Principi di determinazione e controllo dei margini della farmacia Dott. Michele Crippa Docente e Consulente di controllo di gestione economico/finanziaria della farmacia
L evoluzione Decreto STORACE: concessione sconti al consumatore Decreto BERSANI: liberalizzazione dei prezzi, apertura alla concorrenza di parafarmacie e GDO Controllo sistematico della spesa pubblica sanitaria e farmaceutica Intervento sugli sconti di acquisto per i farmaci generici Futuro?
Il controllo dei prezzi in farmacia Ieri Oggi Domani Prezzo al consumatore: regolamentato Dall autorizzazione agli sconti su OTC e SOP alla liberalizzazione del prezzo di vendita? Costi di acquisto: sconto su prezzo di listino Logica del prezzo di cessione Ricarico e margine determinato dalla farmacia? Concorrenza sui prezzi: assente Concorrenza sui prezzi tra le farmacie Concorrenza sui prezzi dalla GD Concorrenza parafarmacie Attenzione ai servizi?
L opportunità per la farmacia E dunque indispensabile un attenta gestione economica dell azienda farmacia: mantenere un controllo dei costi è necessario, ma non sufficiente, a garantire soddisfacenti livelli di redditività Controllare gli aspetti economici e finanziari Calcolare prezzi di vendita remunerativi Definire i margini a copertura dei costi di gestione Controllo degli stock e dei flussi finanziari Controllo di gestione
Costo e margine dei prodotti Prezzo di vendita 11,00 IVA 1,83 Prezzo Netto 9,17 Costo 5,6 61,1% Margine Lordo 3,57 38,9% Il MARGINE LORDO misura la redditività in valore assoluto e in percentuale di un prodotto. Si calcola come differenza tra il prezzo al pubblico e il costo di acquisto del prodotto applicati dai fornitori della farmacia.
Costo d acquisto e sconto da fornitore L evoluzione recente del mercato ha cambiato il modo in cui il farmacista era abituato a considerare i margini di prodotto. Il prezzo di mercato imposto (prezzo al pubblico) era la base per gli acquisti di prodotto che venivano fatti secondo la formula dello sconto sul prezzo al pubblico Prezzo al pubblico sconto % (dal fornitore) Costo d acquisto
Margine Margine PV - PA PV - PA PV 9,17 5,6 = 3,57 9,17 5,6 9,17 = 38,9% Per ogni prodotto è necessario e possibile calcolare il MARGINE; gli strumenti classici di calcolo sono i gestionali delle farmacie; altri strumenti utili sono i software applicativi di calcolo più comuni che il farmacista deve conoscere.
Ricarico Ricarico PV - PA PV - PA PA 9,17 5,6 = 3,57 9,17 5,6 5,6 = 63,7% Per ogni prodotto è necessario e possibile calcolare il RICARICO; AFFIDARE IL RICARICO ALL AUTOMATISMO DEL GESTIONALE E UNA SCELTA CHE DEVE ESSERE ATTENTAMENTE VALUTATA, IN QUANTO L AUTOMATISMO PUO PORTARE IL TITOLARE A PERDERE IL CONTROLLO ATTIVO SULLE DECISIONI DI RICARICO.
Moltiplicatore K K PV - PA PV PA 9,17 5,6 = 3,57 9,17 5,6 = 1,63 Il moltiplicatore K è uno strumento fondamentale nella gestione del ricarico di ogni singolo prodotto; trasformare il ricarico percentuale in un moltiplicatore K è importante per facilitare il calcolo dei prezzi dei prodotti; IL MOLTIPLICATORE NON DEVE DIVENTARE UN SEMPLICE AUTOMATISMO DI CALCOLO.
Da margine a ricarico Da Prezzo al pubblico Prezzo di acquisto A A Sconto % (dal fornitore) Costo di acquisto 1 + % di ricarico (K) Prezzo al pubblico Margine
Margine, ricarico e moltiplicatore K Considerazioni: margine, ricarico e moltiplicatore K sono strettamente in relazione trattandosi della stessa cosa vista da differenti angolazioni; il farmacista deve porre attenzione alla gestione dei dati della farmacia al fine di avere chiari sia il margine sia il ricarico di un prodotto; i prodotti da tenere in considerazione per la determinazione del prezzo e del ricarico sono i prodotti di libera vendita; la decisione sul prezzo al pubblico non può prescindere dall esistenza di un mercato di riferimento, al quale ogni farmacia deve fare attenzione; il ricarico può quindi anche essere deciso dal mercato e non dal farmacista, ma deve sempre esserci una consapevolezza sul suo valore; i singoli margini e ricarichi di prodotto sommati diverranno il margine della farmacia.
La classificazione dei costi aziendali I costi variabili sono costi DIRETTAMENTE PROPORZIONALI al volume del fatturato, secondo l assunto di base seguente: un incremento/diminuzione di un unità nel volume di vendita comporta un diretto incremento/diminuzione dei costi variabili
La classificazione dei costi aziendali I costi variabili nella realtà specifica della farmacia sono: i costi di acquisto dei prodotti: Farmaci RX Autocura e altri OTC Parafarmaci Igiene e bellezza Dietetici
La realtà in farmacia Prezzo di vendita netto Costo di acquisto Margine Lordo Margine Lordo % Ricarico % Prodotto 1 3,75 2,62 1,13 30% 43% Prodotto 2 9,17 4,46 4,71 51% 106% Prodotto 3 15,00 9,45 5,55 37% 59% Prodotto 4 2,33 0,95 1,38 59% 145% Prodotto 5 21,67 18,9 2,77 13% 15%
Tabella margini e ricarichi Costruzione della tabella di margine e ricarico su un prodotto dal costo ipotetico di 1 euro Ricarico K Prezzo di vendita Margine Lordo Margine lordo % Prezzo di vendita (Iva 20%) K (con iva 20%) 5% 1,05 1,05 0,05 4,8% 1,26 1,26 10% 1,10 1,10 0,10 9,1% 1,32 1,32 30% 1,30 1,30 0,30 23,1% 1,56 1,56 50% 1,50 1,50 0,50 33,3% 1,80 1,80 60% 1,60 1,60 0,60 37,5% 1,92 1,92 Confronto con prezzo di mercato 80% 1,80 1,80 0,80 44,4% 2,16 2,16 100% 2,00 2,00 1,00 50,0% 2,40 2,40
Perché costruire una tabella ricarichi e margini? la costruzione della tabella (anche con l utilizzo di un foglio di calcolo software) è importante perché permette di stabilire le relazioni tra ricarico e vero margine di un prodotto; il ricarico comprensivo dell iva può essere utile in un secondo tempo, quando le relazioni tra ricarico applicato e margine ottenuto sono ben comprese dal farmacista; il rapporto tra ricarico e margine serve inoltre per potere comprendere le relazioni tra il margine di un singolo prodotto e i margini delle famiglie e della farmacia in generale; la tabella di relazione tra margini e ricarichi deve essere costruita con ricarichi successivi a gradini del valore del 5%; la tabella serve inoltre a valutare quale è il ricarico ipotetico praticato dai concorrenti (dato che il prezzo di acquisto non è possibile saperlo).
Margine del prodotto e margine della famiglia La scelta di ricarico e margine su un determinato prodotto deve passare attraverso l utilizzo dei numeri e delle formule sino a qui viste; il vero valore aggiunto per le scelte del farmacista, è l effetto che determinati ricarichi e margini provocano nella formazione dei valori di costo e ricavo della farmacia; i singoli prodotti sono certamente inseriti in categorie omogenee di prodotto (famiglie) che assumono molta importanza nel controllo delle decisioni del farmacista; tali famiglie sono il primo termine di paragone delle scelte sui margini e i ricarichi, in quanto la sommatoria dei prodotti venduti ad un certo ricarico genera un margine che successivamente dovrà andare a coprire i costi fissi aziendali e a creare una giusta remunerazione al farmacista; è quindi necessario ai fini di un corretto controllo di gestione calcolare i margini delle famiglie;
La scelta delle famiglie La scelta delle Famiglie e del loro numero dipende: dagli obiettivi del farmacista; dai dati storici dell andamento delle vendite; dalle scelte di visual e di esposizione interna con potenziale privilegio sul controllo di determinate famiglie; dalla propensione all utilizzo del gestionale; dalla familiarità alla lettura dei report gestionali del farmacista; Esempio di scelta di famiglie 1. Etico 2. Generico 3. OTC 4. SOP 5. Dietetici 6. Dermocosmesi 7. Parafarmaci
Costo e margine dei prodotti per famiglia Il costo di un singolo prodotto si può desumere dal valore di costo inserito in fattura; gli acquisti generalmente vengono fatti in occasione successive, quindi il costo medio del prodotto è il risultato della somma di tutti gli acquisti divisa per le quantità acquistate; anche il prezzo di vendita di un prodotto varia a seconda delle decisioni del farmacista (per ciò che riguarda l area del farmaco non etico); il margine dei prodotti (e delle famiglie di prodotti) deve tenere conto delle fluttuazioni di costi e prezzi facendo una media dei costi e dei ricavi per famiglia del periodo considerato.
Costo e margine dei prodotti per famiglia Prodotto Q Prezzo medio vendita Metodo Semplificato Costo medio acquisto Vendite totali Margine totale Margine totale % 1 432 8,90 6,00 3.845 1.253 33% 2 268 12,50 8,00 3.350 1.206 36% 3 413 5,80 4,30 2.395 620 26% 4 380 5,60 3,12 2.128 942 44% 5 178 9,00 6,00 1.602 534 33% 6 245 5,50 3,50 1.348 490 36% 7 260 5,12 4,00 1.331 291 22% 8 412 3,12 2,00 1.285 461 36% 9 150 8,00 5,50 1.200 375 31% 10 352 3,12 2,20 1.098 324 29% Totale 19.582 6.496 33%
Costo e margine dei prodotti per famiglia Metodo del Costo del Venduto Il margine delle famiglie di prodotti deve tenere conto dei costi e dei prezzi facendo una media per famiglia del periodo considerato MARGINE Famiglia = FATTURATO Famiglia - COSTO DEL VENDUTO Famiglia rimanenze iniziali + acquisti - rimanenze finali
Utilizzo del gestionale E molto importante l utilizzo del software gestionale per la produzione dei dati di controllo; ai fini delle decisioni sui ricarichi e margini è importante che il sistema gestionale riporti correttamente: prezzi medi di vendita; costi medi di acquisto; i costi medi di acquisto devono essere automaticamente caricati nel sistema gestionale con metodo e tempo dedicato da parte del farmacista; Il metodo corretto di carico dei costi di acquisto è nella cura del CICLO PASSIVO di acquisto dei prodotti: ordine: emissione ordine con costi unitari di prodotto e quantità; bolla: carico dei prodotti abbinando ordine e bolla di carico (sia in caso di bolla elettronica che in caso di carico diretto con bolla manuale); fattura: carico fattura con abbinamento a bolla precedentemente registrata.
Le proprietà gestionali: la legge di Pareto Il 20% delle referenze genera l 80% del fatturato Fatturato Margine % Margine valore assoluto 20% 80.000 33% 26.400 80% 20.000 50% 10.000 100.000 36,4% 36.400
Margini per prodotto e per famiglia Il margine dei singoli prodotti appartenenti alle famiglie deve essere confrontato con il margine della famiglia per comprenderne le relazioni; la legge di Pareto mi dice che i prodotti più venduti a valore sono quelli che condizionano il margine dell intera famiglia; le decisioni sul livello dei prezzi e sul costo di un singolo prodotto devono essere più accurate tanto più il prodotto è in alto nella scala di Pareto; l andamento temporale delle vendite per famiglia (a parità di costi) condiziona l intero risultato economico della farmacia.
Considerazioni su sconti e margini Valutazione incremento di quantità per annullare l effetto dello sconto Ipotesi: Prezzo netto attuale 10,83 Quantità vendute 200 Costo prodotto 7,00 Sconto 15% Prezzo scontato 9,21 Formula per il calcolo dell incremento delle quantità Diminuzione di margine Nuovo margine unitario Fatturato di partenza Margine di partenza Fatturato comprensivo di sconto 15% Nuovo margine lordo 2.166 766 35% 1.842 442 24% 766-442 2,21 = 324 2,21 Quantità totali per mantenere inalterato il margine di partenza (766 euro) = 147 Incremento quantità + 73% 347
Considerazioni sugli sconti una tipica decisione di definizione e controllo del margine è rappresentata da quanto esposto in precedenza sulla concessione di uno sconto su un determinato prodotto; l incremento delle quantità (per mantenere inalterato il margine di partenza) è notevole (173%) ma questo non deve scoraggiare il farmacista in quanto nell esempio considerato la percentuale di sconto è alta; l incremento delle quantità è funzione del margine del prodotto considerato: più alti sono i margini e inferiore sarà l incremento delle quantità richiesto dall azione promozionale; l azione promozionale può essere inserita in un contratto di fornitura con aumento delle quantità acquistate e prezzi di acquisto più convenienti; la promozione per avere successo può essere inserita in un meccanismo di incentivazione del collaboratore al raggiungimento degli obiettivi; l azione può essere collegata a scelte espositive valorizzanti e a prodotti con alti stock in giacenza.
Margine di prodotto e capitale investito Il margine di un prodotto deve essere messo in relazione con quanto investito nel prodotto. In altre parole per valutare la resa di un prodotto in termini economici bisogna fare riferimento allo stock del prodotto in giacenza, in quanto esso si può considerare come capitale immobilizzato ROI di prodotto Margine lordo a valore Stock medio al costo = Margine lordo a valore (rimanenze iniziali + rimanenze finali) / 2 Esempio 767 (105 + 175) / 2 = 5,47
Utilità del ROI La lettura del ROI di prodotto è importante perché permette di valutare l andamento nel tempo di questo importante indicatore; l obiettivo principale è di AUMENTARE sistematicamente il ROI per i prodotti venduti, generando un incremento delle efficienze nell utilizzo delle risorse aziendali a supporto dell attività; il monitoraggio deve essere fatto con costanza e a scadenze ravvicinate (es. trimestrale); un ulteriore utilità risiede nel confronto del valore dell indice come segue: ROI prodotto X vs ROI prodotto Y l indice può essere calcolato anche a livello di famiglia e controllato nel suo andamento temporale o confrontato tra famiglie;
Sviluppo del ROI di prodotto Margine lordo a valore Stock medio al costo X Vendite Vendite Margine lordo a valore Vendite X Vendite Stock medio al costo Componente economica Componente patrimoniale
Margine di prodotto e capitale investito Il calcolo del margine del prodotto deve essere fatto anche tenendo conto del capitale investito in stock; l aumento delle vendite se da una parte aumenta la parte destra della formula (la parte patrimoniale), dall altra comprime la parte economica (a parità di stock e di margine); in questa formula è riassunto il concetto della gestione d azienda separata tra la massimizzazione del profitto (margine) e la minimizzazione contemporanea del capitale investito (in questo caso lo stock); nelle decisioni sul livello dei margini devono essere dunque prese in considerazione le questioni legate agli acquisti e ai prezzi di acquisto ma anche le decisioni sui livelli di stock, privilegiando talvolta il basso costo e talvolta il basso stock a seconda degli obiettivi della farmacia.
Margine e controlli in farmacia Il controllo dei ricarichi e dei margini in farmacia ha importanza nella gestione corrente: permette di valutare a consuntivo il risultato delle decisioni del farmacista uscendo dalle sensazioni o dai suggerimenti esterni (normalmente occasionali e poco basati sulla presenza costante in farmacia) e entrando nelle valutazioni oggettive e riscontrabili nei numeri; deve essere fatto con costanza e cercando di dare una spiegazione all andamento dei margini alla luce delle decisioni prese o degli accadimenti esterni alla farmacia non controllabili dal titolare; permette di valutare l andamento delle famiglie e fissare i trend analizzando lo storico a scadenze precise (mensili, trimestrali, semestrali, annuali).
Margine e decisioni in farmacia i costi di acquisto dei prodotti, considerati nel loro complesso, rappresentano la più importante voce di costo della farmacia; rispetto agli altri costi (costi fissi gestionali), sono anche quei costi dove l attività del farmacista può produrre risultati positivi; oltre alle decisioni sui prezzi è perciò importante curare con costanza le politiche di acquisto considerando i seguenti aspetti: fissazione e controllo dei margini in valore assoluto o percentuale; minimizzazione degli impegni finanziari e delle scorte; supporto alle scelte di visual merchandising; supporto alle promozioni; scelta dei fornitori; valutazione acquisti opportunistici alla luce della struttura storica del margine; valutazione contratti quadro che oltre al livello di servizio possano essere remunerativi sotto il profilo di margine;
Margini e previsioni Il miglior controllo aziendale è quello fatto prima che le cose accadano La conoscenza della struttura dei margini di prodotto e per famiglia permette di: effettuare simulazioni di breve periodo (al massimo fino alla chiusura dell esercizio) sui margini e sulla copertura dei costi fissi; anticipare le tendenze di mercato siano esse positive o negative; avere una maggiore consapevolezza della struttura di costo al fine di essere meglio preparati alla negoziazione delle condizioni di prezzo o di pagamento nei confronti dei fornitori; la gestione dell azienda farmacia sente sempre più l esigenza di programmare e indirizzare i risultati, intervenendo anche sul sistema premiante e incentivante del personale. La conoscenza dei margini può sia indirizzare gli obiettivi verso prodotti meglio marginanti, sia definire con maggiore precisione l importo degli incentivi al personale in coerenza con la struttura dei costi della farmacia.
I passi per impostare le decisioni sui margini dei prodotti 1. Costruire uno storico di informazione sui livelli di margine e ricarico praticati dalla farmacia; 2. impostare la rilevazione dei costi di prodotto nel gestionale al fine di produrre le giuste analisi di costo a supporto delle decisioni; 3. familiarizzare con la tabella di rapporto tra ricarichi e margini di prodotto; 4. scegliere i prodotti più importanti in termini di fatturato (legge di Pareto); 5. curare le decisioni di margine e di livello inventariale per i prodotti più importante nella legge di Pareto; 6. simulare le decisioni sui livelli dei prezzi e sulle possibili politiche di acquisto dai fornitori; 7. valutare le decisioni prese sui prodotti in funzione del loro impatto sui margini delle famiglie di prodotto con cadenza almeno trimestrale;