Gestione Ricetta Dematerializzata (rev. 8 12.3.2014) Indice argomenti trattati Modifiche per la gestione delle ricetta elettronica Requisiti Fasi Operative Annullamento ricetta evasa Gestione Sospesi Revoca del sospeso Abilita la sola presa in carico di una ricetta dematerializzata Confronto ricette dematerializzate 3Pharm/Sogei Operazioni preliminari alla stampa della dcr
Modifiche per la gestione delle ricetta elettronica La nuova ricetta elettronica costringe ad impostare la tariffazione in diretta ma per evitare di stravolgere la normale contabilità in differita delle ricette rosse (agli utenti che usano i programmi 3Pharm, Wingenius o Etar) di seguito proponiamo alcuni suggerimenti. - Per le farmacie che si affidano ai centri di tariffazione Nel 3pharm, per le ricette rosse, si consiglia di continuare il lavoro come sempre e seguire solo le nuove procedure di acquisizione ricetta elettronica in fase di vendita, selezionando il tipo asl Ric Demater (vedi istruzioni riportate da pagina seguente). Occorrerà poi contattare il centro di tariffazione e chiedere come procedere per la stampa della DCR. - Per le farmacie che utilizzano i programmi Wingenius/Etar per la tariffazione e la stampa della DCR Nel 3pharm, per le ricette rosse, si consiglia di continuare il lavoro come sempre e seguire solo le nuove procedure di acquisizione ricetta elettronica in fase di vendita ricordandosi di selezionare l asl Ric Demater (vedi istruzioni riportate da pagina seguente). - Per le farmacie che utilizzano il programma 3Pharm per la stampa della DCR a prescindere che le ricette siano importate dai programmi Wingenius/Etar o contabilizzate nel 3Pharm. Nel 3Pharm è stata creata una nuova ASL (per le ricette rosse) denominata ASL INTERNA da impostare in fase di vendita con ricetta, in modo che queste non andranno a sommarsi alle ricette elettroniche ma seguiranno una numerazione a parte e quindi, a fine mese, dopo aver eseguito la normale contabilità differita delle ricette e prima di stampare la DCR basterà semplicemente cancellare le ricette contabilizzate in questa ASL. Per le ricette elettroniche invece, in fase di vendita, ricordandosi di selezionare l ASL Ric Demater (vedi istruzioni riportate da pagine seguente).
Requisiti La ricetta elettronica in gestione vendita può essere gestita dai terminali che hanno accesso a internet. La versione del gestionale deve essere 2.9.11 o superiore (lo si può verificare guardando nell angolo in alto a sinistra, in caso di versione non corrispondente contattare il numero di help-desk per provvedere all aggiornamento della procedura). E indispensabile essere in possesso delle proprie credenziali Sogei che dovranno essere inserite sul gestionale per poter gestire la ricetta elettronica. Credenziali composte da 3 parti: Codice Identificativo, Parola Chiave, Codice PIN. Per inserire il codice Sogei sul gestionale basta seguire la seguente procedura, dal menu principale selezionare Strumenti e di seguito Personalizzazione. Nella pagina seguente selezionare Parametri e di seguito Parametri Ricetta Dematerializzata Comparirà una maschera dove è possibile effettuare l attivazione della gestione ed inserire le proprie credenziali di collegamento.
La prima operazione da effettuare è quella di spuntare dove inizialmente è indicato Ricetta Dematerializzata NON abilitata. Verrà mostrato un avviso al quale si può rispondere cliccando su Si. Successivamente è possibile inserire il proprio Codice Identificativo, Parola Chiave e Pincode; al termine premere su Conferma per registrare le impostazioni ed abilitare la gestione delle ricette dematerializzate.
Esempio di promemoria Fasi Operative Con l introduzione della ricetta elettronica la normativa prevede che il medico rilasci al paziente un promemoria, anziché la classica ricetta rossa, che riporterà la prescrizione insieme al Numero di Ricetta Elettronica (NRE) composto da due parti in formato barcode e numerico, nonché il codice fiscale del paziente sia in formato barcode che numerico. Quando il paziente consegna il promemoria relativo ad una prescrizione elettronica il farmacista deve procedere in questa maniera: Rilevare con penna ottica la prima parte del NRE tramite barcode oppure, qualora non fosse leggibile, digitarlo manualmente. In maniera automatica si aprirà la maschera dove inserire la seconda parte del NRE tramite barcode oppure, qualora non fosse leggibile, digitarlo manualmente ed infine il codice fiscale del paziente sempre tramite barcode oppure, qualora non fosse leggibile, digitarlo manualmente. La seguente maschera è quella che verrà visualizzata:
Se lo stesso paziente ha più ricette aventi lo stesso codice fiscale sarà sufficiente leggere solamente i 2 campi che compongono l NRE per aggiungere ulteriori prescrizioni. Ricordiamo che qualora il paziente arrivi in farmacia con ricette aventi codici fiscali diversi andranno fatte delle richieste separate per codice fiscale. Dopo aver inserito i numeri di NRE procedere con conferma, a questo punto il gestionale invierà la richiesta al sistema TS e comparirà la seguente maschera di dialogo: Al termine della connessione il gestionale vi proporrà le prescrizioni richieste: In maschera verrà riportato il nome del cliente, i numeri di ricetta elettronica, i prodotti o i principi attivi prescritti, ecc..
E possibile anche con il tasto Rilascio Ricetta non prendere in carico la prescrizione, ovvero, se un prodotto dovesse risultare non in giacenza ed il cliente preferisce rivolgersi ad altra farmacia si può restituire il promemoria che non si è stati in grado di evadere e lasciare l NRE disponibile ad altra farmacia. Sarà inoltre possibile, selezionando il prodotto o il principio attivo prescritto, procedere con la eventuale sostituzione del prodotto prescritto visualizzando gli equivalenti di rimborso o, nel caso di un principio attivo, visualizzando gli equivalenti per principio attivo (come nel caso sopra riportato). Per accedere all elenco dei prodotti alternativi cliccare sulla voce Ricerca Prodotti Alternativi in basso (dopo aver selezionato il prodotto o il principio attivo) e verrà proposto l elenco come di seguito: Dopo aver selezionato i prodotti si può procedere con l evasione. Soltanto la prima volta che il sistema andrà a gestire un tipo di esenzione (C01, E01) chiederà di abbinarlo al tipo ricetta. Questo verrà chiesto solo una volta per ogni tipo di esenzione. Effettuato l abbinamento il sistema lo andrà a memorizzare e successivamente quando riceverà un tipo di esenzione già memorizzato lo assocerà in automatico il tipo ricetta.
Effettuato l abbinamento si è pronti per l evasione dei prodotti prescritti. Quindi passare i prodotti da consegnare al cliente facendo attenzione ad inserire il codice targatura (lettura del secondo codice a barre) per ogni confezione, infatti con la gestione della ricetta elettronica è obbligatorio rilevare il codice targatura per ogni confezione dispensata. La richiesta del codice targatura avverrà tramite la seguente maschera: Se accidentalmente non viene inserito contestualmente il codice targatura del prodotto il sistema vi proporrà nuovamente la maschera per l inserimento del codice, senza il quale non vi permette di chiudere la vendita né tanto meno l invio a Sogei della ricetta. E obbligatorio inserirlo.
Annullamento ricetta evasa Per effettuare l'annullamento dell'erogato di una ricetta dematerializzata è sufficiente in vendita selezionare la tipologia "Reso con Ricetta". Nel campo di selezione va digitato il NRE della ricetta da annullare o uno dei prodotti erogati. Verrà mostrato l'elenco con la ricetta o le ricette trovate, premendo Invio su quella da annullare verrà quindi richiesta conferma dell'operazione.
Va notato che il tipo di annullamento implementato nel programma è quello che Sogei definisce REVOCA, vale a dire che verranno annullati tutti i dati di erogazione, come se questa non fosse mai avvenuta, e in più verrà revocata la presa in carico della ricetta, che così tornerà ad essere disponibile per l'erogazione in tutte le f.cie. Verranno, inoltre, eliminati i dati di targatura e tariffazione nel programma. A seguito di questa operazione sarà possibile prendere nuovamente in carico e rierogare la ricetta come di consueto. Sul sito Sogei resterà traccia dell'avvenuto annullamento una volta che questa sarà rierogata. Gestione Sospesi Con l avvento della nuova Ricetta Dematerializzata è diventata indispensabile la gestione dei sospesi, perché nel caso in cui in farmacia manchi un prodotto, occorre comunque prendere in carico la ricetta in modo da bloccarne l evasione. Di seguito sono riportate le schermate che illustrano la corretta gestione. Nel caso sia attiva la gestione della giacenza in negativo questa deve essere disattivata, per fare ciò accedere a Strumenti, Personalizzazione, Attivazione controlli, Vendita quindi disattivare la voce : Abilita la giacenza negativa In corso di evasione ricetta, se un prodotto risulta mancante, il programma visualizza la seguente domanda:
Dando conferma, il programma propone la quantità che si intende ordinare vedi figura seguente: A questo punto è possibile chiudere la ricetta confermando con il tasto F5
Confermata la chiusura della ricetta si potrà notare una colorazione diversa sul prodotto sospeso, vedi figura seguente:
A questo punto premendo il tasto F5 per chiudere la vendita sarà visualizzata la schermata di seguito illustrata E possibile selezionare una la le seguenti tre opzioni: Paga Tutto: il cliente paga l eventuale ticket/differenza dei due prodotti e, nel momento in cui verrà a ritirare il prodotto mancante, non dovrà dar nulla. Attenzione: sarà comunque emesso uno scontrino fiscale pari alla metà dell importo, questo perché quando il cliente tornerà per ritirare il sospeso dovrà essere munito di regolare scontrino attestante il ritiro del prodotto. Non Paga Nulla: il cliente pagherà tutto solo al momento in cui verrà a ritirare il sospeso; anche in questo caso sarà emesso uno scontrino fiscale pari all importo del prodotto ritirato.
Paga per Acconto Valorizzato: il cliente paga solo per la merce ricevuta. Una volta selezionata una delle tre opzioni, si potrà conferma tramite il pulsante Esci e Conferma. A questo punto il prodotto sarà inserito in ordine; in tale fase sarà evidenziato in giallo per far capire che si tratta di un prodotto sospeso vedi figura seguente Una volta eseguita la solita prassi del riscontro ordine, il prodotto in questione sarà caricato nel magazzino Sospesi. Al momento del ritiro del prodotto da parte del cliente, sarà necessario accedere alla gestione sospesi in vendita dal menù Ulteriori Informazioni Vendite Sospese :
Selezionare il prodotto prestando attenzione al corretto NRE, quindi confermare la vendita (vedi. punti 1 e 2 nella Fig. seguente): A questo punto il programma chiede di inserire il codice targatura del prodotto
Fig. I A questo punto la ricetta risulterà chiusa e verrà emesso uno scontrino fiscale recante l importo relativo ai prodotti ritirati. Nel caso in cui il magazzino giacenze non sia gestito si può creare il sospeso nel seguente modo: scrivere il nome del prodotto e selezionarlo, accedere al menù Tariffazione e selezionare la funzione Genera il Sospeso nella ricetta dematerializzata. Fatto ciò, la gestione è simile a quella del magazzino giacenze. Revoca del sospeso
Può succedere che un sospeso non sia più da evadere per diversi motivi, in tal caso procedere nel seguente modo: accedere alla lista dei sospesi (tasti Ctrl H); selezionare il prodotto da cancellare facendo attenzione al corretto NRE della ricetta dematerializzata (cfr. punto 1 fig. seguente ed eseguendo un click sull icona Elimina i prenotati selezionati (punto 2 fig. seguente)
Alla successiva domanda confermare in modo tale che il programma comunichi a Sogei la definitiva erogazione della ricetta, totale o parziale a seconda del numero di prodotti effettivamente ritirati dal cliente; nel caso in cui il cliente rinunci al ritiro di tutti i prodotti sospesi in ricetta, la conferma dell operazione comunicherà a Sogei l annullamento della sospensione della ricetta e la contestuale revoca della presa in carico. N.B. Sul Menù principale vi è un avviso di scadenza per le ricette dematerializzate presenti nella lista dei sospesi, vedi schermata seguente: Questo avviso consente di non dimenticare di svolgere le operazioni sopra descritte.
Abilita la sola presa in carico di una ricetta dematerializzata Questa personalizzazione permette di effettuare la "Sola presa in carica di una ricetta Dematerializzata". Quando la funzione è abilitata, nella maschera di visualizzazione delle ricette dematerializzate, oltre ai tasti "Rilascia" e "Rilascia Tutte", sarà visibile un nuovo tasto "Presa in Carico Senza invio Erogato". Il Farmacista, nell erogazione deve rispettare le disposizioni in vigore con particolare riferimento ai gruppi di equivalenza e alla eventuale nota di non sostituibilità; solo nel caso in cui il Farmacista deve operare una sostituzione in base alla Convenzione Nazionale DPR 371/98 art. 6 commi 2 o 3, nelle more delle definizioni circa le modalità di gestione e trattamento da parte delle istituzioni centrali e locali coinvolte, potrà farlo provvedendo obbligatoriamente alla sola presa in carico della DEM che, una volta apposta la prevista annotazione, dovrà essere trasmessa con il flusso xml del comma 5 art. 50, in analogia con tutte le altre ricette dematerializzate correttamente elaborate.. L art. 6 della Convenzione prevede che il farmacista, se il farmaco è irreperibile o se la farmacia ne è sprovvista o se c'è urgenza assoluta, può fare una sostituzione anche al di fuori di quello che prevedono le liste di equivalenza e anche se il medico ha indicato "Non Sostituibile". In questi casi naturalmente deve motivare le circostanze che hanno portato alla sostituzione (farmaco irreperibile, urgenza assoluta, ecc.). Per abilitare/disattivare la funzione accedere dal menù principale a Strumenti, Personalizzazione, Attivazione Controlli, Vendita, "Abilita la sola presa in carico di una Ricetta Dematerializzata". Confronto ricette dematerializzate 3Pharm/Sogei In Visualizza Ricette è presente una funzionalità che consente di confrontare le ricette dematerializzate presenti sul 3pharm con quelle presenti sul sito Sogei. Da Visualizza Ricette accedere a funzionalità e selezionare la voce Confronto Ricette Dematerializzate oppure accedere alla funzione direttamente dall icona segnalata con la freccia nella schermata seguente
Sarà visualizzata la seguente schermata: Selezionato il mese sul quale si intende eseguire la verifica premere il tasto F1 oppure accedere alla funzione direttamente dall icona segnalata con la freccia. Il programma preleva automaticamente tutte le ricette dal sistemats e le visualizza, vedi schermata seguente:
A questo punto, per visualizzare le sole differenze inserire il flag sulla casella Visualizza solo Ricette non presenti su SistemaTS, vedi schermata seguente: Dopo qualche secondo saranno visualizzate le sole differenze.
Si consiglia di stampare la pagina e da Gestione Vendite fare il reso con ricetta e quindi eseguire nuovamente la vendita. Operazioni preliminari alla stampa della dcr In fase di vendita al banco, le ricette Rosse sono state rilevate nell ASL INTERNA. Quindi prima della stampa della DCR vanno cancellate. Per cancellare queste ricette eseguire la normale procedura già in uso: 1) Accedere a Tariffazione Ricette (Tasto F8) 2) Accedere a Visualizza Ricette (Tasti CTRL+V) 3) Selezionare l ASL, Asl Interna (vedi schermata seguente) più l intervallo di date corrette Una volta premuto il tasto conferma (F1) comparirà l elenco di tutte le ricette rilevate in vendita.
A questo punto si può procedere alla cancellazione delle ricette selezionando la seguente funzionalità : Prima di effettuare la cancellazione sarà richiesta un ulteriore conferma
Premendo il tasto SI le ricette saranno eliminate e si potrà procedere con la normale tariffazione. N.B. Se vi sono ancora ricette tariffate nella ASL INTERNA non sarà possibile eseguire la creazione del file da inviare a Federfarma/Sogei. Inoltre, se la cancellazione non viene effettuata, in fase di stampa della Distinta Contabile sarà visualizzato il seguente messaggio: L utilizzo della ricetta elettronica permette di effettuare automaticamente una serie di controlli e quindi di avere la certezza che la prescrizione sia evasa correttamente senza rischiare future contestazioni. I controlli effettuati sono i seguenti: Validità della ricetta entro i 30 giorni dalla prescrizione. Non è possibile spedire ricette oltre i 30 giorni di validità; Il controllo della nota sulla prescrizione è effettuato automaticamente; Codice di esenzione e tipo ricetta: l abbinamento fra codice di esenzione e tipo ricetta viene proposto automaticamente. Solo alla prima ricetta di ogni tipologia sarà da indicare e poi verrà memorizzato; Corrispondenza fra prescritto ed esitato: il controllo di corrispondenza viene effettuato automaticamente e le ricette errate vengono bloccate.