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001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 1 Fin qui, nulla di nuovo. Il vecchio medico dentista già così ragionava nei tempi andati, in cui si apriva il cassetto alla fine della giornata. La liquidità presente in cassa evidenziava concretamente il risultato del lavoro, giorno dopo giorno, secondo i parametri sopra elencati. Perché cambiare? Il risultato finanziario non è un dato, un valore che ha lo stesso peso in qualunque tempo? Certo che sì, ma oggi non è più lo stesso tempo del vecchio medico dentista. Sono cambiati innanzittutto sia il contesto economico generale e sia quello particolare del territorio in cui si opera, sia esso collocato in una grande città o piuttosto in un centro di minori dimensioni. È cambiato il rapporto con il cliente che, pur rimanendo di carattere sanitario come nel passato, manifesta esigenze più sofisticate, sia per il progresso della tecnica, con macchinari più sicuri e tecnologil A N A L I S I finanziaria dell AZIENDA ODONTOIATRICA MARIO PEANO* 1 Che cos è l analisi finanziaria Lo studio odontoiatrico: servizio, impresa, azienda. Il concetto, già affrontato in precedenti articoli di quest area di informazione, porta a considerare un aspetto della vita di ogni azienda che riveste rilevanza fondamentale nell analisi degli andamenti e dei risultati di qualunque attività economica. Si parla, cioè, dell analisi finanziaria. In termini sintetici e schematici si può dire che l analisi finanziaria è quella che permette, alla sua conclusione, di affermare che l attività aziendale, o la propria attività professionale, hanno un risultato economico concreto, positivo o negativo che sia, ma misurabile con parametri e strumenti certi. Gli strumenti di base per attivare l analisi finanziaria sono: il conto corrente bancario dello studio; il conto corrente personale; il miglioramento d il peggioramento del tenore di vita che viene ritenuto adeguato al proprio standard di professionista nel campo della medicina e della salute; la variazione in genere al proprio patrimonio. *Mario Peano è il dirigente responsabile dell analisi finanziaria in Lessicom srl. IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004 1
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 2 camente più avanzati, sia per il generale innalzamento del livello culturale e di conoscenze della gran parte degli utenti e, non ultimo, le nuove richieste di prestazioni a livello estetico richieste al professionista odontoiatra. Il servizio odontoiatrico, come per gli altri servizi alla persona, è analizzato e valutato dai clienti con schemi nuovi, legati alla qualità dell offerta e al rapporto costo/risultato del servizio. È inoltre cambiata, estendendosi, la diffusione del servizio odontoiatrico sul territorio ed è così emersa la concorrenza. È cambiata infine la struttura fiscale. Tutti questi elementi comportano di conseguenza la necessità di avere nuovi ed efficaci strumenti di analisi della propria attività professionale e imprenditoriale. Sono stati osservati in precedenza gli aspetti organizzativi e la metodologia del controllo di gestione. L analisi finanziaria è il naturale corollario dell attività di controllo di gestione. Molti criteri e sistemi di analisi utilizzati per il controllo di gestione sono, di per sé, parametri utili all analisi finanziaria, data la stretta correlazione tra produzione e incassi e tra costi e uscite. L analisi finanziaria permette di valutare da diversi punti di vista e da diversa angolatura se l attività economica e i suoi risultati sono corretti, coerenti ed equilibrati con i risultati evidenziati dal controllo di gestione. Il primo parametro da analizzare, indicato e utilizzato nel controllo di gestione, è quello del rapporto percentuale tra incassato e prodotto. Infatti esso ci dà l immediata indicazione sulla capacità della segreteria di incassare, ovvero ci dice se la differenza (livello di sofferenza finanziaria) tra incassato e prodotto rientra in un range fisiologico per uno studio odontoiatrico o se invece non stia finanziando eccessivamente le cure dei pazienti. La tabella 1 è una esemplificazione del report presentabile per l analisi del rapporto tra prodotto e incassato. Tabella 1 Il report visualizza immediatamente il trend di incasso e permette di valutare, come già detto, la capacità della segreteria di incassare. Esso però può dare altre interessanti e utili informazioni. In particolare, correlando i pagamenti relativi ai costi diretti sostenuti per il livello di produzione raggiunto (materiali clinici, oneri per il personale ecc.), si può valutare quanto siano compatibili con gli incassi per i servizi prestati. Il disallineamento temporale tra pagamenti e incassi rischia, infatti, di innalzare l indebitamento verso le banche a livelli superiori al dato fisiologico ( 1 ) (con conseguente aumento degli oneri finanziari sugli scoperti di conto o sugli affidamenti). (1) Si intenda, per ogni specifica situazione aziendale, il valore medio della movimentazione in entrata e in uscita sul conto corrente. Ad esempio: ipotizzando 100 il valore medio in entrata e 70 il valore medio in uscita, determinando con tali valori il dato fisiologico, essere nella condizione che, a fronte del mantenimento del valore 70 in uscita, contro un valore persistente in entrata di 90 per un certo periodo, si crea lo squilibrio finanziario rispetto al dato fisiologico. 2 IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 3 Tale disequilibrio può rendere inoltre difficoltoso il rapporto con i fornitori, sia per mantenerne la garanzia su tempi e qualità dei futuri approvvigionamenti, sia per la possibile perdita di particolari condizioni di fornitura. Non ultimo è da tenere in conto che il valore dell incassato, sbilanciato negativamente rispetto alla produzione, comporta una minore disponibilità finanziaria per il medico, che si trova a rinunciare temporaneamente a parte del reddito atteso, con ovvia ricaduta sul proprio livello di vita presente e magari anche futuro. Qual è, di conseguenza, il valore percentuale accettabile di delta tra incassato e prodotto? Occorre premettere che non è possibile esprimere una formula univoca, valida per tutti i casi, poiché ogni Studio ha sue peculiarità organizzative, il suo tipo di rapporto con i pazienti e il suo target che dispone di un particolare potenziale economico. Tuttavia un valore indicativo medio non deve scostarsi di molto da una percentuale oscillante tra il 5% e il 6%. Un delta superiore segnala che è necessario intervenire con rapidità e professionalità sulle risorse umane che si occupano del versante finanziaria, in modo particolare sulla segreteria. Il documento fin qui esaminato, riportato nella tabella 1, è lo stesso utilizzato per l attività di controllo di gestione. 2 Analisi del Conto Corrente Bancario Esiste poi un altro documento di uso comune che espone il valore oggettivo e normale della situazione finanziaria ed è il conto corrente bancario. Il saldo del conto corrente bancario è un valore immediato di valutazione dell andamento finanziario dello studio, se rapportato al valore del saldo iniziale del periodo. La tabella 2 è un report che espone i saldi rilevati e riportati dall estratto conto periodico (in questo caso mensile) della banca. Tabella 2 La lettura e l analisi del report evidenzia una situazione finanziaria del conto corrente che può essere definita critica ma non drammatica. Il saldo finale esposto (+1.000,00 ) è un valore ancora positivo e, visti i saldi dei singoli periodi mensili, non sembrerebbe così difficoltoso ottenere il ritorno al miglioramento del saldo attivo. IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004 3
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 4 Tuttavia non è da sottovalutare una certa persistenza alla riduzione del saldo, ampiamente positivo all inizio del periodo. Vedremo in seguito quali azioni di analisi e successivi interventi, anche a fronte di altre situazioni ben più serie, sarà opportuno attivare. Vediamo ora un altro esempio (tabella 3), che presenta una situazione assai diversa e fortemente negativa. Tabella 3 Questo report segnala una situazione di conto corrente costantemente negativa e che può condurre all utilizzo del conto corrente al limite del fido disponibile (ipotizzato in questo esempio a un valore di 10.000,00 ). È del tutto chiaro che i dati evidenziano pesanti difficoltà a gestire la liquidità bancaria, con una prima conseguenza immediata data dall incidenza che gli oneri finanziari generano sullo stesso saldo bancario e sul risultato di gestione dello studio. Conoscere l andamento negativo del conto corrente può essere utile per fornire eventuali spiegazioni alla banca, interessata a capire l andamento a breve e medio termine dell attività dello studio, soprattutto nel caso in cui si crei la condizione, per un certo periodo, di dover operare al limite del fido concesso oppure di doverlo momentaneamente superare. L analisi finanziaria non può limitarsi alla verifica del saldo, sia nel caso di saldi normali come nella tabella 2, sia nel caso esposto nella tabella 3 di una situazione fortemente negativa. L analisi finanziaria deve approfondire e scorporare la composizione dei movimenti e analizzare le motivazioni che hanno portato eventualmente a una costante riduzione della disponibilità bancaria. L analisi dell andamento finanziario del conto bancario deve quindi evidenziare quali voci hanno movimentato il conto. In molti studi professionali il conto corrente bancario viene utilizzato principalmente per l attività dello studio, ma in vari casi, transitano sullo stesso conto anche movimenti di interesse personale del professionista titolare. Ignorando volutamente, in questo contesto, l attività che dovrà svolgere il consulente fiscale per definire correttamente le partite da inserire nella contabilità ai fini fiscali, il compito dell analisi finanziaria è innanzitutto quello di individuare le partite di competenza dello studio e quelle di competenza del titolare. La ragione di tale suddivisione è per individuare se la diminuzione della disponibilità bancaria è conseguenza, in modo significativo, del deficitario rapporto tra incassi e produzione, oppure se la causa può essere attribuita alle spese personali del titolare, che possono incidere per valori eccessivi, sul totale dei movimenti bancari, rispetto alle disponibilità create dall attività professionale. In sintesi, una situazione negativa potrebbe evidenziare il fatto che si vive al di sopra delle capacità di creare reddito dalla connessa attività professionale. Proviamo a tradurre graficamente lo scorporo dei movimenti che hanno interessato il conto corrente, utilizzando la tabella 3 dove si evidenziava la situazione di conto corrente più negativa. 4 IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 5 Partendo dal saldo del conto corrente e dall andamento dei movimenti mensili si separano, nel totale saldo movimenti, le voci di competenza dello studio da quelle di competenza del titolare (tabella 4). Tabella 4 La tabella ci presenta: un saldo di conto corrente persistentemente negativo; un andamento dei movimenti mensili altalenante, con saldi in negativo e in positivo, ma non nei volumi necessari a recuperare il saldo negativo; il peso dei movimenti di competenza dello studio è sostanzialmente positivo, anche se per valori non sufficienti al riequilibrio finanziario; per contro le spese di competenza del titolare incidono significativamente sulla condizione deficitaria del conto anzi, nel caso esemplificato, ne sono la causa fondamentale. Questa situazione è paragonabile a quella di una società che decidesse di distribuire ai soci un riparto dell utile per un valore superiore al risultato ottenuto, o peggio alla distribuzione di un utile in presenza di una perdita di bilancio. È del tutto evidente che una siffatta situazione non può durare a lungo. Se il conto fosse negativo a causa dell attività dello studio, sarebbe necessario un intervento rapido e qualificato sull organizzazione e sul livello e sulla struttura dei costi aziendali. La condizione negativa del conto corrente generata da un eccessivo utilizzo personale impone interventi volti a riequilibrare il risultato aziendale con le necessità personali. Non è intenzione, ovviamente, di imporre scelte che sono di totale ed esclusiva competenza del titolare. È obiettivamente necessario, però, che siano evidenti ed esplicite le cause dei risultati negativi maturati, ed è altrettanto necessario indicare soluzioni opportune e possibili. Nel caso specifico è ovvio e conseguenza promuovere azioni finanziarie che riducano il peso dell incidenza delle spese personali sul conto. Il report per le spese personali può essere più dettagliato nelle voci di spesa. Normalmente si rileva che sul conto corrente dello studio vengono attivate voci di spesa relative: alle carte di credito personali del professionista; alle spese per acquisto e mantenimento dell autovettura; a premi di assicurazione per polizze personali del professionista; a versamenti per fondi di accumulo di risparmio; allo stipendio mensile ripetitivo, scelto come quota di riconoscimento ordinario per la propria attività lavorativa; a spese famigliari di particolare rilevanza; altre individuabili per singole situazioni. La riduzione dell eventuale stipendio mensile girato dal conto studio al conto personale e/o la riduzione di altre tra le spese citate possono diventare operazioni necessarie e ineludibili. Un professionista deve pertanto conoscere la situazione finanziaria per poter intervenire sui vari livelli, compreso il tenore di vita personale, qualora ciò risulti necessario al mantenimento o allo sviluppo dell attività professionale. IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004 5
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 6 Proviamo ora ad analizzare una situazione di conto corrente bancario positiva (tabella 5). Tabella 5 La situazione è opposta alla precedente. I saldi del conto corrente bancario, pur con qualche periodica riduzione, sono sempre in positivo. Il risultato dà tranquillità poiché evidenzia un buon andamento dell attività dello studio e garantisce l atteso livello di ritorno economico. Tuttavia potrebbe anche trattarsi di una disponibilità finanziaria non investita nell attività professionale, in attesa di migliori performances future. In tal caso, occorre ricordare che gli interessi bancari su un saldo positivo di conto corrente sono così irrisori che, a fronte di spese di investimento per le quali potrebbe essere necessario indebitarsi a tassi sicuramente più elevati, una gestione tendente a mantenere, come imperativo prioritario, un saldo positivo potrebbe rivelarsi un boomerang per la stessa attività professionale. 3 La gestione della cassa Un ulteriore tappa dell attività di analisi finanziaria consiste nel controllo della movimentazione di cassa. La gestione della cassa è importante. È un livello di gestione demandata alla segreteria. Il titolare deve pertanto riconoscere a quest ultima un livello di fiducia elevato. La verifica della correlazione dei movimenti di cassa, in entrata e in uscita, con i movimenti bancari è il metodo di controllo necessario per verificare la correttezza della tenuta delle registrazioni finanziarie di cassa. Il saldo di cassa deve essere di un valore corretto e congruo con le eventuali esigenze di pagamento per contanti che lo studio deve sopportare nel breve periodo (tabella 6). Il report di cassa, di cui alla tabella 6, espone i dati totali dei movimenti giornalieri gestiti dalla segreteria. Il titolare ha in tal modo la conoscenza dell andamento giornaliero degli incassi dai clienti e dei pagamenti per spese diverse. L importo delle uscite evidenzia l esigenza di disponibilità media di denaro che la segreteria trattiene per quotidiani pagamenti. Il saldo giornaliero è, per contro, la disponibilità liquida utilizzabile e gestibile per il conto corrente bancario o per le esigenze personali del titolare. 4 Interazione con il controllo di gestione Capacità di incasso rispetto alla produzione, gestione e controllo del conto corrente bancario, verifica costante della situazione di cassa. Gli argomenti qui trattati delineano gli strumenti base necessari alla gestione finanziaria dell attività professionale. Il controllo di gestione permette di ottenere e conoscere i risultati legati alla capacità reale e potenziale di produzione e i costi che vengono sostenuti per ottenere tale livello di produzione. L analisi finanziaria espone i risultati concreti, in termini di liquidità, dei dati acquisiti dal controllo di gestione. 6 IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004
001-007 Peano 22-10-2004 16:38 Pagina 7 Tabella 6 I due livelli di controllo sono complementari e necessari, per una corretta e completa valutazione della propria attività professionale. 5 Il budget finanziario L analisi finanziaria, partendo dalla conoscenza dei dati storici, sia di produzione sia di andamento finanziario, può portare alla redazione del budget finanziario. È infatti possibile, sulla base dei dati storici, prevedere con sufficiente approssimazione le situazioni future, sia in condizioni di stabilità dell attività dello studio sia in previsione di rilevanti modifiche ai fini di una sua espansione o di un suo ridimensionamento. Il budget può svolgere un ruolo fondamentale nell attività di analisi di uno studio, poiché permette di individuare obiettivi da raggiungere, operazioni di finanziamento attivate o attivabili, livelli di costo da mantenere. Il raffronto tra i dati che a mano a mano vengono portati a consuntivo e quelli preventivati a budget sono un ulteriore e importante metro di misura dell attività dello studio. Anche la stesura del budget può essere fatta a livello più o meno dettagliato, per voci di entrata e per voci di spesa. Scopo e ragione del budget, nella forma ritenuta più idonea per ogni specifica situazione, devono essere però quelli di definire obiettivi concreti, raggiungibili e raffrontabili con i risultati reali. Esistono molti livelli di analisi finanziaria, più o meno sofisticati, ma quello qui suggerito si ritiene essere quanto necessario per l attività professionale propria dello studio odontoiatrico. Si è voluto esemplificare la metodologia e gli strumenti più adeguati e opportuni per portare a conoscenza del professionista i risultati della attività per la quale ha speso tempo, denaro, intelligenza, entusiasmo. Poiché egli deve, dopo aver conosciuto, decidere. L analisi finanziaria è uno di questi strumenti. IL DENTISTA MODERNO NOVEMBRE 2004 7