tradizionale ed ecologica e di carta in risme III edizione Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale www.arca.regione.lombardia.it, nel canale Contratti dell Agenzia > Cancelleria e Carta III edizione È possibile inviare richieste di informazioni sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto@arcalombardia.it oppure chiamando il numero verde 800.116.738. Pagina 1 di 10
Guida alla Convezione Fornitura di Cancelleria tradizionale ed ecologica III edizione Fornitura di Carta in risme III edizione La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Convenzione per la fornitura di CANCELLERIA TRADIZIONALE ED ECOLOGICA Lotto 1 Data di attivazione 15 ottobre 2013 Data di scadenza 15 ottobre 2015 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura Prezzi unitari CIG 24 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione; tale durata è prorogabile soltanto dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura tale durata non è prorogabile dall Amministrazione. Si veda l Allegato Tabella riepilogo Lotti 43431619D4 Massimale della convenzione 3.775.000,00 Fornitore aggiudicatario Errebian S.p.A. Convenzione per la fornitura di CARTA IN RISME Lotto 2 Data di attivazione 28 ottobre 2013 Data di scadenza 28 ottobre 2015 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura Prezzi unitari CIG 24 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione; tale durata è prorogabile soltanto dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura tale durata non è prorogabile dall Amministrazione. Si veda l Allegato D Corrispettivi 4343181A55 Massimale della convenzione 4.362.231,62 Fornitore aggiudicatario Valsecchi Giovanni S.r.l. Pagina 2 di 10
Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 della Convenzione) Oggetto della Convenzione è la fornitura di prodotti di cancelleria tradizionale ed ecologica e di carta in risme, nonché la prestazione dei servizi connessi, in favore delle Amministrazioni e degli Enti aventi sede nel territorio della Regione Lombardia di cui all art. 1, comma 456 della L. n. 296/2006, come richiamato dall art. 1, comma 3 della L.R. n. 33/2007, legittimate ad utilizzare la presente Convenzione. Per il dettaglio dei prodotti in Convenzione si rimanda, relativamente al Lotto n. 1, all Allegato Tabella Riepilogo Lotti e relativamente al Lotto n. 2 all Allegato D - Corrispettivi. Servizi aggiuntivi (art. 3 della Convenzione e par. 3 del Capitolato Tecnico) I servizi connessi alla presente fornitura sono: Consegna; Assistenza alla Fornitura. Modalità di acquisto È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dall Agenzia tramite negozio elettronico NECA. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate da ARCA, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Per acquistare tramite il NECA, l Amministrazione deve essere registrato all Agenzia oppure, se già registrato alla piattaforma di E-procurement Sintel, deve aver aggiornato i suoi dati: Per registrarsi ad ARCA o aggiornare i propri dati, sul Portale www.arca.regione.lombardia.it, nella pagina Registrazione sono disponibili tutte le informazioni. Una volta effettuata la registrazione, Per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione. Pagina 3 di 10
Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA Ordinativi di fornitura (art. 5 della Convenzione) Contratto Nel momento in cui l Amministrazione invia l ordinativo di fornitura al fornitore, dà origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Amministrazione ed il fornitore stesso. Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento dell importo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; a 12 mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione dell importo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Amministrazione può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità della Convenzione e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'amministrazione ha la possibilità di ridurre l importo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e ad ARCA. In tal caso tali importi saranno reinseriti nel massimale Pagina 4 di 10
di gara e resi disponibili per le altre Amministrazioni. Modello Al fine della corretta compilazione del modello ordinativo di fornitura è necessario che le Amministrazioni indichino almeno le seguenti informazioni: l importo totale della fornitura; i riferimenti per la fatturazione; il CIG della procedura di gara e il CIG dedicato. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Importo L importo della fornitura va indicato nell ordinativo di fornitura e rappresenta l impegno di spesa che l Amministrazione assume nei confronti del fornitore. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione dell importo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Amministrazione legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, le Amministrazioni dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente erosi. Richiesta di consegna Le richieste di consegna possono essere inviate entro 12 mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e fino a concorrenza dell importo totale della fornitura indicato dall ordinativo stesso. Tipologie Convenzione per la fornitura di Cancelleria tradizionale ed ecologica Lotto 1 La consegna dei prodotti avviene nei luoghi e nei locali indicati dalle Amministrazioni nelle relative Richieste di Consegna. Pagina 5 di 10
La consegna avviene, salvo diverso accordo tra le parti, entro il termine massimo di 10 (dieci) giorni lavorativi dalla ricezione della Richiesta di Consegna da parte del fornitore. E previsto un ordine minimo di 200,00 (cento/00), IVA esclusa, salvo diverso accordo tra le parti. All atto dell emissione del primo Ordinativo di Fornitura, e comunque antecedentemente all emissione della prima Richiesta di Consegna, ciascuna Amministrazione potrà richiedere, dietro pagamento del relativo corrispettivo, la consegna di Prodotti campione, come meglio specificato al paragrafo 4.1.1.1 del Capitolato Tecnico, per la quale non è previsto alcun ordine minimo. Convenzione per la fornitura di Carta in risme Lotto 2 La consegna dei prodotti avviene nei luoghi e nei locali indicati dalle Amministrazioni nelle relative Richieste di Consegna. Le consegne potranno essere effettuate in scatole (tipo A) oppure in bancali (tipo B) nel rispetto delle tempistiche di seguito riportate: le consegne di tipo A (in scatole) dovranno essere effettuate: o per le consegne standard - entro 5 (cinque) giorni lavorativi decorrenti dalla ricezione delle richieste di consegna; o per le consegne urgenti - entro 2 (due) giorni lavorativi decorrenti dalla ricezione delle richieste di consegna. Le Consegne di Tipo B (in bancali) dovranno essere effettuate: o per le consegne standard - entro 7 (sette) giorni lavorativi dalla ricezione delle richieste di consegna; o per le consegne urgenti - entro 3 (tre) giorni lavorativi dalla ricezione delle richieste di consegna. Si precisa che la consegna di tipo A (in scatole) è prevista per i tutti Prodotti oggetto della fornitura, e quindi per i Prodotti A4N80, A3N80, A4R80, A3R80 ed A4N75, mentre la consegna di tipo B (in bancali) è prevista solo per i Prodotti A4N80, A3N80, A4R80 e A4N75. Modelli Al fine della corretta compilazione del modello richiesta di consegna è necessario che le Amministrazioni indichino: i riferimenti del soggetto delegato all emissione delle Richiesta di Consegna; Pagina 6 di 10
i riferimenti dell Ordinativo di Fornitura a cui tale Richiesta di Consegna fa riferimento (in particolare: il N. di Protocollo Ordine di Fornitura / numero di protocollo); la Sede di Consegna; i riferimenti del soggetto delegato all emissione della Richiesta di Consegna; i prodotti e le relative quantità da consegnare. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Invio (art. 5 e 6 della Convenzione) L invio dell ordinativo di fornitura e/o delle richieste di consegna avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico. Verbale (art. 4.1.6 del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà all Amministrazione il verbale di consegna o, in sostituzione, il "Documento di Trasporto". Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: il seguente riferimento: Convenzione per la fornitura di prodotti di cancelleria tradizionale ed ecologica e di carta in risme terza edizione ; l indicazione del lotto di riferimento; i dati relativi all Unità Richiedente dell Amministrazione Contraente; il numero di protocollo e la data di ricezione della Richiesta di Consegna; la data dell avvenuta consegna; Per il solo lotto n. 1: la targa del veicolo utilizzato per la consegna dei Prodotti, che dovrà essere effettuata con veicoli verdi. La firma dell addetto dell Amministrazione posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Amministrazione si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo 4.1.6 del Capitolato Tecnico). Pagina 7 di 10
Condizioni economiche (art. 9 della Convenzione) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per le prestazioni contrattuali fornite viene effettuato dall Amministrazione sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati a: - 60 (sessanta) giorni fine mese data fattura per la Regione, gli Enti di cui all'all.1, sezione I, della L.R. n. 30/2006 e gli Enti del Servizio Sanitario regionale; - 30 (trenta) giorni fine mese data fattura per tutte gli altri Enti del sistema regionale. con accredito sul/i conto/i corrente/i intestato/i al fornitore: Convenzione per la fornitura di Cancelleria tradizionale ed ecologica Lotto 1 Conto corrente bancario n. CC0110523402, presso Banca Popolare del Lazio IBAN IT29B0510438990CC0110523402 Convenzione per la fornitura di Carta in risme Lotto 2 Conto corrente bancario n. 100000003095, presso Banca Intesa Sanpaolo S.p.A. IBAN IT94G0306933120100000003095 Conto corrente bancario n. 000000033762, presso Banca CRA Binasco Credito Cooperativo IBAN IT91G0838633670000000033762 Conto corrente postale n. 000023081201, presso Poste Italiane S.p.A. IBAN IT44B0760101600000023081201. Prezzi (art. 8 della Convenzione) Gli importi dovuti per le consegne effettuate a fronte delle richieste di consegna, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati nell allegato Tabella Riepilogo Lotti (per il lotto n.1) e nell Allegato D Corrispettivi (per il lotto n.2). Pagina 8 di 10
Riferimenti del fornitore Convenzione per la fornitura di Cancelleria tradizionale ed ecologica Lotto 1 E-mail: grandiclienti@errebian.it Numero verde: 800 326233 Indirizzo: Via dell Informatica 8 00040 Pomezia (RM) Telefono: 06/91998779 Fax: 06/91998537 06/91998536 Responsabile della fornitura: Sig. Alberto Mascetti Tel. 02-9886201 - Fax 02-98862045 Mail: a.mascetti@errebian.it Convenzione per la fornitura di Carta in risme Lotto 2 E-mail: valsecchi.arca@gmail.com Numero verde: 800 029197 Indirizzo sede legale: Via Massarenti 24 20148 Milano Indirizzo sede operativa: Via Meucci 20 20083 Gaggiano (MI) Telefono: 02/4076966 02/90841804 Fax: 02/4071691 Responsabile della fornitura: Dott. Matteo Valsecchi 02/40095112 02/90841804 338/6127250 Sig. Marco Valsecchi - 02/40095112-02/90841804 340/8940237 Il fornitore mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00. Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute alle ore 9.00 del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; richiedere chiarimenti sulla modalità di compilazione dell Ordinativo di Fornitura e delle Richieste di Consegna; richiedere chiarimenti e informazioni sulle modalità e/o sullo stato delle consegne; inoltrare i reclami. Per ogni fornitore, nella precedente sezione Riferimenti, si riportano i riferimenti del call center, i dati relativi al Responsabile della Fornitura, che è il referente per tutte le Amministrazioni che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna. Pagina 9 di 10
Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Amministrazione ed il fornitore originato dall invio da parte dell Amministrazione dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Amministrazione che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Amministrazione può inviare l'ordinativo di Fornitura. Durata del singolo Contratto di fornitura: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione della fornitura stessa. Tale durata non è prorogabile né estendibile. Massimale della Convenzione: importo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene/servizio alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dall Agenzia Regionale Centrale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line. Sedi di consegna: il luogo o i luoghi sedi e uffici dell Amministrazione Contraente e/o delle Unità Richiedenti indicati nella Richiesta di Consegna, presso il quale o i quali il Fornitore deve l importo di Prodotto richiesto; Sito: lo spazio web all indirizzo www.arca.regione.lombardia.it in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: i referenti degli Enti Contraenti legittimati ad emettere le Richieste di Consegna, nonché a gestire operativamente il rapporto contrattuale derivante dall emissione dei predetti Ordinativi di Fornitura. Pagina 10 di 10