Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Premessa La gestione delle scorte di magazzino comporta, per molte aziende, scelte di fondamentale importanza, che possono avere riflessi positivi sia sul piano tecnico-produttivo sia sul piano funzionale, sia, soprattutto, sul piano economico-reddituale. La presenza di una certa quantità di materiali a magazzino è il più delle volte utile, se non addirittura indispensabile, malgrado gli inconvenienti che essa comporta. Il loro mantenimento è infatti costoso: è necessaria una oculata gestione che ne garantisca il migliore uso. Una quantità eccessiva di scorte rispetto al fabbisogno comporta l immobilizzazione di capitale circolante e, conseguentemente, maggiori oneri finanziari che vanno ad influenzare il risultato economico; una quantità troppo ridotta può portare, per contro, a disequilibri nel processo produttivo (fino all arresto delle linee di produzione) o all impossibilità di soddisfare in modo tempestivo le richieste della clientela. Appare perciò chiaro che una sana gestione degli approvvigionamenti e degli stock può e deve essere realizzata in tutte le imprese, indipendentemente dalla dimensione; le tecniche da adottare possono essere concettualmente semplici e poco costosi dal punto di vista realizzativo, ma idonei a ridurre i costi logistici. Le principali finalità di un buon sistema di gestione delle scorte sono essenzialmente due: assicurare l esistenza a magazzino dei materiali necessari all attività industriale nel momento in cui essi necessitano; contenere al minimo gli oneri di gestione del magazzino ed i costi di approvvigionamento. Metodi di valutazione delle scorte Una corretta gestione delle scorte impone come primo elemento di valutazione l individuazione del quantitativo minimo di ogni articolo, che deve permanere costantemente in magazzino: questo valore è definito scorta minima o scorta di sicurezza. La scorta minima è quindi la quantità limite che deve sempre trovarsi in magazzino al fine di garantire il regolare svolgimento dei processi produttivi e distributivi. La sua determinazione dipende dal tempo richiesto per l approvvigionamento (lead-time) e dalla quantità che viene assorbita nel periodo intercorrente tra il momento di attivazione dell ordine ed il momento di disponibilità dei materiali. Il valore può essere calcolato per ogni articolo con la formula: Scorta minima = GC x (CM x 12)/365 x LS dove GC sono i giorni di copertura CM è il consumo medio mensile LS è il livello di servizio (coefficiente di sicurezza), con cui si vuole soddisfare la domanda: ad esempio, un livello del 95% indica che nel 95% dei casi si è in grado di soddisfare le richieste della propria clientela. Si può notare che il termine tra parentesi rappresenta il consumo medio giornaliero dell articolo in questione, stimato in assenza di stagionalità. Uno dei problemi più delicati e di non sempre facile soluzione per le piccole e medie imprese è quello di conoscere esattamente in anticipo quando e quanto acquistare. La conoscenza di queste informazioni consente di verificare che la quantità di ciascun articolo esistente in magazzino non sia eccessiva. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 1 di 9
Il momento utile per trasmettere l'ordine al fornitore (il quando ) può essere individuato attraverso il calcolo del punto di riordino, che rappresenta il quantitativo minimo raggiunto il quale è necessario rinnovare l ordine. Nella determinazione di tale valore rientrano tre fattori: il consumo medio mensile dell articolo (CM), prelevato per la vendita o per l'invio alla produzione; il tempo medio di approvvigionamento (TA), ovvero il numero di giorni che normalmente trascorrono fra l'invio dell'ordine al fornitore e il ricevimento del materiale; questo periodo di tempo è, naturalmente teorico, in quanto deriva dall'elaborazione di dati storici; Il punto di riordino è calcolabile con la seguente relazione: Punto riordino= TA x (CM x 12)/365 Affinché non ci siano rotture di stock è necessario che il calcolo del punto di riordino tenga conto anche della necessità di soddisfare la domanda nel periodo di approvvigionamento, in modo che i prelievi giornalieri prima dell arrivo del nuovo materiale non intacchino la scorta minima. La relazione si può modificare in: Punto riordino= SM+ TA x (CM x 12)/365 QUANTITA' Qr+Q Q Qr SM Punto di riordino Scorta minima T T1 T2 T3 PERIODO Individuato il momento è necessario determinare l entità dell ordinazione (il quanto ), definito normalmente lotto economico d acquisto: questo valore rappresenta il quantitativo ottimale che minimizza i costi totali di mantenimento e di riordino delle scorte e rende efficace la politica di produzione e di distribuzione dell azienda, così come esplicitato nel grafico di seguito riportato. In particolare, i costi associati alle scorte di magazzino sono determinati da: costi di ordinazione (preparazione ed emissione ordine, funzionamento dei servizi d acquisto, spese postali e telefoniche, costo di ricevimento, controllo e analisi dei prodotti), la cui incidenza decresce all aumentare delle quantità ordinate; costi di stoccaggio delle scorte (trasporto e movimentazione, funzionamento del servizio magazzino, oneri finanziari pagati sui capitali immobilizzati, perdite per deterioramenti ed eventuali furti), che per contro aumentano al crescere delle quantità ordinate. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 2 di 9
Le quantità ottimali sono perciò individuate dal punto di intersezione delle due funzioni che rappresentano l andamento dei costi appena descritti. COSTI ANNUI Costo stoccaggio Costi totali Costo emissione ordine Q ottimali QUANTITA' I simboli utilizzati per indicare le grandezze in gioco sono i seguenti : Cm : Consumo medio; Co : costo fisso per l emissione di ogni ordine; Cs : costo annuo unitario di stoccaggio dei materiali, espresso in termini percentuali rispetto al valore del magazzino; Ca : costo di acquisto unitario. Il punto minimo dei costi si può determinare con una relazione abbastanza diffusa e sufficientemente attendibile (formula di Wilson): Lotto economico d acquisto : 2 x Co x Cm Cs x Ca Sulla base di queste metodologie di calcolo, le principali tecniche di gestione delle scorte possono essere distinte in due categorie: vincolate all andamento della domanda (MRP, material requirements planning): in questo caso l obiettivo è quello di far coincidere le giacenze con i fabbisogni di breve periodo, allo scopo di evitare inutili immobilizzi; tradizionali, cioè tecniche svincolate dall andamento puntuale della domanda, ma basate su una stima media nel tempo, a loro volta suddivisibili in: - sistema a lotto economico di riordino: l ordine viene emesso quando il livello delle scorte raggiunge il punto di riordino. La quantità ordinata è sempre costante e corrisponde al Lotto Economico di riordino. Questo modello richiede un controllo continuo e risulta essere preferibile in tutti quei casi in cui gli automatismi di controllo sono poco costosi ed i costi di ordinazione risultano essere elevati. - sistema a intervallo fisso di riordino: l ordine viene emesso ad intervalli regolari di tempo. La quantità ordinata è la minima indispensabile per non avere rotture di stock, e quindi può variare nel tempo. Questo sistema risulta essere più semplice e meno oneroso del precedente, con lo svantaggio che non si è in grado di stabilire per tempo il livello di scorte minime da mantenere. Se l intervallo di riordino è più breve, si avranno scorte maggiori Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 3 di 9
rispetto al metodo precedente; nel caso contrario, e cioè con un intervallo di riordino più lungo, si può correre il rischio di rotture di stock. Il modello da noi presentato applica, per la valutazione e gestione delle scorte di magazzino, il primo metodo. Dopo aver individuato il lotto economico di acquisto, la scorta minima ed il punto di riordino è opportuno controllare costantemente la bontà del livello delle giacenze di magazzino. A tal fine è possibile utilizzare i seguenti indicatori : la giacenza media, che esprime la quantità presente mediamente in magazzino, in un certo lasso di tempo e che può essere calcolata come media degli stock finali di ogni periodo (giorno, settimana o mese); l indice di rotazione delle scorte, che esprime il numero delle volte in cui, in un certo lasso di tempo, avviene il rinnovo delle scorte. Si ottiene dal rapporto tra la somma degli scarichi operati nel periodo di riferimento e la consistenza media di magazzino. l indice di durata, che esprime il tempo medio di permanenza (espresso in giorni) dell articolo in magazzino: si determina moltiplicando il reciproco dell indice di rotazione per 365. Utilizzo dell applicazione All apertura dell applicazione, realizzata con Microsoft Access, una macro predispone l ambiente di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio che contiene un insieme di pulsanti per attivare le funzionalità previste. Per poter rendere attive le macro è necessario abilitare il contenuto dell applicazione, selezionando il pulsante Enable Content visualizzato nel messaggio di sicurezza riportato sulla barra degli strumenti. Tale situazione è ricollegabile al livello di protezione impostate per Access. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 4 di 9
In particolare, i pulsanti gestiscono le seguenti funzionalità: Dati Generali: la maschera attivata serve per l inserimento dei dati anagrafici relativi alla società (codice e ragione sociale), in modo che tali informazioni possano essere riportate nei report di stampa. Inoltre è necessario definire alcuni parametri obbligatori per garantire il calcolo degli indicatori descritti in precedenza: - anno e mese di riferimento per il calcolo; - numero di mesi da considerare per il calcolo delle medie di consumo di materie e di iacenza; - costo unitario per l emissione dell ordine di acquisto. Tutti i campi visualizzati nella maschera devono essere inseriti; non sono ammessi campi vuoti. Anagrafica articoli: da utilizzare per inserire l anagrafica degli articoli a magazzino. A tal fine vengono richiesti, per ogni materiale gestito: o il codice ed eventualmente la descrizione dell articolo, o il costo unitario d acquisto, o il costo di stoccaggio espresso in termini percentuali rispetto al valore del magazzino, o i giorni di copertura, o il tempo medio di approvvigionamento (lead.time), o il livello di servizio che si vuole assicurare alla propria clientela. L unico campo opzionale è la descrizione dell articolo; tutti gli altri campi devono essere valorizzati. E opportuno poter inserire tutte le grandezze separatamente per ogni articolo, anche se i valori si possono ripetere per classi omogenee di categorie merceologiche o a parità di fornitore: a fronte di una gestione più laboriosa dei dati di input si ha il vantaggio di poter gestire tutte le situazioni particolari. E possibile inserire fino ad un massimo di 40 articoli. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 5 di 9
Consumi: per ogni codice articolo definito in anagrafica, è necessario inserire l andamento dei consumi mensili storici, riportando anche il valore dello stock a fine mese. In alternativa all inserimento manuale, è possibile importare i dati automaticamente, selezionando il relativo pulsante dalla maschera di Avvio purchè questi siano raccolti in un foglio di in un file Excel: le modalità operative da seguire in questo caso sono riportate nei punti successivi. La ricerca dell articolo può essere fatta con il pulsante binocolo, sia sul campo del codice sia su quello della descrizione. L applicazione impedisce l inserimento di valori già presenti, segnalando un errore di duplicazione della chiave primaria. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 6 di 9
Valutazione scorte: dopo aver inserito tutti i dati di input, è possibile procedere alla valutazione delle scorte di magazzino. Il calcolo degli indicatori può essere effettuato sia su tutti gli articoli sia su alcuni codici, selezionando le opzioni dall elenco visualizzato. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 7 di 9
Scelta grafico: selezionando il periodo di riferimento (data di inizio e e data di fine) ed il codice dell articolo dall elenco disponibile in una casella a tendina, è possibile visualizzare in forma grafica l andamento dei consumi o l andamento delle giacenze. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 8 di 9
Importa: come già anticipato, è possibile importare i dati di mensili di consumo e stock finale da un file di Excel, che deve riportare i seguenti campi: - codice articolo, come stringa alfanumerica al massimo di 15 caratteri; - anno, come stringa di testo di 4 caratteri; - mese, come stringa di testo di 2 caratteri; - consumo e stock finale, in formato numerico. Da notare che i campi dell anno e del mese vanno espressi come striga di testo e non come numero, altrimenti l applicazione genera un segnale di errore: in Excel il testo può essere inserito facendo precedere le cifre dall apostrofo. Il campo del mese deve essere sempre di 2 caratteri: per i mesi da 1 a 9 è necessario anteporre uno zero. I dati vanno posti nel Foglio 1 di un file Excel che deve obbligatoriamente essere nominato Consumi e posizionato nella stessa cartella in cui è memorizzato il database Access. Dal download dell applicazione potete recuperare anche un esempio di come deve essere strutturato questo file affinché sia realizzabile l importazione dei dati all interno del database. Le tecniche di gestione delle scorte con Access 2007 Pag. 9 di 9