attraverso la funziona Genera (area Dettaglio flusso); 2. Creazione di una distinta; 3. Firma della distinta; 4. Spedizione della distinta: a. Se il cliente utilizza il servizio di conservazione sostitutiva integrato in ICDE, prima della spedizione è necessario registrare il formato dei numeri fattura (registri sezionali) e attenderne l esito positivo (area Preferenze Conservazione Ciclo attivo) b. Se il cliente effettua la conservazione in maniera autonoma, la funzione di spedizione è già attiva; 5. Una volta spedita la distinta, il cliente può seguirne l evoluzione nell area Spedizioni e le fatture sono visibili nell area Inviate; 6. La spedizione della fattura si completa con un esito positivo (consegnata) o negativo (scartata); 7. Al termine della spedizione, la fattura è in attesa di conservazione (area Home Conservazione sostitutiva, sezione Conservazione) 8. Il processo di conservazione sostitutiva (automatico, senza intervento dell utente) compone una distinta di conservazione e la mostra nell area Resoconto; a. Se il cliente utilizza il servizio di conservazione sostitutiva integrato in ICDE, la distinta di conservazione viene inviate all Ente conservatore, che completa il processo a norma di legge; inoltre, ogni fattura inviata all Ente è visualizzabile nell area Esibizione a Norma, per eventuali verifiche da parte del cliente e/o dell Autorità; b. Se il cliente effettua la conservazione in maniera autonoma, la distinta è disponibile per il download nell area Resoconto; inoltre, nel dettaglio della distinta, è disponibile il download di ogni singola fattura. In questo caso, il cliente è responsabile del processo di conservazione e a lui spetta il compito di esibire la fattura in caso di verifica fiscale;
Ciclo Passivo Ecco, invece, il workflow generale del ciclo passivo della fatturazione elettronica: Invio censimento al Conservatore Registrazione formato protocolli ciclo passivo Sì Fattura ricevuta Attesa esito censimento (max 3 gg) Conservazione su ICDE Ricevute Esibizione a norma OK No Download fattura firmata Protocollazione Invio distinta al Conservatore Fattura protocollata Sì Conservazione su ICDE Crea distinta conservazione Resoconto Fattura in conservazione Conservazione sostitutiva No Download distinta/fattura Anche in questa figura, in verde sono indicati i punti principali del processo: 1. Ricezione delle fatture e loro visualizzazione in Ricevute 2. Protocollazione 3. Conservazione a norma delle fatture 4. Esibizione a norma delle fatture conservate Il processo è descritto come segue: 1. Il cliente riceve automaticamente le fatture nell area Ricevute; 2. Prima di procedere con la conservazione a norma delle fatture ricevute, il cliente deve protocollare le fatture (area Ricevute Protocollazione): c. Se il cliente utilizza il servizio di conservazione sostitutiva integrato in ICDE, deve preventivamente registrare il formato dei protocolli e attenderne l esito positivo (area Preferenze Conservazione Ciclo passivo); d. Se il cliente effettua la conservazione in maniera autonoma: i. se intende effettuare la protocollazione su ICDE, può registrare il formato dei protocolli e procedere subito alla protocollazione (l esito della registrazione è immediatamente disponibile); ii. se intende effettuare la protocollazione fuori da ICDE può scaricare le fatture ricevute e firmate nell area Ricevute attraverso l apposita funzione Esporta fatture firmate 3. Nei precedenti casi a) e b-i) le fatture sono in attesa di conservazione (area Home Conservazione sostitutiva, sezione Conservazione) 4. Il processo di conservazione e l esibizione a norma sono gli stessi descritti nel ciclo attivo. Importante Nei due workflow, per i clienti che utilizzano il servizio di conservazione sostitutiva integrato in ICDE, è necessaria la registrazione dei registri sezionali (ciclo attivo) e dei formati dei protocolli (ciclo passivo) e in generale tale processo può durare fino a 3 giorni. Finché la procedura non viene completata, il cliente non è abilitato a spedire fatture e/o a protocollarle. Per questo motivo, allo scopo di essere operativo nel più breve tempo possibile, si consiglia di iniziare questo processo di
registrazione appena il servizio ICDE è disponibile in UniWeb, ricordando anche che le due registrazioni (una per il ciclo attivo e una per il ciclo passivo) possono essere fatte contestualmente. Se invece il cliente provvede a conservare le FE in maniera autonoma le suddette registrazioni sono facoltative e, se eseguito, il processo viene completato immediatamente, senza tempi di attesa. In questo caso, il vantaggio è che per il ciclo attivo il sistema è in grado di segnalare eventuali mismatches (discordanze) tra i numeri fattura inseriti nel data entry (o nei file di upload) e i formati registrati, mentre per ciclo passivo il sistema permette di fare la protocollazione su ICDE, oltre che sul proprio gestionale. Accedendo ai servizi di fatturazione elettronica e documenti non strutturati, sulla sinistra è sempre presente il seguente menu: Invece, accedendo al servizio di Conservazione sostitutiva il menu di sinistra è il seguente: Accede alla Home Page Fatture da conservare Distinte di conservazione Avvisi e notifiche Esibizione a norma I bottoni di menu possono risultare abilitati o disabilitati a seconda della profilatura dell azienda (dipende da quale servizi sono stati sottoscritti) e della profilatura utente che l amministratore ha assegnato all utente attivo nella sessione di lavoro corrente. Naturalmente la profilatura utente è subordinata alla profilatura dell azienda.